โฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรเป็นตัวอย่าง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

ในองค์กรสมัยใหม่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) กำลังกลายเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ของโครงสร้างพื้นฐานไอที ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา บริษัท การค้าและสถานประกอบการอุตสาหกรรมเพิ่มประสิทธิภาพของกิจกรรมของพวกเขาและในสถาบันของรัฐบนพื้นฐานของเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ปัญหาของการจัดการภายในการปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานและการมีปฏิสัมพันธ์กับประชากรจะได้รับการแก้ไข ตัวย่อที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปคือ SED แม้ว่า SAD (ระบบสำนักงานอัตโนมัติ), SEDO (ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์) และ SADO (ระบบอัตโนมัติสำหรับการไหลของเอกสาร) จะถูกใช้ร่วมด้วย

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เป็นระบบขององค์กรและทางเทคนิคที่จัดเตรียมกระบวนการในการสร้างการควบคุมการเข้าถึงและการแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเครือข่ายคอมพิวเตอร์รวมทั้งให้การควบคุมการไหลของเอกสารในองค์กร

ในขั้นต้นระบบของคลาสนี้ถือเป็นเพียงเครื่องมือสำหรับการทำงานในสำนักงานแบบคลาสสิกโดยอัตโนมัติ แต่เมื่อเวลาผ่านไประบบเหล่านี้เริ่มครอบคลุมงานที่หลากหลายมากขึ้น ปัจจุบันนักพัฒนา EDMS ปรับทิศทางผลิตภัณฑ์ให้ทำงานได้ไม่เพียง แต่กับการติดต่อและ ORD (เอกสารขององค์กรและการบริหาร) เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารภายในต่างๆด้วย (สัญญากฎระเบียบเอกสารอ้างอิงและเอกสารโครงการเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมบุคลากร ฯลฯ ) EDMS ยังใช้ในการแก้ปัญหาที่นำไปใช้ซึ่งองค์ประกอบที่สำคัญคือการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: การจัดการการโต้ตอบกับลูกค้าการประมวลผลคำขอของประชาชนการทำงานอัตโนมัติของแผนกบริการการจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานของโครงการ ฯลฯ ในความเป็นจริงระบบข้อมูลใด ๆ ที่ให้การทำงานกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ตลาด EDMS ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาเป็นกลุ่มอุตสาหกรรมไอทีในประเทศที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องมากที่สุด ในปี 2009 จากข้อมูลของ IDC เมื่อเทียบกับพื้นหลังของการลดลงเกือบ 50% ในตลาดซอฟต์แวร์ทั้งหมดในรัสเซียกลุ่มนี้มีความยืดหยุ่นสูง จากข้อมูลปี 2552 พบว่าลดลงไม่เกิน 20-25% ในแง่ตัวเลขปริมาณตลาด EDMS ในวันนี้ตามรายงานของ CNews Analytics อยู่ที่ประมาณ 220-250 ล้านดอลลาร์

ผู้ใช้เทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นองค์กรที่มีขนาดและลักษณะเฉพาะที่แตกต่างกัน ตามเนื้อผ้าภาครัฐยังคงเป็นผู้บริโภคหลักของ EDMS ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าประมาณ 30% ของโครงการสำหรับการนำเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐ ในเวลาเดียวกันสิ่งสำคัญคือความสนใจของรัฐที่กลายเป็นพื้นฐานสำหรับความมั่นคงของตลาด EDMS ซึ่งแม้ในช่วงวิกฤตจะได้รับแรงผลักดันในการพัฒนาที่สำคัญ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการขนานนามว่าเป็นองค์ประกอบหลักของแนวคิด "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวควรมีส่วนช่วยในการขจัดอุปสรรคของระบบราชการในปฏิสัมพันธ์ของรัฐประชากรและธุรกิจตลอดจนลดการทุจริต ในฐานะที่เป็นคุณลักษณะของการดำเนินโครงการในหน่วยงานของรัฐและสถาบันของรัฐขนาดใหญ่จึงควรสังเกตข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นสำหรับความปลอดภัยของข้อมูล เรากำลังพูดถึงการก่อสร้าง (การพัฒนา) บนพื้นฐานของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จำลองระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย

แนวคิดและหลักการพื้นฐาน

โฟลว์เอกสาร - การเคลื่อนไหวของเอกสารในองค์กรตั้งแต่ช่วงเวลาที่สร้างหรือได้รับจนกระทั่งเสร็จสิ้นการดำเนินการหรือส่ง ซับซ้อนของงานกับเอกสาร: การรับการลงทะเบียนการแจกจ่ายการควบคุมการดำเนินการการก่อคดีการจัดเก็บและการนำเอกสารกลับมาใช้ใหม่งานอ้างอิง

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) เป็นกลไกเดียวในการทำงานกับเอกสารที่ส่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้แนวคิด "งานสำนักงานไร้กระดาษ"

เอกสารที่เครื่องอ่านได้ - เอกสารที่เหมาะสำหรับการอ่านข้อมูลที่อยู่ในนั้นโดยอัตโนมัติบันทึกบนสื่อแม่เหล็กแสงและสื่ออื่น ๆ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ED) เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือประมวลผลคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) และบันทึกลงในสื่อของเครื่องเป็นไฟล์ในรูปแบบที่เหมาะสม

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) คืออะนาล็อกของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือซึ่งเป็นวิธีการปกป้องข้อมูลให้ความสามารถในการควบคุมความสมบูรณ์และยืนยันความถูกต้องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลักการพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

· การลงทะเบียนเอกสารครั้งเดียวซึ่งช่วยให้สามารถระบุเอกสารได้โดยไม่ซ้ำกัน

· ความเป็นไปได้ของการดำเนินการแบบขนานซึ่งช่วยลดเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ

· ความต่อเนื่องของการเคลื่อนย้ายเอกสารซึ่งช่วยให้สามารถระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการของเอกสาร (งาน) ในแต่ละช่วงเวลาในชีวิตของเอกสาร (กระบวนการ)

· ฐานข้อมูลเอกสารแบบครบวงจร (หรือแบบประสานงาน) ซึ่งช่วยขจัดความเป็นไปได้ในการทำสำเนาเอกสาร

· ระบบค้นหาเอกสารที่จัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่มีข้อมูลน้อยที่สุด

