Tkz office. Elektronikong tanggapan
Kapag bumibili ng iba't ibang mga accessories para sa mobile at consumer electronics sa tindahan ng Sotovik-M, inirerekumenda rin namin ang pag-iipon ng stationery - mahalaga ang mga ito para sa mga proseso ng trabaho ng anumang institusyon ng negosyo o non-profit. Kung nais mong bumili ng pakyawan ng kagamitan sa pagsulat, pagkatapos ay i-browse ang aming saklaw.
Upang makabili ng maraming kagamitan sa kagamitan mula sa tagagawa (pakyawan sa stationery, pakyawan sa stationery na Moscow) ay isang mabisang paraan upang makabuluhang makatipid sa patuloy na pagtustos ng tanggapan ng kumpanya na may maramihang mga kagamitan sa kagamitan. Gusto mo ba ng murang pakyawan ng kagamitan sa pagsulat? Sa pamamagitan ng pag-order ng isang malaking pangkat ng mga panulat, lapis, clip ng papel, kuwaderno at iba pang mga maliit na bagay isang beses sa isang isang-kapat o anim na buwan, hindi mo kailangang mag-aksaya ng oras sa pagpaparehistro ng susunod na buwanang paghahatid. Ang pakyawan na pagbili ng mga gamit sa opisina nang maramihan ay kapaki-pakinabang para sa mga organisasyon ng gobyerno - maraming mga pangangasiwa institusyong pang-edukasyon bumili ng malaking gamit sa kagamitan para sa paaralan, kindergarten o unibersidad. Ang mga kumpanya ng pakyawan sa stationery ay nagsasagawa ng sapat na patakaran sa pagpepresyo, samakatuwid ang Sotovik-M ay nagbebenta ng mga kagamitan sa pagsusulat sa isang kanais-nais na gastos - ang pakyawan sa mga kagamitan sa pagsulat ay mura. Bultuhan ng stationery sa Moscow (pakyawan sa stationery ng Moscow, pakyawan ng stationery na Moscow) sa aming online store.
Ang pakyawan ng stationery ay napakamura. Pakyawan ang mga kagamitan sa pagsulat sa Moscow
Ang pakyawan ng mga kagamitan sa pagsulat sa aming tindahan sa isa sa mga pinakamahusay na presyo. Kung nagpaplano kang bumili ng maramihang mga gamit sa eskuwela ng paaralan, pakyawan sa kagamitan sa sulat sa mababang presyo o mag-order ng hindi pangkaraniwang kagamitan sa pagsulat para sa isang tindahan ng regalo nang maramihan, Sotovik-M ang kailangan mo! Bumili ng maraming kagamitan sa pagsulat, mula sa ordinaryong mga notebook hanggang sa mga produktong selyo at mga business card, sa isang kaakit-akit na presyo na may mabilis na paghahatid sa buong Russia. Mayroon kaming pakyawan sa stationery na napakamura!
Kadalasan, ang pasanin ng pagtiyak sa daloy ng "papel" na dokumento at pagkontrol sa pagpapatupad ng mga order ay nahuhulog sa mga dibisyon ng samahan na tumatalakay sa gawain sa tanggapan: ang tanggapan, pamamahala ng kaso, pati na rin sa mga responsable para sa pagtatrabaho sa tanggapan sa mga pagkakabahagi ng istruktura. Para sa kanila na ang "Opisina" na module ng DIRECTUM elektronikong pamamahala ng dokumento at sistemang pamamahala ng pakikipag-ugnayan ay inilaan. Pinapadali ng modyul na ito ang pagpapatupad ng mga regular na operasyon para sa pagproseso ng mga dokumento ng papel alinsunod sa mga kinakailangan ng State Educational Institution of Education, kung saan nakabatay ang tradisyunal na teknolohiyang Ruso ng gawain sa opisina:
- solong pagpaparehistro ng lahat ng papasok at papalabas na pagsusulatan, pati na rin ang panloob na mga dokumento na gumagamit ng mga control control card (RCC);
- pagpaparehistro ng lokasyon ng isang dokumento ng papel sa anumang yugto nito siklo ng buhay: pagsasaalang-alang ng pamamahala, pag-apruba ng draft na dokumento, pagpapatupad, atbp.
