Nobil să trimită o copie. Trimiteți automat copii ale mesajelor pe care le trimiteți
Dacă clienții nu răspund la e-mailuri în timp util sau nu răspund deloc, poate problema este că aceste e-mailuri sunt doar teribile?
În fiecare zi, aproximativ 112,4 miliarde de scrisori de afaceri sunt trimise în întreaga lume, dintre care 122 „ajung” unei singure persoane. În ciuda popularității crescânde a altor canale de comunicare pe Internet, numărul de e-mailuri trimise continuă să crească. Acest lucru duce la faptul că oamenii (inclusiv clienții) caută scuze pentru a ignora e-mailurile care nu necesită o atenție specială pentru a se concentra pe mesaje și sarcini mai importante.
1. Exprimă-te de neînțeles și nu spune în mod specific ce vrei
Care este scopul scrisorii? Ați scris un mesaj pe care destinatarul îl înțelege? Poate că persoanele cărora le-ați trimis mesajul nu răspund pentru că nu știu că așteptați un răspuns de la ei?
În corespondență, cereți de la destinatar ce aveți nevoie: dosar, decizie finală, clarificare; și anunțați-i când este nevoie - scrieți termenul. Dacă nu este necesar un răspuns pentru că doar împărtășiți știrile, anunțați-i și despre asta.
Ați formulat clar cererea dvs., dar din anumite motive încă nu vă răspund ... Citiți-o din nou. Este ușor să găsiți o cerere pe fundalul a tot ceea ce este scris în scrisoare? Știu la ce vă așteptați în mod specific de la ei și nu de la altcineva?
Scrieți specific și clar și nu uitați de timpii de răspuns.
2. Prea lung și ilizibil
Cel puțin o dată în viață, fiecare dintre noi a primit scrisori foarte lungi. Când vedem foile de text, ne simțim necăjiți doar la gândul că acest mesaj trebuie recitit de 100 de ori pentru a găsi ceva important. Citiți singuri astfel de scrisori? Ce așteptați de la clienți?
Scapă de de la cuvinte și expresii de oprire precum „Sper”, „dacă ai putea”, „când ai puțin timp” etc.
Șterge repovestire extinsă, indiferent cât de mare este sarcina dvs.
Furnizați mesajul cu context suficient pentru ca destinatarul să înțeleagă despre ce vorbiți.
Scrie scrisori scurte și numai ceea ce se referă în mod specific la acest subiect sau problemă.
Utilizare propoziții și cuvinte simple, indiferent despre ce scrieți. Paragrafele scurte, listele cu marcatori și spațiile pot ajuta la evitarea unui tsunami de cuvinte.
3. Prea mulți oameni au copiat
Există două pericole principale atunci când copiați un număr mare de oameni și doriți un răspuns la acesta.
În primul rând, nimeni nu va răspunde sau nu va înțelege ceea ce solicitați, presupunând că altcineva de pe lista de discuții se va ocupa de asta. Acest comportament uman se numește Efectul spectatorului.
În al doilea rând, copierea către prea mulți oameni a devenit un obicei în buletinele informative prin e-mail. Dacă faceți acest lucru, atunci ați învățat deja oamenii să-și amâne scrisorile pentru mai târziu, deoarece aceste scrisori nu se referă personal la ele și devin priorități reduse.
4. Trimiterea a prea multe scrisori sau a unui lanț lung de corespondență
Strâns legată de problema anterioară este trimiterea constantă a e-mailurilor cu un lanț de răspunsuri la o conversație lungă, redirecționarea răspunsurilor, precum și o copie a scrisorii către toți destinatarii. Nu fi acea muscă enervantă care zumzăie în cutia poștală. Nimeni nu va citi aceste scrisori!
Vrei ca clienții să răspundă la un mesaj? A te asiguracă scrisoarea este în esență scrisă.
5. Linia subiectului este proastă
Regulile scrisorilor de vânzare se aplică și corespondenței comerciale. Un e-mail important cu un titlu rău nu va atrage atenția. Subiectul e-mailului dvs. trebuie să fie clar și prompt.
Scrie un subiect adaptat pentru citirea de pe smartphone-uri. În zilele noastre, o mulțime de oameni sortează corespondența pe telefoanele mobile. Același lucru este valabil și pentru primul rând al scrisorii dvs. Pe baza statisticilor din serviciul de listă de corespondență MailChimp, lungimea ideală a subiectului este de 28-39 de caractere, dar nu mai mult de 50 de caractere.
