Noble wysłać kopię. Automatycznie wysyłaj kopie wysłanych wiadomości

Jeśli klienci nie odpowiadają na e-maile w odpowiednim czasie lub nie odpowiadają w ogóle, może problem polega na tym, że te e-maile są po prostu okropne?

Każdego dnia na całym świecie wysyłanych jest około 112,4 miliardów listów biznesowych, z czego 122 „dociera” do jednej osoby. Pomimo rosnącej popularności innych kanałów komunikacji internetowej, liczba wysyłanych e-maili stale rośnie. Prowadzi to do tego, że ludzie (w tym klienci) szukają wymówek, aby ignorować wiadomości e-mail, które nie wymagają szczególnej uwagi, aby skupić się na ważniejszych wiadomościach i zadaniach.

1. Wyraź siebie niezrozumiale i nie mów konkretnie, czego chcesz

Jaki jest cel tego listu? Czy napisałeś wiadomość, która jest zrozumiała dla adresata? Może osoby, do których wysłałeś wiadomość, nie odpowiadają, ponieważ nie wiedzą, że oczekujesz od nich odpowiedzi?

W korespondencji pytaj adresata o to, czego potrzebujesz: akta, ostateczna decyzja, wyjaśnienia; i daj im znać, kiedy jest to potrzebne - napisz termin. Jeśli odpowiedź nie jest wymagana, ponieważ tylko udostępniasz wiadomości, poinformuj ich również o tym.

Jasno sformułowałeś swoją prośbę, ale z jakiegoś powodu nadal nie odpowiedzą ... Przeczytaj ją ponownie. Czy łatwo jest znaleźć prośbę na tle wszystkiego, co jest napisane w liście? Czy wiedzą, czego konkretnie od nich oczekujesz, a nie od kogoś innego?

Pisz konkretnie i jasno i nie zapomnij o czasach odpowiedzi.

2. Zbyt długie i nieczytelne

Przynajmniej raz w życiu każdy z nas otrzymał bardzo długie listy. Kiedy widzimy arkusze tekstu, czujemy się zblazowani tylko na myśl, że tę wiadomość trzeba ponownie przeczytać 100 razy, aby znaleźć coś ważnego. Czy sam czytasz takie listy? Czego oczekujesz od klientów?

Pozbyć się od słów i zwrotów, których nie można pominąć, takich jak „Mam nadzieję”, „gdybyś mógł”, „kiedy masz trochę czasu” itp.

Kasować obszerne opowiadanie bez względu na to, jak duże jest Twoje zadanie.

Zapewniać wiadomość z odpowiednim kontekstem, aby odbiorca zrozumiał, o czym mówisz.

pisać krótkie listy i tylko te, które dotyczą konkretnie tego tematu lub problemu.

Posługiwać się proste zdania i słowa bez względu na to, o czym piszesz. Krótkie akapity, wypunktowane listy i spacje mogą pomóc uniknąć tsunami słów.

3. Skopiowano zbyt wiele osób

Kopiowanie dużej liczby osób i poszukiwanie odpowiedzi na nie wiąże się z dwoma głównymi zagrożeniami.

Po pierwsze, nikt nie odpowie ani nie zrozumie, o co prosisz, zakładając, że zajmie się tym ktoś inny z listy mailingowej. To ludzkie zachowanie nazywa się efektem świadka.

Po drugie, kopiowanie do zbyt wielu osób stało się nawykiem w biuletynach e-mailowych. Jeśli to zrobisz, to już nauczyłeś ludzi odkładać twoje listy na później, ponieważ te listy nie odnoszą się do nich osobiście i mają niski priorytet.

4. Wysłanie zbyt wielu listów lub długiego łańcucha korespondencji

Ściśle związany z poprzednim problemem jest ciągłe wysyłanie e-maili z łańcuchem odpowiedzi na długą rozmowę, przekazywanie odpowiedzi, a także kopia listu do wszystkich adresatów. Nie bądź tą irytującą muchą, która brzęczy w Twojej skrzynce pocztowej. Nikt nie przeczyta tych listów!

Chcesz, aby klienci odpowiedzieli na wiadomość? Upewnić sięże list jest zasadniczo napisany.

