Opisy stanowisk referenta i ich cechy. Opis stanowiska sekretarza-referenta Opis stanowiska sekretarza małego asystenta

OPIS STANOWISKA SEKRETARZA-ASYSTENTA

1. Postanowienia ogólne

1.1. Zastępca sekretarza jest powoływany na stanowisko i odwoływany ze stanowiska zarządzeniem Dyrektora Generalnego organizacji.

1.2. Zastępca Sekretarza podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu.

1.2. Sekretarz-referent w swojej działalności kieruje się:

Akty legislacyjne Federacji Rosyjskiej;

1.3. Sekretarz-referent, pełniąc swoje obowiązki,

musi znać następujące pytania:

powinien być w stanie:

Komponujemy i przygotowujemy dokumenty każdego typu, redagujemy treść i wprowadzamy poprawki stylistyczne;

Ustanowić efektywną pracę z dokumentacją, udoskonalić istniejące metody i formy takich działań;

1. Rejestracja, księgowanie podstawowych dokumentów księgowych i organizacja przechowywania do czasu ich przekazania do działu księgowości.

2. Zgodność z wymogami dotyczącymi przygotowania dokumentów pierwotnych zgodnie z obowiązującymi przepisami i w określonej formie.

3. Udzielanie pełnomocnictw pracownikom firmy do odbioru zapasów od osób trzecich.

4. Terminowe przygotowanie dokumentów do przelewu podatków i innych obowiązkowych płatności, rozliczeń z kontrahentami i przekazania ich do banku do realizacji.

5. Otrzymywanie przez pełnomocnika sprawozdań z przepływów pieniężnych z banków.

6. Przeprowadzanie transakcji gotówkowych w organizacji, w tym przyjmowanie, księgowanie, wydawanie i przechowywanie gotówki i papierów wartościowych. Sporządzanie niezbędnej dokumentacji kasowej oraz sporządzanie raportów.

7. Terminowe przekazywanie prawidłowo sporządzonych dokumentów do przetworzenia do działu księgowości.

5. Prawa sekretarza referenta

Realizując swoją działalność, Sekretarz referent ma prawo:

5.1. Kontaktuj się ze wszystkimi służbami organizacji w kwestiach związanych z jej działalnością.

5.2. Żądaj od działów strukturalnych organizacji oraz od pracowników niezbędnych dokumentów i materiałów do przedstawienia kierownictwu, monitoruj wykonywanie dokumentów przez pracowników, a także żądaj wyjaśnień dotyczących przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i instrukcji od kierownictwa.

5.3. Przeglądaj dokumenty i przekazuj je kierownictwu w celu podjęcia decyzji oraz przedkładaj je do wykonania kierownictwu i pracownikom organizacji.

5.4. Wymagaj od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad ich przygotowania i wykonania.

5.5. Intryguje dokumenty działalności zarządczej w zakresie swoich kompetencji, sporządza kopie i wyciągi z dokumentów.

5.6. Przedstawiać do rozpatrzenia przez kierownictwo propozycje udoskonalenia wsparcia dokumentacyjnego działalności organizacji, udoskonalenia form i metod pracy zarządczej w organizacji.

5.7. Wymagaj od kierownictwa stworzenia warunków niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów generowanych w ramach działalności organizacji.

5.8. Podejmuj decyzje operacyjne w ramach swoich kompetencji.

5.9. Zgłaszaj kierownictwu wszelkie zidentyfikowane braki w zakresie swoich kompetencji.

5.10. Otrzymuj pieniądze na koncie i wydawaj je zgodnie z ich przeznaczeniem na zakup żywności, artykułów gospodarstwa domowego i innych artykułów niezbędnych do normalnego funkcjonowania urzędu.

5.11. Uczestniczyć w opracowywaniu i wdrażaniu działań mających na celu utrzymanie dyscypliny finansowej.

6. Odpowiedzialność zastępcy sekretarza

Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za

6.1.Jakość, przejrzystość, kompletność i terminowość wykonywania obowiązków powierzonych mu niniejszym opisem stanowiska.

6.2. Umiejętność czytania i pisania oraz dokładność w sporządzaniu dokumentów przekazywanych kierownictwu do podpisu, organizowaniu ich księgowości i przechowywania.

6.3. Jasność i kompletność wykonywania poleceń administracyjnych kierownictwa.

6.4. Ujawnienie informacji objętych klauzulą ​​ograniczenia dostępu i zawierających informacje stanowiące tajemnicę handlową organizacji.

Przeczytałem opis stanowiska

„___” ____________ 2007 ____ ______________________

deszyfrowanie podpisu

Załącznik nr. ___ do umowy o pracę

"ZATWIERDZONY"
Dyrektor generalny
OOO ____________
«___» _______________

OPIS PRACY
Sekretarz-referent

• 1.1. Zastępca sekretarza należy do kategorii specjalistów ds. przedsiębiorstw i jest zatrudniany i zwalniany przez dyrektora.
• 1.2. Do głównych zadań sekretarza-asystenta należy wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne działań zarządczych.
• 1.3. Zastępca sekretarza podlega bezpośrednio dyrektorowi przedsiębiorstwa.
• 1.4. W swojej działalności sekretarz-referent kieruje się:
• akty prawne Federacji Rosyjskiej;
• Statut przedsiębiorstwa;
• Regulamin usług funkcjonalnych przedsiębiorstwa;
• polecenia (instrukcje) kierownictwa przedsiębiorstwa;
• materiały normatywne i metodologiczne dotyczące organizacji pracy biurowej;
• ten opis stanowiska.
• 1,5. Na stanowisko sekretarza-asystenta powoływane są osoby posiadające wykształcenie wyższe, średnie specjalistyczne oraz staż pracy co najmniej 1 rok lub bez doświadczenia, pod warunkiem ukończenia szkolenia dla sekretarzy-asystentów.
• 1.6. Zastępca sekretarza musi znać następujące pytania:
• perspektywy rozwoju przedsiębiorstwa, jego działalność finansowa i gospodarcza;
• organizowanie pracy z dokumentami, sporządzanie dokumentacji;
• organizacja pracy menedżerskiej;
• wykorzystanie technologii komputerowej i organizacyjnej;
• tłumaczenie dokumentacji urzędowej na język obcy partnera handlowego;
• kultura pracy i etyka pracy;
• bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.

2. FUNKCJE

Sekretarzowi-referentowi przypisuje się następujące funkcje:

• 2.1. Usługi informacyjne i referencyjne dotyczące dokumentów przedsiębiorstwa.
• 2.2. Wskazówki metodyczne i kontrola organizacji pracy biurowej w działach strukturalnych i oddziałach przedsiębiorstwa.
• 2.3. Dokumentowanie działalności organów doradczych przedsiębiorstwa.
• 2.4. Obsługa operacyjna i organizacyjna kadry zarządzającej.
• 2.5. Prowadzenie przygotowania dokumentacji i rejestrów kadrowych (w przypadku braku inspektora personalnego).

3. OBOWIĄZKI PRACY

Zastępca sekretarza musi:

• 3.1. Przygotuj niezbędne dokumenty, zapewnij działalność finansowo-gospodarczą przedsiębiorstwa.
• 3.2. Zapewniamy recepcję, księgowość, rejestrację, kontrolę nad wykonywaniem dokumentów, usługi informacyjne i referencyjne oraz przechowywanie informacji o dokumentach.
• 3.3. Monitoruj jakość przygotowania, poprawność sporządzenia, koordynację i zatwierdzanie dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa.
• 3.4. Monitoruj wykonanie dokumentów i instrukcji kierownictwa, podejmuj szybkie działania mające na celu ich terminowe i wysokiej jakości wykonanie.
• 3.5. Organizuj przygotowania, podejmowanie decyzji i przekazywanie ich bezpośrednim wykonawcom. Analizuj certyfikaty i raporty przekazywane kierownictwu i wyciągaj na ich temat kompetentne wnioski.
• 3.6. Prowadź komunikację operacyjną z organizacjami zewnętrznymi (zarówno komercyjnymi, jak i rządowymi) oraz indywidualnymi obywatelami w sprawie bieżącej działalności przedsiębiorstwa (telefon, faks itp.).
• 3.7. Przyjmuj gości.
• 3.8. Prowadzenie prac nad dokumentacją działalności kadrowej przedsiębiorstwa:
• wydawanie poleceń dla personelu;
• rejestracja kart osobistych formularza T-2 lub akt osobowych;
• rejestracja zeszytów ćwiczeń;
• rejestracja i obsługa umów o pracę (umów);
• przygotowywanie dokumentów podróży;
• rejestracja zaświadczeń o niezdolności do pracy;
• prowadzenie kart czasu pracy;
• wydawanie zaświadczeń o stażu pracy i wynagrodzeniu.
• 3.9. Zapewnij pracę przy pisaniu i kopiowaniu.
• 3.10. Wykorzystaj komputer osobisty jako sposób na automatyzację obsługi dokumentacji przedsiębiorstwa.
• 3.11. Przeprowadzaj coroczną selekcję dokumentów do przechowywania archiwalnego lub zniszczenia.
• 3.12. Wykonuje indywidualne instrukcje kierownictwa dotyczące profilu działalności finansowo-gospodarczej przedsiębiorstwa.

