Podłączenie do elektronicznego zarządzania dokumentami Próbka PFR. Umowa o wymianie dokumentów elektronicznych organizacji z funduszem emerytalnym
Obecnie Fundusz Emerytalny wszędzie korzysta z elektronicznego zarządzania dokumentami, z pewnością wypierając inne formy składania kwartalnych raportów dotyczących naliczania i wypłaty składek ubezpieczeniowych. O preferencjach wykorzystania technologii telekomunikacyjnych do tych celów świadczą dwa fakty:
- podmioty gospodarcze zatrudniające więcej niż 25 pracowników mają obowiązek wprowadzenia w stosunkach z PF elektronicznego stosunku pracy;
- Możliwość powrotu do tradycyjnej dokumentacji papierowej nie mają nawet indywidualni przedsiębiorcy czy małe firmy, które kiedyś przestawiły się na bezdotykowy system obiegu dokumentów.
Zalety ED z organami ubezpieczenia emerytalnego
Elektroniczny obieg dokumentów z Funduszem Emerytalnym:
- umożliwia składanie raportów w siedzibie pracodawcy o dowolnej dogodnej porze dnia, także w dni i godziny wolne od pracy;
- uwalnia księgowego od konieczności wizyt w jednostce terytorialnej funduszu emerytalnego i uwalnia czas na inne sprawy;
- zapewnia autentyczność i poufność przekazywanych informacji;
- gwarantuje bezpieczeństwo i bezbłędną rejestrację przepływu dokumentów wychodzących przedsiębiorstwa w funduszu;
- umożliwia korektę błędów wykrytych przez pracowników Funduszu Emerytalnego w składanych oświadczeniach bezpośrednio z miejsca pracy ubezpieczającego, w razie potrzeby częściej niż raz dziennie;
- udostępnia dane o wynikach przyjmowania raportów w formie elektronicznej;
- otwiera możliwości tworzenia w instytucji kopii złożonych sprawozdań i odpowiedzi otrzymanych z Funduszu Emerytalnego.
Oprogramowanie do przejścia ED
Podłączenie do elektronicznego obiegu dokumentów z Funduszem Emerytalnym wymaga:
- możliwość generowania raportów według próbek i formularzy;
- Oprogramowanie certyfikowane przez FSB z możliwością stosowania elektronicznego podpisu cyfrowego i szyfrowania go za pomocą kluczy kryptograficznych.
Aby go uzyskać, należy skontaktować się z wyspecjalizowaną instytucją.
Dziś rynek jest pełen ofert firm świadczących usługi:
- centrum certyfikacji zajmujące się opracowywaniem i utrzymywaniem kluczowych certyfikatów podpisu elektronicznego w systemie ED PF;
- instalacja i konserwacja oprogramowania do bezkontaktowego przesyłania informacji, umożliwiającego składanie raportów nie tylko do Funduszu Emerytalnego Rosji, ale także do innych organów regulacyjnych: Federalnej Służby Podatkowej, funduszy pozabudżetowych, Rosstat.
Inne środki przejścia na sprawozdawczość elektroniczną
Na początek musisz wykonać następujące działania organizacyjne:
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę systemu;
- zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi: wyposażenie stanowiska pracy, utworzenie niezawodnego miejsca przechowywania nośników magnetycznych kluczy kryptograficznych, umieszczenie kopii archiwów elektronicznych;
- koordynacja możliwości przejścia na ED z jednostką terytorialną Funduszu Emerytalnego;
- przeprowadzenie testowego przesłania wyciągów do organu terytorialnego Funduszu Emerytalnego Rosji po instalacji systemu ED przez wyspecjalizowaną organizację.
Dokumentowanie
Do podłączenia do elektronicznego obiegu dokumentów Funduszu Emerytalnego wymagane będą następujące dokumenty:
- umowa z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej w sprawie korzystania z dokumentów elektronicznych za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych;
- umowę abonamentową na świadczenie usługi bezpiecznego dokumentowania dokumentów elektronicznych z Funduszem Emerytalnym (opcjonalnie – ze wszystkimi organami regulacyjnymi jednocześnie) poprzez otwarcie dostępu do elektronicznego zbioru sprawozdawczego;
- umowa o świadczenie usług centrum certyfikacji.
Forma umowy z Funduszem Emerytalnym jest standardowa. Można go pobrać z oficjalnej strony internetowej swojej jednostki terytorialnej. Wymienione umowy z wyspecjalizowaną organizacją są ze swej natury prawnej umowami adhezyjnymi.
W związku z tym nie pozwalają klientowi na wprowadzanie zmian. Można je połączyć w jedną kompleksową umowę.
Pierwsze kroki: Zgłoś wiersze dotyczące składania wniosków
ED z Funduszem Emerytalnym odbywa się według zatwierdzonych przez niego instrukcji. Regulamin jest dość specyficzny. Zgodnie z nią ubezpieczający po przesłaniu raportu otrzymuje od Funduszu Emerytalnego:
- po upływie 4 dni roboczych – potwierdzenie doręczenia wskazujące datę i godzinę dostarczenia akt do urzędu terytorialnego Funduszu Emerytalnego;
- w ciągu kolejnych 6 dni roboczych departament Funduszu Emerytalnego Rosji przesyła protokół z wynikiem kontroli.
Wynik otrzymany z Funduszu Emerytalnego może być pozytywny, co oznacza akceptację złożonego raportu, lub negatywny, co oznacza jego odrzucenie. W pierwszym przypadku za datę złożenia raportów uważa się datę wygenerowania zawiadomienia o potwierdzeniu doręczenia, w drugim protokoły widnieją jako niezłożone. Ubezpieczający ma obowiązek poprawić błędy i złożyć je ponownie .
Wynika z tego, że aby uniknąć opóźnień w przypadku popełnienia błędu, należy złożyć dokumenty z wyprzedzeniem – co najmniej 11 dni przed ostatecznym terminem rekrutacji. Na szczęście przy ustalonych liniach (15 dzień drugiego miesiąca po okresie sprawozdawczym) nie stanowi to problemu.
Organizacje i przedsiębiorcy, którzy składają raporty drogą elektroniczną, muszą wziąć pod uwagę specyfikę przetwarzania tych formularzy, aby złożyć dokumenty w terminie i nie płacić opłat za zwłokę.
Za datę złożenia elektronicznego formularza sprawozdawczego uważa się datę i godzinę, które zostały wygenerowane w momencie utworzenia potwierdzenia akceptacji przez bramkę odbiorczą Funduszu Emerytalnego. W oparciu o ustalone standardy paragon można wygenerować w ciągu dwóch dni.
Przesyłanie sprawozdań do Funduszu Emerytalnego w formie elektronicznej dyscyplinuje organizacje, a w celu uniknięcia kar zaleca się:
- przeprowadzić wszelkie procedury związane z uzyskaniem dostępu do raportowania elektronicznego i instalacją wymaganego oprogramowania z wyprzedzeniem, najlepiej w okresie przedraportowym;
- złóż niezbędne deklaracje i raporty w urzędzie skarbowym z wyprzedzeniem – co najmniej na jeden dzień przed upływem terminu przyjmowania dokumentów.
Aby móc przesyłać raporty elektroniczne do Rosyjskiego Funduszu Emerytalnego kanałami telekomunikacyjnymi (TCC), konieczne jest zawarcie umowy z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej w sprawie elektronicznego zarządzania dokumentami (2019). W tym celu należy wypełnić i przesłać do Funduszu wniosek o przyłączenie do elektronicznego zarządzania dokumentami. Fundusz emerytalny Federacji Rosyjskiej umożliwia zgłaszanie się pracodawcom za pośrednictwem akredytowanego centrum certyfikacji lub za pośrednictwem upoważnionych przedstawicieli. Ale w obu przypadkach trzeba zacząć od stwierdzenia; Teraz powiemy Ci, jak poprawnie go wypełnić.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) Funduszu Emerytalnego Rosji i procedura podłączenia do niego
Obowiązek raportowania drogą elektroniczną powstaje w przypadku zakładów ubezpieczeń, w których przeciętna liczba pracowników przekracza 25 osób, o czym mowa w art. 15 ustawy federalnej „O składkach ubezpieczeniowych” z dnia 24 lipca 2009 r. nr 212-FZ. Tacy pracodawcy muszą poświadczyć swoje raporty do Funduszu Emerytalnego Rosji ulepszonym kwalifikowanym elektronicznym podpisem cyfrowym i przesłać je za pośrednictwem TKS. Aby to zrobić, potrzebują oczywiście takiego podpisu, a także formularza umowy o elektronicznym zarządzaniu dokumentami z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej-2019. Wszyscy pozostali pracodawcy: przedsiębiorcy, prywatni notariusze i prawnicy zatrudniający pracowników oraz osoby prawne mogą według własnego uznania realizować EDI z funduszem emerytalnym Federacji Rosyjskiej. To prawda, że sama Fundacja ma wiele argumentów, dlaczego jest to wygodne i niezawodne. Oto tylko kilka z nich:
- Księgowy nie powinien tracić czasu pracy na dojazdy do biura Funduszu Emerytalnego;
- eliminuje się możliwość wystąpienia błędów przy przenoszeniu danych ze sprawozdania papierowego do bazy Fundacji;
- Raport możesz złożyć w dogodnym dla siebie terminie (wieczorami i w weekendy);
- w przyszłości EDI stanie się obowiązkowe dla wszystkich, niezależnie od liczby pracowników.
Oczywiście, aby rozpocząć składanie raportów w ten sposób, trzeba będzie ponieść koszty: zarówno czasowe, jak i finansowe. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego kosztuje, podobnie jak umowa na przesłanie danych i instalację niezbędnego oprogramowania. Chociaż zazwyczaj centra certyfikacji mogą zapewnić swoim klientom zarówno podpis cyfrowy, jak i oprogramowanie wraz ze wsparciem technicznym za ogólną opłatą. Całkowicie bezpłatnie pracodawca może pobrać jedynie umowę z Funduszem Emerytalnym o elektronicznym prowadzeniu dokumentów oraz wniosek o przyłączenie.
Wybór operatora EDF
Dla wygody ubezpieczających Fundusz Emerytalny na swojej oficjalnej stronie internetowej udostępnia dane od akredytowanych organizacji, które świadczą ubezpieczającym usługi elektronicznego obiegu dokumentów w Funduszu Emerytalnym. Wskazane jest wybranie operatora do pracy z tej listy. Jest stale uzupełniana i aktualizowana. Tabela pokazuje:
- Nazwa firmy;
- technologia, na której działa;
- dane kontaktowe (adres, numer telefonu i e-mail).
Jeśli organizacja zatrudniająca planuje współpracę z upoważnionym przedstawicielem, musi upewnić się, że pracuje on na oprogramowaniu zatwierdzonym przez Rosyjski Fundusz Emerytalny.
Jak poprawnie wypełnić wniosek o EFR
Pisanie wniosku o elektroniczne zarządzanie dokumentami w Funduszu Emerytalnym należy rozpocząć dopiero po wybraniu przez ubezpieczającego upoważnionego przedstawiciela lub centrum certyfikacji, które będzie świadczyć usługi przesyłania danych za pośrednictwem TCS. Wynika to z faktu, że dokument musi zawierać dane takiej firmy. Ponadto będziesz musiał szczegółowo podać następujące informacje:
- nazwa, INN i OGRN organizacji;
- jego prawny i faktyczny adres;
- numer rejestracyjny w systemie Funduszu Emerytalnego;
- Dane bankowe;
- średnia liczba pracowników;
- dane operatora telekomunikacyjnego;
- inne niezbędne informacje.
Czasami pracownicy centrum certyfikacji lub upoważniony przedstawiciel samodzielnie wypełniają formularz tego dokumentu natychmiast po zawarciu umowy o świadczenie usług raportowania elektronicznego. W jego składzie nie ma nic skomplikowanego. Zawiera dwa odrębne bloki: jeden dla osób prawnych, drugi dla przedsiębiorców indywidualnych. Ubezpieczający musi wypełnić tylko jedno pole zgodnie ze swoim statusem. To wygląda tak:
Następnie wystarczy potwierdzić zgodę na przetwarzanie danych osobowych i poprawność wprowadzonych informacji podpisem menedżera.
Specjaliści Funduszu Emerytalnego po otrzymaniu wniosku będą musieli wypełnić przeznaczony dla nich blok, a także stworzyć i udostępnić organizacji umowę o wymianę dokumentów elektronicznych w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami za pomocą TKS.
Aby rozpocząć pełną wymianę dokumentów z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej, ubezpieczający musi przekazać numer i datę umowy swojemu upoważnionemu przedstawicielowi. Można je także wprowadzić samodzielnie w sekcji oprogramowania raportującego udostępnianego przez centrum certyfikacji. Instrukcje, jak to zrobić, można uzyskać od operatora.
„Elektroniczne zarządzanie dokumentami to postępowy i obiecujący system przesyłania danych:
- System zapewnia wysoką niezawodność i niezawodność rejestracji i kontroli przepływu dokumentów, gwarantuje zachowanie poufności przekazywanych informacji;
- System umożliwia przesyłanie raportów z miejsca pracy ubezpieczającego w dowolnym dniu i o dowolnej porze dnia;
- System umożliwia szybkie i wielokrotne poprawianie błędów wykrytych przez Fundusz Emerytalny Rosji w składanych dokumentach z miejsca pracy ubezpieczyciela w ciągu jednego dnia;
- Nie ma potrzeby odwiedzania księgowego biura terytorialnego Funduszu Emerytalnego Rosji;
- Przesyłając raporty, ubezpieczający otrzymuje drogą elektroniczną informację o wynikach otrzymania raportów;
- Przed przedsiębiorstwem otwiera się możliwość tworzenia elektronicznych archiwów całego przepływu dokumentów z organem terytorialnym Funduszu Emerytalnego Rosji.
Kwestię możliwości i trybu przekazywania informacji w formie elektronicznej rozstrzyga jednostka terytorialna Funduszu Emerytalnego wspólnie z konkretnym ubezpieczającym i ustalana jest w „Umowie o wymianie dokumentów elektronicznych w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami”.
1. Co jest niezbędne do składania sprawozdań do Kasy Emerytalnej w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym (dalej ES):
- oprogramowanie do tworzenia raportów w ustalonych formatach;
- oprogramowanie kryptograficzne z realizacją niezbędnych funkcji podpisu elektronicznego i szyfrowania (generowanie kluczy kryptograficznych, podpisywanie i weryfikacja podpisu elektronicznego na poziomie pliku, szyfrowanie danych). Funkcje te są realizowane przez oprogramowanie należące do kategorii narzędzi ochrony informacji kryptograficznej (zwane dalej narzędziami ochrony informacji kryptograficznej), które, gdy są stosowane w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami (zwanym dalej EDMS) Funduszu Emerytalnego Rosji , musi posiadać certyfikat FSB;
- usługi centrum certyfikacji w zakresie tworzenia i utrzymywania certyfikatów kluczy elektronicznych w EDMS Funduszu Emerytalnego;
- przeprowadzenie działań organizacyjnych: wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za organizację stosowania zabezpieczeń informacji kryptograficznej, sprzętu i zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do miejsca pracy, nośników magnetycznych kluczy kryptograficznych, archiwów dokumentów elektronicznych;
- Zawarcie „Umowy o wymianie dokumentów elektronicznych w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami Funduszu Emerytalnego Rosji za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych” z biurem okręgowym Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej.
Do tych celów będziesz potrzebować:
* Skontaktuj się z centrum certyfikacji, wybierz pakiet usług, którego potrzebujesz, otrzymaj formularz wniosku (w celu wystawienia certyfikatu klucza podpisu dla menedżera) i inną dokumentację.
* Skontaktować się z regionalnym Biurem PFR z wypełnionym wnioskiem o jego zatwierdzenie i zawrzeć „Umowę o wymianę dokumentów elektronicznych w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami PFR za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych”.
* Gdy będziesz gotowy do podjęcia pracy, przeprowadź testową wymianę wiadomości z Kasą Emerytalną.
- Funkcje elektronicznego zarządzania dokumentami w funduszu emerytalnym.
- Indywidualna (spersonalizowana) informacja księgowa przekazywana do Kasy Emerytalnej zalicza się do kategorii danych osobowych. Ich przygotowanie, przekazywanie i przetwarzanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych.
- Aby złożyć raport do Urzędu Funduszu Emerytalnego, wymagany jest jeden podpis elektroniczny - kierownik organizacji.
- Zgodnie z wymogami ustawy federalnej „O podpisach elektronicznych” z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ stosowanie podpisu elektronicznego przez osobę niebędącą jego właścicielem jest niedopuszczalne. Takie działania pociągają za sobą utratę znaczenia prawnego podpisanego dokumentu, przeniesienie kluczy kryptograficznych do kategorii skompromitowanych i unieważnienie odpowiedniego certyfikatu.
Usługi dla ubezpieczających świadczą:
Jeśli wiesz, jak zawrzeć umowę z funduszem emerytalnym w sprawie elektronicznego zarządzania dokumentami, musisz w pełni zrozumieć, że obie strony ponoszą odpowiedzialność na mocy obowiązujących przepisów. Administracja Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej nie ponosi odpowiedzialności, jeśli uszkodzenie systemu powstało w wyniku nieprawidłowych działań abonenta. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli klient nie ostrzegł abonenta na czas, że jego klucze zostały naruszone. Jeśli klucze te trafią w ręce osób trzecich i uda im się wyrządzić krzywdę organizacji, subskrybent będzie musiał samodzielnie rozwiązać tę sytuację.
