Тендеры. Процедура объявления тендера В закрытом тендере рассылаемый бриф может включать

Первым этапом проведения любого тендера является его объявление. Для этого заказчиком составляется бриф (приглашение), которое рассылается всем поставщикам, желающим принять участие в тендере или имеющим определенные критерии, названные заказчиком.

Существует несколько причин для объявления тендера

Политика компании, когда в области закупок принято корпоративное решение о проведении тендеров.
Желание получить лучшее предложение на максимально выгодных условиях.

Подготовительные этапы

Компания принимает решение о проведении тендера. На этом этапе формируется список задач, которые будут отражены в тендерном задании. Согласовываются типы компании, которым будут разосланы приглашения.
Разработка брифа. Бриф содержит информацию о целях проекта и требованиях, предъявляемых к участникам.

Что включает бриф:

Данные о заказчике. Здесь можно сказать о профиле деятельности фирмы, ее численности и опыте работы. Обязательно указываются контактные данные и сайт для того, чтобы участник более детально ознакомился с Вашей компанией.
Цель проведения конкурса. Опишите проблему, которую необходимо решить по средствам проведения тендера.
Ожидаемый результат. Укажите, какие цели Вы планируете достичь, какие задачи актуальные и срочные. Дайте понять компаниям, какого результата Вы ожидаете по окончанию работ.
Требования к участникам. В зависимости от профиля компании и специфики проводимого тендера, требования могут быть разными. Например, период работы компании, опыт проведения аналогичных проектов, положительные отзывы, наличие допусков или разрешений к проведению определенных видов работ.
Требования к . Здесь Вам необходимо указать те разделы, которые должны быть в заявке. Чем конкретнее вы опишите этот пункт, тем проще Вам будут в дальнейшем проводить тендер.
Критерии, по которым будут оцениваться претенденты. Основной критерий - соотношение «цена/качество». Но если Вас интересует конкретный параметр, стоит предупредить об этом участников.
Сроки. Необходимо сказать дату объявления тендера, обозначить временные рамки начала и окончания приема заявок, указать дату объявления результатов.

Тендер – это конкурс, который помогает заказчику выбрать наиболее предпочтительное для него предложение среди множества вариантов, предложенных от представителей разных компаний. Проведение тендеров осуществляется на основе конкурентного соревнования, победитель которого подписывает с заказчиком контракт.

Тендеры являются основным способом , предоставления услуг или подрядных работ. При этом заранее оговариваются сроки, сумма и другие подробности. Эти нюансы должны быть учтены участником, так как заказчики зачастую выбирают именно те предложения, которые полностью соответствуют их требованиям.

Не только государство, но и частники

Конкурсы проводятся не только по инициативе государственных представителей: они так же распространены среди частных компаний. Так, в настоящее время для участия в подобных торгах, компании (потенциальному участнику) необходимо внести определенную сумму, которая является гарантией серьезных намерений претендента. Так что возможности принимать участие в тендере у некоторых просто нет. Это фирмы, занимающиеся малым и средним бизнесом.

В чем преимущества тендеров?

Существуют определенные виды организации торгов, которые имеют свои плюсы и минусы. Но если рассматривать их с общей точки зрения, можно выделить следующие преимущества:

Эффективность. Торги позволяют компании-заказчику рассмотреть множество предложений, выбрав наилучшее, наиболее эффективное из них.
Для любой компании-участника – это шанс повысить не только свою финансовую успешность, но и репутацию.
Тендерные торги – это очень удобно и экономично, ведь претендентов всегда много.

Классификация способов организации торгов в России

Уже более 50 лет США активно применяют разработанную в прошлом веке ими же тендерную систему. За это время успели появиться ее множественные вариации, некоторые из которых используются в России. Сам же американский термин «тендер» в РФ практически не используется – его успешно заменяют более привычным и устоявшимся словом «конкурс».

