Функциональный подход в управлении развитием организации. Процессный и функциональный подходы к управлению

Функциональный подход предлагает рассматривать любой предмет или явление с точки зрения его функций. Он помогает «зреть в корень», не отвлекаясь на несущественные детали и рационально применять имеющиеся ресурсы.

Что такое функция

Существует множество определений понятия «функция». Рассмотрим некоторые из них:

Свойство какой-либо системы, её определяющее и появляющееся раньше аргумента. (Например, дерево гнётся, потому что дует ветер, а не ветер дует, потому что дерево гнётся).
Роль, отводимая различным структурам и процессам для поддержания целостности системы, частью которой они являются.
Внешнее проявление свойств предметов.
Деятельность или обязанность, работа (например, органов организма).
Совокупность операций, с помощью которых осуществляется деятельность. (Ум - это функция (по Канту), то есть он работает через операции познания и действий).
Сопоставление элементов определённого класса, отношение двух величин (х и у в математике).
«Существование, мыслимое в действии» (Гёте).

Каждое определение функции находит отражение в одном из подходов к одноимённому методу. Поэтому разные науки трактуют определение функционального подхода по-своему.

Функциональный метод в науке

Функциональный подход отличается комплексностью, относительной простотой и понятностью, именно поэтому он применяется в различных дисциплинах:

В биологии. С его помощью постороена теория организмического множества. Ещё одним примером может послужить теория высшей нервной деятельности И. П. Павлова и другие теории, описывающие организма.
В социологии. Этот подход является одним из основополагающих и тем или иным образом присутствует в каждой концепции. Выделяя элементы социального взаимодействия, которые подвергаются изучению, социологи рассматривают их значения (функции) через призму различных подходов.
В кибернетике. Теоретический базис кибернетики - теория автоматов - построен именно на основе функционального подхода. Любое устройство рассматривается как о содержимом которого ничего неизвестно, оно раскрывается в процессе изучения задач и функций, которые решает.
В языкознании. Функционально-семантический подход в изучении языков предполагает изучение новых слов через понятия (функции).
В экономике. На функциональную сущность общественных и экономических процессов указывали К. Маркс и Ф. Энгельс, рассматривая товарные отношения через набор функций.

Главная особенность функционального подхода в различных науках - ориентация на внешние проявления. Не принимается во внимание сущность процесса или явления.

Подход к управлению

Функциональный подход очень распространён в менеджменте. Поэтому имеет смысл остановиться более подробно именно на этом варианте его использования. Он очень удобен в применении, так как почти все предприятия страны имеют чёткую управленческую структуру.

Немного о подходах к управлению

Методология управления предполагает наличие целей, законов, принципов, методов и функций, а также технологий и практики управления. Выделяется более десятка подходов к управлению производством:

Административный. Он заключается в регламентации обязанностей и прав, нормативов, затрат и т. п.
Воспроизводственный. Ориентирован на удовлетворение запросов потребителей посредством постоянного возобновления производства товаров или услуг с минимальными затратами.
Динамический. Рассматривает объект управления через призму ретроспективного и перспективного его анализа
Интеграционный. Имеет целью усиление взаимосвязей между элементами системы управления.
Количественный. Предполагает переход от качественных к количественным оценкам с помощью инженерных и математических расчётов, оценок экспертов и т. п.
Комплексный. Считает необходимым учёт технических, экологических, экономических, социальных, экономических, политических и других аспектов менеджмента.
Маркетинговый. Предусматривает ориентацию на запросы потребителя при решении любой задачи.
Нормативный. Устанавливает нормативы управления по всем подсистемам.
Поведенческий. Направлен на оказании помощи работникам в осознании их возможностей, что повышает эффективность деятельности организации за счёт осознания собственной ценности каждым сотрудником.
Процессный. Рассматривает функции менеджмента как процесс управления, в котором все элементы взаимосвязаны.
Системный. Предполагает, что любая система управления является совокупностью взаимосвязанных элементов.
Ситуационный. Говорит о том, что методы управления могут изменяться в зависимости от ситуации.
Функциональный. Сущность функционального метода заключается в подходе к объекту управления как к совокупности работ, которые он выполняет.