· ระบบการรายงานที่พัฒนาขึ้นสำหรับสถานะและคุณลักษณะต่างๆของเอกสารซึ่งช่วยให้คุณควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านกระบวนการโฟลว์เอกสารและตัดสินใจด้านการจัดการโดยอาศัยข้อมูลจากรายงาน

ประวัติความเป็นมาของการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเพิ่งปรากฏเมื่อไม่นานมานี้ได้เข้ามาแทนที่อย่างมั่นคงในโครงสร้างข้อมูลขององค์กร ในขั้นต้นงานของพวกเขาคือขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติที่ง่ายมากนั่นคือการช่วยเหลือพนักงาน แต่ไม่สามารถแทนที่โฟลว์เอกสารที่หมุนเวียนในองค์กรได้

มีการเปลี่ยนแปลงไปมากเมื่อผู้ผลิต EDMS เริ่มไม่เพียง แต่คัดลอกกระบวนการขององค์กรที่รับรองว่ามีการเคลื่อนย้ายเอกสารกระดาษ แต่ต้องคำนึงถึงงานที่ต้องเผชิญกับทั้งสองกระบวนการนี้โดยเฉพาะและการไหลของเอกสารทั้งหมดโดยทั่วไป

ความเข้าใจว่าโฟลว์เอกสารขององค์กรมีจุดมุ่งหมายเพื่อสนับสนุนระบบการจัดการไม่ได้มาถึง EDMS ในทันที ยิ่งไปกว่านั้นหน่วยงานของรัฐบาลกลางและเทศบาลสมัยใหม่หลายแห่งยังคงใช้ EDMS ที่ง่ายที่สุดซึ่งงานเหล่านี้รวมถึงการทำสำเนาเวิร์กโฟลว์กระดาษเท่านั้น แต่ไม่ได้แทนที่และไม่เพิ่มประสิทธิภาพและสนับสนุนโครงสร้างการจัดการ

การแบ่งขั้นตอนตามลำดับเวลาของวิวัฒนาการของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรเน้นระบบแรกซึ่งเริ่มในทศวรรษที่ 80 ของศตวรรษที่ XX และดำเนินต่อไปในทางปฏิบัติจนกระทั่งสิ้นสุด ช่วงเวลานี้มีลักษณะการแยกส่วนของโซลูชันซึ่งปรากฏขึ้นเนื่องจากองค์กรที่ผู้บริหารเข้าใจถึงความจำเป็นในการจัดลำดับเอกสารโดยอัตโนมัติแล้วยังไม่มีชุดเครื่องมือแบบครบวงจรที่จำเป็นสำหรับการแก้ปัญหาประเภทนี้

ลองพิจารณาสาเหตุที่ทำให้ขั้นตอนเอกสารดำเนินการโดยอัตโนมัติ ในช่วงไตรมาสสุดท้ายของศตวรรษที่ 20 ปริมาณเอกสารการจัดการขององค์กรยังไม่ถึงตัวชี้วัดที่สำคัญอย่างไรก็ตามการกระจายตัวของหน่วยงานโครงสร้างในดินแดนที่มีอยู่ทำให้ขั้นตอนการอนุมัติโดยผู้จัดการระดับต่างๆอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์และในบางกรณีอาจเป็นเดือน การเปิดตัวบริการ Ring Mail ในองค์กรดังกล่าวอนุญาตให้มีการปรับให้เหมาะสมเฉพาะกลไกของการกระทบยอดตามลำดับเท่านั้นในขณะที่การปรับยอดหรือตามที่เรียกกันในปัจจุบันว่าการกระทบยอดแบบขนานนั้นใช้เวลานานมากซึ่งเป็นผลมาจากการลดการใช้งานและนำไปใช้หากเป็นไปได้เฉพาะภายในอาคารเดียว

เมื่อในสถานประกอบการอุตสาหกรรมขนาดใหญ่หลายแห่งและหน่วยงานของรัฐปริมาณของขั้นตอนการทำงานเริ่มเข้าใกล้ค่าที่สำคัญเป็นที่ชัดเจนว่ากระบวนการเวิร์กโฟลว์จำเป็นต้องอยู่ภายใต้การรื้อปรับระบบที่สำคัญนั่นคือการปรับโครงสร้างซึ่งในขณะที่ยังคงรักษาข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผลลัพธ์ของกระบวนการกระบวนการเองก็ต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมและ เป็นผลให้เนื้อเรื่องของพวกเขาควรใช้เวลาน้อยลงมาก

ดังนั้น EDMS แรกจึงมีการปรับเปลี่ยนเป็นรายบุคคลโดยสมบูรณ์พัฒนาโดยตรงที่องค์กรซึ่งสร้างขึ้นโดยทรัพยากรภายใน ข้อดีที่เห็นได้ชัดของแนวทางนี้ (ความสอดคล้องที่ชัดเจนของ EDMS ที่สร้างขึ้นกับกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่มีการควบคุมจริงการรวมเข้ากับโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลขององค์กรโดยทั่วไป) ได้รับการชดเชยจากข้อเสียเปรียบพื้นฐานประการหนึ่ง: ระบบดังกล่าวซึ่งพัฒนาขึ้นในองค์กรโดยปกติจะไม่สามารถปรับขนาดได้และแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเปลี่ยนโครงสร้างของกระบวนการอัตโนมัติ ซึ่งนำไปสู่ความเป็นไปไม่ได้ที่จะพัฒนาระบบดังกล่าว และเนื่องจาก EDMS ที่ได้รับด้วยวิธีนี้เชื่อมโยงกับรูปแบบการจัดการองค์กรอย่างแยกไม่ออกจึงเกิดช่วงเวลาที่การพัฒนาของ บริษัท หยุดลงโดยสิ้นเชิงเนื่องจากระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้แล้วทำให้สิ่งที่ต้องปรับปรุงช้าลง: ประสิทธิภาพของระบบการจัดการที่นำมาใช้ในองค์กรเริ่มลดลงอย่างรวดเร็วและ บริษัท ถูกบังคับให้พยายามสร้าง EDMS ที่เพียงพอซึ่งจะสามารถสนับสนุนการจัดการและทำให้การพัฒนา บริษัท มีประสิทธิภาพมากขึ้น

