จดหมายทางธุรกิจ การทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ (ตัวอย่าง)

เราแต่ละคนเขียนจดหมายและบันทึกอย่างเป็นทางการอย่างน้อยหลายครั้งในชีวิต ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหนและทำอะไร ทุกสาขาก็มีจดหมายธุรกิจเป็นของตัวเอง ซึ่งจะต้องดำเนินการเพื่อชี้แจงบางประเด็น ชี้แจงข้อมูล ถามคำถาม และอื่นๆ แม้ว่าก่อนหน้านี้ปรากฏการณ์นี้พบได้ทั่วไปในการสมัครกระดาษและการส่งต่อจดหมายไปยังผู้บังคับบัญชา (รวมถึงพันธมิตรทางธุรกิจ) แต่ในปัจจุบันหมวดหมู่นี้แพร่หลายมากขึ้นในสภาพแวดล้อมรอบตัวเรา

คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการติดต่อทางธุรกิจอย่างถูกต้องแม้ว่าคุณจะสั่งซื้อในร้านค้าออนไลน์บางแห่งและต้องการสื่อสารกับตัวแทนก็ตาม

ในบทความนี้ เราจะอธิบายประเด็นหลักบางประการที่ประกอบกันเป็นการสื่อสารทางธุรกิจ เราจะใส่ใจกับความแตกต่างที่ควรคำนึงถึงเมื่อแลกเปลี่ยนจดหมายกับคู่ของคุณ ซึ่งไม่อาจละเลยได้หากคุณไม่ต้องการทำตัวไร้ความสามารถและไม่สุภาพต่อคู่สนทนาและยังจำกฎเกณฑ์ที่ควรปฏิบัติตามในทุกสถานการณ์

มันใช้ที่ไหน?

แน่นอนว่าจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจมักใช้ในกระบวนการทำงาน หากคุณทำงานในบริษัท คุณจะต้องเผชิญกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายประเภทนี้อย่างแน่นอน เนื่องจากเรากำลังพูดถึงประเด็นทางธุรกิจ จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจว่ารูปแบบการเขียนควรมีความเหมาะสม - เป็นทางการและเป็นทางการมากที่สุด

ความประทับใจเพิ่มเติมของพนักงานของบริษัทที่มีการส่งจดหมายเกี่ยวกับคุณและบริษัทของคุณนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการจัดการจดหมายทางธุรกิจได้ดีเพียงใด ดังนั้นกระบวนการเขียนข้อความและการออกแบบจึงควรได้รับการดูแลอย่างมีความรับผิดชอบมากที่สุด

ก่อนอื่น หากคุณกำลังมองหาวิธีการโต้ตอบทางธุรกิจ เราขอแนะนำให้คุณอ่านคำแนะนำของเรา ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น เราจะนำเสนอทั้งประเด็นทางทฤษฎีและประเด็นทางปฏิบัติบางประการ ในตอนท้ายของบทความ เราจะพยายามยกตัวอย่างวลีที่ใช้โดยทั่วไปสำหรับรูปแบบการเขียนที่เป็นทางการ ท้ายที่สุดแล้ว เมื่อใช้ฐานจากบทความนี้ คุณจะสามารถเขียนข้อความคุณภาพสูงได้อย่างอิสระเพื่อสื่อสารกับผู้รับเหมาต่อไป

ประเภทของจดหมายโต้ตอบ

ทันทีที่หารือว่าการติดต่อทางธุรกิจคืออะไร ฉันต้องการดึงความสนใจไปที่ประเภทของจดหมายดังกล่าว ดังนั้นเราจึงสามารถแยกแยะจดหมายร้องขอและจดหมายตอบกลับได้ จดหมายแจ้งข้อมูล (ส่วนใหญ่ส่งถึงลูกค้า); ข้อความขอบคุณ (เพื่อเป็นการแสดงความขอบคุณสำหรับการให้บริการ) จดหมายแจ้งเตือน คำเตือน คำเตือน จดหมายแนะนำ; การรับประกันและจดหมายปะหน้า อันที่จริง สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงประเภทที่ใช้กันมากที่สุดซึ่งประกอบขึ้นเป็นการติดต่อทางธุรกิจทั้งจริงและทางอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยเหตุนี้เราจะพบพวกเขาในทางปฏิบัติบ่อยที่สุด

