Специалист по ведению секретного делопроизводства должностная инструкция. Должностная инструкция начальника секретного отдела организации

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов.

1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее:

1) среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам;

1.3. Делопроизводитель должен знать:

1) структуру организации, руководство структурных подразделений;

2) современные информационные технологии работы с документами;

3) порядок работы с документами;

4) схемы документооборота;

5) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

6) правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

7) типовые сроки исполнения документов;

8) принципы работы со сроковой картотекой;

9) назначение и технология текущего и предупредительного контроля;

10) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

11) правила документационного обеспечения деятельности организации;

12) виды документов, их назначение;

13) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

14) правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

15) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

16) системы электронного документооборота;

17) правила и сроки отправки исходящих документов;

18) требования охраны труда;

19) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

20) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

21) правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;

22) порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;

23) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

24) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

25) критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;

26) порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;

27) порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;

28) правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;

29) правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

30) правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;

31) правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

32) правила передачи дел в архив организации;

33) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Делопроизводитель должен уметь:

1) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

2) пользоваться базами данных, в том числе удаленными;

3) пользоваться справочно-правовыми системами;

4) пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации;

5) применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;

6) организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;

7) осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;

8) разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения;

9) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

10) организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

11) правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;

12) систематизировать документы внутри дела;

13) обеспечивать сохранность и защиту документов организации;

14) пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;

15) оформлять документы экспертной комиссии;

16) оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;

17) производить хронологически-структурную систематизацию дел;

18) осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;

19) составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;

20) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение деятельности организации:

1) организация работы с документами;

2) организация текущего хранения документов;

3) организация обработки дел для последующего хранения.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции организация работы с документами:

1) осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;

2) осуществляет предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

3) осуществляет подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем;

4) производит регистрацию входящих документов;

5) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

6) выполняет ведение базы данных документов организации;

7) выполняет ведение информационно-справочной работы;

8) производит обработку и отправку исходящих документов;

9) организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

10) осуществляет контроль исполнения документов в организации;

3.1.2. В рамках трудовой функции организация текущего хранения документов:

1) осуществляет разработку номенклатуры дел организации;

2) проводит проверку правильности оформления документов и производит отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

3) осуществляет формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

4) производит формирование дел;

5) выполняет контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;

3.1.3. В рамках трудовой функции организация обработки дел для последующего хранения:

1) проводит проверку сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2) составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов;

3) производит оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

4) производит оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

5) составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения;

6) осуществляет передачу дел в архив организации;

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8.

Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

12.05.2015
Положение об отделе общего и особого делопроизводства

ПОЛОЖЕHИЕ
об отделе общего и особого делопроизводства

1. Общие положения

Отдел общего и особого делопроизводства (далее — отдел) является самостоятельным структурным подразделением прокуратуры Архангельской области.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 17.01.1992 № 2201-1 ФЗ (в ред. от 17.02.2015) «О прокуратуре Российской Федерации», указами Президента Российской Федерации, Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, регулирующими вопросы защиты государственной тайны и обеспечения режима секретности, Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, утвержденной приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450 (далее — Инструкция по делопроизводству), иными законодательными актами, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации, прокурора области, Регламентом прокуратуры области и настоящим Положением.

В соответствии с компетенцией, в целях решения возложенных задач отдел взаимодействует со структурными подразделениями прокуратуры области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти области.

2. Основные задачи отдела

Организация делопроизводственного обслуживания работников прокуратуры области.

Обеспечение защиты государственной тайны в подразделениях прокуратуры области.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Организация и контроль деятельности структурных подразделений по обеспечению режима секретности, организация и ведение секретного делопроизводства.

Качественное и своевременное рассмотрение обращений по вопросам делопроизводства, заданий, поручений вышестоящих прокуратур, исполнение которых относится к компетенции отдела.

Организация архивной работы в прокуратуре области и подчиненных прокуратурах в соответствии с законодательством по архивному делу, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации.

Проведение учебно-методических мероприятий по повышению квалификации прокурорских работников, других работников в области делопроизводства.

3. Структура отдела

Руководство деятельностью отдела осуществляет начальник отдела, назначение на должность которого согласовывается с РУФСБ России по области.