Открытые и закрытые

Классификация тендеров зачастую осуществляется по степени доступности для претендентов. Встречаются как закрытые и открытые, так и ограниченные тендеры. В России в настоящее время достаточно большую популярность получили закрытые конкурсы, которые, однако, считаются менее эффективными. Решение провести тендер закрытого типа, как считают эксперты, – это дань советским традициям. В то время как тендеры открытые в России встречаются значительно реже, несмотря на то, что они имеют больше преимуществ. Основное из них – участие большего количества потенциальных поставщиков. В этом случае торги выполняют свои главные функции – открытость и доступность.

С предварительным отбором кандидатов и без него

Классификация также может быть основана на отборе участников, проведенном перед началом мероприятия. Даже в тех случаях, когда конкурс открытый или ограниченный, заказчик может отсеять кандидатов, заявки которых, наименее соответствуют выдвинутым требованиям. Эта процедура актуальна потому, что многие компании, даже будучи наименее подходящими для участия в том или другом конкурсе, все равно подают заявку. А ведь огромное количество участников лишь притормаживает процесс выбора лучшего предложения, в то время как одной из функций конкурса является быстрота.

Два этапа или один

Проведение торгов в один этап не предусматривает изменений или переговоров по ходу конкурса, поэтому во многих случаях он неприемлем. А вот проведение двухэтапного тендера является достаточно эффективным методом, который отличается гибкостью со стороны заказчика. Двухэтапный конкурс, состоящий из нескольких ступеней, дает возможность урегулировать все вопросы, проведя на первом этапе переговоры. Но, несмотря на несомненные преимущества, двухэтапные торги не жалуют не только в РФ, но и за границей из-за слишком затяжного процесса проведения. Лишь в случае, когда заказ достаточно серьезен, проводится двухэтапный аукцион.

Что проведение тендера включает в себя?

Торги имеют определенные этапы организации:

Определение предмета торгов.
Разработка программы проведения, определение формы торгов (закрытые, ограниченные, открытые).
Разработка критериев документации, необходимой для участия в конкурсе.
Выбор участников торгов. Данный пункт изменяется в зависимости от вида конкурса: если организатор принял решение провести открытый конкурс, он рассылает приглашения (согласно постановлению об условиях и правилах тендеров при открытых торгах, сообщение обязательно появляется на сайте компании, а также может быть размещено в прессе, разослано по электронной почте). Когда же принято решение провести закрытый конкурс, потенциальным участникам рассылаются приглашения.
Отбор кандидатов.
Прием предложений от избранных участников торгов.
Оценка предложений и выбор одного из них, наиболее выгодного, заказчиком.
Подписание соглашения с победителем.

Если заказчик проводит торги самостоятельно, не обращаясь к услугам специализированных компаний, то первое, что он должен сделать, – это организовать команду, которая будет заниматься проведением мероприятия. Основная функция этой группы – составить положение о тендере и правила его проведения. Руководитель должен ознакомиться с этими документами и утвердить их. Также назначается состав тендерной комиссии.

Тендерная комиссия: функции и обязанности

Главная задача тендерной комиссии – ведение торгов. Тендерная комиссия должна подготовить сообщение о проведении мероприятия (его еще называют брифом), разослать его определенным лицам или разместить в СМИ (когда планируется проведение открытого типа конкурса). В сообщении содержится полная информация о требованиях, которые предъявляет своим исполнителям заказчик: требования к предложениям, критерии оценки этих предложений, принципы отбора победителя и т.д.

Данная комиссия также регистрирует участников, которые прошли предварительный квалификационный отбор (такой отбор осуществляется, если имеет место проведение открытых тендеров). Отбор позволяет заказчику, который знакомится с заявками потенциальных участников, выбрать наиболее подходящих под его требования претендентов. Процедура необходима в первую очередь потому, что если заявок поступило достаточно много (в среднем больше 10), то расходы времени и сил увеличиваются, что не выгодно заказчику.

К тому же, очень важен уровень квалификации претендента. Так, если квалифицированность поставщика низкая, он, даже сделав формально лучшее предложение, не в состоянии выполнить все свои обязательства по договору на должном уровне. Для потенциальных кандидатов предварительный квалификационный отбор также является плюсом – им не придется тратить финансовые средства и силы для участия в тендере. Однако, стоит учесть, что поставщики обычно крайне недовольны тем, что не прошли данный отбор, потому заказчику нужно найти весомые аргументы.

