Электронная подпись для сдачи отчетности в ифнс. Представление налоговой и бухгалтерской отчётности

Электронная подпись необходима для сдачи отчетности через Интернет, заключения договоров в системах онлайн-торговли. Она оформляется как на ИП, так и на ответственного сотрудника юридического лица и придает виртуальным документам официальный статус. После того как электронная форма скреплена ЭЦП, вносить правки в нее уже нельзя.

Общая информация

Электронная подпись имеет юридическую силу не только в России, но и за пределами страны. Срок ее действия составляет 1 год, после чего необходим перевыпуск. Об истечении периода эксплуатации ЭЦП вы будете предупреждены заранее, так что неприятных сюрпризов не будет. Повторный выпуск электронной подписи осуществляется в течение 1 рабочего дня.

Какие документы нужны юридическим лицам для получения сертификата ЭЦП?

Вам нужно будет подготовить:

заявление,
выписку из ЕГРЮЛ не позже чем за полгода с момента ее получения (оригинал или нотариально заверенную копию),
копию ИНН,
паспорт и СНИЛС человека, на имя которого будет готовиться электронная подпись.

Обратите внимание:

Если планируется, что ЭЦП будет выпущена на имя главы организации, потребуется документ о назначении его руководителем. Он должен быть подкреплен подписью и печатью юридического лица. Если же ЭЦП регистрируется на уполномоченного представителя компании, сотрудник удостоверяющего центра попросит показать доверенность о передаче данному сотруднику соответствующих функций.

Документы для ИП

Заявление на выдачу электронной печати,
свидетельство о госрегистрации ИП,
выписка из ЕГРИП сроком не позже 6 месяцев с момента ее получения,
паспорт и СНИЛС.

Обратите внимание:

Если подача документов осуществляется доверенным лицом будущего владельца ИП, он должен иметь нотариально заверенную доверенность.

Преимущества ЭЦП

Минимизация рисков при ведении документооборота и заключении сделок через Интернет,
подтверждение подлинности электронных таблиц, бланков и форм,
более оперативное ведение бизнеса, так как в электронном виде заполнять документы удобнее и быстрее,
электронная подпись позволяет сдавать электронную отчетность в налоговую инспекцию, ФСС, ПФР и т. д., а также участвовать в электронных торгах.

Как осуществляется внедрение ЭЦП?

1 этап. Заказ сертификата ЭЦП в удостоверяющем центре. К данному документу прилагаются открытый и закрытый ключ. Открытый используется для проверки подлинности электронной подписи и требуется контролирующим органам. Закрытый применяется для генерации цифровой подписи и ее проставления на электронных документах.

2 этап. Установка сертификата на ПК. После этого ЭЦП можно пользоваться, в том числе при работе со «СБиС». С электронной подписью отчетность для бухгалтера станет гораздо проще.

Специальное предложение

При приобретении продукта «СБиС» мы привезем вам сертификат электронной подписи бесплатно. Вам нужно лишь подготовить документы - их список можно уточнить по телефону. В назначенное время наш специалист приедет к вам, заберет данные бумаги и отправит их в аккредитованный удостоверяющий центр. ЭЦП вы получите сразу, как только она будет готова.

Электронная отчетность через Интернет в ФНС, ПФР, РОССТАТ, ФСС

Предлагаем вам рассмотреть возможность сдачи бухгалтерской отчетности через программный комплекс «ViPNet ЭДО Отчет» в Налоговую инспекцию (ФНС), Пенсионный фонд (ПФР), Росстат и Фонд Социального Страхования (ФСС) с использованием сети Интернет:

Подпишите полученный договор, подготовьте необходимый

Явитесь в для идентификации и получения сертификата ключа квалифицированной электронной цифровой подписи

Бесплатно скачайте и установите программное обеспечение электронной отчетности - ViPNet ЭДО Отчет и средство электронной подписи ViPNet CSP (если не установлено)

Документы, предоставляемые для изготовления квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи

Заявление на сертификат ключа проверки электронной подписи;
Копия паспорта гражданина РФ - владельца сертификата;

Юридическими лицами предоставляются:

Документ, подтверждающий право обращаться за получением сертификата (для руководителя – копия приказа о назначении руководителя на должность, для сотрудника –

Последние несколько лет государство все активнее подталкивает организации к переходу на сдачу налоговой отчетности в электронном виде, которая осуществляется посредством специализированных операторов связи (не бесплатно).