Сопоставление функционального и процессного подходов

Такие подходы к управлению, как функциональный и процессный, часто подвергаются сравнению, ведь они подходят к нему с двух противоположных сторон. Первый рассматривает его в статике, через задачи организации, а второй - в динамике, через процессы, в ней происходящие.

Хотя процессный подход многие и считают более качественным, оценка деятельности организации с его помощью очень сложна, как и оценка любого динамического процесса.

Что касается оценки через набор функций, здесь всё намного проще и понятнее, всё можно буквально «разложить по полочкам» и найти такие, осуществление которых крайне необходимо, и те, которыми можно пренебречь. Главное, чтобы их анализ производился на основе целей и задач компании.

Применение в менеджменте

Мы уже отмечали, что функциональный подход к управлению означает представление деятельности организации в виде набора конкретно определённых задач.

Эти функции закрепляются за определёнными подразделениями компании. Для реализации тех или иных задач управления требуется создать отработанный механизм реализации работ, закреплённых за каждым подразделением.

Получается, функциональный подход к системе менеджмента представляет собой делегирование полномочий через задачи, которые обязаны выполнять определённые отделы организации (например, в системе образования это кафедры, институты, факультеты, а в бизнес-компании это отделы по производству, логистике, персоналу и т. д.). Во главе каждого подразделения стоит функциональный руководитель, который и отвечает за работу всего отдела.

Функции могут быть разделены на подфункции, тогда в отделе появляется несколько подразделений, которые занимаются их реализацией. Таким образом, организация будет представлять собой разветвлённую систему подразделений, выполняющих свои чётко определённые задачи (соответственно, управление реализуется с помощью системно-функционального подхода).

Преимущества

Рассматриваемый подход часто используется в менеджменте благодаря своим немногочисленным, но весомым плюсам.

Достоинствами функционального подхода являются:

сохранение принципа единоначалия;
понятные условия работы;
стабильность и прозрачность.

Недостатки

Функциональный подход часто подвергается критике, ведь он имеет немало недостатков, среди которых:

нацеленность подразделений на достижение внутренних целей, а не общей цели компании;
нездоровая конкуренция между подразделениями;
длительное принятие решений из-за сложной и обширной структуры;
плохая приспособляемость к изменениям;
малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации.

Функциональный подход в дизайне предполагает использование удобной, а не просто красивой мебели или иных предметов интерьера. Главным девизом современных дизайнеров интерьера становиться такой: «Красота и удобство в одном флаконе».
Функциональный подход к воспитанию, напротив, имеет отрицательную оценку, ведь он предполагает формальную работу с воспитанниками: бессистемную погоню за количеством охватываемых направлений, бесконечное назидание и словесное воздействие, пассивный настрой воспитанников и формальное усвоение норм морали и нравственности, отсутствие в их головах связи между поведением и его осознанием.
Применение метода в кулинарии означает использование лишь тех продуктов, которые полезны для здоровья и в то же время могут использоваться в самых разных формах. (Первое место по функциональности занимает молоко, ведь его возможно употреблять и в «сыром» виде, и в виде молочных продуктов (сыр, творог, сметана, кефир и т. п.), и готовить из него супы, выпечку и ещё множество блюд).
Функциональный подход активно используют некоторые фитнес-тренеры. Они предлагают тренинг только для тех групп мышц, которые пригодятся их клиентам в жизни: перетаскивать тяжёлые сумки, носить на руках ребёнка, мыть полы, перепрыгивать через лужи, подниматься по лестнице и т. п. Тренированное тело быстрее приспосабливается к нагрузкам.

Функциональный подход - это отнюдь не «давно забытое прошлое». Он с успехом используется в современной науке и незримо присутствует в нашей повседневной жизни.

В настоящее время практически все предприятия на территории нашей страны имеют ярко выраженную функциональную структуру управления. Такая организация управления базируется на тейлоровском принципе последовательного выполнения трудовых операций, т.е. трудовая задача делится на отдельные операции (задания, этапы), и каждый рабочий специализируется на выполнении одной операции.