- kontrol sa napapanahong pagpapatupad ng mga order, resolusyon at tagubilin ng pamamahala;
- pagsulat ng mga dokumento sa kaso alinsunod sa nomenclature ng mga kaso na pinagtibay sa samahan;
- mabilis na paghahanap para sa kinakailangang impormasyon sa estado, pagkakaroon, paggalaw ng mga dokumento sa papel;
- pagkuha ng kinakailangang karaniwang mga form at journal, pati na rin ang mga ulat sa istatistika sa daloy ng trabaho ng samahan.
Bilang karagdagan, pinapayagan ka ng module na "Opisina" na ayusin ang palitan sa pagitan ng iba't ibang mga samahan. Sa gayong palitan, posible na gamitin electronic Signature (ES), at mga espesyal na mekanismo ng system ay nagbibigay-daan sa iyo upang makontrol ang paghahatid ng mga dokumento. Ang mga prinsipyo ng palitan ay batay sa pamantayan ng industriya para sa pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento na "Pakikipag-ugnay ng mga system ng awtomatiko para sa suporta sa pamamahala ng dokumento", na inaprubahan ng Guild of Documents Managers.
Pagpapanatili ng nomenclature ng mga kaso at journal ng pagpaparehistro
Pinapayagan ka ng isang nababaluktot na sistema ng pagnunumero na magtalaga ng isang numero sa isang dokumento sa konteksto ng isang elektronikong journal sa pagpaparehistro. Para sa bawat journal, itinakda ang isang di-makatwirang pamamaraan ng awtomatikong pagnunumero ng mga dokumento sa loob ng journal. Ang numero ay maaaring magsama ng isang department code, isang journal code, pati na rin ang anumang iba pang kinakailangang mga detalye.
Kapag naghahanda ng mga dokumento para sa paglipat sa archive para sa bawat kaso ng nomenclature, maaari mong mai-print ang takip ng kaso, pati na rin ang imbentaryo ng mga dokumento ng kaso, na makabuluhang binabawasan ang oras para sa paghahanda ng mga dokumento para sa pag-iimbak ng archival.
Pagrehistro ng mga dokumento
Upang magrehistro ng mga dokumento sa module na "Opisina", ginagamit ang mga rehistro at control card (RCC), na naglalaman ng lahat ng pangunahing data (sulat, yunit ng organisasyon, kinatawan ng samahan, petsa ng pagpaparehistro, numero ng rehistro, paksa at buod ng dokumento, paraan ng paghahatid, atbp.) ), pati na rin ang kinakailangang impormasyon tungkol sa katayuan ng anumang papel na dokumento ng samahan (lokasyon, katayuan ng pagpapatupad, atbp.). Para sa mga papalabas na dokumento, maaari mong tukuyin ang isang mailing list ayon sa samahan.
Nagpapatupad ang system ng kakayahang magparehistro ng mga dokumento mula sa parehong mga samahan at mamamayan.
Para sa mga organisasyong gumagamit ng desentralisadong pagpaparehistro ng mga dokumento, gumagamit ang system ng mga lugar ng pagpaparehistro - ang mga lugar ng trabaho ng mga kalihim at kawani ng tanggapan. Ang bawat lugar sa pagpaparehistro ay maaaring ihain ng isa o maraming mga kagawaran. Sa pamamagitan ng mga lugar ng pagpaparehistro, posible na makilala ang mga karapatan sa pag-access sa data.
Kapag ang isang dokumento ay inilipat sa pagitan ng mga dibisyon, sa bawat lugar ng pagpaparehistro, maaaring magsimula ang sarili nitong RKK. Kaya, lilitaw ang isang kadena ng RKK, na kung saan posible na subaybayan ang paggalaw ng isang papel na dokumento hindi lamang sa pagitan ng mga empleyado sa loob ng isang departamento, kundi pati na rin sa pagitan ng mga kagawaran. Bilang karagdagan, sa pamamagitan ng RKK, ang ugnayan ng mga nakarehistrong dokumento ng system ay isinasagawa sa kanilang mga sarili, tulad ng: "Bilang tugon sa", "Sa pagpapatupad", atbp.
Ang pamamaraan sa pagpaparehistro ay simple at binubuo sa pagpuno ng mga kinakailangang larangan ng RKK, habang ang numero ng pagpaparehistro ay awtomatikong itinalaga.
