Jak wypełnić harmonogram wakacji? Rejestracja harmonogramu urlopów Formularz T7 Wypełnienie próbki harmonogramu urlopów.

Harmonogram urlopów (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 123) określa kolejność urlopów pracowników w organizacji. Dokument zatwierdzany jest przez kierownika na rok kalendarzowy na dwa tygodnie przed jego rozpoczęciem i jest wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Pracodawca bierze pod uwagę opinie wszystkich pracowników, są jednak kategorie, których opinie trzeba wziąć pod uwagę. Obejmują one:

• kobiety posiadające troje lub więcej dzieci w wieku poniżej 12 lat oraz inni pracownicy (w tym opiekunowie) wychowujący takie dzieci (art. 262 ust. 2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• pracownicy w wieku poniżej 18 lat (art. 267 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• rodzice (w tym adopcyjni, opiekunowie lub kuratorzy) wychowujący niepełnosprawne dziecko w wieku poniżej 18 lat (art. 262 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• Bohaterowie pracy socjalistycznej i pełnoprawni posiadacze Orderu Chwały Pracy, uczestnicy Wielkiej Wojny Ojczyźnianej, niepełnosprawni weterani wojenni, weterani bojowi, w tym ci, którzy otrzymali niepełnosprawność (art. 6, 14-19 ustawy nr 5-FZ z 12 stycznia , 1995);
• Bohaterowie Związku Radzieckiego, Bohaterowie Federacji Rosyjskiej i pełnoprawni posiadacze Orderu Chwały (klauzula 3 art. 8 ustawy Federacji Rosyjskiej z dnia 15 stycznia 1993 r. nr 4301-1);
• honorowi darczyńcy ZSRR i Rosji (części 1, 2 art. 23 ustawy z dnia 20 lipca 2012 r. nr 125-FZ);
• ofiary katastrofy w Czarnobylu i innych wypadków związanych z wszelkiego rodzaju obiektami jądrowymi (akapit pierwszy, część 3, artykuł 15 ustawy Federacji Rosyjskiej z dnia 15 maja 1991 r. nr 1244-1).

Formularz graficzny

Co pokazać na grafice

Szablon harmonogramu urlopów na rok 2020 w programie Excel musi wskazywać stanowiska pracowników w działach strukturalnych, ich liczebność personelu oraz czas trwania urlopu w dniach kalendarzowych. Liczba dni dla pracowników jest różna, ponieważ składa się z:

• urlop podstawowy, który zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej wynosi zwykle 28 dni, ale w przypadku niektórych kategorii obywateli (osoby niepełnosprawne, urzędnicy państwowi, kadra nauczycielska) liczba ta jest zwykle wyższa;
• (na przykład pracownicy wykonujący pracę w szkodliwych i niebezpiecznych warunkach pracy, pracujący na Dalekiej Północy itp.);
• dni niewykorzystane przez pracownika i przenoszone na kolejny rok roboczy.

Zasady projektowania

Instrukcje dotyczące sporządzania, wypełniania i zatwierdzania harmonogramu urlopów na 2020 rok:

Krok 1. Zbierz życzenia pracowników.

Krok 2. Konsekwentnie wypełniaj wszystkie komórki formularza.

Krok 3. Przygotuj zamówienie i zapoznaj z nim zespół.

Zmiany i anulacje

Wypełniony przykład wypełnienia harmonogramu urlopów za pomocą ujednoliconego formularza T-7 to plan, który często nie pokrywa się z faktycznym postępem pracy w organizacji. Jeżeli planowane terminy ostatecznie nie pokrywają się z terminami rzeczywistymi, należy dokonać zmian. Aby to zrobić, musisz otrzymać od pracownika wniosek o przeniesienie, na podstawie którego wydawane jest polecenie. Przy dokonywaniu zmian wskazywana jest data rozpoczęcia przełożonego urlopu oraz przyczyna przeniesienia. Oto jak to wygląda na próbce.

Zmiany dokonuje się jeżeli:

• tymczasowa niezdolność pracownika do pracy w czasie odpoczynku;
• recenzje z niego;
• jeżeli zapewnienie odpoczynku pracownikowi w bieżącym okresie pracy niekorzystnie wpłynie na normalny przebieg pracy organizacji.

Anulowanie harmonogramu po jego zatwierdzeniu nie jest już możliwe; wszelkie uzupełnienia (np. dla nowych pracowników) sporządzane są w formie załączników.

Czy pracownicy powinni zapoznać się z dokumentem?

Dokument jest obowiązkowy do wykonania przez obie strony stosunku pracy; wskazane jest, aby wszyscy pracownicy zapoznali się z nim i podpisali go, mimo że nie przewiduje tego prawo. Niezależnie opracowana próbka zapewnia kolumnę do zapoznania się, a jeśli zastosowano ujednolicony formularz T-7, utwórz oddzielny standardowy arkusz w celu zapoznania się z zamówieniem.

