มีอะไรรวมอยู่ในรายละเอียดการระบุเอกสารบ้าง? โต๊ะพนักงาน ขอยกตัวอย่างโต๊ะพนักงาน

เอกสารจะต้องจัดทำและดำเนินการตามแบบฟอร์มที่ใช้สำหรับประเภทของเอกสารบุคลากร รูปแบบของเอกสารคือชุดรายละเอียดที่จัดเรียงตามลำดับที่กำหนดโดยมาตรฐาน

คุณลักษณะของเอกสารเป็นองค์ประกอบบังคับของเอกสารบางประเภท เอกสารแต่ละฉบับจะต้องมีรายละเอียดพื้นฐานดังต่อไปนี้: วัตถุประสงค์ (ยกเว้นจดหมายบริการ) ผู้แต่ง เนื้อหา วันที่ ลายเซ็นหรือการอนุมัติ ฯลฯ

เมื่อสมัครงาน พลเมืองจะต้องส่งใบสมัครเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุคำขอลงทะเบียนในองค์กร องค์กร สถาบัน โดยระบุอาชีพ คุณสมบัติ ความเชี่ยวชาญพิเศษ ตำแหน่ง การสมัครงานนั้นจัดทำขึ้นในรูปแบบใด ๆ ที่เขียนด้วยลายมือ

ใบสมัครมีรายละเอียดดังต่อไปนี้: ผู้รับ (ผู้ที่ส่งใบสมัครถึง); ผู้เขียน; ถิ่นที่อยู่ของผู้เขียน ชื่อประเภทเอกสาร (ใบสมัคร) ข้อความ; ลายเซ็นต์ของผู้สร้าง; วันที่จัดทำ. ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะเขียนคำบุพบท "จาก" (ใคร) ในคำสั่ง แนะนำให้ส่งใบสมัครบนกระดาษ A4 เพื่อให้แน่ใจว่าแผ่นเอกสารในไฟล์ส่วนบุคคลที่ยื่นนั้นมีรูปแบบที่เหมือนกัน การรับสมัครบุคลากรอื่นๆ จะได้รับการดำเนินการในลักษณะเดียวกันโดยประมาณ การสมัครงานภายหลังการพิจารณาแล้วเป็นพื้นฐานในการออกคำสั่งจ้าง .

เอกสารใด ๆ จะต้องจัดทำขึ้นอย่างถูกกฎหมายและมีข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับเหตุการณ์ทั้งหมดที่ผู้เขียนครอบคลุม ควรสั้นมาก (แต่ไม่ทำให้ข้อมูลเสียหาย) รวมถึงอ่านออกเขียนได้และเข้าใจได้สำหรับทุกคน เอกสารจะต้องจัดทำขึ้นในรูปแบบพิเศษหรือแผ่นกระดาษมาตรฐาน กรณีแก้ไขในเอกสารจะมีข้อพิเศษ “ให้แก้ไขในหน้า ... เชื่อ” ซึ่งลงลายมือชื่อและประทับตรารับรอง เมื่อขีดฆ่า คุณต้องพยายามทำให้มองเห็นข้อความที่แก้ไขแล้ว

ขอแนะนำให้แบ่งข้อความของเอกสารออกเป็นสองส่วนหลัก: ส่วนแรกระบุพื้นฐานสำหรับการวาดเอกสาร ส่วนที่สองกำหนดข้อสรุป ข้อเสนอ การตัดสินใจ คำสั่ง หรือการร้องขอ เมื่อเตรียมข้อความของเอกสารแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้: เอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นต่าง ๆ ของกิจกรรมขององค์กรหรือองค์กร (รายงานรายงาน ฯลฯ ) จะแบ่งออกเป็นส่วนหรือบท

แต่ละส่วนควรมีชื่อที่สะท้อนถึงเนื้อหา จำเป็นต้องแทนที่ประโยคที่ซับซ้อนด้วยประโยคที่เรียบง่าย โดยใช้วลีที่มั่นคง และใช้การเรียงลำดับคำโดยตรงเป็นส่วนใหญ่ ในเอกสารการบริหารคุณต้องใช้คำกริยาในรูปแบบไม่ จำกัด เท่านั้น (แต่งตั้ง, ที่สอง, โบนัส, อนุมัติ, บังคับ ฯลฯ )