Kapag direktang nagrerehistro mula sa RKK, posible na magpasok ng isang na-scan (elektronikong) dokumento sa module na "Electronic Document Management" na may awtomatikong koneksyon sa RKK. Para sa agarang pagpasok ng isang malaking dami ng mga dokumento, ginagamit ang mga serbisyo sa pag-input ng system, na nagbibigay ng pagpasok ng streaming ng mga dokumento sa modyul. Sa hinaharap, ang RKK, tulad ng ipinasok na elektronikong dokumento, ay madaling makita ng barcode sa papel na analogue ng dokumento, salamat sa mabilis na teknolohiya ng pagkakakilanlan na binuo sa system.
Ayon sa data ng RKK, ang mga tala ng papasok at papalabas na dokumento ay naka-print. Para sa mga papalabas na dokumento, maaari kang awtomatikong makabuo at mag-print ng isang sticker ng sobre.
Pagkilos at pagpapatupad ng mga dokumento
Pagkatapos ng pagpaparehistro, ang papasok na dokumento ay dumaan sa mga yugto ng pagsasaalang-alang, resolusyon, pagkontrol at pagpapatupad ng dokumento. Sa kasong ito, ang karagdagang gawain ng mga tagapalabas na may isang dokumento ay maaaring ganap na maisakatuparan sa elektronikong format... Ito ay makabuluhang binabawasan ang oras na kinakailangan para sa mga gumaganap at pinipigilan ang hindi sinasadyang pagkawala ng orihinal.
Nakasalalay sa istilo ng trabaho ng manager, ang dokumento ay susuriin niya alinman sa papel o sa elektronikong porma.
Batay sa resolusyon na ibinigay ng ulo, ang dokumento ay maaaring mapailalim sa kontrol ng appointment ng mga tagaganap, tagubilin at mga deadline. Para sa mga tagaganap na nagtatrabaho sa modyul na "Pamamahala mga proseso sa negosyo", Ang kalihim o ang namumuno mismo ay maaaring mabilis na lumikha ng isang gawain nang direkta mula sa RKK. Ang pagtatrabaho sa mga gawain ay nagbibigay-daan sa iyo upang masulit ang mga kakayahan ng system upang makontrol ang pagpapatupad ng mga order, tulad ng: pagrekord ng kumpletong sulat sa pagpapatupad ng mga order; ang kakayahang magpadala para sa rebisyon; may kakayahang umangkop na pagsasaayos ng pagruruta, atbp.
Kasunod, ayon sa mga gawaing nauugnay sa RKK, maaari mong mabilis na muling likhain ang kasaysayan ng trabaho sa dokumento, ang pamamaraan ng pag-apruba, ang pagbibigay-katwiran para sa desisyon.
Kung ang module na "Opisina" ay ginagamit nang nakapag-iisa, ang lahat ng mga tagubilin na inisyu sa mga tagapagpatupad ay ipinasok ng kalihim sa RKK ng dokumento, at pagkatapos ay sinusubaybayan ang kanilang napapanahong pagpapatupad. Sa parehong oras, maaaring mai-print ang mga order para sa mga hindi awtomatikong gumagamit.
Kapag nagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento, ang lahat ng paggalaw ng dokumento ay isinasagawa sa pamamagitan ng mga gawain, habang ang lokasyon ng dokumento ng papel sa anumang oras ay naitala sa isang espesyal na tab ng RKK. Pinapayagan kang mabilis na mahanap ang orihinal na dokumento ng papel sa pamamagitan ng RKK. Ang trabaho na may papalabas at panloob na mga dokumento ay batay sa parehong mga prinsipyo.
Palitan ng mga elektronikong dokumento sa pagitan ng mga system
Gamit ang system, maaari mong ayusin ang palitan ng opisyal, legal na makabuluhang mga elektronikong dokumento sa pagitan ng mga samahan. Ang palitan ng mga dokumento ay batay sa paggamit ng pamantayan ng industriya para sa pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento na "Pakikipag-ugnay ng mga sistema ng awtomatiko para sa suporta sa pamamahala ng dokumento", na inaprubahan ng Guild of Managers of Documentation.
