สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์. โปรแกรม Office Office
คุณสมบัติที่โดดเด่น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ของโอลิมปัสเป็นฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายซึ่งมีต้นกำเนิดมาจากงานสำนักงานแบบคลาสสิก
ในองค์กรอุตสาหกรรมขนาดใหญ่งานของเลขานุการ (เสมียน) ไม่เพียง แต่ลงทะเบียนเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงงานอื่น ๆ อีกด้วย:
- กำหนดผู้จัดการที่จะถ่ายโอนเอกสารขาเข้าสำหรับการแก้ปัญหา
- การเตรียมมติล่วงหน้า
- จัดส่งเอกสารให้กับผู้รับเหมา
- ควบคุมการกลับมาของต้นฉบับ
- การวิเคราะห์สรุปการดำเนินงาน
- การควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง
- การจัดทำรายงานขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับงานที่ไม่บรรลุผล
- ส่งเอกสารขาออก
- ค้นหาเอกสารที่ต้องการตามคำขอ
- พิมพ์สแกน
- และแม้กระทั่งการจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก พนักงานที่ดีต้องรับผิดชอบทั้งหมดนี้
สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ของโอลิมปัสสามารถทำให้งานของคนดีง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น!
การลงทะเบียนอัตโนมัติ:
|
อีเมลขาเข้า |
เนื่องจากไคลเอนต์อีเมลในตัวระบบจะอ่านรายละเอียดจากอีเมลและกรอกข้อมูลลงในบัตรลงทะเบียนด้วย
|
| เทคโนโลยีในการจัดเตรียมเอกสารขาออกและเอกสารภายในใน Olympus นั้นคล้ายคลึงกันดังนั้นเอกสารที่ตกลงและอนุมัติแล้วจะมาสำหรับการลงทะเบียนโดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดที่ทราบแล้ว |
จดหมายขาออกและเอกสารภายใน
|
การควบคุมเอกสารที่ได้รับซ้ำโดยอัตโนมัติ
ระบบจะตรวจจับเอกสารที่เข้ามาใหม่ในองค์กรและเตือนเกี่ยวกับเรื่องนี้
การแจ้งเตือนการส่งคืนอัตโนมัติ
ระบบจัดเตรียมโครงร่างสำหรับการเคลื่อนไหวของต้นฉบับและหากไม่ส่งคืนทันเวลาระบบจะแจ้งให้นายทะเบียนทราบ
ระบบการสื่อสารที่สะดวก
ลิงก์ของเอกสารใน Olympus บ่งบอกถึงความเป็นไปได้ในการรับประวัติโดยละเอียดของเอกสารที่เชื่อมต่อกันทั้งหมดรวมถึงเอกสารที่เก็บถาวรที่สร้างขึ้นเพิ่มเติมในการยกเลิกหรือแก้ไข
ผู้ออกแบบรายงาน
พนักงานสามารถสร้างรายงานที่ต้องการได้โดยใช้ตัวออกแบบรายงานของระบบ Olympus โดยไม่ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบหรือโปรแกรมเมอร์ นี่คือรายงานที่สร้างขึ้นบ่อยครั้งในเอกสารที่โดดเด่นหรือเอกสารควบคุม
ระบบกรองที่ยืดหยุ่น
ระบบ Olymp ช่วยให้สามารถดำเนินการร้องขอการค้นหาเอกสารโดยใช้สตริงตัวกรอง บรรทัดการกรองช่วยให้คุณกำหนดเงื่อนไขการค้นหาตัวแปรสำหรับเอกสารที่ต้องการได้
สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ในระบบโอลิมปัส เป็นเครื่องมือสำหรับจัดการงานสำนักงานดิจิทัล ส่วนนี้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของ บริษัท ประกอบด้วยประวัติผลงานของผู้ใช้ จัดเก็บลิงก์เอกสารทั้งหมด แจ้งเกี่ยวกับวันครบกำหนด รวมไฟล์ทั้งหมดที่สร้างด้วยเอกสาร ให้คำตอบสำหรับคำถามของนักแสดงและผู้ที่รับผิดชอบเอกสารตลอดจนผลงานของพวกเขา
การควบคุมการดำเนินการ
การควบคุมการดำเนินการในระบบ Olympus เป็นฟังก์ชันเชิงลึกที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาขั้นตอนและผลลัพธ์ของการดำเนินการตามคำสั่ง ฟังก์ชันนี้มีอยู่ทั่วทั้งระบบตั้งแต่สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงที่จัดเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้าง ฟังก์ชันนี้สร้างขึ้นตามช่วงเวลาของการดำเนินการของเอกสารและคำแนะนำและแจ้งเกี่ยวกับความล้มเหลวของกำหนดเวลาเหล่านี้