C момента регистрации участников компания-участник официально становится конкурентом других участвующих в конкурсе компаний. Порой компании-участники подают заявку, сообщая всю необходимую информацию о себе, подтверждают свое согласие с правилами тендера и дают соглашение о неразглашении полученной информации от организатора. Также компания обязуется подписать договор с заказчиком, если выиграет конкурс.

Члены тендерной комиссии регистрируют полученные от участников предложения и решают, в какой очередности будут представлены работы на презентации.

Тендерная комиссия оценивает предложения потенциальных победителей в течение нескольких рабочих дней после того, как был завершен прием предложений или после проведения всех презентаций. Зачастую, все предложения, которые поступили на конкурс, остаются известными лишь их создателям. Не разглашаются и оценки, полученные в ходе проверки предложений. Победителем становится участник, который предоставил максимально выгодное предложение, соответствующее всем требованиям брифа.

Участники, чьи предложения были рассмотрены (если хотя бы одно предложение не было рассмотрено, тендер считается несостоявшимся), но не были приняты, получают свои предложения обратно – они и дальше остаются их собственностью.

Проведение открытого тендера государственного типа

Так как чаще всего тендеры проводятся по инициативе государственных предприятий, а не частных предпринимателей, целесообразно более подробно рассмотреть проведение открытого государственного тендера.

Участники обычно находят сообщение о проведении открытого тендера в СМИ, на специальных сайтах и т.д. Организовывает конкурс или сам заказчик, или группа его сотрудников, которых он назначает ответственными за организацию и проведение.

Первое, что делает заказчик, – это составляет и распространяет тендерную документацию, в которой содержится вся информация, нужная для участия. Такая документация абсолютно бесплатна. Когда срок приема заявок от потенциальных кандидатов истекает, созывается тендерная комиссия, вскрывающая пакеты с заявками. Затем оглашается список участников тендера. Иногда для того, чтобы проверить заявки на соответствие всем требованиям, приглашаются эксперты.

Проведение закрытого государственного тендера

Закрытые тендеры проводят для того, чтобы сделать закупки специального характера или небольшого объема. В этом случае заказчик сам выбирает поставщиков, которые примут участие. Обычно эти аукционы согласовываются с органами государственной власти.

Заказчик рассылает приглашения на участие выбранным лицам. Претенденты, в свою очередь, должны запросить конкурсную документацию и подготовить ее согласно требованиям заказчика вместе с заявкой на участие. Также, он может изменить условия тендерной документации, но в этом случае он обязан уведомить об изменениях участников конкурса. Если у них возникли вопросы, заказчик обязан на них ответить.

Заказчик регистрирует заявки, присланные приглашенными, и поставщики получают подписи о регистрации заявок. Далее в присутствии подрядчиков каждую заявку проверяют на соответствие их требованиям, после чего путем оценки предложений выбирают наиболее выгодное. С этим участником и подписывается контракт.

Кто проводит тендеры?

Торги может организовывать заказчик и самостоятельно. Однако, если тендер проводит частная компания, лучше всего обратиться в специализированные фирмы, которые берут все хлопоты по проведению тендера на себя, при этом освобождая заказчика от массы забот. Такие компании обычно проводят все вышеописанные виды торгов.

Компании-организаторы должны проделать следующую работу:

Организовать тендерную процедуру.

Проконсультировать заказчика касательно тендерных процедур.

Разработать тендерную документацию.

Оценить предложения.

Организовать закупки.

Составить юридические заключения и провести анализ конкурсной документации.

Заключить договор о закупке.

Обеспечить сопровождение закупок юридически.

Таким образом, доверить организацию и проведение торгов лучше специалистам, если вы в этом деле новичок. А вот более опытным заказчикам можно обойтись и собственными силами.