Okres przydatności do spożycia

s. 693 „Wykaz standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządowych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania”, zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Kultury nr 558 z dnia 25 sierpnia 2010 r., stwierdza, że ​​takie dokument jest przechowywany przez rok. Okres ten liczony jest od dnia 1 stycznia roku, na który został zatwierdzony. Oznacza to, że plan wakacji na 2020 rok musi zostać zatwierdzony w 2020 roku i przechowywany do 01.01.2021.

17 grudnia jest ostatnim dniem zatwierdzenia harmonogramu urlopów, ponieważ musi on zostać podpisany przez kierownika organizacji nie później niż na dwa tygodnie przed rozpoczęciem roku kalendarzowego (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Zostało bardzo mało czasu, aby mieć czas na jego prawidłowe skomponowanie.

Organizujemy pracę według harmonogramu

Harmonogram odzwierciedla informacje na temat podziału corocznego płatnego urlopu pracowników organizacji na rok kalendarzowy według miesięcy. Opracowanie harmonogramu urlopów zajmuje działowi HR dużo czasu. Pracę związaną ze zbieraniem i przetwarzaniem niezbędnych danych można zorganizować na różne sposoby. Dla niektórych wygodnie jest powierzyć to osobnemu specjaliście HR, który będzie zajęty harmonogramem „od do do”. Dla innych wygodniejszy jest podział obowiązków: przypisz jedną lub więcej jednostek strukturalnych każdemu pracownikowi HR.

Opracowanie harmonogramu to odpowiedzialna sprawa; należy wziąć pod uwagę wiele: życzenia pracowników dotyczące terminów urlopów, potrzeb procesu produkcyjnego i prawa pracy. Wskazane jest odzwierciedlenie procedury opracowywania harmonogramu, warunków i zasad przyznawania urlopów w lokalnych przepisach organizacji (wewnętrzny regulamin pracy lub układ zbiorowy). Instrukcje zarządzania dokumentacją kadrową mogą szczegółowo opisywać procedurę wypełniania harmonogramu urlopów zarówno na etapie jego tworzenia, jak i podczas jego utrzymywania przez cały rok. Jeżeli lokalne przepisy organizacji nie określają procedury opracowywania harmonogramu wakacji, warto rozpocząć jego przygotowanie od wydania zamówienia, w którym należy wskazać:

• kto jest odpowiedzialny za przygotowanie harmonogramu urlopów (harmonogram podpisuje kierownik działu HR, ale prace przygotowawcze może wykonać specjalista HR);
• w jakim terminie pracownicy powinni zgłaszać życzenia dotyczące urlopów;
• termin, w którym kierownicy działów strukturalnych muszą uzgodnić życzenia pracowników z planami produkcyjnymi wydziałów;
• termin, w jakim projekt harmonogramu należy przedstawić kierownikowi do zatwierdzenia.

Harmonogram urlopów musi uwzględniać specyfikę procesu produkcyjnego organizacji, zapewniać jego ciągłość i wymienność pracowników. Kodeks pracy zapewnia ku temu wszelkie możliwości, ponieważ o kolejności udzielania urlopów decyduje pracodawca (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Aby uniknąć sporów i nieporozumień z pracownikami, procedurę ustalania priorytetu urlopów należy określić w lokalnym akcie regulacyjnym (PVTR lub układ zbiorowy). Na przykład powinien przewidywać, że szefowie pionów strukturalnych nie powinni przebywać na urlopie w tym samym czasie, co ich zastępcy. W niektórych organizacjach można ustalić, że coroczny urlop przysługuje pracownikom tylko w niektórych miesiącach (np. w placówce edukacyjnej udzielenie urlopu w okresie jesienno-zimowo-wiosennym negatywnie wpłynie na proces uczenia się). Możliwa jest sytuacja, gdy korzystne dla pracodawcy jest wysłanie na urlop dużej grupy pracowników w tym samym czasie (np. producent konstrukcji okiennych, ze względu na małe zapotrzebowanie na produkty, może zaplanować urlop dla wszystkich pracowników firmy). działu produkcyjnego za okres od 12 stycznia do 8 lutego). Dla większości organizacji najlepszą opcją jest równomierne rozłożenie urlopów pracowników na cały rok.