โครงสร้าง

เป็นเหตุผลที่เพื่อให้องค์กรสะดวกยิ่งขึ้นในการเขียนจดหมายใด ๆ มันจะมีประโยชน์สำหรับเราในการทำงานกับโครงสร้างหรือแผนบางอย่าง วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ และทำให้เสร็จได้ง่ายขึ้นมาก เช่น วางแผนบรรทัดจดหมายให้ครอบคลุมหัวข้อที่คุณต้องนำเสนออย่างถูกต้องที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนคำถามเกี่ยวกับราคาของผลิตภัณฑ์ชิ้นนี้หรือผลิตภัณฑ์นั้น ให้พยายามระบุแรงจูงใจสั้นๆ: ทำไมคุณจึงเขียนถึงบริษัท (เนื่องจากคุณต้องการซื้อหรือสั่งซื้อสินค้าชิ้นนี้หรือผลิตภัณฑ์นั้น) ชี้แจงเป้าหมายหลัก (ค้นหาว่าคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดในการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ 10 หน่วยพร้อมตัวเลือกบางอย่าง) สุดท้ายระบุในรูปแบบที่คุณต้องการรับใบเสนอราคาและถามว่ามีส่วนลดสำหรับปริมาณการผลิตนี้หรือไม่

แน่นอนว่าข้อมูลนี้ชัดเจนอยู่แล้ว - คุณเพียงแค่ต้องคิดอย่างมีเหตุผลว่าคุณต้องการเขียนอะไร นอกจากนี้เราจะต้องไม่ลืมเกี่ยวกับการออกแบบและข้อกำหนด เราจะพูดถึงเรื่องนี้โดยละเอียดในภายหลัง

ข้อกำหนดของจดหมาย

ดังนั้นกฎเกณฑ์ของการติดต่อทางธุรกิจจึงระบุไว้ว่า ประการแรกจดหมายทุกฉบับจะต้องสั้นกระชับ นี่คือกฎหลักที่จะอ่าน เห็นด้วย เราทุกคนไม่ชอบเวลาที่เราเต็มไปด้วยข้อมูลจำนวนมาก หากเป็นจดหมายธุรกิจก็ไม่ควรมีขนาดใหญ่มาก ในกรณีนี้ก็อาจถูกเพิกเฉยได้ หากคุณไม่สามารถย่อข้อมูลได้ทันที ให้ทำหลังจากที่คุณเขียนจดหมายฉบับร่างฉบับแรกแล้ว

ประการที่สอง คู่ของคุณ (ผู้เข้าร่วมในจดหมาย) จะต้องเข้าใจสิ่งที่กำลังพูด นั่นคือจดหมายควรมีข้อมูลและเข้าใจได้ ควรมีข้อมูลที่คุณต้องการสื่อเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามเพิ่มเติมและไม่เสียเวลาในการชี้แจงรายละเอียด

ประการที่สาม จดหมายควรแสดงความเคารพต่อคู่ค้าหรือพนักงานของบริษัทที่จะอ่านจดหมายมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เป็นเรื่องจริง ยิ่งคุณแสดงความเคารพคู่สนทนาของคุณมากเท่าใด เขาก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะตอบสนองต่อคำขอของคุณอย่างเหมาะสมมากขึ้นเท่านั้น และในที่สุด คุณจะบรรลุผลตามที่ต้องการ

โต้ตอบเป็นภาษาอังกฤษ

ในบางกรณี การเจรจาควรดำเนินการเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาอื่นใดที่ไม่ใช่ภาษารัสเซีย) นี่เป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีความสัมพันธ์กับคู่ค้าต่างประเทศ เป็นที่น่าสังเกตว่ากฎการติดต่อทางธุรกิจมีผลกับทุกภาษา: เฉพาะการเปลี่ยนโวหารเท่านั้นอาจแตกต่างกัน งานของคุณคือเลือกสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่คุณและคู่ของคุณ (คู่สนทนา) พบว่าตัวเอง

แน่นอนว่าการโต้ตอบทางธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษนั้นต้องอาศัยความเชี่ยวชาญในระดับที่ค่อนข้างสูง ดังนั้นหากไม่ใช่กรณีของคุณ เราขอแนะนำให้หันไปหานักแปลมืออาชีพ สิ่งสำคัญคือการแปลจะต้องดำเนินการโดยบุคคลที่พูดภาษาเฉพาะซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของภาษาที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ

ตัวอย่าง. การแนะนำ

วิธีเริ่มต้นเป็นสิ่งสำคัญมากในทุกการสนทนา ในเรื่องนี้มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจไม่แตกต่างจากการสื่อสารสด: สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือทักทายคู่สนทนาและแนะนำให้เขารู้จักกับการสนทนา คำทักทายอาจเป็นคำทักทายมาตรฐาน แต่คำนำควรเป็นแบบรายบุคคลมากกว่า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุวัตถุประสงค์โดยย่อในจดหมายของคุณ (“เรากำลังติดต่อคุณเพื่อชี้แจงข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ ก่อนอื่น เราสนใจราคาของรุ่น A1”) อีกทางเลือกหนึ่ง: “เพื่อเป็นการสานต่อการสนทนาทางโทรศัพท์ของเราเกี่ยวกับรุ่น A1 ฉันกำลังเขียนถึงคุณพร้อมคำถามเกี่ยวกับราคาของผลิตภัณฑ์นี้”) คุณยังสามารถอธิบายสถานการณ์ของคุณได้ง่ายๆ: “ฉันเขียนถึงคุณเพราะในปี 2010 คู่ของคุณติดต่อบริษัทของเรา โดยเสนอที่จะเริ่มความร่วมมือในด้านนี้ในนามของคุณ”

การนำเสนอวัสดุ

ต่อไป หลังจากที่คุณเขียนคำแนะนำในจดหมายแล้ว คุณควรชี้แจงให้ชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงเขียนจดหมาย เช่น หลังจากถามคำถามเกี่ยวกับราคาสินค้าแล้ว ให้ชี้แจงสิ่งที่คุณสนใจ คุณสามารถเขียนสิ่งนี้: “เราต้องการสั่งผลิตภัณฑ์จำนวน N จำนวน โดยขึ้นอยู่กับการจัดส่งไปยังที่อยู่ X” ในกรณีที่สนทนาทางโทรศัพท์ต่อไปคุณสามารถระบุคำขอของคุณ - ทำไมคุณถึงเขียนถึงบุคคลนั้นหลังจากพูดคุยกับเขาทางโทรศัพท์ (พูดเพื่อยืนยันความตั้งใจที่จะดำเนินการธุรกรรม): “ กล่าวคือ: เราสนใจ ผลิตภัณฑ์ N โดยมีเงื่อนไขว่าจะมาพร้อมกับตัวเลือก X" หากเราคำนึงถึงเวอร์ชันที่สาม คุณสามารถเริ่มพัฒนาหัวข้อความปรารถนาที่จะร่วมมือกับบริษัทได้ อธิบายว่ามันเป็นไปเพื่อประโยชน์สูงสุดของคุณอย่างไร และหุ้นส่วนจะได้รับผลประโยชน์เฉพาะบางอย่างจากการมีปฏิสัมพันธ์กับคุณหากเขาตกลง: “คุณจะสนใจที่จะรู้ว่าแนวทางของบริษัทของเราเปลี่ยนไป และตั้งแต่นั้นมาก็กลายเป็นคู่กัน ใกล้กับผลประโยชน์ของธุรกิจของคุณมากขึ้น”

เสนอ

การติดต่อทางธุรกิจใดๆ (ตัวอย่างที่เราให้จำเป็นต้องมีคุณสมบัตินี้ด้วย) ต้องใช้ลำดับเชิงตรรกะ หากในตอนแรกคุณเขียนเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียน คุณควรระบุและขยายแนวคิดนี้เพิ่มเติม ระบุสิ่งที่คุณต้องการจากคู่สนทนาในวงกว้างมากขึ้น - บางทีอาจทำให้เขาได้รับผลประโยชน์จากการตกลงร่วมงานกับคุณ ตามตรรกะแล้วส่วนนี้ควรเป็น "จุดสูงสุด" ของงานเขียนของคุณ ซึ่งเป็นจุดสุดยอดของงานเขียนประเภทนี้ หากในตอนแรกคุณเข้าถึงสิ่งที่คุณสนใจเป็นหลักได้อย่างราบรื่น ในส่วนนี้คุณควร "เปิดเผยไพ่ของคุณ" จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจทั้งหมด (ตัวอย่างตัวอักษรข้างต้นก็ไม่มีข้อยกเว้น) ควรมีโครงสร้างเป็นเส้นโค้งขึ้นด้านบนอย่างราบเรียบ จากนั้นผู้อ่านบทของคุณจะเข้าใจอารมณ์ของคุณและเขาจะสื่อสารกับคุณได้ง่ายขึ้น อย่าก้าวกระโดดอย่างกะทันหัน อย่าย้ายจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่ง