ПОЛОЖЕНИЕ
о проведении тендера на предоставление услуг
в сфере управления персоналом

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение регулирует отношения, возникающие в ходе проведения тендера между Компанией N (далее - Организатор) и Участниками тендера; определяет общий порядок организации и процедуру проведения тендера на право предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг Организатору; основные условия участия в тендере заинтересованных компаний; порядок рассмотрения тендерных предложений, порядок принятия решений, а также порядок утверждения и оформления результатов тендера.

1.2. Цели проведения тендера:

Привлечение лучших специалистов и компаний, способных оказать Организатору консалтинговые (тренинговые, рекрутинговые и т. д.) услуги на высоком профессиональном уровне;
- выбор наилучшего предложения по предоставлению консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг.

1.3. Предметом тендера является право предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг Организатору. Объем услуг определяется договором.

1.4. Требования к тендерному предложению формулируются тендерной комиссией и доводятся до участников в сообщении об объявлении тендера.

2. Условия участия в тендере

2.1. Участником тендера (далее - Участник) может стать организация, имеющая успешный опыт реализации проектов в сфере предоставления консалтинговых (тренинговых, рекрутинговых и т. д.) услуг, положительную репутацию, необходимые финансовые средства и материальные возможности; располагающая трудовыми ресурсами (с соответствующими профессиональными знаниями и квалификацией) для выполнения условий договора. Участие в тендере могут принимать как отечественные, так и зарубежные компании разных форм собственности.

2.2. Участники самостоятельно несут все расходы, связанные с участием в тендере.

2.3. Все материалы, представленные Участниками для рассмотрения в рамках проведения тендера являются их собственностью. Использование Организатором материалов, переданных для участия в тендере, без согласия Участника не допускается.

2.4. Не допускаются недобросовестные действия Участников:

Прямое или косвенное предложение, передача либо согласие передать любому должностному лицу Организатора (в том числе члену тендерной комиссии) или привлеченному эксперту вознаграждения в любой форме (предложение о найме на работу, оказание услуги, деньги, ценные бумаги и т. д.) в целях оказания воздействия на проведение процедур тендера и принятие решений тендерной комиссией;
- представление Участником недостоверных сведений.

В случае установления недобросовестных действий Участника тендерная комиссия вправе как отклонить от рассмотрения его тендерное предложение и отстранить его от участия в тендере, так и расторгнуть уже заключенный с победителем тендера договор.

3. Тендерная комиссия и независимые эксперты

3.1. Для подготовки и проведения тендера, принятия решений о победителях формируется тендерная комиссия (далее - Комиссия) в количестве не менее пяти человек. Персональный состав Комиссии, во главе с ее председателем, утверждается приказом руководителя Компании N. В состав Комиссии входят: председатель Комиссии, секретарь Комиссии, члены Комиссии. Председатель руководит деятельностью Комиссии, утверждает регламент ее работы, определяет даты и повестку дня заседаний, ведет заседания Комиссии, организует работу Комиссии в соответствии с настоящим Положением, объявляет победителей торгов и совместно с ними подписывает Протокол проведения тендера. (Типовая форма Протокола результатов проведения тендера приводится в Приложении 1 к Положению о тендере .)

3.2. Заседание Комиссии является правомочным при участии в нем не менее двух третей от общего числа ее членов. Комиссия самостоятельно разрабатывает и утверждает регламент своей работы. Решения Комиссии принимаются простым большинством голосов. Каждый член Комиссии голосует один раз. При равенстве голосов голос председателя является решающим.

3.3. Члены Комиссии обязаны отвечать на любой запрос Участников касательно разъяснения порядка и процедур проведения тендера, подготовки тендерных предложений. Если ответ на запрос представляет интерес для других Участников, он доводится до сведения всех Участников. В случае необходимости Комиссия в установленном ею порядке организует доступ Участников к дополнительной информации.

3.4. Комиссия на своем первом заседании детализирует требования настоящего Положения, устанавливает состав и последовательность основных тендерных мероприятий, сроки их проведения и ответственных исполнителей.

3.5. Комиссия определяет критерии оценки тендерных предложений, рассматривает представленные тендерные предложения участников и осуществляет выбор победителя тендера.