5. Zły temat

Zasady dotyczące listów sprzedaży dotyczą również korespondencji biznesowej. Ważny e-mail ze złym nagłówkiem nie zwróci uwagi. Temat wiadomości e-mail powinien być jasny i zachęcający.

pisać temat dostosowany do czytania ze smartfonów. W dzisiejszych czasach wiele osób sortuje pocztę za pomocą telefonów komórkowych. To samo dotyczy pierwszego wiersza Twojego listu. Na podstawie statystyk z usługi list mailingowych MailChimp, idealna długość tematu to 28-39 znaków, ale nie więcej niż 50 znaków.

Posługiwać się pierwsza linijka listu jako zachęta do lektury.

6. Złe maniery

Pisanie krótkich i zbyt jednoznacznych listów w niegrzecznym tonie nie daje prawa do pomijania wszystkich norm cywilizowanego zachowania. Wiadomość, która nie mówi nic poza „wyślij mi dzisiaj recenzję eBooka” jest krótka i niegrzeczna. A kto chce na to odpowiedzieć?

Nadal obowiązuje etykieta korespondencyjna, podobnie jak powitanie i podpis w liście. E-mail ma również swoją własną etykietę, której należy przestrzegać. Błędy gramatyczne odstraszają ludzi.

Ludzie uwielbiają pomagać dobrym ludziom. Stają się im.

7. Korespondencja mailowa jako nieodpowiedni sposób komunikacji

Do komunikacji z klientami używane są różne kanały. A dla niektórych potrzeb korespondencja e-mailowa nie jest najlepszym rozwiązaniem.

Czaty i komunikatory internetowe są odpowiednie do rozwiązywania pilnych problemów. Niektóre zadania wymagają przemyślanej, wspólnej dyskusji, do której e-mail nie jest odpowiedni. Najlepszą opcją jest rozmowa telefoniczna lub czat wideo. Jest to logiczne, gdy w dyskusji uczestniczy jednocześnie kilka osób.

Istnieje wiele technologii interakcji społecznych. Twoim celem jest jednak uzyskanie odpowiedzi na Twój list. Przed wysłaniem wiadomości e-mail, myślećjak skuteczna jest ta metoda w osiąganiu celu.

P. S. Jesteśmy pewni, że podana lista błędów pozwoli Ci ponownie przemyśleć swoją pracę z pocztą i uzyskać bardziej potrzebne i ważne odpowiedzi na czas.

Oryginalny artykuł HubSpot. Nad tłumaczeniem tekstu pracował E. Gorbatenko, PR-manager INOSTUDIO; redagowanie i adaptacja tekstu - E. Polikanina, Specjalista ds. Marketingu, INOSTUDIO.

Pracując w IT istnieje wielka pokusa, aby oszczędzać czas na jakości korespondencji mailowej poprzez wysyłanie maili „w razie potrzeby”. Jednak w przypadku dużych firm często prowadzi to do pogorszenia komunikacji i spadku efektywności pracy nad projektem (ze względu na dużą liczbę osób zaangażowanych w podejmowanie decyzji).

Aby tego uniknąć, proponuję co następuje wybór zaleceń dotyczących korespondencji e-mailowej, wybrane przeze mnie z kilkunastu źródeł. Od razu zauważam, że jednym z kryteriów skuteczności komunikacji e-mailowej jest uzyskanie tego, czego chcesz przy minimalnym rozpraszaniu inni koledzy.

Więc generał:

1. Domyślnie czas odpowiedzi jest oczekiwany nie później niż 24 godziny.
2. Jeśli wysłałeś dwa listy, ale nie ma odpowiedzi - zadzwoń. Jeśli rozmowa nie rozwiąże problemu, umów się na spotkanie.
3. Jeśli nie możesz odpowiedzieć, natychmiast zapisz, że odpowiesz wtedy XX.XX.
4. Jeśli list nie jest dla Ciebie, odpowiedz „najprawdopodobniej pomyliłeś się z adresatem”. W przeciwnym razie osoba będzie czekać na odpowiedź i marnować czas polegając na tobie.