Сущность функционального подхода к менеджменту заключается в том, что потребность рассматривается как совокупность функций, которые нужно выполнить для удовлетворения потребности. Эти функции распределяются среди подразделений, где их исполняют сотрудники организации. Механизм реализации функций нацеливает функциональные подразделения на выполнение своих локальных целей, между которыми могут быть объективные противоречия. Выполняя свои узкоспециализированные задачи, сотрудники перестают видеть конечные результаты труда всего предприятия и осознавать свое место в общей цепочке. Они оказываются не ориентированы на целевые задачи предприятия, так как их видение происходящего чаще всего не выходит за рамки подразделений, в которых они работают. Персонал концентрирует свое внимание в рамках отдельных структур. Монопольное положение каждой службы внутри предприятия приводит к тому, что работники этих служб считают себя незаменимыми в организации, из-за чего взаимодействие между функциональными отделами и службами нередко приобретает разрушительный для предприятия характер. Возможно смещение главных и обеспечивающих операционных функций и снижение эффективности деятельности (рис. 1).

Рисунок 1 - Противоречие между функциональными отделами и процессами организации

функциональный управление процессный аптека

Со временем рост специализации приводит к обособлению функциональных подразделений и ослаблению межфункциональных связей. В современной динамичной внешней среде для предприятия как единого «организма», это недопустимо. Руководители, как мозг этого «организма» начали понимать, что ситуация становится критической: каждое функциональное подразделение оптимизирует деятельность в области своей ответственности, что, в конечном счете, приводит к подмене стратегической цели компании целевыми функциями подразделений и тормозит их развитие. На первый план выходят основные недостатки функционального подхода. В табл. 1 представлены основные преимущества и недостатки функционально-ориентированного подхода к управлению, что поможет систематизировать сведения о данном подходе.

Таблица 1 - Анализ преимуществ и недостатков функционально-ориентированного подхода к управлению предприятием

Достоинства

Недостатки

Сотрудники получили возможность специализироваться в избранной ими профессии и, таким образом, выработать профессиональные навыки высочайшего уровня; - вследствие централизации разных функций затраты организации снизились; - труд стал более безопасным, так как каждый теперь знал свое рабочее место, а также ту работу, которую он должен выполнять; - стало легче формировать организационную структуру компании и т.д.

Обособленность подразделений друг от друга, приводящая к монополизации решений; - разрушительный для организации характер взаимодействия подразделений друг с другом вместо сотрудничества в интересах организации; - высокая специализация работников, не позволяющая им видеть возникающие проблемы в целом; - подмена целевых ориентиров организации на функциональные целевые ориентиры, приводящая к оптимизации функциональных решений вместо оптимизации деятельности предприятия; - критерием результативности функционального подразделения является мнение его начальника, а не результаты делового процесса; - увеличение информационной энтропии с ростом числа иерархических уровней управления организацией; - отсутствие ориентации на внешнего потребителя; - неэффективность информационной поддержки процессов жизненного цикла и др.

Сегодня функциональный подход играет важную роль в биологических и общественных науках, в частности в экономике, где функционирование любого объекта, в том числе бренда, связано с проявлением его общих свойств в окружающей среде. Таким образом, каждому бренду наряду с наличием внутренних связей между его атрибутами и ассоциативными элементами, присущи внешние взаимосвязи и соотношения – функции. Трактовка брендинга, как процесса управления торговой маркой с целью формирования и развития бренда, способного создавать новую стоимость, влиять на сознание потребителя, защищать и расширять долю рынка, то есть реализовывать определенные функции, говорит о том, что роль функционального подхода в данном аспекте несомненна и является достаточно актуальной научно-практической задачей его анализа.

Проблемам функционального похода в научных исследованиях посвящены работы отечественных и зарубежных исследователей Д. Аакер , П. Дойля , Кунца Г. и О’Доннела С. , Ю.Маркова , М. Мескона и др., однако следует подчеркнуть - роль функционального подхода в определении эффективности определенных методологий и конкретных исследований достаточно снижена, наблюдается расхождение классификационной системы в функциональном аспекте.

Подчеркнутые проблемы определили объективную необходимость дальнейшего исследования, обусловили актуальность, цель и задачи.

Сфера применения функционального подхода в современной экономической науке достаточно обширна. Широчайшее применение он нашел в менеджменте , маркетинге , инновационной деятельности.

В менеджменте, как известно, выделение в управлении каким-либо объектом различных функций и их анализ положило начало концепции «научного управления». Функциональный подход служит основой формирования организационных структур управления предприятиями и организациями. Как следует из трудов известных специалистов по менеджменту, именно функции управления определяют структуру и содержание управляющей системы, определяют сущность управленческой деятельности на всех уровнях управления.