4. PRAWA

• 4.1. Poproś o niezbędne materiały od służb funkcjonalnych, a także wyjaśnienia przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i instrukcje od kierownictwa.
• 4.2. Przejrzyj dokumenty i przekaż je do realizacji menedżerom i specjalistom przedsiębiorstwa.
• 4.3. Wymagaj od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad ich przygotowania i wykonania (GOST 6.38-90), międzynarodowych zasad przygotowywania dokumentów (ISO).
• 4.4 Zatwierdza dokumenty działalności zarządczej w zakresie swoich kompetencji.
• 4,5. Przedstawiać do rozpatrzenia przez kierownictwo propozycje udoskonalenia wsparcia dokumentacyjnego działalności przedsiębiorstwa, udoskonalenia form i metod pracy zarządczej w oparciu o wykorzystanie technologii elektronicznej.
• 4.6. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów generowanych w ramach działalności przedsiębiorstwa.
• 4.7. Pracuj z dokumentami oznaczonymi jako „CT” lub „Poufne”.
• 4.8. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.
• 4.9. Współpracuj ze wszystkimi służbami (pracownikami) przedsiębiorstwa w kwestiach weryfikacji wykonania dokumentów i przekazywania niezbędnych informacji kierownictwu.

5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

• 5.1. Jakość dokumentów przekazywanych do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa.
• 5.2. Nieostrożne, niedbałe podejście do rejestracji i konserwacji dokumentów.
• 5.3. Bezpieczeństwo dokumentacji, udostępnianie informacji o klauzuli „Poufne” lub „KT”.
• 5.4. Nieostrożne i nieterminowe wykonywanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszej instrukcji.

Dyrektor generalny __ __________________________

Radca prawny ________________ __________________________

Przeczytałem instrukcję __________________________

Dodano: 3.03.2017 19:53:39

Sekretarz nazywany jest wiernym asystentem i prawą ręką szefa i nie bez powodu, ponieważ do obowiązków sekretarza menedżera należy zapewnienie skutecznego zarządzania i działań administracyjnych.

Jakie są obowiązki sekretarki-asystentki?

Sekretarz menedżera zajmuje się przygotowywaniem i realizacją dokumentów i dokumentów biznesowych, pomaga szefowi w biznesie i rozwiązuje wiele problemów organizacyjnych.

Stanowisko sekretarza-asystenta można uznać także za stanowisko reprezentacyjne, gdyż jest on twarzą firmy – spotyka się z gośćmi, odbiera telefony i listy. Ten rodzaj pracy wymaga dużego opanowania, umiejętności komunikacji i organizacji. Z tego powodu zawód sekretarki może wiązać się z dużymi perspektywami – w przyszłości specjalista może zostać kierownikiem biura, a następnie jednym z dyrektorów lub menedżerów najwyższego szczebla.

Miejsca pracy

Stanowisko sekretarza wykonawczego jest wymagane w prawie każdej firmie, która ma biuro dla klientów i gości. Mogą to być zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe organizacje biznesowe.

Historia zawodu

Pierwszych sekretarzy można uznać za skrybów i kronikarzy – spisali dekrety i zarządzenia królewskie, kronikę bieżących wydarzeń, zajmowali się prowadzeniem korespondencji. Z biegiem czasu uprawnienia sekretarza znacznie się rozszerzyły i dziś może on pełnić różnorodne funkcje. Powstało zatem zapotrzebowanie na specjalistów o wąskiej specjalizacji, w wyniku czego pojawił się zawód sekretarza-asystenta, urzędnika, sekretarza-tłumacza i kierownika biura.

Obowiązki sekretarza

Do obowiązków sekretarza-asystenta należy:

• przyjmowanie gości;
• odbieranie połączeń telefonicznych;
• ewidencjonowanie;
• planowanie dnia pracy menadżera;
• organizacja spotkań;
• zamawianie biletów i rezerwacji hotelowych dla menadżera i innych pracowników podczas podróży służbowej;
• zamawianie artykułów piśmiennych do biura;
• spełniając prośby menadżera.

Czasami do funkcji sekretarza menedżera należy korespondencja w języku angielskim.

Wymagania dla sekretarki

Wymagania wobec asystenta sekretarza obejmują:

• wykształcenie średnie lub wyższe;
• posiadanie komputera;
• znajomość podstaw pracy biurowej;
• znajomość języka angielskiego (czasami).

Stanowisko sekretarza wymaga również następujących umiejętności:

• punktualność;
• umiejętność dobrego wyglądu (reprezentacyjnego);
• organizacja.

Próbka CV sekretarza

Wznów próbkę

Jak zostać sekretarką

Jak zostać sekretarką? Może to być osoba posiadająca dowolne wykształcenie wyższe, która ukończyła kursy dla sekretarek lub przeszła szkolenie bezpośrednio w miejscu pracy. Z reguły pracodawcy nie nakładają specjalnych wymagań na nabytą przez kandydata specjalizację, ale skupiają się na tym, aby kandydat posiadał niezbędne cechy osobiste i był w stanie wykonywać obowiązki na odpowiednim poziomie.

Pensja sekretarza

Wynagrodzenie sekretarza może się różnić - od 15 do 45 tysięcy rubli. Dochód zależy od obowiązków pracownika i regionu, w którym pracuje. Średnia pensja asystenta sekretarza wynosi 30 tysięcy rubli.

Opisy stanowisk pracy

Otwórz w formacie WORD

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Zatrudnianie i zwalnianie Sekretarza-Referenta następuje na podstawie zarządzenia Dyrektora Generalnego.

1.2. Do głównych zadań sekretarza-asystenta należy wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne działalności zarządczej w Spółce oraz doskonalenie wsparcia dokumentacyjnego zarządzania.

1.3. Zastępca sekretarza podlega bezpośrednio Kierownikowi Działu Administracyjno-Ekonomicznego Departamentu Wsparcia Logistyki, a w przypadku jego nieobecności Administratorowi Działu Administracyjno-Ekonomicznego Departamentu Wsparcia Logistyki.

1.4. W czasie nieobecności Zastępcy Sekretarza (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego prawa i obowiązki przechodzą na pełniącego obowiązki Zastępcy Sekretarza, powoływanego zarządzeniem Dyrektora Generalnego.

1,5. Sekretarz-referent w swojej działalności kieruje się:

— Konstytucja Federacji Rosyjskiej;

— Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej;

— Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej;

— Ustawa federalna Federacji Rosyjskiej nr 24-FZ z dnia 20 lutego 1995 r. „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”;

— Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej nr 26 z 04.06.2001 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności”;

— Instrukcje dotyczące procedury prowadzenia ksiąg pracy w przedsiębiorstwach, instytucjach, organizacjach, materiały regulacyjne i metodologiczne Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej;

— GDOU. Podstawowe postanowienia. Podstawowe wymagania dotyczące dokumentów i obsługi dokumentacji zarządczej;

— GOST R6.30-97. Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicone systemy dokumentacji. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów (zmienione i uzupełnione w 2000 r.);

— Standardowe instrukcje pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych;

— GOST R51141-98. Warunki prowadzenia ewidencji i archiwizacji.

Zastępca sekretarza: opis stanowiska, obowiązki i odpowiedzialność

Warunki i definicje;

— Wykaz standardowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzony przez szefa Federalnej Służby Archiwalnej w dniu 6 października 2000 r.;

— Archiwum firmy (organizacja pozarządowa). Przewodnik metodyczny i przybliżony wykaz dokumentów powstałych w działalności instytucji pozarządowych ze wskazaniem okresów przechowywania;

— Ujednolicony państwowy system pracy biurowej;

— Regulamin i instrukcje Rosarchowa;

— Statut Spółki;

— Instrukcję pracy biurowej Spółki;

— Wewnętrzne przepisy pracy Spółki;

— Rozkazy, instrukcje kierownictwa Spółki;

— Ten opis stanowiska.

