กฎพื้นฐานสำหรับการกำหนดตารางการรับพนักงาน

เอกสารกำกับดูแลท้องถิ่นประเภทหนึ่งคือตารางการรับพนักงาน เอกสารประเภทนี้ใช้เพื่อควบคุมปริมาณและองค์ประกอบของทรัพย์สินใดๆ

เพื่อจุดประสงค์นี้ มีกฎเกณฑ์บางประการในการจัดเตรียมพนักงาน

การนำทางบทความ

ความจำเป็นของเอกสาร

การสรรหาพนักงานหมายถึงการจัดหาพนักงานขององค์กร ไม่รวมอยู่ในรายการเอกสารหลัก ดังนั้นบางองค์กรจึงไม่ได้เตรียมการและบำรุงรักษา อย่างไรก็ตาม การมีอยู่ของสิ่งนี้ได้ให้ความช่วยเหลือที่สำคัญแก่ฝ่ายบริหารในการควบคุมงานของบริษัท นอกจากนี้ เอกสารยังช่วยในการสื่อสารกับหน่วยงานตรวจสอบอีกด้วย

เมื่อตรวจสอบการทำงานขององค์กรโดยตัวแทนของภาษีหรือตรวจแรงงานไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะรับพนักงาน แต่เป็นที่พึงปรารถนา หากไม่มีเอกสารดังกล่าวอาจตีความได้ว่าเป็นการละเมิดกฎหมายแรงงานหรือความปลอดภัยแรงงานประเภทหนึ่ง สิ่งนี้อาจถูกลงโทษด้วยการลงโทษจำนวน 1 - 2,000 รูเบิลสำหรับผู้รับผิดชอบหรือสูงถึง 30,000 รูเบิล

หน้าที่หลักของตารางการรับพนักงานคือการหาเหตุผลในการเลิกจ้างหรือลดพนักงานขององค์กร การไม่มีสิ่งนี้ทำให้ฝ่ายบริหารพิสูจน์ความถูกต้องตามกฎหมายของกระบวนการเหล่านี้ได้ยากขึ้นมาก

การวาดและบำรุงรักษา HR เป็นความรับผิดชอบของพนักงานแผนกไอทีหรือแผนกทรัพยากรบุคคล ในกรณีส่วนใหญ่ งานนี้ตกเป็นหน้าที่ของนักบัญชี เนื่องจากเอกสารลงนามโดยผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีของบริษัท พวกเขาจึงต้องรับผิดชอบต่อความถูกต้องของเอกสาร เมื่อจัดทำตารางการรับพนักงาน กำหนดเวลาไม่สำคัญ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คำแนะนำในการดูแลรักษาเอกสารควรมีประเด็นต่อไปนี้:

• เอกสารต้องระบุเงื่อนไขในการจัดทำและแก้ไขให้ชัดเจน
• หัวหน้าองค์กรมีหน้าที่จัดทำและลงนามคำสั่งเพื่อเริ่มการดำเนินงานของ ShR จะต้องมีข้อซึ่งรวมถึงรายชื่อบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดทำและบำรุงรักษาตารางการรับพนักงาน
• นอกจากนี้ จะต้องระบุพนักงานที่ต้องได้รับแจ้งถึงการเปลี่ยนแปลงกำหนดการด้วย

คุณต้องมีรายการกฎหมายและข้อบังคับตามที่มีการร่างเอกสารการแก้ไขและความแตกต่างอื่น ๆ สำหรับการทำงานกับเอกสารนี้

