ประเสริฐส่งสำเนา ส่งสำเนาข้อความที่คุณส่งโดยอัตโนมัติ

หากลูกค้าไม่ตอบกลับอีเมลอย่างทันท่วงทีหรือไม่ตอบกลับเลยบางทีปัญหาคืออีเมลเหล่านี้แย่มาก?

ทุกๆวันมีการส่งจดหมายธุรกิจประมาณ 112.4 พันล้านฉบับทั่วโลกซึ่ง 122 ฉบับ "ถึง" ถึงคน ๆ เดียว แม้ช่องทางการสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตอื่น ๆ จะได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น แต่จำนวนอีเมลที่ส่งก็ยังคงเติบโต สิ่งนี้ทำให้ผู้คน (รวมถึงลูกค้า) มองหาข้อแก้ตัวในการเพิกเฉยต่ออีเมลที่ไม่ต้องการความสนใจเป็นพิเศษเพื่อมุ่งเน้นไปที่ข้อความและงานที่สำคัญกว่า

1. แสดงตัวเองอย่างไม่เข้าใจและอย่าพูดเจาะจงสิ่งที่คุณต้องการ

วัตถุประสงค์ของจดหมายคืออะไร? คุณเขียนข้อความที่ผู้รับเข้าใจได้หรือไม่? บางทีคนที่คุณส่งข้อความถึงไม่ตอบสนองเพราะไม่รู้ว่าคุณกำลังคาดหวังการตอบกลับจากพวกเขา?

ในการติดต่อขอสิ่งที่คุณต้องการจากผู้รับ: ไฟล์การตัดสินใจขั้นสุดท้ายการชี้แจง; และแจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อจำเป็น - เขียนคำศัพท์ หากไม่ต้องการคำตอบเพราะคุณแค่แชร์ข่าวโปรดแจ้งให้พวกเขาทราบด้วย

คุณได้กำหนดรูปแบบคำขอของคุณไว้อย่างชัดเจน แต่ด้วยเหตุผลบางประการพวกเขายังไม่ตอบคุณ ... อ่านอีกครั้ง เป็นเรื่องง่ายที่จะค้นหาคำขอกับพื้นหลังของทุกสิ่งที่เขียนในจดหมายหรือไม่? พวกเขารู้หรือไม่ว่าคุณคาดหวังอะไรจากพวกเขาโดยเฉพาะไม่ใช่จากคนอื่น?

เขียนโดยเฉพาะและชัดเจน และอย่าลืมเวลาตอบสนอง

2. ยาวเกินไปและอ่านไม่ออก

อย่างน้อยครั้งหนึ่งในชีวิตเราแต่ละคนได้รับจดหมายที่ยาวมาก เมื่อเราเห็นแผ่นข้อความเรารู้สึกกระอักกระอ่วนเมื่อคิดว่าข้อความนี้ต้องอ่านซ้ำ 100 ครั้งเพื่อค้นหาสิ่งที่สำคัญ คุณอ่านจดหมายดังกล่าวด้วยตัวเองหรือไม่? คุณคาดหวังอะไรจากลูกค้า?

กำจัด ตั้งแต่หยุดคำและวลีเช่น“ ฉันหวังว่า”“ ถ้าคุณทำได้”“ เมื่อคุณมีเวลาน้อย” ฯลฯ

ลบ การบอกเล่าอย่างกว้างขวางไม่ว่างานของคุณจะใหญ่แค่ไหน

ให้ ข้อความที่มีบริบทเพียงพอให้ผู้รับเข้าใจว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร

เขียน ตัวอักษรสั้น ๆ และเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือปัญหานี้โดยเฉพาะ

ใช้ ประโยคและคำง่ายๆไม่ว่าคุณจะเขียนเกี่ยวกับอะไร ย่อหน้าสั้น ๆ รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและการเว้นวรรคสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการเกิดสึนามิของคำได้

3. มีคนคัดลอกมากเกินไป

มีอันตรายหลัก 2 ประการเมื่อคุณคัดลอกคนจำนวนมากและต้องการคำตอบ

อันดับแรกจะไม่มีใครตอบหรือเข้าใจในสิ่งที่คุณขอโดยสมมติว่ามีคนอื่นในรายชื่ออีเมลเป็นผู้ดูแล พฤติกรรมของมนุษย์นี้เรียกว่า Bystander Effect

ประการที่สองการคัดลอกไปยังคนจำนวนมากเกินไปกลายเป็นนิสัยในจดหมายข่าวทางอีเมล หากคุณทำเช่นนี้แสดงว่าคุณได้สอนผู้คนให้เลื่อนจดหมายของคุณไปในภายหลังเนื่องจากจดหมายเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขาเป็นการส่วนตัวและมีลำดับความสำคัญต่ำ

4. การส่งจดหมายมากเกินไปหรือการติดต่อกันเป็นเวลานาน

ที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับปัญหาก่อนหน้านี้คือการส่งอีเมลอย่างต่อเนื่องโดยมีการตอบสนองต่อการสนทนาที่ยาวนานการส่งต่อคำตอบตลอดจนจดหมายสำเนาถึงผู้รับทั้งหมด อย่าเป็นแมลงวันที่น่ารำคาญที่ส่งเสียงพึมพำในกล่องจดหมายของคุณ จะไม่มีใครอ่านจดหมายเหล่านี้!