Adresaci:

1. Jeśli to możliwe, nie przeciągaj wszystkich do kopii. Skopiuj inne, jeśli:
   • sami cię o to pytali;
   • powinni otrzymać ten list.
2. Jeśli pytanie zostanie wyraźnie rozwiązane z jedną z osób w kopii, powiedz wszystkim, że rozwiążesz je razem z nim i powiedz wszystkim tylko wynik końcowy. Pamiętaj, że im więcej osób w łańcuchu, tym mniejsza odpowiedzialność za udzielenie odpowiedzi.
3. Ale bądź przygotowany na to, że prawie nikt nie czyta listów, w których są kopiowane.

Temat listu:

1. Jeden temat - jedna litera. Jeżeli w wyniku prowadzonej korespondencji zmienił się temat listu, należy zmienić temat i tytuł listu.
2. Krótka esencja od razu: w temacie od razu napisz, co chcesz otrzymać.
3. Dodaj znaczniki statusu w temacie. ,, [Niepilne], [Dokumenty], "Do Twojej wiadomości" - za listy to nie wymaga działania odbiorcy. Oszczędzaj jego czas.

Wątki literowe (wątki)

1. Zmień wątek... Nie „kradnij” tematu korespondencji, wciskając się w korespondencję z innymi tematami dyskusji. Po prostu utwórz nowy wątek z tematem.
2. Z wyłączeniem odbiorców... Jeśli chcesz omówić jakąś kwestię tylko z niektórymi adresatami, resztę wyklucz, a na początku listu dodaj osobną linijkę „- Siemion, Igor”, aby adresaci zrozumieli tę zmianę.
3. Ponadto, jeśli ktoś nie jest już potrzebny w korespondencji, możesz go umieścić BCC (ślepa kopia) i powiadom go o tym:

   @ Ivan, dziękuję za udział w dyskusji, umieszczam Cię w BCC, aby Cię nie rozpraszać

4. Dodaj odbiorców... Nie zapomnij również zaznaczyć „+ Alexey” na początku litery.
5. Użyj zaakceptowanych kodów EOM lub NNTR... Dodając znaki EOM (\u003d koniec wiadomości) do tematu wiadomości, mówisz, że dyskusja jest zamknięta. A NNTR (\u003d Nie trzeba odpowiadać) oznacza, że \u200b\u200bnie musisz odpowiadać. Oszczędza to zarówno odbiorcę, jak i Twój czas, a nie otrzymasz kolejnego e-maila z pytaniem takim jak:
   

   Więc czego ode mnie potrzebujesz?

6. Odpowiedzi w listach innych osób:
   Odpowiedz w treści listu, umieszczając inicjały na początku odpowiedzi, aby się nie pomylić:
   

   Czy zgadzasz się ze zmianą układów?
   [I. S.]: Tak, zgadzam się.

   
   Możesz także zmienić kolor / czcionkę (ale w przypadku niektórych odbiorców formatowanie liter może być wyłączone i widzą tylko zwykły tekst!)
7. Nie przeciągaj całej korespondencji ogonem... Wiele korespondencji ciągnie się dalej i rosną ogromne ogony przeszłych listów. Nie ciągnij ich. Wyobraź sobie, co czeka nowoprzybyłego kolegę lub partnera SS. Lepiej zostaw ostatnie 3-4 odpowiedzi i powtórz wcześniejsze umowy własnymi słowami.

List:

1. Esencja: To, o co prosisz lub sugerujesz, powinno znajdować się w pierwszych 15 słowach treści e-maila. Wskaż również ramy czasowe, w których potrzebujesz odpowiedzi - zadanie bez terminu trwa wiecznie.
2. Kontekst: Na początku długiej litery opisz kontekst w jednym zdaniu i jednym zdaniu, które zostaną omówione poniżej. Szczególnie w przypadku pierwszego listu lub przy dodawaniu osoby nie znającej korespondencji.
3. Być specyficznym... Unikaj otwartych abstrakcyjnych pytań, zadawaj pytania zamknięte. Jeśli masz pytanie, aby jak najszybciej uzyskać odpowiedź, zaproponuj adresatowi możliwe rozwiązania:
   

   Jest taki a taki problem, proponujemy następujące rozwiązania:

   • Rozwiązanie A
   • Rozwiązanie B
   • Wymaga dyskusji

   Które rozwiązanie jest dla Ciebie odpowiednie?

Protokół spotkania:

Napisz więc jako pierwszy dalsze działania, a więc wnioski i uzgodnienia, bo są mniej ważne i nie wolno im ich czytać.