3.6. Комиссия вправе привлекать к оценке тендерных предложений независимых экспертов и использовать их заключения при определении победителей тендера. Эксперты подписывают Добровольную декларацию (См. Приложение 2 к Положению о тендере ).

При привлечении Экспертов к оценке тендерных предложений Комиссия обязана обеспечить анонимность материалов, передаваемых Экспертам для подготовки заключений. Анонимность обеспечивается путем передачи на экспертизу копий тендерных предложений, в которых информация о наименовании компании - Участника тендера и ее реквизитах, заменена номером Участника тендера.

Прямые переговоры Экспертов с Участниками не допускаются. В случае необходимости получения дополнительной информации, уточнения терминов или разъяснений Эксперт передает вопросы Комиссии.

3.7. После проведения экспертизы тендерных предложений, Эксперты представляют заключения (отчеты), которые передают под расписку председателю Комиссии (вся информация, представленная Экспертами, является конфиденциальной). Все члены Комиссии знакомятся с отчетами. Эксперты дают комментарии по рассмотренным материалам, а также отвечают на вопросы членов Комиссии. Все полученные для работы материалы Эксперты обязаны возвратить Комиссии в установленные сроки.

4. Условия участия в конкурсном отборе

4.1. Для участия в конкурсном отборе компания, претендующая на включение в список участников тендера (далее - Претендент), подает в Комиссию заявку на участие в тендере. К заявке прилагаются следующие документы:

Общая информация о компании;
- информация о выполненных компанией проектах с указанием предприятий, которым оказывались услуги в сфере управления персоналом;
- свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;
- копии лицензий на право осуществления соответствующих видов деятельности;
- тендерное предложение, касающееся технических характеристик затребованных услуг (далее - Техническое предложение);
- тендерное предложение, касающееся стоимости затребованных услуг (далее - Финансовое предложение);
- описание механизма ответственности Претендента за качество методов и подходов, используемых при предоставлении затребованных услуг;
- описание методики расчета эффективности предложенных услуг;
- информация о штатных сотрудниках Претендента, которые непосредственно будут привлечены для предоставления услуг;
- образец отчета о предоставленных услугах;
- опись представленных документов.

Претендент имеет право приложить дополнительные материалы о своей компании.

4.2. Все перечисленные документы подаются в Комиссию в одном экземпляре в запечатанном конверте в срок, указанный в сообщении о проведении тендера.

4.3. Претендент несет ответственность за достоверность представленной информации.

4.4. К участию в конкурсном отборе допускаются компании, отвечающие установленным настоящим Положением требованиям.

4.5. Претендент не допускается к участию в конкурсном отборе, если им представлены не все документы, указанные в подпункте 4.1 настоящего Положения, или документы представлены позже срока, указанного в сообщении о проведении тендера.

4.6. С момента принятия Комиссией решения о включении Претендента в список Участников тендера, консалтинговая компания получает статус Участника тендера (далее - Участник).

4.7. Комиссия может отказать Претенденту во включении его в список Участников тендера в случае:

Несоответствия Претендента требованиям настоящего Положения;
- недостоверности представленной Претендентом информации;
- наличия фактов нарушения Претендентом принятых этических норм профессиональной деятельности и рекламаций.

5. Порядок проведения тендера

5.1. Организатор извещает о проведении тендера в Сообщении. Сообщение о проведении тендера может быть опубликовано в специализированных изданиях и интернет-ресурсах, на сайте Организатора, либо разослано непосредственно потенциальным Участникам тендера.

5.2. Извещение о тендере публикуется не менее чем за 60 дней до его проведения и включает:

Координаты Комиссии;
- дату и место проведения тендера;
- цели и задачи проведения тендера;
- требования, предъявляемые к Претендентам для участия в тендере;
- сроки приема заявок, перечень документов, представляемых Претендентами дл

Каким образом организован рекламный тендер

Обычно добросовестный заказчик, объявляя рекламный тендер , преследует очевидную цель – выбрать агентство, которое сможет подготовить наилучшую рекламную кампанию за минимальную сумму. Подходить к вопросам проведения данной процедуры следует серьезно, поскольку от этого зависит, насколько конечный результат будет близок к изначальной цели. В первую очередь нужно определиться с типом торгов: закрытые они будут или открытые.