การแสดงภาพการควบคุมการดำเนินการ
- ตัวบ่งชี้สีและข้อความจากระบบ Olympus เกี่ยวกับความล้มเหลวของกำหนดเวลา
- โหมดเฉพาะที่มีจำนวนงานทั้งหมดที่ได้รับเข้าทำงานเสร็จตรงเวลาเสร็จสิ้นโดยมีความล่าช้าในช่วงเวลาที่ไม่เสร็จตรงเวลา
- รายงานทั้งระบบเกี่ยวกับการดำเนินการตามคำสั่งในบริบทของเอกสารตัวดำเนินการตัวควบคุม
การควบคุมพิเศษ
เพื่อการดำเนินงานที่มีคุณภาพสูงในเวลาที่เหมาะสม Olympus มีระบบควบคุมพิเศษ สาระสำคัญคืองานที่สำคัญที่สุดทั้งหมดที่กำหนดไว้สำหรับการควบคุมจะต้องผ่านขั้นตอนการกำจัดออกจากการควบคุมเช่น ปิด ในบางกรณีในการลบงานออกจากการควบคุมจำเป็นต้องประเมินคุณภาพของงานที่ดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถ จากนั้นระบบสามารถใช้ขั้นตอนการยืนยันเพิ่มเติมได้
การสร้างคำสั่งควบคุม
- การออกคำสั่งควบคุมจะมาพร้อมกับการแต่งตั้งหัวหน้างานและถ้าจำเป็นพนักงานจะยืนยันการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพ
- อัตราส่วนวินัยในการปฏิบัติงานจะคำนวณโดยอัตโนมัติสำหรับคำสั่งทดสอบ
- โหมดพิเศษ "การวิเคราะห์การดำเนินงานควบคุม" จะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับความตรงเวลาของการดำเนินงานควบคุม
- แดชบอร์ดบนเดสก์ท็อปแปลงข้อมูลนี้เป็นมุมมองกราฟิก
การจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสารที่มีความสามารถเป็นกุญแจสำคัญในการทำงานที่มีประสิทธิผลของแผนกแผนกบริการและองค์กรโดยรวม "การจัดการเอกสาร" ในระบบ Olympus เป็นเครื่องมือที่ทันสมัยสำหรับการจัดการองค์กรขนาดใหญ่โดยเน้นเฉพาะกระบวนการทางธุรกิจระดับสูง
"การจัดการเอกสาร" เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการเอกสาร - โมดูลของโอลิมปัสซึ่งสร้างขึ้นจากหลักการของผู้วางแผนนั่นคือ งานและเอกสารทั้งหมดที่พนักงานได้รับจะเรียงต่อกันในรายการเดียว
รายการจะแสดงประเภทของงานเรื่องเนื้อหาวันที่รับวันครบกำหนดว่ามาจากใคร รายการนี้สามารถเสริมด้วยคอลัมน์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย
พื้นหลังสีแดงส่งสัญญาณถึงงานที่ค้างชำระซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ลืมความสำเร็จ ระบบมีการควบคุมขั้นสูงเมื่อตัวบ่งชี้สีแจ้งเกี่ยวกับวันที่ใกล้ดำเนินการของเอกสาร
ข้อมูลเพิ่มเติมทั้งหมดที่จะต้องใช้ในการตัดสินใจจะปรากฏอยู่ใต้รายการบนแท็บ สิ่งเหล่านี้คือข้อความเอกสารการมอบหมายโดยละเอียดประวัติการเคลื่อนไหวและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ง่ายต่อการค้นหาเอกสารที่ต้องการในโปรแกรมรวมถึงการเพิ่มประวัติการทำงานด้วย ยิ่งไปกว่านั้นประวัติศาสตร์ยังแสดงให้เห็นว่ามีการหมุนเวียนเอกสารกี่แวดวงใครเป็นคนดำเนินการและใครยังไม่ได้ทำ
รับข้อมูลทันที:
- ใครเป็นผู้ริเริ่มเอกสาร
- ใครเห็นด้วย;
- ใครมีมันในขณะนี้
- ความคิดเห็นใดที่ได้รับและโดยใครในเอกสาร
- เอกสารนี้เกี่ยวข้องกับเอกสารอื่น ๆ หรือไม่และมีความสามารถในการเปิดรวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องอย่างไร
- สำหรับพนักงานบริการแผนกหรือทั้งองค์กรโดยรวมเพื่อดูภาพของคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์และไม่ได้รับการส่งมอบ
ความสะดวกในการทำงานกับเอกสารจำนวนมาก:
- ระบบจะสร้างรายการเอกสารเพื่อประกอบการพิจารณา
- ระบบจะแจ้งให้คุณทราบว่าคุณต้องการเอกสารใดในการตัดสินใจเร่งด่วน
- ระบบแจ้งเกี่ยวกับช่วงเวลาที่กำลังจะสิ้นสุดลง
- ระบบช่วยให้สามารถมอบหมายงานของคุณและควบคุมการดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมได้อย่างง่ายดาย
- ระบบช่วยให้คุณได้รับประวัติการทำงานในเอกสารใด ๆ