Załączniki do listów:

1. Załączone pliki nie są wysyłane podczas odpowiadania na list. Użyj do przodu / do przodu.
2. Zgłoś załączniki w treści listu (w systemie Mac OS załączniki w listach są łatwe do przeoczenia).
3. Prześlij duże pliki (ponad 5 Mb) na dropbox lub dysk Google i prześlij przez łącze. Ponadto obrazy w treści wiadomości e-mail są często wyrzucane z historii wiadomości e-mail przez programy pocztowe, więc łącze do chmury ponownie wygrywa.

Podpis:

Nie rób obszernych podpisów ze zdjęciami, które często zajmują więcej miejsca niż wiadomość. Przewijanie jest niewygodne. A zdjęcia są dołączane do listu w formie załączników i muszą być stale sprawdzane, aby zobaczyć, czy załączono coś ważnego.

Przed wysłaniem:

1. Przeczytaj jeszcze raz i sprawdź pisownię przed przesłaniem.
2. E-maile trudne / emocjonalne - napisz, odłóż na godzinę, przeczytaj ponownie i, jeśli masz pewność, wyślij.
3. W programie MS Outlook można ustawić regułę, która opóźnia wysłaną wiadomość e-mail o N minut w specjalnym folderze Skrzynka nadawcza. W ciągu tych N minut możesz anulować / edytować list, ubezpieczając się w ten sposób przed błędami.

Jeśli otrzymasz wiadomość, możesz wykonać z niej kilka czynności.

Aby odpowiedzieć tylko nadawcy, wybierz odpowiedź.

Aby odpowiedzieć nadawcy i wszystkim innym odbiorcom w wierszach Do i DW, wybierz Odpowiedz wszystkim.

Aby wysłać wiadomość do osoby spoza linii Do lub DW, wybierz naprzód.

Odpowiadanie na wiadomości i przekazywanie ich dalej to jedno z najczęściej wykonywanych zadań w programie Microsoft Office Outlook 2007. Ta sekcja zawiera podstawowe informacje o odpowiadaniu na wiadomości i przekazywaniu ich dalej. Pomoc dotycząca dostosowywania wiadomości, na przykład zmiany tła lub dodawania załączników, jest dostępna w innym miejscu.

W tym artykule

Odpowiedz nadawcy

Uwaga:

Odpowiedz nadawcy i wszystkim odbiorcom wiadomości

Możesz odpowiedzieć nadawcy wiadomości i wszystkim użytkownikom określonym w polach Do kogo i Kopiuj.

W wielu przypadkach nie ma potrzeby uwzględniania wszystkich użytkowników w odpowiedzi. Użyj funkcji Odpowiedz wszystkim bądź ostrożny, zwłaszcza jeśli masz dużą liczbę odbiorców lub list dystrybucyjnych. Jeśli chcesz napisać tylko do nadawcy wiadomości, zaleca się użycie przycisku Odpowiadać... Alternatywnie możesz usunąć nazwiska osób lub listy mailingowe, które nie muszą czytać odpowiedzi.

Rada: Jeśli potrzebujesz napisać tylko do jednego z odbiorców, możesz usunąć pozostałych. Aby to zrobić, kliknij nazwę odbiorcy w polu Do kogo lub Kopiuj (nazwa zostanie podświetlona) i naciśnij klawisz DELETE.

Uwaga: Domyślnie podczas odpowiadania na wiadomość e-mail oryginalna wiadomość jest dołączana do treści wiadomości. Zobacz sekcję dotyczącą zmiany tego ustawienia.

Przekazywanie wiadomości

Rada: Jeśli chcesz przesłać dalej wiele wiadomości, zaznacz pierwszą i przytrzymaj klawisz CTRL, zaznacz pozostałe wiadomości, a następnie kliknij Naprzód... Wszystkie wiadomości zostaną przekazane jako załączniki do nowej wiadomości.

Wykonaj jedną z następujących czynności:

• Jeśli wiadomość jest zaznaczona, ale nie jest otwarta w osobnym oknie. Na standardowym pasku narzędzi kliknij Naprzód.

  Jeśli wiadomość jest otwarta. W zakładce Wiadomość w grupie Odpowiedź naciśnij przycisk Naprzód.