คุณสมบัติของการรวบรวม

จำเป็นต้องป้อนข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อขององค์กร ต้องสอดคล้องกับสิ่งที่ระบุไว้ในเอกสารประกอบ (ลงถึงคำย่อและชื่อในภาษาต่างประเทศ)
• รหัส OKPO ประกอบด้วยตัวเลข 8 หลัก
• วันที่เขียนที่แน่นอน โดยจะมีรูปแบบเป็น วัน เดือน ปี
• ความถูกต้อง ระยะเวลาที่ตารางการรับพนักงานมีผลใช้บังคับจะถูกระบุอย่างแม่นยำ
• ชื่อของหน่วยโครงสร้างขององค์กร ข้อมูลนี้ถูกป้อนตามลักษณนาม หากหายไป ข้อมูลจะถูกป้อนตามลำดับตัวอักษร
• รหัสแผนก. ข้อมูลที่ป้อนลงในตัวแยกประเภทหรือรวบรวมโดยฝ่ายบริหารของบริษัทจะถูกนำมาใช้ ในกรณีที่สองจะใช้หลักการใดก็ได้
• ตำแหน่ง อันดับ หมวดหมู่ ข้อมูลถูกป้อนโดยเริ่มจากระดับการจัดการและเรียงลำดับจากมากไปน้อย ควรสังเกตว่าหากพนักงานเป็นลูกจ้างเขาจะดำรงตำแหน่งเฉพาะ แต่ถ้าเขาเป็นคนงานก็จะมีการระบุอาชีพของเขา
• จำนวนเธอ ข้อมูลจะถูกแยกออกจากกันสำหรับทุกตำแหน่งและอาชีพ หากบุคคลทำงานนอกเวลา คุณต้องระบุส่วนแบ่ง เช่น 2.75 0, 5 ฯลฯ
• อัตราภาษีหรือเงินเดือน เมื่อป้อนข้อมูลจะคำนึงถึงค่าเฉลี่ยรายเดือนซึ่งขึ้นอยู่กับระบบ OT ควรคำนึงว่าต้องระบุอัตราเป็นสกุลเงินของประเทศของเรา - รูเบิล ในบางกรณีจะใช้อัตราดอกเบี้ยหรืออัตราส่วน ไม่แนะนำให้ใช้ดอลลาร์หรือสกุลเงินอื่น สิ่งนี้ไม่ได้เป็นสิ่งต้องห้ามตามกฎหมาย แต่ตามประมวลกฎหมายแรงงานของประเทศ อัตราในสกุลเงินต่างประเทศจะถูกแปลงเป็นรูเบิลโดยอัตโนมัติตามอัตราที่มีอยู่ในปัจจุบัน นอกจากนี้ เมื่อพิจารณาคดีในศาลแล้ว การกระทำดังกล่าวจะถือเป็นการละเมิด เนื่องจากอัตราแลกเปลี่ยนมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ลดลง ผู้พิพากษาอาจพิจารณาว่าสถานการณ์นี้เป็นการสร้างเงื่อนไขค่าจ้างที่ยอมรับไม่ได้สำหรับพนักงานขององค์กร
• จำนวนเบี้ยเลี้ยง. คอลัมน์เหล่านี้ระบุการจ่ายค่าตอบแทนหรือสิ่งจูงใจ ขนาดของพวกเขาถูกกำหนดโดยกฎหมายและได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้าองค์กร
• คอลัมน์สุดท้ายสรุปข้อมูลที่ระบุในคอลัมน์ 5, 6, 7, 8 ตัวเลขนี้คูณด้วยจำนวนพนักงานตามตารางการรับพนักงาน
• อาจเป็นไปได้ว่าข้อมูลบางส่วนที่ใช้ในการกรอกแบบฟอร์มจำเป็นต้องมีการชี้แจงเล็กน้อย ข้อมูลนี้จะถูกบันทึกไว้ในคอลัมน์หมายเหตุ
• เอกสารจะต้องลงนามโดยหัวหน้าองค์กรและหัวหน้าฝ่ายบัญชี นอกจากนี้เอกสารยังมีหมายเลขของตัวเอง

หลังจากที่หัวหน้าขององค์กรร่างตารางการรับพนักงานแล้วจะมีการร่างคำสั่งซึ่งมีการสื่อสารข้อมูลว่ามีการวาดตารางการทำงานแล้วข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนพนักงานทั้งหมดของบริษัทจะถูกระบุเช่นกัน เป็นระยะเวลาที่เอกสารมีผลใช้ได้ คำสั่งซื้อที่ได้รับการรับรองโดยผู้จัดการและผู้รับผิดชอบอื่นๆ ได้รับการลงทะเบียนแล้ว ข้อมูลการลงทะเบียนถูกป้อนลงในวารสารพิเศษ ตารางการรับพนักงานและคำสั่งซื้อจะถูกจัดเก็บไว้พร้อมกับเอกสารอื่นๆ ของบริษัท