1.6. Na stanowisko sekretarza-asystenta powoływane są osoby z wyższym wykształceniem zawodowym bez wymagań dotyczących stażu pracy lub osoby z wykształceniem średnim (pełnym) i przygotowaniem specjalnym według ustalonego programu oraz stażem pracy co najmniej 1 rok.

II. FUNKCJE

Sekretarzowi-referentowi przypisuje się następujące funkcje:

— przyjmowanie, wysyłanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;

— przygotowywanie projektów dokumentów zgodnie z zaleceniami Dyrektora Generalnego;

— kontrola jakości dokumentów przekazywanych do podpisu Dyrektorowi Generalnemu;

— kontrola wykonania dokumentów i instrukcji;

— organizacja pracy recepcji Dyrektora Generalnego;

— dokumentowanie działalności organów doradczych Spółki;

— opracowanie lokalnych przepisów dotyczących obsługi dokumentacyjnej Spółki;

— organizacja dokumentów w pracy biurowej;

— organizacja usług elektronicznych dla Dyrektora Generalnego.

III. OBOWIĄZKI

Sekretarz-referent:

3.1. pełni funkcje techniczne służące wsparciu i utrzymaniu pracy Dyrektora Generalnego Spółki lub jej oddziałów;

3.2. przyjmuje i rejestruje otrzymaną korespondencję w dzienniku dokumentów wpływających, zgodnie z uchwałą kierowników Spółki lub jej oddziałów, przekazuje dokumenty do realizacji;

3.3. monitoruje przepływ dokumentów, monitoruje ich realizację;

3.4. wystawia niezbędne zaświadczenia na zarejestrowanych dokumentach;

3.5. przesyła uzupełnioną dokumentację do odbiorców (w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej);

3.6. zapewnia bezpieczeństwo bieżącej dokumentacji urzędowej;

3.7. przyjmuje informacje od pracowników działu dla Dyrektora Generalnego i dzwoni do nich na jego polecenie;

3.8. organizuje rozmowy telefoniczne Dyrektora Generalnego;

3.9. odbiera i przekazuje wiadomości telefoniczne, rejestruje otrzymane wiadomości pod nieobecność Dyrektora Generalnego i przekazuje mu je do wiadomości;

3.10. prowadzi prace związane z przygotowaniem posiedzeń lub posiedzeń organizowanych przez Dyrektora Generalnego (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie, miejscu, porządku obrad lub posiedzenia oraz ich rejestracja), prowadzenie i sporządzanie protokołów;

3.11. wykonuje prace drukarskie i kopiujące;

3.12. monitoruje zaopatrzenie Dyrektora Generalnego w materiały biurowe, sprzęt organizacyjny, stwarza warunki sprzyjające efektywnej pracy menedżera;

3.13. przyjmuje dokumenty do podpisu przez Dyrektora Generalnego;

3.14. kontroluje jakość przygotowania, prawidłowość redagowania, koordynację i zatwierdzanie dokumentów przedkładanych do podpisu Dyrektorowi Generalnemu;

3.15. kontroluje wykonanie dokumentów i instrukcji Dyrektora Generalnego Spółki, podejmuje działania operacyjne mające na celu ich terminową i wysokiej jakości realizację;

3.16. organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i propozycji pracowników Spółki;

3.17. prowadzi rejestr spóźnień pracowników Spółki do pracy;

3.18. składa miesięczne sprawozdanie Dyrektorowi Generalnemu dotyczące spóźnień pracowników;

3.19. utrzymuje harmonogramy pracy kierowców;

3.20. rozwiązuje problemy związane z wydawaniem zaproszeń, wiz, paszportów międzynarodowych, rezerwacją i zakupem biletów dla pracowników firmy wyjeżdżających w podróż służbową;

3.21. przyjmuje do przechowywania dokumenty wypełnione pracą biurową z oddziałów strukturalnych Spółki;

3.22. uczestniczy w opracowywaniu nazewnictwa spraw, sprawdza poprawność tworzenia i realizacji spraw w momencie przekazania ich do archiwum;

3.23. szyfruje sprawy zgodnie z obowiązującymi zasadami;

3.24. systematyzuje i umieszcza akta, prowadzi ich ewidencję;

3,25. sporządza zbiorcze inwentarze akt z okresami przechowywania stałego i czasowego, a także akty przekazania spraw do przechowywania państwowego, spisywania i niszczenia dokumentów, których okresy przechowywania upłynęły;

3.26. uczestniczy w pracach związanych z badaniem wartości dokumentów archiwalnych;

3,27. wystawia odpisy i dokumenty archiwalne, sporządza niezbędne poświadczenia na podstawie informacji zawartych w dokumentach archiwalnych oraz prowadzi ich ewidencję;

3.28. doradza pracownikom w zakresie przygotowania spraw do złożenia w archiwum.

IV. PRAWA

Sekretarz referent ma prawo:

4.1. opracowywać procesy technologiczne do pracy z dokumentami w oparciu o wykorzystanie technologii organizacyjnej i komputerowej;

4.2. zażądać od działów strukturalnych Spółki niezbędnych materiałów, a także wyjaśnień przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i instrukcji kierownictwa;

4.3. przeglądać dokumenty i przesyłać je do realizacji menadżerom i specjalistom Spółki;

4.4. przedstawiać do rozpatrzenia przez kierownictwo propozycje udoskonalenia form i metod pracy menedżerskiej w oparciu o wykorzystanie technologii elektronicznej;

4,5. żądać od kierownictwa stworzenia normalnych warunków wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa dokumentacji personalnej;

4.6. pracować z dokumentami oznaczonymi jako „Do użytku służbowego”;

4.7. przeprowadzać „filtrowanie” rozmów telefonicznych;

4.8. podgląd dokumentów i ustalenie, które z nich można przekazać wykonawcom z pominięciem Dyrektora Generalnego;

4.9. zorganizować przyjęcie i ustalić priorytet gości;

4.10. żądać przestrzegania ustalonych zasad pracy z dokumentami w działach strukturalnych Spółki;

4.12. opracowywać ujednolicone systemy dokumentacji, karty czasu pracy, wykazy dokumentów;

4.13. podejmować decyzje i zatwierdzać dokumenty w zakresie swoich kompetencji;

4.14. zgłaszać propozycje mające na celu poprawę pracy z personelem;

4.15. żądać pisemnych wyjaśnień od pracowników, którzy naruszyli dyscyplinę pracy;

4.16. wymagać od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad przygotowywania i wykonywania dokumentów dla personelu;

4.17. pracować z dokumentami oznaczonymi jako „Poufne” lub „Tajemnica handlowa”.

V. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za:

5.1. terminowe przekazywanie napływających informacji do odbiorców;

5.2. terminowość przesyłania korespondencji wychodzącej;

5.3. jakość dokumentów przedstawianych do podpisu kierownictwu Spółki;

5.4. nieostrożne, niedbałe podejście do rejestracji i konserwacji dokumentów;

5.5. nieterminowe przekazywanie informacji Dyrektorowi Generalnemu;

5.6. bezpieczeństwo dokumentacji wychodzącej, przychodzącej i wewnętrznej;

5.7. ujawnienia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Spółki oraz innych informacji, które stały się znane w toku pracy;

5.8. bezpieczeństwo mienia przekazanego mu przez Spółkę w celu wykonywania jego funkcji;

5.9. nietaktowne podejście do pracowników Spółki i innych obywateli kontaktujących się z Sekretarzem-Referentem;

5.10. nieprzestrzegania wymagań niniejszej instrukcji.

VI. RELACJE WEDŁUG STANOWISKA

6.1. z Dyrektorem Generalnym – w sprawie dokumentowego i pozadokumentowego wsparcia jego działalności;

6.2. z Działem Administracyjno-Ekonomicznym – w sprawach zaopatrzenia sekretarza-asystenta w materiały biurowe i niezbędny sprzęt;

6.3. ze wszystkimi pionami strukturalnymi Spółki – w kwestiach wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej.

VII. OCENA WYDAJNOŚCI

7.1. Głównymi kryteriami pracy sekretarza-asystenta są efektywność i pracowitość.

VIII. PROCEDURA POPRAWIANIA OPISÓW STANOWISK

8.1. Instrukcje te mogą zostać zmienione w następujących przypadkach:

— zmiany w strukturze Spółki;

— zmiana technologii dokumentacji;

— zmiany w zakresie funkcji zastępcy sekretarza.