Utwórz wiadomość.

W terenie Do kogo wprowadź nazwy odbiorców.

Uwaga: Na polach Do kogo, Kopiuj i SC należy określić co najmniej jednego prawidłowego odbiorcę wiadomości e-mail.

Aby wybrać nazwy odbiorców z listy, kliknij Do kogo, Kopiuj lub SC.

Więcej o polach Kopiuj i SC

Kopiuj: Kopia wiadomości zostanie wysłana do wszystkich odbiorców w tej skrzynce wiadomości programu Outlook. Jednocześnie ich nazwy będą widoczne dla wszystkich pozostałych odbiorców tej wiadomości.

SC: Nazwa tego pola jest skrótem od ukrytej kopii. Kopia wiadomości zostanie wysłana do wszystkich adresatów w tym polu wiadomości e-mail, ale ich nazwy nie będą widoczne dla innych odbiorców wiadomości. Jeśli podczas tworzenia nowej wiadomości SC nie jest wyświetlany, możesz go dodać.

• W zakładce Opcje w grupie Pola Wybierz przedmiot Pokaż pole UDW.

Naciśnij przycisk Wyślij wiadomość.

Anuluj automatyczne dołączanie oryginalnej wiadomości

Rozwiąż problem z brakiem przycisku Prześlij

Jeśli nie ma polecenia Wyślij wiadomość nie można wysłać wiadomości. Ta sekcja zawiera informacje na temat znajdowania polecenia Wyślij wiadomość, podaje możliwe przyczyny jego nieobecności i wymienia kroki, które mogą rozwiązać problem.

Przycisk Wyślij wiadomość znajdujące się obok pól Do, DW i UDW.

Jeśli program Outlook 2007 nie ma skonfigurowanego konta e-mail, polecenie Wyślij wiadomość nie jest wyświetlany i nie można wysyłać wiadomości.

W większości przypadków program Outlook 2007 jest używany z kontem e-mail. Istnieje jednak kilka powodów, dla których Twoje konto e-mail może nie być skonfigurowane:

Outlook 2007 jest skonfigurowany bez obsługi poczty e-mail. W rzadkich przypadkach program Outlook 2007 można skonfigurować do zarządzania tylko kontaktami, zadaniami lub kalendarzami.

Konfiguracja konta e-mail została przerwana. Kiedy po raz pierwszy uruchomiłem program Outlook 2007, konfiguracja konta nie została zakończona.

Plik konfiguracji konta jest uszkodzony. Uszkodzenie pliku konfiguracyjnego używanego do przechowywania informacji konfiguracyjnych konta e-mail może spowodować, że wcześniej skonfigurowane konto e-mail nie będzie wyświetlane.

Uwaga: Możesz otworzyć plik danych programu Outlook nazywany plikiem folderów osobistych (PST), wyświetlić odebrane wiadomości i otworzyć okno tworzenia wiadomości za pomocą poleceń Stwórz, Odpowiadać, Odpowiedz wszystkim lub Naprzód... Jeśli jednak żadne konto e-mail nie zostało skonfigurowane, plik Wyślij wiadomość nie będą wyświetlane.

Sprawdzanie konta

Najpierw upewnij się, że Twoje konto e-mail zostało skonfigurowane.

Jeśli lista Nazwa w zakładce E-mail nie ma wpisów ani kont e-mail skonfigurowanych w Twoim profilu programu Outlook.

Więcej informacji na temat dodawania konta e-mail można znaleźć w artykule

W ciągu ostatnich dziesięcioleci korespondencja biznesowa za pośrednictwem poczty elektronicznej zyskała ogromną popularność i stała się jedną z głównych metod komunikacji biznesowej. Dziś trudno znaleźć taką osobę, która nie wykorzystywałaby poczty elektronicznej w praktyce komunikacji interpersonalnej. Mimo to wielu dzisiaj zadaje sobie pytanie: aby wszystkie zasady były przestrzegane? Jak za pomocą kompetentnego listu wywrzeć dobre wrażenie na nadawcy?

W artykule opisano zasady prowadzenia korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej, a praktyczne wskazówki przedstawione w artykule pomogą Ci nauczyć się prawidłowej komunikacji biznesowej podczas tworzenia wiadomości e-mail.

