Срок заполнения трудовой книжки. Как правильно заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

Кадровой службой организации

Либо другим подразделением, в котором оформляется прием и работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, - государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: "Запись за таким-то номером недействительна".

После этого делается правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка".

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Трудовая книжка: подробности для бухгалтера

Электронные трудовые книжки
РФ, иным федеральным законом ведется трудовая книжка работника) сведения о трудовой деятельности... подачи этого заявления выдать ему: трудовую книжку в целях обязательного социального страхования... другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки); справки о заработной плате, начисленных... договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой... лицами заявлений о выборе формата трудовой книжки. При предоставлении указанных сведений впервые...
Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?
Перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными... перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными... этом материале. Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые... ПФ РФ. Что такое электронная трудовая книжка? Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом... тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать...
Электронные трудовые книжки
Получит бумажную трудовую книжку на руки. При выдаче трудовой книжки на руки... соответствующего заявления. При сохранении трудовой книжки в бумажном формате работодатель... дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при... о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном... право: на дальнейшее ведение трудовой книжки при последующем трудоустройстве к... его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в...
Электронная трудовая книжка
Заранее. Электронная трудовая книжка Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является... виде вести его трудовую книжку. То есть переход на электронные трудовые книжки добровольный. К... электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки. По законопроекту Трудовой кодекс... нужно использовать, чтобы предоставить сведения трудовой книжки работнику по его запросу. ... на электронные трудовые книжки? 2020 год – старт перехода на электронные трудовые книжки. Работодателям нужно...
Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР
В России планируется ввести электронную трудовую книжку», в которой подробно прокомментированы... 2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет. Законы об электронных трудовых книжках. Пошаговая инструкция... локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового... о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или... работникам бумажные трудовые книжки Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном...
Электронные трудовые книжки: варианты действий
Работы должна быть заведена бумажная трудовая книжка, работнику, имеющему стаж работы... стаж работы и оформленную ранее трудовую книжку, устраивается на работу после переходного... переход на электронные трудовые книжки. Поэтому предполагаем, что оформление бумажной трудовой книжки не требуется... книжек Плюсы: отсутствие затрат на трудовые книжки; решение проблемы дистанционного трудоустройства; снятие... выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой, изменение локальных нормативных актов, ...
Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки
Работодателям, расскажем в статье. Трудовая книжка установленного образца является основным документом... работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки. Предполагается, что хранение информации... Скажем сразу, сразу отменять бумажные трудовые книжки не будут. Законодатели предусмотрели переходный... . Таким образом, в электронной трудовой книжке сохранится практически весь перечень сведений... договором. * * * Переход на электронные трудовые книжки начнется в 2020 году. Работодателю...
С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку
Будет представлять собой электронная трудовая книжка? Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя... При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной... подтверждения; использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг; ... . Процедура перехода на электронные трудовые книжки. Формирование электронных трудовых книжек... электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Конечно, многих работников (...
Электронные трудовые книжки: начало
Правительство утвердило законопроект об электронных трудовых книжках (Проект Федерального закона № 748684- ... мнению законодателя, переход на электронные трудовые книжки позволит работникам в будущем оформлять... разработкой концепции перехода на электронные трудовые книжки Правительство РФ утвердило и... возможности дальнейшего ведения его бумажной трудовой книжки. Изменение в отчетности Законопроект с... включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании...
Как будем переходить на электронные трудовые книжки
В России планируется ввести электронную трудовую книжку (ЭТК, цифровые ТК). Правительством РФ... в России планируется ввести электронную трудовую книжку (ЭТК, цифровые ТК). Правительством... и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку. От работающих граждан потребуется согласие... виде. Человек, желающий сохранить бумажную трудовую книжку, должен будет подать работодателю соответствующее... сотруднику получать сведения из электронной трудовой книжки? Сведения электронной книжки сотрудник сможет...
Трудовая книжка хранится в другом городе: возможные последствия для работодателя
День увольнения работодатель вместо выдачи трудовой книжки направил работнику уведомление с... от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Анализ ситуации. Итак, трудовым... своевременное получение работником трудовой книжки. Обязанность по получению трудовой книжки в другом городе... случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику... день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно), законодательно не...
Как исправить дату рождения в трудовой книжке
Хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных... ограничений в отношении частей, разделов трудовой книжки, в которые вносятся соответствующие исправления... неточные записи на титульном листе трудовой книжки либо прямо разрешающих исправлять неправильные... рождения работника на титульном листе трудовой книжки будут исправлены указанным способом, такие... В соответствии с позицией судов трудовая книжка должна приниматься органами Пенсионного фонда...
О трудовых книжках: правила учета, ведения и хранения
Увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на... нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или... беспорядки; Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша... пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы. Денежные... на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников. Ответственность за нарушение правил...
О правомерности записи, содержащейся в трудовой книжке
При заключении трудового договора представил трудовую книжку, в которой содержится запись, ... при заключении трудового договора представил трудовую книжку, в которой содержится запись... нормы законодательства. Судя по трудовой книжке, осужденный отбывал наказание в... период внесение записей в трудовые книжки осуществлялось на основании Постановления... время не действует), в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы... Указанные записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока...
Электронные трудовые книжки
Включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании... включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании... , что хотят продолжить пользоваться бумажными трудовыми книжками. В этом случае необходимо будет... года необходимо будет отдать ему трудовую книжку, оставив лишь электронные сведения. Исключение... работодателю с заявлением о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. Срок хранения...

