งานของฝ่ายจัดหาที่องค์กร แผนกจัดซื้อ

เมื่อมอบหมายให้ผู้เชี่ยวชาญในการจัดการการจัดประเภทการค้าและการไหลของสินค้าแล้วฝ่ายบริหารจะกำหนดอำนาจและขอบเขตที่จำเป็นของความรับผิดชอบซึ่งควรบันทึกไว้ในรายละเอียดงานและในระบบการจูงใจผู้ซื้อ

งานของแผนกจัดซื้อมีอิทธิพลต่อกิจกรรมทั้งหมดของ บริษัท : ด้านการขายการใช้เงินทุนหมุนเวียนอย่างมีประสิทธิภาพความพึงพอใจของลูกค้าด้วยราคาและการเลือกสรรความพร้อมของคลังสินค้าและประสิทธิภาพของห่วงโซ่อุปทานภายใน มีการเชื่อมต่อกับการทำงานของพนักงานเกือบทุกแผนกตั้งแต่การบัญชีไปจนถึงบริการขนส่ง ในเรื่องนี้จำเป็นต้องพิจารณาอย่างรอบคอบในแง่มุมขององค์กรในการจัดหาโลจิสติกส์

รูปแบบที่ซับซ้อนที่สุดสำหรับการจัดกิจกรรมการจัดซื้อเป็นเรื่องปกติสำหรับเครือข่ายร้านค้าขนาดใหญ่ การวิเคราะห์ประสบการณ์ในประเทศและต่างประเทศทำให้สามารถแยกแยะรูปแบบการจัดหาโลจิสติกส์สำหรับเครือข่ายค้าปลีกต่อไปนี้

รุ่น 1. โดยตรงจากซัพพลายเออร์

ซัพพลายเออร์จัดหาสินค้าให้กับร้านค้าทั้งหมดในเครือโดยตรง เห็นได้ชัดว่านี่เป็นโครงการที่ไม่ได้ผลที่สุดในแง่ของโลจิสติกส์การขนส่งซึ่งมีลักษณะต้นทุนที่สูงเช่นกัน

รุ่น 2. ผ่านศูนย์กระจายสินค้า

เครือข่ายการค้าปลีกสร้างศูนย์กระจายสินค้า (กระจาย) ของตนเอง ให้เราสังเกตแง่บวกของตัวเลือกนี้: การลดลงของสินค้าคงคลังในคลังสินค้าการเพิ่มขึ้นของการหมุนเวียนและความสามารถในการจัดการสินค้าคงคลังทำให้มั่นใจได้ว่าสินค้าจะพร้อมจำหน่ายเมื่อมียอดขายสูงสุดทำให้มั่นใจในคุณภาพของสินค้าด้วยการจัดบริการคุณภาพแบบรวมศูนย์ ลดความซับซ้อนในการโต้ตอบกับซัพพลายเออร์

แม้จะมีข้อดีที่ชัดเจนของรูปแบบที่สองผู้เชี่ยวชาญแนะนำประการแรกคือเครือข่ายค้าปลีกขนาดเล็กทำการวิเคราะห์อย่างละเอียดเกี่ยวกับความสามารถในการทำกำไรของการสร้างศูนย์กระจายสินค้า

เมื่อใช้ศูนย์กระจายสินค้าในเครือข่ายค้าปลีกขนาดเล็กอาจเกิดปัญหาต่อไปนี้:

• บริษัท ต้องลงทุนอย่างมากในการสร้างศูนย์กระจายสินค้า (โดยคำนึงถึงการพัฒนาเครือข่าย) ซึ่งห่างไกลจากผลกำไรเสมอไป
• ระยะเวลาคืนทุนนานของศูนย์กระจายสินค้า
• ศูนย์กระจายสินค้าอาจโหลดไม่เต็มที่และต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาเต็มจำนวน
• เนื้อหาและการปรับเปลี่ยนระบบข้อมูลคลังสินค้าที่ทันสมัยและค่อนข้างซับซ้อน
• เมื่อเช่าโกดังกระจายสินค้าอาจไม่สามารถปรับให้เข้ากับโปรไฟล์ของเครือข่ายการค้าได้ (เช่นไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของอุณหภูมิความชื้นความปลอดภัยจากอัคคีภัย)
• ความจำเป็นในการซื้อและใช้การขนส่งของคุณเองซึ่งไม่เป็นธรรมทางเศรษฐกิจเสมอไป

หากเครือข่ายค้าปลีกมีขนาดเล็กและไม่มีข้อกำหนดสำหรับการเพิ่มจำนวนร้านค้าคุณสามารถพิจารณาทำงานร่วมกับองค์กรการค้าส่งที่ดี (ผู้จัดจำหน่าย) การอาศัยโลจิสติกส์ของผู้จัดจำหน่ายที่มีประสิทธิภาพเครือข่ายสามารถลดต้นทุนในการซื้อและบำรุงรักษาทรัพยากรโลจิสติกส์ของตนเองได้

ดังนั้นการตัดสินใจว่าจะเลือกรูปแบบขององค์กรด้านโลจิสติกส์การจัดซื้อแบบใดจึงทำโดย บริษัท การค้าโดยพิจารณาจากกลยุทธ์การพัฒนาของตนเองและความเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจเป็นหลัก

เครือข่ายค้าปลีกสมัยใหม่กำลังพัฒนาในสองทิศทาง: เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเครือข่ายการค้าปลีกและการเพิ่มจำนวนร้านค้าในเครือ (ใช้ประโยชน์จากการประหยัดจากขนาด)

รูปแบบการจัดการห่วงโซ่การค้าปลีก

ผู้เชี่ยวชาญระบุรูปแบบการจัดการห่วงโซ่ค้าปลีกและโลจิสติกส์การจัดซื้อดังต่อไปนี้:

รูปแบบการลงทุน

จะถือว่าการมีอยู่ของศูนย์การลงทุนและการควบรวมกิจการกับแหล่งช้อปปิ้งอิสระ แบบจำลองนี้มักใช้กับ บริษัท การค้าที่ไม่ได้อยู่ในเครือข่ายในความหมายทั้งหมดของคำ พวกเขารวมกันโดยนักลงทุนทั่วไปหรือโดยเครื่องหมายการค้าทั่วไป

ข้อดีของรูปแบบนี้: งานการจัดการในสำนักงานกลางนั้นง่ายขึ้นและสามารถริเริ่มในท้องถิ่นได้

ข้อเสีย: ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากโครงสร้างเครือข่าย, การพึ่งพาคุณสมบัติของผู้จัดการร้าน, การขาดการรวมการจัดซื้อ

โมเดลโฮลดิ้ง

ศูนย์กำหนดนโยบายการจัดซื้อ (ซัพพลายเออร์ระบบการตั้งชื่อและราคาซื้อ) แต่ร้านค้ามีอิสระในการจัดการการดำเนินงาน สำหรับศูนย์กลางข้อมูลประสิทธิภาพสูงเกี่ยวกับสถานะของร้านค้าปลีกนั้นไม่สำคัญเกินไป โมเดลนี้ถูกใช้โดยส่วนสำคัญของ บริษัท ค้าปลีกของรัสเซียและประสบความสำเร็จในการปฏิบัติภารกิจหลักอย่างหนึ่งของการค้าปลีกเครือข่ายนั่นคือการรวมนโยบายการจัดซื้อ โดยส่วนใหญ่แล้วรูปแบบการจัดการนี้จะถูกเลือกโดยผู้ค้าปลีกซึ่งเป็นผู้มอบหมายหน้าที่ในการปฏิสัมพันธ์เชิงปฏิบัติการกับซัพพลายเออร์ให้กับผู้จัดการร้าน

ข้อดีของรูปแบบนี้: ความยืดหยุ่นในการจัดการร้านค้าเฉพาะโดยผู้จัดการในพื้นที่

ข้อเสีย: อุปกรณ์การจัดการเติบโตมากเกินไปและส่งผลให้ต้นทุนสูง

แบบรวมศูนย์

นี่คือองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของ บริษัท การค้าเครือข่าย ศูนย์ควบคุมเดียวจะมอบหน้าที่ในการจัดเก็บฟังก์ชันที่จำเป็นน้อยที่สุดในการมีส่วนร่วมในการดำเนินการด้านโลจิสติกส์ (การสั่งซื้อสินค้าสินค้าคงคลังการตีราคาใหม่) ในเวลาเดียวกันเชนอาจรวมถึงร้านค้าในรูปแบบเดียวกันหรือต่างกัน

ข้อดีของรุ่นนี้: การลดต้นทุนการใช้อุปกรณ์การจัดการอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อรวมอยู่ในศูนย์เดียว ในความเป็นจริงนี่คือการควบคุมสิ่งอำนวยความสะดวกการค้าปลีกจากระยะไกลซึ่งทำให้สามารถกระชับกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดของ บริษัท การค้าและด้วยเหตุนี้เพื่อให้ได้เปรียบในการแข่งขันที่สำคัญ

ข้อเสีย: การพึ่งพาการทำงานอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพของข้อมูลและระบบคอมพิวเตอร์

รุ่นถาด

แบบจำลองนี้ถือว่าการบริหารจัดการอยู่ที่ศูนย์กลางอย่างเต็มที่และลดฟังก์ชันการจัดการในร้านให้น้อยที่สุด (ยกเว้นการขายสินค้าให้กับลูกค้า) สำนักงานกลางเป็นที่ตั้งของระบบข้อมูลและติดตามความเคลื่อนไหวของสินค้าและอุปกรณ์การจัดการเครือข่ายทั้งหมดก็กระจุกตัวอยู่ที่นั่น

ข้อดีของรุ่นนี้: ประหยัดทรัพยากรทางเทคนิคและแรงงานได้มาก

ข้อเสีย: ไม่รวมการจัดส่งสินค้าไปยังร้านค้าโดยตรงการพิจารณาที่ไม่ดีเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของกิจกรรมในร้านค้าในท้องถิ่น