บริษัท หลายแห่งที่สร้างขึ้นในช่วงกลางทศวรรษที่ 90 ได้เข้าร่วมแก้ปัญหางานเหล่านี้ไปพร้อม ๆ กัน: พวกเขาเริ่มสร้าง EDMS สากลที่ปรับขนาดได้ง่ายตามความต้องการของลูกค้าเกือบทุกรายและเทคโนโลยีในการสร้างโซลูชัน EDMS ขั้นสุดท้ายกลายเป็นสองขั้นตอน: ในขั้นแรก บริษัท ได้สร้างแกนกลางที่เป็นหนึ่งเดียว EDMS ในขั้นตอนที่สองการใช้งานเกิดขึ้น - การปรับเปลี่ยนกระบวนการตามความต้องการของลูกค้ารายใดรายหนึ่ง วิธีนี้ทำให้สามารถลดต้นทุนของโซลูชันขั้นสุดท้ายและในขณะเดียวกันก็สามารถใช้งานได้มากขึ้นทำให้มีความเป็นไปได้ในการปรับขนาดขององค์กรและการทำงานของระบบ

ตั้งแต่ปลายศตวรรษที่ 20 แนวทางการทำงานอัตโนมัติของการไหลของเอกสารเริ่มเปลี่ยนไปในเชิงคุณภาพ: แนวทางใหม่ในการจัดการมาสู่รัสเซียซึ่งทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ตามวิธีการแล้ว นี่คือแนวคิดของการจัดการคุณภาพมาสู่เราและด้วยวิธีการกระบวนการในการจัดการ ระบบสารสนเทศแทบจะตอบสนองต่อแนวโน้มเหล่านี้ในทันทีด้วยเหตุนี้แนวคิดจึงมาถึงพวกเขาเวิร์กโฟลว์ - เวิร์กโฟลว์ซึ่งเป็นอินสแตนซ์เดียวของกระบวนการที่มุ่งเน้นเอกสารทางธุรกิจ EDMS สมัยใหม่ตอบสนองต่อการเกิดขึ้นของพวกเขาโดยการใช้เครื่องยนต์ที่เน้นกระบวนการ (WorkFlow-engine) ซึ่งกลายเป็นขั้นตอนวิธีการใหม่ในเวลาเดียวกันที่ช่วยให้ EDMS สมัยใหม่สามารถปรับตัวได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นตามความต้องการของ บริษัท ที่เติบโตอย่างรวดเร็ว การมาถึงของนักพัฒนาชาวตะวันตก (IBM Lotus, Documentum) ในตลาดรัสเซียซึ่งผลิตแพลตฟอร์มสำหรับระบบเหล่านี้ได้นำแนวคิดของ ECM - การจัดการเนื้อหาระดับองค์กร ตามหลักการแล้ว EDMS ที่เกี่ยวข้องกับหมวดหมู่ ECM นั้นแตกต่างจากหมวดหมู่อื่น ๆ ตรงที่มีการแบ่งส่วนที่ชัดเจน: ตัวเอกสารเองส่วนประกอบข้อมูล (เนื้อหา) ระบบ ECM ทำงานกับเนื้อหาของเอกสารผ่านข้อมูลเมตา - ข้อมูลที่เลือกซึ่งมีความสำคัญบางอย่างสำหรับองค์กร ดังนั้นสำหรับจดหมายขาออกข้อมูลเมตาอาจเป็นผู้รับวันที่ลงนามและผู้ลงนามอย่างเป็นทางการหมายเลขลงทะเบียนและข้อมูลเกี่ยวกับการออกเดินทางและการจัดส่ง

การใช้เวิร์กโฟลว์ได้อนุญาตให้ผู้เชี่ยวชาญของ บริษัท ที่ดำเนินการระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในกระบวนการอัตโนมัติเพื่อให้สอดคล้องกับกระบวนการขององค์กรได้สูงสุด นับเป็นการก้าวกระโดดครั้งใหญ่อย่างแน่นอน

สถาปัตยกรรมของโซลูชันก็เปลี่ยนไปเช่นกัน: หากในตอนแรก EDMS เป็นตัวอย่างของสถาปัตยกรรมแบบสองลิงค์ (DBMS - แอปพลิเคชัน) จากนั้นในปี 2548 ข้อกำหนดสำหรับสถาปัตยกรรมสามชั้นของ DBMS - แอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ - อินเทอร์เฟซผู้ใช้กลายเป็นมาตรฐานอุตสาหกรรมโดยพฤตินัยและองค์กรที่ดำเนินการประมูลเพื่อจัดหา EDMS ก็กลายเป็น ระบุข้อกำหนดสถาปัตยกรรมระบบเฉพาะนี้ว่าต้องการหรือบังคับ

สถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่ดีในเวลานี้ส่งผลให้วิสาหกิจในทุกอุตสาหกรรมเติบโตอย่างรวดเร็วในขณะเดียวกันก็สร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยสำหรับการนำเสนอโซลูชั่นผลิตภัณฑ์ EDMS ใหม่สู่ตลาด ในเวลานี้กลุ่มผู้ผลิต EDMS ที่ทำงานในตลาดรัสเซียและตลาดในต่างประเทศที่อยู่ใกล้ได้ก่อตัวขึ้นในที่สุด

ฟังก์ชัน EDMS ที่ทันสมัย

โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบสารสนเทศขององค์กรและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นโซลูชันที่มีไว้สำหรับการจัดการทรัพยากรสารสนเทศขององค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ เหตุผลหลักของการแบ่งชั้นนี้ประการแรกคือราคาที่ค่อนข้างสูงของ "บัตรผ่านประตู" ในตลาดนี้ การได้มาซึ่งระบบการจัดการฐานข้อมูลที่มีคุณภาพสูงและปลอดภัย (DBMS) การจัดหาด้วยวิธีการป้องกันข้อมูลการเข้ารหัสที่ทันสมัยตลอดจนความจำเป็นในการเกี่ยวข้องกับบุคลากรที่มีคุณสมบัติสูงของนักวิเคราะห์ที่ปรึกษาและผู้ปฏิบัติงานในโครงการดำเนินการทำให้ บริษัท ซึ่งจำเป็นต้องได้รับเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเช่นนี้ การจัดการเนื้อหาขององค์กรในฐานะ EDMS ถูกบังคับให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายทางการเงินที่ค่อนข้างมากในเวลาที่ผู้ประกอบการแต่ละรายและธุรกิจขนาดเล็กไม่สามารถจ่ายได้ ดังนั้น EDMS จึงกลายเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงการบริหารจัดการใน บริษัท ขนาดใหญ่และโครงสร้างเชิงพาณิชย์ที่กระจายทางภูมิศาสตร์ของประเภทโฮลดิ้งสามารถให้ผลตอบแทนสูงสุดจากการนำไปใช้งาน