ลักษณะและภาษาของเอกสารราชการต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้

ปฏิบัติตามข้อกำหนดของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการและมาตรฐานภาษาสมัยใหม่

ใช้คำที่สร้างขึ้นโดยการฝึกบันทึกกิจกรรมการจัดการ (ตามหมายเลขของคุณ ถูกต้อง ข้อเท็จจริงที่ระบุ ฯลฯ )

เงื่อนไขทางกฎหมายและการบัญชีที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย (ใบแจ้งยอดการเรียกร้อง การเรียกร้อง เดบิต เครดิต ฯลฯ );

จำเป็นต้องรวมและสร้างมาตรฐานคำพูดทางธุรกิจในเอกสารที่ทำซ้ำบ่อยๆ

การใช้ข้อความลายฉลุช่วยเร่งการเตรียมเอกสารและปรับปรุงการรู้หนังสือได้อย่างมาก

เอกสารทั้งหมดจะต้องได้รับการรับรอง วิธีหลักในการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารคือการลงนาม การอนุมัติ และการประทับตรา

ลายเซ็นเป็นเอกสารบังคับที่จำเป็น เอกสารดังกล่าวลงนามโดยผู้จัดการแผนกหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ตามความสามารถ ข้อกำหนด "ลายเซ็น" รวมถึงตำแหน่งงานของผู้ลงนามในเอกสาร ลายเซ็นส่วนตัว และการถอดรหัส ตัวอย่างเช่น:

ลายเซ็นของสมาชิกคณะกรรมาธิการจะจัดเรียงตามลำดับตัวอักษร ในกรณีที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ซึ่งได้ลงลายมือชื่อไว้ในร่างเอกสาร เอกสารดังกล่าวจะต้องลงนามโดยเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติหน้าที่หรือรอง

ในกรณีนี้จะต้องระบุตำแหน่งที่แท้จริงของบุคคลที่ลงนามในเอกสารและนามสกุลของเขา (การแก้ไขสามารถทำได้ด้วยหมึกหรือตัวพิมพ์ดีดเช่น: "รักษาการ", "รอง")

ไม่อนุญาตให้ลงนามในเอกสารที่มีคำบุพบท “สำหรับ” หรือเครื่องหมายทับหน้าตำแหน่งงาน ในการเตรียมเอกสารผู้เขียนต้องทราบล่วงหน้าว่าใครจะเป็นผู้ลงนาม เอกสารที่ต้องมีการรับรองความถูกต้องพิเศษจะถูกประทับตรา มีการประทับตราประทับตราเพื่อให้จับส่วนหนึ่งของคำในตำแหน่งงานของผู้ลงนามในเอกสาร ตราประทับไม่รับรองจดหมายอย่างเป็นทางการบนหัวจดหมายขององค์กรและวิสาหกิจ เอกสารบางประเภทได้รับการอนุมัติหลังจากลงนามแล้ว .

ตราประทับอนุมัติประกอบด้วยคำว่า "ตกลง" ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่ได้รับการอนุมัติเอกสาร (รวมถึงชื่อขององค์กร) ลายเซ็นส่วนตัว การตีความ และวันที่ รายละเอียดพื้นฐานของคำสั่ง: ชื่อ ขององค์กรและแผนกย่อย, ชื่อประเภทเอกสาร (คำสั่งซื้อ), ฉบับสถานที่, วันที่, ดัชนี, ชื่อ, ลายเซ็น, เครื่องหมายอนุมัติ ข้อความของคำสั่งประกอบด้วยสองส่วน: การระบุและคำสั่ง (การบริหาร) ส่วนที่สืบค้นมีการอ้างอิงถึงเอกสารคำสั่งขององค์กรระดับสูง ส่วนคำสั่งขึ้นต้นด้วยคำว่า “ฉันสั่ง”

คำสั่งแต่ละย่อหน้าจะต้องขึ้นต้นด้วยนามสกุลของนักแสดงเฉพาะเจาะจงในกรณีกำหนด ตามด้วยการกำหนดการกระทำที่กำหนด (กริยาในรูปแบบไม่มีกำหนด) และกำหนดเวลาในการบังคับคดี

