Optimizarea muncii unui depozit și a tehnologiilor de depozitare. Organizarea unui depozit în producție Ce să faci cu un depozit

Jurnalul „Directorul Serviciului Informațional”, nr. 1, 2008
// ianuarie 2008

La un anumit moment în timp, orice întreprindere care operează spațiu de depozitare se confruntă cu nevoia de schimbări în tehnologiile de depozitare și manipulare a mărfurilor. O abordare competentă a proiectării și implementării modificărilor va îmbunătăți calitatea depozitului, menținând în același timp un nivel acceptabil de costuri pentru echipamentele și întreținerea acestuia.

O analiză a activităților unui număr de companii de distribuție arată că există o relație între principalii indicatori economici ai companiei de distribuție și abordările de gestionare a stocurilor și a depozitelor. Pe măsură ce cifra de afaceri a companiei de distribuție crește, erorile de gestionare a procesului de depozitare au un impact negativ asupra nivelului de satisfacere a cererii și duc la o creștere disproporționată a necesarului de spațiu în depozit.

Investiția în timp util în implementarea proiectelor care vizează îmbunătățirea eficienței operațiunilor este mult mai ieftină decât „chitarea găurilor” și corectarea consecințelor greșelilor grave. De aceea este important să preveniți problemele prin dezvoltarea propriului personal și folosind cele mai bune practici ale altor companii.

Simptomele erorilor de gestionare a procesului de depozitare sunt: ​​lipsa spațiului, utilizarea ineficientă a echipamentelor și a resurselor tehnice, costuri mari pentru depozitarea și manipularea mărfurilor, calitatea slabă a serviciului clienți.

Sarcina de creștere a eficienței depozitului, dacă acesta a fost deja construit și este în funcțiune, este fezabilă fără investiții semnificative în echipamente și restructurare a complexului de depozite.

O abordare competentă a descrierii proceselor și o înțelegere a semnificației problemelor de gestionare a complexelor de depozite determină în mare măsură efectul modernizării ulterioare a tehnologiei depozitului.

Obstacolele în calea îmbunătățirii eficienței complexelor de depozite pot fi împărțite în patru grupe: organizaționale (funcții, competențe, domenii de responsabilitate), tehnologice (secvența operațiunilor, metode și algoritmi), informaționale (sisteme informaționale pentru contabilitate și prelucrare a datelor, instrumente de comunicare) și tehnice (prezența mașinilor și echipamentelor, amortizarea resurselor, respectarea cerințelor).

Alegerea direcției optimizarea depozitului, în primul rând, merită să acordați atenție îmbunătățirii organizării proceselor și tehnologiei de efectuare a muncii - aici se poate obține un rezultat relativ rapid folosind echipamentele existente.

Soluția sarcinilor tehnice și informaționale care pot fi efectuate într-un timp scurt cu investiții relativ reduse de fonduri poate include, de exemplu, achiziționarea de walkie-talkie într-un depozit pentru a apela rapid angajatul necesar, instalarea unei imprimante pt. sarcini de tipărire în imediata apropiere a zonei de acceptare sau selecție etc. .P. Totuși, toate aceste inovații trebuie să fie supuse logicii generale a depozitului și modificărilor planificate. Evident, dacă depozitul intenționează să treacă la tehnologia fără hârtie folosind terminale de colectare a datelor, atunci achiziționarea de imprimante și walkie-talkie este inadecvată.

Secvențierea

Procesul de optimizare a tehnologiilor de depozitare constă din mai multe etape succesive: studiul proceselor tehnologice (expertiza logistică), dezvoltarea soluțiilor de amenajare a spațiului și proiectarea tehnologiei de funcționare a depozitului, pregătirea depozitului pentru implementarea modificărilor și implementarea în sine.

Expertiza logistica

Scopul primei etape este de a descoperi problemele cheie, a căror rezolvare va da cel mai tangibil rezultat cu cheltuirea minimă de resurse și timp.

Pentru a atinge obiectivul, este necesar să se determine lista proceselor de afaceri, să le examineze, să evalueze și să ierarhească problemele identificate. De regulă, este posibil să se evidențieze procesele de afaceri ale depozitului (acceptarea mărfurilor, plasarea, ridicarea și expedierea comenzilor, inventar etc.) și procesele aferente care implementează interacțiunea dintre depozit și departamentele aferente (gestionarea stocurilor, achiziționarea mărfurilor). , organizarea aprovizionării depozitului de mărfuri și livrarea comenzilor clienților).

Există multe metode de descriere a proceselor. Una dintre cele mai simple și mai accesibile este schema fluxurilor de informații, în timpul construcției căreia se identifică probleme de comunicare și management, dublarea sau operațiunile inutile.

Figura 1 prezintă o diagramă simplificată a fluxurilor de informații în procesul de primire a mărfurilor la depozitul uneia dintre companii înainte de optimizare.

Desen. 1. Fluxul documentelor atunci când mărfurile sunt primite la depozit (schemă simplificată)

Mai multe zone problematice au fost identificate în timpul interviurilor cu personalul cheie în cartografierea procesului. Să dăm doar un exemplu. Șoferul expeditor a furnizat documentația de expediere managerului departamentului de achiziții pentru a verifica caracterul adecvat al aplicației, iar apoi a predat documentele cu permisiunea departamentului de achiziții operatorului de depozit. Sistemul informatic al depozitului nu a primit informații despre livrarea așteptată, astfel încât operatorul depozitului a trebuit să pregătească un document pentru acceptare într-un moment în care mașina era deja pregătită pentru descărcare. Pentru a accelera procedura de descărcare și recepție, conducerii depozitului i s-a permis să efectueze recepția conform unei copii a scrisorii de însoțire, iar după ce vehiculul a părăsit depozitul, completarea unui formular întocmit de operator, introducând informații suplimentare despre datele de expirare și caracteristicile de greutate și mărime ale mărfurilor primite.

Concomitent cu recepția și afișarea mărfurilor în sistemul informatic al depozitului, managerul de achiziții a efectuat înregistrarea mărfurilor în sistemul informațional corporativ. Nu a existat o integrare în timp real a acestor două sisteme. Sincronizarea avea loc o dată pe zi și era folosită numai pentru verificarea datelor privind soldurile.

Să luăm în considerare problemele frecvent întâlnite ale proceselor de depozitare care împiedică organizarea eficientă a depozitării, manipularea mărfurilor și îndeplinirea comenzilor clienților.