รุ่นไฮบริด

สิ่งอำนวยความสะดวกการค้าปลีกของเครือข่ายบางแห่งได้รับการจัดการจากส่วนกลางร้านค้าบางแห่งสามารถดำเนินการโดยถือครองหรือยกตัวอย่างเช่นหลักการจับสลาก วิธีการจัดการที่คล้ายกันนี้พบได้ใน บริษัท ค้าปลีกที่สร้างเครือข่ายขนาดใหญ่ระดับประเทศ ในขณะเดียวกันคลัสเตอร์ระดับภูมิภาคสามารถทำหน้าที่เป็นหน่วยงานที่ดำเนินการตามรูปแบบการจัดการแบบรวมศูนย์ ภายในโครงสร้างเหล่านี้จะใช้รูปแบบการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์หรือแบบผสมผสาน

ข้อดีของรุ่นนี้: เป็นวิธีการจัดการเดียวที่เป็นไปได้สำหรับผู้ค้าปลีกในเครือข่ายในประเทศและต่างประเทศโดยมีนโยบายผลิตภัณฑ์ที่เป็นหนึ่งเดียว

ข้อเสียคล้ายกับข้อเสียของรูปแบบการจัดการการถือครอง แต่สามารถลดลงได้อย่างมากหากมีการจัดการพุ่มไม้ในอาณาเขตด้วยวิธีการรวมศูนย์หรือการจับสลาก

หน้าที่ของแผนกจัดซื้อ

แผนกจัดซื้อเป็นแผนกที่มีการตัดสินใจในการซื้อสินค้า, ทำสัญญาจัดหาผลิตภัณฑ์, มีการแก้ไขปัญหาการคัดเลือกซัพพลายเออร์, กำหนดข้อกำหนดสำหรับคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ฯลฯ ผู้บริโภคภายในของผลลัพธ์ของบริการจัดหา เป็นหน่วยงานอื่น ๆ ขององค์กรที่ต้องซื้อผลิตภัณฑ์

ความสำคัญของแผนกนี้ในโครงสร้างของ บริษัท การค้าแทบจะไม่สามารถประเมินได้สูงเกินไปเช่นเดียวกับที่ยากที่จะประเมินความสำคัญของโลจิสติกส์การจัดซื้อที่จัดอย่างเหมาะสมสำหรับการดำเนินงานของทั้งองค์กร

โดยหลักการแล้วการจัดหาทรัพยากรใน บริษัท สามารถสร้างจากส่วนกลางหรือกระจายอำนาจ หาก บริษัท เข้าใกล้กระบวนการจากมุมมองของการกระจายอำนาจพนักงานในแผนกโครงสร้างที่แตกต่างกันจะดำเนินการซื้อโดยอิสระแต่ละแผนกสำหรับแผนกของตนเอง ข้อดีของแนวทางนี้คือผู้ใช้รู้ความต้องการของตนเองดีกว่าใคร ๆ กระบวนการจัดซื้อสามารถทำได้เร็วขึ้นด้วยแนวทางนี้

อย่างไรก็ตามมีข้อดีอีกมากมายสำหรับการจัดซื้อจากส่วนกลางซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไม บริษัท ที่เล็กที่สุดจึงใช้แนวทางนี้ในการจัดซื้อ เมื่อซื้อแบบรวมศูนย์จะมีการแต่งตั้งบุคคลเฉพาะหรือฝ่ายจัดซื้อที่มีอำนาจในการจัดหาทรัพยากรเพื่อผลประโยชน์ของหน่วยงานทั้งหมดขององค์กรการค้า

ผู้เชี่ยวชาญแผนกจัดซื้อของ บริษัท มีหน้าที่จัดซื้อผลิตภัณฑ์ตามคำขอที่ได้รับจากผู้บริโภคภายในหรือตรวจสอบความต้องการทรัพยากรอย่างอิสระ ภายในแผนกจัดซื้อเองการดำเนินงานที่ประกอบเป็นกระบวนการทางธุรกิจการจัดซื้อมักจะมีความเชี่ยวชาญเพิ่มเติมเพื่อพัฒนาความเป็นมืออาชีพของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

ศูนย์จัดซื้อของเครือข่ายค้าปลีกขนาดใหญ่มักประกอบด้วยแผนกที่รับผิดชอบในการจัดซื้อบางส่วนของกลุ่มผลิตภัณฑ์ การกระจายการแบ่งประเภทระหว่างแผนกมักจะขึ้นอยู่กับความคล้ายคลึงกันของลักษณะผลิตภัณฑ์ การกระจายแรงงานนี้ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถสะสมความรู้สูงสุดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของตนได้ ยิ่งร้านค้าปลีกมีขนาดใหญ่ความเชี่ยวชาญเฉพาะของพนักงานในศูนย์จัดซื้อก็ยิ่งแคบลง

ใน บริษัท ขนาดเล็กที่ฝ่ายจัดซื้อเป็นตัวแทนของบุคคลเพียงคนเดียวโดยธรรมชาติจะไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่

วัตถุประสงค์ของฝ่ายจัดซื้อ

วัตถุประสงค์ของแผนกจัดซื้อ (บริการ) ของ บริษัท ผู้ผลิตหรือการค้าใด ๆ :

• ซื้อสินค้าและบริการในราคาที่ดีที่สุด
• รักษาการหมุนเวียนสินค้าคงคลังที่สูง
• จัดส่งสินค้าให้ตรงเวลา
• ซื้อสินค้าที่รับประกันคุณภาพสูง
• รักษาพันธมิตรที่เป็นมิตรกับซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้
• เพิ่มมูลค่าทางธุรกิจสูงสุด
• ทำงานร่วมกันและมีปฏิสัมพันธ์กับแผนกอื่น ๆ ของ บริษัท อย่างมีประสิทธิผล
• มีส่วนร่วมในการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของ บริษัท รวมถึงการดำเนินกลยุทธ์ด้านโลจิสติกส์
• ลดส่วนแบ่งของต้นทุนการจัดซื้อในต้นทุนโลจิสติกส์ทั้งหมด
• รักษาการทำบัญชีอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพสำหรับสินค้าที่ซื้อและสนับสนุนกระแสข้อมูลอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างกิจกรรมการจัดซื้อ
• พัฒนาและกระตุ้นกิจกรรมปรับปรุงคุณสมบัติของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

ลำดับความสำคัญของการบรรลุเป้าหมายแต่ละอย่างจะถูกกำหนดโดย บริษัท เฉพาะทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ทางธุรกิจที่นำมาใช้ ตัวอย่างเช่นสำหรับ บริษัท ที่ดำเนินกลยุทธ์การลดต้นทุนลำดับความสำคัญคือการบรรลุเป้าหมายแรกจากรายการด้านบน ในสภาวะที่ขาดแคลนทรัพยากรบางประเภทลำดับความสำคัญคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดหาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้กระบวนการผลิตหรือการซื้อขายตามปกติไม่หยุดชะงักและในช่วงที่ตลาดสินค้าโภคภัณฑ์อิ่มตัวเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง
กลายเป็นการรักษาการหมุนเวียนของ บริษัท การค้าในระดับที่ต้องการในขณะที่ลดการลงทุนในสินค้าคงคลัง

ให้เราพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัตถุประสงค์หลักของกิจกรรมในด้านองค์กรและการจัดการการจัดซื้อ

เวลาจัดส่ง

ความล่าช้าในการซื้ออาจทำให้ตารางการผลิตหยุดชะงักซึ่งจะส่งผลให้เกิดต้นทุนค่าโสหุ้ยจำนวนมากและสินค้าที่ซื้อเร็วกว่าวันที่วางแผนไว้จะสร้างภาระเพิ่มเติมให้กับเงินทุนหมุนเวียนและคลังสินค้าขององค์กร

ขนาดแบทช์

ขนาดล็อตการจัดส่งที่เหมาะสมที่สุดนั่นคือการรักษาความสอดคล้องที่แน่นอนระหว่างปริมาณการจัดส่งและความต้องการ ปริมาณทรัพยากรที่จัดหาให้มากเกินไปหรือไม่เพียงพอส่งผลเสียต่อความสมดุลของเงินทุนหมุนเวียนความมั่นคงของการผลิตหรือความมั่นคงของการขายขององค์กรการค้า

คุณภาพของผลิตภัณฑ์

การรักษาและปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ซื้อ ทรัพยากรที่ซื้อจะต้องได้รับคุณภาพที่ต้องการมิฉะนั้นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ผลิตโดยองค์กรจะไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่ยอมรับ จำเป็นต้องปรับปรุงคุณภาพของการจัดซื้ออย่างต่อเนื่องเพื่อให้มั่นใจในความสามารถในการแข่งขันของสินค้าและบริการที่ซื้อ

หาราคาที่ต่ำที่สุด

ค้นหาและซื้อสินค้าและบริการในราคาต่ำสุด งานนี้มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการค้าเนื่องจากกิจกรรมการจัดซื้อต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนจำนวนมากและการขาดเงินทุนหมุนเวียนดังที่แสดงให้เห็นจากประสบการณ์เป็นปัญหาหลักอย่างหนึ่งของธุรกิจรัสเซีย ผลกำไรที่เกิดจากการซื้อในราคาที่ถูกลงและโดยเฉพาะอย่างยิ่งการลดต้นทุนโลจิสติกส์โดยรวมอาจมีนัยสำคัญ

การวิจัยทางการตลาด

การวิจัยตลาดการจัดซื้อจัดจ้าง ฝ่ายจัดซื้อควรรวบรวมและประเมินข้อมูลอย่างสม่ำเสมอเพื่อกำหนดแหล่งที่มาของการจัดซื้อที่ดีที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพช่วงของสินค้าที่ซื้อ

เมื่อจัดระเบียบการทำงานของแผนกจัดซื้อควรคำนึงถึงระดับการพัฒนาโลจิสติกส์การจัดซื้อใน บริษัท ผู้เชี่ยวชาญระบุสี่ขั้นตอนหลักในวิวัฒนาการของโลจิสติกส์การจัดซื้อซึ่งมีลักษณะดังแสดงในตารางด้านล่าง:

แผนกจัดซื้อ (บริการ) เป็นแผนกแยกตามหน้าที่ของ บริษัท ซึ่งมีการติดต่อใกล้ชิดกับโครงสร้างอื่น ๆ ดังนั้นพนักงานของแผนกจัดซื้อจะดำเนินการซื้อสั่งซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์และส่งข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อไปยังแผนกขนส่ง แผนกขนส่งรับหน้าที่ในการเคลื่อนย้ายสินค้าทางกายภาพจากซัพพลายเออร์ไปยังคลังสินค้าของ บริษัท ซึ่งเมื่อมาถึงจะโอนสินค้าไปยังพนักงานคลังสินค้า โกดังเก็บสินค้า กองปฏิบัติการ
การบัญชีมีส่วนร่วมในการขนส่งข้อมูล ในการเชื่อมต่อกับความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกับองค์กรที่มีเหตุผลของการจัดซื้อจัดจ้างจำเป็นต้องให้ความสนใจอย่างต่อเนื่องในการรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพของแผนกจัดซื้อกับแผนกโครงสร้างอื่น ๆ ขององค์กร

จากความสำคัญขององค์กรจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรใด ๆ จำเป็นต้องตรวจสอบและวิเคราะห์โลจิสติกส์การจัดซื้ออย่างเป็นระบบ

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดจ้าง

ตามหน้าที่ของแผนกจัดซื้อประสิทธิผลของงานมักจะได้รับการประเมินโดยตัวบ่งชี้ต่อไปนี้:

• การลดต้นทุนการจัดซื้อในโครงสร้างของต้นทุนโลจิสติกส์ทั่วไป
• อัตราความบกพร่องของผลิตภัณฑ์ที่ซื้อ
• ส่วนแบ่งการซื้อตรงเวลา
• จำนวนสถานการณ์เมื่อทรัพยากรที่จำเป็นไม่อยู่ในสต็อกซึ่งนำไปสู่การหยุดชะงักในตารางการผลิตหรือการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อของลูกค้า
• จำนวนและเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อเนื่องจากความผิดพลาดของบริการจัดหา
• จำนวนใบสมัครที่ได้รับและเสร็จสมบูรณ์
• ส่วนแบ่งของต้นทุนการขนส่งในโครงสร้างของต้นทุนการจัดหาทั้งหมด ฯลฯ

ฟังก์ชันผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

แต่ละขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อเป็นโอกาสในการสร้างผลกำไรให้กับ บริษัท มากขึ้น นี่คือทางเลือกของซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดการได้รับราคาที่ดีที่สุดการสั่งซื้อสินค้าในจำนวนที่ถูกต้องวิธีการขนส่งที่มีประสิทธิภาพลดการสูญเสียจากสินค้าที่มีข้อบกพร่อง - กล่าวโดยย่อคือทุกสิ่งที่ บริษัท สามารถลดต้นทุนในการจัดซื้อโลจิสติกส์และทำให้บรรลุ ผลกำไรที่มากขึ้น และเครื่องมือทั้งหมดที่ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อใช้ในงานของเขามีอยู่อย่างแม่นยำเพื่อช่วยให้เขาตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและควบคุมกระบวนการเคลื่อนย้ายสินค้า

บทบาทและความรับผิดชอบของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้ออาจแตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัท นักวิจัยแยกแยะรูปแบบของผู้ซื้อดังต่อไปนี้ (A. Klimenko แรงจูงใจหรือการเลียนแบบ - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

นางแบบนักแสดง

เมื่อทราบปริมาณการผลิตหรือปริมาณการขายในอนาคตของสินค้าแต่ละรายการด้วยความมั่นใจในระดับสูงงานสำคัญของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะลดลงเฉพาะการปฏิบัติตามแผนการจัดซื้ออย่างเข้มงวด

แบบจำลองผู้เชี่ยวชาญ

งานของผู้เชี่ยวชาญคือการหาสินค้าที่จะขายภายในระยะเวลาสั้น ๆ

โมเดลอัจฉริยะ

งานของ "อัจฉริยะ" คือการค้นหาผู้ขายที่พร้อมที่จะจัดหาสินค้าที่มีคุณภาพสูงสุดในราคาต่ำสุดและเสนอความล่าช้าในการชำระเงินจำนวนมากและที่ดีที่สุดคือการชำระเงินโดย
ข้อเท็จจริงของการขายและมีสิทธิ์ที่จะส่งคืนสำเนาที่ขายไม่ออก

แบบจำลองโลจิสติกส์

บางครั้งเนื่องจากความไม่ชอบมาพากลของตลาดบางแห่งเช่นเดียวกับขนาดและอายุของ บริษัท งานในการค้นหาซัพพลายเออร์การหาราคาที่ต่ำที่สุดไม่ใช่สิ่งสำคัญสำหรับแผนก
การซื้อ ซัพพลายเออร์ทั้งหมดเป็นที่ทราบกันดีว่ามีการตกลงเงื่อนไขและไม่เปลี่ยนแปลงที่สำคัญ ในสถานการณ์เช่นนี้งานหลักของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อคือการเพิ่มประสิทธิภาพนั่นคือการทำให้มั่นใจว่าทรัพยากรจะไหลเวียนตามกฎโลจิสติกส์ "Seven H"

ก่อนที่จะแนะนำระบบแรงจูงใจสำหรับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ บริษัท ต้องพัฒนานโยบายการจัดซื้อที่ชัดเจน ขึ้นอยู่กับรูปแบบที่ต้องการของผู้ซื้อสำหรับการดำเนินการตามนโยบายนี้ ("ผู้เชี่ยวชาญ" "ผู้ดำเนินการ" ฯลฯ ) จำเป็นต้องเลือกบุคลากรสร้างระบบสำหรับการควบคุมและใช้ตัวบ่งชี้ของระบบแรงจูงใจ

เป้าหมายหลักของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ คือการจัดหากระบวนการผลิตหรือการค้าของ บริษัท ด้วยทรัพยากร (สินค้าและบริการ)

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

• ตรวจสอบความพร้อมของสินค้าในปริมาณและช่วงที่เหมาะสม
• กำหนดเป้าหมายสำหรับการหมุนเวียนของกลุ่มผลิตภัณฑ์
• เตรียมคำสั่งซื้อสำหรับซัพพลายเออร์
• ติดตามความคืบหน้าของคำสั่งซื้อ
• ตรวจสอบความพร้อมและการขายสินค้าที่มีความต้องการสูงอย่างสม่ำเสมอเพื่อป้องกันปัญหาการขาดแคลน
• การศึกษาข้อเสนอใหม่ของซัพพลายเออร์เงื่อนไขทางการตลาด
• สรุปและสื่อสารข้อมูลที่ได้รับไปยังผู้บริหาร

แจ้งหน่วยงานของ บริษัท อย่างทันท่วงทีเกี่ยวกับข้อเสนอใหม่และการมาถึงของสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่ามีข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสินค้าในข้อมูลและระบบบัญชีของ บริษัท

ขึ้นอยู่กับงานที่ทำจะมีการกำหนดพื้นที่ของความรู้และทักษะระดับมืออาชีพ

ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อควรทราบ:

• วิธีการจัดการกระแสการเงินในระบบโลจิสติกส์
• ส่วนประกอบทั้งหมดของข้อตกลงการจัดหา
• ปัจจัยที่นำมาพิจารณาในการเลือกซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการ
• วิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพของการบริหารการจัดซื้อโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
• การใช้การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เมื่อโต้ตอบกับซัพพลายเออร์
• วิธีการจัดซื้อ
• การดำเนินการที่ประกอบกันเป็นกระบวนการทางธุรกิจการซื้อ
• ฟังก์ชั่นที่ดำเนินการโดยตัวกลางต่างๆในกระบวนการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ
• ขั้นตอนการจัดทำสัญญา
• การลงโทษที่ใช้ในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญา
• จริยธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจ

ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อควรสามารถ:

• เลือกเงื่อนไขการจัดส่งที่ดีที่สุดอย่างสมเหตุสมผล
• จัดทำเอกสารที่จำเป็นอย่างถูกต้อง
• เพื่อสร้างปฏิสัมพันธ์ของแผนกจัดซื้อกับแผนกอื่น ๆ
• ประเมินและเลือกซัพพลายเออร์
• รับและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่มสินค้าที่ซัพพลายเออร์นำเสนอ
• ทบทวนตลาดซัพพลายเออร์
• วิเคราะห์ความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์
• วิเคราะห์เงื่อนไขการจัดส่งที่เสนอโดยซัพพลายเออร์
• เจรจากับซัพพลายเออร์ (ในแง่ของการกำหนดราคาเงื่อนไขการจัดส่ง ฯลฯ );
• เปรียบเทียบข้อเสนอที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกัน
• วิเคราะห์และจัดทำสัญญา
• สร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งกับซัพพลายเออร์ที่เสริมสร้างภาพลักษณ์และชื่อเสียงของ บริษัท ของตน
• ปฏิบัติตามข้อตกลงทั้งหมดกับซัพพลายเออร์อย่างทันท่วงทีอย่าปล่อยให้ปัญหาที่ยังไม่ได้รับคำตอบ
• ใช้มาตรการในการชำระหนี้ในการชำระหนี้กับซัพพลายเออร์

เพื่อให้การปฏิบัติหน้าที่ในวิชาชีพประสบความสำเร็จเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ซื้อจะต้องมีความคิดเชิงวิเคราะห์การคิดเชิงระบบเอาใจใส่สามารถกระทำได้อย่างมีประสิทธิผลในสถานการณ์ที่ตึงเครียดควบคุมกิจกรรมของตนวางแผนและจัดลำดับความสำคัญได้ คำศัพท์ที่ใช้งานขนาดใหญ่และสามารถถ่ายทอดความคิดของพวกเขาให้กับผู้ที่มีระดับการศึกษาต่างกัน

สถานที่พิเศษถูกครอบครองโดยทักษะการสื่อสารเช่นการโน้มน้าวใจการเจรจาความเชี่ยวชาญในเทคนิคการสื่อสารขั้นพื้นฐานความสามารถในการประนีประนอม (กับซัพพลายเออร์และแผนกอื่น ๆ ของ บริษัท ) กิจกรรมความเพียรความสามารถในการบรรลุเป้าหมายความรับผิดชอบและความเหมาะสม ความต้านทานความเครียดความอดทน ฯลฯ ความอดทนในสถานการณ์ความขัดแย้ง

ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก นี่คือข้อมูลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์เกี่ยวกับลำดับการจัดส่งการขนส่งและการชำระเงิน กิจกรรมการวิเคราะห์ของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อคือการเปรียบเทียบราคาคุณภาพเวลาในการจัดส่งและเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด ในการวิเคราะห์ตลาดผลิตภัณฑ์ ในกรณีนี้สถานที่พิเศษถูกครอบครองโดยกระบวนการตัดสินใจในเวลาอันสั้น

ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อทำงานในสำนักงาน โดยทั่วไปกิจกรรมของเขาจะดำเนินการโดยใช้วิธีการเช่นโทรศัพท์โทรสารอินเทอร์เน็ตคอมพิวเตอร์ (ทำงานกับโปรแกรมระดับมืออาชีพฐานข้อมูลอินเทอร์เน็ตการเขียนรายงาน ฯลฯ )

สิ่งที่ยากสำหรับมืออาชีพส่วนใหญ่ในด้านโลจิสติกส์การจัดซื้อคือความขัดแย้งกับฝ่ายขาย (ฝ่ายผลิต) ปัญหาการปฏิสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ยากลำบาก (เช่นกับผู้ผูกขาดในตลาด)

ทิศทางของการพัฒนาวิชาชีพของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ได้แก่ การปรับปรุงวิธีการสื่อสารอย่างมืออาชีพ การฝึกทักษะการเจรจาต่อรอง การเรียนรู้ทักษะการวางแผนวันทำงานและการจัดกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การพัฒนาทีมเวิร์ค เพิ่มพูนความรู้ในด้านการผลิตศึกษาประเภทและประเภทของผลิตภัณฑ์ความต้องการของลูกค้าและเทคโนโลยีการขายด้านกฎหมายของการจัดซื้อ

การประเมินและแรงจูงใจของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

สิ่งสำคัญในการจัดระเบียบการทำงานของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อคือการพัฒนาและการใช้ระบบแรงจูงใจในการทำงานของเขา ในระหว่างการพัฒนา บริษัท จะพิจารณาว่าตัวชี้วัดใดจะมีผลต่อเงินเดือนของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อกำหนดตัวชี้วัดเชิงปริมาณและกลไกการจ่ายเงินเดือนตามตัวบ่งชี้ที่นำมาใช้ จากนั้น บริษัท จำเป็นต้องสื่อสารนโยบายการจ่ายผลตอบแทนให้กับผู้ซื้อและวางระบบแรงจูงใจ

แรงจูงใจของผู้ซื้อควรมาจากหน้าที่และอำนาจในการทำงานของเขา ระบบแรงจูงใจของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมักขึ้นอยู่กับตัวบ่งชี้ต่อไปนี้:

• การปฏิบัติตามแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
• พลวัตของระดับราคาสำหรับสินค้าที่ซื้อ
• การหมุนเวียนของสินค้าที่ซื้อ
• เปอร์เซ็นต์ความสำเร็จของคำขอซื้อสินค้า

ขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของธุรกิจคุณสามารถเพิ่มตัวบ่งชี้ต่อไปนี้ในรายการข้างต้น: เปอร์เซ็นต์ของผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องในผลิตภัณฑ์ที่ให้มา, เปอร์เซ็นต์ของการร้องขอทรัพยากรที่ไม่สมบูรณ์, เปอร์เซ็นต์ของการร้องเรียน ฯลฯ

ตัวบ่งชี้ทั้งหมดของระบบแรงจูงใจของผู้ซื้อควรเกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ของกิจกรรมการจัดซื้อที่เขาสามารถมีอิทธิพลได้จริงๆ (นั่นคือขึ้นอยู่กับงานของเขา)

นอกจากนี้ตัวบ่งชี้เหล่านี้ควรมีความสำคัญสำหรับองค์กรใดองค์กรหนึ่ง (เช่นการรับเศษเหล็กลดลงการหมุนเวียนสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น) ตามที่ปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าเงินเดือนของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้ออย่างน้อย 50% ของค่าตอบแทนทั้งหมด ส่วนโบนัสจะคำนวณตามตัวบ่งชี้การประเมินผลงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
ตารางด้านล่างแสดงตัวบ่งชี้การประเมินของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของ บริษัท การค้าปลีก (44 - Buzukova E. การซื้อและซัพพลายเออร์หลักสูตรการจัดการการแบ่งประเภทในการค้าปลีกหน้า 218–219)

ตัวบ่งชี้ที่สำคัญในการประเมินของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อคือการยึดมั่นในจรรยาบรรณในวิชาชีพ

จรรยาบรรณในวิชาชีพของผู้ซื้อรวมถึงลักษณะของความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ดังต่อไปนี้:

• การปฏิบัติตามผลประโยชน์ของ บริษัท ของคุณ
• การรักษาความลับของข้อมูล
• การแข่งขันที่ยุติธรรม
• ทัศนคติต่อของขวัญทางธุรกิจจากซัพพลายเออร์

มีความคิดเห็นต่อไปนี้เกี่ยวกับการยอมรับของขวัญจากซัพพลายเออร์:

1. ผู้ซื้อไม่ได้รับอนุญาตให้รับของขวัญของขวัญที่ได้รับจะต้องส่งคืน
2. ผู้ซื้อสามารถเก็บของขวัญส่งเสริมการขายเช่นปากกาปฏิทินสมุดบันทึก ฯลฯ
3. ผู้ซื้อต้องตัดสินใจด้วยตัวเองว่าของขวัญนั้นเป็นสัญลักษณ์ของความสนใจความปรารถนาดีหรือความพยายามในการติดสินบนทางการค้า

ด้วยตัวเลือกใด ๆ ที่เลือกขอแนะนำให้ บริษัท ดำเนินการสนทนากับผู้ซื้อในระหว่างที่พวกเขาเตือนพวกเขาถึงการมีอยู่ของมาตรฐานทางจริยธรรมใน บริษัท ให้อธิบายถึงความจำเป็นในการปฏิบัติตาม

ในฐานะที่เป็นตัวอย่างของความสำคัญของด้านจริยธรรมของโลจิสติกส์การจัดซื้อเราอ้างถึงมาตรฐานการจัดซื้อที่กำหนดโดย Institute for Supply Management (USA) (Lysons K. , Gillingham M. Procurement and Supply Chain Management หน้า 797):

1. ก่อนอื่นให้ปฏิบัติตามผลประโยชน์ของ บริษัท ของคุณ
2. เปิดรับคำแนะนำและคำปรึกษาจากเพื่อนร่วมงาน
3. ซื้อสินค้าโดยพิจารณาเฉพาะผลประโยชน์ของ บริษัท ของคุณและใช้จ่ายทุกบาทอย่างชาญฉลาด
4. รับความรู้เกี่ยวกับวัสดุที่ซื้อและกระบวนการผลิตอย่างจริงจัง
5. ทำงานอย่างตรงไปตรงมาและเปิดเผยปฏิเสธการติดสินบนทุกรูปแบบ
   แสดงให้เห็นถึงทัศนคติที่ดีต่อทุกคนที่สมควรได้รับ
6. เคารพและเรียกร้องความเคารพจากผู้อื่นในหน้าที่ของตน
7. หลีกเลี่ยงความขัดแย้ง
8. ช่วยเหลือและให้คำแนะนำเพื่อนร่วมงานตามความจำเป็น
9. ร่วมมือกับทุกองค์กรและบุคคลเฉพาะที่ได้รับการเรียกร้องให้ยกสถานะอาชีพนี้

ฝ่ายสนับสนุนข้อมูลฝ่ายจัดซื้อ

ในการจัดการโลจิสติกส์การจัดซื้อองค์กรต้องมีระบบข้อมูลสำหรับจัดการตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ พวกเขาควรให้ความสามารถในการวิเคราะห์และควบคุมการดำเนินการของกระบวนการทางธุรกิจการซื้ออย่างละเอียด

ความช่วยเหลือที่สำคัญในการวิเคราะห์กระบวนการจัดหาทรัพยากรให้กับ บริษัท การสร้างคำสั่งซื้อให้กับซัพพลายเออร์สามารถขอรับได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ในขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องใส่ใจกับความสามารถของโปรแกรมในการสร้างรายงานเชิงวิเคราะห์ บริษัท แต่ละแห่งใช้ระบบข้อมูลคอมพิวเตอร์จัดทำรายงานการจัดซื้อจัดจ้างที่ซับซ้อนตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง

ตามที่แสดงในทางปฏิบัติมีการแจกจ่ายรายงานและตัวชี้วัดที่สะท้อนถึงประเด็นต่อไปนี้ของการจัดซื้อ:

1. สภาพตลาดการซื้อ:
   • การเปลี่ยนแปลงราคาสำหรับสินค้าที่ซื้อ
   • การเปลี่ยนแปลงอัตราส่วนอุปสงค์ต่ออุปทานในตลาด
   • การคาดการณ์พลวัตของตลาดสินค้าที่ซื้อ
2. การวิเคราะห์ต้นทุนสินค้าคงคลัง:
   • การลงทุนในสินค้าคงคลัง
   • การจัดส่งรายวัน (สิบวันรายเดือน) และปริมาณการจัดส่งที่สั่งซื้อตามกลุ่มสินค้าหลัก
   • การหมุนเวียนตามกลุ่มสินค้าที่ซื้อ
   • การวิเคราะห์ส่วนลดที่ได้รับ
   • การวิเคราะห์หุ้นส่วนเกิน
3. ประสิทธิภาพของการดำเนินการจัดซื้อ:
   • การวิเคราะห์คุณภาพของสินค้าที่ซื้อ
   • สัดส่วนของการส่งมอบให้เสร็จตรงเวลา
   • การวิเคราะห์กรณีสินค้าขาดที่จำเป็นในคลังสินค้า
   • จำนวนการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ
   • เวลาจัดส่งสินค้าที่ซื้อ
   • ผลิตภาพแรงงานของพนักงานแผนกจัดซื้อ
   • การเปลี่ยนแปลงราคาที่เกิดจากการเจรจางานวิเคราะห์การปรับปรุงบรรจุภัณฑ์การหาเหตุผลเข้าข้างตนเองในการขนส่ง ฯลฯ
   • ค่าขนส่ง.
4. ความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์:
   • ส่วนแบ่งของการส่งมอบที่ค้างชำระและการปฏิเสธการจัดส่ง
   • ขาดทุนจากการขายที่หายไป
   • ส่วนแบ่งการส่งมอบที่ไม่สมบูรณ์
   • คุณภาพของบริการขนส่งที่จัดหาโดยซัพพลายเออร์และผู้ขนส่ง