การพัฒนาฟังก์ชัน EDMS นำไปสู่ความจริงที่ว่าขั้นตอนการจัดการที่เน้นเอกสารเป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้นเรื่อย ๆ และส่วนต่างๆของกิจกรรมประจำวันของ บริษัท ก็ครอบคลุมโดยฟังก์ชันการทำงาน

จนถึงปัจจุบันกิจกรรมต่อไปนี้เป็นมาตรฐานที่แท้จริงของ EDMS สมัยใหม่:

· งานสำนักงานทั่วไป - การประมวลผลจดหมายขาเข้าและการอุทธรณ์ของประชาชนการจัดทำจดหมายและเอกสารขาออกเอกสารภายในองค์กรและการบริหารการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง

· การบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นพื้นที่ที่มีการควบคุมอย่างเคร่งครัดในการหมุนเวียนเอกสารส่วนตัวซึ่งช่วยสนับสนุนขั้นตอนการจ้างและการไล่พนักงานส่งพนักงานไปทำธุรกิจการอนุญาตให้ลาตามกำหนดและวันหยุดพักผ่อนประเภทอื่น ๆ ระบบดังกล่าวช่วยให้มั่นใจได้ว่าการจัดการบันทึกข้อมูลบุคลากรทุกรูปแบบที่ได้รับการอนุมัติ: คำสั่งจ้างพนักงาน (แบบ T-1) คำสั่งยกเลิกสัญญาจ้าง (แบบ T-8, T-8a) คำสั่งย้ายพนักงานไปทำงานอื่น (แบบฟอร์ม . T-5), บัตรพนักงานส่วนบุคคล (f. T-2, T-2GS, T-2MS), การรับพนักงาน (ฉ. T-3), กำหนดการพักร้อน (ฉ. T-7);

· งานสำนักงานจดหมายเหตุเป็นพื้นที่ของงานสำนักงานส่วนตัวที่ทำให้วงจรชีวิตของเอกสารขององค์กรสมบูรณ์และสนับสนุนขั้นตอนต่อไปนี้: การสร้างสินค้าคงเหลือตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติการโอนคดีไปยังที่จัดเก็บเอกสารการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารและคดีโดยทั่วไปการทำลายเอกสารและคดีที่ไม่มีคุณค่าสำหรับองค์กรอีกต่อไป พนักงานรัฐและสังคมการส่งมอบกรณีส่วนบุคคลสำหรับการจัดเก็บในโครงสร้างของหน่วยงานจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง (Rosarkhiv);

· งานของเพื่อนร่วมงาน - ช่วยให้คุณดำเนินการสนับสนุนเอกสารโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับกิจกรรมของหน่วยงานบริหารร่วม - การประชุมการประชุมคณะกรรมการการประชุมผู้ถือหุ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถจัดเตรียมตกลงและอนุมัติวาระการประชุม (เอกสารการวางแผน) และโปรโตคอล (เอกสารที่เป็นผลลัพธ์)

· การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า - ขณะนี้ฟังก์ชัน CRM (การจัดการความสัมพันธ์แบบ cunsumer) ถูกนำไปใช้ในระดับหนึ่งหรืออีกระดับหนึ่งใน EDMS ทั้งหมดยกเว้นฟังก์ชันที่เก่าแก่ที่สุดอย่างไรก็ตามฟังก์ชันดังกล่าวไม่เป็นที่ต้องการโดยเฉพาะ

ลักษณะของตลาด EDMS ของรัสเซีย

ตลาดรัสเซียสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบการเงินปัจจุบันผู้เชี่ยวชาญประเมินไว้ที่ 170 ล้านดอลลาร์และโดดเด่นด้วยอัตราการเติบโตที่สูงตั้งแต่ 25 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ต่อปีตามการประมาณการต่างๆ สิ่งนี้ทำให้น่าสนใจมากรวมถึง บริษัท ต่างชาติที่มีอำนาจดังนั้นสถานการณ์ในอุตสาหกรรมสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย แน่นอนในแง่หนึ่งในตลาดที่ไม่อิ่มตัวซัพพลายเออร์ทั้งหมดที่แสดงกิจกรรมที่เพียงพอโดยหลักการแล้วมีโอกาสที่ดีในการพัฒนา แต่ในทางกลับกันตอนนี้เราสามารถพูดได้แล้วว่ากลุ่มผู้เล่นหลักได้ก่อตัวขึ้นจริง

จนถึงขณะนี้นักพัฒนาต่างชาติและรัสเซียได้แบ่งตลาดในรูปแบบตัวเงินโดยประมาณเท่า ๆ กัน แต่ในแง่ของจำนวนการใช้งานนั้นอัตราส่วนดังกล่าวไม่สนับสนุนการพัฒนาจากต่างประเทศอย่างชัดเจน เนื่องจากใบอนุญาตมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับโปรแกรมต่างประเทศรวมถึงการปรับตัวให้เข้ากับข้อกำหนดของมาตรฐานรัสเซียที่มีราคาแพงและใช้เวลานานจึงใช้เป็นหลักใน บริษัท ขนาดใหญ่และหน่วยงานของรัฐซึ่งปัญหาด้านราคาไม่รุนแรงนัก องค์กร SMB มีแนวโน้มที่จะใช้การพัฒนาในประเทศมากขึ้นเนื่องจากมีความยืดหยุ่นและต้นทุนต่ำและสถานการณ์ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลงที่นี่ อย่างไรก็ตาม บริษัท ขนาดใหญ่ต่างหันมาใช้ EDMS ของรัสเซียมากขึ้น ยิ่งไปกว่านั้นส่วนหนึ่งของตลาดมีแนวโน้มที่จะถูกยึดครองโดยระบบภายในประเทศ: ทุก ๆ ปีพวกมันทำงานได้มากขึ้นมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่ามากในการใช้งานและที่สำคัญมากคือได้รับการพัฒนาโดยเฉพาะสำหรับความเป็นจริงของรัสเซีย