În procesul de primire a mărfurilor la depozit, astfel de probleme organizatorice și tehnologice, cum ar fi încărcarea neuniformă a depozitului, costurile ridicate ale forței de muncă pentru descărcare la primirea mărfurilor nepaletizate, acceptarea în conformitate cu copiile documentelor de transport care nu sunt potrivite pentru fixarea de informații suplimentare pot apărea. Aceeași etapă se caracterizează prin probleme de informare și tehnică, de exemplu, dificultăți în identificarea mărfurilor care sosesc, lipsa echipamentului de manipulare, lipsa unei rampe, lipsa capacității în zona de primire și plasare a mărfurilor, dubla introducere a informațiilor despre sosire. în CSI și în depozitul ACS.

La plasarea mărfurilor, capacitatea depozitului este adesea folosită ineficient, nu există metode reglementate de luare a deciziei privind amplasarea mărfurilor; mărfurile pot fi depozitate aleatoriu în zona de depozitare a podelei, nici optimizarea plasării mărfurilor în depozit (compactare, consolidare) nu se realizează. Toate aceste probleme sunt legate de categoria organizațională. Principalele probleme de informare ale plasării sunt lipsa contabilității în sistemul informațional pentru circulația mărfurilor în depozit, fixarea termenelor de expirare, loturi, serii și alte caracteristici care afectează succesiunea selecției, și de aici și plasarea mărfurilor în depozit. .

Preluarea și expedierea sunt adesea însoțite de multe probleme tehnologice, inclusiv depozitarea în comun a diferitelor mărfuri (sau a mărfurilor identice cu date de expirare diferite), ceea ce duce la erori în selecție; selecție în bucăți și cutii din orice palet din zona de depozitare de rezervă (mulți paleți „deschiși”); reaprovizionarea prematură a mărfurilor în zona de selecție; lucru de urgență la ridicarea comenzilor urgente sau a comenzilor suplimentare ale clienților primite imediat înainte de expediere; trasee neamenajate pentru depozitari și absența unei părți a gamei în locurile de depozitare disponibile pentru selecție în cutii și piese fără utilizarea mijloacelor tehnice. Timpul semnificativ petrecut în căutarea mărfurilor necesare din cauza informațiilor învechite din baza de date a depozitului și discrepanța dintre dimensiunile celulelor și caracteristicile de greutate și dimensiune ale mărfurilor, standardul stocului și rata de rotație sunt principalele informații și probleme tehnice ale procesul de ridicare și expediere.

Procesele legate de depozit, în care experții includ achizițiile, gestionarea stocurilor, vânzările, livrarea mărfurilor către clienți, ar trebui, de asemenea, analizate cu atenție.

De exemplu, în procesul de gestionare a achizițiilor și a stocurilor, definirea expertă, intuitivă a sortimentului și a volumului livrărilor duce adesea la acumularea de stocuri în exces sau nelichide. Iar lipsa de informații despre cererea nesatisfăcută duce la o lipsă de mărfuri în depozit. O altă problemă organizatorică în procesul de gestionare a achizițiilor și a stocurilor este utilizarea unui algoritm eronat pentru luarea deciziilor cu privire la volumul achizițiilor, ceea ce duce la acumularea de stocuri în exces. Lipsa lucrărilor de analiză a calității muncii furnizorilor (nu există statistici despre livrări insuficiente, retururi, investiții insuficiente) poate fi pusă și pe seama principalelor probleme de informare.

Probleme organizatorice pot apărea în timpul procesului de vânzare și livrare, care includ procesarea rapidă a comenzilor pentru sucursale și angrosisti (comenzi urgente și mari) și înregistrarea mai multor comenzi pentru un client (pentru o adresă de livrare, pentru o dată de expediere) fără a combina înainte de a intra stocul. În sfârșit, enumerăm principalele probleme de informare ale procesului de vânzare și livrare: sistemul informatic nu reflectă disponibilitatea comenzii pentru expediere, nu sunt ținute statistici privind livrările insuficiente și problemele întâlnite în timpul livrării, retururile și motivele acestora nu sunt înregistrate, datele pe solduri poate să nu corespundă situației reale din depozit, managerii de vânzări văd restul mărfurilor în sistemul informatic și nu cantitatea disponibilă pentru vânzare.

Problemele identificate în etapa de analiză sunt ierarhizate ținând cont de gradul de impact al acestora asupra productivității, costurilor, calității serviciului clienți și se determină cea mai profitabilă secvență a soluției lor. Acest lucru vă va asigura că profitați la maximum de modificările dvs.

Dezvoltarea soluțiilor de amenajare a spațiului

De regulă, dintre problemele frecvent întâlnite, cele mai critice sunt utilizarea ineficientă a spațiului depozitului sau a zonelor sale individuale, discrepanța dintre parametrii depozitelor și intensitatea fluxului de mărfuri.

Procesul de dezvoltare a unui aspect al depozitului începe cu determinarea numărului și a designului zonelor de depozitare, ținând cont de caracteristicile de greutate și dimensiune ale mărfurilor depozitate și de parametrii mișcării mărfurilor. Următoarea etapă este zonarea depozitului și dezvoltarea unui model pentru fluxul de mărfuri pe zone de depozit. În etapa finală, sunt dezvoltați algoritmi pentru plasarea efectivă a mărfurilor în locurile de depozitare, rute de ridicare și deplasare.

Determinarea numărului și a designului locațiilor de depozitare

Pentru a calcula designul optim și numărul necesar de locuri de depozitare în depozit, se folosesc valorile standardelor de stoc, caracteristicile de greutate și dimensiune ale pachetelor de produse și condițiile de depozitare necesare.

Pentru toate dimensiunile standard ale locurilor de depozitare utilizate într-un depozit sau planificate pentru utilizare, se calculează coeficientul de umplere cu mărfuri în funcție de greutate și volum. În acest caz, analiza se efectuează pentru fiecare produs. Locațiile de depozitare cu cei mai mari factori de umplere sunt considerate optime.

Pe baza informațiilor despre raportul de inventar, se determină câte locații de depozitare vor fi necesare pentru fiecare articol în zona de depozitare și în zona de picking. Apoi locațiile de depozitare calculate pentru mărfuri sunt grupate pe condiții de depozitare pentru a obține valorile totale ale parametrilor zonelor de depozit.