Wiele osób zaczyna dzień od sprawdzenia skrzynki pocztowej pod kątem nowych wiadomości. Ale niestety, pomimo powszechności tej metody wymiany informacji, wielu nie wie, jak poprawnie używać języka korespondencji biznesowej, myląc e-maile z nieformalnym sposobem komunikacji.

Ze względu na szybkość dostawy ułatwia wymianę ważnych oficjalnych dokumentów, formularzy, oświadczeń, ale nawet tutaj ludzie popełniają błędy przy wysyłaniu listów. Często zdarza się, że podczas redagowania wiadomości e-mail przy wymianie plików adresaci z jakiegokolwiek powodu nie sporządzają załączonych szkiców i nie wpisują tematu, co może skomplikować pracę odbiorców. Celem tego artykułu jest odpowiedź na pytanie: jak wysłać wiadomość e-mail i przestrzegać wszystkich zasad komunikacji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej?

Podczas tworzenia wiadomości e-mail wszystkie podane pola muszą być wypełnione

Regulamin poczty biznesowej zobowiązuje nadawcę listu do wypełnienia wszystkich pól podanych w wiadomości e-mail, takich jak adres i nazwa odbiorcy oraz nadawca listu. Należy opisać temat krótko opisujący istotę wysyłanego listu. Bardzo często los wysłanego listu i szybkość rozwiązania podanego w nim problemu zależy od poprawnie opisanego tematu. E-mail biznesowy powinien zaczynać się od powitania - to proste okazywanie szacunku odbiorcy jest bardzo ważne w korespondencji. Po powitaniu należy umieścić tekst zwany „treścią listu”, a na końcu pozostawić podpis, np. „Z poważaniem Brisow Piotr Iwanowicz”.

Pozdrowienia w korespondencji biznesowej

Warto dalej się na tym skupić, ponieważ gest szacunku jest bardzo ważny w każdym aspekcie komunikacji biznesowej. Optymalne powitanie to „Dzień dobry” lub „Witaj”. Prowadzenie korespondencji handlowej za pośrednictwem poczty elektronicznej ogranicza użycie przez nadawcę zwrotów „dobry wieczór” lub „dzień dobry”, ponieważ odbiorca może przeczytać list znacznie później niż został on odebrany. Nie jest również poprawne używanie typowych wyrażeń w pozdrowieniach

Po słowie lub frazie powitania należy skontaktować się z odbiorcą po imieniu i nazwisku, a jeśli nazwa nie jest znana nadawcy, możesz pominąć ten moment. Następnie możesz przejść do określenia celu listu.

Załączone pliki w firmowej korespondencji e-mail

Jeżeli głównym celem listu jest nie tylko pisemna narracja i przedstawienie istoty sprawy, ale także przesłanie pliku, to lepiej najpierw załączyć przedmiot do wysłania. Często zdarza się, że wielu nadawców z powodu nieuwagi, po ustaleniu istoty sprawy w treści listu, zapomina o załączeniu niezbędnego załącznika. Takie zaniedbanie może negatywnie wpłynąć na reputację biznesową nadawcy listu biznesowego.

Adres e-mail musi być rozpoznawalny i zwięzły

Reguły dotyczące biznesowej poczty e-mail wymagają, aby nadawca miał rozpoznawalną nazwę e-mail, która musi zawierać prawdziwe informacje o nazwie nadawcy. Oficjalne listy i odwołania wyglądają na bardzo niezrozumiałe i głupie, gdy w adresie e-mail znajdują się nieformalne wyrażenia lub słowa, na przykład adres e-mail „limon_petya”. Jak na dorosłego wygląda to bardzo niegodnie. W przypadku korespondencji biznesowej najlepiej jest utworzyć osobną wiadomość e-mail i przestrzegać etykiety biznesowej poczty e-mail.

Korzystanie z funkcji szybkiej odpowiedzi (odpowiedzi) w celu odpowiadania na otrzymane wcześniej wiadomości e-mail

Funkcja Odpowiedz lub Odpowiedzi (w skrócie Re :) pomaga użytkownikowi szybko odpowiadać na wiadomości wysłane wcześniej przez nadawcę. Ta funkcja ma również uniwersalną możliwość czytania wcześniejszej korespondencji z rozmówcą na zadany temat. Jednak zasady prowadzenia korespondencji handlowej drogą e-mailową zobowiązują nadawcę do zmiany nazwy tematu listu biznesowego, jeśli w trakcie korespondencji zmieni się istota dyskusji.