ส่วนแบ่งของผู้พัฒนาแพลตฟอร์มและโซลูชันต่างประเทศคิดเป็นมากกว่า 50% ของตลาด EDMS ส่วนแบ่งตลาด EDMS จำนวนมาก (ประมาณหนึ่งในสาม) ถูกครอบครองโดยโซลูชันที่ใช้แพลตฟอร์ม Documentum บริษัท ที่เข้าร่วมในการศึกษาซึ่งพัฒนาระบบของตนโดยใช้แพลตฟอร์ม IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, NTC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) เป็นเจ้าของ 12-15% ของตลาด ในบรรดา บริษัท รัสเซียตำแหน่งสำคัญในตลาดจัดขึ้นโดย: EOS, Lanit, Directum และ Cognitive Technologies ระบบที่พัฒนาโดยแต่ละ บริษัท เหล่านี้มีสัดส่วนมากกว่า 5% ของตลาด EDMS Upscale Soft, Docsvision และ Naumen ยังมีตำแหน่งที่ค่อนข้างแข็งแกร่ง EDMS ไม่ได้คำนึงถึงโซลูชันอื่น ๆ ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของแพลตฟอร์ม IBM ที่ใช้สำหรับการพัฒนาโซลูชัน ECM (Lotus Notes, Content Manager ฯลฯ ) ตลอดจนโซลูชันบนแพลตฟอร์มสำหรับการพัฒนาแอปพลิเคชัน ECM จาก Microsoft และ Oracle และโซลูชันของนักพัฒนาชาวรัสเซียไม่ใช่ ผู้มีส่วนร่วมในการศึกษา CNA ส่วนที่ระบุของตลาด EDMS ของรัสเซียถูกประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญที่ 45-55 ล้านดอลลาร์อย่างไรก็ตามเนื่องจากแพลตฟอร์ม IBM ที่ใช้สร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีการนำเสนออย่างกว้างขวางในรัสเซียส่วนแบ่งของโซลูชันที่ใช้เทคโนโลยีของ IBM อาจสูงกว่าส่วนแบ่งทั้งหมดที่ได้รับการสำรวจโดย CNA อย่างมีนัยสำคัญ บริษัท ต่างๆรวมถึงการพัฒนาของตนเอง โดยทั่วไปมีสามทิศทางหลักของการเติบโตของตลาดซึ่งผู้เล่นรายใหม่และรายเดิมสามารถแข่งขันกันได้ ประการแรกเราสามารถคาดหวังว่าจะมีความต้องการเพิ่มขึ้นจากหน่วยงานของรัฐหลังจากการพัฒนากรอบการกำกับดูแลที่เหมาะสม เนื่องจากภาครัฐเป็นผู้กำหนดผู้บริโภค EDMS ในรัสเซียซึ่งมีสัดส่วนประมาณ 40% ของตลาดส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับเส้นทางที่รัฐเลือกเมื่อสร้างโครงสร้างระหว่างแผนกที่พัฒนาแล้วสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล ประการที่สองโครงสร้างเชิงพาณิชย์ขนาดใหญ่ซึ่งใช้ EDMS มาเป็นเวลานาน แต่มีเพียงในบางแผนกเท่านั้นที่พยายามรวมสาขาที่กระจายอยู่ในพื้นที่ข้อมูลเดียวและขยายแนวทางปฏิบัติที่ประสบความสำเร็จให้กับองค์กรโดยรวม และประการที่สามในช่วงสองหรือสามปีที่ผ่านมาธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กได้แนะนำระบบมากขึ้นเรื่อย ๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรในกระบวนการทำงานและได้ตระหนักแล้วว่าสิ่งนี้ให้ข้อดีอะไรบ้าง

ปริมาณตลาดระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ในรัสเซียในปี 2551 ตามการประมาณการเบื้องต้นของ CNews Analytics อยู่ที่ประมาณ 210 ล้านดอลลาร์ภาครัฐยังคงเป็นลูกค้ารายใหญ่ที่สุดของ EDMS ในรัสเซียและความหวังในการเติบโตต่อไปก็เกี่ยวข้องกับการริเริ่มของรัฐบาลด้วย ความหวังในการพัฒนาต่อไปยังคงเกี่ยวข้องกับภาครัฐธนาคารโทรคมนาคมและน้ำมันและก๊าซซึ่งในตอนแรก "ยกระดับ" ตลาดนี้ในรัสเซีย เมื่อประเมินปริมาณตลาด EDMS ในรัสเซียโดยผู้เชี่ยวชาญของ CNews Analytics รวมถึงผู้ตอบแบบสอบถาม - นักพัฒนาและผู้รวมระบบจะพิจารณาค่าใช้จ่ายของส่วนประกอบของระบบบริการให้คำปรึกษาการนำไปใช้งานและการอัปเดตระบบตลอดจนการฝึกอบรมและการสนับสนุนทางเทคนิค หากจากการสำรวจในปี 2550 พบว่าส่วนแบ่งการให้บริการการใช้งานอยู่ที่ประมาณเท่ากับต้นทุนของระบบ (ประมาณ 36%) จากนั้นในปี 2551 ผู้ตอบแบบสอบถามระบุว่าส่วนแบ่งของการดำเนินการเพิ่มขึ้นเล็กน้อย - 40% เทียบกับ 35% (ต้นทุนของระบบ) ส่วนหนึ่งการเปลี่ยนแปลงนี้เกิดจากการเติบโตอย่างรวดเร็วของภาคบริการไอทีในประเทศโดยรวมซึ่งเทียบกับค่าใช้จ่ายในการทำงานของที่ปรึกษาเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัดและรวดเร็ว ด้วยจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงของวิกฤตในประเทศลูกค้าต่างคาดหวังอย่างตื่นเต้นว่าราคาของบริการเหล่านี้จะลดลงในไม่ช้า อย่างไรก็ตามความจริงของการลดต้นทุนการให้บริการไอทีระดับมืออาชีพยังไม่เกิดขึ้นแม้ว่าตลาดนี้จะเป็นตลาดแรกที่ตกอยู่ในเขตความเสี่ยงก็ตาม