В отделе устанавливаются должности заместителя начальника отдела, ведущего специалиста, старших специалистов 1 разряда, специалистов 1 разряда, старших инспекторов-делопроизводителей, которые комплектуются работниками, имеющими необходимые для работы в этой сфере квалификацию и деловые качества. Работники, к компетенции которых относится организация и ведение секретного делопроизводства, имеют допуск к сведениям, составляющим государственную тайну.

Должностные обязанности работников отдела определяются должностными регламентами федеральных государственных гражданских служащих, распоряжением о распределении обязанностей, утверждаемым заместителем прокурора области и настоящим Положением.

Руководители отдела несут персональную ответственность за организацию работы отдела, состояние контроля за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях аппарата и подчиненных прокуратурах, работники отдела — за надлежащее исполнение служебных обязанностей, использование печатей и штампов, их сохранность, обоснованность применения.

4. Функции отдела

Осуществление своевременной, соответствующей требованиям Инструкции по делопроизводству обработки поступающих документов, их регистрации, отправки, учетно-справочной работы по документам.

Обеспечение своевременного рассмотрения и подготовки для доклада руководителям прокуратуры области поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов.

Контроль за прохождением, оформлением, исполнением документов в установленные сроки в структурных подразделениях прокуратуры области.

Организация копирования, оперативного размножения документов, разработка бланков документов.

Разработка номенклатуры дел, обеспечение надлежащего формирования, хранения дел, оперативного использования имеющейся в них информации.

Обеспечение контроля за защитой государственной тайны, обеспечения режима секретности, соблюдения установленного порядка работы с секретными документами в прокуратуре области, ведение секретного делопроизводства;

ведение учета нарушений режима секретности, проведение служебных расследований в случае утраты или хищения документов, а также по фактам разглашения сведений, составляющих государственную тайну;

проведение инструктажа работников, допущенных к государственной тайне;

разработка номенклатуры должностей, оформление допуска к государственной тайне;

ведение учета печатей, штампов, ключей от cейфов, контроля за правильностью их хранения и учета.

Организация, контроль, методическое руководство общим и особым делопроизводством, архивным делом в прокуратурах городов, районов, межрайонных и специализированных прокуратурах, разработка организационно-распорядительных документов в сфере делопроизводства, ведение аналитической работы.

Выполняет иные функции, связанные с организацией и ведением общего и особого делопроизводства.

5. Полномочия отдела

Отдел имеет право:

осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в прокуратурах городов, районов, межрайонных и специализированных прокуратурах;

требовать от руководителей структурных подразделений и горрайспецпрокуроров выполнения установленных правил работы с документами;

запрашивать от структурных подразделений, горрайспецпрокуратур сведения, необходимые для работы;

проводить проверки организации документационного обеспечения в структурных подразделениях, горрайспецпрокуратурах, доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений, горрайспецпрокуроров для принятия мер;

получать в ходе служебных проверок от работников на имя прокурора области письменные объяснения по фактам нарушения правил делопроизводства, нарушений режима секретности;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

по результатам проверок, анализа, обобщений состояния делопроизводства вносить предложения прокурору области о привлечении к дисциплинарной ответственности, иным видам ответственности должностных лиц аппарата прокуратуры области, горрайспецпрокуратур по фактам нарушения ими установленных правил работы с документами;

участвовать в обсуждении руководством прокуратуры области вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними;

вносить на рассмотрение прокурора области предложения о назначении, перемещении, увольнении работников отдела, их поощрении, привлечении к ответственности;

вести в установленном порядке переписку с другими учреждениями и организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Отдел несет ответственность за:

обеспечение в соответствии с требованиями федерального законодательства и организационно-распорядительных документов Генерального прокурора Российской Федерации, прокурора области делопроизводственного обслуживания работников прокуратуры области;

соблюдение работниками отдела правил внутреннего трудового распорядка прокуратуры области;

сохранность и обоснованность использования печатей, штампов, ключей от сейфов, металлических шкафов в структурных подразделениях прокуратуры области;

выполнение поручений руководства прокуратуры области, рассмотрение в установленном порядке заявлений и обращений граждан.