Această abordare a proiectării locațiilor de depozitare permite utilizarea cea mai eficientă a spațiului de depozit, atinge un echilibru între costul echipamentului de depozit și satisfacerea tuturor cerințelor de procesare și depozitare a mărfurilor și standardizează locațiile de depozitare într-un depozit.

Parametrii altor zone tehnologice (operațiuni de încărcare și descărcare, recepție, asamblare, expediere) sunt determinați pe baza datelor privind livrările și expedițiile medii zilnice, volumul și dimensiunile standard ale mărfurilor primite și expediate.

Dezvoltarea algoritmilor pentru plasarea eficientă a mărfurilor

Dezvoltarea algoritmilor pentru amplasarea eficientă a mărfurilor în locurile de depozitare, deplasarea mărfurilor în cadrul depozitului, rutele de picking se realizează și ea în această etapă și are ca scop creșterea eficienței utilizării spațiului din depozit, reducerea timpului de ridicare a comenzilor, timpul de nefuncţionare a echipamentelor şi cozile de aşteptare.

Principiile plasării mărfurilor în depozit depind de metoda de ridicare a comenzilor. Pentru a reduce timpul de picking, mărfurile din zona de depozitare pot fi grupate, de exemplu, după dimensiunile ambalajului mărfurilor sau după viteza de vânzare a mărfurilor și cifra de afaceri. Fiecare zonă din depozit poate avea reguli specifice de plasare și picking. Implementarea lor se realizează folosind mecanismul de atribuire a unui rating celulelor din sistemul de automatizare a depozitului, precum și utilizarea sistemului de numerotare pentru zone, zone și celule.

Proiectare tehnologie de depozitare

Scopul acestei etape de optimizare a tehnologiilor depozitului este cea mai buna repartizare a functiilor, puterilor si domeniilor de responsabilitate a personalului depozitului pe baza unei abordări procesuale, care va asigura transparența proceselor din depozit și va crește manevrabilitate a acestora, asigura nivelul de calitate cerut în onorarea comenzilor clienților

Toate operațiunile planificate în depozit sunt supuse unui studiu atent și descrierii sub formă de instrucțiuni de lucru, ținând cont de faptul că toate operațiunile cu mărfuri în depozit trebuie să se reflecte în documente și în sistemul informațional. Este de dorit să se utilizeze forme standard (pentru companie) de documente interne, operațiunile de duplicare ar trebui excluse; este necesară desemnarea unui angajat responsabil de proces/operare. Este necesar să se înregistreze și să se acumuleze informațiile necesare pentru luarea deciziilor de management, monitorizarea funcționării depozitului - funcționalitatea sistemului de automatizare a depozitului trebuie folosită la maximum.

Inițial se stabilește o listă extinsă a tuturor proceselor din depozit, printre care se pot distinge operațiunile regulate efectuate zilnic și operațiunile periodice. Operațiunile regulate includ planificarea muncii în schimburi, descărcarea și primirea mărfurilor, etichetarea mărfurilor, plasarea acesteia și mișcările interne, ridicarea comenzilor și asamblarea truselor, recalcularea comenzilor selectate, ambalarea și plasarea acestora în zona de picking cu consolidare de-a lungul rutelor de transport, expedierea bunuri, inventar complet regulat etc.

Sunt supuse formalizării și operațiunile periodice efectuate în cazul unor situații nestandardizate. Operațiunile periodice sunt operațiuni precum prelucrarea mărfurilor substandard, aranjarea unui returnare către furnizor, identificarea și lucrul cu defecte constatate în timpul depozitării, inventarierea selectivă pe articol sau locație de depozitare, organizarea unei selecții suplimentare de mărfuri atunci când sunt detectate posibile erori, acceptarea returului de la un client, etc.

Pentru fiecare dintre operațiunile enumerate se întocmește o instrucțiune de lucru, care include o descriere detaliată a domeniului de lucru pentru fiecare operațiune, executanți, informațiile necesare pentru efectuarea operațiunii și documentele de ieșire, precum și mijloacele tehnice utilizate.

De exemplu, procesul de primire a mărfurilor la depozit, prezentat în Figura 2, a fost transformat după cum urmează (vezi Figura 2). Schimbul de date între CIS și sistemul de control automat al depozitului și furnizarea de informații privind livrările așteptate de către departamentul de achiziții au făcut posibilă reducerea semnificativă a documentelor și, de asemenea, a redus timpul de pregătire a depozitului pentru acceptarea mărfurilor și pentru a înregistra date în sistemul informaţional.

Desen. 2. Fluxul documentelor atunci când mărfurile sunt primite la depozit (schemă simplificată)

Formarea structurii organizatorice si manageriale a depozitului se realizeaza tinand cont de procesele tehnologice dezvoltate.

Schimbările efectuate contribuie la centralizare, la îmbunătățirea interacțiunii dintre angajați, la creșterea responsabilității în domeniul managementului operațional și chiar la distribuția sarcinii asupra personalului din depozit.

Cunoscând lista operațiunilor și cantitatea de muncă pe fiecare dintre ele, folosind standardele de performanță a muncii, este posibil să se calculeze numărul necesar de personal în fiecare schimb, precum și numărul exact de încărcători, stivuitoare, transpaleți, ascensoare. , scări, porți, scanere de coduri de bare, locuri de muncă ale operatorilor etc. .d.

Implementarea modificărilor

Proiectul de optimizare a tehnologiei depozitului poate fi considerat reușit doar după ce toate modificările au fost implementate. Optimizarea depozitului presupune invariabil nevoia de a rafina sistemul informatic. Prin urmare, primul pas în implementarea noii tehnologii va fi stabilirea unui obiectiv pentru îmbunătățirea suportului IT pentru sistemul de management. În paralel cu finalizarea acestuia, este posibilă efectuarea modificărilor necesare în topologia depozitului, precum și pregătirea personalului.

Controlul implementării modificărilor, ajustarea în timp util a deciziilor, testarea elementelor implementate ale sistemului informațional, dezvoltarea instrucțiunilor funcționale, pregătirea personalului - specialiști, autorii deciziilor și evenimentelor trebuie să participe în mod necesar la toate aceste sarcini. De asemenea, este important de remarcat rolul experților în logistică atât în ​​rezolvarea problemelor speciale de logistică, cât și în elaborarea termenilor de referință pentru modernizarea (sau dezvoltarea) sistemului informațional al depozitului. Folosirea eforturilor experților în logistică în etapa de introducere a schimbărilor în procesul tehnologic la depozit va reduce semnificativ riscurile fazei de tranziție, va instrui personalul și va obține efectul maxim din schimbările în tehnologiile de depozit într-o perioadă relativ scurtă de timp.

Olga Kaverina, AXELOT

De regulă, majoritatea depozitelor se confruntă mai devreme sau mai târziu cu problema întârzierii expedierii comenzilor. Pot exista multe motive - de la organizarea ineficientă a depozitării mărfurilor până la incompetența lucrătorilor din depozit.

Cred că nu este un secret pentru proprietarii de depozite că costul de ridicare și ridicare a comenzilor poate fi de până la două treimi din costurile totale de timp (și nu doar de timp). De aceea majoritatea managerilor de complexe de depozite încearcă să optimizeze pe cât posibil aceste operațiuni. Numărul de expedieri depinde și de viteza și calitatea ridicării comenzilor, iar aceasta, la rândul său, determină numărul de clienți mulțumiți care primesc încărcătura necesară exact la timp.

Una dintre soluțiile de creștere a vitezei de ridicare a comenzilor este implementarea unui sistem de management al depozitului. Costul implementării unor astfel de sisteme este nerezonabil de mare, iar rezultatul, din păcate, nu corespunde întotdeauna așteptărilor. Desigur, există sisteme alternative de gestionare a depozitelor SaaS, a căror implementare nu necesită investiții de capital și costuri mari pentru a-și menține activitatea (de exemplu, myWMS). Cu toate acestea, astăzi nu vom vorbi despre ele. Deși fiecare depozit este diferit, există câteva linii directoare simple care pot fi aplicate oricărui depozit, indiferent cât de mare sau câți angajați aveți. Asa de:

Trebuie să vizitați depozitul pentru a descoperi factorii care afectează viteza de ridicare a comenzilor. Nu-ți pierde timpul. Poate că rămânerea într-un depozit pentru câteva zile sau chiar o săptămână vă va ajuta să identificați problemele mai repede decât puteți face ipoteze în biroul dvs. Urmăriți lucrătorii din depozit, vorbiți cu ei. Adesea problema este ascunsă de ochii managerului, dar angajații vă vor putea atrage atenția asupra acesteia. Poate că noii angajați ai depozitului nu pot înțelege principiul abordării și petrec mult timp căutând rândul potrivit, poate că angajații interferează între ei în alegerea unei comenzi, poate că mărfurile solicitate sunt stocate în celulele cele mai îndepărtate. Pot exista mulți astfel de factori. Notează tot ce ai observat și la ce ți-a atras atenția personalul depozitului. O observație de făcut este că atunci când efectuați un astfel de audit, nu încercați să urmăriți acțiunile celor mai buni sau mai răi angajați. Este important pentru tine să vezi cum lucrează fiecare angajat, de la șoferul de stivuitor până la ambalatorul de paleți. Iar comunicarea directă cu personalul va ajuta la creșterea loialității acestora față de muncă, deoarece, adresându-vă angajaților din depozit, arătați că părerea lor este importantă pentru dvs.

Există multe modalități de a organiza depozitarea mărfurilor într-un depozit. Metoda statică presupune alocarea fiecărui produs în zona sa din depozit, metoda dinamică presupune depozitarea produsului în orice spațiu liber. Ambele metode au avantajele și dezavantajele lor. Totuși, acum vorbim despre altceva. Indiferent de metoda de depozitare pe care o folosește depozitul dvs., este important să plasați mărfurile cu rotație mare cât mai aproape posibil de zona de picking și expediere a comenzilor și să plasați mărfuri cu rotație redusă la sfârșitul depozitului. Această metodă va reduce timpul de alegere a unei comenzi prin reducerea drumului angajatului către raftul cu articolul dorit. Atunci când se determină cele mai solicitate mărfuri, ar trebui să se ia în considerare nu cantitatea de mărfuri expediate, ci frecvența expedițiilor. De asemenea, la împărțirea unui depozit în zone, pe lângă viteza de rotație, trebuie să se țină cont de alți parametri, de exemplu, greutatea și dimensiunile încărcăturii. Unele depozite stochează articole una lângă alta, care sunt adesea comandate împreună, cum ar fi creioane și rigle. Nu uitați să furnizați zone de picking în depozit. Depozitele mici ridică adesea mărfurile într-un loc aleatoriu, iar acest lucru poate interfera cu munca liberă a echipamentelor de încărcare sau a altor angajați din depozit.

De regulă, majoritatea managerilor răsuflă uşuraţi după ce împart un depozit în zone. Cu toate acestea, după ceva timp, problemele vechi reapar. Cert este că piața nu stă pe loc: cererea se modifică și, în consecință, se modifică și structura de distribuție a mărfurilor în depozit. Este posibil ca o încărcătură cu o cifră de afaceri mare recentă să fie acum înlocuită cu produse noi. De aceea, este important să revizuim în mod regulat schema de distribuție a depozitării mărfurilor. Pentru unele industrii, acest lucru se poate face trimestrial sau chiar lunar.

Uneori se întâmplă ca produsul să se epuizeze. Din păcate, această situație apare foarte des. Pentru ca depozitul să nu stea inactiv în așteptarea livrării mărfurilor necesare, este necesar să se stabilească o aprovizionare neîntreruptă a depozitului cu produse. Cantitatea și frecvența de livrare a unei anumite nomenclaturi se determină pentru fiecare depozit în mod individual, în funcție de structura cererii de pe piață. Rețineți că nu ar trebui să păstrați stocurile în exces de mărfuri, deoarece aceasta nu este doar o înghețare financiară, ci și o sarcină excesivă asupra depozitului: nu este foarte bine dacă cererea de mărfuri scade, iar surplusul acestuia ocupă culoarul dintre rafturile.

Din păcate, nu este întotdeauna posibilă echiparea unui depozit cât mai eficient de prima dată. De aceea este importantă revizuirea periodică a organizării depozitului. Deci, de exemplu, puteți reconsidera eficiența anumitor sisteme de stocare. Să presupunem că depozitul dumneavoastră este echipat numai cu rafturi frontale. Dacă aveți articole cu rotație mare în depozit, poate doriți să utilizați rafturi gravitaționale. Acest lucru va reduce semnificativ timpul de preluare a unei comenzi și, în plus, va permite utilizarea cât mai eficientă a spațiului din depozit.

Unele depozite au o metodologie foarte complexă și neintuitivă de organizare a depozitării mărfurilor. Noii angajați trebuie să petreacă săptămâni pentru a descoperi cum să găsească marfa potrivită. Pentru a preveni acest lucru, introduceți adresa de depozitare a mărfurilor. Această metodă implică atribuirea unei adrese specifice fiecărei locații de stocare. Când dezvoltați adresarea, consultați-vă cu angajații depozitului și, înainte de a integra stocarea adreselor, asigurați-vă că efectuați un test: cereți oricărui angajat al depozitului să găsească un produs într-o anumită celulă. Dacă angajatul a făcut-o rapid, sistemul de organizare a depozitării este de înțeles și va ajuta la reducerea semnificativă a timpului pentru ridicarea unei comenzi (am scris mai devreme despre cum cum să implementați stocarea adreselor într-un depozit, unde toate aspectele acestei probleme au fost luate în considerare în detaliu).

Nu este un secret pentru nimeni că viteza de ridicare și ridicare a comenzilor depinde direct de angajații din depozit: cineva a discutat cu un coleg, cineva nu a dormit suficient și cineva își face griji pentru o pisică lăsată acasă. Nu doar viteza de selecție a unei comenzi scade, ci și calitatea selecției acesteia. Luați în considerare cum vă puteți motiva angajații. Poate ar trebui să încurajați angajații cu un bonus pentru depășirea ratelor de expediere sau poate să acordați angajaților o zi liberă suplimentară. Un punct important: organizați lucrătorii din depozit în echipe, de exemplu, o tură - o echipă și încurajați cea mai bună echipă. Acest lucru nu va atrage doar angajații, ci va avea și un impact pozitiv asupra calității muncii lor. Vorbește cu ei – poate că angajații îți vor spune ce fel de stimulente non-financiare ar dori să primească.

Recomandările enumerate mai sus, după cum ați observat însuți, privesc nu atât schimbările tehnice, cât cele organizatorice. Cu toate acestea, nu uitați că tehnologiile moderne pot crește semnificativ eficiența și productivitatea depozitului dvs. După cum am menționat mai devreme, există un număr mare de sisteme diferite de gestionare a depozitelor: unele dintre ele sunt prohibitiv de scumpe, necesită costuri financiare și de timp mari, altele sunt accesibile, dar au funcționalități ceva mai puține. Ce sistem să alegi depinde doar de caracteristicile depozitului tău și, bineînțeles, de bugetul tău.

Spațiile de depozitare sunt acum la prețuri mari, așa că mulți proprietari de organizații comerciale fie închiriază, fie achiziționează depozite. Nu vom vorbi despre ceea ce este mai profitabil - să închiriezi sau să-ți construiești propriul depozit. Să ne oprim asupra întrebării referitoare la organizarea depozitului. Cum să faci un depozit care să îți permită să expediezi în mod eficient mărfurile, precum și să reaprovizionezi stocurile din depozit rapid și cu costuri minime de resurse umane?

Organizarea depozitului

Un depozit este o încăpere mare sau mijlocie care depozitează produsele unei companii sau întreprinderi, inventarul unui magazin sau organizație comercială etc. Un depozit poate fi organizat și într-o încăpere mică dacă nu prevede depozitarea de volume uriașe de inventar, de exemplu, un mic magazin alimentar, stocurile sunt disponibile în fiecare casă privată. Organizarea corectă a unui depozit începe cu alegerea corectă a locului în care va fi amplasat depozitul. Ar trebui să fie cât mai convenabil pentru accesul vehiculelor grele, care vor lua unele mărfuri, iar altele vor livra la depozit. Este foarte important ca pentru expedierea și livrarea mărfurilor să fie prevăzute intrări/ieșiri separate din depozit. Desigur, unele depozite sunt atât de mici încât este imposibil să se organizeze o astfel de reaprovizionare și expediere a stocurilor de depozit în ele.

Înainte de a organiza un depozit, trebuie să aveți grijă de achiziționarea de echipamente speciale - acesta este achiziționat în conformitate cu specificul depozitului, precum și ținând cont de dimensiunea depozitului. Dacă camera este mare și înaltă, atunci este recomandabil să achiziționați rafturi care pot fi asamblate și demontate dacă este necesar. Rafturile cu mai multe niveluri sunt cea mai bună opțiune pentru depozitarea produselor din aproape toate grupurile comerciale. Pe lângă achiziționarea de echipamente, trebuie să vă gândiți la cumpărarea de echipamente speciale - acestea sunt încărcătoare etc.

Controlul inventarului

Este necesar să se organizeze contabilitatea în depozit - aceasta este poate una dintre cele mai importante componente, deoarece raportarea stocurilor este direct legată de bilanţul unei întreprinderi sau organizaţii. Principalele documente care confirmă primirea și cheltuielile în depozit sunt foile de parcurs ale eșantionului corespunzător, conform cărora se întocmește raportarea depozitului. Toate soldurile din depozit trebuie să se potrivească clar cu soldurile din contabilitate. Contabilitatea depozitului este ținută de către conducătorul de depozit, care lunar, în conformitate cu fișele sale de post aprobate de șeful întreprinderii, înaintează soldul depozitului la departamentul de contabilitate al întreprinderii.

Managerul de depozit este o persoană responsabilă financiar, prin urmare, el rezolvă toate problemele legate de modul de organizare a activității depozitului, monitorizează personal expedierea și încărcarea valorilor din depozit. În depozit, pe lângă manager, pot mai exista câțiva depozitari care raportează managerului și respectă cu strictețe toate instrucțiunile acestuia, dacă, bineînțeles, acestea vizează funcționarea corectă a depozitului. Toate mărfurile din depozit trebuie emise numai dacă există facturi care indică numele organizației sau persoanei care primește mărfurile, cantitatea acesteia și, de asemenea, costul. Asigurați-vă că aveți semnături pe facturi. Dacă în depozit se găsește un produs defect, acesta este supus radierii, adică conducătorul depozitului întocmește act de radiere.

Inventarul depozitului

Organizarea și funcționarea cu succes a unui depozit este imposibilă fără un inventar anual. În principiu, dacă depozitul este mic, atunci inventarul nu va pune probleme, dar în depozitele mari, organizarea inventarului este un eveniment laborios, dar extrem de important și necesar. Este necesar să se organizeze un inventar pentru a identifica surplusurile sau lipsurile de valori ale mărfurilor. Dacă managerul depozitului ar ști să organizeze corect depozitul, atunci nu ar avea probleme cu expedierea mărfurilor, deoarece toate ar fi separate în cameră după nume și grup. Dar, cu organizarea greșită a depozitului, cel mai adesea sunt detectate lipsuri, resortarea mărfurilor, care sunt asociate cu expedierea mărfurilor la un preț care diferă de cel care se aplică unui anumit nume de produs. Desigur, există pierderi care trebuie compensate de către managerul depozitului.

O listă de sfaturi și trucuri pentru a îmbunătăți performanța depozitului și a crește profiturile. Recomandările includ experiența experților noștri care au finalizat peste 50 de proiecte complexe de organizare și îmbunătățire a funcționării depozitelor de diferite formate.

Organizarea si imbunatatirea depozitului

Organizarea unui depozit și a contabilității depozitului include lucrul asupra proceselor de depozit în sine și necesită, de asemenea, automatizarea proceselor de rutină. Să încercăm să ne dăm seama cum să organizăm munca depozitului, să automatizăm procesele, să îmbunătățim performanța și să ne familiarizăm cu câteva recomandări. Păstrați această listă pentru dvs. și notați ce lucrare ați finalizat deja și ce urmează să fie implementat.

Descărcare și acceptare

1. Folosiți reglementările pentru descărcarea ordonată, ținând cont de specificul mărfii, cantitatea, necesitatea ridicării și momentul expedierii.
2. Gestionați descărcarea în timp ce înregistrați și controlați cantitatea/calitate.
3. Evitați reclasificarea, etichetele ar trebui să fie ușor de citit.
4. Descărcați și depozitați în ziua sosirii.
5. Cantitatea trebuie sa corespunda cu cea indicata pe factura.
6. O creștere a vitezei de descărcare și înregistrare este posibilă prin atribuirea anumitor categorii furnizorilor: „cel mai de încredere”, „de încredere”, „necesitate de verificat”, etc. — astfel puteți economisi timp la controlul mărfurilor.
7. Întocmește un act în caz de lipsuri, excedente, reclasare.

Amplasarea mărfurilor după acceptare ar trebui să fie efectuată ținând cont de caracteristicile de greutate și dimensiune

Depozitare

1. Alocarea anumitor zone pe categorii.
2. Organizați zonele de depozitare pentru SKU-uri în zonele desemnate.
3. Cele mai solicitate mărfuri ar trebui să fie în zona de acces ușor și plasate cât mai aproape de zona de expediere. Cererea poate fi determinată folosind analiza ABC sau după numărul de accesări.
4. Depozitați mărfurile voluminoase în apropierea zonei de expediere și depozitați bunurile valoroase în spatele depozitului.
5. Alocați spațiu pentru mărfuri pentru depozitare statică, pentru stocare dinamică, folosiți spațiu liber la momentul primirii.
6. Nu depozitați mărfurile pe podea, verificați integritatea.

Amplasarea corectă a mărfurilor în zonele de depozitare corespunzătoare este cheia disponibilității acestora la ridicarea comenzilor

Ambalare și expediere

1. Marfa trebuie să fie însoțită de documente însoțitoare.
2. Procesați cererile primite înainte de ora 12:00 în aceeași zi.
3. Se expediază conform priorității.
4. Combinați mai multe moduri de a alege o comandă.
5. Capacitatea de transport a transportului, sarcina pe osie trebuie să se potrivească.
6. Nu așezați un produs greu peste unul ușor. Dacă un articol este deteriorat în timpul transportului, înlocuiți-l imediat.

Viteza și acuratețea selecției și expedierii comenzilor depind de corectitudinea plasării acestora în conformitate cu schema selectată (de exemplu, stocarea adresei)

Zonarea depozitului

1. Împărțiți zona depozitului în zone pe baza indicatorilor de rotație a mărfurilor și a stocurilor.
2. Utilizați fiecare zonă a depozitului cu beneficii maxime, închiriați spațiile nefolosite.
3. Creați o zonă de „respingere” pentru produsele care nu îndeplinesc cerințele stabilite.
4. Asigurați o lățime suficientă a culoarului și a căilor de acces în cadrul depozitului.

Împărțirea depozitului în zone vă permite să desemnați persoane responsabile pentru un control mai bun asupra sortimentului fiecărei zone

Caz Organizarea contabilitatii de depozit pentru reteaua ALLO

Cât de eficientă organizare a contabilității depozitului și automatizarea depozitelor la bază a permis rețelei ALLO să optimizeze procesele depozitului și să îmbunătățească rezultatele financiare. Pe parcursul proiectului

• Au fost construite procese de depozit care sunt scalabile și ușor de adaptat la sarcinile de afaceri.
• Spațiu de depozitare îmbunătățit și eficiență a resurselor.
• Costuri optimizate de stocare.

Organizarea contabilitatii de depozit cu ABM WMS

Comanda de depozit

1. Lucrurile străine (deșeuri de hârtie, roți de mașină și așa mai departe) nu trebuie depozitate în depozit.
2. Utilizați principiile ergonomiei: spațiul crește vizual datorită culorii deschise a pereților și a tavanului. Aplicați marcaje pe podea pentru deplasarea echipamentelor, desemnați locuri de parcare.
3. Este de dorit să se doteze depozitul cu semne de avertizare, plăcuțe informative. Ar trebui să existe un suport pentru măsuri de siguranță.
4. Păstrați depozitul curat și instalațiile sanitare/ventilația/aer condiționat/stingerea incendiilor în stare bună de funcționare.

Organizarea comenzii în depozit contribuie la viteza operațiunilor de bază ale depozitului

Echipamente de depozit

1. Reglați volumul echipamentelor de încărcare și descărcare, în funcție de volumul de lucru planificat. La extinderea depozitului, completați-l, la micșorare, reduceți-l astfel încât să nu stea inactiv.
2. Instruiți personalul din depozit cu privire la modul de utilizare a echipamentelor din depozit.
3. Atunci când alegeți un producător de echipamente, este recomandabil să luați în considerare costul, durata de viață, recenziile, specificațiile și posibilitatea de service.

Echiparea unui depozit cu echipamente de încărcare optimizează munca personalului și vă permite să efectuați operațiuni care sunt inaccesibile unei persoane

Reducerea costurilor și bugetarea optimă

1. Calculați costul operațiunilor pentru optimizare ulterioară (costul de manipulare a cifrei de afaceri a mărfurilor într-o perioadă de timp).
2. Implementați soluții IT pentru a îmbunătăți performanța depozitului. De exemplu, un sistem de management al depozitelor bazat pe cloud.
3. Prin reducerea numărului de operații manuale, productivitatea muncii va crește, iar costurile vor scădea.
4. Depozitul face bani, nu cheltuiește!

Automatizarea permite nu numai simplificarea muncii și creșterea eficienței operațiunilor, dar și reducerea costurilor

Expertul Alexey Snegur vorbește despre cele mai frecvente probleme de organizare a unui depozit și de rezolvare a situațiilor critice dintr-un depozit

Organizarea eficientă a muncii personalului din depozit

1. Un manager eficient, care cunoaște toate procesele și nuanțele, cu experiență, de preferință „crescut” din muncitori din depozit.
2. Nu depășiți numărul de personal și normalizați programul de lucru în conformitate cu prevederile legii, reglementați fluxul de lucru, utilizați facturarea resurselor depozitului.
3. Preveniți timpul de nefuncționare a părților din depozit, distribuiți uniform forța de muncă și resursele tehnologice.
4. Introduceți salarii bonus pe bucată în funcție de indicatorii de performanță (volumul produselor expediate, viteza de expediere, absența luptei/respingerii).

Optimizarea muncii personalului și motivarea angajaților din depozit vor ajuta la evitarea timpului de nefuncționare

Siguranța bunurilor materiale

1. Acordați o atenție deosebită zonelor de expediere - 90% din furturi au loc aici.
2. Aplicați tehnologii moderne de securitate.
3. Nu amânați plata salariilor către personal.
4. Efectuați verificări periodice asupra lucrătorilor din depozit.

Inventarierea reziduurilor fără oprirea depozitului este un obiectiv cheie al automatizării

Inventar

1. Ar trebui reglementată procedura de inventariere, analizați datele verificărilor anterioare. Definiți clar obiectivul și momentul. Nu opriți munca depozitului pentru inventariere.
2. Folosiți diferite metode de inventariere: după geografie, după producător, pe grup de produse etc.

Depozitul joacă un rol semnificativ în lanțul de aprovizionare, nu există limită pentru îmbunătățire, eficiență și profitabilitate.

Un depozit pentru mulți antreprenori și contabili este o bătaie de cap. Sortare constantă, lipsuri, furt, deteriorare a bunurilor materiale - aceasta nu este o listă completă a problemelor cu care se confruntă aproape fiecare depozit. Cum să minimizezi toate aceste probleme și să faci ca depozitul să funcționeze ca un ceas?

Personal

Deci, să încercăm să ne ocupăm de principalele probleme de stocare. Cea mai mare problemă a depozitelor este, desigur, personalul. Majoritatea firmelor se confruntă cu o lipsă acută de personal, iar în rândul depozitarilor, operatorilor și încărcătorilor există o cifră de afaceri mare - rareori oamenii, în special tinerii, rămân la o astfel de muncă mai mult de unul sau doi ani. Este greu să lucrezi cu generația mai în vârstă, de exemplu, cu pensionarii, în sensul că le este greu să înțeleagă munca programelor de calculator de contabilizare a inventarului și a echipamentelor de ambalare. Cum să fii? În primul rând, trebuie să fii conștient de faptul că depozitul este una dintre cele mai importante părți ale afacerii, iar acolo trebuie să lucreze oameni educați. Pentru postul de manager de depozit sau adjunct, cel mai bine este să recrutați persoane cu studii superioare în specialitatea „Logistică” și „Contabilitate” și experiență de lucru în acest domeniu.

Pentru a evita fluctuația personalului, este necesar să plătiți oameni demni de bani. Comparați costurile penuriei și deteriorarea bunurilor materiale în diferite perioade ale depozitului - când numărul muncitorilor cu experiență prevalează asupra celor noi și invers. Uneori, pierderile din greșelile angajaților neantrenați sau fără experiență se ridică la mai mult decât o creștere a salariului unui vechi.

Unul dintre celelalte momente dificile este motivarea lucrătorilor din depozit. Setul de funcții ale unui lucrător în depozit este limitat la un anumit cadru, inițiativa nu este de cele mai multe ori necesară acolo. Cum să faci un depozitar sau un încărcător să funcționeze mai bine? În primul rând, este necesar să se introducă un sistem de penalități pentru întârziere, încălcări ale disciplinei, întârzieri în expediere etc. În consecință, dacă un angajat nu comite încălcări, este recomandabil să-l recompensezi cu un bonus, alegeți cel mai bun angajat la sfârșitul lunii, exprimă recunoștință etc., aici chiar și cele mai simple metode „sovietice” sunt potrivite. În plus, sistemul de bonusuri ar trebui să se bazeze pe o creștere a cifrei de afaceri, să zicem, în perioadele de comerț intensiv, când sarcina asupra oamenilor crește, prima ar trebui să fie mărită și prin calcularea coeficienților necesari, să zicem, din numărul de expedieri, încasări de mărfuri și stocuri neprogramate.

Logistica depozitului

Ineficiența depozitului se datorează organizării proaste a muncii sale. Articolele de inventar supradimensionate și grele ar trebui să fie plasate pe rafturile inferioare, să nu obstrucționeze trecerea și să fie ușor accesibile pentru transport. Cele mai „călătoare” materiale ar trebui plasate la nivelul ochilor, în locurile cele mai accesibile. Cele mai ușoare și mai puțin lichide au loc pe rafturile superioare și în colțurile îndepărtate ale depozitului.

De regulă, depozitarul petrece cea mai mare parte a timpului „gol” căutând produsul sau materialul potrivit. Pentru a crește eficiența, ar trebui să discutați cu oamenii locația celei mai optime locații a mărfurilor, să cântăriți toate cerințele și argumentele, apoi să întocmiți un plan pentru plasarea mărfurilor și materialelor și să vă asigurați că oamenii nu încalcă prevederile stabilite. comanda la completarea stocurilor. Rafturile trebuie să fie semnate, semnele se închid - o chestiune de minute și facilitează căutarea de mai multe ori.

Spațiile pentru pasaje și trecerea mașinilor trebuie să fie minime, dar să asigure o muncă normală, rapidă și sigură.

Mai departe mai mult. Trebuie luat în considerare procesul de încărcare și descărcare. Uneori, fleacuri precum pelicula extensibilă, etichetarea mărfurilor expediate, o listă suplimentară pentru depozitar pot crește semnificativ eficiența muncii. O problemă separată este în cazul în care facturile sunt tipărite, într-un depozit sau într-un birou, indiferent dacă ajung la depozit electronic sau clientul însuși duce hârtiile la depozit. În depozitele mari, acest lucru este relevant, secundele petrecute pentru nimic se adună la minute, iar minutele la ore.

Un cuvânt separat despre pregătire. Lucrarea depozitului ar trebui să fie planificată aproximativ, adică dacă există un număr mare de transporturi pentru mâine, este necesar să pregătiți bunurile pentru aceasta în avans. Înainte de sosirea mărfurilor - pregătiți un loc liber.

Dacă depozitul se tranzacționează și se folosește rezervarea mărfurilor, în aceste scopuri este convenabil să se transfere mărfurile în rafturi speciale pentru rezervă. Sau cutii de etichete.

Se confruntă cu supraevaluarea și lipsa

Resortarea și lipsurile sunt poate cele mai dureroase probleme ale fiecărui depozit. Resortarea are loc adesea atât din neatenție, cât și din organizarea necorespunzătoare a logisticii depozitului. În primul rând, este necesar să refuzați utilizarea numelui sub formă de cod, multe depozite, în special în scopuri tehnice, folosesc doar o codificare, ceea ce face foarte dificilă găsirea și selectarea obiectului dorit. Selecția trebuie făcută după următoarea schemă: „Nume” - „Model” - „Cod” - „Culoare”, apoi se folosește o scurtă descriere, grup, țara de origine etc. pentru clarificare. Când doar un cod sau se folosește doar un nume, oamenii încep să greșească și este greu să-i învinovățim pentru asta. În al doilea rând, este necesar să ne gândim la colectarea și acceptarea mărfurilor, să numiți responsabili și inspectori, să nu trimiteți la muncă un număr mare de oameni care să se distragă reciproc și așa mai departe.

Câteva cuvinte despre neajunsuri. Desigur, cea mai dureroasă problemă este furtul. Pentru a combate furtul, supravegherea video, stocurile frecvente și răspunderea vor economisi. Apropo, ar trebui să existe răspundere în caz de deteriorare și regradare, altfel nu vei învăța oamenii să fie atenți. Pentru a face acest lucru, cel mai bine este să încheiați un contract separat privind răspunderea angajatului. În plus, toate operațiunile din depozit - fie că este vorba de primirea mărfurilor, expedierea, mișcarea internă trebuie efectuate sub semnătura personală a antreprenorului - atunci este mult mai ușor să găsiți vinovatul unei anumite erori.

Intrarea în depozit ar trebui să fie accesibilă doar unui cerc restrâns de oameni. Ar trebui introduse sancțiuni pentru găsirea străinilor. Sistemele de management al controlului accesului (ACS) sub formă de turnichete, uși de fier cu control electronic, în care pur și simplu nu puteți intra fără o cheie specială, se justifică bine.

Automatizarea depozitelor

Utilizarea programelor de calculator, scanerelor și imprimantelor de coduri de bare, cântarelor electronice, contoarelor integrate rezolvă un număr imens de probleme, economisește timp și reduce erorile umane la minimum. Depinde de dvs. să decideți ce software de depozit să alegeți, dar programele de depozit ar trebui să fie ușor de învățat, ușor de utilizat și să aibă limitări, atât în ​​ceea ce privește interfața, cât și drepturile de acces. Fiecare angajat trebuie sa aiba propriul minim de functii, managerul de depozit trebuie sa aiba acces la rapoarte privind bilantele materiale si situatii privind miscarile. Fiecare operațiune trebuie tipărită și semnată de angajat - la sfârșitul zilei, toate hârtiile sunt depozitate și, dacă este necesar, îndepărtate.

Utilizarea unui program separat pentru depozit cu import-export de fișiere sau integrarea software-ului de depozit într-un sistem unificat comun depinde din nou de numărul de operațiuni pe zi și de viteza programului. Uneori, atunci când programul este unificat, adică pe lângă controlul stocurilor, contabilitatea este legată de acesta, chiar și transferul programului din sistemul de fișiere în SQL nu salvează: întârzierile în procesarea documentelor pot fi uriașe. Toate acestea ar trebui luate în considerare atunci când alegeți un program.

Un alt punct - merită luate în considerare aspectele tehnice ale dotării depozitului și conexiunea acestora cu software-ul. Când utilizați acces la distanță și terminale, rețineți că imprimantele de etichete sunt uneori dificil de comunicat printr-o rețea, iar scanerele nu sunt deloc posibile. În aceste scopuri, este mai bine să utilizați o rețea locală.

De asemenea, merită să acordați atenție accelerării și optimizării programului în sine: toate acțiunile trebuie controlate de la tastatură, introducerea pe baza altor documente etc. căutarea după primele caractere.

Revizuirea depozitului

Auditul frecvent al depozitului, inclusiv inventarierea și detectarea erorilor în gestionarea documentelor, este cheia unei bune funcționări a depozitului. Inventarele interne trebuie făcute cât mai des posibil - în primul rând, personalul își amintește ulterior mai bine unde se află totul și, în al doilea rând, sunt identificate multe erori care pot fi corectate înainte de inventarul general. Întreaga problemă este că personalul greșește adesea la numărare, așa că este mai bine să efectuați un inventar în două sau trei etape, trimițând oameni diferiți pe aceleași site-uri și alegând punctele cele mai controversate. În plus, cu inventarele interne, adesea nu este posibilă înghețarea lucrărilor depozitului, deci cel mai bine este să le faceți în părți și grupuri de mărfuri și materiale, făcând ajustări pentru articolele de intrare și de ieșire.

În timpul inventarierii interne a managerilor se tipărește o listă de bunuri fără a se indica valoarea soldului real. Cantitatea este setată manual la numărarea de către angajați.

O atenție deosebită trebuie acordată evidenței. Foile, rapoartele, actele de acceptare și transfer, mișcările interne ar trebui să fie pliate după dată și să excludă corecțiile și erorile de completare.

Cât de des să auditezi? Cu cât mai des, cu atât mai bine. Este important doar să nu supraîncărcați angajații și să nu interferați cu munca depozitului.