Електронен подпис за подаване на доклади до IFNS. Подаване на данъчни и счетоводни отчети

Електронен подпис е необходим за подаване на отчети чрез Интернет, сключване на договори в системи за онлайн търговия. Издава се както за индивидуалния предприемач, така и за отговорния служител юридическо лице и дава виртуални документи официален статус. След като електронният формуляр е защитен с EDS, вече не е възможно да се правят промени в него.

Главна информация

Електронният подпис е правно обвързващ не само в Русия, но и извън страната. Срокът му на валидност е 1 година, след което се изисква преиздаване. Ще бъдете предупредени предварително за изтичане на периода на услугата EDS, така че няма да има неприятни изненади. Преиздаване електронен подпис извършено в рамките на 1 работен ден.

Какви документи са необходими на юридическите лица, за да получат сертификат за EDS?

Ще трябва да подготвите:

• изявление,
• извлечение от Единния държавен регистър на юридическите лица не по-късно от шест месеца от датата на получаването му (оригинал или нотариално заверено копие),
• копие на TIN,
• паспорт и SNILS на лицето, на чието име ще бъде изготвен електронният подпис.

Забележка:

Ако се планира EDS да бъде издаден на името на ръководителя на организацията, ще се изисква документ за назначаването му за ръководител. То трябва да бъде подкрепено с подписа и печата на юридическото лице. Ако EDS е регистриран за упълномощен представител на компанията, служителят на сертификационния център ще поиска пълномощно за прехвърляне на съответните функции на този служител.

Документи за индивидуални предприемачи

• Заявление за издаване на електронен печат,
• удостоверение за държавна регистрация на индивидуални предприемачи,
• извлечение от EGRIP не по-късно от 6 месеца от датата на получаването му,
• паспорт и SNILS.

Забележка:

Ако подаването на документи се извършва от довереник на бъдещия собственик на ИС, той трябва да има нотариално заверено пълномощно.

Предимства на EDS

• Минимизиране на рисковете при поддържане на документооборот и сключване на транзакции през Интернет,
• потвърждение за автентичността на електронни таблици, формуляри и формуляри,
• по-ефективно управление на бизнеса, както в в електронен формат попълването на документи е по-удобно и по-бързо,
• електронен подпис ви позволява да подавате електронни отчети до данъчната служба, FSS, PFR и др., както и да участвате в електронна търговия.

Как се извършва внедряването на EDS?

Етап 1. Поръчка на EDS сертификат в сертификационен център. Публични и частни ключове са приложени към този документ. Open се използва за проверка на автентичността на електронен подпис и се изисква от регулаторните органи. Затворено се използва за генериране на цифров подпис и прикрепването му към електронни документи.

Етап 2. Инсталиране на сертификат на компютър. След това EDS може да се използва, включително при работа със "SBiS". С електронен подпис докладването за счетоводител ще стане много по-лесно.

Специална оферта

При закупуване на SBiS продукт, ние ще ви донесем сертификат за електронен подпис безплатно. Трябва само да подготвите документи - техният списък може да бъде посочен по телефона. В определеното време нашият специалист ще дойде при вас, ще вземе тези документи и ще ги изпрати до акредитиран сертифициращ център. Ще получите EDS веднага щом е готов.

Електронно отчитане чрез Интернет във Федералната данъчна служба, Пенсионен фонд на Русия, ROSSTAT, FSS

Каним ви да разгледате възможността за подаване на финансови отчети чрез софтуерния пакет "ViPNet EDO Report" до данъчната инспекция (FTS), Пенсионен фонд (PFR), Росстат и Фонда за социално осигуряване (FSS), използващи Интернет:

Подпишете получения договор, подгответе необходимото

Появете се, за да идентифицирате и получите сертифициран ключ за електронен цифров подпис

Безплатно изтегляне и инсталиране на софтуер за електронно отчитане - ViPNet EDO Report и ViPNet CSP инструмент за електронен подпис (ако не е инсталиран)

Документи, предоставени за изготвяне на квалифициран сертификат на ключа за проверка на електронния подпис

• Заявление за сертификат на ключ за проверка на електронния подпис;
• Копие от паспорт на гражданин на Руската федерация - собственик на удостоверението;

• Юридическите лица предоставят:

• Документ, потвърждаващ правото да кандидатства за сертификат (за ръководител - копие от заповедта за назначаване на ръководител на длъжност, за служител -

През последните няколко години държавата все повече настоява организациите да преминат към подаване на данъчни декларации в електронна форма, което се извършва чрез специализирани телекомуникационни оператори (не безплатно).