ตามตัวอย่างที่แสดงไว้ หากคุณต้องการหารือเกี่ยวกับประเด็นสองประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น คุณสามารถแบ่งบทความออกเป็นส่วนๆ โดยแบ่งออกเป็นย่อหน้า สะดวกสำหรับทั้งผู้อ่านที่จะมองเห็นช่วงเวลาที่คุณย้ายจากคำถามหนึ่งไปยังอีกคำถามหนึ่งด้วยสายตา และนั่นก็เหมาะสำหรับคุณ เพราะในกรณีนี้ คุณเขียนราวกับว่าเรากำลังพูดถึงตัวอักษรสองตัวที่แตกต่างกัน

หากเราพูดถึงตัวอย่างของเรา เราควรเขียนว่า: “นอกจากนี้ เราต้องการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ N ใหม่ ซึ่งเราได้โต้ตอบกับคุณเมื่อหนึ่งเดือนก่อนหน้านี้” หรือ: “ในราคาที่เหมาะสมกับเงื่อนไขของเรา เราขอสร้างความร่วมมือกับคุณในด้านนี้อย่างต่อเนื่อง โดยเพิ่มช่องทางการขายเป็น X-Y พันหน่วย” สุดท้าย คุณสามารถทำเช่นนี้ได้: “หากความสนใจในการร่วมงานกับเรายังคงมีผลอยู่ โปรดแจ้งให้เราทราบ”

ตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจทุกวินาทีถูกสร้างขึ้นตามหลักการนี้ ดังนั้นจึงไม่มีอะไรผิดปกติ ในทางตรงกันข้าม การเน้นส่วนหัวมักจะช่วยให้นำทางได้ดีขึ้น เนื่องจากจะลบ "ข้อความทึบ" และสร้าง "จุดยึด" ประเภทหนึ่งซึ่งคุณสามารถแนบด้วยสายตาได้

ส่วนสุดท้าย

สุดท้าย คุณควรลงท้ายจดหมายด้วยเจตนารมณ์เดียวกับที่คุณเริ่มเขียน หากคุณกำลังเขียนจดหมายแสดงความขอบคุณ โปรดเขียนว่าคุณยินดีที่จะร่วมมือกับบริษัทที่คุณกำลังพูดถึง หากนี่เป็นข้อเสนอเชิงพาณิชย์ คุณควรแสดงความขอบคุณสำหรับความสนใจในจดหมายของคุณและหวังว่าจะมีปฏิสัมพันธ์กับบุคคลนี้ต่อไป คุณต้องเข้าใจว่าวิธีการสิ้นสุดจดหมายเป็นตัวกำหนดความคิดเห็นขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับคุณและบริษัทของคุณเป็นส่วนใหญ่ การติดต่อทางธุรกิจทั้งหมด (ตัวอย่างจดหมายพิสูจน์สิ่งนี้อย่างต่อเนื่อง) สร้างขึ้นจากความสุภาพ ดังนั้น โปรดจำไว้เสมอว่าจำเป็นต้องขอบคุณคู่สนทนา แสดงความหวัง ยกย่องเขา หรือทิ้งข้อเสนอแนะของคุณ คุณควรเลือกส่วนท้ายของข้อความของคุณในลักษณะที่สอดคล้องกับปัญหาที่อธิบายไว้ในจดหมายโดยสมบูรณ์

ตัวอย่าง: “เราหวังว่าคุณจะเป็นพันธมิตรถาวรของเราโดยหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่มั่นคงในกิจกรรมของเราในอนาคต” หรือ “เราขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับความสนใจของคุณ และหวังว่าเราจะสามารถพัฒนาความร่วมมือกับคุณในอนาคต” หรือ “ขอขอบคุณสำหรับความสนใจ ฉันหวังว่าเราจะสามารถตอบสนองความสนใจของคุณในตลาด N ต่อไปได้ในอนาคต”

มารยาทและการรู้หนังสือ

อย่าลืมเกี่ยวกับความสุภาพ ตามที่ได้เน้นย้ำไปแล้วข้างต้น เป็นสิ่งสำคัญหากคุณสนใจการติดต่อทางธุรกิจ วลีเช่น "ดีใจที่ได้ร่วมมือ", "ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ", "ฉันขอโทษที่รบกวนคุณ", "เรายินดีที่จะพบคุณ", "คุณอยากจะเข้าร่วมกับเราไหม" และอื่นๆ สองอันสุดท้ายเกี่ยวข้องกับคำเชิญไปร่วมงานเฉลิมฉลองขององค์กรมากกว่าจดหมายธุรกิจ