Projekt harmonogramu urlopów przygotowuje obsługa kadrowa organizacji. Najwygodniej jest to zrobić za pomocą zmodyfikowanego formularza harmonogramu urlopów (załącznik 1). Przede wszystkim należy przeanalizować „historie urlopów” i ustalić, na ile dni urlopu przysługuje każdemu pracownikowi w przyszłym roku, czy są pracownicy kategorii preferencyjnych, którzy korzystają z przywilejów przy ustalaniu priorytetu urlopów. Następnie dane o pracownikach przekazywane są kierownikom działów strukturalnych, którzy muszą poznać życzenia pracowników dotyczące czasu wyjazdu na urlop i podziału urlopu na części, a także skoordynować te życzenia z planami działu na rok , ustalenie optymalnej kolejności wakacji. Na podstawie projektów jednostek strukturalnych obsługa kadr przygotowuje dla organizacji skonsolidowany harmonogram urlopów i przekazuje go kierownikowi do zatwierdzenia.

Przy okazji! Aby dokładnie utworzyć harmonogram wakacji, skorzystaj z usługi online „Moja Firma”. Usługa pomoże Ci także automatycznie wyliczyć zaliczki, pensje, świadczenia i odszkodowania, uwzględniając wszystkie wymogi prawne. Podejmując działania krok po kroku, nie popełnisz błędów i nie będziesz musiał płacić kar. Raportowanie generowane jest krok po kroku na podstawie Twoich danych i jest monitorowane na każdym kroku. Przygotowane raporty można składać za pośrednictwem Internetu. Bez specjalnej wiedzy i umiejętności możesz prowadzić nawet najbardziej skomplikowaną dokumentację personalną. Szablony dokumentów zawierają wskazówki dotyczące wypełniania, kluczowe formularze generowane są automatycznie. Na swoim koncie osobistym znajdziesz wszystkie niezbędne instrukcje i wskazówki. Możesz już teraz uzyskać bezpłatny dostęp do usługi, klikając ten link.

Co uwzględnić w harmonogramie

Twój harmonogram wakacji powinien uwzględniać:

• roczny podstawowy płatny urlop;
• roczny dodatkowy płatny urlop;
• urlop niewykorzystany przez pracownika w bieżącym roku i przeniesiony na rok następny.

Czas trwania corocznego podstawowego płatnego urlopu wynosi z reguły 28 dni kalendarzowych (art. 115 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Dla niektórych kategorii pracowników przepisy przewidują dłuższe urlopy – przedłużony urlop podstawowy. Kategorie te obejmują w szczególności:

• pracownicy poniżej 18 roku życia. Mają prawo do 31 dni kalendarzowych urlopu (art. 267 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• niepełnosprawni. Otrzymują urlop trwający co najmniej 30 dni kalendarzowych (art. 23 ustawy federalnej nr 181-FZ z dnia 24 listopada 1995 r. „W sprawie ochrony socjalnej osób niepełnosprawnych w Federacji Rosyjskiej”);
• kadra nauczycielska. Długość urlopu zależy od stanowiska i rodzaju instytucji edukacyjnej i wynosi od 42 do 56 dni kalendarzowych (art. 334 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej; dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 1 października 2002 r. nr 724 „O czasie trwania corocznego podstawowego płatnego urlopu przysługującego nauczycielom”);
• urzędnicy państwowi mają prawo do urlopu od 30 do 35 dni kalendarzowych w zależności od zajmowanego stanowiska (art. 46 ustawy federalnej z dnia 27 lipca 2004 r. nr 79-FZ „O państwowej służbie cywilnej Federacji Rosyjskiej”).

Oprócz głównego niektórym pracownikom można przyznać coroczny dodatkowy płatny urlop (art. 116 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Takie urlopy przysługują pracownikom:

• zatrudniony na stanowiskach, w których panują szkodliwe i (lub) niebezpieczne warunki pracy;
• posiadanie szczególnego charakteru pracy;
• z nieregularnymi godzinami pracy;
• praca na Dalekiej Północy i obszarach równorzędnych;
• w innych przypadkach przewidzianych przez Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej i inne ustawy federalne.

Oprócz urlopów przewidzianych w aktach prawnych pracodawcy, biorąc pod uwagę swoje możliwości produkcyjne i finansowe, mogą samodzielnie ustalić dodatkowe urlopy dla pracowników, zatwierdzając procedurę ich udzielania w układzie zbiorowym lub innym lokalnym akcie normatywnym, które są przyjmowane z uwzględnieniem uwzględnić opinię wybranego organu podstawowej organizacji związkowej (część 2 art. 116 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Przy obliczaniu całkowitego czasu trwania corocznego płatnego urlopu dodatkowe urlopy sumuje się z urlopem głównym (art. 120 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Przykład. Urzędnik państwowy Tropinin V.V. ma prawo:

• przedłużony urlop (30 dni kalendarzowych);
• dodatkowy urlop za długoletni staż pracy (8 dni kalendarzowych);
• dodatkowy urlop za nieregularne godziny pracy (3 dni kalendarzowe);
• dodatkowy urlop z tytułu pracy w niebezpiecznych warunkach pracy (7 dni kalendarzowych).