В маркетинге функциональный подход позволил систематизировать понятия маркетингового комплекса и маркетингового процесса через вычленение и анализ маркетинговых функций. Сам маркетинг в большинстве научных и учебных изданиях , раскрывается, изучается и преподается как система маркетинговых функций: исследование рынка, разработка товара, формирование спроса, ценообразование, распределение и продвижение. Именно, на основе функционального подхода сформировано подавляющее большинство маркетинговых служб предприятий, научно обоснован процесс управления жизненным циклом товара.

В инновационной деятельности ключевую роль одного из методов функционального подхода при проектировании каких-либо объектов отводится функционально-стоимостному анализу (ФСА), методу комплексного технико-экономического исследования функций объекта, направленного на оптимизацию соотношения между качеством исполнения заданных функций и затратами на их осуществление .

Роль функционального подхода состоит в разрушении барьеров между различными отраслями знания, концентрации внимания на общности функций, в его комплексности. Именно комплексность функционального подхода послужила причиной его широкого распространения при изучении экономических явлений, в частности при анализе процессов планирования, учете хозяйственной деятельности предприятий и отраслей. Именно исследование сложных экономических систем приобрело черты кибернетической науки, оформилось как ее особое направление – экономическая кибернетика. В рамках этого направления стало возможным развить теоретические представления о процессах передачи и переработки информации в экономических системах.

Таким образом, функциональный подход пронизывает все сферы человеческой жизни и деятельности, позволяет изучать внутреннее содержание, внутренние связи системы при проведении научных исследований.

Четко прослеживается переход к более детальному представлению системы, где в рамках этого представления вызывает интерес функциональные свойства и связи подсистем. В иерархически организованных сложных системах сущность функций какого-либо элемента в этой системе определяется не столько структурой этого элемента, сколько ролью его в структуре самой системы. Таким образом, функция реализуется структурой и объясняется с помощью структуры.

Применительно к бренду, как объекту исследования, наибольший интерес представляет собой сущностная сторона функционального подхода как методологической базы исследования различных изделий, предназначенных для потребления, выступающих в качестве товара, находящегося в тесной диалектической взаимосвязи с брендом.

Раскрывая сущность функционального подхода в данном аспекте важно подчеркнуть - роль функционального подхода состоит в раскрытии полезности (функциональности) объекта. Все исследование объекта ведется относительно его функций и функций его элементов, рассматриваемых в плане их значимости (важности), форм проявления, формирования и величины затрат на их проявление (осуществление) с целью наиболее полного удовлетворения заданных требований, обеспечения эффективных путей их реализации. При функциональном подходе выполняется описание объекта на основе совокупности характеризующих его потребительских свойств, т.е. на языке выполняемых им функций, а задача состоит в поиске альтернативных способов их выполнения, в раскрытии классификация функций объекта . При использовании функционального подхода на практике наиболее часто используется простая процедура расчленения объекта на отдельные элементы-носители функций и оценки их значимости, в результате чего выявляются главные, основные и второстепенные функции. Этот процесс определения и классификации функций называют случайным анализом функций.

Говоря о взаимосвязях функций и структуры в брендинге, следует отметить, что исходя из того, что бренд представляет собой определенный ассоциативный симбиоз в сознании потребителя, структура бренда должна рассматриваться, прежде всего, как система ассоциаций, а не как совокупность названия, логотипа, цветов и звуков. Таким образом, появляется возможность анализа функций отдельных ассоциаций в структуре ассоциативного образа бренда.

Что касается возможностей применения ФСА в брендинге, следует иметь ввиду, что бренд распространяет свое влияние на все товары, зачастую широкого ассортимента, продающиеся под ним, а методы формирования и развития бренда направлены одновременно на разные его функции. Поэтому применение ФСА, как метода стоимостной оценки, для анализа функций бренда при монобрендовой политики фирмы представляется слишком затруднительным и не рациональным, чего нельзя сказать о базовом функциональном подходе, ориентированном прежде всего на анализ качества выполнения и значимость функций. Функционально-стоимостной анализ целесообразно проводить при полибрендовой политики фирмы, когда на каждый бренд возлагается своя специфическая рыночная функция.

Учитывая, что именно функции бренда определяют его сущность и целевое предназначение, а качество их реализации является прямым результатом эффективности брендинга, следует подчеркнуть, что перспективами дальнейшего анализа является углубленное изучение применение функционального подхода, методов функционального моделирования как наиболее объективной научной основы для оценки эффективности брендинга.

Литература:

1. Аакер, Д. А. Стратегическое рыночное упарвление [Текст]: пер. с англ. под. ред. Ю. Н. Каптуревского. – СПб.: Питер, 2002. – 544 с.: ил. – (серия «Теория и практика менеджмента»). – ISBN 5-318-00781-3

2. Дойль, П. Маркетинг, ориентированный на стоимость [Текст] / пер. с англ. под. ред. Ю.Н. Каптуревского. – СПб.: Питер, 2001. - 480 с.: ил. - ISBN 5-318-00226-9

3. Котлер, Ф. Маркетинг менеджмент [Текст] : 2-е издание / пер. с англ. под. ред. О.А. Третьяк, Л.В.Волоковой, Ю.Н. Каптуревского. – СПб.: Питер, 1999. – 896 с. – ISBN 5-8046-0048-6

4. Кунц Г., О’Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций [Текст] / пер. с англ. – М.: Прогресс, 1981. – Т. 1. – 495 с.

5. Марков Ю.Г. Функциональный подход в современном научном познании [Текст]. - Новосибирск: Изд-во «Наука», 1982. – 255 с.

6. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента [Текст] /М.Х., Мескон, М. Альберт: пер. с англ. М.: Дело, 1992. – 702 с.

7. Надтока Т.Б., Виноградов А.Г. Функционально-стоимостной анализ: Уч. пособие. – Донецк: ДонНТУ, 2007. – 132 с.

8. Чумаченко Н.Г., Савченко А.П., Корнеев В.Г. Принятие решений в управлении производством. – К.: Технiка, 1978. – 192 с.

9. Что такое инновация - [Электронный ресурс]. - Элетрон. текстовые даннные (6015 байт) - Режим доступа:

научный подход управление менеджмент

Сущность функционального подхода к менеджменту заключается в том, что потребность рассматривается как совокупность функций, которые нужно выполнить для удовлетворения потребности. После установления функций создаются несколько альтернативных объектов для выполнения этих функций и выбирается тот из них, который требует минимума совокупных затрат за жизненный цикл объекта на единицу его полезного эффекта. Цепочка развития объекта: потребности > функции > показатели будущего объекта > изменение структуры системы.

В настоящее время к управлению применяется, в основном, предметный подход, при котором совершенствуется существующий объект. Например, техническая система совершенствуется путем доработки существующей системы по результатам маркетинговых исследований, анализа научно-технического прогресса в данной области, замечаниям и предложениям потребителей. Поэтому на практике перед конструкторами ставится задача достигнуть по важнейшим показателям качества объекта мирового уровня. В чем недостатки такого подхода? Во-первых, сами конструкторы не заинтересованы в проведении широкого и глубокого анализа мирового рынка, в установлении для себя трудных задач. Мировой уровень потребностей к моменту внедрения объекта у потребителя объективно могут спрогнозировать не конструкторы, а маркетологи. Во-вторых, допустим, конструкторы очень постарались и нашли лучший мировой образец. Однако этот образец проектировался вчера и несет в себе технические идеи вчерашнего дня. Технический прогресс не стоит на месте. Поскольку еще нужно время на разработку, освоение и производство нового образца, за этот период мировые достижения в данной области уйдут далеко вперед. Применяя предметный подход, инвесторы и менеджеры всегда будут только догонять вчерашний день и никогда не выйдут на мировой уровень.

При применении предметного подхода к развитию социально-экономических систем менеджеры идут по пути совершенствования существующих систем. И на практике менеджеры часто сталкиваются с проблемой поиска работы для существующих коллективов или работников. При применении функционального подхода идут от обратного, от потребностей, от требований "выхода" системы, возможностей на ее "входе".

При применении функционального подхода абстрагируются от существующих объектов, выполняющих подобные функции. Создатели новых объектов, удовлетворяющих требованиям потребителей, ищут совершенно новые технические решения для выполнения существующих или будущих (потенциальных) потребностей. Этот подход должен применяться в совокупности с другими, прежде всего с системным, воспроизводственным, маркетинговым подходами.