Opis stanowiska sekretarza-asystenta reguluje stosunki pracy między pracodawcą a pracownikiem. Dokument zawiera wymagania dotyczące kwalifikacji, doświadczenia zawodowego, wiedzy i umiejętności urzędnika. Ustala tryb podporządkowania, mianowania, zwalniania, opisuje obowiązki funkcjonalne, prawa pracownika i jego obowiązki.

I. Postanowienia ogólne

1. Na stanowisko sekretarza-asystenta powołuje się osobę posiadającą wyższe wykształcenie i co najmniej roczny staż pracy na podobnym stanowisku.

2. Powołanie lub odwołanie sekretarza-asystenta następuje na podstawie zarządzenia dyrektora generalnego.

3. Zastępca sekretarza podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu.

4. W czasie nieobecności sekretarza-asystenta jego prawa, obowiązki funkcjonalne i odpowiedzialność przechodzą na innego urzędnika, zgodnie z zarządzeniem organizacji.

5. Zastępca sekretarza musi wiedzieć:

• zasady pracy z dokumentami;
• język obcy;
• standardy etykiety biznesowej;
• zasady obsługi sprzętu organizacyjnego i komputerowego;
• standardy bezpieczeństwa, ochrony pracy i ochrony przeciwpożarowej;
• podstawy prawa cywilnego i pracy.

6. Zastępca sekretarza kieruje się w swojej działalności:

• ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;
• Statut organizacji;
• zamówienia i instrukcje kierownictwa;
• wewnętrzne przepisy pracy, inne akty regulujące organizację;
• ten opis stanowiska.

II. Zakres obowiązków sekretarza-asystenta

Zastępca sekretarza wykonuje następujące obowiązki funkcjonalne:

1. Świadczy usługi informacyjne i referencyjne dla organizacji.

2. Przyjmuje gości.

3. Organizuje spotkania, wyjazdy służbowe, wyjazdy menadżera.

4. Przygotowuje niezbędne dokumenty, odbiera je, rejestruje i przechowuje.

5. Kontroluje jakość przygotowania, poprawność treści, zatwierdzenie dokumentów przedkładanych do zatwierdzenia kierownictwu organizacji.

6. Analizuje informacje przekazywane kierownictwu i wyciąga na ich temat kompetentne wnioski.

7. Monitoruje wykonanie dokumentów i instrukcji kierownictwa.

8. Przygotowuje spotkania i narady z udziałem menadżera. Gromadzi niezbędne materiały, informuje uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, prowadzi i sporządza protokoły.

9. Wykonuje zadania służbowe menadżera w granicach jego kompetencji.

III. Prawa

Sekretarz referent ma prawo:

1. Otrzymywać informacje urzędowe niezbędne do wykonywania swoich obowiązków funkcjonalnych.

2. Żądać od kierownictwa stworzenia normalnych warunków wykonywania swoich uprawnień oraz bezpieczeństwa dokumentów i dóbr materialnych.

3. Wysyłaj propozycje racjonalizacyjne do kierownictwa w celu usprawnienia ich pracy i działań organizacji.

4. Podejmuj samodzielne decyzje w ramach swoich kompetencji.

5. Otrzymywać od działów niezbędne materiały i wyjaśnienia przyczyn opóźnienia w realizacji zadań oraz instrukcje kierownicze.

6. Informuj bezpośredniego przełożonego o uchybieniach w działaniu organizacji i zgłaszaj propozycje ich usunięcia.

7. Nie przystępuj do wykonywania swoich obowiązków, jeżeli istnieje zagrożenie zdrowia i życia.

IV. Odpowiedzialność

Zastępca sekretarza jest odpowiedzialny za:

Sekretarz zawodu

Niewłaściwe wykonywanie obowiązków służbowych.

2. Jakość dokumentów przedstawianych do zatwierdzenia kierownictwu organizacji.

3. Konsekwencje podjętych decyzji, własnych działań.

4. Prowadzenie spotkań i reprezentowanie interesów organizacji bez upoważnienia kierownictwa.

5. Naruszenie postanowień dokumentów zarządzających organizacją.

6. Bezprawne udostępnienie danych osobowych, przekazanie tajemnicy handlowej, informacji poufnych.

7. Wyrządzenie szkody organizacji, jej pracownikom, państwu lub kontrahentom.

8. Naruszenie przepisów dyscypliny pracy, norm bezpieczeństwa, wewnętrznych przepisów pracy, ochrony przeciwpożarowej.

9. Naruszenie standardów komunikacji biznesowej i etykiety.

Opis stanowiska sekretarza-referenta

Opis stanowiska sekretarki

ZATWIERDZIŁEM
Dyrektor generalny
Nazwisko I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Sekretarz należy do kategorii wykonawców technicznych.
1.2. Sekretarz jest powoływany na stanowisko i odwoływany z niego zarządzeniem dyrektora generalnego spółki.
1.3. Sekretarz podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu/szefowi komórki strukturalnej firmy.
1.4. W czasie nieobecności sekretarza jego prawa i obowiązki przechodzą na innego urzędnika, zgodnie z zarządzeniem organizacji.
1,5. Na stanowisko sekretarza powołuje się osobę, która spełnia następujące wymagania: wykształcenie - wyższe, niepełne wyższe lub średnie specjalistyczne, doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku co najmniej pół roku, znajomość obsługi sprzętu biurowego (faks, kopiarka, skaner, drukarka), Microsoft Programy biurowe (Word, Excel).
1.6. Sekretarz w swojej działalności kieruje się:
— akty prawne Federacji Rosyjskiej;
— Statut spółki, wewnętrzny regulamin pracy i inne regulacje spółki;
— rozkazy i instrukcje kierownictwa;
- ten opis stanowiska.

2. Obowiązki służbowe sekretarza

Sekretarz wykonuje następujące obowiązki:
2.1. Wykonuje prace w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego działalności administracyjno-administracyjnej menedżera.
2.2. Przyjmuje korespondencję otrzymaną do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją jednostkom strukturalnym lub konkretnemu wykonawcy do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowaniu odpowiedzi.
2.3. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu menadżera.
2.4. Odbiera telefony, nagrywa i przekazuje menadżerowi informacje urzędowe, organizuje rozmowy telefoniczne z menadżerem.
2.5. W imieniu menadżera sporządza pisma, wnioski i inne dokumenty.
2.6. Wykonuje prace związane z przygotowaniem spotkań i spotkań prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu spotkania, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły ze spotkań i spotkań.
2.7. Monitoruje wykonanie przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganie terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika, objętych kontrolą.
2.8. Zapewnia stanowisko pracy menedżera w niezbędny sprzęt organizacyjny, materiały biurowe oraz stwarza warunki sprzyjające efektywnej pracy menedżera.
2.9. Organizuje przyjęcie gości, ułatwia szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników.
2.10. Tworzy akta zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i w ustalonym terminie przekazuje je do archiwum.
2.11. Organizuje wyjazdy służbowe menadżera: zamawia bilety lotnicze i kolejowe, rezerwuje hotele.
2.12. Wykonuje indywidualne zadania służbowe od swojego bezpośredniego przełożonego.

3. Uprawnienia sekretarza

Sekretarz ma prawo:
3.1. Otrzymuj informacje, w tym informacje poufne, w zakresie niezbędnym do rozwiązania powierzonych zadań.
3.2. Przedkładaj kierownictwu propozycje usprawnienia pracy swojej i firmy.
3.3. Żądaj osobiście lub w imieniu menedżera z działów przedsiębiorstwa i innych specjalistów informacji i dokumentów niezbędnych do wypełniania jego obowiązków służbowych.
3.4. Wymagaj od kierownictwa stworzenia normalnych warunków wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów powstałych w wyniku działalności firmy.
3.5. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

4. Odpowiedzialność sekretarza

Sekretarz jest odpowiedzialny:
4.1. Za niewykonanie i/lub nieterminowe, niedbałe wykonanie swoich obowiązków służbowych.
4.2. Za niezastosowanie się do aktualnych instrukcji, zarządzeń i przepisów dotyczących zachowania tajemnicy handlowej i informacji poufnych.
4.3. Za naruszenie wewnętrznych przepisów pracy, dyscypliny pracy, zasad bezpieczeństwa i przeciwpożarowych.

Jeśli po przeczytaniu tego artykułu nie otrzymasz jednoznacznej odpowiedzi, poszukaj szybkiej pomocy.

0,1. Dokument wchodzi w życie z chwilą zatwierdzenia.