- ระบบจะช่วยให้คุณสามารถแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ในระหว่างที่เขาไม่อยู่และดูว่ารองทำงานอย่างไร
จัดการเอกสารได้ง่าย:
- เพิ่มความเร็วในการแลกเปลี่ยนข้อมูล
- การเพิ่มระดับวินัยผู้บริหารของพนักงาน
- การปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการดำเนินการตามสัญญา
- ความสามารถในการรับข้อมูลที่จำเป็นโดยไม่ต้องลุกขึ้นจากที่ทำงานอย่างรวดเร็ว
โครงสร้างการจัดเก็บ
การจัดเก็บเอกสารที่มีโครงสร้างของระบบ Olympus ไม่ได้เป็นเพียงแค่ไลบรารีที่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ได้อย่าง จำกัด เท่านั้น แต่ยังเป็น "ฐานความรู้" ของพนักงานแต่ละคน หลักการสร้างที่เก็บ Olympus นั้นขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ในส่วนโฟลเดอร์เอกสารไฟล์ ระบบจะสร้างโครงสร้างที่เก็บถาวรสำหรับพนักงานแต่ละคนโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้จะเห็นเฉพาะส่วนและเอกสารที่เขามีสิทธิ์
นอกจากนี้พนักงานยังมีความสามารถในการคัดลอกส่วนหนึ่งของโครงสร้างของไฟล์เก็บถาวรโฟลเดอร์เอกสารไปยังที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล โอกาสดังกล่าวจะช่วยให้ผู้ใช้รับข้อมูลและเอกสารที่ต้องการได้เร็วขึ้น
การเติมที่เก็บข้อมูล
ที่เก็บข้อมูลในระบบ Olympus จะเต็มไปด้วยเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อเสร็จสิ้นรอบการทำงานกับเอกสาร เทคโนโลยีนี้ช่วยให้คุณรวบรวมเอกสารที่จำเป็นในส่วนที่เหมาะสมโดยไม่ต้องจัดสรรเวลาสำหรับงานนี้โดยเฉพาะ
เมื่อเอกสารใหม่ปรากฏขึ้นในที่จัดเก็บระบบจะแจ้งพนักงานหากสมัครรับการแจ้งเตือนดังกล่าว
สะดวกในการทำงานกับเอกสาร
สถานที่จัดเก็บของ Olymp โดดเด่นด้วยบริการที่ใช้งานได้ซึ่งกำหนดความสะดวกในการทำงานกับเอกสาร:
- เวอร์ชัน;
- เอกสารความสัมพันธ์ (ยกเลิกไม่ถูกต้องนอกจากนี้);
- สารสกัดจากไฟล์เก็บถาวร
- การออกต้นฉบับ
- แอตทริบิวต์การจัดเก็บ (หมายเลขสินค้าคงคลังการจัดเก็บชั้นวางชั้นวางจำนวนสำเนา)
ใน บริษัท ขนาดใหญ่จะมีการติดต่อกับคู่สัญญาหลายหมื่นคนต่อปีและพนักงานหลายพันคนจะสร้างเอกสารภายใน ส่วนหนึ่งของการติดต่อสามารถรับและดำเนินการในรูปแบบกระดาษได้ ระบบเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ บริษัท ต่างๆสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้หลายครั้งและสร้างที่เก็บเอกสารทั้งหมดได้ในที่เดียว
"Chancery" ครอบคลุมวงจรการทำงานทั้งหมดด้วยเอกสารกระดาษ: ตั้งแต่การเข้าและลงทะเบียนจนถึงการส่งไปยังที่เก็บถาวร ฟังก์ชันนี้เป็นไปตามมาตรฐานการทำงานในสำนักงานของรัสเซียอย่างสมบูรณ์ทำให้คุณสามารถดำเนินการ "ด้วยตนเอง" ส่วนใหญ่ได้โดยอัตโนมัติ
การรักษาระบบการตั้งชื่อของกรณีและวารสารการลงทะเบียน
องค์ประกอบที่ได้รับการอนุมัติของระบบการตั้งชื่อของกรณีจะถูกเก็บไว้ในหนังสืออ้างอิงพิเศษของระบบ ในกรณีของการจัดทำบัญชีเอกสารแบบกระจายอำนาจสถานที่ลงทะเบียนจะจัดเตรียมไว้ในแผนกโครงสร้าง
ศัพท์เฉพาะของกรณี
เมื่อจัดเตรียมเอกสารสำหรับถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรสำหรับแต่ละกรณีระบบการตั้งชื่อคุณสามารถพิมพ์หน้าปกของกรณีและรายการเอกสารได้โดยอัตโนมัติ เวลาในการเตรียมการจัดเก็บข้อมูลและการค้นหาในที่เก็บถาวรจะลดลงหลายครั้ง
การลงทะเบียนเอกสาร
ในการป้อนเอกสารใน DIRECTUM ให้กรอกข้อมูลในฟิลด์บังคับของบัตรควบคุมการลงทะเบียน (RCC) จากนั้นหมายเลขการลงทะเบียนจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ ระบบการกำหนดหมายเลขที่ยืดหยุ่นช่วยให้คุณกำหนดหมายเลขให้กับเอกสารในบริบทของสมุดรายวันการลงทะเบียนแต่ละรายการโดยพลการและโดยอัตโนมัติ หมายเลขสามารถรวมรหัสแผนกรหัสวารสารและรายละเอียดที่จำเป็น ด้วยการดำเนินการแก้ปัญหาเวลาเฉลี่ยในการลงทะเบียนเอกสารจะลดลง 35-50%