Przed wysłaniem listu biznesowego wykonaj korektę pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych

E-mail ułatwia wymianę informacji, ale w korespondencji biznesowej nie należy lekceważyć zasad języka rosyjskiego, ponieważ nieostrożnie popełniony błąd może wpłynąć na wiarygodność nadawcy. Przed wysłaniem listu należy kilkakrotnie przejrzeć tekst i dokładnie sprawdzić go pod kątem błędów pozograficznych i interpunkcyjnych. Wielu klientów poczty e-mail ma funkcję sprawdzania pisowni, dlatego należy zwrócić uwagę na słowa podkreślone czerwoną linią. Jeśli masz wątpliwości co do poprawnej pisowni, poszukaj pomocy w Internecie lub sprawdź pisownię za pomocą słownika ortograficznego.

Pole docelowe należy wypełnić jako ostatnie

Aby uniknąć wysyłania niedokończonych lub nieedytowanych listów, adres odbiorcy listu biznesowego należy podać w ostatniej chwili przed wysłaniem. Zasada ta jest również częścią podstaw korespondencji biznesowej. Zdarza się, że podczas wypełniania pola adresata e-mail może zawierać listę dotychczas używanych odbiorców, tutaj również należy zwrócić uwagę, aby nie omyłkowo nie wysłać skompilowanego listu biznesowego do adresata zewnętrznego.

Strukturyzacja listu biznesowego

Zasady strukturyzowania tekstu dotyczą nie tylko nośników papierowych, ale także zasad prowadzenia korespondencji handlowej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Czytanie dużych ilości tekstu na ekranie monitora nie zawsze jest wygodne. Aby uprościć ten punkt, należy podzielić tekst na logicznie uformowane małe akapity i unikać skomplikowanych zdań podczas pisania tekstów listów handlowych. Optymalna długość jednego zdania w liście biznesowym nie powinna przekraczać piętnastu słów.

Zasadniczo należy określić istotę listu biznesowego

Oprócz określonej tematyki listu biznesowego, odbiorcę powinno zainteresować jasno sformułowane pierwsze i drugie zdanie tekstu głównego. Zadaniem nadawcy jest wskazanie na początku listu istoty problemu lub pytania, na które zwraca się do odbiorcy. Pierwsze zdanie powinno wskazywać cel, w jakim list biznesowy jest wysyłany. Przykład: „Informujemy, że terminy wykonania zobowiązania wynikające z umowy nr 45 z dnia 01.02.2017 r.„ Na dostawy materiałów sypkich ”dobiegają końca. Aby odnowić umowę, należy złożyć ponownie pakiet dokumentów. ” Dzięki wyznaczonemu celowi odbiorca ma możliwość zagłębienia się w główną ideę listu biznesowego. Jeśli tekst listu jest zbyt duży, lepiej skorzystać z funkcji dołączenia przedmiotu jako załącznika w postaci dokumentu tekstowego, ale jednocześnie zostawić okładkę z polem tekstowym, które oświetla list biznesowy. Przykład: „Wysyłamy elektroniczną kopię listu od Mak-Stroy LLC do przeglądu. Prosimy o poinformowanie nas o swojej decyzji o przedłużeniu umowy nr 45 z dnia 02.01.2017 r. „Na dostawy materiałów sypkich” przed upływem terminu określonego w piśmie. ”

Na każdy e-mail biznesowy trzeba odpowiedzieć

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, w których odbiorca z jakiegoś powodu ignoruje list biznesowy. Czasami naprawdę mogą zdarzyć się sytuacje, w których odpowiedź nie może być udzielona z powodu pewnych sytuacji, np. Czas na rozwiązanie problemu może zająć kilka dni lub odbiorca jest zamyślony i nie może od razu odpowiedzieć na zadane pytanie. W tym przypadku należałoby zamieścić krótki komentarz w tej sprawie, np. „Witaj, Piotr Iwanowicz. Otrzymałem Pański list, ale dziś trudno mi odpowiedzieć, ponieważ muszę skonsultować się z kierownictwem wyższego szczebla. Zgłoszę Twój problem do Prezesa naszej firmy i udzielę oficjalnej odpowiedzi do końca tygodnia. Z poważaniem, kierownik działu sprzedaży Belov Ivan Gennadievich ”.