0,2. Twórca dokumentu: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,3. Dokument został zatwierdzony: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,4. Okresowa weryfikacja niniejszego dokumentu przeprowadzana jest w odstępach nie przekraczających 3 lat.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Stanowisko „Rezydent do spraw głównych” należy do kategorii „Specjaliści”.

1.2. Wymagania kwalifikacyjne – pełne lub zasadnicze wykształcenie wyższe w odpowiednim kierunku (specjalistyczne lub licencjackie) oraz doświadczenie zawodowe w przedsiębiorstwie – co najmniej 1 rok.

1.3. Zna i stosuje w praktyce:
- Ukraińskie ustawodawstwo dotyczące działalności gospodarczej;
- podstawy prawa administracyjnego, gospodarczego i pracy;
- dokumenty normatywne, metodologiczne i inne wytyczne w zakresie działalności zawodowej;
- Praca w biurze;
- regulaminy, instrukcje i inne materiały dotyczące opracowywania dokumentacji zarządczej, organizacyjnej, technicznej i innej;
- podstawy ekonomii, organizacji pracy, produkcji;
- profil, specjalizacja i cechy zarządzania przedsiębiorstwem;
- struktura organizacyjna, produkcyjna i społeczna przedsiębiorstwa;
- podstawy technologii produkcji;
- sprzęt komputerowy i biurowy;
- techniczne środki rejestrowania i przetwarzania informacji;
- zasady, normy i etykieta organizacji imprez biznesowych, spotkań, przyjęć, konferencji itp.;
- podstawy psychologii komunikacji, socjologii i etyki relacji zawodowych;
- podstawy kultury narodowej, zwyczaje, odpowiadające im style wypowiedzi literackiej i biznesowej;
- jeden lub więcej języków obcych.

1.4. Osoba nadzorująca działalność główną jest powoływana na stanowisko i odwoływana ze stanowiska zarządzeniem organizacji (przedsiębiorstwa/instytucji).

1,5. Główny nadzorca działalności podlega bezpośrednio _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Główny nadzorca działalności nadzoruje pracę _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. W czasie nieobecności kierownika działalności głównej zastępuje osoba powołana zgodnie z ustalonym trybem, która nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialna za należyte wykonywanie powierzonych jej obowiązków.

2. Charakterystyka pracy, zadań i obowiązków służbowych

2.1. Uczestniczy we wdrażaniu systemu powiązań, stosuje go i utrzymuje zgodnie z ustalonymi wymaganiami oraz w sposób zapewniający koordynację działań w zakresie zarządzania wewnętrznego pomiędzy kierownikiem przedsiębiorstwa, instytucji, organizacji (zwanego dalej przedsiębiorstwem) a szefowie pionów strukturalnych i inni pracownicy, a także system relacji zarządzającego przedsiębiorstwami z przedstawicielami innych przedsiębiorstw, partnerami, konkurentami, klientami.

2.2. Organizuje czas pracy kierownika przedsiębiorstwa, na bieżąco wprowadza zmiany i uzupełnienia do programu i harmonogramu jego pracy.

2.3. Sporządza miesięczny harmonogram sprawozdań kierowników pionów strukturalnych z wyników działalności gospodarczej.

2.4. Zwraca uwagę wszystkich zainteresowanych służb, organizacji zewnętrznych i osób prywatnych na treść protokołów i podjętych decyzji oraz monitoruje ich realizację.

2.5. Składa zamówienia na niezbędny sprzęt, materiały i usługi.

2.6. Bierze udział w rozpatrywaniu spraw zarządczych i organizacyjnych.

2.7. Prowadzi ustaloną dokumentację.

2.8. W imieniu kierownika przedsiębiorstwa przygotowuje przeglądy analityczne bieżących zagadnień społecznych, gospodarczych i finansowych w warunkach rynkowych.

2.9. Selekcja i przetwarzanie informacji dla menadżera.

2.10. Przygotowuje, zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, projekty dokumentacji administracyjnej, korespondencji administracyjnej, handlowej, technicznej i innej: wnioski, odwołania, odpowiedzi na pisma, wiadomości itp.

2.11. Sporządza notatki do protokołu, monitoruje gotowość stenograficznych sprawozdań z ważnych i znaczących wydarzeń oraz przemówień na zebraniach, zebraniach, konferencjach itp.

2.12. Bierze udział w przygotowaniu raportów, certyfikatów i innych materiałów do przemówień kierownika przedsiębiorstwa.

2.13. Organizuje terminowe i ukierunkowane dostarczanie instrukcji, instrukcji i zamówień od kierownika przedsiębiorstwa, oficjalnej korespondencji i specjalnej dokumentacji do kierowników działów i innych wykonawców.

2.14. Monitoruje proces pozyskiwania ustalonych informacji i kontroluje kompletność ich otrzymania.

2.15. Rejestruje wnioski i oświadczenia pracowników, organizuje ich przyjęcie (spotkanie) z kierownikiem przedsiębiorstwa.

2.16. Pomaga menadżerowi biznesowemu w stosowaniu odpowiedniej etykiety i protokołu podczas przyjmowania urzędników, gości i gości.

2.17. Reguluje podróże szefa przedsiębiorstwa w ciągu dnia roboczego.

2.18. Towarzyszy kierownikowi przedsiębiorstwa podczas jego wizyt, podróży służbowych i wyjazdów służbowych, wykonując stałe zadania i obowiązki, a także prace wynikające ze szczególnych okoliczności.

2.19. Zna, rozumie i stosuje aktualne przepisy dotyczące swojej działalności.

2.20. Zna i przestrzega wymagania przepisów z zakresu ochrony pracy i ochrony środowiska, przestrzega norm, metod i technik bezpiecznego wykonywania pracy.

3. Prawa

3.1. Główny nadzorca działalności ma prawo podejmować działania mające na celu zapobieganie i eliminowanie przypadków ewentualnych naruszeń lub niezgodności.

3.2. Główny nadzorca działalności ma prawo do wszelkich gwarancji socjalnych przewidzianych prawem.

3.3. Przełożony działalności głównej ma prawo żądać pomocy w wykonywaniu obowiązków służbowych i korzystaniu z uprawnień.

3.4. Przełożony działalności głównej ma prawo żądać stworzenia warunków organizacyjnych i technicznych niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych oraz zapewnienia niezbędnego sprzętu i inwentarza.

3.5. Główny nadzorca działalności ma prawo zapoznać się z projektami dokumentów związanych z jego działalnością.

3.6. Główny przełożony działalności ma prawo żądać i otrzymywać dokumenty, materiały i informacje niezbędne do wykonywania swoich obowiązków służbowych i poleceń kierownictwa.

3.7. Główny kierownik działalności ma prawo do podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych.

3.8. Główny nadzorca działalności ma prawo zgłaszać wszelkie stwierdzone w toku swoich czynności naruszenia i niespójności oraz zgłaszać propozycje ich usunięcia.

3.9. Przełożony działalności głównej ma prawo zapoznać się z dokumentami określającymi prawa i obowiązki na zajmowanym stanowisku oraz kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.

4. Odpowiedzialność

4.1. Za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie obowiązków wynikających z niniejszego opisu stanowiska pracy i (lub) niewykorzystanie przyznanych uprawnień odpowiada przełożony działalności głównej.

4.2. Za nieprzestrzeganie zasad wewnętrznych przepisów pracy, ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej odpowiada osoba nadzorująca działalność główną.

4.3. Za ujawnienie informacji o organizacji (przedsiębiorstwie/instytucji) związanych z tajemnicą przedsiębiorstwa odpowiada osoba nadzorująca działalność główną.

4.4. Osoba nadzorująca główną działalność jest odpowiedzialna za niespełnienie lub nienależyte spełnienie wymagań wewnętrznych dokumentów regulacyjnych organizacji (przedsiębiorstwa/instytucji) i porządków prawnych kierownictwa.

4,5. Osoba nadzorująca główną działalność odpowiada za przestępstwa popełnione w trakcie swojej działalności, w granicach określonych przez obowiązujące przepisy administracyjne, karne i cywilne.

4.6. Osoba nadzorująca główną działalność jest odpowiedzialna za wyrządzenie szkody materialnej organizacji (przedsiębiorstwu/instytucji) w granicach określonych przez obowiązujące przepisy administracyjne, karne i cywilne.

4.7. Za niezgodne z prawem wykorzystanie przyznanych uprawnień służbowych, a także wykorzystanie ich do celów osobistych odpowiada przełożony czynności głównej.

