Обзор программных средств моделирования бизнес процессов. Модели бизнес-процессов и моделирование

Теперь, после общего уточнения общих функциональных задач, решаемых рассматриваемыми средствами, следует сравнить и те возможности, которые эти средства предоставляют.

При дальнейшем анализе будут рассматриваться только характеристики программ ARIS ToolSet (далее, ARIS), BP-Win – Erwin (далее, BP-Win) и ОРГ -Мастер (далее, ORG-Master). Программу Rational Rose - как в наибольшей степени ориентированную на построение чисто программных, а не организационных систем, чтобы упростить изложение мы исключим из рассмотрения, тем более что лежащая в ее основе методология UML реализована сейчас в АРИС).

Функциональные возможности средств моделирования бизнес-систем

При сравнении различных средств моделирования бизнес-систем целесообразно рассматривать их особенности по следующим группам функциональных возможностей:

средства построения моделей бизнес- систем;
средства анализа моделей;
средства оптимизации моделируемых систем по их моделям;
поддержка библиотек типовых моделей;
оформление регламентов и документации;
поддержка разработки моделей баз данных и программных средств;
интеграция с другими программными продуктами (CASE-средствами, ERP-системами, прикладными программами).

общую организацию бизнес-процессов и порядок взаимодействия оргзвеньев (исполнителей),
распределение ответственности за реализацию отдельных функций и расходование ресурсов системы,
загрузку оргзвеньев, исполнителей и инструментальных ресурсов в системе,
основные временные и стоимостные параметры моделируемой системы,
требования по ресурсному обеспечению протекающих в системе процессов.

Анализ общей организации бизнес-процессов и порядка взаимодействия оргзвеньев в системе проводится непосредственно при изучении построенных моделей бизнес-процессов. Качественный анализ позволяет также выявить те роли , которые, при определённых условиях, могут быть исключены из процесса. При этом наглядность модели и возможность проследить по ней имеющиеся в системе взаимосвязи приобретает первостепенное значение.

Замечания, относящиеся к наглядности моделей, приведены ниже. Но здесь также следует отметить, что важным требованием к модели является возможность ее анализа до полного ее построения. Действительно, если выявить взаимосвязи (как и их отсутствие) в системе возможно только после построения полной ее модели, то это оказывается очень неудобно на начальных этапах работы, когда информация об особенностях протекающих в системе процессах еще может частично отсутствовать или быть неточной.

Здесь в выигрышном положении оказывается ORG-Master, так как модель бизнес-процессов в нем не строится непосредственно в виде IDEF диаграммы. Эта диаграмма может автоматически генерироваться после создания и заполнения образующих модель классификаторов (бизнес-функций, оргзвеньев, ресурсов и проч.) и задания всех необходимых проекций (взаимосвязей по ресурсам, исполнителям, инструментам, регламентам и собственно связей между бизнес-операциями). Таким образом, еще до получения полной (или частичной) модели бизнес-процесса уже выявляются и могут быть проанализированы основные взаимосвязи, определяющие моделируемый процесс.

В отличие от такого подхода, модели бизнес-процессов в ARIS и BP-Win строятся непосредственно, а существующие взаимосвязи компонент процесса должны подготавливаться для проведения анализа, в результате соответствующих процедур.

Так, например, после построения модели бизнес процесса в BP-Win, с помощью ERwin строится отдельная модель данных, в которой устанавливаются связи между компонентами системы (сущностями модели данных по методологии). Затем эти модели связываются посредством механизма, по сути своей схожим с используемым в ORG-Master механизмом построения проекций (см. Приложение 1 . Компоненты моделей программно-методического комплекса ОРГ -Мастер).

С учетом этого, вторая из рассматриваемых возможностей анализа модели: анализа распределение ответственности за реализацию отдельных функций и расходование ресурсов системы , оказывается автоматически реализованной в процессе построения модели бизнес-процесса в системе ORG-Master. Действительно, проекции вида Оргзвенья – Функции и Функции - Ресурсы, задаваемые при построении моделей бизнес-процессов в ORG-Master, непосредственно показывают ответственных за тот или иной участок работы или ресурс (и позволяют проанализировать их любые комбинации). Кроме того, ORG-Master позволяет экспортировать матричные проекции в MS Excel, где на их основе формируются диаграммы организационного анализа.

В ARIS и BP-Win для этой цели необходимо либо вручную проследить все связи по диаграммам бизнес-процессов (и моделям данных в BP-Win), либо специально строить соответствующие списки или отчеты.

Вопрос о загрузке исполнителей и инструментальных ресурсов в системе , а также получение оценок по основным временным параметрам моделируемой системы, может решаться на основании количественных данных о сложности (или просто продолжительности) реализуемых ими функций. Для решения этой задачи необходимо тем или иным способом ввести в систему такие данные, а также предусмотреть средства получения сводных оценок. Поддержка методологии IDEF3 (в BP-Win), ABC-методов в ARIS и BP-Win, а также средств имитационного моделирования в ARIS (и, частично, в BP-Win) предусматривает определенную обработку этих оценок. Что касается собственно исходных данных, то они задаются пользователем, который, таким образом, и несет ответственность за конечный результат.

Однако, получение достаточно репрезентативных оценок с помощью статистического (имитационного/событийного) моделирования (а, тем более, с помощью ABC-методов при рассмотрении времени в качестве ресурса) по загрузке компонент системы затруднено следующими факторами.