ตัวอย่าง RKK
RKK ประกอบด้วยข้อมูลหลัก (แผนกวันที่ลงทะเบียนหมายเลขทะเบียน ฯลฯ ) ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของเอกสารกระดาษใด ๆ เช่นที่ตั้ง เมื่อเอกสารถูกย้ายระหว่างแผนก RKK ของตัวเองจะถูกตั้งค่าในสถานที่ลงทะเบียนแต่ละแห่ง เป็นไปได้ที่จะติดตามการเคลื่อนไหวของเอกสารกระดาษภายใน บริษัท ตามห่วงโซ่ของ RCC ที่สร้างขึ้น
คุณยังสามารถแนบเอกสารหรือภาพที่สแกนเข้ากับ RKK DIRECTUM Capture Service ใช้เพื่อป้อนเอกสารจำนวนมากอย่างรวดเร็ว รองรับหลายวิธีในการป้อนเอกสาร: จับจากอีเมลหรือจากระบบไฟล์ (ตัวอย่างเช่นจากสแกนเนอร์)
ฟังก์ชันการสร้าง ALS และการกรอกข้อมูลสามารถโอนไปยังกลไกอัจฉริยะของ Ario ได้ เมื่อได้รับเอกสารแล้วพวกเขาจะแยกประเภทเป็นอิสระจดจำข้อความและเติม RCK ด้วยข้อมูลที่มีความหมายที่ดึงออกมา เสมียนสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการเติมเท่านั้น วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถลดเวลาในการลงทะเบียนและลดจำนวนการดำเนินงานประจำ
การพิจารณาและดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารขาเข้า
หลังจากลงทะเบียนเอกสารขาเข้าเสมียนจะส่งไปยังผู้จัดการในไม่กี่คลิก จากผลการพิจารณาเอกสารเลขานุการหรือหัวหน้าจะกำหนดคำแนะนำสำหรับเอกสาร
หากผู้นำมีผู้ช่วยผู้ช่วยของเขาจะทำการตรวจสอบเอกสารเบื้องต้นพร้อมกับการจัดทำร่างมติ หัวหน้าสามารถอนุมัติเฉพาะความละเอียดฉบับร่างและส่งคำสั่งสำหรับการดำเนินการ
ในขั้นตอนการดำเนินการตามคำสั่งมีดังต่อไปนี้:
- การแก้ไขความสอดคล้องกับการดำเนินการ
- ความสามารถในการมอบหมายและส่งเพื่อแก้ไข
- การควบคุมเวลาขอกำหนดเวลาใหม่
ผู้บังคับบัญชาตรวจสอบประสิทธิภาพด้วยสายตา ผู้เข้าร่วมทั้งหมดในงานสามารถเข้าถึงข้อมูลสรุปสั้น ๆ ที่สะท้อนสถานการณ์ในงานที่เกี่ยวข้องได้
ต้นไม้ภารกิจ
การส่งจดหมายถึงผู้สื่อข่าว
โซลูชันนี้รวมเข้ากับโมดูล "Exchange with counterparties" อย่างใกล้ชิด เมื่อจดหมายขาออกได้รับการอนุมัติแล้วการส่งไปยังผู้รับผ่านระบบแลกเปลี่ยนเอกสารทำได้ง่ายช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์เอกสารหลายครั้งและลดต้นทุนการจัดส่ง
นอกจากนี้สำหรับเอกสารขาออกคุณสามารถระบุรายชื่ออีเมลสำหรับองค์กรและส่งอีเมลไปยังผู้รับโดยอัตโนมัติหรือพิมพ์ซองจดหมายที่ตรงตามมาตรฐาน Russian Post
การพิมพ์ซองจดหมาย
การลงทะเบียนและทำความคุ้นเคยกับเอกสารขององค์กรและการบริหาร
การลงทะเบียนและการส่งเอกสารการบริหารเพื่อขออนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพียงพอที่จะกรอกข้อมูลที่จำเป็นในตัวช่วยสร้างการดำเนินการหลังจากนั้นระบบจะสร้างเอกสารและส่งไปยังพนักงานที่จำเป็นเพื่อขออนุมัติและลงนาม:
หลังจากลงนามแล้วสามารถส่งเอกสารองค์กรและการบริหารไปยังพนักงานที่สนใจเพื่อตรวจสอบได้ ในการดำเนินการนี้ให้กรอกรายชื่ออีเมล RKK รายการนี้สามารถใช้ในอนาคตเพื่อแจกจ่ายเอกสารอื่นได้
พนักงานในรายชื่อผู้รับจดหมายจะได้รับมอบหมายงานเพื่อทำความคุ้นเคยกับเอกสาร ในระบบ DIRECTUM เพื่อยืนยันการทำความคุ้นเคยก็เพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ และหากงานถูกส่งไปทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่ไม่ได้ป้อนในระบบสิ่งนี้จะถูกระบุไว้ในข้อความของงานและนักแสดงจะทำความคุ้นเคยกับเอกสารในรูปแบบกระดาษ
ค้นหาและวิเคราะห์