Вопрос о том, в течение какого времени нужно заполнить трудовую книжку о приеме на работу, остается довольно острым и зачастую спорным. Хотя законодательством прописаны, казалось бы, четкие нормы.

Порядок оформления приема на работу

Для начала необходимо определиться с тем, как правильно оформлять прием сотрудника на работу.

Приемом на работу, согласно текущему законодательству, является тот момент, когда руководителем (работодателем) издается приказ о приеме на работу сотрудника. Приказ должен быть составлен на основании заключенного с сотрудником трудового договора, его условия должны соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре. Таким образом, сначала заключается трудовой договор и только после этого издается приказ, а не наоборот, как это часто случается. Очень желательно также заключить с сотрудником договор о полной материальной ответственности.

В трехдневный срок с момента фактического начала работы приказ должен быть объявлен сотруднику и выдан на подпись. Сотрудник вправе потребовать выдать заверенную копию приказа о приеме на работу.

При приеме на работу обязательно необходимо ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка и рядом других нормативных документов, которые применяются на предприятии – это осуществляется также под роспись.

Стоит учитывать, что в случае, если принятый сотрудник является бывшим государственным или муниципальным служащим, нынешний работодатель должен сообщить бывшему работодателю о принятии сотрудника на работу.

Ведение трудовых книжек

Все кадровики обязаны точно знать, когда делать запись в трудовой книжке о приеме на работу. Согласно Трудовому кодексу, работодатель ведет трудовую книжку только в том случае, если сотрудник проработал у него свыше пяти дней и данная работа является для него основной. Таким образом, запись в трудовой книжке может быть сделана даже на шестой день работы, но с указанием начала периода фактической работы на предприятии.

В случае, если у работника по каким-либо причинам нет трудовой книжки, работодатель должен ее завести, если сотрудник устраивается на основное место работы. Нормативных документов, которые заставляли бы проверять наличие трудовой книжки или предыдущие места работы (кроме трудоустройства на государственную или муниципальную службу), нет. Таким образом, наличие или отсутствие трудовой книжки узнается со слов сотрудника.

Если работа является неосновной, то сведения о совместительстве могут быть внесены в трудовую книжку по желанию сотрудника по его основному месту работы. Такие сведения вносятся на основании справки, выданной по месту работы по совместительству. Трудовую книжку никто не имеет права куда-либо передавать.

Статус трудовой книжки

Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше.

В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника. Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.

Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки. Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России.

Основания для подсчета стажа

Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы. Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя.

Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы. Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться. Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.

Квалификация

Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой. В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя. Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.

Расчет пенсии

Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа. Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд. Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость. Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики.

Непрерывность стажа

Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.

В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом. Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины.

Награды

Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались. В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом. В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе. В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется.

Так ли нужна трудовая книжка работодателю

В данном вопросе закон можно трактовать двояко – в этом смысле есть определенные недоработки.