รูปที่. 1. โครงสร้างต้นทุนสำหรับการดำเนินการ EDMS

ภาพรวมของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัย

พิจารณา EDMS ที่พบมากที่สุดแปดรายการในรัสเซีย: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document flow (1C), Boss-referent (BOSS-Referent, IT Group), BUSINESS ( EOS), EVFRAT (เทคโนโลยีความรู้ความเข้าใจ) มุมมองที่นำเสนอเกี่ยวกับ EDMS คือความพยายามในการประเมินความสามารถและความพร้อมของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เพื่อแก้ปัญหาเร่งด่วนในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร

เกณฑ์ที่ระบุไว้ในการทบทวนจะช่วยในการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของโซลูชันที่พิจารณาจากมุมมองของการใช้งานทางเทคนิคของงาน EDMS บางอย่าง ความเป็นไปได้ทั้งหมดแบ่งออกเป็นเจ็ดด้านของระบบอัตโนมัติ:

งานสำนักงาน;

การไหลของเอกสารทั่วไป

การจัดการกิจกรรมตามสัญญา

ที่เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์

ทำงานร่วมกับการอุทธรณ์ของประชาชน

การจัดการโครงการ

ทำงานกับเอกสาร QMS

ตารางที่ 1 แสดงเกณฑ์ที่ชัดเจนจำนวนหนึ่งที่มีอยู่ในระบบทั้งหมดที่อยู่ในการพิจารณา (และโดยหลักการแล้วระบบทั้งหมดของคลาส EDMS) และเกณฑ์ที่ทำให้สามารถแยกแยะโซลูชันออกจากกันได้ โดยทั่วไปความสามารถในการทำงานของระบบเกิดขึ้นพร้อมกันและมีเพียงการอธิบายรายละเอียดของงานพื้นฐานบางอย่างของการไหลของเอกสารและลักษณะเฉพาะของการนำไปใช้งานเท่านั้นทำให้เราสามารถเปรียบเทียบโซลูชันต่างๆได้ ควรสังเกตว่ามีแนวปฏิบัติในการใช้งานที่ค่อนข้างใหญ่สำหรับระบบทั้งหมดที่นำเสนอในการตรวจสอบ ระบบเหล่านี้ถูกใช้โดยองค์กรหลายร้อยแห่งเพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากโซลูชันเหล่านี้แล้วยังมีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์มากกว่า 50 รายการในตลาดที่ไม่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลาย

หากเราวิเคราะห์ระบบเวอร์ชันใหม่ที่ครองตำแหน่งผู้นำในตลาดควรสังเกตว่าในช่วงสามปีที่ผ่านมาการพัฒนาของพวกเขามุ่งเป้าไปที่การปรับปรุงความสามารถในการบริการเป็นหลักเนื่องจากความสามารถพื้นฐานในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งได้ถูกนำมาใช้ก่อนหน้านี้แล้ว หากเราพูดถึงความสามารถทางเทคนิคใหม่ ๆ เราสามารถสังเกตเห็นศักยภาพในการพัฒนา EDMS ในทิศทางของการจัดการเนื้อหาประเภทต่างๆ (มัลติมีเดีย) การใช้เทคโนโลยีการประมวลผลอัตโนมัติและการแยกวิเคราะห์เนื้อหาของเอกสาร แต่จนถึงขณะนี้ฟังก์ชันดังกล่าวไม่ได้บังคับสำหรับ EDMS และที่สำคัญที่สุดคือความต้องการในรัสเซียยังไม่เกิดขึ้นอย่างสมบูรณ์

ตารางที่ 1. ลักษณะทั่วไปของ EDMS ที่ได้รับความนิยมสูงสุด

พิจารณา EDMS ที่นำเสนอตามอัตราส่วนที่ชัดเจนสำหรับทุกคน"ราคา / ฟังก์ชั่น"[12]:

รูปที่. 2. EDMS "ราคา / ฟังก์ชันที่เหมาะสมที่สุด" (แผนภาพ Gartner)

แผนภาพนี้ขึ้นอยู่กับควอดแรนท์เวทมนตร์Gartner "ซึ่งอัตราส่วนที่เหมาะสมตามเกณฑ์" ราคา / ฟังก์ชันการทำงานที่เหมาะสม "มีระบบอยู่ในฉันควอแดรนท์ ใน II และ IV จตุภาคของแผนภาพคือระบบที่ไม่มีตัวบ่งชี้ราคาและฟังก์ชันการทำงานที่สมดุล

เกณฑ์ที่เลือกสำหรับการศึกษาช่วยให้เราสามารถประเมิน EDMS ต่างๆจากมุมมองของความพร้อมในการแก้ปัญหาที่แท้จริงของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรสมัยใหม่ กลุ่มผู้นำ ได้แก่ ระบบDirectum, DocsVision และยูเฟรติส ส่วนที่เหลือของระบบอยู่ในรูปสี่เหลี่ยม II และ IV

ข้อบังคับและมาตรฐานทางกฎหมายในด้าน EDMS

ปัจจุบันกิจกรรมของนักพัฒนา EDMS ไม่ได้รับการควบคุมในทางปฏิบัติ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และการดำเนินโครงการการนำไปใช้งานนักพัฒนาและซัพพลายเออร์ในระดับหนึ่งหรืออีกระดับได้รับคำแนะนำจากเอกสารด้านกฎระเบียบและกฎหมายต่อไปนี้:

GOST R 51141-98 งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ (ได้รับการอนุมัติโดยกฤษฎีกาของมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 28)

กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 1-FZ วันที่ 10 มกราคม 2545 "เกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" (แก้ไขเมื่อวันที่ 8 พฤศจิกายน 2550);

GOST R 6.30-2003 ระบบเอกสารขององค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดสำหรับเอกสาร (ได้รับการอนุมัติโดยมติของมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 3 มีนาคม 2546 N 65-st)

มติของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 22 กันยายน 2552 ฉบับที่ 754 "ในการอนุมัติระเบียบว่าด้วยระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก";

กฎหมายของรัฐบาลกลางประจำวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 เลขที่ 149-FZ“ เกี่ยวกับข้อมูลเทคโนโลยีสารสนเทศและการคุ้มครองข้อมูล”

เมื่อดำเนินโครงการสำหรับการดำเนินการ EDMS ในกรณีของการทำงานกับข้อมูลส่วนบุคคลจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 N 152-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล" และวันที่ 27 ธันวาคม 2552 N 363-FZ "เกี่ยวกับการแก้ไขบทความ 19 และ 25 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล"

