มารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจ

การติดต่ออย่างเป็นทางการเป็นประเภทที่พิเศษมากที่คุณต้องเชี่ยวชาญหากคุณจะปีนขึ้นไปบนบันไดขององค์กร ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่ดีจะให้บริการคุณอย่างซื่อสัตย์ โดยจะช่วยให้คุณสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชา และหุ้นส่วน และจะเน้นย้ำถึงการศึกษาและทัศนคติของคุณ รูปแบบการสื่อสารควรมีความยับยั้งชั่งใจไม่เบี่ยงเบนไปจากหัวข้อที่กำหนด

คุณสมบัติของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารใดๆ: ทั้งส่วนตัวและลายลักษณ์อักษรคือการโต้ตอบกับผู้คนเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล สร้างความประทับใจ และบรรลุข้อตกลง ไม่มีมนุษย์คนใดที่แปลกสำหรับเรา บางครั้งเราก็ควบคุมอารมณ์ของเราได้อย่างอิสระ แต่ในแวดวงธุรกิจไม่ควรมีพื้นที่สำหรับการแสดงความรู้สึก ลักษณะนิสัย และอารมณ์ของเราอย่างรุนแรง

เป็นไปไม่ได้เลยที่จะจินตนาการว่าในการประชุมระหว่างประเทศ ประธานาธิบดีของประเทศต่างๆ จะร้องเพลง หัวเราะเสียงดัง หรือแสดงความเกลียดชังเป็นการส่วนตัว จึงมีมารยาทเพื่อทำให้ชีวิตของเราสะดวกสบายและเป็นระเบียบเรียบร้อยที่สุด

คุณลักษณะที่สำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจคือไม่สามารถขัดจังหวะกลางประโยคได้คุณต้องเขียนตอบกลับจดหมายทุกฉบับที่คุณได้รับ แม้ว่าคุณจะไม่รู้สึกเช่นนั้นก็ตาม หากคุณรับสายและไม่รับสาย คุณต้องโทรกลับ แน่นอนว่าการสื่อสารกับบางคนอาจไม่เป็นที่พอใจ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมการต้านทานความเครียดจึงอยู่ในรายการคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการ

การประชุมทางธุรกิจ การสนทนาทางโทรศัพท์ หรืออีเมลธุรกิจย่อมมีวัตถุประสงค์บางอย่างอย่างแน่นอน เป็นผลให้ทุกฝ่ายต้องได้ข้อสรุป หารือเกี่ยวกับโครงการ ตกลงในการเป็นหุ้นส่วนเชิงกลยุทธ์ และอื่นๆ

กฎเกณฑ์สำหรับการติดต่อทางอีเมล

ในสุนทรพจน์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร บางทีอาจมีข้อจำกัดและแบบแผนมากกว่าการพูดด้วยวาจาด้วยซ้ำ เมื่อสื่อสารกับคู่สนทนาโดยตรงในการประชุมส่วนตัวเราสามารถเน้นน้ำเสียงในเรื่องนี้หรือข้อเท็จจริงนั้น ชี้แจงบางสิ่งหากคู่สนทนาไม่เข้าใจเรา หากมีข้อผิดพลาดในการพูดเราสามารถแก้ไขได้ทันที แต่ในจดหมายบริการเราต้องแสดงออกอย่างชัดเจนและชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อที่คำพูดเหล่านั้นจะไม่สื่อถึงการตีความซ้ำซ้อน

พวกเขาเคยพูดว่า: “กระดาษจะทนทานต่อทุกสิ่ง” ซึ่งหมายความว่าสามารถเขียนข้อเท็จจริงที่ไม่น่าเชื่อถือได้ เรามีความเห็นว่า คุณต้องดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจอย่างซื่อสัตย์ที่สุดอย่างไรก็ตาม ตอนนี้การส่งจดหมายกระดาษน้อยลงเรื่อยๆ โดยพื้นฐานแล้วสัญญาและเอกสารอื่น ๆ จะถูกส่งไปยังพวกเขา ในกรณีนี้จะใช้หัวจดหมายเป็นหลักฐานแสดงสถานะระดับสูงขององค์กร

ในปัจจุบัน ในกรณีส่วนใหญ่ การติดต่อทางธุรกิจเกิดขึ้นในพื้นที่เสมือนจริง และมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง เมื่อบทสนทนาเพิ่งเริ่มต้น ตามมารยาท เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนคำทักทาย เช่น: "สวัสดี Oleg Sergeevich ที่รัก! " และเมื่อคุณติดต่อเราในภายหลังในระหว่างวันทำการคุณสามารถละเว้นคำทักทายได้

การรู้หนังสือ

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงทางอีเมล จำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานภาษาและการรู้หนังสือที่ไร้ที่ติ ท้ายที่สุดแล้วการติดต่อทางจดหมายจะเปิดเผยช่องว่างของคุณต่อคู่สนทนาที่มีการศึกษา ดังนั้นเราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบสิ่งที่คุณเขียนโดยใช้บริการพิเศษหากคุณไม่มั่นใจในความรู้ของตัวเองโดยสิ้นเชิง

ให้เราแสดงรายการกฎทั่วไปที่กำหนดโดยจรรยาบรรณของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ มันค่อนข้างง่าย แต่หลายคนก็ละเลย:

• จุดเริ่มต้นของแต่ละประโยคเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่
• มีจุดไว้ท้ายวลีเพื่อให้ความหมายของสิ่งที่อ่านชัดเจน
• หากต้องการแจกแจงปัญหาและเสนอแนะวิธีแก้ไข จะเป็นประโยชน์ถ้าใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลข
• เพื่อความชัดเจน ควรใช้ตาราง กราฟ ไดอะแกรม
• อย่าพยายามจงใจดูเหมือนคู่สนทนาที่ฉลาดและมีการศึกษาอย่าซับซ้อนความคิดที่เรียบง่ายด้วยวลีที่มีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมมากเกินไป
• ยิ่งคุณแสดงความคิดของคุณได้ง่ายเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น
• แม้ว่าในการพูดในชีวิตประจำวัน วัฒนธรรมจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงศัพท์แสง แต่ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ศัพท์เฉพาะทางวิชาชีพและการยืมจากภาษาอังกฤษ ในปัจจุบันถือว่าเป็นมารยาทที่ดี (แต่อย่าหักโหมจนเกินไป!)

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

โครงสร้างของพวกเขาเกือบจะเหมือนกัน ส่วนปริมาณข้อความที่ยาวดูไม่ดีในเนื้อความของตัวอักษร ควรจัดรูปแบบเป็นไฟล์แยกต่างหากและแนบเป็นไฟล์แนบจะดีกว่า ในกรณีนี้ในจดหมายหลังจากทักทายคุณจะต้องระบุโดยย่อถึงสิ่งที่กำลังพูดคุยกันในไฟล์ที่แนบมา

โครงสร้างตัวอักษร (เริ่มต้น)

นอกจากกฎทั่วไปแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทราบรายละเอียดบางประการเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ เราจะให้กฎเกณฑ์ที่เหมาะสมในกรณีส่วนใหญ่

จุดเริ่มต้นของอีเมลเรียกว่าส่วนหัว มันมีโลโก้ขององค์กร การมีเทมเพลตที่มีโลโก้นี้รวมอยู่ด้วย (นั่นคือบนเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์ของคุณ) มีประโยชน์เสมอ

ซึ่งแตกต่างจากการสื่อสารแบบออฟไลน์กฎสมัยใหม่ไม่ได้บังคับให้คุณต้องทักทายผู้รับและคุณสามารถเรียกเขาด้วยชื่อและนามสกุลได้ทันทีโดยระบุสาระสำคัญของเรื่อง อย่างไรก็ตาม หลายคนยังคงเขียนตอนต้นข้อความว่า “สวัสดีตอนเช้า! ", "สวัสดี! ", "สวัสดีตอนเย็น! " หรือ "สวัสดี" และนี่ก็ไม่ใช่การเบี่ยงเบนไปจากบรรทัดฐานด้วย

ข้อกำหนดสำหรับส่วนหลักของจดหมายถือว่านี่คือความหมายของจดหมายโต้ตอบ การแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าถือเป็นรูปแบบที่ดีซึ่งเป็นสัญลักษณ์ของความเอาใจใส่คู่สนทนา ในแต่ละย่อหน้า มีการตั้งชื่อและเปิดเผยแง่มุมหนึ่งของหัวข้อ นอกจากการระบุปัญหาแล้ว ยังเป็นธรรมเนียมที่จะต้องเสนอแนะวิธีแก้ปัญหาด้วย เพื่อพูดเพื่อเปิดเผยแนวคิดทางธุรกิจแบบย่อส่วน

โครงสร้างตัวอักษร (บทสรุป)

จะส่งข้อความทางธุรกิจได้อย่างไร?

พนักงานในสำนักงานส่วนใหญ่จะเก็บจดหมายไว้ในกล่องจดหมายอีเมลของตนเป็นจำนวนมาก เพื่อป้องกันไม่ให้คู่สนทนาสับสนในการติดต่อกันเป็นเวลานาน ขอแนะนำให้ส่งจดหมายเป็นการตอบกลับ เมื่อคุณคลิกกล่องที่เกี่ยวข้องที่จุดเริ่มต้นของหัวเรื่อง คำย่อภาษาอังกฤษ “Re...” จะปรากฏขึ้น สะดวกมากเพราะผู้รับจะจดจำความคืบหน้าของการติดต่อได้ทันที

คุณสามารถบันทึกประวัติการสื่อสารเสมือนทั้งหมดกับคู่สนทนาที่กำหนดหรือจะทิ้งเฉพาะคำพูดล่าสุดหรือที่สำคัญที่สุดเท่านั้น มารยาททางธุรกิจสมัยใหม่จำเป็นต้องตอบอีเมลอย่างรวดเร็วท้ายที่สุดแล้ว เราใช้เวลาส่วนสำคัญของวันไปกับคอมพิวเตอร์ที่ทำงาน นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสอบเมลได้จากอุปกรณ์มือถือ

หากคุณกังวลว่าจดหมายถึงผู้รับหรือไม่ ให้ใช้ฟังก์ชัน "การแจ้งเตือนการรับ" ที่สะดวกสบายซึ่งมีอยู่ในเมลเซิร์ฟเวอร์เกือบทั้งหมด ด้วยวิธีนี้คุณจะรู้ว่าอีเมลได้รับการตรวจสอบแล้ว