การเปลี่ยนแปลง SR

อาจเป็นไปได้ว่าตารางการรับพนักงานจะต้องได้รับการแก้ไข เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ เอกสารใดที่ใช้ในการเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงาน? เนื่องจากเอกสารมีผลบังคับใช้หลังจากลงนามคำสั่งแล้วเท่านั้น จึงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามลำดับสำหรับองค์กร

ตามกฎแล้ว วันที่ลงนามในคำสั่งซื้อและวันที่การเปลี่ยนแปลงมีผลไม่เหมือนกัน ในกรณีที่การเปลี่ยนแปลงไม่มาก จะทำการเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงาน มิฉะนั้นจะต้องจัดทำตารางการรับพนักงานใหม่ กำลังมีการออกคำสั่งใหม่เกี่ยวกับเรื่องนี้

การเปลี่ยนแปลงกำหนดการจะส่งผลต่อผลประโยชน์ของพนักงานบริษัทเป็นหลัก ในทางกลับกันจำเป็นต้องปฏิบัติตามการเปลี่ยนแปลงสัญญาการจ้างงาน ตามกฎหมาย ในการดำเนินการตามขั้นตอนนี้ จะต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

• ได้รับความยินยอมจากพนักงานแต่ละคนที่มีสัญญาจ้างงานที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง
• ตัวแทนฝ่ายบริหารหรือฝ่ายบุคคลมีหน้าที่ต้องแจ้งให้พนักงานแต่ละคนทราบว่ามีความจำเป็นต้องจัดทำตารางการรับพนักงานใหม่ ตามกฎหมายแล้ว มีกรอบเวลาที่แน่นอนซึ่งจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบ
• มีหลายกรณีที่ผู้จัดการบริษัทเชื่อว่าการมีคำสั่งแก้ไขสัญญาจ้างงานและความยินยอมของพนักงานต่อการแก้ไขเหล่านี้เป็นสิ่งเดียวกัน นี่เป็นสิ่งที่ผิด ตัวอย่างเช่น ลองพิจารณาการเปลี่ยนแปลงขนาดพนักงานของบริษัท ถือเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าบริษัทที่จะต้องแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 60 วันว่าเงินเดือนจะมีการเปลี่ยนแปลง ทันทีหลังจากนี้จะมีการร่างและลงนามคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องซึ่งบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนตารางการรับพนักงานด้วย คำสั่งดังกล่าวจะต้องมีข้อมูลที่แน่นอนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งใดที่จะเกิดขึ้น รวมถึงวันที่การแก้ไขเพิ่มเติมในอนาคตจะมีผลใช้บังคับ นอกเหนือจากลายเซ็นของผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีแล้ว คำสั่งดังกล่าวยังลงนามโดยพนักงานฝ่ายบุคคลซึ่งจะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการเปลี่ยนแปลงสัญญาการจ้างงาน
• หลังจากนั้นมีความจำเป็นต้องจัดทำข้อตกลงเพิ่มเติมกับพนักงานแต่ละคนข้างต้นซึ่งกำหนดรายละเอียดไม่เพียง แต่ข้อเท็จจริงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสาเหตุที่เงินเดือนเปลี่ยนแปลงด้วย หากสิ่งนี้ไม่เป็นที่พอใจบุคคลหรือไม่ได้ระบุไว้เลยเขามีสิทธิ์เรียกร้องการจ่ายเงินชดเชยที่เป็นสาระสำคัญในช่วงเวลาที่เขาได้รับเงินเดือนต่ำกว่าในขณะที่ทำงานเดียวกัน ในทางปฏิบัติมีการปรับขึ้นค่าจ้างเป็นหลัก แต่ความเป็นไปได้ที่จะลดลงนั้นไม่สามารถตัดทิ้งได้ เหตุผลของการย้ายดังกล่าวอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงในการจัดสภาพการทำงานหรือเงื่อนไขทางเทคโนโลยีสำหรับการจัดกระบวนการแรงงานการยอมรับโดยฝ่ายบริหารของ บริษัท ในนโยบายการจัดการใหม่การปรับปรุงกระบวนการให้ทันสมัยการลดระดับความสามารถในการทำกำไรของ บริษัทหรือการปรับโครงสร้างองค์กร อย่างไรก็ตามตำแหน่งและความรับผิดชอบของพนักงานไม่มีการเปลี่ยนแปลง หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ฝ่ายบริหารมีหน้าที่ต้องจัดเตรียมหลักฐานที่น่าสนใจซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยกรอบกฎหมาย เกี่ยวกับความเป็นไปไม่ได้ที่จะรักษาตำแหน่งไว้
• เมื่อลดพนักงานลง จะมีการเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงานด้วย นี่เป็นเพราะการลบหน่วยของรัฐบางส่วนออกจากเอกสาร เมื่อคำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่าพนักงานจะได้รับแจ้งถึงการลดที่กำลังจะเกิดขึ้นล่วงหน้า 60 วัน การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับ SR ก็มีผลใช้บังคับในเวลานี้ด้วย หากมีตารางการรับพนักงานในองค์กร ผู้จัดการจะมีหลักฐานทางกฎหมายว่าตำแหน่งเหล่านี้ได้ถูกลบออกจากรายชื่อหน่วยงานการรับพนักงานของบริษัทแล้ว มิฉะนั้นการกระทำของผู้จัดการอาจถูกมองว่าผิดกฎหมาย