С одной стороны, законодательство четко регулирует наличие трудовой книжки и разграничивает понятия основного места работы и работы по совместительству. Есть разъяснения по поводу заполнения трудовых книжек.
С другой стороны, работодатель фактически может и не делать запись в трудовую книжку о приеме на работу, если с сотрудником подписан трудовой договор – контракт, в котором изложены все требуемые законодательством разделы и пункты.

Государственные предприятия стараются исправно вести трудовые книжки, так как в ходе проверок руководство может испытать неприятности. Для частных предприятий, особенно крупных, трудовая книжка является пережитком старого.

Что еще нужно знать о трудовой книжке

Если на предприятии трудовая книжка все-таки есть, необходимо знать еще ряд особенностей работы с ней.

Так как заполнение трудовой книжки и прием на работу – это пока требование, от которого массово не отказываются, заполнена она должна быть правильно:

в трудовой книжке желательно иметь запись о полученном образовании или приложить документ (копию документа) о его получении}
каждый прием на работу и увольнение должны быть скреплены печатью организации, которая хорошо видна и читаема}
каждая запись должна содержать документ, на основании которого она сделана, его номер и дату}
все записи должны быть сделаны читаемым почерком, без двусмысленностей}
при наличии исправлений они должны быть выполнены должным образом и заверены}
трудовая книжка всегда подается в оригинале.

Работник не имеет права выносить трудовую книжку, если является сотрудником данного предприятия – она выдается только при увольнении. По требованию, можно снять копию с отдельных страниц или скопировать всю трудовую книжку.

Перспективы использования трудовых книжек

Государство постепенно расширяет возможности сотрудников касательно подтверждения своего стажа, делая трудовые книжки уже не той ценностью, которой они были 25 лет назад. Однако полностью этот документ из оборота не ушел и к работодателям предъявляются законные требования по поводу ведения трудовых книжек.

К тому же, есть определенная категория работодателей, которая любит смотреть именно в трудовую книжку, а не в резюме, считая, что в последнем можно написать что угодно. С одной стороны, это даже верно: резюме подтверждается только подписью автора, а в трудовой книжке стоит печать предприятия, значит, есть высокий уровень ответственности. С другой стороны, тот факт, что сотрудник проработал на какой-либо должности определенное количество времени, еще не говорит о высоком уровне его способностей.

С развитием электронного документооборота значимость трудовых книжек становится все меньше. Правда, для карательных органов появилась лазейка в виде расхождения данных трудовой книжки и учета органов ФСС и Пенсионного фонда: есть повод провести проверку, в результате которой финансово могут пострадать и сотрудник, и работодатель. К тому же, электронный документооборот – это слишком большое для страны новшество, чтобы моментально прижиться. Многие просто отрицают электронный документ как таковой, а государство пока не утвердило нормативную базу, запрещающую их не принимать.

Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2020 года.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2020 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
не применяют сокращений;
не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2020

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2020) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

титульная часть — основные сведения о работнике;
сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

Ф.И.О. владельца;
дата его рождения;
образование (среднее, среднее специальное, высшее);
наименование профессии, как в дипломе;
дата открытия книжки;
подпись лица, заполнявшего бланк;
печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2020) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

Порядковый номер текущей записи.
Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

полное и сокращенное название организации;
наименование должности работника;
дату принятия на работу;
реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

1 графа — порядковый номер записи;
2 графа — дата награждения;
3 графа — название компании, должность и вид награждения;
4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

Графы 1 и 2 остаются пустыми.
В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

заполняются личные данные сотрудника;
проставляется дата;
заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

обложка должна быть неповрежденной;
недопустимо исправление ошибок;
вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
по центру — слово «Заявление»;
далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Ответы на часто задаваемые вопросы помогут разобраться в тонкостях оформления трудовых книжек. Узнайте, какие типы записей следует вносить, что написать на титульном листе, нужны ли записи о совместительстве или вахтовом методе работы.

➤

В статье:

Скачайте полезные документы по теме:

Какие правила заполнения трудовой книжки обязан соблюдать кадровик

Ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ и два других нормативных документа, подробно регламентирующих работу с трудовыми книжками. Это Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение №1 к постановлению Минтруда России №69 от 10.10.2003) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. В них подробно расписано, как заполняется трудовая книжка.

Вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей:

о и увольнении;
о постоянном переводе на другую должность;
о получении второй и последующей профессии или специальности;
о повышении квалификации;
об изменении наименования должности, занимаемой работником;
о награждении за профессиональные достижения и успехи в работе.