Неволно може да се проследи връзката с пътните такси, където трябва да има безплатна алтернатива на участъка с такса. Тъй като основната насока на моята дейност е максималното намаляване на разходите на организациите за ИТ, в тази статия ще се опитам да разгледам възможността за безплатно подаване на електронна отчетност.

Веднага ще очертая областта - общата ситуация ще бъде разгледана, без да се задълбочавам в операционни системи и друг софтуер, тъй като това е темата на други статии, които се подготвят за публикуване.

Задължение за предоставяне на доклади в електронна форма

Задължението за подаване на доклади по електронен път се установява от всеки надзорен орган. Също така е допустимо доброволно преминаване към електронно управление на документи (EDM). Повече информация можете да намерите, като се свържете с надзорния орган или на техните официални уебсайтове:

• Федерална държавна служба по статистика (Rosstat, GKS или TOGS)
• Федерална служба за регулиране на алкохолния пазар (FSRAR)

Полезни ресурси и материали:

• FTS: Подаване на данъчни и счетоводни отчети
• Онлайн счетоводство: професионална електронна публикация

Необходим софтуер

За подаване на електронна отчетност трябва да са изпълнени поне три условия:

1. Наличие на програма за попълване и изготвяне на отчети в електронен вид;
2. Наличие на услуга или програма за предаване на отчети в електронна форма;
3. Наличие на квалифициран електронен подпис (CEP) и програма за доставчик на криптография.

Също така би било хубаво да имате интелигентен счетоводител и системен администратор.

Преглед на пазара

Пазарът на EDM продукти е представен главно от четири специални оператора: Tenzor, Taxcom, CJSC PF SKB Kontur и CJSC Kaluga Astral. Има редица по-малки играчи, например Rus-Telecom LLC със своя флагман Feldjeger.

В допълнение към отчитането на продукти има програми за счетоводство с възможност за прехвърляне на доклади към регулаторните органи: 1С (за предаване се използва Калуга Астрал), Kontur.Elba и Kontur.Beshchiriya, My Business, Button, BukhSoft-Online, ImBoss, Sky.

Всички решения представляват интегриран подход, предлагащ попълване на отчети, качване на готови файлове от други счетоводни системи и прехвърлянето им, както и редица свързани услуги (регулаторна рамка, EDI с контрагенти и др.). Естествено, всички решения се плащат и цената им може да варира значително в зависимост от вида на организацията и данъчния режим.

Уебсайтът на Федералната данъчна служба на Руската федерация съдържа списък с организации, които са оператори на електронно управление на документи.

Не забравяйте, че всеки регулаторен орган предоставя възможност за попълване и подаване на електронни отчети, използвайки собствени програми и ресурси. Повече за това по-късно.

Попълване и отчитане

Обикновено отчитането се изтегля от счетоводни програми (1C, Parus, SAP и др.). Това често е свързано с редица проблеми, тъй като форматите за електронно отчитане непрекъснато се променят и не всички програми следват тези актуализации. Понякога самите потребители не се притесняват да инсталират следващата актуализация навреме или разтоварването е невъзможно поради други технически причини (липса на необходимия формат, невалиден XML изход и т.н.).

В този случай можете да използвате безплатен софтуер за изготвяне на електронно отчитане, който се предлага от самите регулаторни органи:

• FTS: данъкоплатец на юридическо лице (вижте също другия софтуер);
• Rosstat: Софтуер за попълване на формуляри за статистическа отчетност в офлайн режим;
• FSS: Програма "Изготвяне на изчисления за FSS" (също 4FSS може да се попълни на портала. В някои региони е възможно изпращането на удостоверения за неработоспособност);

Също така на уебсайтовете на регулаторните органи има допълнителен софтуер и услуги, които могат да ви бъдат полезни независимо от метода за съставяне на електронно отчитане.

Много продукти на специални комуникационни оператори (за които се плащат много пари) се отнасят пряко до ресурсите на регулаторните органи:

• Извлечения от YUGRUL / EGRIP (включително юридически значими);
• Програмата за проверка на отчети до Пенсионния фонд за платци - CheckPFR;
• и т.н.

Противно на общоприетото схващане (че държавният софтуер е изключително несъвършен), всички горепосочени програми са с доста приемливо качество и изпълняват своите функции. Много от тях са изградени на принципа на отделно зареждане на xml шаблони с необходимите форми. Това изисква известен контрол от страна на потребителя, тъй като шаблоните се актуализират често (особено от Rosstat).

Съвет! Има смисъл да се създаде междинно хранилище на необходимите xml шаблони, така че те да могат да се актуализират централно. В момента изпращам шаблони и информирам счетоводители за актуализации, като използвам няколко прости Python скрипта.