ขั้นตอนใด ๆ ที่หัวหน้าสถานประกอบการดำเนินการจะต้องได้รับการยืนยันจากคณะกรรมการแรงงาน

นี่อาจเป็นเรื่องสำคัญ

เมื่อพัฒนาตารางการรับพนักงานสำหรับองค์กร อาจมีคำถามสำคัญบางประการที่คุณต้องรู้

ที่สำคัญและพบบ่อยที่สุดมีดังต่อไปนี้:

• หากบริษัทมีสาขาตั้งแต่หนึ่งสาขาขึ้นไป ก็ไม่จำเป็นต้องจัดโต๊ะพนักงานแยกกันสำหรับแต่ละสาขา ตามกฎหมายของประเทศ สาขาต่างๆ ไม่ใช่นายจ้าง
• หากจำเป็นต้องระบุในตารางการรับพนักงานของบริษัท พนักงานที่ได้รับการว่าจ้างให้ทำงานตามฤดูกาล คุณสามารถป้อนคอลัมน์ระยะเวลาการทำงานลงในเอกสาร ซึ่งคุณสามารถระบุพนักงานประเภทนี้ได้ นอกจากนี้ยังควรให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าจำเป็นต้องระบุช่วงเวลาที่ผู้คนจะทำงาน
• ตำแหน่งพนักงานที่ระบุใน SR จะต้องสอดคล้องกับตำแหน่งที่ระบุไว้ในสัญญาจ้างงานของบุคคลเหล่านี้
• หากบุคคลได้รับการว่าจ้างในตำแหน่งที่ไม่อยู่ในกำหนดเวลา ผู้จัดการจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนเอกสารท้องถิ่นของบริษัท
• ในกรณีที่ตำแหน่งหนึ่งถูกครอบครองโดยคนหลายคนซึ่งมีสัญญาการจ้างงานระบุว่าทำงานนอกเวลาเมื่อคำนวณจำนวนหน่วยทั้งหมดในรัฐจะต้องระบุตัวเลขที่แน่นอน ตัวอย่างเช่น หากตำแหน่งหนึ่งมี 3 คน โดย 2 ตำแหน่งทำงานในอัตรา 0.5 และตำแหน่งที่สามมีอัตรา 1 อัตรา จะต้องระบุหน่วยพนักงานทั้งหมด 2.0 หน่วย
• หากองค์กรดำเนินระบบการชำระเงินแบบปลอดภาษีหรือแบบผสม สามารถใช้ค่าสัมประสิทธิ์หรือเปอร์เซ็นต์เพื่อระบุหน่วยการวัดได้อย่างแม่นยำ
• หากไม่มีเงินเดือนปัจจุบันในตารางการรับพนักงาน ก็จะไม่มีผลทางกฎหมาย สิ่งนี้ขัดต่อกฎหมาย
• ตารางการรับพนักงานไม่มีความเกี่ยวข้องกับพนักงานของบริษัท ในเรื่องนี้เมื่อทำการแยกข้อมูลจะไม่มีการระบุข้อมูลของคนงานไว้
• หากจำเป็นต้องร่างสารสกัดจาก ShR โดยสาขาของบริษัทหรือสำนักงานตัวแทน จะต้องระบุประเด็นนี้ไว้ในกฎบัตรของบริษัท นอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการผ่านผู้รับมอบฉันทะได้อีกด้วย หากไม่มีให้ขอสารสกัดจากแผนกบัญชีขององค์กรหลัก
• หากมีข้อผิดพลาดหรือแก้ไขเพียงเล็กน้อยในสารสกัดแสดงว่าเอกสารไม่ถูกต้อง
• หากเจ้าหน้าที่จัดทำเอกสารปลอมจะต้องเสียค่าปรับ
• การลงโทษแบบเดียวกันนี้ต้องเผชิญกับเจ้าหน้าที่ที่ปฏิเสธที่จะออกเอกสารจากโต๊ะพนักงานให้กับพนักงาน บุคคลไม่มีสิทธิ์เรียกร้องสำเนาเอกสารหรือค่าธรรมเนียมบางอย่างในการออกเอกสาร สารสกัดออกให้ฟรี