Ang pagpapalitan ng mga dokumento ay maaaring isagawa pareho sa pagitan ng mga dibisyon ng istruktura ng isang kumpanya (hawak), at sa pagitan ng mga independiyenteng samahan ng samahan. Sa parehong oras, ang mga partido sa palitan ay maaaring gumamit ng iba't ibang mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento o hindi gumagana sa mga naturang system.
Kung ang palitan ay isinasagawa sa pagitan ng mga dibisyon ng isang kumpanya (hawak), pagkatapos ay magtrabaho kasama ang mga dokumento na magaganap sa mga modyul na "Pamamahala ng Elektronikong Dokumento", "Pamamahala sa Proseso ng Negosyo" at "Opisina". Kung ang palitan ay ginawa sa pagitan ng mga samahang third-party, kung gayon ang elektronikong dokumento ay na-export mula sa system patungo sa isang ESD-format na file. Ang pangalawang partido ay maaaring mag-import ng isang dokumento na ESD sa kanilang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento (sa kondisyon na ang format na ito ay suportado ng sistemang ito; bukas ang format na ESD), o gamitin ang libreng programa ng DIRECTUM OverDoc upang gumana kasama ang dokumento ng ESD. Pinapayagan ka ng DIRECTUM OverDoc na tingnan ang isang dokumento, mga katangian nito at lahat ng mga elektronikong lagda kung saan nilagdaan ang dokumento, kasama na ang token ng bisa.
Paghahanap at pagtatasa ng impormasyon
Mula sa sandali ng pagpaparehistro ng anumang dokumento sa system, mahahanap mo ang parehong card ng pagpaparehistro kasama ang impormasyon tungkol sa lokasyon at proseso ng pagpapatupad ng dokumento, pati na rin ang elektronikong dokumento mismo.
Ang paghahanap ng system sa pamamagitan ng mga numero sa pagpaparehistro, sulat, may akda ng resolusyon, pati na rin ng lahat ng mga detalye ng RKK at ang kanilang di-makatwirang kombinasyon.
Bilang karagdagan, nagbibigay ang system ng mga dalubhasang ulat na makabuluhang nagdaragdag ng kahusayan ng trabaho ng mga gumagamit: Mga dokumento na sinusuri, Overdue na mga order, ibabalik ang mga Dokumento, atbp.
Web module na "Opisina"
Ang module ng "Opisina" na web ay idinisenyo upang i-automate ang trabaho sa mga opisyal na dokumento ng papel, halimbawa, kasama ang mga dokumentong pang-administratibo, papasok at papalabas na mga sulat, tagubilin, ulat at memo. Pinadadali ang pagproseso ng mga dokumento sa papel.
Ang pagproseso ng mga dokumento ng papel ay isinasagawa alinsunod sa mga kinakailangan ng State Educational Institution of Education, kung saan nakabatay ang tradisyunal na teknolohiyang Russian ng gawain sa opisina.
Ang module ng "Opisina" na web ay naglalayon sa paglutas ng mga problema:
- pinag-isang pagpaparehistro ng lahat ng papasok at papalabas na pagsusulatan, pati na rin ang panloob na mga dokumento, gamit ang rehistro at mga control card;
- kontrol sa napapanahong pagpapatupad ng mga order, resolusyon at tagubilin ng pamamahala;
- mabilis na paghahanap para sa kinakailangang impormasyon tungkol sa kondisyon, kakayahang magamit, paggalaw ng mga dokumento sa papel;
- pagkuha ng kinakailangang karaniwang mga form at magazine, pati na rin ang mga ulat sa istatistika sa daloy ng trabaho ng samahan.
Ang batayan ng "Opisina" na module ng web ay binubuo ng mga sanggunian na libro na "Rehistro at mga kard ng kontrol", "Mga Tagubilin para sa RKK", "Nomenclature ng mga kaso".
Mga kalamangan ng pagsasama ng module na "Stationery" sa iba pang mga module ng system
Kaya, salamat sa pakikipag-ugnay ng mga modyul na "Pamamahala ng Dokumentong Elektronikon", "Pamamahala ng Proseso ng Negosyo" at "Opisina" sa loob ng isang solong sistema, ang isang pagtaas sa kahusayan ng samahan ay natitiyak habang ganap na sumusunod sa pambansang tradisyon at pamantayan ng gawain sa opisina. Ang lahat ng mga mekanismo na ibinigay ng bawat module ay maaaring magamit sa iba't ibang mga kumbinasyon ng "papel" at "elektronikong" yugto ng pagtatrabaho sa mga dokumento. Sa parehong oras, ang tradisyonal na "papel" na tanggapan ng opisina ay magkakasuwato na magkakasya pamamahala ng elektronikong dokumento mga samahang may nakabuo ng mga pahalang na link.