После того, как выбраны предположительно подходящие агентства, обязательно договоритесь с каждым о встрече, на которой они проведут презентацию. Этот этап поможет выбрать лучших кандидатов и отсеять недостаточно профессиональных. После этого полагается всем участникам разослать бриф с заданием и условиями проведения рекламного тендера. По результатам ответов вы сможете окончательно выбрать победителя, который займется данной работой.

Как одержать победу

Для того чтобы выиграть рекламный тендер, необходимо заинтересовать клиента и грамотно преподнести ему материал.
Очень важно изначально определить специфику работы заказчика и направить все усилия на выполнение его требований. Для выяснения потребностей следует поддерживать постоянную связь. При этом не нужно ограничиваться просьбой о предоставлении копии тендерного документа. Вам стоит задавать вопросы, выяснять, что какие показатели эффективности для них важны и каких результатов они ожидают.

После звонка отправьте заказчику письмо с предварительным предложением. Как правильно написать деловое предложение ? В тексте должна быть информация, которая сможет побудить их хорошо к вам относиться. Нужно не просто писать о том, что вы сможете выполнить работу. Необходимо предоставить сведения о процессе, который планируете использовать, доказать утверждения, предоставив тематические исследования с результатами, отзывы и гарантии. Закончить письмо эксперты советуют словами благодарности.

При подготовке документации для рекламных тендеров желательно провести предварительное исследование, благодаря которому вы сможете узнать новую полезную информацию о компании и их конкурентах. Нужно также точно следовать всем инструкциям и придерживаться правил и принципов составления документации. Желательно использовать не только текстовый формат, но и графики с таблицами. Рекомендуется сопоставить свои результаты с результатами других компаний и предоставить гарантии .

Заказчик должен больше о вас узнать, поэтому в документ нужно включить корпоративный профиль вашей фирмы. В документации желательно использовать понятные шрифты. После того, как рекламный тендер отправлен, останавливаться не следует. Необходимо продумать последующие действия. В случае если вы не выиграли, сдаваться нельзя, и это вовсе не означает, что данная компания в дальнейшем не захочет иметь с вами дело. Следует поддерживать связь с ней и делать выводы из ошибок, которые допустили.

«Подводные камни»

В последнее время появилось множество компаний, которые используют рекламные тендеры только для того, чтобы получить доступ к интересным идеям. Используя их, позже они организовывают собственные кампании. Представители этого рынка также сталкиваются с ситуацией, когда изначально заявлены одни участники рекламного тендера, а в итоге оказывается, что были и другие, которые и одержали победу. Чаще всего подобными незаявленными агентствами владеют друзья или родственники заказчика.

Чтобы собрать наибольшее количество идей, организаторы уделяют максимум внимания всем участникам на этапе создания плана работ. После их зачастую игнорируют, ведь возникает соблазн не заплатить или не выполнить свои обязательства. Наиболее бесперспективным занятием есть участие в бесплатных конкурсах. В этом случае участники тратят почти все свое время, но никаких гарантий у них нет. Лучше выбрать платные рекламные тендеры, поскольку компенсация за работу гарантируется.

Если вы все-таки решили принять участие в конкурсе, нужно быть внимательным ко всем деталям. Насторожиться следует, если в предоставленной документации отсутствуют критерии оценки, смысл задачи абсурден или неясен. Часто в брифе можно встретить несколько задач, противоречащих друг другу. В связи с этим, заказчик в процессе работы может вести себя непрогнозированно и требовать решения новых задач, о которых ранее ничего не было сказано.

Надежды на партнерство теряются, если организаторы постоянно переносят дату оглашения результатов, общаются нехотя и не отвечают на конкретные вопросы. Сигналом тревоги служат урезанные сроки подготовки вашего предложения, приглашение агентств, которые не занимаются подобными услугами, когда запрашивают несуществующие или абсурдные документы. Все эти проблемы редко встречаются в полном объеме одновременно, но если их собралось несколько, то можно сделать серьезные выводы о потенциальном клиенте.