ต้องการให้ลูกค้าตอบกลับข้อความหรือไม่? ตรวจสอบให้แน่ใจจดหมายนั้นเขียนเป็นหลัก

5. หัวเรื่องไม่ดี

กฎหนังสือขายใช้กับการติดต่อทางธุรกิจเช่นกัน อีเมลสำคัญที่มีพาดหัวไม่ดีจะไม่ได้รับความสนใจ บรรทัดหัวเรื่องของอีเมลของคุณควรชัดเจนและพร้อมท์

เขียน หัวเรื่องที่ดัดแปลงมาสำหรับการอ่านจากสมาร์ทโฟน ปัจจุบันผู้คนจำนวนมากจัดเรียงเมลบนโทรศัพท์มือถือ เช่นเดียวกับบรรทัดแรกของจดหมายของคุณ ตามสถิติจากบริการรายชื่ออีเมล MailChimp ความยาวหัวเรื่องที่เหมาะคือ 28-39 อักขระ แต่ไม่เกิน 50 อักขระ

ใช้ บรรทัดแรกของจดหมายเพื่อเป็นกำลังใจในการอ่าน

6. มารยาทไม่ดี

การเขียนจดหมายที่สั้นและตรงไปตรงมาเกินไปด้วยน้ำเสียงที่หยาบคายไม่ได้ให้สิทธิในการละเว้นบรรทัดฐานทั้งหมดของพฤติกรรมที่เป็นอารยะ ข้อความที่ระบุว่าไม่มีอะไรอื่นนอกจาก“ ส่ง eBook ตรวจสอบวันนี้ให้ฉัน” สั้นและหยาบคาย และใครต้องการคำตอบว่า?

มารยาทในการติดต่อยังคงมีอยู่เช่นเดียวกับการทักทายและลายเซ็นในจดหมาย อีเมลยังมีมารยาทในการปฏิบัติตาม ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ทำให้ผู้คนหวาดกลัว

คนรักที่จะช่วยเหลือคนดี กลายเป็น พวกเขา

7. การติดต่อทางอีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่ไม่เหมาะสม

ใช้ช่องทางต่างๆในการสื่อสารกับลูกค้า และสำหรับความต้องการบางอย่างการติดต่อทางอีเมลยังห่างไกลจากทางออกที่ดีที่สุด

การแชทและผู้ส่งข้อความทันทีเหมาะสำหรับการแก้ปัญหาเร่งด่วน งานบางอย่างจำเป็นต้องมีการหารือร่วมกันโดยเจตนาซึ่งอีเมลไม่เหมาะสม ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการโทรหรือวิดีโอแชท และนี่เป็นเหตุผลเมื่อมีคนหลายคนเข้าร่วมการสนทนาพร้อมกัน

มีเทคโนโลยีมากมายสำหรับปฏิสัมพันธ์ทางสังคม แต่เป้าหมายของคุณคือการได้รับคำตอบสำหรับจดหมายของคุณ ก่อนส่งข้อความอีเมล คิดวิธีนี้มีประสิทธิภาพเพียงใดในการบรรลุเป้าหมายของคุณ

P. S. เรามั่นใจว่ารายการข้อผิดพลาดที่ระบุจะช่วยให้คุณสามารถพิจารณางานของคุณกับอีเมลอีกครั้งและรับคำตอบที่จำเป็นและสำคัญได้ตรงเวลา

บทความต้นฉบับโดย HubSpot E. Gorbatenko ผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ของ INOSTUDIO ทำงานเกี่ยวกับการแปลข้อความ การแก้ไขและดัดแปลงข้อความ - E. Polikanina ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด INOSTUDIO

การทำงานด้านไอทีมีสิ่งล่อใจอย่างมากที่จะประหยัดเวลาในคุณภาพของการติดต่อทางอีเมลด้วยการส่งอีเมล“ ตามต้องการ” อย่างไรก็ตามสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่สิ่งนี้มักนำไปสู่การสื่อสารที่ด้อยลงและประสิทธิภาพของการทำงานในโครงการลดลง (เนื่องจากมีคนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ)

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ฉันขอแนะนำสิ่งต่อไปนี้ การเลือกคำแนะนำสำหรับการติดต่อทางอีเมลเลือกโดยฉันจากแหล่งที่มามากมาย ฉันอยากจะชี้ให้เห็นทันทีว่าหนึ่งในเกณฑ์สำหรับประสิทธิภาพของการสื่อสารทางอีเมลคือการได้รับสิ่งที่คุณต้องการ ด้วยความฟุ้งซ่านน้อยที่สุด เพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ

โดยทั่วไป:

1. เวลาตอบสนองโดยค่าเริ่มต้นคาดว่าจะไม่เกิน 24 ชั่วโมง
2. หากคุณส่งจดหมายสองฉบับ แต่ไม่มีคำตอบ - โทร หากการโทรไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ให้ทำการนัดหมาย
3. หากคุณไม่สามารถตอบได้ให้เขียนทันทีว่าคุณจะตอบแล้ว XX.XX
4. หากจดหมายไม่ใช่ของคุณให้ตอบว่า "เป็นไปได้มากว่าคุณทำผิดกับผู้รับ" มิฉะนั้นบุคคลนั้นจะรอคำตอบและเสียเวลาพึ่งพาคุณ

ผู้รับ:

1. ถ้าเป็นไปได้อย่าลากทุกคนลงในสำเนา คัดลอกผู้อื่นหาก:
   • พวกเขาถามคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้
   • พวกเขาควรได้รับจดหมายฉบับนี้
2. หากคำถามได้รับการแก้ไขอย่างชัดเจนกับบุคคลในสำเนาให้บอกทุกคนว่าคุณจะแก้ปัญหากับเขาและบอกทุกคนเฉพาะผลลัพธ์สุดท้าย โปรดจำไว้ว่ายิ่งมีคนอยู่ในห่วงโซ่มากเท่าไหร่คุณก็ยิ่งรู้สึกว่าต้องตอบสนองน้อยลงเท่านั้น
3. แต่ควรเตรียมความพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าแทบไม่มีใครอ่านตัวอักษรที่พวกเขาคัดลอกมา