Современные подходы к анализу любого процесса (workflow) исходят из деления времени его реализации на, собственно, период исполнения операций и время передачи их результатов. При этом в офисных процессах или процессах оказания услуги фактическая работа занимает в среднем около 10% времени, а остальное время тратится либо на физическое перемещение результата задания (требующего подписи текста договора, нуждающегося в повторной стирке изделия) и на ожидание в очереди, пока у следующего исполнителя найдется время продолжить процесс. Поэтому методы, опирающиеся на простое суммирование времени операций в настоящее время, как правило, не дают точного представления о временных параметрах процесса.

Более адекватные результаты можно попытаться получить с помощью имитационного моделирования поведения системы. Однако, для времен задержек обслуживания приходится либо принимать весьма приблизительные предположения о законе распределения их во времени, либо проводить достаточно дорогие и трудоемкие процедуры хронометража и последующую статистическую обработку. При этом достоверность полученных результатов не будет слишком высокой, либо потребует значительных дополнительных затрат. Поэтому, представляется разумным подход, заключающегося в том, что: «стоимость затрат на моделирование для получения какой-либо информации, не должна превышать ценность (стоимость) результатов ее использования. Кроме того, всегда надо помнить о законе Парето, из которого, применительно к рассматриваемой проблеме, следует, что 20% усилий по моделированию обеспечивают 80% эффекта.

Поэтому, с нашей точки зрения, до перехода к сложным и затратным по времени и ресурсам методам моделирования, связанным с количественным оценкам временных, да и стоимостных параметров, стоит сосредоточиться на получении эффекта от реализации более очевидных результатов бизнес-моделирования. Количественную же оптимизацию целесообразно проводить с учетом измерений и анализа реально протекающих процессов.

В ORG-Master имеется функциональный аналог средств ABC-анализа – Мастер построения бюджетов, генерирующий простую систему бюджетирования. Одним из результатов работы этой системы, является количественная оценка затрат на реализацию бизнес-процессов (операционных бюджетов), что, как минимум, сопоставимо по значению с данными, получаемыми с помощью средств поддержки ABC- costingа.

Кроме того, в семейство ОРГ -Мастер входит и программный комплекс “Тайм-Мастер”, одна из компонент которого, обеспечивающая управление процессами (workflow), позволяет накапливать статистику по ходу их выполнения, что обеспечивает получение оценок для необходимых для анализа временных параметров процессов.

Средства оптимизации бизнес-систем (бизнес-процессов) дополнительно к возможностям анализа моделей обеспечивают: инструмент управления.
генерирование ряда альтернатив;
планирование;
выбор наилучшей линии поведения;
распределение ресурсов;
установление приоритетов.

Как правило, реализация перечисленных функций, связана с использованием специальных достаточно сложных или громоздких алгоритмов решения оптимизационных задач. Ряд возможностей такого рода заложен в системе ARIS. Однако, их реализация, в основном, не представляется целесообразной вплоть до этапа тонкой настройки бизнес-процесса после достижения результатов его реструктуризации более простыми методами.

Поддержка библиотек типовых моделей позволяет использовать ранее созданные наработки в процессе построения новых моделей. Такая возможность обеспечивается во всех трех рассматриваемых инструментальных средствах. В частности, в ORG-Master поддерживается как полные референтные бизнес-модели предприятий, полученные в результате реальных проектов, выполненных на российских предприятиях, так и «библиотечные» классификаторы, описывающие типовую организацию отдельных аспектов деятельности.

Оформление, в соответствии с построенными моделями, регламентов деятельности компании представляется весьма важной возможностью, обеспечивающей целостность и непротиворечивость документального описания бизнес-системы. Важность этой компоненты для инструментальных средств бизнес-моделирования можно понять, если посмотреть на регламенты, как на инструмент управления компанией. Действительно, если компания стабильно работает, то это значит, что бизнес-процессы в ней хорошо отлажены и поддаются почти формальной регламентации. Внутренняя культура, которая обязана присутствовать в такой фирме, позволит при необходимости быстро перестроить систему или параметры бизнес-процессов, изменив регламенты работы соответствующих подразделений и исполнителей.

Наличие документов-регламентов по всем аспектам деятельности компании является одним из базовых положений концепции регулярного, системного менеджмента. Согласно ей, в хорошо организованном бизнесе, около 80% управленческих решений принимается по заранее прописанным процедурам, и только остальные, связанные с нестандартными ситуациями и различными инновациями, опираются на творческий потенциал и героизм сотрудников.

Организация деятельности предприятия (компании), направленная на достижение определенных целей, регламентируется на современном уровне следующим стандартным набором базовых организационных документов:

положение об организационно-функциональной структуре, отражающее состав бизнесов и функций, поддерживаемых в компании, и их распределение внутри компании;
положения о политиках компании (учетной, инвестиционной и др.);
положения об организации основных подсистем бизнеса и менеджмента компании, содержащие детализированное описание функций по направлениям деятельности;
документированные процедуры - описания бизнес-процессов в форме, позволяющей как представить процесс стороннему наблюдателю, так и руководствоваться этим документом исполнителям операций процесса;
и, наконец, традиционные «положения о подразделениях», и «должностные инструкции» персонала с перечнями функциональных обязанностей, видов ответственности, прав и полномочий сотрудников.

Кроме того, должна обеспечиваться возможность создания специальных отчетных форм, для создания документов в различных функциональных областях: Технического задания на информационную систему управления предприятием, Руководства по качеству (см. например, Приложение 3) и других специальных документов по стандарту ISO9000 и т.п.

Все сведения, позволяющие генерировать эти документы, должны содержаться в виде целостной и непротиворечивой системы в полной бизнес-модели предприятия (компании). Причем многие создаваемые документы должны максимально соответствовать общепринятым российским стандартам (Очевидно, что системы ARIS и BP-Win последнему требованию отвечают в наименьшей степени).

В среде ORG-Master такие положения и инструкции генерируются автоматически как текстовые формы описания процедур, представленных соответствующими классификаторами и отношениями-проекциями связей между ними. Графические формы (различные орграфы и диаграммы процессов) служат хорошим дополнением этих документов.

В среде ARIS должностные инструкции и описания процессов основываются на событийных диаграммах процессов и, в принципе, различные текстовые документы можно попытаться построить анализируя модели процессов и структуры организации. Хотя в большей степени здесь картина обратная – система ориентирована в основном на создание графики, а функция создания документов-регламентов является явно вспомогательной и, вследствие этого, не развитой.

В BP-Win прямая возможность получения различных регламентов не оговорена.

В отношении проектной документации можно рассматривать две стороны: описание бизнес-процессов и описание информационной системы поддержки бизнес-процессов для последующей ее разработки. Первая из них практически одинаково обеспечивается в каждой из рассматриваемых сред возможностью построения различных отчетных форм по построенным моделям бизнес-процессов.

В части документации для разработки информационной системы наиболее традиционные возможности предусматривает среда BP-Win/ERwin, которая, собственно, для этого и создавалась.

Возможности ARIS примерно аналогичны: в первых версиях модели данных описывались по схеме сущность-отношение, в более поздних – на языке UML. Однако инструмент ARISToolset обеспечивает более развитые функции разработки информационных систем.

Возможности ORG-Master позволяют полностью представить структуры данных, необходимые для организации информационной поддержки моделируемых бизнес-процессов с помощью собственных универсальных средств – классификаторов и проекций. Отсутствуют формализмы типа ER-диаграмм, хотя в последних версиях возможна визуализация в стандарте DFD. Кроме того, появилась возможность отражать на IDEF0-диаграммах взаимодействие между функциональными блоками не только с помощью непосредственной передачи документов и файлов, но и через разделяемые базы данных!

Поддержка разработки моделей баз данных и программных средств обычно относится к возможностям средств типа CASE или близким к ним средств настройки информационных систем управления предприятием (например, систем класса ERP). Такая поддержка может обеспечивать следующие функциональные возможности :

анализ и проектирование архитектуры информационно-управляющих систем,
проектирование баз данных и файлов,
программирование (генерация кодов программ),
сопровождение и реинжиниринг,
управление проектом.

Вопросы анализа и проектирования архитектуры информационных систем , обычно завершаются определением требований к системе и соответствующих спецификаций. Этот этап, при системном подходе к проектированию, должен непосредственно опираться на модели бизнес-систем и, по сути, детализировать их. Поэтому здесь справедливы все приведенные выше рассуждения, освещающие построение, анализ и оптимизацию моделей систем, а также оформление регламентов и документации.

Проектирование баз данных и файлов (концептуальный и внутренний уровни), преобразование моделей данных, описание форматов файлов наиболее полно в рассматриваемых средствах поддерживается только в BP-Win (ERwin), так как эта среда специально предназначена для решения подобных задач.

В среде ARIS такая возможность предусмотрена в пакете ARIS Toolset на уровне спецификации проекта и определения параметров баз данных.

Подход, развиваемый в среде ORG-Master, предполагает (хотя и не обязательно), что в моделируемых бизнес-системах могут использоваться информационные системы, уже имеющие базы данных. В этом случае их перепроектирование не требуется, если не предполагается замена используемой системы. Однако, в случае отсутствия информационных систем, ORG-Master создает основу для концептуальной модели данных и структур файлов данных. Эту основу представляют описания состава и взаимосвязи информационных объектов и документов, используемых в моделях бизнес-процессов.

Генерация программных кодов прикладных или системных средств в системах ARIS и ORG-Master не предусматривается, так как они представляют собой средства проектирования бизнес-систем, а не программного обеспечения. В определенной мере эта возможность реализована только в BP-Win.

Сопровождение и реинжиниринг . Эти функции обычно реализуются средствами документирования, анализа программ, их реструктурирования и реинжиниринга. Замечания, сделанные выше относительно средств документирования полностью применимы и в данном рассмотрении.

Функции управления проектом создания баз данных и программных средств являются специфическими именно для разработки программных продуктов. В такой форме они реализованы в BP-Win. Управление проектами в семействе ОРГ -Мастер полностью поддерживает программный комплекс «Тайм-Мастер». (Хотя, строго говоря, данные функции не являются обязательными для рассматриваемого класса инструментальных средств).

Интеграция с другими программными продуктами предполагает расширение области применения рассматриваемого средства и может проводиться как в рамках разработки семейства совместимых программных средств (по типу фирмы Platinum Technologies) или с программными средствами других разработчиков (third party software).

Интеграция с программными продуктами “третьих сторон” выполняется с одной из следующих целей:

использование функциональных возможностей интегрируемого продукта для расширения области применения своего продукта,
предоставление возможности включения своего продукта в продукт третьей стороны,
обеспечение универсального, в той или иной степени, интерфейса для своего продукта, если конкретная третья сторона неизвестна заранее.

С точки зрения функциональной направленности можно рассматривать интеграцию с:

CASE средствами,
ERP системами,
прикладными программами.

ARIS имеет интерфейсы с некоторыми CASE-средствами, а также является средством создания моделей для непосредственной настройки таких систем управления предприятиями, прежде всего SAP R/3. Как отмечалось выше, система опирается на собственную нотацию для представления бизнес-процессов, поэтому в ней используются встроенные средства имитационного моделирования и инструментом стоимостного анализа, результаты которых, впрочем, могут экспортироваться в форматы MS Excel.

Системы ORG-Master и BP-Win поддерживают систему обозначений IDEF0 для описания представляемых бизнес-процессов. В принципе, это является некоторым связующим звеном как между этими средствами, так и для связи с другими программными продуктами, использующими эту методологию. Однако, не рассматривая здесь вопросы «возраста» нотации IDEF0, следует указать, что внутреннее представление данных в каждой системе свое, а стандартный интерфейс по типу “сокетов” или классов для системы IDEF0 не оговорен. Вместе с тем, существует стандартизованный формат файлов для представления IDEF диаграмм. Поэтому, хотя описания, сделанные с его помощью и не слишком удобны как для человека, так и для ЭВМ, использовать их в качестве средства обмена моделями возможно при наличии соответствующих конвертеров данного формата. Такой конвертер предусматривается в следующих версиях ORG-Master.

BP-Win поддерживает методологии IDEF0 , DFD и IDEF3 и интегрируется со следующими программными продуктами (в основном, того же производителя):

инструментом моделирования данных ERwin (Platinum Technology),
системой управления и хранения проектов ModelMart (Platinum Technology),
специализированным генератором отчетов по модели RPTwin (Platinum Technology),
системой имитационного моделирования BPSimulator (System Modeling Corporation),
инструментом стоимостного анализа EasyABC (ABC Technologies).

(*Platinum Technology – с 1999 г. вошла в Computer Associates)

ORG-Master изначально позиционируется как система организационного класса, ориентированная на решение задач моделирования и проектирования бизнес процессов и структур и поддержки принятия организационных решений. В нем предусмотрена возможность интеграции с собственными пакетами разработчика («BIG-SPB Software»), ориентированными на решение различных функциональных задач. В системе ORG-Master, при необходимости, автоматически создаются простые исполнительные информационные системы в среде MS Office:

Система бюджетирования (представляющая собой простую систему управленческого учета, управления прибыльностью и платежеспособностью предприятия).
Система маркетинга (накапливающие оперативную количественную информацию о рынке предприятия, а также интегрируемая с собственной CRM-системой поддержки отношений с клиентами).

Внедрение этих приложений в деятельность предприятия позволяет достаточно быстро освоить современные техники управления, что значительно облегчает переход к более сложным исполнительным системам.

Возможно (и было опробовано в проектах) сопряжение по данным через файлы обмена в рамках построения интегрированных информационных систем с исполнительными и аналитическими программами фирм-партнеров: 1С, АиТ:Софт, Инталев, Комтех+ , ИНЭКи др., а также с комплексными системами управления ресурсами предприятия (например, IPS-производство).

В новой версии также предусматриваются механизмы экспорта описаний бизнес-процессов в программный комплекс «Тайм-Мастер», сочетающий свойства систем типа Project Management, WorkFlow и Personal Information System и построенную на технологиях Internet/Intranet.

Резюме по разделу:

Основные функциональные возможности сравниваемых инструментов представлены в таблице 2, где по пятибалльной шкале обозначены оценки степени реализации функций или свойств.

Как видно из таблицы 2, прямое суммирование оценок дает разброс около ±4%. Такой разброс лежит в пределах погрешности самих оценок. Более того, сами средства, различающиеся по функциональной направленности, получили близкие оценки за счет того, что различающиеся сильные и слабые стороны разных средств при прямом подсчете компенсируют друг друга.

Однако в ходе обсуждения функциональных возможностей подчеркивалось, что непосредственно для решения задач бизнес инжиниринга, отдельные группы функциональных возможностей имеют различное значение. Этот факт отражен коэффициентами, записанными в графе “Bес”, Таблицы 2. С учетом этого фактора видно, что общая оценка комплекса ORG-Master немного превосходит ARIS.

Но опять же это может быть следствием разных предпочтений и приоритетов в целевом использовании продукта. Например, за счет более низкой оценки значимости существующих средств количественного анализа моделей (имитационного и событийного моделирования), а также средств оптимизации, которые, впрочем, слабо представлены во всех рассматриваемых системах. В тоже время высоко оценены свойства самодокументируемости моделей или универсальности представления различных аспектов моделирования.

В целом при оценке и выборе средства моделирования рекомендуется самостоятельно решать какие из средств систем наиболее важны при решении конкретной задачи его применения и соответственно проставлять «веса».

Дополнительно в справочном Приложении 2 дан обзор стандартов формализации и средств построения и/или анализа тех или иных моделей, которые применяются в рассматриваемых системах.

14.02.2017, Вт, 16:00, Мск , Текст: Андрей Коптелов

Существует множество инструментов описания бизнес-процессов компании, нужно только выбрать подходящий. Чем они отличаются друг от друга и как не ошибиться с выбором, рассказывается в этой статье.

Внедрение процессного управления в компаниях, как правило, сопровождается определением ключевых бизнес-процессов и их последующим описанием, анализом и оптимизацией. В бизнес-процессах участвует множество исполнителей от разных подразделений, создается множество документов, а главное присутствует сложная логика взаимодействия исполнителей между собой, что требует отображения процесса формате, удобном для восприятия и анализа.

Описание существующего состояния бизнес-процесса в статусе «как есть» позволяет не только зафиксировать состояние дел, но и провести первичный анализ бизнес-процесса. Тогда как описание бизнес-процесса в статусе «как должно быть» позволяет формализовать и, главное, регламентировать новое состояние бизнес-процесса для его последующего внедрения в практику компании.

Текстовый формат описания бизнес-процесса

Существует множество примеров регламентов бизнес-процессов, которые достигают сотни листов, однако, чем больше по объему такой документ, тем меньше шансов, что его прочтут, и тем более станут исполнять. Именно поэтому необходимо описывать бизнес-процессы предельно короткими документами в формате структурированного текста, фокусируясь на том, кто, что делает и в какой срок.

На начальных этапах управления бизнес-процессами
текстовое описание позволяет провести первичный анализ бизнес-процессов в компании,
а также закрепить их целевое состояние в виде утвержденного регламента

Секретом описания бизнес-процессов в виде структурированного текста является следование четкой структуре: сначала фиксируется, кто и когда исполняет операцию, а далее в подпункте, уровнем ниже, описываются сами действия, после чего указывается кому и в каком случае передается результат.

Таким образом шаг за шагом описывается весь бизнес-процесс с указанием перечня документов, которые передаются по процессу, и информационных систем, которые используются для выполнения той или иной операции.

На практике даже очень «масштабные» бизнес-процессы могут быть легко описаны в такой структуре, при этом преимуществом текстового подхода являются его простота и доступность не только бизнес-аналитикам, но и любому сотруднику компании. Используя эти простейшие правила структуризации текста в компании, можно легко создать систему регламентов, стандартизирующих ключевые бизнес-процессы.

Недостатком текстового описания является возможность «спрятать» в нем недосказанности и неточности в бизнес-процессе, которые можно обнаружить лишь внимательно вычитывая получившийся документ. Однако, несмотря на недостатки, на начальных этапах управления бизнес-процессами структурированное текстовое описание позволяет провести первичный анализ бизнес-процессов в компании, а также закрепить их целевое состояние в виде утвержденного регламента.

Табличный формат описания бизнес-процесса

Относительно варианта описания процессов в текстовом формате, использование табличной формы добавляет «структурированности» создаваемому описанию бизнес-процесса.

Бизнес-процесс описывается в виде таблицы, где строки описывают операции в бизнес-процессе, при этом каждая строка содержит не только номер и название операции, но и входящие и исходящие документы, временные нормативы исполнения, исполнителя, используемые информационные системы и логику дальнейших действий. Фактически при описании бизнес-процесса в табличной форме создаются технологические карты, подробно описывающие все необходимые действия с указанием их окружения.

В зависимости от поставленных задач, в табличном описании можно отображать различные элементы окружения бизнес-процесса, например, если в компании идет работа с операционными рисками, можно добавить дополнительный столбец, в котором указать существующие операционные риски с их привязкой к операциям процесса.

С использованием единого шаблона таблицы и простой инструкции по ее заполнению достаточно легко описать ключевые бизнес-процессы в компании силами сотрудников бизнес-подразделений, при этом качество полученного описания безусловно будет выше, чем в текстовом формате, однако результат будет иметь недостаточную визуализацию, относительно описания процесса в виде графической модели.

Единственным недостатком табличной формы является сложность отображений логики бизнес-процесса, так как для каждой операции в таблице приходится описывать в каком случае какое действие выполняется, например, «если документ согласован, то далее выполняется операция 5, а если не согласован, то выполняется операция 6», что не всегда удобно для понимания особенностей бизнес-процесса и его анализа.

Графическая модель бизнес-процесса

В последнее время многие компании описывают бизнес-процессы в формате графических моделей. Это может быть схема, нарисованная на флипчарте, а может быть модель, созданная в специальном инструменте, в соответствии с утвержденной в компании нотацией.

Для большинства компаний, описывающих процессы в графической форме, инструментарием моделирования бизнес-процессов является MS Visio или MS PowerPoint. Эти инструменты входят в стандартный офисный пакет, что позволяет создавать модели бизнес-процессов широкому кругу лиц.

В дополнение к существующим инструментам, относительно недавно появились облачные бесплатные средства моделирования бизнес-процессов, в которых можно нарисовать модель в браузере, при этом сохранить результат, либо на диске, либо в облачном хранилище.

Учитывая бесплатность и легкость начала использования облачных средств моделирования бизнес-процессов, они быстро завоевывают поклонников, как среди бизнес-аналитиков и ИТ-специалистов, так и среди сотрудников и руководителей компании.

С помощью графической модели бизнес-процесс может быть описан наиболее качественно, ведь в ней можно отразить не только все необходимое окружение операций, но и визуализировать саму логику бизнес-процесса с помощью логических операторов и событий.

Правда, в случае использования графической формы моделирования бизнес-процессов, количество сотрудников в компании, создающих модели бизнес-процессов может серьезно уменьшиться, так как некоторых из них оттолкнет сложность инструментария и дополнительные трудозатраты на создание графических моделей, относительно текстового и табличного описания.

Для того чтобы среди тех, кто моделирует бизнес-процессы в компании. было как можно больше представителей бизнес-подразделений, необходимо выбирать инструменты моделирования с удобным и простым интерфейсом, а также использовать простейшие нотации для отображения процессов.

Система моделирования бизнес-процессов

Некоторые компании, имеющие большое количество сотрудников и высокую зрелость в области управления бизнес-процессами, переходят от простейших инструментов моделирования бизнес-процессов к системам класса Business Process Analysis, которые позволяют моделировать бизнес-процессы в едином репозитории, что позволяет не только создать целостную взаимосогласованную модель описания деятельности организации, но и получать на ее основе регламентирующие документы с помощью настраиваемой отчетности.

Как правило, если количество нарисованных в компании моделей бизнес-процессов начинает превышать несколько тысяч, возникает необходимость обеспечить их интеграцию между собой, а также получить возможность создания регламентирующей документации на базе созданных моделей, именно в этом случае применение инструментария Business Process Analysis является оправданным.

Работа в инструментах Business Process Analysis требует жесткой дисциплины при моделировании бизнес-процессов, которая достигается через нормализацию справочников организационной структуры, документов и информационных систем, а также утверждение нотации моделирования бизнес-процессов и аудит соответствия создаваемых моделей утвержденной нотации или на уровне инструментария, или с помощью процедур согласования.

Использование средств Business Process Analysis имеет и определенные риски, связанные как раз с необходимостью жесткой дисциплины при создании моделей и со сложностью интерфейса инструментария. Это приводит к уменьшению числа моделирующих бизнес-процессы среди представителей бизнес-подразделений. В результате достаточно часто работа в инструментарии Business Process Analysis становится прерогативой бизнес-аналитиков и ИТ специалистов, что сужает возможные ресурсы для моделирования бизнес-процессов в компании, и приводит либо к расширению штата бизнес-аналитиков, либо к привлечению внешних консультантов. При этом, бизнес часто не желает работать с полученными моделями и возвращается к текстовому или табличному формату описания бизнес-процессов, полученному с помощью отчетов из инструментария Business Process Analysis.

От моделирования к автоматизации

Не секрет, что несмотря на созданные регламенты бизнес-процессов, сотрудники компании часто работают по своим правилам, ведь проконтролировать правильность исполнения регламента достаточно непросто, а проводимые аудиты требуют дополнительных трудозатрат.

Совершенно логично переложить контроль правильности исполнения бизнес-процессов на автоматизированную систему, в которой заложить всю необходимую логику его исполнения. При использовании специализированных систем класса Business Process Management Suite, модель бизнес-процесса становится исполняемой, и информационная система сама управляет бизнес-процессом в соответствии с правилами, описанными в модели, назначая исполнителей операций и маршрутизируя заявки в соответствии с логикой бизнес-процесса.

В данном случае модель становится необходимым условием для автоматизации бизнес-процесса, однако данная модель бизнес-процесса требует куда более подробной проработки, ведь она должна быть «понятна» информационной системе, автоматизирующей процесс.

Столь специфичный «потребитель» модели бизнес-процесса делает ее разработку непростым занятием, для которого, как правило, привлекается системный аналитик или даже ИТ-разработчик, которой хорошо знает систему автоматизации. Представители бизнеса или бизнес-аналитики в данном случае могут представить лишь прототип такой модели, после чего согласованный прототип необходимо серьезно дорабатывать с учетом особенностей BPMS системы.

Что же выбрать?

Что бы определиться с форматами описания бизнес-процессов нужно проанализировать размер организации, ее зрелость в области управления бизнес-процессами, а также определить потребителей создаваемого описания.

В компании от 50 до 500 человек для совершенствования и регламентации бизнес-процессов вполне достаточно текстового или табличного описания процессов, при этом, описание может вестись силами сотрудников и руководителей, прошедших специализированное обучение по теме управления бизнес-процессами.

В компании от 500 до 5000 человек, также можно ограничится текстовым или табличным описанием, используя графические нотации для визуализации особо «запутанных» бизнес-процессов с большим количеством участников. В компаниях такого масштаба для систематизации создаваемого описания необходимо уже вести реестр бизнес-процессов и регламентов, а также создать шаблоны, как для регламентов, так и для графических моделей.

В крупных компаниях с численностью от 5000 человек, с развитым процессным офисом и высокой зрелостью в управлении бизнес-процессами, можно задуматься о применении средств Business Process Analysis для моделирования бизнес-процессов, в рамках которых создать единый репозиторий моделей бизнес-процессов, после чего формировать на его основе регламенты бизнес-процессов и другую нормативную документацию.

Системы BPMS наиболее эффективны там, где важна скорость и контроль логики исполнения бизнес-процессов, поэтому их чаще всего можно встретить в тех процессах, где обрабатываются клиентские заявки, заказы, жалобы и договора, вне зависимости от масштаба компании.

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.

Обычно для моделирования бизнес процессов применяются различные компьютерные средства и программное обеспечение. Это облегчает управление моделями, отслеживание в них изменений и позволяет сократить время анализа.

Цели моделирования бизнес процессов

Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том, чтобы добиться улучшения работы. Для этого в ходе анализа основное внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению стоимости и времени выполнения действий.

Моделирование бизнес процессов преследует несколько целей:

во-первых , это цель описания процессов. За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.
во-вторых , нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены. Если следовать установленным в моделях правилам, руководящим указаниям или требованиям, то можно достичь желаемой производительности процессов.
в третьих , установление взаимосвязей в процессах. Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Стадии моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и «проектную» часть работы, и работы по внедрению моделей процессов.

Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:

выявление процессов и построение исходной модели «как есть» . Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса, выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса. В результате создается исходная модель процесса «как есть». Эта модель не всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии можно назвать «первым драфтом» или исходной моделью «как есть».
пересмотр, анализ и уточнение исходной модели . На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели «как есть».
разработка модели «как должно быть» . После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели «как должно быть». Такая модель показывает, как процесс должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.
тестирование и применение модели «как должно быть» . Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения.
улучшение модели «как должно быть» . Моделирование бизнес-процессов не ограничивается только созданием модели «как должно быть». Каждый из процессов по ходу работы продолжает изменяться и совершенствоваться, поэтому модели процессов должны регулярно пересматриваться и улучшаться. Эта стадия моделирования связана с постоянным улучшением процессов и улучшением модели бизнес-процессов.

Виды моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью. Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам. Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса.

Для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:

Функциональное моделирование . Этот вид моделирования подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. При этом строгая временная последовательность функций, в том виде, как она существует в реальных процессах, не обязательна.
Объектное моделирование - подразумевает описание процессов, как набора взаимодействующих объектов – т.е. производственных единиц. Объектом является какой-либо предмет, преобразуемый в ходе выполнения процессов.
Имитационное моделирование – при таком виде моделирования бизнес-процессов подразумевается моделирование поведения процессов в различных внешних и внутренних условиях с анализом динамических характеристик процессов и с анализом распределения ресурсов.

Разделение моделирования по видам выполняется для упрощения работы и концентрации внимания на тех или иных характеристиках процесса. При этом для одного и того же процесса могут быть применены различные виды моделирования. Это позволяет работать с одним видом моделей независимо от других.

Принципы моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга.

Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:

Принцип декомпозиции – каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы.
Принцип сфокусированности – для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах. Для каждой модели эти аспекты могут быть свои.
Принцип документирования – элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов.
Принцип непротиворечивости – все элементы, входящие в модель процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу.
Принцип полноты и достаточности – прежде чем включать в модель тот или иной элемент, необходимо оценить его влияние на процесс. Если элемент не существенный для выполнения процесса, то его включение в модель не целесообразно, т.к. он может только усложнить модель бизнес-процесса.

Методы моделирования бизнес процессов

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов.

Моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:

Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – это графический метод представления процесса в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов.
Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и пр.
Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию. Диаграмма ролей показывает степень «ответственности» за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей.
IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – представляет собой целый набор методов для описания различных аспектов бизнес- процессов (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Эти методы строятся на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для моделирования бизнес процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.
IDEF0 – позволяет создать модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 отображаются основные функции процесса, входы, выходы, управляющие воздействия и устройства, взаимосвязанные с основными функциями. Процесс может быть декомпозирован на более низкий уровень.
IDEF3 – этот метод позволяет создать «поведенческую» модель процесса. IDEF3 состоит из двух видов моделей. Первый вид представляет описание потока работ. Второй – описание состояний перехода объектов.
Цветные сети Петри – этот метод представляет модель процесса в виде графа, где вершинами являются действия процесса, а дугами события, за счет которых осуществляется переход процесса из одного состояния в другое. Сети Петри применяют для динамического моделирования поведения процесса.
Unified Modeling Language (UML) - представляет собой объектно-ориентированный метод моделирования процессов. Он состоит из 9-ти различных диаграмм, каждая из которых позволяет моделировать отдельные статические или динамические аспекты процесса.

Большинство из указанных методов реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ. Примерами такого ПО являются различные CASE средства моделирования процессов.

Материал подготовлен специалистами компании «Абис Софт»

Как сделать выбор

Перед тем, как начать выбирать программный продукт, необходимо ответить на три основных вопроса:

1. Что требуется описать?

2. В каком объеме требуется описать?

3. Как будет контролироваться исполнение?

При ответе на первый вопрос следует определить, какие области системы управления вы собираетесь описывать, необходимо ли комплексное описание всей системы.

Ответ на второй вопрос должен дать представление о том, будет ли система управления описываться для отдельного бизнеса, подразделения или для всей организации в целом.

Третий вопрос определит ограничения, которые могут накладываться на программный продукт для того, чтобы в дальнейшем могла быть осуществлена его интеграция с исполнительной системой.

Имея ответы на данные вопросы, можно значительно сузить круг возможных программных продуктов.

Возможность многопользовательской работы,
Способы представления результатов,
Интерфейс и эргономичность,
Наличие документации и технической поддержки,
Требования к аппаратному и программному обеспечению,
Стоимость.

Не претендуя на истину в последней инстанции, авторы обзора предлагают некоторые варианты оценки рассмотренных продуктов.

1. Если у компании уже разработана стратегия и ее нужно контролировать, то из зарубежных продуктов, рассмотренных в статье, для этого наилучшим образом подходит решение Hyperion Performance Scorecard , представляемое Oracle.

2. Если основной упор делается на бизнес-процессы, протекающие в компании, то тогда оптимален продукт компании IBM — IBM WebSphere Business Modeler.

(Необходимо уточнить, что выбор программного обеспечения таких производителей, как IBM, Oracle, SAP, определяется выбором ERP -системы соответствующего производителя. Их ПО для бизнес-моделирования — это подсистемы комплексных продуктов.)

3. Из российских продуктов наиболее целесообразно использование ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор , если требуется сделать описание всей компании (холдинга) в целом, а не только отдельно взятой бизнес-единицы (подразделения или филиала).

Информация получена от представителей производителей на территории РФ или с официальных сайтов производителей.

ARIS Business Performance Edition .

Реализуется средствами системы IBM Rational ClearCase

Цифровые технологии стремительно врываются во все сферы жизни общества, заставляя нас быть более гибкими и быстро адаптироваться к изменениям. Цифровая трансформация не обошла стороной и бизнес: его выживание в современных условиях зависит, прежде всего, от готовности быстро и кардинально менять методы управления предприятием, объекты которого стали частью единого информационного пространства. Дополнительный импульс в виде обязательной автоматизации получило и управление бизнес-процессами, связывающих в единую модель информационные и человеческие ресурсы.

Каждому руководителю успешной организации сегодня очевиден тот факт, что любые управленческие инновации и меры для повышения эффективности бизнеса основаны на грамотной и умелой трансформации бизнес-процессов. А бумажные регламенты, как и автоматизация несовершенных и неструктурированных процессов — давно в прошлом.

Управление компанией, вне зависимости от размера и отрасли, подобно управлению автомобилем, где все решает скорость поступления информации и оперативная реакция на нее. Как и в машине, где помимо руля и коробки передач, должны быть различные приборы, в реальном времени отражающие как показатели самого транспортного средства, так и окружающей среды, в системе управления должны присутствовать инструменты для непосредственного воздействия и средства для обработки информации. Бумажные регламенты могут дать общую картину устройства бизнеса, но они не являются инструментом управления. Такие процессы не интерактивны и не предоставляют точных измерений выполняемых операций.

Инструмент для моделирования и управления бизнес-процессами — системы BPM, позволяющие быстро создавать, запускать, мониторить и изменять процессы благодаря тесной интеграции сред проектирования, разработки и выполнения. В основе ВРМ-систем, как правило, лежит один из наиболее прогрессивных мировых стандартов моделирования — нотация BPMN 2.0.

Что такое нотация BPMN

BPMN — самая гибкая и простая методология моделирования, анализа и реорганизации бизнес-процессов. Гибкость обеспечивает набор элементов и правил нотации, а наглядность достигается за счет визуальных диаграмм процессов и блок-схем. Основная цель BPMN — обеспечить доступной нотацией описания бизнес-процессов всех пользователей: аналитиков, которые создают модели процессов, разработчиков, внедряющих технологии их выполнения, простых бизнес-пользователей и руководителей, управляющих процессами и отслеживающих их выполнение.

BPMN призвана служить связующим звеном между стадией дизайна бизнес-процесса и стадией его реализации. С этой целью нотация BPMN использует базовый набор интуитивно понятных элементов, позволяющих определять сложные семантические конструкции. Стандарт BPMN появился в результате необходимости в простом механизме для проектирования и чтения как простых, так и сложных моделей бизнес-процессов. Моделирование в нотации BPMN осуществляется с помощью диаграмм с небольшим количеством графических элементов. Это позволяет пользователям быстро разобраться и понять логику процессов.

5 BPM-систем с нотацией BPMN в основе

bpm’online

bpm"online — платформа для управления бизнес-процессами от компании Terrasoft. В основе системы — самый прогрессивный стандарт моделирования бизнес-процессов BPMN. Система позволяет не только осуществить моделирование и схемы бизнес-процесса и изменить ее с помощью удобного дизайнера, но и запустить только что созданный процесс без привлечения разработчика.

Для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN в bpm’online доступны два инструмента:

Мастер бизнес-процессов — для создания простых бизнес-процессов с использованием стандартных элегментов, запускаемых пользователем вручную.

Дизайнер бизнес-процессов — для моделирования сложных разветвленных процессов, содержащих множество различных элементов, включая выполняемые системой автоматически.

Выбор инструмента для моделирования в bpm’online зависит от сложности, назначения и способа запуска процесса.

BizAgi Suite

Бесплатный (до 20 сотрудников) инструмент для графического описания процессов в нотации BPMN. Система поддерживает совместную работу, имитационное моделирование, экспорт созданных моделей в текстовые редакторы и другие форматы. Система состоит из двух модулей: BizAgi Modeler, который используется для описания и моделирования бизнес-процессов и BizAgi Studio, позволяющий превратить созданные модели в исполняемые приложения. Система также позволяет отслеживать выполнение процессов в реальном времени.

Business Studio

Система поддерживает несколько нотаций моделирования: IDEF, eEPC, BPMN и еще несколько других. В Business Studio есть возможность имитационного моделирования, проведения функционально-стоимостного анализа и автоматической генерации документов. Недостатком системы является то, что выполнение и мониторинг моделей процессов производится через интеграцию с другими системами. Программа также позволяет осуществлять постановку целей компании по системе сбалансированных показателей.

ELMA BPM

Для моделирования бизнес-процессов в системе используется нотация BPMN. Система позволяет также в реальном времени выполнять и отслеживать смоделированные процессы. Кроме построения моделей, система также позволяет назначать роли бизнес-процессов ответственным сотрудникам, организовать работу с документооборотом, интегрировать систему с 1С.

Visual Paradigm

Система поддерживает большое количество нотаций и блок-схем моделей, среди них и BPMN. Созданные в системе модели могут быть связаны между собой, что легко позволит создать модель всего бизнеса. Кроме этого, есть возможность провести имитационное моделирование и проверку диаграмм процессов.

Visual Paradigm обеспечивает возможность управлять атрибутами элементов и автоматически генерировать описания процессов. Система изначально была ориентирована на разработчиков, поэтому каждому элементу можно задать условия поведения в системе, бизнес-правила.