ตามรายละเอียดที่ทราบทั้งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เองและ RKK สามารถพบได้พร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งและขั้นตอนการดำเนินการของเอกสาร
ค้นหาโดย RKK
นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการร่วมกับ RKK ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้บาร์โค้ดบนกระดาษอะนาล็อกของเอกสาร ด้วยเทคโนโลยีการระบุตัวตนที่รวดเร็วเครื่องสแกนพิเศษจะอ่านบาร์โค้ดหลังจากนั้นระบบจะค้นหาเอกสารและงานที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
หน้าต่างการดำเนินการสำหรับเอกสารที่พบ
ในการวิเคราะห์ประสิทธิผลของงานของผู้ใช้ระบบจะจัดทำรายงานพิเศษ: "รายการตรวจสอบ", "การควบคุมเวลาดำเนินการของคำสั่งซื้อ", "สถิติในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ", "เอกสารที่จะส่งคืน" เป็นต้น
ตัวอย่างรายงาน
เว็บไคลเอ็นต์สามารถใช้ในสำนักงานระยะไกลขององค์กรที่กระจายตามพื้นที่หรือเป็นไคลเอนต์หลักที่มีฟังก์ชันข้ามแพลตฟอร์มและง่ายต่อการดูแลระบบ ในการทำงานคุณต้องเข้าถึงอินเทอร์เน็ตเท่านั้น
RKK ขาเข้าในสำนักงานเว็บ
ผลการดำเนินการ
การใช้โซลูชันนี้พนักงานจะได้รับคำสั่งและคำแนะนำในเวลาที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินการ การควบคุมการดำเนินการตามการตัดสินใจของผู้บริหารจะโปร่งใสอย่างสมบูรณ์
- ให้น้อยที่สุด ความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสารจะลดลง
- 2 ครั้ง เวลาในการจัดเตรียมและอนุมัติจดหมายขาออกจะลดลง
- 12 ครั้ง ค้นหาตำแหน่งของเอกสารกระดาษได้เร็วขึ้น
- 2 ครั้ง การเตรียมข้อมูลสำหรับผู้บริหารในการดำเนินการตามคำสั่งจะเร่งดำเนินการ
- 20% การดำเนินการตามคำแนะนำจากผู้บริหารจะเพิ่มขึ้น
เมื่อซื้ออุปกรณ์เสริมต่างๆสำหรับอุปกรณ์พกพาและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในร้าน Sotovik-M เราขอแนะนำให้สะสมเครื่องเขียนไว้ด้วยซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับกระบวนการทำงานของธุรกิจหรือสถาบันที่ไม่แสวงหาผลกำไร หากคุณต้องการซื้อเครื่องเขียนราคาส่งให้เลือกดูผลิตภัณฑ์ของเรา
การซื้อเครื่องเขียนจำนวนมากจากผู้ผลิต (เครื่องเขียนจำนวนมากการขายส่งเครื่องเขียนในมอสโกว) เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการประหยัดค่าใช้จ่ายในสำนักงานของ บริษัท อย่างมีนัยสำคัญด้วยเครื่องเขียนจำนวนมาก คุณต้องการขายส่งเครื่องเขียนราคาถูกหรือไม่? ด้วยการสั่งซื้อปากกาดินสอคลิปหนีบกระดาษสมุดบันทึกและมโนสาเร่อื่น ๆ ไตรมาสละครั้งหรือหกเดือนคุณจะไม่ต้องเสียเวลาในการลงทะเบียนการจัดส่งรายเดือนถัดไป การซื้อเครื่องใช้สำนักงานแบบขายส่งจำนวนมากยังมีประโยชน์สำหรับองค์กรของรัฐ - หน่วยงานของสถาบันการศึกษาหลายแห่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานจำนวนมากสำหรับโรงเรียนอนุบาลหรือมหาวิทยาลัย บริษัท ขายส่งเครื่องเขียนมีนโยบายการกำหนดราคาที่เหมาะสมดังนั้น Sotovik-M จึงขายเครื่องเขียนในราคาที่เหมาะสม - เครื่องเขียนขายส่งมีราคาถูก ขายส่งเครื่องเขียนในมอสโกว (ขายส่งเครื่องเขียนมอสโก, ขายส่งเครื่องเขียนมอสโก) ในร้านค้าออนไลน์ของเรา
ขายส่งเครื่องเขียนราคาถูกมาก ขายส่งเครื่องเขียนในมอสโก
ขายส่งเครื่องเขียนในร้านของเราในราคาที่ถูกใจที่สุด หากคุณกำลังวางแผนที่จะซื้อเครื่องเขียนของโรงเรียนขายส่งเครื่องเขียนจำนวนมากในราคาถูกหรือสั่งซื้อเครื่องเขียนที่ไม่ธรรมดาสำหรับร้านขายของกระจุกกระจิก Sotovik-M คือสิ่งที่คุณต้องการ! ซื้อเครื่องเขียนจำนวนมากตั้งแต่สมุดบันทึกธรรมดาไปจนถึงประทับตราผลิตภัณฑ์และนามบัตรในราคาที่น่าสนใจพร้อมการจัดส่งที่รวดเร็วทั่วรัสเซีย เรามีขายส่งเครื่องเขียนราคาถูกมาก!