หัวข้อของจดหมาย:

1. หนึ่งเรื่อง - หนึ่งตัวอักษร หากหัวเรื่องของจดหมายมีการเปลี่ยนแปลงอันเป็นผลมาจากการติดต่อให้เปลี่ยนหัวเรื่องและชื่อของจดหมาย
2. สาระสำคัญโดยย่อทันที: ในหัวเรื่องให้เขียนสิ่งที่คุณต้องการได้ทันที
3. เพิ่มแท็กสถานะในบรรทัดหัวเรื่อง ,, [ไม่ด่วน], [เอกสาร], "FYI" - สำหรับจดหมายที่ ไม่ต้องใช้ การดำเนินการจากผู้รับ ประหยัดเวลาของเขา

เธรดตัวอักษร (เธรด)

1. เปลี่ยนเธรด... อย่า "ขโมย" หัวข้อของการติดต่อโดยเชื่อมโยงกับหัวข้อสนทนาอื่น ๆ เพียงสร้างชุดข้อความใหม่โดยใช้หัวเรื่องของคุณ
2. ไม่รวมผู้รับ... หากคุณต้องการหารือเกี่ยวกับปัญหาบางอย่างกับผู้รับบางรายเท่านั้นให้ยกเว้นส่วนที่เหลือและเพิ่มที่จุดเริ่มต้นของจดหมายโดยใช้บรรทัดแยกต่างหาก "- Semyon, Igor" เพื่อให้ผู้รับเข้าใจการเปลี่ยนแปลงนี้
3. นอกจากนี้หากไม่ต้องการใครอีกต่อไปในการติดต่อคุณสามารถส่งเขาเข้ามาได้ BCC (สำเนาตาบอด) และแจ้งให้เขาทราบ:

   @ อีวานขอบคุณที่เข้าร่วมการสนทนาฉันให้คุณอยู่ใน BCC เพื่อไม่ให้คุณเสียสมาธิ

4. เพิ่มผู้รับ... ในทำนองเดียวกันอย่าลืมระบุ "+ Alexey" ที่จุดเริ่มต้นของตัวอักษร
5. ใช้รหัสที่ยอมรับ EOM หรือ NNTR... การเพิ่มอักขระ EOM (\u003d สิ้นสุดข้อความ) ในหัวเรื่องของข้อความหมายความว่าคุณปิดการสนทนาแล้ว และ NNTR (\u003d ไม่จำเป็นต้องตอบสนอง) หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องตอบสนอง วิธีนี้ช่วยประหยัดทั้งผู้รับและเวลาของคุณและคุณจะไม่ได้รับอีเมลอื่นพร้อมคำถามเช่น:
   

   แล้วคุณต้องการอะไรจากฉัน?

6. คำตอบในจดหมายของคนอื่น:
   ตอบในเนื้อหาของจดหมายโดยใส่ชื่อย่อที่จุดเริ่มต้นของคำตอบเพื่อไม่ให้สับสน:
   

   คุณเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงเค้าโครงหรือไม่?
   [อ. S. ]: ใช่ฉันเห็นด้วย

   
   คุณยังสามารถเปลี่ยนสี / แบบอักษร (แต่สำหรับผู้รับบางรายการจัดรูปแบบตัวอักษรอาจถูกปิดใช้งานและจะเห็นเฉพาะข้อความธรรมดาเท่านั้น!)
7. อย่าลากข้อความทั้งหมดด้วยหางของคุณ... จดหมายจำนวนมากลากไปและหางของตัวอักษรในอดีตเติบโตขึ้น อย่าดึงพวกเขา ลองจินตนาการถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นข้างหน้าสำหรับผู้มาใหม่กับเพื่อนร่วมงานหรือคู่ค้าของ SS ควรปล่อยคำตอบ 3-4 ข้อสุดท้ายไว้แล้วเล่าข้อตกลงที่ผ่านมาด้วยคำพูดของคุณเอง

จดหมาย:

1. สาระการเรียนรู้แกนกลางตอบ: สิ่งที่คุณขอหรือแนะนำควรอยู่ใน 15 คำแรกในเนื้อหาของอีเมล ระบุกรอบเวลาที่คุณต้องการคำตอบด้วย - งานที่ไม่มีกำหนดเวลาจะใช้เวลาตลอดไป
2. บริบท: ในตอนต้นของจดหมายยาวให้อธิบายบริบทในหนึ่งประโยคและหนึ่งประโยคซึ่งจะกล่าวถึงด้านล่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับตัวอักษรตัวแรกหรือเมื่อเพิ่มบุคคลที่ไม่ทราบถึงการติดต่อ
3. เฉพาะเจาะจง... หลีกเลี่ยงคำถามนามธรรมปลายเปิดถามคำถามปิด หากคุณมีคำถามเพื่อให้ได้รับคำตอบโดยเร็วที่สุดให้เสนอวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้แก่ผู้รับ:
   

   มีปัญหาดังกล่าวเราขอเสนอแนวทางแก้ไขดังต่อไปนี้:

   • แนวทางแก้ไขก
   • แนวทางแก้ไข B
   • ต้องมีการอภิปราย

   โซลูชันใดที่เหมาะกับคุณ

พบกันแปปเดี่ยว:

เป็นคนแรกที่เขียนการดำเนินการเพิ่มเติมจากนั้น - ข้อสรุปและข้อตกลงเนื่องจากมีความสำคัญน้อยกว่าและอาจไม่สามารถอ่านได้

สิ่งที่แนบมากับตัวอักษร:

1. ไฟล์ที่แนบจะไม่ถูกส่งเมื่อตอบกลับจดหมาย ใช้ไปข้างหน้า / ข้างหน้า
2. รายงานสิ่งที่แนบมาในเนื้อหาของจดหมาย (ใน Mac OS ไฟล์แนบที่เป็นตัวอักษรมักจะพลาดได้ง่าย)
3. อัปโหลดไฟล์ขนาดใหญ่ (มากกว่า 5 Mb) ไปยังดรอปบ็อกซ์หรือ Google ไดรฟ์และให้ลิงค์ นอกจากนี้รูปภาพในเนื้อหาของอีเมลมักจะถูกส่งออกจากประวัติอีเมลโดยโปรแกรมอีเมลดังนั้นลิงก์ไปยังระบบคลาวด์จึงชนะอีกครั้ง

ลายเซ็น:

อย่าสร้างคำบรรยายภาพที่กว้างเกินไปซึ่งมักจะใช้พื้นที่มากกว่าข้อความของคุณ เลื่อนไม่สะดวก และรูปภาพจะแนบมากับจดหมายในรูปแบบไฟล์แนบและจำเป็นต้องตรวจสอบอยู่เสมอว่ามีการแนบสิ่งใดที่สำคัญหรือไม่

ก่อนส่ง:

1. อ่านซ้ำและตรวจสอบการสะกดก่อนส่ง
2. จดหมายที่ยาก / สะเทือนอารมณ์ - เขียนปิดไว้เป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงแล้วอ่านใหม่และถ้าคุณแน่ใจให้ส่ง
3. คุณสามารถตั้งค่ากฎใน MS Outlook ที่จะทำให้อีเมลที่ส่งล่าช้าเป็นเวลา N นาทีในโฟลเดอร์ Outbox พิเศษ ในช่วง N นาทีนี้คุณสามารถยกเลิก / แก้ไขจดหมายได้ดังนั้นเพื่อประกันความผิดพลาด

หากคุณได้รับข้อความคุณสามารถดำเนินการต่างๆจากข้อความได้

หากต้องการตอบกลับเฉพาะผู้ส่งให้เลือก ตอบ.

หากต้องการตอบกลับผู้ส่งและผู้รับอื่น ๆ ทั้งหมดในบรรทัดถึงและสำเนาถึงให้เลือก ตอบทั้งหมด.

ในการส่งข้อความถึงบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในบรรทัดถึงหรือสำเนาถึงให้เลือก ไปข้างหน้า.

การตอบกลับและส่งต่อข้อความเป็นหนึ่งในงานที่พบบ่อยที่สุดใน Microsoft Office Outlook 2007 ส่วนนี้จะให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการตอบกลับและส่งต่อข้อความ ความช่วยเหลือในการปรับแต่งข้อความเช่นการเปลี่ยนพื้นหลังหรือเพิ่มไฟล์แนบมีให้บริการที่อื่น

ในบทความนี้

ตอบกลับผู้ส่ง

บันทึก:

ตอบกลับผู้ส่งและผู้รับทั้งหมดของข้อความ

คุณสามารถตอบกลับผู้ส่งข้อความและผู้ใช้ทั้งหมดที่ระบุในฟิลด์ ถึงผู้ซึ่ง และ สำเนา.

ในหลาย ๆ กรณีคุณไม่จำเป็นต้องรวมผู้ใช้ทั้งหมดในการตอบกลับ ใช้ฟังก์ชัน ตอบทั้งหมด ระวังโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีผู้รับหรือรายชื่อการแจกจ่ายจำนวนมาก หากคุณต้องการเขียนถึงผู้ส่งข้อความเท่านั้นขอแนะนำให้ใช้ปุ่ม ตอบ... หรือคุณสามารถลบชื่อบุคคลหรือรายชื่ออีเมลที่ไม่จำเป็นต้องอ่านคำตอบ

คำแนะนำ: หากคุณต้องการเพียงเขียนถึงผู้รับคนใดคนหนึ่งคุณสามารถลบคนอื่น ๆ ได้ ในการดำเนินการนี้ให้คลิกชื่อผู้รับในช่อง ถึงผู้ซึ่ง หรือ สำเนา (ชื่อจะถูกเน้น) แล้วกดปุ่ม DELETE

บันทึก: โดยค่าเริ่มต้นเมื่อตอบกลับข้อความอีเมลข้อความต้นฉบับจะรวมอยู่ในเนื้อหาของข้อความ ดูหัวข้อเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่านี้

การส่งต่อข้อความ

คำแนะนำ: หากคุณต้องการส่งต่อหลายข้อความให้เลือกข้อความแรกและกดแป้น CTRL ค้างไว้เลือกข้อความที่เหลือจากนั้นคลิก ส่งต่อ... ข้อความทั้งหมดจะถูกส่งต่อเป็นไฟล์แนบไปกับข้อความใหม่

ดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• หากข้อความถูกเลือก แต่ไม่เปิดในหน้าต่างแยกต่างหาก บนแถบเครื่องมือมาตรฐานคลิก ส่งต่อ.

  หากข้อความเปิดอยู่ ในแท็บ ข้อความ ในกลุ่ม ตอบ กดปุ่ม ส่งต่อ.