ตัวชี้วัดด้านบนของการควบคุมและการประเมินผลโลจิสติกส์การจัดซื้อเป็นส่วนที่จำเป็นในการสนับสนุนข้อมูลสำหรับการจัดการห่วงโซ่อุปทาน

ความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลและระบบคอมพิวเตอร์ควรช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีภาพที่สมบูรณ์และชัดเจนของตัวบ่งชี้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อจัดจ้าง ดังนั้นมาตรฐานสต็อกขั้นต่ำจึงถูกใช้เพื่อควบคุมระดับสต็อกและเป็นพื้นฐานในการสร้างคำสั่งซื้ออัตโนมัติให้กับซัพพลายเออร์ เมื่อใช้คำสั่งซื้ออัตโนมัติผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะใช้เวลาเฉพาะในการปรับเปลี่ยนคำสั่งซื้อที่สร้างขึ้นซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ใช้ลงอย่างมากเนื่องจากเขาไม่จำเป็นต้องดูยอดคงเหลือของสินค้า

ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์โลจิสติกส์การจัดซื้อการวิเคราะห์สภาพตลาดอย่างเป็นระบบและการทำงานของซัพพลายเออร์ของสินค้าจะดำเนินการ ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลที่ครบถ้วนแก่ บริษัท ผู้ซื้อเกี่ยวกับเงื่อนไขในการซื้อสินค้าที่จำเป็นและทำให้สามารถตัดสินใจซื้อได้อย่างเหมาะสม

ระบบคอมพิวเตอร์ต้องให้ความสามารถในการคาดการณ์การขาดแคลนสินค้าซึ่งอาจนำไปสู่การหยุดชะงักในกระบวนการซื้อขายการขายที่หายไปและทำให้ต้นทุนสูงขึ้นและผลกำไรลดลง ข้อมูลเกี่ยวกับการหยุดชะงักของอุปทานที่อาจเกิดขึ้นได้รับล่วงหน้าจากซัพพลายเออร์ช่วยให้เราสามารถเตรียมการล่วงหน้าและลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้

ระบบคอมพิวเตอร์สมัยใหม่ควรปรับปรุงการบูรณาการข้อมูลของ บริษัท กับซัพพลายเออร์เพิ่มระดับความร่วมมือระหว่างฝ่ายต่างๆในห่วงโซ่อุปทานและลดต้นทุนการทำธุรกรรม

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ที่จัดการการจัดซื้อโดยอัตโนมัติและมักรวมอยู่ในระบบข้อมูลคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยโมดูลการซื้อซึ่งทำหน้าที่หลักดังต่อไปนี้:

• การตรวจสอบความสัมพันธ์ตามสัญญากับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการ การตรวจสอบการปฏิบัติตามภาระผูกพันในการจ่ายค่าวัสดุสิ้นเปลือง
• ติดตามกำหนดการจัดส่งพร้อมคาดการณ์เวลาที่สินค้ามาถึงคลังสินค้า
• การสร้างเอกสารที่จำเป็นสำหรับการรับสินค้าที่คลังสินค้าพร้อมการแจกจ่ายอัตโนมัติให้กับผู้รับผิดชอบทางการเงิน
• การอ้างสิทธิ์ไปยังซัพพลายเออร์ (ผู้ขนส่งผู้ขนส่งสินค้า) เกี่ยวกับช่วงปริมาณและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ให้มา
• ระบบอัตโนมัติของการดำเนินการทั้งหมดสำหรับการรับการบริโภคและการเคลื่อนย้ายภายในของสินทรัพย์วัสดุในคลังสินค้า
• การบัญชีสำหรับธุรกรรมทั้งหมดโดยใช้บัตรควบคุมสินค้าคงคลังที่กรอกโดยอัตโนมัติตามเอกสารหลัก
• การบัญชีสำหรับค่าวัสดุในหน่วยการวัดต่างๆ
• ดำเนินการคลังสินค้าตามกฎการบัญชีปัจจุบัน
• การเก็บรักษารายชื่อผู้รับผิดชอบทางการเงินโดยมอบหมายให้คลังสินค้าและกลุ่มสินทรัพย์ที่สำคัญ
• การบัญชีสำหรับการกระทำของสินค้าคงคลังและการสร้างรายการสินค้าคงคลัง
• ข้อมูลการดำเนินงานทั้งหมดเกี่ยวกับปริมาณคุณภาพอายุการเก็บรักษาที่อยู่ในการจัดเก็บซัพพลายเออร์และผู้ขนส่ง (ผู้ส่งต่อ) ของสินค้าแต่ละรายการที่ซื้อได้ตลอดเวลา
• ให้ข้อมูลหุ้นส่วนเกินและขาดดุล

ระบบข้อมูลคอมพิวเตอร์ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการจัดเก็บและการใช้ข้อมูลเกี่ยวกับสัญญาที่มีอยู่กับซัพพลายเออร์ตามคำสั่งซื้อการจัดประเภทผลิตภัณฑ์ของแบรนด์ที่ซื้อทะเบียนซัพพลายเออร์

ในการสร้างฐานซัพพลายเออร์ของสินค้าเงื่อนไขที่จำเป็นคือการตรวจสอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ ระบบข้อมูลของ บริษัท ควรอนุญาตให้มีประวัติของซัพพลายเออร์แต่ละรายและข้อมูลที่สะท้อนถึงพลวัตของตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ ฐานข้อมูลนี้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพสำหรับการดำเนินการตามขั้นตอนการคัดเลือกและการเปลี่ยนไปทำงานกับซัพพลายเออร์รายอื่น

ฐานข้อมูลซัพพลายเออร์นอกเหนือจากชื่อของซัพพลายเออร์แต่ละรายต้องประกอบด้วย:

• รายละเอียดการติดต่อของพนักงานเฉพาะของ บริษัท ซัพพลายเออร์
• รายละเอียดธนาคาร;
• เงื่อนไขการทำงานส่วนลดโบนัสและข้อตกลงอื่น ๆ พร้อมประวัติการพัฒนา
• รายการราคาตามรายการที่ซื้อ
• ประวัติของคำสั่งซื้อทั้งหมดจากซัพพลายเออร์พร้อมการคืนสินค้าข้อบกพร่องความล่าช้าและการจัดส่งน้อยเกินไป
• เครดิตสินค้าในปัจจุบันและสูงสุดเงื่อนไขการชำระเงิน
• ชื่อของสินค้าที่ให้มา
• ราคาหรือช่วงราคาขึ้นอยู่กับส่วนลดที่ให้ไว้สำหรับปริมาณการซื้อเงื่อนไขการชำระเงิน ฯลฯ
• บรรจุภัณฑ์หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่สำคัญสำหรับการขนส่งสินค้า

หลังจากส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์แล้วผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อต้องสามารถติดตามความคืบหน้าได้โดยใช้ระบบข้อมูล ในขณะเดียวกันการเบี่ยงเบนทั้งหมดในการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ของซัพพลายเออร์จะถูกบันทึกไว้เพื่อให้ผู้จัดการสามารถประเมินคุณภาพของงานได้ หลังจาก บริษัท ได้รับสินค้าที่สั่งซื้อแล้วข้อมูลใหม่จะถูกป้อนเข้าสู่ระบบข้อมูลของแผนกจัดซื้อ การดำเนินการนี้รวมถึงการบำรุงรักษาฐานเอกสาร:

• สมุดรายวันคำสั่งซื้อซึ่งบันทึกคำสั่งซื้อทั้งหมดตามหมายเลขและแสดงสถานะของแต่ละคำสั่งซื้อ (เสร็จสมบูรณ์ไม่เสร็จสมบูรณ์ไม่เสร็จสมบูรณ์)
• ทะเบียนใบสั่งซื้อที่มีสำเนาใบสั่งซื้อทั้งหมด
• ทะเบียนสินค้าที่แสดงการซื้อทั้งหมดของแต่ละผลิตภัณฑ์ (วันที่ซัพพลายเออร์ปริมาณราคาหมายเลขใบสั่งซื้อ)
• ทะเบียนซัพพลายเออร์แสดงการซื้อทั้งหมดที่ทำจากเขา

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันในการสนับสนุนข้อมูลสำหรับโลจิสติกส์การจัดซื้อคือการจัดการกระแสข้อมูลภายในที่หมุนเวียนระหว่างแผนกต่างๆขององค์กร

ดังตัวอย่างตารางด้านล่างแสดงกระแสข้อมูลที่มีอยู่ระหว่างแผนกจัดซื้อและคลังสินค้า (แผนกต้อนรับ) (Buzukova E. การซื้อและซัพพลายเออร์หลักสูตรการจัดการการแบ่งประเภทในการค้าปลีก S. 386. )

โปรดทราบว่าในองค์กรการค้าการแลกเปลี่ยนข้อมูลมีความซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากสินค้าที่หลากหลายการอัปเดตอย่างรวดเร็วและโครงสร้างที่ซับซ้อนของคำอธิบายชื่อผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ ในเรื่องนี้คุณสมบัติหลักของการยอมรับสินค้าใน บริษัท การค้าคือ:

• การมีซัพพลายเออร์จำนวนมาก
• สภาพบรรจุภัณฑ์ที่แตกต่างกัน
• การบรรทุกยานพาหนะจำนวนมาก (ในกล่องโดยไม่ต้องใช้อุปกรณ์ขนถ่ายยานยนต์) และบนพาเลท
• การยอมรับผลิตภัณฑ์ที่มีการคำนวณซ้ำไม่เพียง แต่จำนวนสถานที่ แต่ยังรวมถึงหน่วยของผลิตภัณฑ์ในบรรจุภัณฑ์
• ยานพาหนะที่ส่งมอบสินค้าหลากหลายประเภท
• การไม่ปฏิบัติตามเวลาจัดส่ง
• ข้อกำหนดต่างๆของซัพพลายเออร์เกี่ยวกับขั้นตอนการยอมรับผลิตภัณฑ์การระบุผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องและขั้นตอนการยื่นเรื่องร้องเรียน
• องค์ประกอบที่แตกต่างกันของชุดเอกสารที่มาพร้อมกับสินค้า

คุณสมบัติเหล่านี้ยังคงไม่อนุญาตให้สร้างเทคโนโลยีที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับการทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ทั้งหมดการสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวและการทำโฟลว์เอกสารเดียวซึ่งจะลดคุณภาพของโลจิสติกส์การจัดซื้อ

ดังนั้นสิ่งสำคัญคือการปรับปรุงการสนับสนุนข้อมูลของโลจิสติกส์การจัดซื้อซึ่งจะช่วยให้ บริษัท ต่างๆสามารถสร้างห่วงโซ่อุปทานแบบบูรณาการที่ช่วยลดต้นทุนสร้างพื้นที่ข้อมูลเดียวและขั้นตอนการไหลของเอกสารเดียว

คำอธิบายงานโดยละเอียดสำหรับพนักงานทุกคนตามกฎมีโครงสร้างดังต่อไปนี้:

1. บทบัญญัติทั่วไป
2. หน้าที่และงาน
3. ความรับผิดชอบต่อหน้าที่.
4. สิทธิ.
5. ความรับผิดชอบ.
6. โหมดการทำงาน
7. ความสัมพันธ์.

สำหรับการอ้างอิง: ผู้ออกกฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาและรูปแบบของคำสั่งซึ่งสามารถสรุปได้ว่านายจ้างแต่ละคนมีสิทธิ์ตามดุลยพินิจของเขาที่จะเสริมส่วนข้างต้นหรือย่อให้สั้นลง

ด้านล่างนี้เราจะพิจารณาเนื้อหาของส่วนต่างๆของเอกสารโดยละเอียดเพิ่มเติม เริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ความรับผิดชอบในงานของพนักงานเนื่องจากส่วนนี้ในทางปฏิบัติทำให้เกิดคำถามมากที่สุด

ความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายจัดหา

ตามกฎแล้วส่วนของคำแนะนำ "ความรับผิดชอบงานของหัวหน้าฝ่ายจัดหา" มีรายการต่อไปนี้:

• การจัดการฝ่ายจัดหา
• การจัดระเบียบการทำงานเพื่อจัดหาวัตถุดิบวัสดุ ฯลฯ ที่จำเป็นให้กับองค์กร
• มั่นใจในการควบคุมสถานะของวัตถุดิบ
• การพัฒนาแผนการจัดหาวัสดุและเทคนิคของ บริษัท และการจัดการการดำเนินการ
• การมีส่วนร่วมในการสรุปสัญญาสำหรับวัสดุและการสนับสนุนทางเทคนิคขององค์กร
• การมีส่วนร่วมในการตรวจสอบสินค้าที่มาถึงและความปลอดภัยของบรรจุภัณฑ์
• การทำวิจัยเกี่ยวกับตลาดบริการเพื่อเลือกเงื่อนไขที่ดีที่สุดสำหรับความร่วมมือ
• การรายงานการใช้จ่ายเงิน ฯลฯ

รายการความรับผิดชอบในงานของพนักงานอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับทิศทางขององค์กรแวดวงของผู้ใต้บังคับบัญชากับเขาและการมี / ไม่มีแผนกใน บริษัท ที่ทำงานในลักษณะเดียวกัน แต่มีขนาดเล็กลง (เช่น , โลจิสติกส์).

สิทธิและความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อ

ส่วนของรายละเอียดงาน "สิทธิของพนักงาน" รวมถึงรายการสิทธิที่ลูกจ้างได้รับสำหรับการดำเนินการตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ในกรณีส่วนใหญ่สิ่งเหล่านี้รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ความสามารถในการควบคุมกิจกรรมของพนักงานผู้ใต้บังคับบัญชาและให้คำแนะนำที่เหมาะสม
• เป็นตัวแทนผลประโยชน์ขององค์กรในการเจรจากับ บริษัท ภายนอกในประเด็นที่อยู่ในความสามารถของหัวหน้าแผนกจัดซื้อ
• ปฏิสัมพันธ์กับแผนกและบริการอื่น ๆ ขององค์กร
• การตัดสินใจภายใต้ความสามารถ
• ความต้องการจากผู้บริหารในการสร้างเงื่อนไขสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการทำงาน

ในส่วนของคำแนะนำซึ่งอุทิศให้กับการอธิบายความรับผิดชอบของพนักงาน (บางครั้งรวมกับส่วนเกี่ยวกับสิทธิ) จำเป็นต้องสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อรับผิดชอบในกรอบของกิจกรรมของเขา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับ:

ไม่ทราบสิทธิ์ของคุณ?

• เกี่ยวกับความรับผิดทางวินัย (สำหรับความล้มเหลวในการปฏิบัติตามหรือปฏิบัติหน้าที่ราชการไม่ถูกต้อง)
• ฝ่ายบริหาร (ในกรณีที่ละเมิดบรรทัดฐานของกฎหมายปกครอง)
• อาชญากร (หากพนักงานก่ออาชญากรรม)

สำหรับวัสดุนั้นพนักงานของ บริษัท ต้องอยู่ภายใต้กรอบของข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดทางวัตถุที่สรุปร่วมกับเขาซึ่งมีการกำหนดปริมาณ (เต็มบางส่วนรวม ฯลฯ )

ข้อกำหนดทั่วไปตารางการทำงานหน้าที่และขั้นตอนการโต้ตอบ

ส่วน "บทบัญญัติทั่วไป" ระบุชื่อตำแหน่งและส่วนงาน - สถานที่ทำงานของพนักงานตามตารางการรับพนักงานที่ได้รับอนุมัติจากองค์กรตลอดจนขั้นตอนในการแต่งตั้งพนักงานให้ดำรงตำแหน่งและถอดออกจากตำแหน่ง . ขอแนะนำให้กำหนดขั้นตอนการเปลี่ยนพนักงานที่นี่ในกรณีที่เขาไม่อยู่และระบุรายการของการกระทำที่เป็นบรรทัดฐานและในท้องถิ่นซึ่งข้อกำหนดที่เขาควรได้รับคำแนะนำในกิจกรรมของเขา ขอแนะนำให้ลงทะเบียนในส่วนนี้ข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับอาชีพ

ส่วน "หน้าที่และงาน" จะบอกเกี่ยวกับพื้นที่หลักในการทำงานของหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อและขอบเขตของกิจกรรมของเขา นอกจากนี้ยังสามารถบ่งบอกถึงกิจกรรมเฉพาะที่มุ่งทำภารกิจหลัก ตัวอย่างเช่นงานหลักของหัวหน้าแผนกจัดซื้อคือจัดหาทรัพยากรวัสดุและเทคนิคให้กับองค์กร ในการทำเช่นนี้เขาต้องทำรายการความต้องการมองหาซัพพลายเออร์ ฯลฯ

ส่วน "ชั่วโมงการทำงาน" รวมถึงการระบุตารางการทำงานของพนักงานโดยคำนึงถึง:

• ความพร้อมของการเปลี่ยนแปลง
• งานวันหยุดสุดสัปดาห์;
• กะ ฯลฯ

อย่างไรก็ตามหากข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้มีอยู่ในสัญญาจ้างแรงงานของพนักงานส่วนนี้อาจไม่รวมอยู่ในรายละเอียดงาน

ในส่วน "ความสัมพันธ์" คุณต้องระบุลำดับการโต้ตอบระหว่างหัวหน้าฝ่ายจัดหากับบริการและแผนกอื่น ๆ ของ บริษัท หากจำเป็นให้สร้างห่วงโซ่การแลกเปลี่ยนเอกสาร

ขั้นตอนการพัฒนาและการประยุกต์ใช้รายละเอียดงานของหัวหน้าแผนกจัดหา

รายละเอียดงานสำหรับหัวหน้าแผนกจัดหามักได้รับการพัฒนาโดยพนักงานของแผนกบุคคลหรือพนักงานที่รับผิดชอบด้านการคุ้มครองแรงงานในองค์กร นอกจากนี้เอกสารจะถูกส่งต่อเพื่อขออนุมัติให้กับผู้บังคับบัญชาของพนักงานทันที (เช่นผู้อำนวยการแผนก) ซึ่งขึ้นอยู่กับผลการพิจารณามีสิทธิ์แก้ไขคำแนะนำและแสดงความคิดเห็น หลังจากแก้ไขแล้วเอกสารจะถูกส่งเพื่อขออนุมัติต่อหัวหน้าองค์กร

หัวหน้าแผนกจัดซื้อทำความคุ้นเคยกับข้อความของคำแนะนำในการจ้างงาน เพื่อเป็นการลงนามในข้อตกลงกับเงื่อนไขของเอกสารเขาได้วางลายเซ็นของเขาไว้ในสถานที่ที่กำหนดไว้เป็นพิเศษของคำสั่งหรือในเอกสารคนรู้จักที่แนบมาด้วย หากพนักงานปฏิเสธที่จะลงนามด้วยเหตุผลบางประการการกระทำที่เหมาะสมจะถูกร่างขึ้นเกี่ยวกับเรื่องนี้

หมายเหตุ: ก่อนที่คุณจะปฏิเสธที่จะลงนามในเอกสารเนื่องจากไม่เห็นด้วยในบางประเด็นขอแนะนำให้เจรจากับหัวหน้าองค์กรและอธิบายมุมมองของคุณ เป็นไปได้ที่ฝ่ายบริหารจะคำนึงถึงความคิดเห็นและการเสนอแก้ไขคำแนะนำ

หากจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหน้าที่ของพนักงานในอนาคตหัวหน้าองค์กรมีสิทธิ์ที่จะดำเนินการนี้ได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมจากพนักงานเท่านั้นเนื่องจากผู้ออกกฎหมายห้ามไม่ให้เปลี่ยนหน้าที่การทำงานของพนักงานเพียงฝ่ายเดียว

ในการประเมินประสิทธิผลของฝ่ายจัดซื้อจำเป็นต้องทำการวิเคราะห์เบื้องต้นหรือภาพรวมของกิจกรรม การวิเคราะห์ดังกล่าวสามารถทำได้โดยพิจารณาในแง่มุมต่างๆเช่นการยอมรับการใช้งานสำหรับวัสดุและค่าทางเทคนิคการวิเคราะห์และการประมวลผลการใช้งานการสื่อสารและการตั้งถิ่นฐานกับซัพพลายเออร์ตลอดจนการควบคุมการจัดหาในทุกขั้นตอนของการเดินทางและการดำเนินการของ เงื่อนไขสัญญา

เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและใช้เงินและเวลาน้อยที่สุดจึงเป็นไปได้หรือค่อนข้างแนะนำให้ใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เฉพาะที่พัฒนาขึ้นเป็นรายบุคคลสำหรับองค์กรทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

รูปแบบของประสิทธิภาพเชิงตรรกะนั้นง่าย: การทำให้ขั้นตอนการตรวจสอบการจัดหาและการจัดหาวัสดุและวิธีการทางเทคนิคง่ายขึ้นแบบเรียลไทม์นั่นคือการลดเวลาที่ใช้ในการดำเนินการนี้ช่วยเร่งกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดอย่างมีนัยสำคัญ ใช้เวลาน้อยลงในการลงทะเบียนคำสั่งซื้อ\u003e ใช้เวลาน้อยลงในการประมวลผลและการสื่อสารกับซัพพลายเออร์\u003e กระบวนการจัดหา (ขั้นตอนการชำระบัญชี) กับซัพพลายเออร์ถูกเร่ง\u003e ลดระยะเวลาการจัดส่งวัสดุและมูลค่าทางเทคนิค

กิจกรรมของบริการจัดหาขององค์กรได้รับการวิเคราะห์ตามเกณฑ์ต่อไปนี้:

ตำแหน่งที่เหมาะสมและการดำเนินการตามเวลาที่เหมาะสมของใบสั่งซื้อทั่วไปและโดยตรง

การปฏิบัติตามประมาณการต้นทุนที่กำหนด

ความพร้อมของแผนการจัดซื้อและคุณภาพของการจัดทำ

ประสิทธิภาพในการเจรจากับซัพพลายเออร์

วิธีการที่ใช้ในการประเมินจัดอันดับและคัดเลือกซัพพลายเออร์

คุณภาพของระบบสารสนเทศที่ใช้โดยบริการจัดหา

คุณลักษณะของกิจกรรมองค์กรของบริการจัดหาจากมุมมองของความเป็นไปได้ของการจัดการที่มีประสิทธิภาพตามแนวคิดของโลจิสติกส์ตามธรรมเนียมควรตอบคำถามเช่น:

จะซื้ออะไรดี?

ซื้อเท่าไหร่?

ซื้อจากใคร

ในแง่ใด?

นอกจากนี้ในประเด็นหลักโลจิสติกส์ยังเพิ่มงานของตัวเอง:

จะเชื่อมโยงการจัดซื้อกับการผลิตและการจัดจำหน่ายอย่างเป็นระบบได้อย่างไร?

วิธีการเชื่อมโยงกิจกรรมขององค์กรกับกิจกรรมของซัพพลายเออร์อย่างเป็นระบบ?

นอกจากนี้จำเป็นต้องทำงาน:

ทำสัญญา;

ควบคุมการดำเนินการของสัญญา

จัดส่ง;

จัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บ

ซื้ออะไรมากแค่ไหนและจากใคร - งานมีความซับซ้อนตามธรรมชาติ ในรัสเซียการแก้ปัญหาของพวกเขามีความซับซ้อนเนื่องจากในอดีตที่ผ่านมาองค์กรต่างๆมักไม่ได้แก้ปัญหาเหล่านี้อย่างครบถ้วนเลย

เมื่อจัดระเบียบการจัดการอุปทานการผลิตก่อนอื่นจำเป็นต้องกำหนดหน้าที่ของแผนกจัดหา การจัดหาองค์กรที่มีวัตถุดิบวัสดุพื้นฐานและวัสดุเสริมวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคประเภทอื่น ๆ ดำเนินการโดยแผนกวัสดุและการสนับสนุนทางเทคนิค หน้าที่ของพวกเขาประกอบด้วย:

การวางแผนความต้องการขององค์กรในด้านวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคที่จำเป็นสำหรับการทำงานของอุตสาหกรรมหลักและอุตสาหกรรมเสริมตลอดจนการดำเนินงานและการก่อสร้างทุน

ร่างแอปพลิเคชันและข้อกำหนดสำหรับวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคที่ต้องการและส่งไปยังแผนกวัสดุและแผนกจัดหาและวางแผนทางเทคนิคของหน่วยงานระดับสูง

การดำเนินกิจกรรมการดำเนินงานทั้งหมดสำหรับการดำเนินการตามแผนการจัดหา (การสรุปสัญญาการจัดหาทรัพยากรวัสดุตามเงินที่จัดสรรและภายใต้สัญญากับซัพพลายเออร์ ฯลฯ )

การยอมรับการจัดวางการจัดเก็บการเตรียมการสำหรับการปล่อยและการปล่อยวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคไปยังร้านค้าและบริการขององค์กร

การจัดตั้งพร้อมกับแผนกวางแผนเศรษฐกิจเทคนิคและการเงินขององค์กรโดยมีบรรทัดฐานที่แตกต่างกันอย่างสมเหตุสมผลของสต็อกวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคและนำบรรทัดฐานเหล่านี้ไปใช้กับคนงานในคลังสินค้า การควบคุมขนาดของหุ้นและการควบคุมสภาพของมัน

การมีส่วนร่วมในการพัฒนาทรัพยากรขององค์กรและทางเทคนิคการเปลี่ยนวัตถุดิบและวัสดุที่หายากโดยที่หายากน้อยกว่า

องค์กรควบคุมการใช้จ่ายวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคโดยการประชุมเชิงปฏิบัติการบริการสำหรับวัตถุประสงค์ของพวกเขา

การเก็บรักษาบันทึกการดำเนินงานของการรับวัสดุและทรัพยากรทางเทคนิคในองค์กรการเผยแพร่สู่ร้านค้าและบริการสถานะของสินค้าคงเหลือ

ในสถานประกอบการส่วนใหญ่บริการจัดซื้อจัดจ้างจะเป็นตัวแทนของฝ่ายจัดซื้อ (MTS) การจัดการการจัดหาวัสดุและเทคนิคขององค์กรนั้นมอบหมายให้รองผู้อำนวยการ ในการอยู่ใต้บังคับบัญชาของเขาคือแผนกจัดหาวัสดุและเทคนิคซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงการประสานงานของการดำเนินการของทุกแผนกพนักงานและเจ้าหน้าที่ขององค์กรเพื่อแก้ไขงานจัดหาดังต่อไปนี้:

การวิเคราะห์และกำหนดความต้องการการคำนวณจำนวนทรัพยากรที่สั่งซื้อ

การกำหนดวิธีการและรูปแบบการจัดหา

การเลือกซัพพลายเออร์ของทรัพยากรวัสดุ

การประสานราคาทรัพยากรและข้อสรุปของสัญญากับซัพพลายเออร์

องค์กรควบคุมคุณภาพปริมาณและระยะเวลาในการจัดหาทรัพยากร

การจัดตำแหน่งของทรัพยากรในคลังสินค้าขององค์กร

วิธีการและรูปแบบการจัดหาที่ใช้บ่อยที่สุด:

ซื้อสินค้า (ทรัพยากรวัสดุ) ในชุดเดียว มันเกี่ยวข้องกับการจัดหาสินค้าทีละชุด (การซื้อจำนวนมากที่การแลกเปลี่ยนสินค้าการประมูลการประมูลจากซัพพลายเออร์ ฯลฯ ) ข้อดี: ความสะดวกในการจัดเตรียมเอกสารรับประกันการส่งมอบทั้งชุดส่วนลดการค้าที่เพิ่มขึ้น ข้อเสีย: ความต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลการหมุนเวียนเงินทุนที่ชะลอตัว ซื้อเป็นประจำในชุดเล็ก ๆ ในกรณีนี้ผู้ซื้อจะสั่งซื้อสินค้าตามจำนวนที่ต้องการซึ่งจะจัดส่งให้เขาเป็นชุดในช่วงเวลาหนึ่ง ข้อได้เปรียบหลัก: การหมุนเวียนของเงินทุนเร่งขึ้นเนื่องจากสินค้าจะได้รับการชำระเงินเมื่อสินค้าแต่ละชิ้นมา สามารถประหยัดพื้นที่จัดเก็บและค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาสินค้าคงคลังส่วนเกินได้ ข้อเสีย: โอกาสในการสั่งซื้อสินค้าเกินจำนวน ต้องจ่ายค่าสินค้าทั้งหมด การซื้อรายวัน (รายเดือน) ตามรายการใบเสนอราคา ใช้ในการซื้อสินค้าราคาถูกและรวดเร็ว ข้อดี: เร่งการหมุนเวียนของเงินทุน ลดต้นทุนการจัดเก็บและคลังสินค้า ตรงเวลาในการจัดส่ง รับสินค้าตามกำหนด. วิธีนี้คล้ายกับการส่งสินค้าตามปกติ แต่มีคุณสมบัติดังนี้

ไม่ได้กำหนดปริมาณสินค้าอย่างเคร่งครัด แต่จะกำหนดโดยประมาณ

ซัพพลายเออร์ก่อนที่จะดำเนินการตามคำสั่งซื้อแต่ละครั้งโปรดติดต่อผู้ซื้อ

ชำระเฉพาะจำนวนที่จัดส่งของสินค้าเท่านั้น

หลังจากสิ้นสุดสัญญาลูกค้าไม่จำเป็นต้องยอมรับและชำระเงินสำหรับสินค้าที่ควรจะส่งมอบ

ข้อดี: ไม่มีข้อผูกมัดที่มั่นคงในการซื้อสินค้าจำนวนหนึ่ง การเร่งการหมุนเวียนของเงินทุนขั้นต่ำของเอกสาร

จุดเริ่มต้นในการจัดหาคือการกำหนดความต้องการผลิตภัณฑ์เฉพาะ (ทรัพยากรวัสดุหรือผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป)

กระบวนการจัดหาวัสดุประกอบด้วยงานหลายประเภทที่สัมพันธ์กันอย่างมีเหตุผล ขั้นตอนต่อไปนี้ของกระบวนการจัดซื้อมีความโดดเด่น:

การเตรียมการใช้งาน

การวิเคราะห์การใช้งาน

การเลือกซัพพลายเออร์

การสั่งซื้อ;

ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง

เสร็จสิ้นกระบวนการซื้อ

ความเร็วที่สูงของการเปลี่ยนแปลงของตลาดความสามารถในการทำกำไรที่ลดลงและต้นทุนที่เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญบางครั้งถึง 70% ของรายได้ทั้งหมดทำให้ภาคการจัดซื้อมีความสำคัญต่อการแข่งขันที่ประสบความสำเร็จหากไม่ใช่เพียงเพื่อความอยู่รอดในตลาดต่างประเทศ คำถามที่ตรงกันคือจะใช้เวลาและเงินน้อยลงในการจัดระเบียบสิ่งของเครื่องใช้อย่างไร?