โดยปกติภาระในการตรวจสอบการไหลของเอกสาร "กระดาษ" และการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งจะขึ้นอยู่กับหน่วยงานขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงาน: สำนักงานการจัดการกรณีและปัญหารวมถึงผู้รับผิดชอบงานสำนักงานในแผนกโครงสร้าง สำหรับพวกเขาโมดูล "Office" ของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ DIRECTUM และระบบการจัดการการโต้ตอบมีไว้สำหรับพวกเขา โมดูลนี้ช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินการตามปกติสำหรับการประมวลผลเอกสารกระดาษตามข้อกำหนดของสถาบันการศึกษาของรัฐซึ่งใช้เทคโนโลยีสำนักงานแบบดั้งเดิมของรัสเซีย:
- การลงทะเบียนแบบรวมของการติดต่อขาเข้าและขาออกทั้งหมดรวมทั้งเอกสารภายในโดยใช้บัตรควบคุมการลงทะเบียน (RCC)
- การลงทะเบียนตำแหน่งของเอกสารกระดาษในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิต: การพิจารณาโดยฝ่ายบริหารการอนุมัติเอกสารฉบับร่างการดำเนินการ ฯลฯ
- ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งมติและคำแนะนำของฝ่ายบริหารในเวลาที่เหมาะสม
- การตัดเอกสารในคดีตามระบบการตั้งชื่อของกรณีที่นำมาใช้ในองค์กร
- ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับสถานะความพร้อมใช้งานการเคลื่อนย้ายเอกสารกระดาษ
- การขอรับแบบฟอร์มมาตรฐานและวารสารที่จำเป็นตลอดจนรายงานสถิติเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานขององค์กร
นอกจากนี้โมดูล "Office" ยังช่วยให้คุณจัดระเบียบการแลกเปลี่ยนระหว่างองค์กรต่างๆ ด้วยการแลกเปลี่ยนดังกล่าวคุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) และกลไกพิเศษของระบบช่วยให้คุณสามารถควบคุมการส่งเอกสารได้ หลักการของการแลกเปลี่ยนเป็นไปตามมาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "ปฏิสัมพันธ์ของระบบอัตโนมัติสำหรับการสนับสนุนการจัดการเอกสาร" ซึ่งได้รับการอนุมัติโดย Guild of Managers of Documentation
การรักษาระบบการตั้งชื่อของกรณีและวารสารการลงทะเบียน
ระบบการกำหนดหมายเลขที่ยืดหยุ่นช่วยให้คุณกำหนดหมายเลขให้กับเอกสารในบริบทของสมุดรายวันการลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับแต่ละวารสารจะมีการตั้งค่าวิธีการกำหนดหมายเลขอัตโนมัติของเอกสารภายในสมุดรายวันโดยพลการ หมายเลขอาจประกอบด้วยรหัสแผนกรหัสวารสารและรายละเอียดอื่น ๆ ที่จำเป็น
เมื่อจัดเตรียมเอกสารสำหรับการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรสำหรับแต่ละกรณีระบบการตั้งชื่อคุณสามารถพิมพ์หน้าปกของเคสรวมทั้งสินค้าคงคลังของเอกสารเคสซึ่งจะช่วยลดเวลาในการเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บเอกสารได้อย่างมาก
การลงทะเบียนเอกสาร
ในการลงทะเบียนเอกสารในโมดูล "Office" จะใช้การลงทะเบียนและการ์ดควบคุม (RCC) ซึ่งมีข้อมูลหลักทั้งหมด (ผู้สื่อข่าวหน่วยขององค์กรตัวแทนขององค์กรวันที่ลงทะเบียนหมายเลขการลงทะเบียนเรื่องและสรุปเอกสารวิธีการจัดส่ง ฯลฯ ) ) ตลอดจนข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับสถานะของเอกสารกระดาษใด ๆ ขององค์กร (ที่ตั้งสถานะการดำเนินการ ฯลฯ ) สำหรับเอกสารขาออกคุณสามารถระบุรายชื่ออีเมลตามองค์กรได้
ระบบใช้ความสามารถในการลงทะเบียนเอกสารจากทั้งองค์กรและประชาชน
สำหรับองค์กรที่ใช้การลงทะเบียนเอกสารแบบกระจายอำนาจระบบจะใช้สถานที่ลงทะเบียน - ที่ทำงานของเลขานุการและเจ้าหน้าที่ของสำนักงาน สถานที่ลงทะเบียนแต่ละแห่งสามารถให้บริการได้โดยแผนกเดียวหรือหลายแผนก ตามสถานที่ลงทะเบียนสามารถแยกสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้