Warto pamiętać, że jeśli odpowiedź nie została udzielona w ciągu trzech dni roboczych, to fakt milczenia odbiorcy listu biznesowego można ocenić jako zignorowanie i odmowę komunikacji z nadawcą.

Pisząc listy odpowiedzi, należy odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania

Jeżeli list wysłany do adresata ma charakter pytający, wówczas podczas tworzenia listu należy udzielić odpowiedzi na pytania w kolejności występującej w otrzymanym tekście listu biznesowego. Jeśli zostały zadane pytania, nadawca ma nadzieję, że otrzyma na nie szczegółowe odpowiedzi. Pisząc list, odpowiedzi nie należy numerować, wystarczy tylko uporządkować myśl. Aby odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania, należy najpierw kilkakrotnie ponownie przeczytać otrzymany list biznesowy, aw przypadku, gdy pytań jest za dużo, lepiej napisać je osobno, aby nie przegapić. Jeśli na niektóre postawione pytania nie można odpowiedzieć, to warto zwrócić uwagę, że w tej chwili z jakiegoś powodu nie można udzielić odpowiedzi.

Nie nadużywaj skrótów, emotikonów i wielkich liter

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy nadawcy osłabiają ją za pomocą nieformalnych znaków w postaci emotikonów. Ich użycie jest popularne w komunikacji w sieciach społecznościowych, jednak zasady korespondencji biznesowej nie są mile widziane w takich przejawach emocji, ponieważ odbiorca może nie znać ich prawdziwego znaczenia i wziąć je za zestaw błędów interpunkcyjnych, których nie rozumie.

Warto też odmówić pisania tekstu dużymi literami. W Internecie zestaw słów zapisanych wielkimi literami nazywa się „krzykliwymi frazami” i częściej takie frazy niosą ze sobą negatywne konotacje. Odbiorca czytając list biznesowy w e-mailu może negatywnie ocenić taką czcionkę, co wpłynie niekorzystnie na postrzeganie znaczenia. Jeśli w liście biznesowym potrzebujesz podkreślić wagę chwili, lepiej użyć wprowadzających zwrotów np. „Pamiętaj, że paczkę dokumentów na przedłużenie umowy musisz dostarczyć najpóźniej do 02.10.2017 "lub" Należy pamiętać, że dokumenty umożliwiające przedłużenie umowy należy złożyć przed 10.02.2017 r. "

Nie ma konieczności przesyłania poufnych informacji pocztą elektroniczną

Aby przesłać dane osobowe lub informacje poufne, lepiej odmówić przyjęcia skrzynek pocztowych, ponieważ istnieje zagrożenie przechwycenia informacji przez cyberprzestępców do własnych celów najemnych. Takie informacje mogą obejmować: numery telefonów, hasła z kart bankowych, osobistych kont bankowych itp. Należy pamiętać, że informacje są przechowywane na serwerze agenta pocztowego i mogą zostać skradzione w przypadku włamania.

Na końcu list musi być podpisany przez nadawcę

Jak wspomniano wcześniej, każdy wysłany list musi zawierać specjalny podpis. Często programiści skrzynek pocztowych wprowadzają funkcję blokowania podpisu, w której można wprowadzić tytuł, imię i nazwisko oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie blok ten będzie automatycznie wyświetlany na końcu każdej litery, co uprości wpisywanie. Ważne jest prawidłowe sporządzenie podpisu, aby odbiorca miał możliwość prawidłowego skontaktowania się z nadawcą podczas odpowiadania na list. Przykład podpisu mógłby wyglądać następująco: „Pozdrawiam Nikołaj Aleksandrowicz Pietrow, +79810000000”.

Wyciągając wnioski, można zauważyć, że aby zrozumieć, jak prowadzić korespondencję biznesową przez e-mail, nie trzeba opanowywać dodatkowych i skomplikowanych podstaw. Trzeba tylko przestrzegać elementarnych zasad etykiety i norm języka rosyjskiego.