6. Взаимодействие отдела со структурными подразделениями

При решении возложенных задач отдел взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам документационного обеспечения работы подразделений;

с отделом кадров по вопросам подбора, расстановки работников отдела, повышения их квалификации, соблюдения требований служебного распорядка, трудовых прав работников, осуществления мероприятий по их допуску к государственной тайне, его переоформлении, прекращении, оформлении доплаты за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;

с отделом планирования, труда, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, отделом материального, технического обеспечения, эксплуатации зданий и транспорта по вопросам обеспечения отдела средствами организационной, вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, финансирования работ и ввода в эксплуатацию в горрайспецпрокуратурах режимных помещений для хранения носителей сведений, составляющих государственную тайну, возмещения затрат на медицинское обслуживание, проезд в отпуск, соблюдения иных трудовых прав работников отдела в пределах предоставленной компетенции;

с отделом информационных технологий, обеспечения информационной безопасности по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации, обеспечения бесперебойной работы автоматизированной системы ведомственного документооборота АИК «Надзор», системы электронного документооборота ИСОП, иного программного обеспечения в органах прокуратуры, использования для осуществления секретных работ средств вычислительной техники и проведения аттестации режимных помещений на пригодность к осуществлению этих работ.

Делопроизводство

Делопроизводство в отделе осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450, Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1.

Положение, утвержденное прокурором области 10.06.2011, считать утратившим силу.

Нормативные акты: Прокуратура Архангельской области

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

ведение документооборота компании;
регистрация и обработка корреспонденции;
ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
контроль своевременного исполнения документов;
ведение архива документов;
знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
владение ПК и офисной техникой;
умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
умение вести коммуникации с клиентами;
опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Образец резюме

Образец резюме делопроизводителя.

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года.

{{{ data.title }}}

Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению «Кадровое делопроизводство».

Главная / Типовые документы / Трудовой контракт.

Трудовые отношения

ОБРАЗЕЦ. ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

ОСНОВНЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ Проводит работу по приему и регистрации поступившей корреспонденции с применением регистрационных карточек или компьютерной обработкой поступившей корреспонденции в соответствии с резолюциями руководителей организации или ее подразделений, передает документы на исполнение. Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением, Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

Обязанности делопроизводителя и образец должностной инструкции

Отправляет исполненную документацию и корреспонденцию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Подготавливает и сдает в архив организации документы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Для надлежащего исполнения должностных обязанностей должен знать: руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства в организации; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру организации и ее подразделений; порядок контроля за прохождением служебных документов; законодательство о труде и охране труда РФ; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Где работает делопроизводитель

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот , за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся : регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
выполнение мелких поручений директора;
контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя . Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой .

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм .

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия . Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
Ведение конструктивной переписки;
Создание документальной базы предприятия;
Ведение бумажного и электронного реестра;
Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
Рассылка деловой переписки по адресатам;
Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции .

Требования к сотруднику

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

великолепная память;
дотошность и терпеливость;
аккуратность;
самообладание;
деловой стиль общения;
само организованность и самодисциплина;
педантичность;
высокая концентрация внимания;
эмоциональная устойчивость;
высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях . Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
Функциональные обязанности работника.
Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

Наименование организации

Утверждаю: Должность руководителя, утверждающего должностную инструкцию: __________________ Ф.И.О. «__» _____________ 200_ год

Должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.

1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.

1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.

1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Квалификационные характеристики

2.1. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2.2. Делопроизводитель должен уметь:

— пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

3. Должностные обязанности

3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:

3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.

3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.

3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.

3.17. Копировать необходимые для работы документы.

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.

5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.6. За неразглашение коммерческой тайны.

5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.

6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя

6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.

6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.

7. Взаимоотношения

Делопроизводитель:

7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.

Разработал: Наименование должности _____________________ Ф.И.О. подпись Согласовано:

Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.

С инструкцией ознакомлен: Делопроизводитель: ___________________ /Ф.И.О./ «__» _____________ 200_ год подпись

Комментарии:

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании.

Работа для специалиста по делопроизводству

Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Места работы

История профессии

Обязанности делопроизводителя

ведение документооборота компании;
регистрация и обработка корреспонденции;
ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
контроль своевременного исполнения документов;
ведение архива документов;
знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
владение ПК и офисной техникой;
умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
умение вести коммуникации с клиентами;
опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Образец резюме

Образец резюме делопроизводителя.

Как стать делопроизводителем

Зарплата делопроизводителя

Где пройти обучение

Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению «Кадровое делопроизводство».

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

3. Права делопроизводителя

4. Ответственность делопроизводителя