เนื่องจาก GOST เป็นลักษณะที่แนะนำนักพัฒนาจึงมีความยืดหยุ่นสูงสุดในโซลูชันของตนดังนั้นบนพื้นฐานของระบบจึงเป็นไปได้ที่จะใช้รูปแบบต่างๆสำหรับการทำงานกับเอกสารโดยขึ้นอยู่กับลูกค้า บ่อยครั้งสถาปัตยกรรมและตรรกะของระบบควรจัดเตรียมที่แตกต่างกันและในบางครั้งก็ตรงกันข้ามกับวิธีการทำงานอัตโนมัติ การขาดมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปไม่เพียง แต่เป็นปัญหาสำหรับนักพัฒนาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าด้วยเนื่องจากการเลือกข้อกำหนดสำหรับ EDMS กลายเป็นเรื่องส่วนตัวเกินไป กฎและข้อบังคับในการทำงานกับเอกสารอาจแตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัท ไม่เพียง แต่อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกันเท่านั้น แต่ยังอยู่ในกลุ่ม บริษัท เดียวกันด้วย และแม้ว่าโดยทั่วไปงานที่ซับซ้อนในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างชัดเจน แต่วิธีการใช้งานนั้นแตกต่างกันไปมาก ปรากฎว่าข้อกำหนดหลักประการหนึ่งสำหรับนักพัฒนา EDMS สมัยใหม่คือการนำเสนอโซลูชันที่มีราคาคุณภาพและเวลาในการใช้งานที่เพียงพอโดยไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงานของลูกค้า (หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือตอบสนองความเฉพาะเจาะจงใด ๆ )

รายการอ้างอิง

1. ไมเคิลเจดีซัตตัน “ การไหลของเอกสารขององค์กร หลักการเทคโนโลยีวิธีการดำเนินการ”. - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: Azbuka, 2002

หนังสือเล่มนี้ประกอบด้วยแนวคิดทางทฤษฎีและคำแนะนำเชิงปฏิบัติมากมายสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพสถาปัตยกรรมของระบบการจัดการเอกสารการกระจายความรับผิดชอบระหว่างผู้จัดการและบุคลากรด้านเทคนิคทั้งในขั้นตอนของการสร้างและระหว่างการทำงานของระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ประหยัดและการดึงเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูงและอื่น ๆ อีกมากมาย เคล็ดลับทั้งหมดนี้มาจากประสบการณ์การใช้งานจริงของผู้เขียนซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแคนาดาในด้านการเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ซึ่งทำงานให้กับรัฐบาลในประเทศของเขาและองค์กรชั้นนำระดับโลกแนวคิดสำคัญคือระบบการจัดการเอกสารที่สร้างมาอย่างดีไม่ได้ใช้ทรัพยากรมากนัก แต่ช่วยในการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรเนื่องจากข้อมูลที่จำเป็นจะพร้อมใช้งานและ "อยู่ในมือ" เสมอ เทคโนโลยีการสร้างระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรมีอธิบายไว้ในหนังสือเล่มนี้

2. วิธีการและเครื่องมือในการทำงานกับเอกสาร กวีนิพนธ์ - บรรณาธิการ URSS, 2000

คอลเลกชันนี้นำเสนอผลงานในแง่มุมเชิงทฤษฎีและเชิงประยุกต์ของเวิร์กโฟลว์และปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจดจำข้อความการโต้ตอบกับฐานข้อมูลและส่วนต่อประสานกับผู้ใช้คอลเลกชันนี้ส่งถึงนักวิจัยและผู้พัฒนาระบบการจัดการเอกสาร

3. Klimenko SV, Krokhin IV, Kushch VM, Lagutin Yu.L. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเครือข่ายขององค์กร - M .: Ankey-Ecotrends, 2542

เอกสารดังกล่าวระบุข้อมูลพื้นฐานและประเด็นในการเพิ่มประสิทธิภาพของสำนักงานอัตโนมัติในสถาบันรวมถึงปัญหาเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีไร้กระดาษ หลักการของการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่ (DMS) และแนวโน้มการพัฒนาได้รับการพิจารณา มีการให้คำอธิบายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จากต่างประเทศที่ทันสมัยที่สุดในสาขา COURT มีการกำหนดมาตรฐานในด้านการเข้ารหัสการบีบอัดการแลกเปลี่ยนการรวมข้อมูลประเภทต่างๆ

4. V. Zherebenkova การไหลของเอกสารที่องค์กร - ยอดนิยมปี 2548

หนังสือเล่มนี้ตรวจสอบขั้นตอนการทำงานจากมุมมองของการบัญชีและการบัญชีภาษี มีการอธิบายขั้นตอนในการร่างเอกสารขององค์กรและการบริหาร แสดงตัวอย่างของรูปแบบรวมที่ใช้ในการชำระบัญชีกับบุคคลที่รับผิดชอบธุรกรรมเงินสดธุรกรรมในบัญชีปัจจุบันการบัญชีสำหรับสินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตนสินทรัพย์ถาวรแรงงานและค่าจ้าง มีการนำเสนอทะเบียนบัญชีภาษีที่พัฒนาโดยผู้เขียน

5. เชอร์นอฟวี. เอ็น. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - M: RAGS, 2009 .-- 84p.

มีการระบุหลักการและคุณสมบัติของการสร้างระบบอัตโนมัติสำหรับการจัดการเอกสาร การเลือกเกณฑ์และการเปรียบเทียบคุณสมบัติของระบบอัตโนมัติสำหรับการสนับสนุนเอกสารของผู้บริหารของ บริษัท พัฒนาซึ่งทำงานในตลาดรัสเซียมาเป็นเวลานานและมีการใช้งานจริงที่ประสบความสำเร็จเป็นจำนวนมาก ประเด็นของการสนับสนุนด้านกฎระเบียบและกฎหมายของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการพิจารณา

6. EDMS (ตลาดของรัสเซีย)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ % D0% A0% D0% BE% D1% 81% D1% 81% D0% B8% D0% B8

ลักษณะของตลาดรัสเซียของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

7. เลนาฟิชเชอร์ นวัตกรรมและความเป็นเลิศในกระบวนการเวิร์กโฟลว์และการจัดการความรู้ - Future Strategies Inc. , 2000

คำอธิบายของโครงการที่โดดเด่นที่สุดในด้านการปรับโครงสร้างองค์กรและการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการนำระบบเวิร์กโฟลว์ไปใช้ลดความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจด้วยเทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์และโซลูชันเอกซ์ทราเน็ต เทคโนโลยีสำหรับองค์กรเสมือน เวิร์กโฟลว์และกลยุทธ์ซอฟต์แวร์กลุ่ม กลยุทธ์ทางธุรกิจสมัยใหม่และการสนับสนุนกระบวนการ ตลาดเวิร์กโฟลว์ การรวมระบบเวิร์กโฟลว์สำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินและภาพกราฟิกของเอกสาร

8. Sapkov V.V. เทคโนโลยีสารสนเทศและคอมพิวเตอร์สำหรับงานสำนักงาน - เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก: Academy, 2006. -288 p.

เทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในการใช้คอมพิวเตอร์ในงานสำนักงานได้รับการพิจารณา เพื่อให้ได้ทักษะการปฏิบัติตัวอย่างจะได้รับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของพวกเขา มีการนำเสนอเทคโนโลยีการสร้างระบบจัดการฐานข้อมูล การทำงานกับระบบเผยแพร่ถือเป็น

9. กลินสกีอเล็กซานเดอร์ ตลาดโลกของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ข้อมูลเจ็ท # 8 (2002)

Http://www.jetinfo.ru/2002

แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์สถานะปัจจุบันของตลาด EDMS โลก ตลาด EDMS ของรัสเซีย ตัวอย่างการใช้ EDMS ในโลก การรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชันอื่น ๆ : ระบบ ERP และระบบ CRM คุณสมบัติของทางเลือกและการใช้งาน EDMS ผู้เข้าร่วมหลักในตลาด EDMS ทั่วโลกและตลาด EDMS ของรัสเซีย ความสำคัญหลักสำหรับองค์กรคือการเพิ่มประสิทธิภาพและการควบคุมการไหลของเอกสารและการควบคุมการประมวลผลข้อมูล

10. Kunyaev N.N. , Demushkin A.S. , Fabrichnov A.G. งานสำนักงานที่เป็นความลับและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย - ม: โลโก้, 2554. -452 น.

มีการเปิดเผยสาระสำคัญและคุณสมบัติของงานสำนักงานที่เป็นความลับ ประเด็นของการจัดทำเอกสารข้อมูลที่เป็นความลับการลงทะเบียนเอกสารที่เป็นความลับการบัญชีการจัดระเบียบการหมุนเวียนเอกสารที่เป็นความลับการจัดประเภทและการจัดระบบของเอกสารที่เป็นความลับการจัดเตรียมระบบการอนุญาตในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับการจัดเตรียมเอกสารที่เป็นความลับเพื่อถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรและการทำลาย การวิเคราะห์การดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบสมัยใหม่ในด้านข้อมูลที่ถูก จำกัด และข้อมูลเอกสารที่เป็นความลับ: ข้อมูลส่วนบุคคล; ความลับทางการเป็นมืออาชีพทางการค้า ความลับในการผลิต ฯลฯ

11. GOST 34.602-89 "เงื่อนไขการอ้างอิงสำหรับการสร้างระบบอัตโนมัติ"

มาตรฐานนี้ใช้กับระบบอัตโนมัติ (AS) สำหรับการทำงานอัตโนมัติของกิจกรรมต่างๆ (การจัดการการออกแบบการวิจัย ฯลฯ ) รวมถึงการรวมกันและกำหนดองค์ประกอบเนื้อหากฎสำหรับการร่างเอกสาร "เงื่อนไขการอ้างอิงสำหรับการสร้าง (การพัฒนาหรือการทำให้ทันสมัย) ระบบ ".

12. Leonid Reingold, Ph.D. , การทบทวนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

ความคิดริเริ่มของรัฐเกี่ยวกับ "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มาตรฐานในด้าน EDMS ความสามารถทางเทคนิคของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทันสมัยได้รับการพิจารณาเปรียบเทียบลักษณะของพวกเขา

13. GOST R 51141-98

สะท้อนให้เห็นถึงระบบคำศัพท์ของแนวคิดในด้านการทำงานในสำนักงานและการเก็บถาวร

14. Alexey Nazarenko ประวัติและแนวโน้มการพัฒนา EDMS สมัยใหม่

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

ประวัติความเป็นมาของแนวทางในการพัฒนาการพัฒนาฟังก์ชันการวางตำแหน่งและฟังก์ชันการทำงานที่ทันสมัยของ EDMS อนาคตของตลาดระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการพิจารณา

15. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และขั้นตอนการทำงาน: ด้านกฎหมาย กวีนิพนธ์ - INION RAS, 2546

คอลเลกชันจะวิเคราะห์ปัญหาของการจัดทำเอกสารข้อมูลและการจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานในบริบทของเทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่ ประเด็นของการจัดประเภทเอกสารในวงสังคมอำนาจทางกฎหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สถานะทางกฎหมายและความปลอดภัยบทบาทในความสัมพันธ์ทางกฎหมายส่วนใหญ่ในการไหลเวียนทางแพ่งและการออกกฎหมายและการปฏิบัติตามขั้นตอนจะครอบคลุมถึงบทบาทและสถานที่ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "On Electronic Digital Signature" ในระบบ การจัดระเบียบการไหลของเอกสารในสหพันธรัฐรัสเซียประสบการณ์จากต่างประเทศในด้านการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

16. ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: เกณฑ์การคัดเลือก

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (เทคโนโลยีซอฟต์แวร์)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94 _ (% D0% 9F% D1% 80% D0% BE% D0% B3% D1% 80% D0% B0% D0% BC% D0% BC% D0% BD% D1% 8B% D0% B5_% D1% 82 % D0% B5% D1% 85% D0% BD% D0% BE% D0% BB% D0% BE% D0% B3% D0% B8% D0% B8)

18. Kuznetsova, T.V. งานสำนักงาน (เอกสารการจัดการ) - M .: Intel-Sintez, 2002

19. ไมเคิลเจ. ดีซัตตัน การจัดการเอกสารสำหรับองค์กร: หลักการเทคนิคและการใช้งาน, 2539

20. Larry Bielawski, Jim Boyle ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - Prentice Hall PTR, 1997