Natatanging tampok ang Olympus electronic office ay ang mayamang pag-andar, na nagmula sa klasikong gawain sa opisina.
Sa isang malaking pang-industriya na negosyo, ang mga gawain ng kalihim (klerk) ay hindi lamang pagpaparehistro ng mga dokumento, kundi pati na rin ng maraming iba pang mga gawain:
- tinutukoy ang manager kung kanino ililipat ang papasok na dokumento para sa resolusyon
- paghahanda ng mga pre-resolusyon
- paghahatid ng dokumento sa kontratista
- kontrolin ang pagbabalik ng orihinal
- buod na pagtatasa ng pagpapatupad ng gawain
- kontrol ng pagpapatupad ng mga order
- pagbuo ng pangwakas na pag-uulat sa mga hindi natapos na gawain
- pagpapadala ng mga papalabas na dokumento
- maghanap para sa kinakailangang dokumento ayon sa kahilingan
- i-print, i-scan
- at kahit na ang pag-iimbak ng isang malaking halaga ng mga dokumento. Ang isang mabuting klerk ay responsable para sa lahat ng ito.
Elektronikong tanggapan Nagagawa ng Olympus na gawing mas madali at mahusay ang gawain ng mabubuting tao!
Awtomatikong pagpaparehistro:
|
Mga papasok na email |
Dahil sa built-in na mail client, binabasa ng system ang mga detalye mula sa email at pinunan ang registration card kasama nila
|
| Ang teknolohiya para sa paghahanda ng mga papalabas at panloob na dokumento sa Olympus ay magkatulad, kaya ang mga sumang-ayon at naaprubahang dokumento ay awtomatikong dumating para sa pagpaparehistro na may mga alam nang mga detalye. |
Mga papalabas na sulat at panloob na dokumento
|
Awtomatikong pagkontrol sa mga natanggap na dokumento
Ang system mismo ay nakakakuha ng mga dokumento na muling pagpasok sa samahan at nagbabala tungkol dito.
Awtomatikong ibalik ang mga abiso
Nagbibigay ang system ng isang pamamaraan para sa paggalaw ng orihinal, at kung hindi ito ibinalik sa oras, aabisuhan nito ang registrar.
Maginhawang sistema ng komunikasyon
Ang mga link ng mga dokumento sa Olympus ay nagmumungkahi ng posibilidad ng pagkuha ng isang detalyadong kasaysayan ng lahat ng magkakaugnay na mga dokumento, kabilang ang mga archival, na nilikha bilang karagdagan, sa pagkansela o pagbabago.
Tagadesenyo ng Ulat
Gamit ang taga-disenyo ng ulat ng sistemang Olympus, ang isang empleyado ay maaaring lumikha ng mga ulat na kailangan niya nang hindi gumagamit ng tulong sa isang administrator o programmer. Ito ay kung gaano kadalas nabubuo ang mga ulat sa natitirang mga dokumento o kontrol.
Flexible na sistema ng pagsasala
Nagbibigay ang sistemang Olymp ng kakayahang magsagawa ng isang kahilingan sa paghahanap ng dokumento gamit ang isang filter string. Pinapayagan ka ng linya ng pag-filter na bumuo ng maraming mga variable na termino para sa paghahanap para sa nais na dokumento.
Elektronikong tanggapan sa sistemang Olympus ay isang tool para sa pag-aayos ng gawaing digital sa tanggapan. Naipon ng segment na ito ang lahat ng impormasyong nauugnay sa mga dokumento ng kumpanya. Naglalaman ito ng kasaysayan ng trabaho ng mga gumagamit; nag-iimbak ng lahat ng mga link sa dokumento; nagpapaalam tungkol sa takdang petsa; may kasamang lahat ng mga file na nilikha kasama ng dokumento; nagbibigay ng mga sagot sa mga katanungan ng mga tagaganap at mga responsable para sa dokumento, pati na rin ang mga resulta ng kanilang trabaho.