เพื่อตอบสนองความท้าทายนี้ บริษัท ที่มีความคิดก้าวหน้าจึงพยายามที่จะรวมการดำเนินการจัดซื้อทั้งหมดตั้งแต่การเลือกซัพพลายเออร์ไปจนถึงการจัดซื้อให้เป็นรอบเดียวโดยเปลี่ยนจากฟังก์ชันการบริการที่แยกส่วนให้เป็นแบบเชิงกลยุทธ์ แนวทางนี้ให้ความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์ของกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดตั้งแต่การระบุโอกาสในการลดต้นทุนไปจนถึงการส่งมอบโดยประหยัดต้นทุนจริง

ระบบอัตโนมัติของการดำเนินการทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดซื้อสำหรับสินค้าและบริการที่จำเป็นทั้งหมดกำจัดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและลดจำนวนการซื้อที่ผิดพลาด ด้วยการเข้าถึงข้อมูลสำคัญที่ง่ายและเป็นส่วนตัวพนักงานจัดซื้อยังสามารถตัดสินใจและดำเนินการได้เร็วขึ้น

แผนกโลจิสติกส์การจัดซื้อและการจัดซื้อแก้ปัญหาการจัดหาวัสดุและเทคนิคในองค์กร

งานของแผนกจัดซื้อคือการจัดหาองค์กรที่ทันเวลาและครอบคลุมในช่วงเวลาที่วางแผนไว้ด้วยทรัพยากรวัสดุที่จำเป็นโดยมีต้นทุนน้อยที่สุดและระดับคุณภาพที่ต้องการ การแก้ปัญหาเหล่านี้ขึ้นอยู่กับปฏิสัมพันธ์ของฝ่ายจัดซื้อและโลจิสติกส์กับซัพพลายเออร์ของทรัพยากรวัสดุ

อัลกอริทึมการจัดซื้อทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

1) การศึกษาตลาดของทรัพยากรวัสดุ
2) การวิเคราะห์ข้อเสนอของซัพพลายเออร์
3) การเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด
4) การเจรจาและข้อสรุปของสัญญาจัดหา
5) การซื้อวัสดุ
เมื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้จำเป็นต้องคำนึงถึง:

1. ความต้องการขององค์กรสำหรับทรัพยากรวัสดุในระยะเวลาการวางแผน
2. โอกาสของซัพพลายเออร์ในด้านการแบ่งประเภทปริมาณและคุณภาพของผลิตภัณฑ์
3. ระดับราคาสำหรับทรัพยากรวัสดุในตลาด
4. จำนวนมาร์กอัปและส่วนลดของผู้จัดหาทรัพยากรวัสดุ
5. ความสัมพันธ์ระหว่างอุปสงค์และอุปทานในตลาดสำหรับทรัพยากรวัสดุ
6. รูปแบบการกระจายสินค้าที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

หน้าที่ของแผนกจัดซื้อ ได้แก่

1. การวิจัยตลาดของทรัพยากรวัสดุรวมถึง การวิเคราะห์:

ช่วงของทรัพยากรวัสดุในตลาด
- ซัพพลายเออร์และข้อเสนอของพวกเขา
- การเลือกสรรและคุณภาพของสินค้าของซัพพลายเออร์
- ราคาและส่วนลดของซัพพลายเออร์
- เงื่อนไขการขายและการจัดหาทรัพยากร
- การเลือกซัพพลายเออร์ที่ทำกำไรได้มากที่สุด

2. การวางแผนการจัดซื้อประกอบด้วย:

การกำหนดความต้องการทรัพยากรวัสดุขององค์กรในช่วงเวลาการวางแผน
- การกำหนดปริมาณและระยะเวลาของการซื้อในช่วงเวลาการวางแผน
- การสร้างความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจกับซัพพลายเออร์
- การพัฒนาคำสั่งซื้อทรัพยากร
- การเจรจาและสรุปสัญญาสำหรับการจัดหาทรัพยากร
- การคำนวณจำนวนหุ้นที่ต้องการของทรัพยากรวัสดุ
- การคำนวณจำนวนต้นทุนที่ต้องการสำหรับทรัพยากรวัสดุ
- ประสานงานกับฝ่ายบริการทางการเงินและบัญชีเกี่ยวกับการชำระใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์

งานของแผนกโลจิสติกส์จัดซื้อ ได้แก่

1) การวางแผนจัดหาทรัพยากรให้กับองค์กรอย่างเหมาะสมที่สุด
2) การส่งมอบทรัพยากรวัสดุให้กับองค์กรอย่างทันท่วงทีโดยมีต้นทุนต่ำสุดและคุณภาพที่ต้องการ
3) คลังสินค้าและการจัดเก็บทรัพยากรวัสดุ
4) การจัดการสินค้าคงคลังของทรัพยากรวัสดุ

การแก้ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นได้จากปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิผลของแผนกโลจิสติกส์กับผู้ขนส่งสินค้าและผู้ขนส่ง

หน้าที่ของแผนกโลจิสติกส์จัดซื้อ ได้แก่

1. งานจัดซื้อปฏิบัติการซึ่งรวมถึง:

การเลือกผู้ขนส่งและผู้ส่งต่อและรูปแบบการส่งมอบทรัพยากรวัสดุให้กับองค์กร
- การพัฒนาแผนงานและองค์กรที่เหมาะสมที่สุดในการส่งมอบวัสดุให้กับองค์กร
- การกำหนดความต้องการยานพาหนะและการเตรียมคำสั่งซื้อสำหรับพวกเขา
- การบัญชีการรับวัสดุและการควบคุมการดำเนินการตามแผนการจัดส่ง
- การกำหนดปริมาณการผลิตที่แท้จริงด้วยทรัพยากรวัสดุ
- ควบคุมกระบวนการขนส่งสินค้า

2. องค์กรการยอมรับและการจัดเก็บวัสดุมีไว้สำหรับ:

การเตรียมการยอมรับวัสดุและการจัดระเบียบการขนถ่าย
- การควบคุมปริมาณและคุณภาพของวัสดุที่มาถึงคลังสินค้า
- การจัดวางวัสดุในสถานที่จัดเก็บ
- การเตรียมวัสดุสำหรับการผลิต
- การเลือกคำสั่งซื้อสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการ
- การปล่อยวัสดุออกจากคลังสินค้า
- การบัญชีสำหรับการเคลื่อนไหวของทรัพยากรในคลังสินค้า

3. การจัดหาวัสดุให้กับหน่วยงานต่างๆขององค์กรประกอบด้วย:

การวางแผนความต้องการของแผนกองค์กรในทรัพยากรวัสดุ
- การพัฒนาขีด จำกัด สำหรับการจัดหาวัสดุให้กับร้านค้า
- เอกสารสำหรับการปล่อยวัสดุ
- การจัดส่งวัสดุไปยังสถานที่ทำงาน
- ควบคุมสินค้าคงเหลือในร้านค้า

4. การจัดการสต็อกของทรัพยากรวัสดุ:

การวางแผนและการปันส่วนหุ้นที่เหมาะสมที่สุด
- การกำหนดระดับของหุ้นประกันภัย
- การกำหนดจุดสั่งซื้อ
- การควบคุมระดับสินค้าคงคลัง
- การสร้างคำสั่งซื้อสำหรับการจัดหาวัสดุชุดต่อไป
- การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของการใช้หุ้นในองค์กร

งานด้านเศรษฐกิจของแผนกโลจิสติกส์จัดซื้อและจัดจ้างเกี่ยวข้องกับ:

ตัวบ่งชี้การวางแผนที่สะท้อนปริมาณและคุณภาพของงานของแผนก
- วางแผนความต้องการของแผนกในด้านแรงงานและทรัพยากรวัสดุ
- การวางแผนต้นทุนสำหรับการจัดซื้อและการขนส่งการจัดซื้อ
- การประสานงานตัวชี้วัดประสิทธิภาพของแผนกกับแผนกวางแผนและการเงินขององค์กร
- องค์กรที่มีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกจัดซื้อและโลจิสติกส์กับแผนกอื่น ๆ ขององค์กร
- การวิเคราะห์ทางเศรษฐศาสตร์ของประสิทธิภาพของหน่วยงาน

บนพื้นฐานของงานและหน้าที่เหล่านี้โครงสร้างองค์กรของแผนกโลจิสติกส์จัดซื้อและจัดซื้อจะถูกสร้างขึ้น มีการสร้างหน่วยงานย่อยซึ่งมีการกำหนดฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง บนพื้นฐานของสิ่งนี้มีการพัฒนากฎระเบียบในแผนกคำอธิบายงานของผู้เชี่ยวชาญและมีการกำหนดความรับผิดชอบในการทำงาน