Sekretarka to niezastąpiona asystentka w każdym biurze. Na tym stanowisku może znajdować się urzędnik, osobisty asystent menedżera i recepcjonista. Zastępca sekretarza zajmuje się obiegiem dokumentów w firmie oraz monitoruje przechowywanie i wykorzystanie dokumentów. Jak pojawił się ten zawód?

Powstał w czasie aktywnych działań reformatorskich Piotra I, który wprowadził takie pojęcie jak „stopień sekretarza”. Początkowo to właśnie urzędnicy zajmowali się rejestracją i numeracją przychodzących pism. Na początku XX wieku zawód sekretarki stał się powszechny i ​​już w 1875 roku w wielu dużych miastach Europy i Ameryki można było brać udział w specjalnych kursach dla maszynistek. Wraz z wynalezieniem maszyny do pisania w 1880 roku zawód ten stopniowo nabrał kobiecego oblicza. Pod koniec pierwszej wojny światowej znalezienie sekretarza płci męskiej było prawie niemożliwe. W tamtym czasie był to jeden z niewielu zawodów dostępnych dla kobiet. Najbardziej ambitni z nich ukończyli kursy i dostali pracę w firmach i urzędach na całym świecie. Szanowano ich, a ich praca była dobrze opłacana. Stanowisko sekretarza-asystenta było jednym z pierwszych kroków w kierunku emancypacji kobiet.

Obecnie zawód ten stracił już dawny prestiż, jednak zapotrzebowanie na specjalistów od zarządzania biurem jest nadal duże. Najnowszym trendem są sekretarki zdalne, których obecność w biurze nie jest nawet konieczna. Z usług asystentów online korzysta wiele platform internetowych, które potrzebują komunikacji z klientami.

Obowiązki zastępcy sekretarza

Wśród ludzi krąży wiele dowcipów i powiedzeń na temat sekretarek. Jednak pomimo złej reputacji zastępca sekretarza ma wiele obowiązków zawodowych. Jeśli chcesz pracować w tej specjalności, będziesz potrzebować dyscypliny, odpowiedzialności i pewnej wiedzy. Jakie obowiązki ma taki pracownik?

• Prowadzenie dokumentacji: Kobiety mają trudne zadanie skrupulatnego sprawdzania wszystkich dokumentów i utrzymywania ich w porządku. Pomocy mogą potrzebować wszyscy pracownicy firmy, a w dużych firmach z reguły rekrutuje się kilka osób na stanowisko zastępcy sekretarza.
• Organizacja spotkań, wyjazdów, spotkań: sekretarz musi zawsze być na bieżąco ze wszystkimi nowościami i trzymać rękę na pulsie. Zwykle nie tylko koordynuje harmonogram pracy kadry kierowniczej, ale także przygotowuje wyjazdy służbowe i spotkania biznesowe.
• Odbieranie połączeń telefonicznych: do bezpośrednich obowiązków pracownika należy komunikowanie się z klientami, partnerami i innymi osobami.
• Przyjmowanie gości: W tym zawodzie bardzo ważny jest reprezentacyjny wygląd, ponieważ często pierwszą osobą widzianą w firmie jest sekretarka.
• Zamawianie materiałów piśmiennych i inna pomoc biurowa.
• Spełnianie żądań kierownictwa. W niektórych firmach ten przedmiot zajmuje większość czasu pracy. Dlatego starając się o pracę, musisz od razu jasno omówić zakres swoich obowiązków z przyszłym szefem.

Jak widać, odpowiedzialność zastępcy sekretarza jest dość duża. Lista wymagań również jest imponująca. Jakie cechy musi posiadać sekretarka, aby została zatrudniona?

Wymagania dotyczące tego wakatu

• Dobra znajomość obsługi komputera i duża szybkość pisania. Nowoczesne systemy zastąpiły stare maszyny do pisania, ale główne założenia opisu stanowiska sekretarki-asystentki pozostały takie same: umiejętność obsługi sprzętu biurowego i szybkość nagrywania.
• Reprezentatywny wygląd: Rosyjskie prawo zabrania jakiejkolwiek dyskryminacji ze względu na rasę, płeć lub wiek podczas rekrutacji pracowników. Ale schludny wygląd, uprzejma mowa i umiejętność prowadzenia rozmowy będą Twoimi niewątpliwymi zaletami.
• Punktualność i organizacja: te cechy nie będą przeszkadzać innym specjalistom, ale są szczególnie ważne dla sekretarki.
• Wykształcenie średnie specjalistyczne lub wyższe.
• Na niektórych stanowiskach może być wymagana znajomość języka angielskiego. Duże firmy zwracają na to szczególną uwagę.

Prawa pracownicze

Praca sekretarki wiąże się z dużą odpowiedzialnością, ale pracownicy też mają prawa, których mogą bronić w przypadku naruszeń ze strony przełożonych.

• Sekretarz ma prawo żądać i otrzymywać informacje niezbędne do prawidłowego wykonywania swoich obowiązków.
• Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi warunki pracy i bezpieczeństwo dokumentów.
• Zastępca sekretarza może zgłaszać pomysły usprawniające proces pracy. Może także podejmować samodzielne decyzje w granicach swoich obowiązków służbowych.
• Zastępca sekretarza może opuścić pracę ze względów zdrowotnych lub z powodu pogorszenia się samopoczucia.

Zawód urzędnika, według statystyk, należy do „najdłużej pracujących” na rynku: pracownicy często zostają w pracy po godzinach. Znając swoje prawa i obowiązki, pracownik może działać we własnym interesie na korzyść firmy.

Jakie wykształcenie trzeba mieć, żeby dostać tę pracę?

Z opisu stanowiska asystenta sekretarza wynika, że ​​osoba ubiegająca się o wolne stanowisko musi posiadać wykształcenie wyższe lub średnie specjalistyczne i co najmniej roczny staż pracy. Jeśli nie masz jeszcze doświadczenia, nie znasz programów biurowych i nie czujesz się zbyt pewnie w pisaniu, możesz ukończyć specjalne kursy dla sekretarki-asystentki, gdzie nauczysz się prowadzić korespondencję biznesową i obsługiwać komputer na poziomie pewnego siebie użytkownika. Całą tę wiedzę możesz zdobyć samodzielnie, wyszukując informacje w książkach lub w Internecie. Trochę praktyki - a na pewno zostaniesz zatrudniony przez firmę, która takiego specjalisty potrzebuje.

Gdzie znaleźć pracę?

Stanowisko sekretarza-asystenta jest dostępne niemal w każdej firmie. Rynek pracy jest pełen różnorodnych ofert, wśród których można znaleźć opcję z odpowiednią dyspozycyjnością i wynagrodzeniem. Należy jednak pamiętać, że konkurencja w tym obszarze również jest duża. Aby dostać miejsce, trzeba wyróżnić się spośród dziesiątek innych kandydatów. Poza tym w małych firmach zakres obowiązków sekretarza-asystenta często nie jest jasno uregulowany, a pracownik musi wykonywać dużo zróżnicowanej pracy. Aby tego uniknąć, wybieraj duże firmy, które zazwyczaj jasno określają zakres Twoich obowiązków. Jeśli nie masz takiej możliwości, po prostu omów szczegółowo wszystkie obowiązki, które będziesz wykonywał w nowym miejscu pracy.

Ile zarabiają specjaliści od prowadzenia dokumentacji?

Średnia pensja specjalistów sekretariatu waha się od 25-45 tysięcy rubli. Asystenci wykonawczy zazwyczaj zarabiają nieco więcej niż urzędnicy. Ponadto asystenci sekretarek mogą podczas swojej pracy zdobywać unikalne doświadczenie zawodowe od swoich przełożonych. Jest mało prawdopodobne, aby początkujący pracownik otrzymał pensję wyższą niż 25 000 rubli, nawet w dużych miastach, takich jak Petersburg i Moskwa. Ale wraz ze wzrostem doświadczenia i wiedzy, stawka wynagrodzenia również wzrośnie.

Znalezienie pracy jako sekretarka jest znacznie łatwiejsze, jeśli wiesz, o co cię pytają podczas rozmów kwalifikacyjnych. Przy ubieganiu się o pracę decydująca jest umiejętność pracy z programami Word i Excel. Wymagana będzie również duża prędkość drukowania. W Internecie można znaleźć specjalne programy do nauki pisania bezwzrokowego, co znacznie skraca czas pisania. Aby szybciej zostać zatrudnionym, warto zaktualizować swoje CV na portalach ogłoszeniowych, a na rozmowę kwalifikacyjną przygotować małe portfolio opisujące Twoje umiejętności i zdolności.