Pagpipigil sa pagpapatupad
Pagkontrol sa pagpapatupad sa sistemang Olympus ay isang malalim na pag-andar na nagbibigay ng impormasyon sa tiyempo, yugto at resulta ng pagpapatupad ng mga order. Ang pagpapaandar na ito ay naroroon sa buong system, mula sa elektronikong tanggapan hanggang sa nakabalangkas na imbakan. Ang pagpapaandar ay itinayo sa oras ng pagpapatupad ng dokumento at mga tagubilin at pagpapaalam tungkol sa pagkabigo ng mga deadline na ito.
Ang visualization ng kontrol sa pagpapatupad
- Pahiwatig ng kulay at mga mensahe mula sa sistemang Olympus tungkol sa pagkabigo ng deadline.
- Pinasadyang mode na may kabuuang bilang ng mga gawaing natanggap, isinagawa sa trabaho, nakumpleto sa oras, nakumpleto na may pagkaantala sa mga panahong hindi nakumpleto sa oras.
- Ang isang buong sistema ng mga ulat sa pagpapatupad ng mga order sa konteksto ng dokumento, mga tagaganap, kinokontrol.
Espesyal na kontrol
Para sa napapanahon at mataas na kalidad na pagpapatupad ng mga gawain, ang Olympus ay may isang espesyal na sistema ng kontrol. Ang kakanyahan nito ay ang lahat ng pinakamahalagang mga gawain na itinakda para sa kontrol ay dapat dumaan sa pamamaraan ng pagtanggal mula sa control i.e. pagsasara Sa ilang mga kaso, upang alisin ang isang gawain mula sa kontrol, kinakailangan upang masuri ang kalidad ng gawaing isinagawa ng isang may kakayahang dalubhasa. Pagkatapos ang sistema ay maaaring magdagdag ng pamamaraan ng kumpirmasyon.
Pagbuo ng isang order ng pagkontrol
- Ang pagbibigay ng mga order ng kontrol ay sinamahan ng appointment ng isang superbisor at, kung kinakailangan, isang empleyado na nagkukumpirma sa kalidad ng pagganap.
- Ang ratio ng disiplina sa pagganap ay awtomatikong kinakalkula para sa mga order ng pagsubok.
- Ang espesyal na mode na "Pagsusuri ng pagpapatupad ng mga gawain sa pagkontrol" ay nagpapakita ng impormasyon tungkol sa pagiging maagap ng pagpapatupad ng mga gawain sa pagkontrol.
- Ang mga dashboard sa desktop ay binago ang impormasyong ito sa isang grapikong pagtingin.
Pamamahala ng dokumento
Ang karampatang pamamahala ng dokumento ay susi sa mabisang gawain ng isang kagawaran, dibisyon, serbisyo at samahan bilang isang kabuuan. "Pamamahala ng Dokumento" sa sistemang Olympus ay isang modernong tool para sa pamamahala ng isang malakihang negosyo, partikular na nakatuon sa mga proseso ng negosyo na may mataas na antas.
Ang "Pamamahala ng Dokumento" ay isang Segment ng Pamamahala ng Dokumento - module ng Olympus, na itinayo sa prinsipyo ng isang tagaplano, ibig sabihin lahat ng mga gawain at dokumento na natanggap ng empleyado ay nakahanay sa isang listahan.
Ipinapakita ng listahan ang uri ng gawain, paksa, nilalaman, petsa ng resibo, takdang petsa, kung kanino ito nagmula. Ang listahang ito ay madaling madagdagan ng kinakailangang haligi.
Ang isang pulang background ay nagpapahiwatig ng isang labis na gawain, na makakatulong sa iyo na huwag kalimutan ang tungkol sa pagkumpleto nito. Ang system ay may advanced na kontrol kapag ang pahiwatig ng kulay ay nagpapaalam tungkol sa papalapit na petsa ng pagpapatupad ng dokumento.
Sa ibaba ng listahan sa mga tab lahat karagdagang impormasyon, na kung saan ay kakailanganin upang magpasya. Ito ang teksto ng dokumento, detalyadong takdang-aralin, kasaysayan ng paggalaw, at mga kaugnay na dokumento.