เมื่อเอกสารถูกย้ายระหว่างแผนก ณ สถานที่ลงทะเบียนแต่ละแห่งสามารถเริ่ม RKK ของตัวเองได้ ดังนั้นห่วงโซ่ RKK จึงปรากฏขึ้นซึ่งเป็นไปได้ที่จะติดตามการเคลื่อนไหวของเอกสารกระดาษไม่เพียง แต่ระหว่างพนักงานภายในแผนกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงระหว่างแผนกด้วย นอกจากนี้ผ่าน RKK เอกสารที่ลงทะเบียนของระบบจะเชื่อมต่อกันเช่น: "ในการตอบสนอง", "ในการดำเนินการ" เป็นต้น
ขั้นตอนการลงทะเบียนนั้นง่ายและประกอบด้วยการกรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นของ RKK ในขณะที่หมายเลขการลงทะเบียนจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติ
เมื่อลงทะเบียนโดยตรงจาก RKK คุณสามารถป้อนเอกสารที่สแกน (อิเล็กทรอนิกส์) ลงในโมดูล "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" ด้วยการเชื่อมต่ออัตโนมัติกับ RKK สำหรับการป้อนเอกสารจำนวนมากในพรอมต์ระบบจะใช้บริการป้อนข้อมูลของระบบซึ่งให้การป้อนข้อมูลแบบสตรีมมิ่งของเอกสารลงในโมดูล ในอนาคต RKK เช่นเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ป้อนสามารถพบได้ง่ายโดยใช้บาร์โค้ดบนกระดาษอะนาล็อกของเอกสารด้วยเทคโนโลยีการระบุตัวตนที่รวดเร็วในระบบ
ตามข้อมูล RKK จะมีการพิมพ์บันทึกของเอกสารขาเข้าและขาออก สำหรับเอกสารขาออกคุณสามารถสร้างและพิมพ์สติกเกอร์ซองจดหมายโดยอัตโนมัติ
การเคลื่อนย้ายและการดำเนินการของเอกสาร
หลังจากการลงทะเบียนเอกสารขาเข้าจะต้องผ่านขั้นตอนของการพิจารณาความละเอียดการควบคุมและการดำเนินการของเอกสาร ในเวลาเดียวกันงานเพิ่มเติมของนักแสดงพร้อมเอกสารสามารถดำเนินการได้อย่างสมบูรณ์ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งนี้ช่วยลดเวลาที่ต้องใช้สำหรับนักแสดงลงอย่างมากและป้องกันการสูญหายของต้นฉบับโดยไม่ได้ตั้งใจ
ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานของผู้จัดการเอกสารจะได้รับการตรวจสอบโดยเขาไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ตามมติที่ออกโดยหัวหน้าเอกสารสามารถควบคุมได้ด้วยการแต่งตั้งนักแสดงคำแนะนำและกำหนดเวลา สำหรับผู้ดำเนินการที่ทำงานกับโมดูล "การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" เลขานุการหรือผู้จัดการเองสามารถสร้างงานโดยตรงจาก ALAC ได้อย่างรวดเร็ว การทำงานกับงานช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากความสามารถของระบบในการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งเช่น: บันทึกการโต้ตอบที่สมบูรณ์เกี่ยวกับการดำเนินการคำสั่ง ความสามารถในการส่งเพื่อแก้ไข การกำหนดเส้นทางที่ยืดหยุ่น ฯลฯ
จากนั้นตามงานที่เกี่ยวข้องกับ RKK คุณสามารถสร้างประวัติการทำงานในเอกสารขั้นตอนการอนุมัติเหตุผลในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
หากใช้โมดูล "Office" อย่างอิสระเลขานุการจะป้อนคำสั่งทั้งหมดที่ออกให้กับนักแสดงใน RKK ของเอกสารหลังจากนั้นจะมีการตรวจสอบการดำเนินการตามเวลา ในกรณีนี้สามารถพิมพ์คำสั่งซื้อสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ระบบอัตโนมัติได้
เมื่อทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์การเคลื่อนไหวทั้งหมดของเอกสารจะดำเนินการผ่านงานในขณะที่บนแท็บพิเศษของ RKK จะมีการบันทึกตำแหน่งของเอกสารกระดาษได้ตลอดเวลา สิ่งนี้ช่วยให้คุณค้นหาเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษได้อย่างรวดเร็วผ่าน RKK การทำงานกับเอกสารขาออกและเอกสารภายในจะใช้หลักการเดียวกัน
การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างระบบ
เมื่อใช้ระบบนี้คุณสามารถจัดระเบียบการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นทางการและมีนัยสำคัญทางกฎหมายระหว่างองค์กรต่างๆ การแลกเปลี่ยนเอกสารขึ้นอยู่กับการใช้มาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ "การโต้ตอบของระบบอัตโนมัติสำหรับการสนับสนุนการจัดการเอกสาร" ซึ่งได้รับการอนุมัติจาก Guild of Managers of Documentation
