Подключение электронному документообороту пфр образец. Соглашение об обмене электронными документами организации с пфр
Сейчас электронный документооборот используется Пенсионныйм фондом повсеместно, уверенно вытесняя иные формы подачи квартальной отчетности о начислении и уплате страховых платежей. О предпочтительности использования телекоммуникационных технологий для этих целей свидетельствуют два факта:
- субъекты хозяйственной деятельности, использующие наемный труд более 25 работников, обязаны ввести ЭД в отношениях с ПФ;
- возможность вернуться к традиционной бумажной документации не предоставляется даже ИП или малым компаниям, которые однажды перешли на систему бесконтактного документооборота.
Преимущества ЭД с органами пенсионного страхования
Электронный документооборот с ПФР:
- позволяет сдавать отчетность по местонахождению работодателя в любое удобное время суток, в том числе в нерабочие дни и часы;
- избавляет бухгалтера от необходимости посещения территориального органа ПФ и освобождает время для других дел;
- обеспечивает подлинность и конфиденциальность переданной информации;
- гарантирует безопасность и безошибочность регистрации в фонде потока исходящих документов предприятия;
- дает возможность исправлять допущенные ошибки, обнаруженные сотрудниками Пенсионного фонда в переданных ведомостях непосредственно с рабочего места страхователя, при необходимости – неоднократно за один день;
- предоставляет данные о результатах приема отчетности в электронной форме;
- открывает перспективы создания в учреждении копий сданных отчетов и полученных от ПФР ответов.
Программное обеспечение перехода на ЭД
Подключение к электронному документообороту с ПФР требует наличия:
- возможности формирования отчетов соответственно образцам и формам;
- сертифицированного ФСБ программного продукта с возможностью использования электронной цифровой подписи и ее шифрования с помощью криптографических ключей.
Для его получения следует обратиться к специализированному учреждению.
Сегодня рынок наполнен предложениями компаний, предоставляющих услуги:
- заверяющего центра по разработке и поддерживанию сертификатов ключей электронной цифровой подписи в системе ЭД ПФ;
- установки и обслуживания программного обеспечения передачи сведений бесконтактным способом, позволяющим подавать отчетность не только в ПФР, но и в другие контролирующие инстанции: ФНС, внебюджетные фонды, Росстат.
Другие меры перехода к электронной отчетности
Для начала необходимо провести следующие организационные действия:
- назначение ответственного за использование системы лица;
- предупреждение несанкционированного доступа: оборудование рабочего места, установление надежного места хранения магнитных носителей криптографических ключей, размещение копий электронных архивов;
- согласование возможности перехода на ЭД с территориальным органом Пенсионного фонда;
- осуществление тестовой отправки ведомостей в территориальный орган ПФР после установки системы ЭД специализированной организацией.
Документальное оформление
Документы для подключения к электронному документообороту ПФР потребуются такие:
- соглашение с ПФР о применении ЭД по телекоммуникационным каналам связи;
- абонентский договор о предоставлении услуг защищенного ЭД с ПФ (как вариант – сразу со всеми контролирующими органами) через открытие доступа к системе подачи электронной отчетности;
- договор об оказании услуг удостоверяющего центра.
Форма договора с ПФ стандартна. Ее можно скачать на официальном сайте его территориального органа. Названные договоры со специализированной организацией по своей юридической природе являются договорами присоединения.
Соответственно, они не предполагают возможности внесения клиентом правок. Они могут быть объединены в одно комплексное соглашение.
Приступая к работе: строк подачи отчета
ЭД с ПФР проводится по утвержденной им инструкции. Регламент несколько специфичен. Согласно ему, после отправки отчета страхователь получает от ПФР:
- по истечении 4 рабочих дней — подтверждение доставки с указанием даты и времени доставки файла в территориальный орган ПФ;
- в течение еще 6 рабочих дней управление ПФР высылает протокол с результатом проверки.
Результат, полученный от Пенсионного фонда, может быть положительным, свидетельствующим о согласовании переданного отчета, или отрицательным – констатирующим его неприятие. В первом случае датой представления отчетности считается дата формирования уведомления о подтверждении доставки, во втором отчетность фигурирует как непредставленная.Страхователь обязан устранить ошибки и подать ее еще раз.
Из этого следует, что во избежание просрочки в случае ошибки следует подавать документы заблаговременно – как минимум за 11 дней до окончательной даты приема. Благо, что при установленных строках (15 число второго месяца после отчетного периода) это не составляет проблемы.
Организациям и предпринимателям, которые сдают отчетность в электронном виде , требуется учитывать специфику обработки данных форм, чтобы подать документы вовремя и не платить штрафы за просрочку.
Датой сдачи электронной формы отчетности считается дата и время, которые были сформированы при создании квитанции о приеме приемным шлюзом ПФР. На основании установленных нормативов, квитанция может быть сформирована в течение двух дней.
Сдача отчетности в ПФР в электронной форме дисциплинирует организации, и для того, чтобы избежать штрафных санкций, им рекомендуется:
- осуществлять все процедуры по получению доступа к электронной отчетности и по установке требуемого программного обеспечения заранее, желательно в до-отчетный период;
- подавать необходимые декларации и отчеты в налоговую инспекцию заранее – минимум за сутки до окончания приема документов.
Для того чтобы иметь возможность направлять в Пенсионный фонд России электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), необходимо заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте (2019). Для этого необходимо заполнить и направить в Фонд заявление о подключении к электронному документообороту. ПФР дает возможность отчитываться работодателям через аккредитованный удостоверяющий центр или через уполномоченных представителей. Но и в том, и в другом случаях начинать надо именно с заявления; как правильно заполнить его, мы сейчас расскажем.
Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему
Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:
- бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
- исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
- сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
- в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.
Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.
Выбор оператора ЭДО
Для удобства страхователей ПФР на своем официальном сайте приводит данные аккредитованных организаций , которые предоставляют страхователям услуги по ЭДО с ПФР. Выбрать оператора для работы желательно из этого списка. Он постоянно пополняется и обновляется. В таблице приведены:
- наименование организации;
- технология, на которой она работает;
- контактная информация (адрес, номер телефона и электронная почта).
Если организация-работодатель планирует работать с уполномоченным представителем, ей необходимо удостовериться, что он работает на согласованном с ПФР ПО.
Как правильно заполнить заявление на ЭДО
Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:
- наименование, ИНН и ОГРН организации;
- ее юридический и фактический адрес;
- регистрационный номер в системе ПФР;
- банковские реквизиты;
- среднесписочную численность работников;
- данные оператора связи;
- другую необходимую информацию.
Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:
После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.
Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.
Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.
«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:
- Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;
- Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;
- Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;
- Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;
- При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;
- Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.
Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».
1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):
- программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;
- криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее - СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;
- услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;
- проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;
- Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.
В этих целях потребуется:
* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.
* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».
* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.
- Особенности электронного документооборота в ПФР.
- Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.
- Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП - руководителя организации.
- В соответствии с требованиями федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.
Услуги страхователям предоставляют:
Если вы знаете, как заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте, вы должны полностью понимать, что обе стороны несут ответственность согласно существующему законодательству. Управление Пенсионного фонда РФ не несет ответственность в том случае, если ущерб системе был причинен из-за неправильных действий абонента. Особенно это касается того случая, если клиент вовремя не предупредил абонента о том, что его ключи являются скомпрометированными. Если эти ключи оказались в руках сторонних людей и те сумели нанести вред организации, решать эту ситуацию абоненту придется самостоятельно.