Невольно прослеживается ассоциация с платными дорогами, где обязательно должна присутствовать бесплатная альтернатива платному участку. Так как основное направление моей деятельности - максимальное сокращение расходов организаций на ИТ, то в данной статье я попытаюсь рассмотреть возможность бесплатной сдачи электронной отчетности.

Сразу обозначу область - будет рассматриваться общая ситуация без углубления в операционные системы и прочее ПО, так как это тема других статей, готовящихся к пуликации.

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде

Обязанность предоставлять отчетность в электронном виде устанавливается каждым контролирующим органом. Также позволительно добровольно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Более подробную информацию можно узнать обратившись в контролирующий орган или на их официальных сайтах:

Федеральная служба государственной статистики (Росстат, ГКС или ТОГС)
Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР)

Полезные ресурсы и материалы:

ФНС: Представление налоговой и бухгалтерской отчётности
Бухгалтерия онлайн: профессиональное электронное издание

Необходимое программное обеспечение

Для сдачи электронной отчетности должно выполняться, как минимум, три условия:

Наличие программы для заполнения и составления отчетности в электронном виде;
Наличие сервиса или программы для передачи отчетности в электронном виде;
Наличие Квалифицированной электронной подписи (КЭП) и программы-криптопровайдера.

Неплохо было бы еще иметь толкового бухгалтера и системного администратора.

Краткий обзор рынка

Рынок продуктов для ЭДО представлен в основном четверкой спецоператоров: «Тензор», «Такском», ЗАО «ПФ «СКБ Контур» и ЗАО «Калуга Астрал». Есть ряд и более мелких игроков, например, ООО «Русь-Телеком» со своим флагманом под названием Фельдъегерь .

Помимо продуктов для передачи отчетности, есть программы для ведения бухгалтерского учета с возможностью передачи отчетности в контролирующие органы: 1С (для передачи используется Калуга Астрал), Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия, Мое дело, Кнопка, БухСофт-Онлайн, ImBoss, Небо.

Все решения представляют комплексный подход, предлагая заполнение отчетности, подгрузку готовых файлов из других систем бухгалтерского учета и их передачу, а также ряд сопутствующих услуг (нормативная база, ЭДО с контрагентами и пр.). Естественно, что все решения платные и их стоимость может значительно варьироваться в зависимости от типа организации и режима налогообложения.

На сайте Федеральной налоговой службы РФ приведен список Организаций - операторов Электронного Документооборота .

Не стоит забывать, что каждый контролирующий орган дает возможность заполнять и сдавать электронную отчетность с помощью собственных программ и ресурсов. Об этом далее.

Заполнение и составление отчетности

Обычно отчетность выгружается из программ для ведения бухгалтерского учета (1С, Парус, SAP и т.д.). Зачастую это сопряжено с рядом проблем, так как форматы электронной отчетности постоянно изменяются и не все программы успевают за этими обновлениями. Иногда сами пользователи не удосуживаются вовремя установить очередное обновление, либо выгрузка невозможна по иным техническим причинам (отсутствие нужного формата, невалидные XML на выходе и т.д.).

В этом случае можно воспользоваться бесплатным ПО для подготовки электронной отчетности, которое предлагают сами контролирующие органы:

ФНС: Налогоплательщик ЮЛ (смотрите также прочее ПО);
Росстат: Программное обеспечение для заполнения форм статотчетности в режиме off-line ;
ФСС: Программа "Подготовка расчетов для ФСС" (также 4ФСС можно заполнить на портале . В некоторых регионах доступна отправка Листков Нетрудоспособности);

Также на сайтах контролирующих органов есть дополнительное ПО и сервисы, которые могут пригодиться несмотря на способ составления электронной отчетности.

Многие продукты спецоператоров связи (за которые платятся немалые деньги) напрямую обращаются к ресурсам контролирующих органов:

Выписки ЮГРЮЛ/ЕГРИП (в том числе юридически значимые);
Программа проверки отчетности в Пенсионный фонд для плательщиков - CheckPFR ;
и др.

Вопреки расхожему мнению (что государственное ПО крайне несовершенно), все вышеперечисленные программы вполне приемлемого качества и свои функции выполняют. Многие из них построены по принципу отдельной подгрузки xml-шаблонов необходимых форм. Это требует некоторого контроля со стороны пользователя, так как шаблоны часто обновляются (особенно у Росстата).

Совет! Имеет смысл сделать промежуточный репозиторий нужных xml-шаблонов, чтобы затем централизованно обновлять их. В данный момент я рассылаю шаблоны и информирую бухгалтеров об обновлениях с помощью нескольких простеньких Python-скриптов.