ผู้ประกอบการแต่ละรายมักมีคำถามเกี่ยวกับความเหมาะสมในการวาดและบำรุงรักษาตารางการรับพนักงาน ในอีกด้านหนึ่งกฎหมายระบุว่าตารางการรับพนักงานนั้นจัดทำขึ้นสำหรับองค์กรไม่ใช่สำหรับพนักงาน แต่ในทางกลับกันหากการตรวจสอบดำเนินการโดยสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐบาลกลางผู้ประกอบการเอกชนอาจประสบปัญหาใหญ่ ซึ่งรวมถึงการสั่งปรับหรือปิดกิจการ

เมื่อจัดทำตารางการรับพนักงานคุณต้องคำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่าเงินเดือนของพนักงานที่ดำรงตำแหน่งเดียวไม่ควรแตกต่างกัน อาจมีความแตกต่างในจำนวนเงินที่ชำระเพิ่มเติม (เบี้ยเลี้ยง โบนัส ฯลฯ) ความแตกต่างได้รับอิทธิพลจากคุณสมบัติของพนักงาน ระยะเวลาการทำงานในองค์กรที่กำหนด และความซับซ้อนของงานที่ทำ ไม่ว่าในกรณีใดเราไม่ควรลืมว่าหลังจากวาดตารางพนักงานใหม่แล้วจะต้องเก็บตารางพนักงานเก่าไว้ ร่างของ ShR เก่าจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี รายการจดหมายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 3 ปี การจัดการพนักงาน (นอกเหนือจากตารางการรับพนักงาน) จะถูกเก็บไว้นานถึง 75 ปี

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในการพัฒนาแบบฟอร์มการรับพนักงานของบริษัทอย่างอิสระ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใช้แบบฟอร์ม T-3 สำเร็จรูปหรือดาวน์โหลดแบบฟอร์มประเภทอื่น ๆ ซึ่งคุณสามารถเลือกแบบฟอร์มที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรหนึ่ง ๆ ได้

คุณไม่ควรละเลยความจำเป็นในการจัดทำและบำรุงรักษาตารางการรับพนักงานของบริษัท คุณต้องระมัดระวังอย่างยิ่งเกี่ยวกับกระบวนการนี้ ซึ่งจะให้ความช่วยเหลือที่สำคัญในกรณีที่มีคนช่วยเหลือในการสมัครตำแหน่งเฉพาะ เมื่อมีการลดจำนวนพนักงานหรืออัตราลดลง

ตารางการรับพนักงานจาก "A" ถึง "Z" - ในวิดีโอ:

ส่งคำถามของคุณในแบบฟอร์มด้านล่าง

เพิ่มเติมในหัวข้อนี้: