Criterii de alegere a unui sistem electronic de management al documentelor. Management electronic document: ce este, funcții, sisteme EDI programe EDO pallada

Un cookie este un fișier text mic de pe dispozitivul dvs. care activează caracteristicile și funcționalitatea unui site web.

Un cookie este un fișier text mic pe care un site web îl solicită de la browserul dvs. web și îl stochează pe dispozitivul dvs. pentru a reține limba preferată și alte informații similare despre dvs. și pentru a activa caracteristicile și funcționalitatea site-ului.

La Comindware, ne străduim să fim clari și sinceri cu privire la datele pe care le colectăm despre dumneavoastră și la modul în care le folosim. Și această Politică oferă detalii despre ce cookie-uri colectăm și cum folosim datele despre dumneavoastră. Această politică privind cookie-urile se aplică site-ului web Comindware.

Mereu pe

Oferiți-vă experiența personalizată și buna funcționare a site-ului.

Cookie-urile întotdeauna activate ne ajută să vă oferim o experiență personalizată pe site și nu pot fi dezactivate în sistemul nostru. Puteți seta browserul dvs. web să blocheze sau să vă avertizeze despre aceste cookie-uri, dar este posibil ca unele părți ale site-ului web să nu funcționeze.

Viteza site-ului

Folosit pentru a optimiza și îmbunătăți continuu site-ul web.

Cookie-urile de performanță ne ajută să optimizăm și să îmbunătățim continuu site-ul web. Aceste cookie-uri ne permit să numărăm vizitele pe site, să urmărim sursele de trafic, să stabilim care pagini sunt cele mai populare și să ofere valoare vizitatorilor, să aflăm cum navighează utilizatorii pe site. Toate datele sunt colectate în aceste cookie-uri într-o formă agregată și, prin urmare, sunt anonime.

Lucrul cu documentația ia partea leului din timpul și resursele oricărei organizații, deoarece documentele însoțesc toate etapele activității antreprenoriale. Eficientizarea proceselor de gestionare a documentelor ridică imediat dramatic eficiența gestiunii și a contabilității, deficiențele sistemului de circulație a documentelor creând multe probleme afacerilor.

Automatizarea a afectat și această latură a antreprenoriatului.

• Luați în considerare caracteristicile creării și funcționării unui sistem organizațional unic la întreprindere, care asigură circulația documentelor în formă electronică,
• discutați cum să alegeți cel mai potrivit sistem,
• Să facem cunoștință cu cel mai popular SED.

Esența sistemelor EDMS

Fluxul documentelor- un termen care caracterizează toate procesele dintr-o întreprindere legate de fixarea diferitelor acte sub formă de documentare:

• scrierea initiala sau chitanta;
• înregistrare;
• asigurarea executării acțiunilor relevante conform documentului;
• control asupra executiei;
• contabilitate;
• arhivare;
• depozitare;
• reutilizare;
• Anchetă;
• corespondență.

REFERINŢĂ! Managementul documentelor include și procesul de organizare a tuturor activităților de mai sus. Este important să se facă distincția între managementul documentelor și munca de birou: cel din urmă concept este mai larg, se referă la întreaga industrie de afaceri asociată cu documentația și o include pe primul.

Multă vreme, procesul de flux de lucru s-a desfășurat exclusiv pe hârtie, dar tehnologiile moderne fac posibilă automatizarea acestui sistem și trecerea la o versiune complet fără hârtie sau reducerea semnificativă a fluxului de documentație pe hârtie.

Există mai multe opțiuni pentru denumirea unui astfel de sistem automat de documentare electronică:

• EDMS - sistem electronic de gestionare a documentelor;
• EDDD - sistem electronic de gestionare a documentelor și birou;
• CAD - sistem de automatizare de birou;
• SEDO - sistem electronic de gestionare a documentelor;
• SADO este un sistem de management al documentelor.

Cea mai des folosită este abrevierea SED.

O componentă obligatorie a SED este utilizarea semnatura electronica– un identificator al unui document electronic care garantează autenticitatea acestuia (acţionează ca o viză personală pe un document pe hârtie).

Avantajele implementării unui EDMS

Cel mai evident avantaj al utilizării gestionării electronice a documentelor într-o întreprindere este abilitatea de a evita cu bucurie multe dintre problemele care sunt aproape inevitabile cu forma tradițională de hârtie de birou. Acestea includ:

• erori datorate factorului uman;
• pierderea documentului solicitat;
• timpul petrecut căutând hârtia necesară;
• probleme cu trimiterea, livrarea și primirea documentației;
• dificultăți în a face duplicate dacă este necesar;
• acțiuni suplimentare legate de depozitarea, arhivarea și distrugerea documentelor acumulate;
• costuri cu materiale de birou;
• grad mai scăzut de protecție împotriva contrafacerii și a posibilelor vătămări etc.

Calitățile pozitive ale EDMS, care afectează dramatic eficiența proceselor de afaceri, decurg din principiile utilizării acestui sistem.

1. Identificare unică- în formă electronică, un document se înregistrează o singură dată, după care poate fi ușor identificat automat.
2. Operații paralele- in forma electronica, puteti interactiona cu mai multe documente aproape simultan, ceea ce creste eficienta si reduce costurile de timp.
3. Unitatea bazei documentare- toate documentele sunt reunite într-un sistem consistent, în urma căruia nu sunt duplicate sau pierdute.
4. Căutare ușoară- sistemul automat de identificare iti permite sa gasesti rapid documentul dorit cu un minim de date initiale.
5. Posibilitate de atasare- unul sau mai multe fișiere pot fi atașate oricărui document în formă electronică, ceea ce vă permite să îi furnizați atașamentele și atributele necesare.
6. Raportare avansată- formularul electronic vă permite să grupați documentele în funcție de motivele necesare, ceea ce vă permite să controlați toate etapele deplasării documentației și să furnizați o contabilitate completă și fiabilă pentru factorii necesari.
7. Adaptare flexibilă- managementul electronic al documentelor este ușor de adaptat rapid oricăror nevoi de producție.

NOTĂ! Pentru a oferi toate avantajele notate ale EDMS, personalul care lucrează cu documentația va trebui să se recalifice și să stăpânească noi abilități.

Ce sunt SED

Un produs software conceput pentru a efectua funcții de automatizare a fluxului de lucru diferă în setul de funcții încorporate în el.

1. EDMS universal(se mai numesc „pachet” sau „cutie” - sisteme standardizate care asigură funcții de bază de birou. Caracteristicile lor distinctive:
   • funcționalitate relativ mică;
   • inadecvare la specificul companiei;
   • accesibilitate și ușurință în instalare și implementare;
   • cel mai ieftin din punct de vedere al costului.

ATENŢIE! Atunci când introduce un EDMS universal într-o întreprindere, angajatorul va trebui să achiziționeze o licență pentru noi locuri de muncă care se introduc.

2. EDMS de dezvoltare individuală- sisteme fabricate special pentru a satisface nevoile unui anumit client. Aceste produse se caracterizează prin:
   • personificare maximă;
   • cheltuieli suplimentare pentru recalificarea angajaților și achiziționarea de echipamente;
   • preț mare;
   • necesită mai mult timp pentru dezvoltare, instalare și implementare.
3. EDMS combinat– pe baza platformei universale sunt introduse suplimente individuale suplimentare. Instalarea unui astfel de sistem vă permite să rezolvați următoarele sarcini:
   • pe deplin potrivite pentru a răspunde nevoilor organizației;
   • costurile de dezvoltare, instalare și punere în funcțiune sunt reduse;
   • modulele de bază vă permit să stăpâniți rapid sistemul și să instruiți personalul;
   • poate interacționa cu alte produse software;
   • clientul primește drepturi depline asupra produsului software.

În funcție de configurație, capacitățile unui anumit EDMS asigură automatizarea diferitelor domenii de activitate de producție, care pot fi combinate în diferite moduri:

1. Munca de birou.
2. Circulația generală a documentelor.
3. Gestionarea contractelor.
4. Arhivare.
5. Management de proiect.
6. Documentație specială.
7. Interacțiunea cu documentația primită.

Cum să alegi EDMS-ul potrivit

Pentru a alege cea mai bună opțiune pentru automatizarea fluxului de lucru al organizației dintr-o gamă destul de largă de produse de pe piață, trebuie să știi la ce parametri ar trebui să fii atent.

Factorii cheie în selecție sunt următoarele puncte caracteristice organizației:

• disponibilitatea de a înlocui documentația pe hârtie cu omologul său electronic („maturitatea” fluxului de lucru);
• obiective pentru implementarea EDMS;
• posibilitatea de dezvoltare ulterioară;
• resursele alocate pentru implementare (timp și bani).

Să ne uităm la fiecare factor mai detaliat:

1. Maturitatea fluxului de lucru original. Cu cât fluxul de lucru pe hârtie este mai bine organizat în companie, cu atât este mai ușor să implementați EDMS, deoarece va înlătura imediat toate dificultățile, oferind în schimb beneficiile unui lucru de birou mai eficient. Pentru instalarea sistemului și formarea personalului vor fi necesare timp și costuri financiare relativ mici. La nivelurile inferioare de organizare a fluxului de lucru, va trebui mai întâi să cheltuiți energie pentru a formaliza principalele procese de gestionare a documentelor și apoi pentru a le converti în formă electronică.
2. Obiective de implementare. Alegerea este determinată de setul de funcții pe care acesta sau acela EDMS le va oferi. În fiecare caz, conducerea decide dacă caracteristicile de bază vor fi suficiente sau dacă este necesară personalizarea.
3. rezerve. Atunci când automatizarea este necesară pentru procesele deja formalizate, există o mare probabilitate de specificitate a acestora. Dezvoltarea organizației prevede schimbări în fluxul de lucru, de care sistemul ar trebui să fie capabil. Prin urmare, cu rezervele de dezvoltare stabilite, EDMS implementat ar trebui să fie cât mai flexibil posibil.
4. Resurse. Valoarea, exprimată în timp și bani, este în cele din urmă componenta investiției. Prin urmare, este necesar să se ia în considerare nu numai prețul software-ului și instalarea acestuia, ci și cât va costa deținerea acestui sistem. Costurile suplimentare pot fi fonduri pentru „actualizarea” unui EDMS deja funcțional, recalificarea angajaților etc.

O scurtă prezentare generală a mai multor EDMS populare

Aproximativ 20 de EDMS diferite sunt utilizate în prezent pe piața modernă din Rusia. Să analizăm cele mai frecvent utilizate dintre ele, care s-au dovedit cu succes în îmbunătățirea eficienței managementului întreprinderii.

1. "Practică".În 2012, Ministerul Telecom și Comunicații de Masă a introdus acest sistem ca principal pentru managementul documentelor, având aproximativ 4 mii de clienți. Sistemul este folosit de majoritatea instituțiilor de stat din Moscova. Acest program poate fi folosit în versiunea cloud sau server. Costul unei taxe de abonament pentru o organizație este relativ mic, pentru fiecare utilizator suplimentar se efectuează o plată suplimentară.
2. „Naumen DMS”- dezvoltare bazată pe NauDoc (în trecutul recent, unul dintre cele mai populare EDMS), dar într-o versiune îmbunătățită și completată. Face parte dintr-un sistem mai larg de management al proceselor de afaceri.
3. Directum- un sistem care pune accent pe principiile interacțiunii colective. Conține mecanisme convenabile pentru crearea bazelor de date pentru documentare, organizarea de conferințe, interviuri, întâlniri etc.
4. „CompanyMedia” Dimpotrivă, oferă personalizare maximă. Cu ajutorul acestui EDMS este ușor să creați locuri de muncă personale și să asigurați funcționarea acestora.
5. "O afacere"- produsul lider, care ocupă aproape jumătate din piața EDMS din Federația Rusă, care este utilizat de Banca Centrală, Sberbank, Rostelecom și alte organizații mari.

Societatea noastră este pe cale de a introduce sisteme electronice de gestionare a documentelor peste tot în toate întreprinderile.

Acest lucru se datorează faptului că până acum majoritatea întreprinderilor nu pot face acest lucru dintr-un motiv simplu - lipsa de experiență în utilizarea documentației electronice.

SED Docsvision

Docsvision EDMS ca instrument de automatizare a proceselor dincolo de fluxul de lucru

ELMA

ELMA EDMS este implementat ca parte a mai multor pachete ECM+, Projects+, ELMA CRM+, care sunt selectate în funcție de cerințele utilizatorului. Există chiar și un pachet cu KPI-uri.

Particularitatea interfeței este adaptarea acesteia la rolul utilizatorului cu ajutorul instrumentelor de proiectare încorporate.

Implementează accesul accelerat la datele de referință și automatizarea unui număr de procese, în special, procesarea documentației din diverse surse.

În ceea ce privește căutarea datelor, există o procedură de căutare după detalii. Rezultatul căutării poate fi generat într-un raport, iar șabloanele pot fi generate din interogări de căutare.

Pentru operațiunile cu BP, a fost alocat un subsistem special care vă permite să planificați înlocuirea, să configurați sarcini, să gestionați și să simulați BP.

Blocul de securitate acceptă o serie de metode de autorizare, delimitează clar drepturile utilizatorului pentru tipul de acces la obiecte.

În plus, este utilizat un EDS, iar numărul de utilizatori activi poate fi determinat programatic.

Acest SED are și dezavantajele sale. De exemplu, nu există e-mail local. Există restricții privind crearea și atribuirea sarcinilor, iar înregistrarea din aplicațiile de birou nu este implementată.

În plus, nu există instrumente încorporate pentru vizualizarea atașamentelor, sunt executate doar interogări tipice și nu există căutare automată pentru duplicate.

Ce sarcini rezolvă 1C: managementul documentelor 8

Ce sarcini rezolvă 1C: Managementul documentelor 8: munca de birou; stocarea și preluarea informațiilor; procese de afaceri; rutarea documentelor; contabilitatea timpului de lucru.

În prezent, schimbul de documente între entități comerciale și persoane fizice trece treptat de la hârtie la electronic. Sistemul electronic de gestionare a documentelor are o serie de avantaje față de hârtie simplă - economisește timp și crește eficiența deciziilor. EDMS poate fi construit atât în ​​cadrul unei companii, cât și între diferite companii prin intermediul internetului.

Gestionarea electronică a documentelor este un sistem de procese pentru prelucrarea documentelor în formă electronică. Majoritatea programelor moderne de contabilitate și personal sunt capabile să genereze documente electronice într-un format standard stabilit la nivel legislativ. Dar pentru ca un astfel de document să aibă greutate juridică, acesta trebuie să fie semnat de ambele părți cu semnătură electronică.

Managementul electronic al documentelor poate fi împărțit în două mari tipuri - schimbul de documente în cadrul companiei sau între diferite companii prin canale de comunicare. Este permisă combinarea acestor două sisteme într-unul global.

Utilizarea managementului electronic al documentelor în cadrul companiei necesită achiziționarea pachetului software necesar (platforma EDI), precum și a echipamentelor pentru funcționarea acesteia (echipamente de rețea, server etc.).

Pentru a face schimb de documente între două companii este nevoie de un operator de gestionare electronică a documentelor. Acesta garantează livrarea mesajelor, controlează formatul documentelor trimise, necesită certificarea lucrărilor cu date printr-o semnătură electronică și stochează o arhivă de documente.

Atenţie! Unul dintre aceste servicii este . Documentele primite prin intermediul acestuia sunt semnificative din punct de vedere juridic dacă au o marcă din EPC a ambelor părți la fluxul de documente.

Avantajele și dezavantajele EDI

Principalele avantaje

Gestionarea electronică a documentelor are avantaje incontestabile față de hârtie:

• Organizarea documentelor - sistemul nu vă va permite să atribuiți același număr unor documente diferite, deoarece acest lucru se va întâmpla în ordine și automat;
• Urmărirea poziției fiecărui document - în orice moment puteți afla exact cine lucrează cu documentul. Angajatul nu o va putea strica sau pierde. Un document șters accidental sau intenționat poate fi încă restaurat;
• Accelerarea procesării documentelor - dacă departamentele companiei sunt împrăștiate în mai multe clădiri, atunci un document pe hârtie trebuie să fie transportat personal acolo pentru aprobare. Cu EDI, documentul necesar ajunge la angajat într-o fracțiune de secundă;
• Lucru convenabil cu versiuni - la editare, sistemul salvează fiecare versiune. Dacă este necesar, puteți urmări cine și când a făcut modificări documentului;
• Acces la distanță non-stop - dacă este necesar, accesul la sistemul EDI poate fi aranjat prin internet de pe orice computer din lume. Un angajat poate lucra cu documente în timpul unei călătorii de afaceri, în vacanță sau în concediu medical;
• Programarea lucrărilor - prin specificarea datei de creare și a scadenței, puteți planifica execuția documentelor de intrare în funcție de coadă;
• Cautare documente - puteti cauta in baza de date generala a documentelor dupa cuvinte cheie si expresii;
• Economisirea hârtiei - nu este nevoie să tipăriți toate documentele în cantitatea necesară.

Principalele dezavantaje

În ciuda avantajelor evidente, sistemele EDI au și dezavantaje care pot împiedica o companie să le implementeze.

Acestea includ:

• Este necesar să cheltuiți bani pentru achiziționarea sistemului, care, în funcție de numărul de utilizatori, poate ajunge până la 100 de mii de ruble;
• După cumpărare, este nevoie de mult timp pentru instalare, implementare și depanare;
• Este necesar să se efectueze instruire pentru toți utilizatorii care vor fi implicați în aceasta;
• Asigurarea securității sistemului - controlul accesului între utilizatori, emiterea semnăturilor electronice necesare, protecție împotriva intruziunilor din exterior;
• Personalul companiei trebuie să aibă un administrator care va monitoriza funcționarea sistemului, va efectua acțiuni de service și va rezolva problemele utilizatorilor;
• Pentru a păstra informațiile, este necesară o copie de rezervă a bazei de date cu documente;
• Dacă firmele partenere nu au un EDI, trebuie să se asigure atât un sistem electronic, cât și unul pe hârtie.

Funcționalitatea managementului documentelor electronice

Orice sistem de flux de lucru ar trebui să ofere un set de acțiuni:

• Lucrați cu orice fel de documente - creați, întocmește, procesează, înregistrează, controlează implementarea lor, coordonează etc.;
• Organizați fluxurile de lucru - definiți rute în cadrul companiei, restricționați accesul între utilizatori individuali, oferiți posibilitatea de a lucra cu un document mai multor persoane simultan;
• Organizați o arhivă de documente cu posibilitatea de căutare, stocare a acestora.

Atenţie! Gestionarea electronică a documentelor ar trebui să ofere aceeași capacitate de a lucra cu documente ca și hârtia tradițională.

Sistemele avansate mari oferă oportunități pentru:

• Înregistrarea tuturor documentelor care trec - primite, ieșite, interne, cu redirecționarea ulterioară a acestora către cap;
• Asigurarea unei proceduri uniforme de lucru cu documentele in fiecare divizie a companiei;
• Lucrați cu documentul atât individual, cât și colectiv;
• Schimb de documente între departamente și anumiți angajați;
• Limitarea accesului la documente;
• Folosiți formulare standard pentru toate documentele;
• Controlați că aprobarea, execuția și alte lucrări cu documentul vor fi finalizate la timp;
• Generarea de rapoarte - analitice, statistice etc.;
• Organizați stocarea arhivelor cu fixarea datei și orei accesului la acestea de către utilizatori.

Este posibil să combinați gestionarea documentelor pe hârtie cu cea electronică?

După trecerea la gestionarea electronică a documentelor într-o organizație, la început nu va fi încă posibilă abandonarea completă a documentelor pe hârtie.

Acest lucru se poate întâmpla din mai multe motive:

• Nu toți contractanții folosesc EDI;
• Compania are deja o mulțime de documente pe hârtie în arhivă.

Cu toate acestea, există diferențe fundamentale în lucrul cu documente electronice și hârtie. De exemplu, un document pe hârtie trebuie tipărit și adus la cap pentru semnare, în timp ce unul electronic este semnat în sistemul propriu-zis. Documentele contabile pe hârtie trimise unei contrapărți pot fi pierdute prin poștă în timpul expedierii, în timp ce cele electronice ajung la destinatar.

Principala diferență între lucrul cu două tipuri de documente este stocarea acestora. Documentele electronice intră imediat în sistem, unde toți utilizatorii pot lucra cu ele. Pentru documentele pe hârtie, ar trebui să fie în continuare organizată o arhivă unde acestea vor fi stocate în mod ordonat. Totodată, după intrarea în companie, documentul pe hârtie trebuie scanat, iar această copie scanată trebuie încărcată în sistem pentru lucrări ulterioare.

Atenţie! Astfel, munca în cadrul companiei ar trebui să se desfășoare în continuare doar în formă electronică. Dacă sosește un document pe hârtie, atunci îl văd doar cei care îl primesc sau îl semnează. În același timp, lucrul cu o copie electronică vă permite să protejați originalul de aproape orice pierdere și permite mai multor utilizatori să lucreze cu acesta simultan.

Care sunt programele ED?

Există multe sisteme de gestionare a documentelor pe piață, fiecare cu propriile avantaje și dezavantaje. Cele mai comune sisteme:

Sistem	Particularități	Preț
O afacere	Unul dintre cele mai mari programe EDI. Funcționalitate excelentă, simplitate și ușurință în utilizare.	De la 11 la 13,5 mii de ruble. pentru un loc de muncă
Logici	Poate fi folosit în companii de orice dimensiune, ușor de învățat, personalizare flexibilă	De la 4900 la 5900 pe loc.
Eufratul	Considerat cel mai avansat dintre sisteme, pachetul include propriul sistem de baze de date, design usor si placut	De la 5.000 de ruble pe loc de muncă atunci când este implementat pe serverul unei organizații, de la 10.000 de ruble. când este plasat pe echipamentul dezvoltatorului.
1C: Arhivă	Integrare completă cu orice produs 1C, capacitatea de a stoca orice fișier - text, grafică, video și audio.	De la 12 la 57 mii de ruble. pentru întregul program.
DIRECTUM	Sistemul optim pentru întreprinderile mici și mijlocii, puteți combina documentele electronice cu cele pe hârtie.	De la 7 mii de ruble. până la 2 milioane de ruble pentru o licență
OPTIMA-WorkFlow	Un nou sistem care abia începe să se dezvolte activ. Există mai multe caracteristici unice pentru acest sistem.	De la 55 la 75 de mii de ruble. pentru o licență.

Interacțiunea unui document electronic cu alte programe

Luându-și locul în mediul electronic al organizației, sistemul EDI ar trebui să susțină liber alte aplicații de afaceri care operează deja în el în timpul funcționării. De exemplu, este necesară procesarea liberă a documentelor contabile - facturi, acte, facturi, împuterniciri etc.

În plus, sistemul electronic de gestionare a documentelor trebuie să funcționeze cu toată lumea într-o manieră consecventă și să funcționeze cu aceleași date. Prin urmare, este necesar ca sistemul să poată suporta directoare utilizate în mediul electronic și să poată actualiza datele din acestea.

În plus, este necesar să se țină cont de lucrul cu date externe - e-mail, platforme de tranzacționare etc.

Atunci când alegeți un EDI, este necesar să acordați atenție posibilității de interacțiune a acestuia cu alte mijloace și surse de date disponibile în întreprindere. De obicei, sistemele populare și, prin urmare, în curs de dezvoltare activă, încorporează multe module pentru cele mai populare programe - 1C, Parus, Oracle și multe altele.

De exemplu, managementul documentelor electronice al programului 1C vă poate permite să generați, să primiți și să trimiteți documente contabile electronice direct din acesta, confirmându-le în același timp cu o semnătură calificată.