Na spotkanie z potencjalnym pracodawcą należy ubrać się w surowy garnitur biurowy w ciemnych odcieniach. Od razu nada ton spotkaniu i pokaże Cię jako odpowiedzialnego i profesjonalnego pracownika. Jeśli ubiegasz się o stanowisko zastępcy menedżera, pamiętaj, że w tym przypadku powinieneś zachować się bardzo rozważnie. Przed rozmową kwalifikacyjną zapoznaj się z historią firmy. Pracodawca dostrzeże, że dokładnie przygotowałeś się do spotkania, a Ty unikniesz szeregu irytujących błędów.

Wyniki

Pomimo dużej listy obowiązków i wymagań wobec asystentów sekretarzy, każdy może poradzić sobie z tą pracą. Przy odpowiednim przygotowaniu zdanie rozmowy kwalifikacyjnej również nie będzie trudne. A nawet jeśli nie masz doświadczenia, nie rozpaczaj, spróbuj najpierw znaleźć pracę w małej firmie. Kierując się prostymi zasadami, możesz zrobić karierę w dziedzinie zarządzania biurem.

Jak wynika z badań przeprowadzonych przez różne agencje rekrutacyjne, zawód „sekretarki” należy do tych, które wiążą się z największą liczbą godzin nadliczbowych i koniecznością dostosowania się do harmonogramu pracy kadry kierowniczej. Do tej grupy zaliczają się także kierowcy oraz przedstawiciele niektórych innych zawodów.

Kim jest sekretarz?

Termin ten pochodzi od łacińskiego słowa „sekret”, jak w starożytnym Rzymie nazywano osoby zaufane. Zarówno wtedy, jak i później (na dworach królewskich) byli to wyłącznie mężczyźni, którym czasami bardzo sprytnie udało się dojść do władzy.

Zawód ten nabrał kobiecego oblicza pod koniec I wojny światowej, wraz z pojawieniem się maszyny do pisania i pojawieniem się takiego stanowiska jak asystent sekretarza. Obecnie, dzięki zaawansowanej technologii, istnieją nawet wirtualni asystenci sekretarek. To nazwa nadawana firmom lub osobom fizycznym, które świadczą usługi online umożliwiające pisanie e-maili lub odbieranie rozmów telefonicznych (przekazywane) bez fizycznej obecności sekretarki w biurze.

Co on robi?

Powszechnie uważa się, że osobista sekretarka reżysera ma stereotypowy wizerunek – długonogą piękność, która potrafi głównie pisać na komputerze, parzyć kawę i odbierać telefony. Czasami znajduje to odzwierciedlenie w żartach, które nie są zbyt przyzwoite pod względem treści. W rzeczywistości zawód „sekretarza”, podobnie jak stanowisko asystenta w dużej firmie, zakłada obecność bardzo poważnego zestawu umiejętności, wiedzy, a także pewnych cech zawodowych. Prawdziwy przedstawiciel tego zawodu nie może obejść się bez organizacji, pracowitości, punktualności i dyplomacji.

Do obowiązków sekretarza (sekretarza-asystenta) należy znajomość wszelkich dokumentów regulacyjnych związanych z pracą biurową, obiegiem dokumentów, organizacją pracy biurowej, strukturą zarządzania, podstawami posiadania sprzętu biurowego, zasadami ochrony pracy. Wszystkie jego liczne uprawnienia, obowiązki i rodzaje wykonywanej pracy reguluje zakres obowiązków. Jest to główny dokument o charakterze organizacyjno-prawnym dotyczący działalności takiego pracownika. Należy go sporządzać w każdym konkretnym przypadku z pełną odpowiedzialnością.

Przyjrzyjmy się głównym sekcjom tego dokumentu.

Co mówi instrukcja sporządzona dla zastępcy sekretarza?

Jej postanowienia ogólne zawierają nazwę organizacji, wskazują bezpośrednich przełożonych oraz wskazują osobę, która zastąpi sekretarza w przypadku jego nieobecności. Znajdziesz tam również wymagania dotyczące doświadczenia i kwalifikacji pracownika oraz listę wszystkich dokumentów niezbędnych do pracy (regulaminy, GOST, kodeksy i regulaminy).

Funkcje przypisane sekretarzowi podane są w drugiej części (o tej samej nazwie). Obejmuje to odpowiedzialność za przygotowanie niezbędnych dokumentów zgodnie z instrukcjami kierownictwa, rejestrację, odbieranie i wysyłanie korespondencji, organizowanie i monitorowanie pracy recepcji, prowadzenie dokumentacji i wiele innych.

Jego działania opisano szerzej w kolejnym rozdziale – „Oficjalne obowiązki sekretarza”. Chodzi nam o bezpieczeństwo i rejestrację korespondencji, wydawanie zaświadczeń dotyczących różnej dokumentacji rejestrowej, organizowanie i przygotowywanie spotkań biurowych, kopiowanie i drukowanie, nagrywanie wiadomości dla przełożonych pozostawionych pod jego nieobecność i informowanie go o nich, zapewnienie biura firmy niezbędnego biura zaopatrzenie.

W każdej organizacji obowiązki sekretarza mogą mieć swoją własną charakterystykę w zależności od specyfiki pracy. Jego stanowisko może brzmieć jak „sekretarz-urzędnik”, co oznacza rozszerzenie zakresu głównych obowiązków.

O uprawnieniach sekretarza

Do czego ma prawo sekretarz? Zgodnie z instrukcją może zwrócić się do różnych działów firmy o materiały potrzebne w jego pracy i ustalić kolejność ich wykorzystania.

Przekaż także sprawdzone dokumenty wykonawcom bezpośrednio oprócz kierownictwa, ustal priorytet dla gości w recepcji i rozdziel rozmowy telefoniczne według ich ważności, żądaj wyjaśnień od pracowników w przypadku naruszeń dyscyplinarnych.

Jak każdy inny pracownik, osobisty sekretarz menedżera ma prawo do pracy w odpowiednich warunkach, które muszą spełniać wymogi ochrony pracy i standardy bezpieczeństwa.

Za co odpowiada zastępca sekretarza?

Odpowiada za nieujawnianie informacji poufnych, za jakość dokumentacji i terminowość jej przedkładania kierownictwu, odpowiedzialne podejście do obiegu dokumentów, bezpieczeństwo mienia i dokumentów organizacji oraz taktowne relacje z kierownictwem i pracownikami.

W kolejnej części opisu stanowiska wskazano, jakie są powiązania służbowe i funkcjonalne istniejące pomiędzy zastępcą sekretarza a różnymi strukturami firmy. Z reguły w średniej wielkości organizacji sekretarz musi współdziałać w kwestiach logistycznych (zaopatrzenie biura w materiały piśmienne) z działem administracyjnym, w kwestiach związanych z obiegiem dokumentów - z innymi działami i oczywiście bezpośrednio z kierownictwem.

Praca sekretarza oceniana jest według głównych wybranych kryteriów, które są również regulowane w odpowiedniej sekcji instrukcji. W zdecydowanej większości przypadków takimi kryteriami są skuteczność i pracowitość. Zdarzają się także sytuacje, w których instrukcja podlega rewizji. Może to nastąpić w przypadku zmiany jego funkcji lub struktury organizacyjnej.

Podsumujmy to

Osoba powołana na to stanowisko w momencie zatrudnienia zapoznaje się z opisem stanowiska, w którym wyszczególnione są wszystkie obowiązki sekretarza. Przypomnijmy je jeszcze raz pokrótce.

• Odbieranie telefonów do menadżera.
• Cała praca z dokumentacją - sortowanie według ważności, rejestracja, przygotowanie, odbiór i dystrybucja, przechowywanie i systematyzacja.
• Organizacja przyjęcia gości.
• Pomoc szefowi w zaplanowaniu harmonogramu pracy, a jeśli zajdzie taka potrzeba, zamówieniu biletów lotniczych i rezerwacji hotelu.
• Przygotowanie i organizacja negocjacji handlowych.
• Zamawianie artykułów papierniczych i innych niezbędnych drobiazgów do biura, czasem artykułów spożywczych.

Po zapoznaniu się z listą obowiązków pracownik podpisuje instrukcje, składany jest również podpis przełożonego. Należy pamiętać, że każda organizacja może mieć własną wersję instrukcji, ale żadna z nich nie powinna być sprzeczna z obowiązującym ustawodawstwem lub przyjętymi standardami pracy.