Передача отчетности

Контролирующие органы предоставляют бесплатную возможность передачи отчетности через собственные сервисы:

Требования для работы с ресурсами стандартны. Необходимо иметь Квалифицированную электронную подпись (КЭП), программу криптопровайдер и может потребоваться плагин для работы криптопровайдера с браузером.

Минусом такого способа является необходимость отдельной регистрации на каждом из ресурсов, что не очень удобно при больших объемах данных. В отличии от платных решений, которые предлагают единый бесшовный интерфейс.

Квалифицированные электронные подписи (КЭП)

Перед отправкой, подготовленные файлы отчетов необходимо подписать электронной подписью. Это единственное узкое место, которое не поддается удешевлению, так как бесплатно подпись для юрлиц никто не делает (на самом деле можно получить бесплатно в рамках акции, об этом далее).

На официальных ресурсах приводятся списки аккредитованных удостоверяющих центров , в которых можно оформить электронную подпись. Там же приведены требования к ним. Если уже имеется какая-либо электронная подпись, то вполне возможно, что она подойдет для подписания отчетов.

Также необходимо наличие программы-криптопровайдера. На официальных ресурсах контролирующих органов в основном используется КриптоПро. Программа имеет пробную лицензию на три месяца. Для экономии можно поставить версию КриптоПро 3.9, а потом установить КриптоПро 4.0 (), выиграв 6 месяцев бесплатной работы. Потом во избежание проблем и головной боли проще приобрести лицензию.

Ряд спецоператоров предлагают для своих сервисов облачные КЭП (КлаудКЭП), которые хранятся на сервере специализированного оператора связи. Для работы с КлаудКЭП не требуется наличие криптопровайдера. Но работать с КлаудКЭП на сторонних ресурсах невозможно.

Upd : Калуга-Астрал позволяет использовать бесплатный криптопровайдер VipNet CSP .

Другие способы экономии

Есть еще один вполне простой способ экономить - всевозможные акции спецоператоров связи. На данный момент (10.05.2016 г.) действуют следующие акции:

КЭП выдаются в рамках акции. Тестируй - не хочу!

Итоги

При использовании программ и ресурсов контролирующих органов придется потратиться на приобретение КЭП. Средняя стоимость на текущий момент (10.05.2016 г.) составляет примерно 1500 р. Отдельно отмечу, что КЭП и программы-криптопровайдеры используются не только для передачи отчетности, но и для интернет-банкинга, различных ресурсов (госулуги и т.д.). Поэтому расходы на них нельзя относить исключительно к электронной отчетности.

Данный подход подойдет далеко не всем. Он не подходит крупным компаниям с большим объёмом данных (и совершенно другими бюджетами), им целесообразнее использовать платное решение. Но небольшие организации и ИП вполне могут использовать бесплатные аналоги.

Вариант с тест-драйвами подойдет всем, так как они дают доступ к полному функционалу программ, но временный. Конечно, если вы не собираетесь регистрировать новую компанию каждый год.

Многие спецоператоры предлагают минимальные тарифные планы начиная с 500 рублей (без учета акций). Дешевизна достигается благодаря тому, что многие операторы одновременно являются и удостоверяющими центрами, выпускающими КЭП. При этом, подобные тарифы имеют множество ограничений и нюансов, поэтому перед приобретением нужно очень внимательно уточнять все подводные камни дешевых решений. Например, они могут включать только возможность передачи отчетности, без возможности ее заполнения.

Через некоторых сепцоператоров можно сдать нулевую отчетность абсолютно бесплатно. При таком подходе не придется тратиться на КЭП. Это может оказаться оптимальнее, чем использование официальных каналов.

Ознакомиться с тарифами можно по следующим ссылкам:

Внимание! При выборе тарифного плана обязательно указывайте ваш регион, так как в разных регионах разная стоимость.

Отдельного внимания заслуживают решения для ведения бухгалтерской отчетности с возможностью ее сдачи. Совокупная стоимость владения подобными решениями может оказаться дешевле:

Не проще ли купить комплексное решение?

Многие ошибочно полагают, что достаточно заплатить деньги и спецоператор будет делать все сам. Это заблуждение. Функции спецоператора определены достаточно четко, а договоры составлены грамотно. По большому счету, единственная обязанность оператора - взять отчет и доставить его до приемного комплекса контролирующего органа. За все остальное он никакой ответственности не несет.