Madaling makita ang nais na dokumento sa programa, pati na rin itaas ang kasaysayan ng pagtatrabaho kasama nito. Bukod dito, ipinapakita ng kasaysayan kung gaano karaming mga bilog ang dokumento ay nagpapalipat-lipat na, kung sino ang nagsagawa nito, at kung sino ang hindi pa.
Mabilis na pagtanggap ng impormasyon:
- na nagpasimula ng dokumento;
- sino ang sumang-ayon;
- sino ang mayroon nito sa kasalukuyan;
- anong mga puna ang ibinigay at kanino sa dokumento;
- kung ang dokumentong ito ay nauugnay sa iba pang mga dokumento at kung paano, na may kakayahang magbukas, kabilang ang mga kaugnay na dokumento;
- para sa isang empleyado, serbisyo, departamento o sa buong negosyo bilang isang buo, upang makita ang isang larawan ng mga nakumpleto at hindi natupad na mga order.
Ang kaginhawaan ng pagtatrabaho sa isang malaking hanay ng mga dokumento:
- ang system mismo ay bumubuo ng isang listahan ng mga dokumento para sa pagsasaalang-alang;
- hinihikayat ng system kung aling mga dokumento ang kailangan mong gumawa ng isang kagyat na desisyon;
- ipinapaalam ng system ang tungkol sa isang panahon na malapit nang matapos;
- ginagawang posible ng system na italaga ang iyong trabaho at madaling makontrol ang napapanahong pagpapatupad;
- pinapayagan ka ng system na makuha ang kasaysayan ng trabaho sa anumang dokumento;
- papayagan ka ng system na magtalaga ng mga representante habang wala siya at tingnan kung paano gumana ang representante.
Dali ng pamamahala ng dokumento:
- pagdaragdag ng bilis ng palitan ng impormasyon;
- pagdaragdag ng antas ng ehekutibong disiplina ng mga empleyado;
- pagsunod sa mga deadline para sa pagpapatupad ng mga kontrata;
- ang kakayahang makuha ang kinakailangang impormasyon nang hindi mabilis na tumayo mula sa lugar ng trabaho.
Istraktura ng imbakan
Ang nakabalangkas na pag-iimbak ng mga dokumento ng sistemang Olympus ay hindi lamang isang silid-aklatan na may limitadong pag-access sa mga folder, ito ay isang indibidwal na "batayan sa kaalaman" ng bawat empleyado. Ang prinsipyo ng pagbuo ng imbakan ng Olympus ay batay sa mga karapatan sa pag-access ng gumagamit sa mga seksyon, folder, dokumento, file. Awtomatikong nagtatayo ang system ng isang indibidwal na istraktura ng archive para sa bawat empleyado. Ang mga gumagamit ay nakikita lamang ang mga seksyon at dokumento na kung saan mayroon siyang mga karapatan.
Bukod dito, ang empleyado ay may kakayahang kopyahin ang bahagi ng istraktura ng archive, mga folder, mga dokumento sa personal na imbakan. Ang ganitong pagkakataon ay papayagan ang gumagamit na makuha ang impormasyon at dokumento na kailangan niya ng mas mabilis.
Pagpuno ng imbakan
Ang pag-iimbak sa sistemang Olympus ay puno ng mga dokumento nang awtomatiko sa pagkumpleto ng ikot ng trabaho sa dokumento. Pinapayagan ka ng teknolohiyang ito na maipon ang mga kinakailangang dokumento sa mga naaangkop na seksyon, nang hindi partikular na naglalaan ng oras para sa gawaing ito.
Kapag lumitaw ang isang bagong dokumento sa imbakan, aabisuhan ng system ang empleyado kung naka-subscribe siya sa mga naturang notification.
Ang kaginhawaan ng pagtatrabaho sa mga dokumento
Ang imbakan ng Olymp ay nakikilala sa pamamagitan ng mga serbisyo sa pagganap na tumutukoy sa kaginhawaan ng pagtatrabaho sa mga dokumento:
- Pag-bersyon;
- I-link ang mga dokumento (nakansela, hindi wasto, bilang karagdagan);
- I-extract mula sa archive;
- Paglabas ng orihinal;
- Mga katangian ng imbakan (numero ng imbentaryo, imbakan, rak, istante, bilang ng mga kopya).