Рассмотрим два подхода к управлению организацией - функциональное управление и процессный подход. Первый подход применялся до конца XX века, но постепенно организации стали переходить к процессному управлению.

Большинство компаний были построены по функциям и уровням иерархии, и большинство людей считали это единственным эффективным способом организации.

Научный подход к управлению, разработанный Фредериком Тейлором, является лучшим выражением этих идей. Он утверждал, что работа может быть выполнена наиболее производительно, если разбить ее на простые элементы и если люди, особенно рабочие, распределяются управляющими и специализируются на конкретной простой части работы. Он также верил в важную роль управления. «Только через более полную стандартизацию методов, ускоренное внедрение лучших достижений и условий труда, а также усиление кооперации можно обеспечить более быстрое выполнение работы. И обязанность по соблюдению стандартов и увеличению кооперации лежит только на руководителях».

Естественным следствием этих взглядов стало распространение функционально-ориентированных организаций.

Функционально-ориентированная организация - организация, структура которой неизменна, имеет вертикальную топологию, построенную в соответствии с выполняемыми функциями, и строгую иерархическую подчиненность «сверху - вниз».

Рис. 13.

Суть функционального управления - контроль над исполнением сотрудниками их функций и строгое исполнение работниками указаний «эксперта». Норма управляемости, т.е. научно обоснованное количество подчиненных, которых можно контролировать, составляет 5 ± 2 человека. Определяющий параметр эффективности - профессиональная квалификация руководителя, поскольку он сам распределяет сферы деятельности между подчиненными.

Функциональное управление характеризуется следующими особенностями:

Отсутствует быстрая реакция на изменения в связи с наличием вертикальной иерархии.
Внедрение инноваций осуществляется крайне медленно, так как процесс согласования слишком долгий. Инновации рассматриваются как объекты, внедрение которых связано с повышенным риском и требуется только в исключительных случаях.
Сотрудники организации ориентированы не на клиента, а на вышестоящего руководителя. Основная цель заключается в том, чтобы отчитаться перед руководителем, а не удовлетворить потребности клиента.
Между подразделениями возникает непроизвольная разрушительная конкуренция, так как каждый руководитель подразделения хочет выглядеть в глазах вышестоящего руководства лучше других.
Система мотивации персонала не связана с качеством обслуживания клиентов, в связи с этим нет заинтересованности работающих в конечном результате. Каждый сотрудник выполняет четкие указания руководителя в рамках своего функционального подразделения, не понимая своего участия во всей цепочке производства продукции и услуг.
Рост накладных расходов - сначала процесс разбивается на множество отдельных операций, а затем «склеивается» через управленческий аппарат.
Каждое функциональное подразделение опирается только на небольшие участки процесса.
Эффективность работы отдельного подразделения может достигаться в ущерб всему процессу.
Руководители отвечают за работу подразделений, а не за реализацию процессов. Осуществляется вертикальное управление.
Информационные системы не интегрированы, в каждом подразделении «свои автоматизация и управление».

Функциональное управление присутствовало во многих организациях на протяжении всего XX века. Только в конце 1990-х годов компании стали переходить к процессному управлению. Этот переход был вызван определенными условиями, которые выставляла рыночная среда. К таким условиям относятся:

информатизация общества,
развитие процессов глобализации,
жесткая конкуренция с лучшими мировыми производителями,
ориентация на потребителя,
более изысканные потребности клиентов,
существенное сокращение жизненного цикла продукции.

Для того, чтобы можно было функционировать и развиваться с учетом выше представленных условий, требовался новый подход к управлению, который получил название - процессное управление.

В отличие от функционального управления в процессном управлении выделяется понятие «бизнес-процесс» - последовательность действий, направленных на получение конкретного измеримого результата. Согласно стандарту ISO 9000:2000 процесс определяют как устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя (рис. 14).

Понимание процессного подхода базируется на следующих положениях:

определении процессного и системного подходов применительно к организации;
определении бизнес-процесса организации;
понимании этапов внедрения процессного подхода в организации;
определении структуры связанных между собой бизнес-процессов организации.

Рис. 14.