การแลกเปลี่ยนเอกสารสามารถทำได้ทั้งระหว่างแผนกโครงสร้างของ บริษัท เดียว (โฮลดิ้ง) และระหว่างองค์กรพันธมิตรอิสระ ในขณะเดียวกันคู่สัญญาในการแลกเปลี่ยนอาจใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่แตกต่างกันหรือไม่ทำงานกับระบบดังกล่าวเลย
หากมีการแลกเปลี่ยนระหว่างแผนกของ บริษัท หนึ่ง บริษัท (การถือครอง) การทำงานกับเอกสารจะเกิดขึ้นในโมดูล "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์", "การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" และ "สำนักงาน" หากมีการแลกเปลี่ยนระหว่างองค์กรบุคคลที่สามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกส่งออกจากระบบไปยังไฟล์รูปแบบ ESD บุคคลที่สองสามารถนำเข้าเอกสาร ESD ไปยังระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของพวกเขา (โดยมีรูปแบบนี้ได้รับการสนับสนุนโดยระบบนี้รูปแบบ ESD เปิด) หรือใช้โปรแกรม DIRECTUM OverDoc ฟรีเพื่อทำงานกับเอกสาร ESD DIRECTUM OverDoc ช่วยให้คุณสามารถดูเอกสารแอตทริบิวต์และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดที่ลงนามในเอกสารรวมทั้งโทเค็นความถูกต้อง
ค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล
จากช่วงเวลาของการลงทะเบียนของเอกสารใด ๆ ในระบบคุณสามารถค้นหาทั้งบัตรลงทะเบียนพร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่และกระบวนการดำเนินการของเอกสารเช่นเดียวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เอง
ระบบค้นหาตามหมายเลขทะเบียนผู้สื่อข่าวผู้เขียนมติตลอดจนรายละเอียดทั้งหมดของ RKK และชุดค่าผสมโดยพลการ
นอกจากนี้ระบบยังมีรายงานพิเศษที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ใช้อย่างมีนัยสำคัญ: เอกสารที่อยู่ระหว่างการพิจารณา, คำสั่งซื้อที่ค้างชำระ, เอกสารที่จะส่งคืนเป็นต้น
โมดูลเว็บ "Office"
โมดูลเว็บ "Office" ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานกับเอกสารทางการโดยอัตโนมัติตัวอย่างเช่นเอกสารการดูแลระบบจดหมายขาเข้าและขาออกคำแนะนำรายงานและบันทึกช่วยจำ อำนวยความสะดวกในการประมวลผลเอกสารที่เป็นกระดาษ
การประมวลผลเอกสารกระดาษดำเนินการตามข้อกำหนดของสถาบันการศึกษาของรัฐซึ่งใช้เทคโนโลยีสำนักงานแบบดั้งเดิมของรัสเซีย
เว็บโมดูล "Office" มุ่งเป้าไปที่การแก้ปัญหา:
- การลงทะเบียนแบบครบวงจรของการติดต่อทั้งขาเข้าและขาออกตลอดจนเอกสารภายในโดยใช้บัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุม
- ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งมติและคำแนะนำของฝ่ายบริหารในเวลาที่เหมาะสม
- ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับสภาพความพร้อมการเคลื่อนไหวของเอกสารกระดาษ
- ได้รับแบบฟอร์มมาตรฐานที่จำเป็นและวารสารตลอดจนรายงานสถิติเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ขององค์กร
พื้นฐานของโมดูลเว็บ "Office" ประกอบด้วยหนังสืออ้างอิง "การลงทะเบียนและการ์ดควบคุม" "คำแนะนำสำหรับ RKK" "ระบบการตั้งชื่อกรณี"
ข้อดีของการรวมโมดูล "เครื่องเขียน" กับโมดูลอื่น ๆ ของระบบ
ดังนั้นด้วยการทำงานร่วมกันของโมดูล "การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์" "การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ" และ "สำนักงาน" ภายในระบบเดียวทำให้มั่นใจได้ว่าประสิทธิภาพขององค์กรจะเพิ่มขึ้นในขณะที่ปฏิบัติตามประเพณีแห่งชาติและมาตรฐานการทำงานในสำนักงานอย่างเต็มที่ กลไกทั้งหมดที่จัดทำโดยแต่ละโมดูลสามารถนำมาใช้ในการผสมผสานระหว่าง "กระดาษ" และ "อิเล็กทรอนิกส์" ขั้นตอนของการทำงานกับเอกสาร ในขณะเดียวกันงานสำนักงานแบบ "กระดาษ" แบบดั้งเดิมก็เข้ากันได้ดีกับโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรที่มีลิงก์แนวนอนที่พัฒนาแล้ว