Предаване на отчети

Надзорните органи предоставят безплатна възможност за прехвърляне на отчети чрез свои собствени услуги:

Изискванията за работа с ресурси са стандартни. Трябва да имате квалифициран електронен подпис (CEP), програма за доставчик на криптография и може да е необходим плъгин, за да може доставчикът на криптография да работи с браузър.

Недостатъкът на този метод е необходимостта от отделна регистрация на всеки от ресурсите, което не е много удобно за големи количества данни. За разлика от платените решения, които предлагат един безпроблемен интерфейс.

Квалифицирани електронни подписи (CEP)

Преди изпращане, подготвените файлове с отчети трябва да бъдат подписани с електронен подпис. Това е единственото тесно място, което не се поддава на поевтиняване, тъй като никой не прави безплатен подпис за юридически лица (всъщност можете да го получите безплатно в рамките на промоцията, повече за това по-късно).

Официалните ресурси предоставят списъци с акредитирани центрове за сертифициране, където можете да издадете електронен подпис. Към тях също има изисквания. Ако вече имате някакъв електронен подпис, тогава е напълно възможно той да е подходящ за подписване на отчети.

Имате нужда и от програма за доставчик на криптография. CryptoPro се използва главно в официалните ресурси на регулаторните органи. Програмата има пробен лиценз за три месеца. За да спестите пари, можете да инсталирате версията CryptoPro 3.9 и след това да инсталирате CryptoPro 4.0 (), след като спечелихте 6 месеца безплатна работа. Тогава, за да избегнете проблеми и главоболие, е по-лесно да закупите лиценз.

Редица специални оператори предлагат облак CEP (CloudCEP) за своите услуги, които се съхраняват на сървъра на специализиран телеком оператор. За да работите с CloudCEP, нямате нужда от доставчик на крипто. Но работата с CloudCEP върху ресурси на трети страни е невъзможна.

Upd: Kaluga-Astral ви позволява да използвате безплатния доставчик на крипто VipNet CSP.

Други начини за спестяване

Има още един съвсем прост начин за спестяване на пари - всякакви действия на специални комуникационни оператори. В момента (10 май 2016 г.) са валидни следните промоции:

CEP се издават като част от промоцията. Тест - не искам!

Резултат

Когато използвате програмите и ресурсите на регулаторните органи, ще трябва да похарчите пари за закупуване на CEP. Средната цена в момента (10 май 2016 г.) е приблизително 1500 рубли. Отделно отбелязвам, че CEP и криптографските доставчици се използват не само за отчитане на отчети, но и за интернет банкиране, различни ресурси (gosulugs и др.) Следователно разходите им не могат да бъдат отнесени изключително към електронно отчитане.

Този подход не е за всеки. Не става големи компании с голямо количество данни (и напълно различни бюджети), за тях е по-препоръчително да използват платено решение. Но малките организации и индивидуалните предприемачи могат да използват безплатни аналози.

Опцията за тест драйв е подходяща за всички, тъй като те дават достъп до пълната функционалност на програмите, но временна. Разбира се, ако няма да се регистрирате нова компания Всяка година.

Много специални оператори предлагат минимални тарифни планове, започващи от 500 рубли (без промоции). Евтиността се постига поради факта, че много оператори са едновременно сертифициращи центрове, които произвеждат CEP. В същото време такива тарифи имат много ограничения и нюанси, така че преди да закупите, трябва внимателно да изясните всички клопки на евтините решения. Например те могат да включват само възможността за прехвърляне на отчети, без възможност за попълването им.

Чрез някои septsoperators можете да подавате нулеви отчети абсолютно безплатно. С този подход няма да се налага да харчите пари за CEP. Това може да е по-оптимално от използването на официални канали.

Можете да се запознаете с тарифите на следните линкове:

Внимание! При избора тарифен план не забравяйте да посочите вашия регион, тъй като различните региони имат различни цени.

Специално внимание трябва да се обърне на решенията за счетоводна отчетност с възможност за нейното доставяне. Общите разходи за притежание на такива решения могат да бъдат по-евтини:

Не е ли по-лесно да закупите цялостно решение?

Много хора погрешно вярват, че е достатъчно да платите пари и специалният оператор ще направи всичко сам. Това е заблуда. Функциите на специалния оператор са дефинирани съвсем ясно, а договорите са съставени компетентно. Като цяло единствената отговорност на оператора е да вземе доклада и да го предаде на приемащия комплекс на контролния орган. За всичко останало той не носи никаква отговорност.

От моя собствен опит ще кажа, че няма по-малко (а понякога и повече) проблеми с закупените сложни решения, отколкото с описания подход. В много отношения проблемите са свързани не толкова с операторите, колкото с приемните центрове на държавните агенции и не особено компетентните инспектори.