Если в период работы сотрудника на организацию ее наименование изменилось, отразите изменения в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции №69). Любые другие записи и дополнения, например, об объявленных выговорах и замечаниях, временных переводах и перемещениях или испытании при трудоустройстве , будут лишними.

Трудовая книжка: 100 готовых образцов идеальных записей смотрите в «Системе Кадры»

Внимание! Принципиальное значение имеет не только содержание, но и оформление каждой записи. Используйте только ручки с темными чернилами - черными, фиолетовыми, синими, избегайте аббревиатур и сокращений. Почерк должен быть разборчивым и четким. Эксперт «Системы Кадры» подскажет, какие формулировки в бланке будут считать недопустимыми .

Шпаргалка. Ошибки в трудовой книжке и как их исправить

Как заполнить трудовую книжку впервые поступающему на работу сотруднику

Если работник трудоустраивается впервые, СНИЛС и трудовую книжку ему оформляет работодатель. Сделать это нужно в течение недели со дня трудоустройства, причем в присутствии работника. Кроме того, новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной, если не хочет оформлять дубликат по прежнему месту работы (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу начинают с оформления титульного листа. Используйте только типовой бланк, предусмотренный приказом Минфина России №117н от 22.12.2003 и учтенный в приходно-расходной книге. Не принимайте и не используйте чистые бланки, купленные работником!

Внимание! Речь идет о документах строгой отчетности, поэтому не забудьте вписать серию и номер израсходованного бланка, данные его владельца, дату заполнения и другие обязательные сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

На титульном листе укажите:

Фамилию, имя и отчество сотрудника. Скопируйте данные паспорта, не используя инициалы и сокращения.
Дату рождения. Рекомендуем использовать арабские цифры в формате «дд.мм.гггг». Но если напишите месяц прописью, ошибки не будет.
Полученное образование, профессию, специальность. Учитывайте только завершенные уровни образования, получение которых подтверждено соответствующими дипломами. Реквизиты диплома не указывайте!

Студентам, закончившим ВУЗ после 2014 года, выдают дипломы нового образца с указанием присвоенной квалификации. Поэтому в трудовой книжке такого сотрудника в графе «Образование » следует писать не просто «высшее », а еще и указывать квалификационный уровень (бакалавр, специалист, магистр). Максимально возможный уровень образования присваивают кадрам высшей квалификации, закончившим аспирантуру, ординатуру, ассистентуру-стажировку. Узнайте больше о нюансах заполнения титулки и хитростях, помогающих , от эксперта электронного журнала «Кадровое дело».

Дату заполнения документа . Текущую дату можно указывать комбинированным способом: день и год - арабскими цифрами, месяц - прописью.

Все сведения вносят на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником, и заверяются его подписью. Ниже ставят печать организации (если есть) и подпись кадровика, заполнявшего титулку.

Образец оформления титульного листа: сотрудник впервые принят на работу

Следующий этап - оформление записи о трудоустройстве. Сначала в графе 3 укажите полное и сокращенное наименование организации. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер записи, в графе 2 - дату, в графе 4 - реквизиты приказа о приеме на работу. В графе 3 напишите, на какую должность и в какой отдел принят сотрудник. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию. Если выполняемая сотрудником работа дает право на льготы и компенсации, например, досрочную пенсию, убедитесь, что должность указана в соответствии с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником.

Шпаргалка. Какие ошибки ГИТ выявляет на титульном листе

Как правильно заполнить трудовую книжку при переводе сотрудника на другую должность или в другую компанию

Работа с трудовыми книжками - одна из наиболее ответственных задач, поручаемых кадровику. Поэтому так важно знать и соблюдать постановление о трудовых книжках и инструкцию по их заполнению, вести точный учет чистых и заполненных бланков, создавать для них безопасные условия хранения.

Если предъявленный сотрудником документ заполнен с ошибками, внесите все необходимые исправления, а если возникают сомнения в его подлинности, проверьте серию, номер и другие реквизиты или отправьте запрос в Гознак.

Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
На основе подписанного заявления составляется приказ.
На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
Во второй – впишите дату.
Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.

Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

в приказе,
в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

Поставьте следующий порядковый номер.
Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

«Запись за номером 45 недействительна
Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

акт об отсутствии на рабочем месте;
докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

Название вашей компании.
Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.