สร้างข้อความ

ในสนาม ถึงผู้ซึ่ง ป้อนชื่อของผู้รับ

บันทึก: ในทุ่งนา ถึงผู้ซึ่ง, สำเนา และ วท ต้องระบุผู้รับอีเมลที่ถูกต้องอย่างน้อยหนึ่งราย

ในการเลือกชื่อผู้รับจากรายการให้คลิก ถึงผู้ซึ่ง, สำเนา หรือ วท.

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์ สำเนา และ วท

สำเนา: สำเนาของข้อความจะถูกส่งไปยังผู้รับทั้งหมดในกล่องข้อความ Outlook นี้ ในเวลาเดียวกันชื่อของพวกเขาจะปรากฏแก่ผู้รับข้อความนี้ทุกคน

วท: ชื่อของฟิลด์นี้สั้นสำหรับสำเนาบอดคาร์บอน สำเนาของข้อความจะถูกส่งไปยังผู้รับทั้งหมดในฟิลด์นี้ของข้อความอีเมล แต่ชื่อของพวกเขาจะไม่ปรากฏให้ผู้รับข้อความคนอื่นเห็น ถ้าเมื่อสร้างข้อความใหม่ไฟล์ วท ไม่ปรากฏขึ้นคุณสามารถเพิ่มได้

• ในแท็บ ตัวเลือก ในกลุ่ม ฟิลด์ เลือกรายการ แสดงฟิลด์ Bcc.

คลิกปุ่ม ส่งข้อความ.

ยกเลิกการรวมข้อความต้นฉบับโดยอัตโนมัติ

แก้ไขปัญหาปุ่มส่งหายไป

หากไม่มีคำสั่ง ส่งข้อความ ไม่สามารถส่งข้อความได้ ส่วนนี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการค้นหาคำสั่ง ส่งข้อความระบุสาเหตุที่เป็นไปได้สำหรับการไม่มีและแสดงขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา

ปุ่ม ส่งข้อความ อยู่ถัดจากฟิลด์ถึง, สำเนาถึงและสำเนาลับ

หาก Outlook 2007 ไม่ได้กำหนดค่าบัญชีอีเมลไว้คำสั่ง ส่งข้อความ ไม่ปรากฏขึ้นและไม่สามารถส่งข้อความได้

ในกรณีส่วนใหญ่ Outlook 2007 จะใช้กับบัญชีอีเมล อย่างไรก็ตามมีสาเหตุหลายประการที่อาจไม่ได้กำหนดค่าบัญชีอีเมลของคุณ:

Outlook 2007 ได้รับการกำหนดค่าโดยไม่มีการสนับสนุนทางอีเมล ในบางกรณี Outlook 2007 อาจได้รับการกำหนดค่าให้จัดการเฉพาะผู้ติดต่องานหรือปฏิทิน

การตั้งค่าบัญชีอีเมลถูกขัดจังหวะ ครั้งแรกที่ฉันเริ่ม Outlook 2007 การตั้งค่าบัญชียังไม่เสร็จสมบูรณ์

ไฟล์การกำหนดค่าบัญชีเสียหาย ความเสียหายในไฟล์คอนฟิกูเรชันที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลการกำหนดค่าสำหรับบัญชีอีเมลอาจส่งผลให้บัญชีอีเมลที่กำหนดค่าไว้ก่อนหน้านี้ไม่แสดง

บันทึก: คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook ที่เรียกว่าไฟล์ Personal Folders (PST) ดูข้อความที่ได้รับและเปิดหน้าต่างเขียนโดยใช้คำสั่ง สร้างไฟล์, ตอบ, ตอบทั้งหมด หรือ ส่งต่อ... อย่างไรก็ตามหากไม่มีการกำหนดค่าบัญชีอีเมลไฟล์ ส่งข้อความ จะไม่ปรากฏขึ้น

กำลังตรวจสอบบัญชี

ขั้นแรกตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าบัญชีอีเมลของคุณแล้ว

ถ้ารายการ ชื่อ ในแท็บ อีเมล์ ไม่มีรายการไม่มีบัญชีอีเมลที่กำหนดค่าไว้ในโปรไฟล์ Outlook ของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มบัญชีอีเมลโปรดดูบทความ

ในช่วงหลายทศวรรษที่ผ่านมาการติดต่อทางธุรกิจผ่านอีเมลได้รับความนิยมอย่างมากและกลายเป็นวิธีการสื่อสารทางธุรกิจหลักวิธีหนึ่ง ทุกวันนี้เป็นเรื่องยากที่จะหาบุคคลเช่นนี้ที่ไม่ใช้อีเมลในการสื่อสารระหว่างบุคคล อย่างไรก็ตามเรื่องนี้หลายคนในปัจจุบันกำลังถามคำถาม: เพื่อให้ปฏิบัติตามกฎทั้งหมด? วิธีสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้ส่งด้วยความช่วยเหลือของจดหมายที่มีอำนาจ?

บทความนี้อธิบายกฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมลและคำแนะนำที่ใช้ได้จริงที่นำเสนอในบทความนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้การสื่อสารทางธุรกิจที่ถูกต้องเมื่อเขียนอีเมล

หลายคนเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการตรวจสอบข้อความใหม่ในกล่องจดหมาย แต่น่าเสียดายที่แม้วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลจะแพร่หลาย แต่หลายคนก็ไม่รู้วิธีใช้ภาษาในการติดต่อทางธุรกิจอย่างถูกต้องทำให้เข้าใจผิดว่าอีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

เนื่องจากความรวดเร็วในการจัดส่งจึงช่วยลดความยุ่งยากในการแลกเปลี่ยนเอกสารสำคัญแบบฟอร์มใบแจ้งยอด แต่ที่นี่ผู้คนยังทำผิดพลาดเมื่อส่งจดหมาย มักเกิดขึ้นเมื่อเขียนอีเมลเมื่อมีการแลกเปลี่ยนไฟล์ใด ๆ ผู้รับไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามอย่าวาดภาพร่างประกอบและอย่าใส่หัวเรื่องซึ่งอาจทำให้การทำงานของผู้รับซับซ้อนขึ้น บทความนี้มีจุดประสงค์เพื่อตอบคำถาม: จะส่งอีเมลและปฏิบัติตามกฎทั้งหมดของการสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรทางธุรกิจทางอีเมลได้อย่างไร?

เมื่อเขียนอีเมลจะต้องกรอกข้อมูลในช่องที่ให้ไว้ทั้งหมด

กฎอีเมลธุรกิจบังคับให้ผู้ส่งจดหมายต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดที่ระบุไว้ในอีเมลเช่นที่อยู่และชื่อของผู้รับและผู้ส่งจดหมาย ต้องมีการอธิบายเรื่องที่อธิบายสาระสำคัญของจดหมายที่ส่งโดยสังเขป บ่อยครั้งที่ชะตากรรมของจดหมายที่ส่งไปและความเร็วในการแก้ไขปัญหาที่ระบุไว้นั้นขึ้นอยู่กับหัวข้อที่อธิบายอย่างถูกต้อง อีเมลธุรกิจควรเริ่มต้นด้วยคำทักทาย - การแสดงความเคารพผู้รับแบบเรียบง่ายนี้มีความสำคัญมากในการติดต่อกัน คำทักทายควรตามด้วยข้อความซึ่งเรียกว่า "เนื้อความของจดหมาย" และท้ายลายเซ็นจะถูกทิ้งไว้เช่น "ขอแสดงความนับถือ Brisov Petr Ivanovich"

ทักทายในการติดต่อทางธุรกิจ

ควรให้ความสำคัญกับประเด็นนี้มากขึ้นเนื่องจากท่าทางแสดงความเคารพมีความสำคัญมากในทุกแง่มุมของการสื่อสารทางธุรกิจ วลีทักทายที่ดีที่สุดคือ“ สวัสดีตอนบ่าย” หรือ“ สวัสดี” การติดต่อธุรกิจทางอีเมลจะ จำกัด การใช้วลี "สวัสดีตอนเย็น" หรือ "อรุณสวัสดิ์" ของผู้ส่งเนื่องจากผู้รับอาจอ่านจดหมายช้ากว่าที่ได้รับมาก นอกจากนี้การใช้สำนวนทั่วไปที่ใช้ในการทักทายก็ไม่ถูกต้อง

หลังจากคำหรือวลีทักทายคุณควรติดต่อผู้รับด้วยชื่อและนามสกุลและหากผู้ส่งไม่รู้จักชื่อคุณสามารถข้ามช่วงเวลานี้ได้ จากนั้นคุณสามารถไปยังจุดประสงค์ของจดหมายได้

ไฟล์ที่แนบมาในการติดต่อทางอีเมลทางธุรกิจ

หากวัตถุประสงค์หลักของจดหมายไม่ใช่เพียงการบรรยายเป็นลายลักษณ์อักษรและการนำเสนอสาระสำคัญของปัญหา แต่ยังรวมถึงการส่งไฟล์ด้วยก็จะเป็นการดีกว่าที่จะแนบวัตถุที่จะส่งก่อน บ่อยครั้งที่ผู้ส่งจำนวนมากเกิดขึ้นเนื่องจากความไม่ตั้งใจหลังจากระบุสาระสำคัญของปัญหาในเนื้อหาของจดหมายแล้วลืมแนบไฟล์แนบที่จำเป็น ความประมาทดังกล่าวอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงทางธุรกิจของผู้ส่งจดหมายธุรกิจ

ที่อยู่อีเมลต้องเป็นที่รู้จักและกระชับ

กฎของอีเมลธุรกิจกำหนดให้ผู้ส่งต้องมีชื่ออีเมลที่เป็นที่รู้จักซึ่งต้องมีข้อมูลที่เป็นความจริงเกี่ยวกับชื่อผู้ส่ง จดหมายที่เป็นทางการและคำอุทธรณ์ดูไม่เข้าใจและดูโง่มากเมื่อมีการระบุนิพจน์หรือคำที่ไม่เป็นทางการในที่อยู่อีเมลเช่นที่อยู่อีเมล "limon_petya" มันดูไม่เหมาะกับผู้ใหญ่มาก สำหรับการติดต่อทางธุรกิจควรสร้างอีเมลแยกต่างหากและปฏิบัติตามมารยาทในการใช้อีเมลทางธุรกิจ

การใช้ฟังก์ชันตอบกลับด่วน (การตอบกลับ) เพื่อตอบกลับอีเมลที่ได้รับก่อนหน้านี้

ฟังก์ชันตอบกลับหรือตอบกลับ (ย่อว่า Re :) ช่วยให้ผู้ใช้ตอบกลับข้อความที่ส่งก่อนหน้านี้จากผู้ส่งได้อย่างรวดเร็ว ฟังก์ชันนี้ยังมีความสามารถสากลในการอ่านการโต้ตอบก่อนหน้านี้กับคู่สนทนาในหัวข้อที่กำหนด แต่กฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมลบังคับให้ผู้ส่งเปลี่ยนชื่อหัวเรื่องของจดหมายธุรกิจหากสาระสำคัญของการสนทนามีการเปลี่ยนแปลงในระหว่างการติดต่อ