По своему опыту скажу, что с купленными комплексными решениями проблем не меньше (а порой и больше), чем с описываемым подходом. Во многом проблемы связаны не столько с операторами, сколько с приемными комплексами госорганов и не очень грамотными инспекторами.

Бывают случаи когда спецоператоры попросту не успевают реализовать новые версии форм или случаются технические неполадки и приходится обращаться к бесплатным программам, а отчетность передавать по официальным каналам.

Все субъекты РФ, ведущие хозяйственную деятельность, обязаны сдавать налоговую отчетность. Самый удобный способ взаимодействия с ФНС и другими контролирующими органами – предоставление данных в электронной форме.

Главными преимуществами сдачи отчетности через интернет являются:

экономия времени;
удобство оформления;
дистанционное взаимодействие с инстанциями;
конфиденциальность информации.

Гарантом подлинности и неизменности информации, предоставляемой в цифровом формате, является электронная подпись для сдачи отчетности. Этот реквизит обеспечивает юридическую значимость документов, и является аналогом обычной подписи ответственного лица. Чаще всего ЭЦП оформляют на главного бухгалтера или руководителя организации.

Также электронная подпись для сдачи отчетности может быть оформлена на физическое лицо. Граждане могут подавать налоговую декларацию, заверенную ЭП, в электронной форме без необходимости личного визита в ФНС.

Сдача налоговой отчетности через интернет

Для сдачи отчетных данных в цифровой форме существуют специальные веб-сервисы, предоставленные государственными органами. Специальные программы и модули предоставят возможность оформить документацию по всем правилам, избежать ошибок и опечаток.

Система электронной отчетности регулярно обновляется, что избавляет пользователя от необходимости следить за изменениями в законодательстве и актуальными формами предоставления данных. Кроме того, система не дает отправить неправильно заполненные бланки, что исключает вероятность сдачи некорректной информации.

Сдавать отчетность обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, которые ведут хозяйственную деятельность. Также перед государством отчитываются физические лица, получающие дополнительный доход. Подавать отчеты можно на бумаге или в электронном виде. Что нужно, чтобы отчитываться через интернет?

Выбрать способ представления отчетности

Организация или ИП может отправлять электронную отчетность разными способами:

В первом случае уполномоченный представитель может:

сдавать декларации за клиента,
и готовить, и сдавать их.

Сначала нужно будет написать доверенность, которую представитель передает в ФНС в электронном виде до того, как начнет отчитываться за организацию или ИП (приказ ФНС от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@).

Во втором случае документооборот между контролирующим органом и тем, кто сдает отчет, выполняет оператор электронного документооборота (ЭДО). Чтобы отчитываться через интернет, нужно заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись.

Подготовить отчет можно в любой бухгалтерской программе, а затем загрузить его в систему отчетности оператора ЭДО. Другой вариант — создать отчет непосредственно в системе отчетности. Работать в таких программах просто, а криптографические средства гарантируют конфиденциальность всех данных.

В третьем случае пользователь работает через интернет в программе, которая расположена на удаленном сервере. В таких программах есть модуль для отправки отчетности.

Преимущества электронной отчетности:

Скорость. Чтобы сдать отчетность, не нужно приходить в инспекцию и стоять в очереди. Через систему электронной отчетности можно отправить документы с любого компьютера, на котором есть доступ в интернет. Декларация, отправленная в последние пять минут последнего дня отчетности, будет считаться поданной в срок.
Актуальные формы. С системой электронной отчетности пользователю системы электронной отчетности не нужно самостоятельно изучать изменения в формах отчетности. Программа автоматически обновится, если в законодательстве что-то изменится.
Отсутствие ошибок. Налогоплательщики могут ошибиться в расчетах или просто опечататься. Программа для отправки электронной отчетности не даст отправить бланк, который неправильно заполнен и подскажет, где именно допущены ошибки. В этом случае их легко обнаружить и исправить.

Электронная подпись для отчетности

Для сдачи электронной отчетности нужна квалифицированная электронная подпись . Это прописано в письме ФНС России от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489. Квалифицированная подпись без дополнительных соглашений между участниками ЭДО делает документы юридически значимыми и не позволяет внести в них изменения.

Электронная подпись (ЭЦП) выпускается на индивидуального предпринимателя или на конкретного сотрудника, который имеет право подписывать отчетность от имени организации. Как правило, это руководитель или главный бухгалтер.

Электронная подпись выдается на один год, после чего ее надо перевыпустить. Процедура занимает один рабочий день. Удостоверяющий центр СКБ Контур заранее предупреждает своих клиентов о том, что у сертификата электронной подписи истекает срок действия.