Utilizare primul rând al scrisorii ca o încurajare a citirii.
6. Rude maniere
Scrierea literelor scurte și prea simple pe un ton grosolan nu dă dreptul de a omite toate normele comportamentului civilizat. Un mesaj care nu spune altceva decât „trimiteți-mi o recenzie eBook astăzi” este scurt și grosolan. Și cine vrea să răspundă la asta?
Eticheta de corespondență există încă, la fel ca și salutarea și semnătura din scrisoare. E-mailul are, de asemenea, propria etichetă de urmat. Greșelile gramaticale îi sperie pe oameni.
Oamenilor le place să ajute oamenii buni. Deveni lor.
7. Corespondența prin e-mail ca modalitate nepotrivită pentru comunicare
Diferite canale sunt utilizate pentru a comunica cu clienții. Și pentru anumite nevoi, corespondența prin e-mail este departe de a fi cea mai bună soluție.
Chaturile și mesageria instantanee sunt potrivite pentru rezolvarea problemelor urgente. Unele sarcini necesită o discuție deliberată, comună, pentru care e-mailul nu este potrivit. Cea mai bună opțiune este un apel telefonic sau un chat video. Și acest lucru este logic atunci când mai mulți oameni participă la discuție simultan.
Există multe tehnologii pentru interacțiunea socială. Dar obiectivul tău este să obții un răspuns la scrisoarea ta. Înainte de a trimite un mesaj de e-mail, gândicât de eficientă este această metodă în atingerea obiectivului tău.
P. S. Suntem siguri că lista dată de erori vă va permite să vă reconsiderați munca prin poștă și să obțineți la timp răspunsuri mai necesare și mai importante.
Articol original de HubSpot. E. Gorbatenko, PR-manager al INOSTUDIO a lucrat la traducerea textului; editarea și adaptarea textului - E. Polikanina, specialist în marketing, INOSTUDIO.
Lucrând în IT, există o mare tentație de a economisi timp la calitatea corespondenței prin e-mail, trimițând e-mailuri „după cum este necesar”. Cu toate acestea, pentru companiile mari, acest lucru duce adesea la o deteriorare a comunicării și la o scădere a eficienței muncii la un proiect (datorită numărului mare de persoane implicate în luarea deciziilor).
Pentru a evita acest lucru, sugerez următoarele o selecție de recomandări pentru corespondența prin e-mail, selectat de mine dintr-o duzină de surse. Aș dori să subliniez imediat că unul dintre criteriile pentru eficacitatea comunicării prin e-mail este să obțineți ceea ce doriți. cu o distragere minimă alti colegi.
Deci generalul:
- Timpul de răspuns, în mod implicit, este așteptat nu mai târziu de 24 de ore.
- Dacă ați trimis două scrisori, dar nu există răspuns - sunați. Dacă apelul nu rezolvă problema, faceți o programare.
- Dacă nu puteți răspunde, scrieți imediat că veți răspunde atunci XX.XX.
- Dacă scrisoarea nu este pentru dvs., atunci răspundeți „cel mai probabil ați făcut o greșeală cu destinatarul”. În caz contrar, persoana va aștepta un răspuns și va pierde timpul bazându-se pe tine.
Destinatari:
- Dacă este posibil, nu trageți pe toată lumea în copie. Copiați altele dacă:
- ei înșiși v-au întrebat despre asta;
- ar trebui să primească această scrisoare.
- Dacă întrebarea este clar rezolvată cu una dintre persoanele din copie, atunci spuneți tuturor că o veți rezolva împreună cu el și spuneți tuturor doar rezultatul final. Amintiți-vă că cu cât mai mulți oameni din lanț, cu atât aveți mai puțină responsabilitate în a răspunde.
- Dar fii pregătit pentru faptul că aproape nimeni nu citește literele în care sunt copiate.
Subiectul scrisorii:
- Un subiect - o scrisoare. Dacă subiectul scrisorii s-a schimbat ca urmare a corespondenței, schimbați subiectul și titlul scrisorii.
- Scurtă esență imediat: în subiect, scrieți imediat ce doriți să obțineți.
- Adăugați etichete de stare la linia subiectului. ,, [Nu este urgent], [Documente], „FYI” - pentru scrisori care nu necesita acțiuni de la destinatar. Economisește-i timpul.