ร่างคำสั่งจัดทำโดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบและรับรองในสำเนาฉบับแรก คำสั่งดังกล่าวได้รับการลงนามและลงวันที่โดยหัวหน้าองค์กรซึ่งสามารถแก้ไขโครงการที่เตรียมไว้ได้ เมื่อเตรียมร่างคำสั่ง ผู้ดำเนินการจะกำหนดความจำเป็นในการกระจาย การหมุนเวียน และรายชื่อหน่วยโครงสร้าง คำสั่งบุคลากรจะออกในรูปแบบพิเศษ ในชื่อเรื่องของข้อความของคำสั่งดังกล่าวพวกเขาเขียนว่า: เกี่ยวกับการจ้างงาน; เกี่ยวกับการโอนไปทำงานอื่น เกี่ยวกับการเลิกจ้าง; ในการลา; เกี่ยวกับการให้กำลังใจ เกี่ยวกับการละเมิด ในการกำหนดการลงโทษทางวินัยหรือทางปกครอง

ในคำสั่งบุคลากร ส่วนที่ระบุอาจหายไป ส่วนการบริหารแบ่งออกเป็นย่อหน้า แต่ละย่อหน้าของคำสั่งบุคลากรเริ่มต้นด้วยคำกริยาที่หมายถึงการกระทำ: ยอมรับ, แต่งตั้ง, โอน, ขอบคุณ, ปล่อย, ยกเลิก ฯลฯ

คำกริยาเหล่านี้จะพิมพ์เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ นามสกุลจะพิมพ์ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและชื่อและนามสกุลเป็นตัวพิมพ์เล็กจากนั้นจะระบุตำแหน่งหน่วยโครงสร้างและเนื้อหาของการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่ออกคำสั่ง

คำสั่งแต่งตั้งตำแหน่งให้ระบุว่าตำแหน่งใด ตั้งแต่วันที่ใด และเงินเดือนเท่าไรที่ลูกจ้างรับ คำสั่งให้ลาจะระบุประเภทของการลา จำนวนวันที่ให้ และวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการลา คำสั่งให้ออกจากตำแหน่ง (เลิกจ้าง) ระบุเหตุผลตามกฎหมายมาตราแห่งประมวลกฎหมายแรงงานบนพื้นฐานของการดำเนินการเลิกจ้าง

โต๊ะพนักงาน- เป็นเอกสารที่ใช้ในการจัดโครงสร้างพนักงานและระดับการรับพนักงานขององค์กรอย่างเป็นทางการ

ตามไดเรกทอรีคุณสมบัติของตำแหน่งผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญและพนักงานอื่น ๆ ได้รับการอนุมัติ ตามพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 21 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 37 การจัดทำตารางการรับพนักงานสามารถถือเป็นความรับผิดชอบของนักเศรษฐศาสตร์แรงงานได้

จนถึงเดือนเมษายน พ.ศ. 2544 กฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดใด ๆ สำหรับการจัดทำโต๊ะรับพนักงาน ด้วยการแนะนำอัลบั้มรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน (มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 04/06/01 ฉบับที่ 26) นายจ้างมีโอกาสใช้เอกสารสำเร็จรูป แบบฟอร์มการรับพนักงาน - แบบฟอร์ม T-3 ในปี พ.ศ. 2547 มีการเผยแพร่อัลบั้มใหม่ของรูปแบบรวมที่ได้รับการอนุมัติ มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 ครั้งที่ 1 ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในแบบฟอร์ม T-3 ในความเป็นจริงลายเซ็นวีซ่าอนุมัติที่ส่วนท้ายของแบบฟอร์มมีการเปลี่ยนแปลง นี่คือตัวอย่างการกรอกตารางการรับพนักงาน

จำเป็นต้องให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าในสัญญาจ้างงานของพนักงานตำแหน่งงานจะต้องสอดคล้องกับที่ระบุไว้ในตารางการรับพนักงาน

หากตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง ประสิทธิภาพการทำงานในตำแหน่ง ความเชี่ยวชาญพิเศษ หรือวิชาชีพบางตำแหน่งเกี่ยวข้องกับการให้ผลประโยชน์หรือการมีอยู่ของข้อจำกัด ชื่อของตำแหน่ง ความเชี่ยวชาญพิเศษ หรือวิชาชีพเหล่านี้ และข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งเหล่านั้นจะต้องสอดคล้องกัน ตามชื่อและข้อกำหนดที่ระบุไว้ในหนังสืออ้างอิงคุณสมบัติที่ได้รับอนุมัติตามขั้นตอนที่กำหนดโดยรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ในขณะนี้ มีหนังสืออ้างอิงต่อไปนี้ที่สามารถใช้ในการสร้างอาชีพ (ตำแหน่ง) ในตารางการรับพนักงาน:

ETKS - ไดเรกทอรีภาษีและคุณสมบัติของการทำงานและวิชาชีพของคนงานแบบรวม

ไดเรกทอรีคุณสมบัติแบบรวมสำหรับตำแหน่งผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญ และพนักงาน

OKPDTR - ตัวแยกประเภทอาชีพคนงาน ตำแหน่งพนักงาน และหมวดหมู่ภาษีของรัสเซียทั้งหมด

มีสองวิธีในการเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงาน ขั้นแรก คุณสามารถเปลี่ยนตารางการรับพนักงานได้

ตารางการรับพนักงานใหม่ที่มีหมายเลขการลงทะเบียนถัดไปได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก

ประการที่สอง ตามกฎแล้ว เมื่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับตารางการรับพนักงานไม่มีนัยสำคัญ การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวสามารถทำให้เป็นทางการได้โดยใช้คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร จำเป็นต้องประเมินการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนี้อย่างถูกต้อง เมื่อมีการเพิ่มตำแหน่งใหม่ลงในตารางการรับพนักงานปัจจุบัน ตำแหน่งเก่าจะถูกตัดออก เปลี่ยนชื่อตำแหน่ง มีการสร้างแผนกใหม่ กระบวนการเหล่านี้มักจะส่งผลกระทบต่อบุคลากรที่มีอยู่ และจากนั้นจึงจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงและปรับเปลี่ยนเอกสารบุคลากร ของพนักงานขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น มันสามารถ:

1) การเปลี่ยนชื่อตำแหน่ง;

2) การแปล;

3) เปลี่ยนชื่อแผนก;

4) การมอบหมายความรับผิดชอบเพิ่มเติม

5) การเปลี่ยนแปลงเงินเดือน

ในกรณีเหล่านี้ทั้งหมด พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ เพื่อจัดเตรียมเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร พิจารณาตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้แยกกัน

การเปลี่ยนชื่อตำแหน่งเกิดขึ้นเมื่อพนักงานปัจจุบันทำงานและปฏิบัติหน้าที่บางอย่างไม่เปลี่ยนแปลงสิ่งใดที่อาจนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงหน้าที่การงานหรือกิจวัตรวันทำงานปกติ อย่างไรก็ตาม จะต้องจำไว้ว่าตามมาตรา มาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ชื่อของตำแหน่ง ความชำนาญพิเศษ วิชาชีพ เป็นเงื่อนไขสำคัญของสัญญาจ้างงาน มาตรา 73 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียระบุว่าด้วยเหตุผลที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงานขององค์กรหรือเทคโนโลยีตามความคิดริเริ่มของนายจ้าง อนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขสำคัญของสัญญาการจ้างงานที่กำหนดโดยคู่สัญญา

ข้อกำหนดเบื้องต้นคือผลจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว หน้าที่ด้านแรงงานของพนักงานจะต้องไม่เปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ ส่วนที่ 2 ของศิลปะ มาตรา 73 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียยังได้กำหนดขั้นตอนพิเศษสำหรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว - จะต้องเตือนพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ช้ากว่า 2 เดือนก่อนการแนะนำ

ดังนั้นในกรณีของการเปลี่ยนชื่อตำแหน่ง นอกเหนือจากการเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงาน (โดยการออกคำสั่งในกิจกรรมหลัก) จำเป็นต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงาน หากพนักงานไม่เห็นด้วย เขาควรดำเนินการในลักษณะที่ศิลปะกำหนด 73 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย หลังจากนี้ จะมีการปรับเปลี่ยนบัตร T-2 ส่วนตัวและสมุดงานอย่างเหมาะสม ตัวอย่างของการสร้างรายการได้รับด้านล่าง