ก่อนส่งจดหมายธุรกิจให้พิสูจน์อักษรสำหรับข้อผิดพลาดในการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน

อีเมลช่วยลดความยุ่งยากในการแลกเปลี่ยนข้อมูล แต่ในการติดต่อทางธุรกิจคุณไม่ควรละเลยกฎของภาษารัสเซียเนื่องจากความผิดพลาดโดยประมาทอาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของผู้ส่ง ก่อนส่งจดหมายคุณควรตรวจสอบข้อความหลาย ๆ ครั้งและตรวจสอบข้อผิดพลาดที่ไม่เหมาะสมและเครื่องหมายวรรคตอนอย่างรอบคอบ ไคลเอนต์อีเมลจำนวนมากมีคุณสมบัติตรวจสอบการสะกดดังนั้นคุณควรใส่ใจกับคำที่ขีดเส้นใต้ด้วยเส้นสีแดง หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องของการสะกดคำคุณควรขอความช่วยเหลือทางอินเทอร์เน็ตหรือตรวจสอบการสะกดโดยใช้พจนานุกรมการสะกดคำ

ฟิลด์ปลายทางควรจะเสร็จสมบูรณ์ล่าสุด

เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งจดหมายที่ยังไม่เสร็จหรือไม่ได้แก้ไขควรป้อนที่อยู่ของผู้รับจดหมายธุรกิจในช่วงเวลาสุดท้ายก่อนส่ง กฎนี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของพื้นฐานของการติดต่อทางอีเมลทางธุรกิจ เกิดขึ้นเมื่อกรอกข้อมูลในช่องผู้รับอีเมลอาจเสนอรายชื่อผู้รับที่ใช้ก่อนหน้านี้คุณควรให้ความสำคัญกับความสนใจของคุณเพื่อไม่ให้ส่งจดหมายธุรกิจที่รวบรวมไปยังผู้รับบุคคลที่สามโดยไม่ได้ตั้งใจ

การจัดโครงสร้างจดหมายธุรกิจ

กฎสำหรับการจัดโครงสร้างข้อความไม่เพียง แต่ใช้กับสื่อกระดาษเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกฎสำหรับการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมลด้วย ไม่สะดวกเสมอไปที่ผู้รับจะอ่านตัวอักษรข้อความจำนวนมากบนหน้าจอมอนิเตอร์ เพื่อให้ประเด็นนี้ง่ายขึ้นคุณควรแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าเล็ก ๆ ที่มีเหตุผลและหลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อนในการเขียนข้อความของจดหมายธุรกิจ ความยาวที่เหมาะสมที่สุดของหนึ่งประโยคในจดหมายธุรกิจควรมีไม่เกินสิบห้าคำ

สาระสำคัญของจดหมายธุรกิจควรระบุไว้ในข้อดี

นอกเหนือจากหัวเรื่องที่ระบุของจดหมายธุรกิจแล้วผู้รับควรสนใจในประโยคแรกและประโยคที่สองที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนของข้อความหลัก งานของผู้ส่งคือการระบุสาระสำคัญของปัญหาหรือคำถามที่เขาพูดถึงผู้รับในตอนต้นของจดหมาย ประโยคแรกควรระบุวัตถุประสงค์ในการส่งจดหมายธุรกิจ ตัวอย่าง: "เราแจ้งให้คุณทราบว่าเงื่อนไขของภาระผูกพันภายใต้สัญญาฉบับที่ 45 ของวันที่ 01/02/2017" เกี่ยวกับการจัดหาวัสดุจำนวนมาก "กำลังจะสิ้นสุดลง ในการต่อสัญญาคุณควรส่งเอกสารซ้ำหลายชุด " ด้วยเป้าหมายที่กำหนดไว้ผู้รับจึงมีโอกาสเจาะลึกแนวคิดหลักของจดหมายธุรกิจ หากข้อความของตัวอักษรมีขนาดใหญ่เกินไปควรใช้ฟังก์ชันการแนบวัตถุเป็นไฟล์แนบในรูปแบบของเอกสารข้อความ แต่ในขณะเดียวกันกับช่องข้อความคุณควรทิ้งภาพร่างที่ให้แสงสว่างแก่จดหมายธุรกิจ ตัวอย่าง:“ เรากำลังส่งสำเนาจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จาก Mak-Stroy LLC ให้คุณตรวจสอบ เราขอให้คุณแจ้งให้เราทราบถึงการตัดสินใจของคุณในการขยายสัญญาฉบับที่ 45 ลงวันที่ 02.01.2017 "เกี่ยวกับการจัดหาวัสดุจำนวนมาก" ก่อนกำหนดเวลาที่ระบุไว้ในจดหมาย "

ทุกอีเมลธุรกิจต้องได้รับคำตอบ

มีตัวอย่างเชิงลบของการติดต่อทางธุรกิจที่ผู้รับไม่สนใจจดหมายธุรกิจด้วยเหตุผลบางประการ บางครั้งอาจมีบางกรณีที่ไม่สามารถให้คำตอบได้เนื่องจากสถานการณ์บางอย่างเช่นเวลาในการแก้ปัญหาอาจใช้เวลาหลายวันหรือผู้รับอยู่ในความคิดและไม่สามารถตอบคำถามที่วางไว้ได้ทันที ในกรณีนี้ควรให้ความเห็นสั้น ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้ตัวอย่างเช่น“ สวัสดี Petr Ivanovich ฉันได้รับจดหมายของคุณแล้ว แต่วันนี้ฉันพบว่ามันยากที่จะตอบเพราะฉันต้องปรึกษากับผู้บริหารระดับสูง ฉันจะรายงานปัญหาของคุณให้ CEO ของ บริษัท ของเราทราบและตอบกลับอย่างเป็นทางการภายในสิ้นสัปดาห์นี้ ขอแสดงความนับถือผู้จัดการฝ่ายขาย Belov Ivan Gennadievich "