Има случаи, когато специални оператори просто нямат време да внедрят нови версии на формуляри или възникват технически проблеми и трябва да се свържете безплатни програмии докладване по официални канали.

Всички субекти на Руската федерация, водещи икономическа дейностса длъжни да подават данъчни декларации. Най-удобният начин за взаимодействие с Федералната данъчна служба и други регулаторни органи е предоставянето на данни на електронен формуляр.

Основните предимства на подаването на отчети през Интернет са:

• спестяване на време;
• лекота на регистрация;
• дистанционно взаимодействие с властите;
• поверителност на информацията.

Гарант за автентичността и неизменността на информацията, предоставена в цифров формат, е електронен подпис за докладване. Този реквизит осигурява правното значение на документите и е аналогичен на обичайния подпис на отговорното лице. Най-често EDS се издава на главния счетоводител или ръководителя на организацията.

Също така електронен подпис за подаване на доклади може да бъде издаден на физическо лице. Гражданите могат да подадат данъчна декларация, заверена с електронен подпис, в електронен вид, без да е необходимо лично посещение на Федералната данъчна служба.

Подаване на данъчни отчети чрез Интернет

За предоставянето на отчетни данни в цифров вид има специални уеб услуги, предоставени от държавни органи... Специални програми и модули ще предоставят възможност за изготвяне на документация в съответствие с всички правила, за да се избегнат грешки и печатни грешки.

Системата за електронно отчитане се актуализира редовно, което освобождава потребителя от необходимостта да следва промените в законодателството и настоящите форми на предоставяне на данни. Освен това системата не позволява изпращане на неправилно попълнени формуляри, което изключва възможността за подаване на неправилна информация.

Всички организации и индивидуални предприемачи, които извършват икономически дейности, са длъжни да представят доклади. Отчетен и пред държавата физически лицаполучаване на допълнителен доход. Докладите могат да се подават на хартиен носител или по електронен път. Какво трябва да съобщите онлайн?

Изберете метод за докладване

Организация или индивидуален предприемач може да изпраща електронни отчети по различни начини:

В първия случай упълномощеният представител може:

• подаване на декларации за клиента,
• и гответе и ги предайте.

Първо, ще трябва да напишете пълномощно, което представителят представя на Федералната данъчна служба в електронен вид, преди да започне да докладва за организацията или индивидуалния предприемач (заповед на Федералната данъчна служба от 02.11.2009 г. № MM-7-6 / [имейл защитен]).

Във втория случай документооборотът между контролиращия орган и този, който подава отчета, се извършва от оператора електронно управление на документи (EDO). За да докладвате по интернет, трябва да сключите споразумение с оператора на EDF и да получите електронен подпис.

Можете да подготвите отчет във всяка счетоводна програма и след това да го качите в системата за отчитане на оператора на EDF. Друга възможност е да създадете отчет директно в системата за отчитане. С такива програми е лесно да се работи, а криптографските инструменти гарантират поверителността на всички данни.

В третия случай потребителят работи чрез интернет в програма, която се намира на отдалечен сървър. Такива програми имат модул за изпращане на отчети.

Предимства на електронното отчитане:

• Скорост. За да подавате отчети, не е нужно да идвате на проверката и да стоите на опашка. Чрез системата за електронно отчитане можете да изпращате документи от всеки компютър с достъп до Интернет. Декларация, изпратена през последните пет минути от последния ден на докладване, ще се счита за подадена навреме.
• Действителни форми... С електронната система за отчитане потребителят на електронната система за отчитане няма нужда да изучава независимо промените във формулярите за отчитане. Програмата ще се актуализира автоматично, ако нещо се промени в законодателството.
• Няма грешки. Данъкоплатците могат да допуснат грешки в изчисленията си или просто да бъдат подпечатани. Програмата за изпращане на електронно отчитане няма да ви позволи да изпратите формуляр, който е попълнен неправилно и ще ви каже къде точно са допуснати грешките. В този случай те са лесни за откриване и отстраняване.

Електронен подпис за отчитане

За подаване на електронни отчети е необходим квалифициран електронен подпис. Това е посочено в писмото на Федералната данъчна служба на Русия от 17 януари 2014 г. № PA-4-6 / 489. Квалифициран подпис без допълнителни споразумения между участниците в ЕФР прави документите правно значими и не позволява извършването на промени в тях.

Електронният подпис (EDS) се издава на индивидуален предприемач или на конкретен служител, който има право да подписва изявления от името на организацията. По правило това е мениджър или главен счетоводител.

Електронен подпис се издава за една година, след което трябва да бъде преиздаден. Процедурата отнема един работен ден. Сертифициращият център SKB Kontur предупреждава своите клиенти предварително, че сертификатът за електронен подпис е на път да изтече.