Firele de litere (fire)
- Schimbați firul... Nu „furați” subiectul corespondenței prin punerea în corespondență cu alte subiecte de discuție. Creați un fir nou cu linia subiectului.
- Excluzând destinatarii... Dacă trebuie să discutați o problemă numai cu unii destinatari, excludeți restul și adăugați la începutul scrisorii cu o linie separată „- Semyon, Igor”, astfel încât destinatarii să înțeleagă această modificare.
- De asemenea, dacă cineva nu mai este solicitat în corespondență, atunci îl puteți pune BCC (copie oarbă) și anunțați-l despre asta:
@ Ivan, mulțumesc că ai participat la discuție, te-am pus în BCC pentru a nu te distrage
- Adăugați destinatari... La fel, nu uitați să indicați „+ Alexey” la începutul scrisorii.
- Folosiți coduri acceptate EOM sau NNTR... Adăugând caractere EOM (\u003d Sfârșitul mesajului) la subiectul mesajului, spuneți că discuția este închisă. Și NNTR (\u003d Nu este nevoie să răspundeți) înseamnă că nu trebuie să răspundeți. Acest lucru economisește atât destinatarul, cât și timpul dvs. și nu veți primi un alt e-mail cu o întrebare precum:
Deci, de ce ai nevoie de la mine?
- Răspunsuri în scrisorile altora:
Răspundeți în corpul scrisorii punând inițiale la începutul răspunsului pentru a nu vă confunda:Sunteți de acord cu schimbarea aspectelor?
[A. S.]: Da, sunt de acord.
De asemenea, puteți schimba culoarea / fontul (dar pentru unii destinatari, formatarea literelor poate fi dezactivată și aceștia văd doar text simplu!) - Nu trageți toată corespondența cu coada... Multe corespondențe se trag și cozile uriașe de litere din trecut cresc. Nu le trage. Imaginați-vă ce urmează pentru un nou venit la colegul sau partenerul SS. Mai bine lăsați ultimele 3-4 răspunsuri și reluați acordurile anterioare în propriile cuvinte.
Scrisoare:
- Esenta: Ceea ce solicitați sau sugerați trebuie să fie în primele 15 cuvinte din corpul e-mailului. De asemenea, indicați intervalul de timp când aveți nevoie de un răspuns - o sarcină fără un termen durează pentru totdeauna.
- Context: La începutul unei scrisori lungi, descrieți contextul într-o propoziție și o propoziție, care vor fi discutate mai jos. Mai ales pentru prima scrisoare sau când adăugați o persoană care nu este conștientă de corespondență.
- Fii specific... Evitați întrebările abstracte deschise, puneți întrebări închise. Dacă aveți o întrebare, atunci, pentru a obține un răspuns cât mai repede posibil, oferiți destinatarului soluții posibile:
Există o astfel de problemă, oferim următoarele soluții:
- Soluția A
- Soluția B
- Necesită discuții
Proces-verbal de întâlnire:
Fii primul care scrie acțiuni ulterioare, apoi - concluzii și acorduri, deoarece acestea sunt mai puțin importante și este posibil să nu le fie citite.Atașamente la litere:
- Fișierele atașate nu sunt trimise atunci când răspundeți la o scrisoare. Utilizați înainte / înainte.
- Raportați atașamentele din corpul scrisorii (în Mac OS, atașamentele în litere sunt ușor de ratat).
- Încărcați fișiere mari (peste 5 Mb) în Dropbox sau pe Google Drive și furnizați prin link. În plus, imaginile din corpul unui e-mail sunt adesea aruncate din istoricul e-mailurilor de către programele de e-mail, astfel încât linkul către cloud câștigă din nou.
Semnătură:
Nu creați o legendă completă cu imagini, care adesea ocupă mai mult spațiu decât mesajul dvs. Este incomod să derulați. Iar imaginile sunt atașate la scrisoare sub formă de atașamente și trebuie să fie verificate în mod constant pentru a vedea dacă este atașat ceva important.Înainte de a trimite:
- Recitește și verifică ortografia înainte de a trimite.
- Scrisori dificile / emoționale - scrieți, amânați-o timp de o oră, apoi recitiți și, dacă sunteți sigur, trimiteți-o.
- Puteți configura o regulă în MS Outlook care întârzie orice e-mail trimis timp de N minute într-un folder special Outbox. Pe parcursul acestor N minute, puteți anula / edita scrisoarea, asigurându-vă astfel împotriva greșelilor.