เพื่อแสดงความเคารพเสมอ ให้เพิ่ม “ได้โปรด” “ขอบคุณ” “คุณจะใจดีไหม” ฯลฯ ในวลีตามความเหมาะสม

การรู้หนังสือของมนุษย์มีความสำคัญไม่น้อยในกระบวนการเขียนจดหมายธุรกิจ แม่นยำยิ่งขึ้นหากคุณทำผิดพลาดขั้นพื้นฐานในกระบวนการสร้างจดหมายเราสามารถพูดได้ว่าคู่สนทนาจะสร้างความคิดเห็นที่แตกต่างไปจากที่คุณคาดหวังอย่างสิ้นเชิง ดังนั้นพยายามเขียนให้เก่งที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และตรวจสอบทุกอย่างหลายครั้ง หากคุณไม่ทราบวิธีค้นหาข้อผิดพลาดและแก้ไขด้วยตนเอง ให้ใช้บริการของผู้ตรวจทานหรือบริการพิเศษ มันง่ายมากแต่จะช่วยให้คุณมั่นใจในข้อความของคุณ

ฝึกฝนและฝึกฝน

บนอินเทอร์เน็ตตามที่ระบุไว้ข้างต้นมีตัวอย่างจดหมายธุรกิจสำเร็จรูปมากมายในทุกหัวข้อ เราไม่ได้แทรกไว้ที่นี่ทั้งหมด เนื่องจากในความเป็นจริง บทความนี้มีพื้นที่ไม่เพียงพอที่จะรองรับข้อมูลจำนวนมากเช่นนี้ แต่เราตัดสินใจที่จะระบุกฎและหลักการพื้นฐานบางประการซึ่งคุณมีโอกาสทำความคุ้นเคยข้างต้น อย่างไรก็ตาม แน่นอนว่าสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ทุกขั้นตอนที่ควรดำเนินการในเส้นทางการเรียนรู้การเขียนเชิงธุรกิจ ในความเป็นจริงแล้ว ประสบการณ์เชิงปฏิบัติมีบทบาทสำคัญที่สุดในสาขานี้
หากคุณศึกษาตัวอย่างจดหมายสำเร็จรูป 5-10 ตัวอย่างและอ่านบทความของเราและแยกกฎบางอย่างจากที่นี่ ในไม่ช้าคุณจะสามารถเขียนจดหมายตามที่คุณต้องการได้ อันที่จริงนี่ก็เพียงพอแล้วที่จะสร้างจดหมายใด ๆ เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจ

ตัวอย่างที่เตรียมไว้

เนื่องจากตามที่ระบุไว้ข้างต้น มีตัวอย่างสำเร็จรูปจำนวนมาก นักเรียนและผู้เชี่ยวชาญมือใหม่จึงถูกล่อลวงให้ใช้งานสำเร็จรูปของผู้อื่นเพื่อสร้างโครงการของตนเองโดยอิงจากงานดังกล่าว ฉันอยากจะบอกว่านี่ไม่แนะนำในทางปฏิบัติ แต่ในการฝึกอบรม - ได้โปรด

ในกระบวนการศึกษาสิ่งที่เขียนด้วยตัวอักษรอื่น คุณจะสามารถเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการชี้แจงในจดหมายโต้ตอบได้ง่ายขึ้น นี่เป็นเรื่องปกติเพราะเป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะเรียนรู้โดยตรงจากประสบการณ์

จริงอยู่หากคุณได้รับงานเขียนจดหมายธุรกิจฉบับเต็ม ให้ลองตรวจสอบตัวอย่างก่อนแล้วเลือกตัวอย่างที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานของคุณ จากนั้นคุณจะต้องปรับให้เข้ากับสถานการณ์ที่คุณมีตามแนวคิดทั่วไปให้มากที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็เขียนใหม่เพื่อสร้างรูปแบบการนำเสนอและการเขียนของคุณเอง ท้ายที่สุดแล้ว บางทีคุณอาจจะสามารถถ่ายทอดข้อมูลได้ดีขึ้น และทำให้การสื่อสารมีประสิทธิผลและประสิทธิผลมากขึ้น

เรียนรู้และฝึกฝน! และในระยะเวลาอันสั้น คุณจะสามารถสร้างจดหมายธุรกิจของคุณเองได้!