Процессный подход рассматривает организацию как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, выполнение которых делает ее ориентированной на результат, имеющий ценность для потребителя. Каждый сотрудник компании четко понимает, какую работу и за какой период ему нужно выполнить, для того чтобы бизнес-процесс, в котором он участвует, привел к желаемому результату, с учетом определенных требований по качеству.

Таким образом формируется четкая прозрачная структура организации, где каждый знает свои функции и их роль в реализации бизнес- процессов компании, направленных на достижение поставленных целей, согласно разработанной стратегии (рис. 15).

Рис. 15.

Каждый процесс должен иметь цель или систему целей, на достижение которых он направлен. Цели определяются исходя из требований потребителей результатов процесса. Изначально необходимо сформулировать наиболее важную цель процесса, а затем, на ее основе разработать метрику процесса. Использование нескольких целей потребует определения их интегральной оценки путем введения весовых коэффициентов. В этом может помочь методика PATTERN (Planning Assistance Through Technical Evaluation of Relevance Numbers). Сущность данного метода заключается в следующем. Для каждого уровня иерархической структуры выделяется ряд критериев. С помощью экспертной оценки определяются веса критериев и коэффициенты значимости, характеризующие важность вклада каждого элемента структуры в обеспечение критериев. Значимость некоторого элемента структуры определяется коэффициентом связи, который представляет сумму произведений всех критериев на соответствующие коэффициенты значимости. Общий коэффициент связи некоторого элемента структуры определяется путем перемножения соответствующих коэффициентов связи в направлении вершины структуры.

Данную методику эффективно применять при формировании дерева целей организации, которое включает стратегические цели, цели процессов и цели конкретных сотрудников (согласно методу «Управление по целям»).

Результативность - любой процесс должен быть ориентирован на результат, согласно потребностям клиентов.
Стоимость - совокупная стоимость выполнения функций процесса и передачи результатов между ними.
Время цикла - продолжительность выполнения единичного экземпляра процесса, включающая времена выполнения функций процесса, времена подготовки, ожидания и передачи результатов между функциями.
Управляемость - степень соответствия реализации экземпляра процесса требуемым целевым показателям.
Эффективность - показывает, насколько оптимально используются ресурсы для достижения требуемого результата.
Гибкость - способность процесса приспосабливаться к изменениям внешней среды.

Процессно-ориентированную организацию можно определить как организацию, в которой система управления имеет кросс-функциональную топологию, обеспечивающую управление деятельностью и ресурсами в процессах.

Особенности процессно-ориентированных организаций следующие:

в выполнении процессов участвуют сотрудники различных функциональных подразделений;
управление ориентировано на достижение целей процессов, которые ведут к достижению стратегических целей организации;
быстрая адаптация к изменяющимся условиям внешней среды;
упрощенный механизм взаимодействия и обмена информацией между сотрудниками различных подразделений, участвующими в процессе.

Рис. 16.

Для эффективной деятельности организации необходимо выявление, понимание и административное управление системой взаимосвязанных процессов с целью достижения заданных стратегических целей. Процессное управление - это управление, в котором целеположение определяет совокупность процессов для достижения поставленных целей, а процессы задают структуру и ресурсы, требуемые для своего существования.

Процессное управление представляет собой мост между централизацией и децентрализацией в управлении, т.к. при таком подходе человеческим ресурсам делегируются полномочия для выполнения конкретных функций или процедур, а информация предоставляется ресурсам централизованно на основании прав, которыми данные ресурсы обладают.

Процессное управление не дееспособно при отсутствии интегрированных информационных систем. Внедрение процессного подхода должно сопровождаться параллельным внедрением информационных технологий, автоматизирующих бизнес-процессы.

Таким образом, в отличие от функционального управления, где вся деятельность организации представлена в виде отдельных функций, выполняющихся функциональными подразделениями, процессное управление основывается на выделении совокупности бизнес-процессов, направленных на достижение конкретного результата.

Рис. 17.

Но противопоставление процессного и функционального подхода принципиально неверно. Функции, так же, как и процессы, являются равнозначными понятиями управленческой деятельности, и не могут существовать в отрыве друг от друга. Результатом функционального и процессного подходов является проектирование одновременно организационной структуры (т.е. функциональных областей) и порядка взаимодействия в ее рамках (т.е. процессов). Разница только в исходных точках проектирования: распределять ли функциональные обязанности на основе процессов или проектировать процессы взаимодействия между функциональными областями.