เป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การจดจำว่าหากไม่ได้รับคำตอบภายในสามวันทำการความจริงของการเงียบของผู้รับจดหมายธุรกิจสามารถประเมินได้ว่าเพิกเฉยและปฏิเสธที่จะสื่อสารกับผู้ส่ง

เมื่อเขียนจดหมายตอบกลับคุณควรตอบคำถามทั้งหมดที่เกิดขึ้น

หากจดหมายที่ส่งถึงผู้รับเป็นแบบคำถามเมื่อเขียนจดหมายคุณควรตอบคำถามตามลำดับที่ปรากฏในข้อความที่ได้รับของจดหมายธุรกิจ หากมีการถามคำถามผู้ส่งหวังว่าจะได้รับคำตอบที่เฉพาะเจาะจง เมื่อเขียนจดหมายคุณไม่ควรใส่หมายเลขคำตอบคุณเพียงแค่ต้องระบุความคิดตามลำดับ ในการตอบคำถามทั้งหมดที่เกิดขึ้นก่อนอื่นคุณต้องอ่านจดหมายธุรกิจที่ได้รับซ้ำหลาย ๆ ครั้งและในกรณีที่มีคำถามมากเกินไปควรเขียนแยกกันเพื่อไม่ให้พลาด หากเป็นไปไม่ได้ที่จะให้คำตอบสำหรับบางคำถามที่โพสต์ไว้ก็ควรชี้ให้เห็นว่าในขณะนี้ไม่สามารถให้คำตอบได้ด้วยเหตุผลบางประการ

อย่าใช้ตัวย่ออีโมจิและตัวพิมพ์ใหญ่มากเกินไป

มีตัวอย่างเชิงลบของการติดต่อทางธุรกิจเมื่อผู้ส่งเจือจางโดยใช้สัญลักษณ์ที่ไม่เป็นทางการในรูปแบบของอิโมติคอน การใช้งานเป็นที่นิยมเมื่อสื่อสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์กอย่างไรก็ตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจไม่ต้อนรับการแสดงออกของอารมณ์ดังกล่าวเนื่องจากผู้รับอาจไม่ทราบความหมายที่แท้จริงของพวกเขาและนำไปใช้กับชุดของเครื่องหมายวรรคตอนที่ผิดซึ่งเขาไม่เข้าใจ

คุณควรปฏิเสธที่จะเขียนข้อความด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ บนอินเทอร์เน็ตชุดคำที่เขียนด้วยอักษรตัวพิมพ์ใหญ่เรียกว่า "วลีวาบหวิว" และวลีดังกล่าวมักมีความหมายเชิงลบ ผู้รับเมื่ออ่านอีเมลอาจมองว่าแบบอักษรดังกล่าวในแง่ลบซึ่งจะส่งผลเสียต่อการรับรู้ความหมาย หากคุณต้องการเน้นความสำคัญของช่วงเวลาในจดหมายธุรกิจขอแนะนำให้ใช้วลีเกริ่นนำตัวอย่างเช่น "โปรดทราบว่าคุณต้องจัดเตรียมเอกสารสำหรับการขยายสัญญาไม่เกิน 02/10/2017" หรือ "โปรดทราบว่าเอกสาร ในการต่อสัญญาจะต้องส่งก่อนวันที่ 10 กันยายน 2560 "

ไม่จำเป็นต้องถ่ายโอนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทางอีเมล

ในการถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่เป็นความลับจะเป็นการดีกว่าที่จะปฏิเสธกล่องอีเมลเนื่องจากอาชญากรไซเบอร์มีการลักลอบดักข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ในการรับจ้างของตนเอง ข้อมูลดังกล่าวอาจรวมถึง: หมายเลขโทรศัพท์รหัสผ่านจากบัตรธนาคารบัญชีธนาคารส่วนบุคคล ฯลฯ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของตัวแทนอีเมลและอาจถูกขโมยได้ในกรณีที่ถูกแฮ็ก

ในตอนท้ายของจดหมายจะต้องลงนามโดยผู้ส่ง

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้จดหมายแต่ละฉบับที่ส่งจะต้องมีลายเซ็นเฉพาะ บ่อยครั้งที่นักพัฒนากล่องจดหมายแนะนำคุณลักษณะบล็อกลายเซ็นซึ่งคุณสามารถป้อนชื่อเรื่องชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อได้ ต่อจากนั้นบล็อกนี้จะแสดงโดยอัตโนมัติที่ส่วนท้ายของตัวอักษรแต่ละตัวซึ่งจะทำให้การพิมพ์ง่ายขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องวาดลายเซ็นให้ถูกต้องเพื่อให้ผู้รับมีโอกาสติดต่อกับผู้ส่งได้อย่างถูกต้องเมื่อตอบจดหมาย ตัวอย่างลายเซ็นอาจมีลักษณะดังนี้: "ขอแสดงความนับถือ Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000"

เมื่อวาดข้อสรุปสามารถสังเกตได้ว่าเพื่อให้เข้าใจวิธีการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมลคุณไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญพื้นฐานเพิ่มเติมและซับซ้อน เราต้องปฏิบัติตามกฎพื้นฐานของมารยาทเท่านั้นและปฏิบัติตามบรรทัดฐานของภาษารัสเซีย