Funkcje urzędnika sądowego

Jak wiadomo, specyfika pracy w każdej instytucji jest inna. Czym na przykład zajmuje się urzędnik sądowy? Jakie są jego obowiązki zawodowe? Dużo ich:

• projektowanie okładek publicystycznych;
• pozyskiwanie roszczeń od asystentów sędziowskich;
• segregowanie dokumentów i materiałów w aktach;
• sporządzanie inwentarzy nowych spraw;
• numeracja stron;
• dystrybucja odpisów orzeczeń sądowych uczestnikom spraw (stronom);
• przesyłanie w imieniu sędziego odpisów orzeczeń sądowych konkretnym osobom;
• informowanie stron o terminach i terminach rozpraw sądowych.

Oprócz

Do obowiązków sekretarza sądowego należy między innymi:

• zamieszczanie list spraw sądowych na dany tydzień;
• sprawdzenie obecności stron na posiedzeniu;
• prowadzenie akt sądowych;
• kontrolę nad odbiorem i wysyłką wszystkich dokumentów pojawiających się w sprawie.

Sekretarze mają obowiązek zaznajomienia stron z materiałami sprawy, monitorowania zawiadomień przychodzących pocztą, doręczania potwierdzeń, zawiadomień, odpisów aktów i innych ważnych dokumentów. Wprowadzają informacje do dzienników i kart, do systemu komputerowego, drukują akty rękopiśmienne, przekazują sprawy sędziom do rozpatrzenia i po nich odbierają, wystawiają i składają tytuły egzekucyjne oraz wykonują wiele innych zadań w imieniu sędziów.

Wymagania wobec urzędnika sądowego

• Dokumenty należy ponumerować i segregować.
• Inwentarz spraw i innych dokumentów sporządzany jest odrębnie.
• Zdjęcia i koperty są numerowane, w przypadku niepowodzenia numeracja rozpoczyna się od nowa, stare numery należy skreślić (nie poprawiać!).
• Wszelkie poprawki są certyfikowane zgodnie z przyjętą formą.
• Koperty spraw sporządza się ze wskazaniem nazwy sądu, numeru i tytułu sprawy, nazw stron, dat rozpoczęcia i zakończenia, liczby arkuszy oraz okresu przechowywania.
• Inwentaryzacja odbywa się ręcznie lub na komputerze.

Co ma obowiązek zrobić sekretarka szkoły?

Czasem pojawiają się ogłoszenia „Sekretarka potrzebna do szkoły”. Co to za stanowisko i co będziesz tam robić? Dowiedzmy Się.

Sekretarz szkoły jest pierwszym i najważniejszym asystentem dyrektora. Ma obowiązek wykonywać wszelkie polecenia i polecenia przełożonych, związane z funkcjonowaniem placówki oświatowej.

Do jego głównych obowiązków należy procedura prowadzenia spraw zmian personalnych (zwalnianie, zatrudnianie) pracowników, przyjmowania i wydalania studentów. Jego zadaniem jest sporządzenie dokumentu, który dyrektor musi poświadczyć własnoręcznym podpisem. W razie potrzeby sekretarz ma obowiązek w wymaganym terminie zebrać i przewieźć podpisane dokumenty do rozpatrzenia przez władze wyższe.

Do innych obowiązków sekretarza szkoły należy przyjmowanie i przekazywanie informacji uczniom i pracownikom placówki. W przypadku nieobecności dyrektora sekretarz ma obowiązek spisać pełną liczbę i treść telefonów, skarg i próśb odwiedzających, w tym uczniów szkół podstawowych.

Dodatkowo

Notatka zawarta w poleceniu sekretarza szkoły brzmi: ma on także obowiązek realizować dodatkowe (inne) zadania. Co to znaczy?

Oznacza to, że sekretarz dyrektora szkoły ma obowiązek wykonywać wszelkie polecenia, z wyjątkiem osobistych próśb. Może to być na przykład telefon do ucznia lub nauczyciela w celu rozmowy, wysłanie poczty, dokonanie przelewu pieniężnego lub zakup sprzętu potrzebnego do szkoły. Lista ta jest praktycznie niewyczerpana, co oznacza, że ​​obowiązki sekretarki w szkole są bardzo, bardzo obszerne.

Jeżeli w szkole nie ma stanowiska księgowego, prowadzenie spraw finansowych można powierzyć także sekretarzowi. Jego zadaniem jest przesyłanie informacji o zarobkach, wypełnianie kart czasu pracy i dokonywanie niezbędnych korekt.

Pomocy sekretarki może potrzebować nie tylko dyrektor, ale także każda osoba odwiedzająca recepcję. Ludzie zwracają się do niego, aby wydrukować tekst, kserować dokumenty i wyjaśnić ogromną liczbę pytań.

Jeśli pracujesz jako sekretarz-asystent dyrektora generalnego

W tym przypadku jesteś jednym ze specjalistów, a sam dyrektor będzie cię zatrudniał i zwalniał, a ty będziesz bezpośrednio mu podlegał. Aby dostać się na to stanowisko należy posiadać wykształcenie wyższe (lub co najmniej średnie specjalne) oraz co najmniej roczny staż pracy na tym stanowisku. W przypadku braku doświadczenia zaświadczenie o ukończeniu kursu na asystenta sekretarki.

Trzeba posiadać kompetencje w zakresie działalności ekonomiczno-finansowej przedsiębiorstwa, perspektyw jego rozwoju, organizacji obiegu dokumentów i zarządzania pracą, umiejętności obsługi komputera i sprzętu biurowego, tłumaczenia dokumentacji produkcyjnej na język obcy, etyki pracy.

Role i obowiązki

Będziesz odpowiedzialny za wszelkie usługi referencyjne i informacyjne związane z dokumentacją przedsiębiorstwa. Oraz organizacja i kontrola pracy biurowej w oddziałach i poszczególnych działach firmy. Nic dziwnego - nie jesteś zwykłym sekretarzem-urzędnikiem. Musi potrafić dokumentować i szybko organizować działalność swoich organów zarządzających i doradczych. Jeśli nie ma inspektora personelu, należy prowadzić całą dokumentację i rejestry personelu.

Sekretarz-asystent dyrektora generalnego musi przygotować dokumenty niezbędne do zapewnienia działalności finansowej i gospodarczej całego przedsiębiorstwa, zorganizować ich przyjęcie, rejestrację, księgowość i przechowywanie. Kontroluje prawidłowe przygotowanie, zatwierdzenie i koordynację wszelkiej dokumentacji przedkładanej do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa. Podejmuje działania mające na celu zapewnienie wysokiej jakości, terminowego wykonywania poleceń przełożonych, przekazuje informacje bezpośrednio wykonawcom, przeprowadza analizy i wydaje wnioski na temat raportów i zaświadczeń przesyłanych kierownictwu.

Ponadto do funkcji sekretarza należy utrzymywanie komunikacji operacyjnej w kwestiach związanych z działalnością firmy z obywatelami - osobami fizycznymi i indywidualnymi organizacjami (zarówno rządowymi, jak i komercyjnymi). Przyjmuje także gości, może prowadzić czynności kadrowe – sporządzać akta osobowe, zlecenia, zeszyty pracy, umowy (umowy), dokumenty podróżne i orzeczenia o niezdolności do pracy, prowadzić karty czasu pracy i wystawiać zaświadczenia o wynagrodzeniu.

I znowu o prawach

Stanowisko to implikuje nie tylko rozszerzone obowiązki sekretarza, ale także odpowiadające im uprawnienia. Oprócz ogólnie przyjętych, obejmują one prawo żądania niezbędnych materiałów i informacji od wszelkich służb funkcjonalnych przedsiębiorstwa oraz żądania wyjaśnień przyczyn opóźnień w realizacji zadań zarządczych. Wówczas: można żądać rewizji dokumentów sporządzonych przez wykonawców z naruszeniem przyjętych zasad, zgodnie z GOST 6.38-90 lub ISO – międzynarodowymi standardami dokumentacji.

Ma prawo zatwierdzać, w ramach swoich kompetencji urzędowych, dokumenty związane z działalnością zarządzania przedsiębiorstwem, zgłaszać kierownictwu osobiste propozycje do rozpatrzenia w sprawie usprawnienia działań organizacji w zakresie zarządzania dokumentacją i wykorzystania najnowszych technologii komputerowych.

Ma dostęp do dokumentów oznaczonych jako „Poufne” i może kontaktować się z dowolnymi pracownikami i służbami przedsiębiorstwa w celu monitorowania realizacji decyzji zarządczych i dostarczania im niezbędnych informacji.