Dacă primiți un mesaj, există mai multe acțiuni pe care le puteți efectua din mesaje.
Pentru a răspunde numai expeditorului, selectați răspuns.
Pentru a răspunde expeditorului și tuturor celorlalți destinatari de pe liniile To și Cc, selectați Răspunde la toate.
Pentru a trimite un mesaj cuiva care nu se află în linia Către sau Cc, selectați redirecţiona.
Răspunsul și redirecționarea mesajelor este una dintre cele mai frecvente sarcini din Microsoft Office Outlook 2007. Această secțiune oferă informații de bază despre răspunsul și redirecționarea mesajelor. Ajutor pentru personalizarea mesajelor, cum ar fi schimbarea fundalului sau adăugarea de atașamente, este disponibil în altă parte.
În acest articol
Răspundeți expeditorului
Notă:
Răspundeți expeditorului și tuturor destinatarilor mesajului
Puteți răspunde expeditorului mesajului și tuturor utilizatorilor specificați în câmpuri La care și Copie.
În multe cazuri, nu este nevoie să includeți toți utilizatorii în răspuns. Folosiți funcția Răspunde la toate fii atent, mai ales dacă ai un număr mare de destinatari sau liste de distribuție. Dacă trebuie să scrieți numai expeditorului mesajului, este recomandat să utilizați butonul Răspuns... Alternativ, puteți elimina numele persoanelor sau listele de e-mail care nu trebuie să citească răspunsul.
Sfat: Dacă trebuie doar să scrieți unuia dintre destinatari, îi puteți șterge pe ceilalți. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe numele destinatarului în câmp La care sau Copie (numele va fi evidențiat) și apăsați tasta DELETE.
Notă: În mod implicit, atunci când răspundeți la un mesaj de e-mail, mesajul original este inclus în corpul mesajului. Consultați secțiunea pentru a modifica această setare.
Redirecționarea unui mesaj
Sfat: Dacă doriți să redirecționați mai multe mesaje, selectați primul și țineți apăsată tasta CTRL, selectați mesajele rămase, apoi faceți clic pe Redirecţiona... Toate mesajele vor fi redirecționate ca atașamente la noul mesaj.
Dacă mesajul este selectat, dar nu este deschis într-o fereastră separată. În bara de instrumente standard, faceți clic pe Redirecţiona.
Dacă mesajul este deschis. În filă Mesaj in grup Răspuns apasa butonul Redirecţiona.
În filă Opțiuni in grup Câmpuri selectați elementul Afișați câmpul Cco.
FĂ una din urmĂtoarele:
Creați un mesaj.
În câmp La care introduceți numele destinatarilor.
Notă: În domeniile La care, Copie și SC trebuie specificat cel puțin un destinatar valid de e-mail.
Pentru a selecta numele destinatarilor din listă, faceți clic pe La care, Copie sau SC.
Mai multe despre câmpuri Copie și SC
Copie: O copie a mesajului va fi trimisă tuturor în această casetă de mesaje Outlook. În același timp, numele lor vor fi vizibile pentru toți ceilalți destinatari ai acestui mesaj.
SC: Numele acestui câmp este o abreviere pentru copie oarbă. O copie a mesajului va fi trimisă tuturor destinatarilor din acest câmp al mesajului de e-mail, dar numele acestora nu vor fi vizibile pentru ceilalți destinatari ai mesajului. Dacă, atunci când creați un mesaj nou, fișierul SC nu este afișat, îl puteți adăuga.
Faceți clic pe buton Trimite mesaj.
Anulați includerea automată a mesajului original
Depanarea butonului Trimitere lipsește
Dacă nu există nicio comandă Trimite mesaj incapabil să trimită un mesaj. Această secțiune oferă informații despre găsirea comenzii Trimite mesaj, oferă posibile motive pentru absența sa și listează pașii pentru corectarea problemei.
Buton Trimite mesaj situat lângă câmpurile Către, Cc și Cco.
Dacă Outlook 2007 nu are un cont de e-mail configurat, comanda Trimite mesaj nu este afișat și mesajele nu pot fi trimise.
În majoritatea cazurilor, Outlook 2007 este utilizat cu un cont de e-mail. Cu toate acestea, există o serie de motive pentru care contul dvs. de e-mail ar putea să nu fie configurat:
Outlook 2007 este configurat fără suport prin e-mail. În cazuri rare, Outlook 2007 poate fi configurat pentru a gestiona numai contacte, sarcini sau calendare.
Configurarea contului de e-mail a fost întreruptă. Când am început Outlook 2007, configurarea contului nu a fost finalizată.
Fișierul de configurare a contului este deteriorat. Corupția în fișierul de configurare care este utilizat pentru a stoca informațiile de configurare pentru contul de e-mail poate duce la afișarea contului de e-mail configurat anterior.
Notă: Puteți deschide un fișier de date Outlook numit fișier Foldere personale (PST), vizualiza mesajele primite și deschide o fereastră de compunere utilizând comenzile Creeaza o, Răspuns, Răspunde la toate sau Redirecţiona... Cu toate acestea, dacă nu a fost configurat niciun cont de e-mail, fișierul Trimite mesaj nu va fi afișat.
Se caută un cont
Mai întâi, asigurați-vă că contul dvs. de e-mail este configurat.
Dacă lista Nume în filă E-mail nu există intrări, nu există conturi de e-mail configurate în profilul dvs. Outlook.
Pentru mai multe informații despre adăugarea unui cont de e-mail, consultați articolul
În ultimele decenii, corespondența de afaceri prin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele metode de comunicare de afaceri. Astăzi este dificil să găsești o astfel de persoană care să nu folosească e-mailul în practica comunicărilor interumane. În ciuda acestui fapt, mulți astăzi pun întrebarea: astfel încât să se respecte toate regulile? Cum să formați o impresie bună despre expeditor cu ajutorul unei scrisori competente?
Acest articol descrie regulile pentru corespondența de afaceri prin e-mail, iar sfaturile practice prezentate în articol vă vor ajuta să învățați comunicarea corectă de afaceri atunci când compuneți e-mailuri.
Mulți oameni își încep ziua verificându-și căsuța poștală pentru a primi mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți nu știu cum să folosească corect limba corespondenței de afaceri, confundând e-mailurile cu un mod informal de comunicare.
Datorită vitezei de livrare, simplifică schimbul de documente oficiale importante, formulare, declarații, dar chiar și aici oamenii greșesc atunci când trimit scrisori. De multe ori se întâmplă ca atunci când compun un e-mail la schimbul de fișiere, destinatarii, din orice motiv, să nu întocmească schițe însoțitoare și să nu introducă subiectul, ceea ce poate complica munca destinatarilor. Scopul acestui articol este de a răspunde la întrebarea: cum să trimiteți un e-mail și să respectați toate regulile comunicării scrise de afaceri prin e-mail?
La compunerea e-mailurilor, trebuie completate toate câmpurile furnizate
Regulile de e-mail de afaceri obligă expeditorul scrisorii să completeze toate câmpurile furnizate în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorului scrisorii. Trebuie descris un subiect care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. De foarte multe ori soarta scrisorii trimise și viteza de soluționare a problemei menționate în aceasta depind de subiectul corect descris. Un e-mail de afaceri ar trebui să înceapă cu un salut - această simplă dovadă de respect față de destinatar este foarte importantă în corespondență. Salutul ar trebui să fie urmat de text, care se numește „corpul scrisorii”, iar la final se lasă semnătura, de exemplu, „Cu stimă, Brisov Petr Ivanovici”.
Salutări în corespondența de afaceri
Merită să ne concentrăm în continuare asupra acestui punct, deoarece gestul de respect este foarte important în orice aspect al comunicărilor de afaceri. Fraza optimă de salut este „Bună ziua” sau „Bună ziua”. Efectuarea corespondenței comerciale prin e-mail limitează utilizarea de către expeditor a frazelor „Bună seara” sau „Bună dimineața”, deoarece destinatarul poate citi scrisoarea mult mai târziu decât a fost primită. De asemenea, nu este corect să folosiți expresii obișnuite folosite în felicitări
După cuvântul sau fraza de salut, trebuie să contactați destinatarul după nume și patronimic și, dacă numele este necunoscut expeditorului, puteți sări peste acest moment. Apoi, puteți trece la stabilirea scopului scrisorii.
Fișiere atașate în corespondența de e-mail a companiei
Dacă scopul principal al scrisorii nu este doar o narațiune scrisă și prezentarea esenței problemei, ci și trimiterea unui fișier, atunci este mai bine să atașați obiectul care trebuie trimis mai întâi. De multe ori se întâmplă ca mulți expeditori, din cauza neatenției, după ce stabilesc esența problemei în corpul scrisorii, să uite să atașeze atașamentul necesar. O astfel de neglijență poate afecta negativ reputația comercială a expeditorului scrisorii de afaceri.
Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă
Regulile de poștă electronică de afaceri solicită expeditorului să aibă un nume de e-mail recunoscut, care trebuie să conțină informații veridice despre numele expeditorului. Scrisorile și contestațiile oficiale arată foarte neînțeles și prost atunci când expresiile informale sau cuvintele sunt indicate în adresa de e-mail, de exemplu, adresa de e-mail „limon_petya”. Pare foarte nedemn pentru un adult. Pentru corespondența de afaceri, cel mai bine este să creați un e-mail separat și să respectați eticheta e-mailului de afaceri.
Utilizarea funcției Răspuns rapid (Răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior
Funcția Răspuns sau Răspuns (prescurtată ca Re :) ajută utilizatorul să răspundă rapid la mesajele trimise anterior de la expeditor. Această funcție are, de asemenea, capacitatea universală de a citi corespondența anterioară cu interlocutorul pe un subiect dat. Dar regulile corespondenței comerciale prin e-mail obligă expeditorul să redenumească subiectul scrisorii comerciale dacă esența discuției este schimbată în timpul corespondenței.
Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, revizuiți pentru erori de ortografie și de punctuație
E-mailul simplifică schimbul de informații, dar în timpul corespondenței comerciale, nu trebuie să neglijați regulile limbii rusești, deoarece o greșeală făcută neglijent poate afecta credibilitatea expeditorului. Înainte de a trimite o scrisoare, trebuie să revizuiți textul de mai multe ori și să îl verificați cu atenție pentru erori offografice și de punctuație. Mulți clienți de e-mail au o funcție de verificare ortografică, deci ar trebui să acordați atenție cuvintelor subliniate cu o linie roșie. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografia corectă, ar trebui să solicitați ajutor pe Internet sau să verificați ortografia folosind un dicționar de ortografie.
Câmpul de destinație ar trebui completat ultima dată
Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate, adresa destinatarului scrisorii de afaceri trebuie introdusă chiar în ultimul moment înainte de trimitere. Această regulă face parte, de asemenea, din elementele de bază ale corespondenței de e-mail pentru afaceri. Se întâmplă ca atunci când completați câmpul destinatarului, e-mailul să ofere o listă a destinatarilor utilizați anterior, aici ar trebui să vă concentrați atenția pentru a nu trimite în mod greșit o scrisoare de afaceri compilată către un destinatar terț.
Structurarea unei scrisori de afaceri
Regulile de structurare a textului se aplică nu numai suporturilor de hârtie, ci și regulilor pentru corespondența de afaceri prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil pentru destinatar să citească volume mari de text pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, ar trebui să împărțiți textul în paragrafe mici formate logic și să evitați propozițiile complicate în scrierea textului scrisorilor de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții într-o scrisoare de afaceri nu trebuie să depășească cincisprezece cuvinte.
Esența unei scrisori de afaceri trebuie menționată în esență
În plus față de subiectul specificat al scrisorii de afaceri, destinatarul ar trebui să fie interesat de prima și a doua propoziție clar formulate din textul principal. Sarcina expeditorului este de a preciza la începutul scrisorii esența problemei sau întrebării pe care se adresează destinatarului. Prima teză ar trebui să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Eșantion: „Vă informăm că termenii obligației din contractul nr. 45 din 01/02/2017„ Cu privire la furnizarea de materiale în vrac ”se apropie de sfârșit. Pentru a reînnoi contractul, trebuie să trimiteți un pachet de documente repetate. " Datorită obiectivului desemnat, destinatarul are ocazia să se adâncească în ideea principală a scrisorii de afaceri. Dacă textul scrisorii este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția de atașare a unui obiect ca atașament sub forma unui document text, dar în același timp cu câmpul text ar trebui să lăsați o schiță însoțitoare care să ilumineze scrisoarea comercială. Eșantion: „Vă trimitem o copie electronică a scrisorii de la Mak-Stroy LLC pentru examinare. Vă rugăm să ne informați cu privire la decizia dvs. privind prelungirea contractului nr. 45 din data de 02.01.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale vrac” înainte de termenul specificat în scrisoare. ”
Fiecare e-mail de afaceri trebuie să primească un răspuns
Există exemple negative de corespondență comercială în care destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri din anumite motive. Uneori chiar pot exista cazuri în care răspunsul nu poate fi dat din anumite situații, de exemplu, timpul pentru rezolvarea problemei poate dura câteva zile sau destinatarul este gândit și nu poate răspunde imediat la întrebarea pusă. În acest caz, ar trebui să se facă un scurt comentariu cu privire la această chestiune, de exemplu, „Bună ziua, Petr Ivanovici. Am primit scrisoarea dvs., dar astăzi îmi este greu să răspund, deoarece trebuie să mă consult cu conducerea superioară. Voi raporta problema dvs. CEO-ului companiei noastre și voi oferi un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu respect, managerul departamentului de vânzări Belov Ivan Gennadievici ".
Merită să ne amintim că, dacă răspunsul nu a fost dat în termen de trei zile lucrătoare, atunci faptul tăcerii destinatarului scrisorii de afaceri poate fi apreciat ca ignorând și refuzând comunicarea cu expeditorul.
Când scrieți scrisori de răspuns, ar trebui să răspundeți la toate întrebările puse
Dacă scrisoarea trimisă destinatarului are un caracter interogatoriu, atunci când compuneți scrisoarea, ar trebui să dați răspunsuri la întrebări în ordinea care este prezentă în textul primit al scrisorii de afaceri. Dacă au fost puse întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri specifice la acestea. Când compuneți o scrisoare, răspunsurile nu trebuie numerotate, trebuie doar să expuneți gândul în ordine. Pentru a răspunde la toate întrebările puse, mai întâi trebuie să recitiți scrisoarea de afaceri primită de mai multe ori și, în cazul în care există prea multe întrebări, este mai bine să le scrieți separat pentru a nu rata. Dacă este imposibil să dai un răspuns la unele dintre întrebările puse, merită să subliniem că în acest moment, din anumite motive, nu se poate da un răspuns.
Nu folosiți în exces abrevieri, emoji și majuscule
Există exemple negative de corespondență de afaceri, atunci când expeditorii o diluează folosind semne informale sub formă de emoticoane. Utilizarea lor este populară atunci când comunică pe rețelele de socializare, cu toate acestea, regulile corespondenței de afaceri nu acceptă astfel de manifestări ale emoțiilor, deoarece destinatarul poate să nu știe adevărata lor semnificație și să le ia pentru un set de erori de punctuație pe care nu le înțelege.
De asemenea, merită să refuzați să scrieți textul cu majuscule. Pe Internet, un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „fraze strălucitoare” și mai des astfel de fraze au o conotație negativă. Destinatarul, atunci când citește o scrisoare de afaceri prin e-mail, poate considera un astfel de font negativ, ceea ce va afecta negativ percepția sensului. Dacă trebuie să subliniați importanța unui moment într-o scrisoare de afaceri, este mai bine să folosiți expresii introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că trebuie să furnizați un pachet de documente pentru prelungirea contractului până cel târziu la 02/10/2017” sau „Vă rugăm să rețineți că documentele pentru a reînnoi contractul trebuie depus înainte de 10.02.2017. "
Nu trebuie să trimiteți informații secrete prin e-mail
Pentru transferul de informații personale sau confidențiale, este mai bine să refuzați casetele de e-mail, deoarece există o amenințare de interceptare a informațiilor de către infractorii cibernetici în scopuri proprii de mercenar. Astfel de informații pot include: numere de telefon, parole de pe carduri bancare, conturi bancare personale etc. Este important să ne amintim că informațiile sunt stocate pe serverul agentului de poștă și pot fi furate în caz de hacking.
La sfârșitul scrisorii trebuie să fie semnat de către expeditor
După cum sa menționat anterior, fiecare scrisoare trimisă trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii de cutii poștale introduc o funcție de blocare a semnăturilor, în care puteți introduce titlul, numele și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va fi afișat automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va simplifica tastarea. Este important să întocmească semnătura corect, astfel încât destinatarul să aibă posibilitatea de a contacta corect expeditorul atunci când răspunde la scrisoare. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: „Salutări, Nikolai Alexandrovici Petrov, +79810000000”.
Trăgând concluzii, se poate observa că, pentru a înțelege cum să efectuați corespondența de afaceri prin e-mail, nu este necesar să stăpâniți elementele de bază suplimentare și complexe. Trebuie doar să respectăm regulile elementare ale etichetei și să respectăm normele limbii ruse.