Oznacza to, że w harmonogramie należy zaplanować urlop trwający 48 dni kalendarzowych (w całości lub w porozumieniu z pracownikiem, dzieląc urlop na części).

Układając harmonogram, należy sprawdzić, czy organizacja ma pracowników, którzy mają prawo do corocznego płatnego urlopu w dogodnym dla nich terminie - ich urlop jest planowany w harmonogramie w pierwszej kolejności. Do takich pracowników zaliczają się w szczególności:

• małoletni poniżej 18 roku życia (art. 267 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin (urlop udzielany jest jednocześnie z urlopem w głównej pracy) (art. 286 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• pracownicy, których małżonkowie są personelem wojskowym (urlop udzielany jest jednocześnie z urlopem małżonka) (klauzula 11, art. 11 ustawy federalnej z dnia 27 maja 1998 r. nr 76-FZ „O statusie personelu wojskowego”);
• kobiety przed lub bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, a także pod koniec urlopu rodzicielskiego (art. 260 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
• pracownicy, których żony przebywają na urlopie macierzyńskim (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Warto jednak pamiętać, że nawet jeśli urlop został zaplanowany w harmonogramie urlopów ściśle według życzeń pracownika należącego do powyższej kategorii, ma on prawo w każdej chwili w roku zmienić swoją decyzję i napisać wniosek do pracodawcy wnioskującego o urlop w innym terminie. Takiemu pracownikowi nie można odmówić przeniesienia urlopu.

Harmonogram urlopów jest dokumentem zbiorczym. I chociaż jest on sporządzany dla roku kalendarzowego (w tym przypadku 2015), planowany okres urlopowy każdego pracownika odnosi się do jego indywidualnego roku pracy.

Przykład. Sekretarz Petrova I.V. zatrudniony w dniu 19 czerwca 2014 r. W harmonogramie urlopów należy uwzględnić jej urlop za okres od 19.06.2014 do 18.06.2015. Urlop na kolejny rok roboczy (od 19.06.2015 do 18.06.2016) można udzielić w dowolnym momencie roku roboczego (art. 122 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Można zaplanować:

• w harmonogramie wakacji na 2015 rok (po 19.06.2015);
• Po uzgodnieniu z pracownikiem część urlopu można uwzględnić w harmonogramie na 2015 r. (po 19.06.2015 r.), a część można pozostawić na 2016 r.;
• w grafiku wakacji na rok 2016 (do 18 czerwca 2016 r.).

Jak widać urlop pracownika można zaplanować w całości lub w części. Dzieląc urlop na części, należy przestrzegać wymogów art. 125 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Po pierwsze, co najmniej jedna część urlopu musi wynosić co najmniej 14 dni kalendarzowych. Wymóg ten wynika ze względów medycznych: aby zregenerować się po osiągnięciach zawodowych, człowiek potrzebuje pełnego, długiego odpoczynku. Po drugie, podzielenie urlopu na części możliwe jest jedynie w przypadku osiągnięcia porozumienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Jeśli jedna ze stron stosunku pracy jest temu przeciwna, urlopu nie można podzielić. Zgodę pracodawcy na podział urlopów potwierdza podpis kierownika na harmonogramie (lub na zarządzeniu urlopowym, jeżeli urlop nie jest zapewniony zgodnie z harmonogramem). Prawo nie określa, jaki dokument powinien odzwierciedlać zgodę pracownika. W praktyce organizacje stosują różne metody uzyskania potwierdzenia zgody pracownika:

Metoda 1. Przed zatwierdzeniem harmonogramu urlopów pracownik pisze wniosek z prośbą o podzielenie urlopu na części, wskazuje daty rozpoczęcia i czas trwania części urlopu, a pracodawca stawia uchwałę „Zezwalaj. Podpis. Data". Dobrym sposobem jest, jeśli inicjatywa współdzielenia urlopu wyjdzie od pracownika. W przeciwnym razie mówimy o przymusie, co jest niedopuszczalne.

Metoda 2. Opracowując harmonogram urlopów, pracodawca przesyła pracownikowi propozycję podziału urlopu na części, wskazuje daty poszczególnych części urlopu oraz czas ich trwania, a pracownik zaznacza „Przeczytałem i zgadzam się. Podpis. Pełne imię i nazwisko. Data". Ta opcja jest preferowana, gdy inicjatywa podziału urlopu pochodzi od pracodawcy i jest w pełni zgodna z duchem prawa: jest propozycja, jest na nią odpowiedź, jest porozumienie między stronami. Niestety ta metoda jest najbardziej czasochłonna.

Metoda 3. Formularz harmonogramu urlopów uzupełnia się o kolumnę „Przeczytałem i zgadzam się. Podpis. Pełne imię i nazwisko". Zakłada się, że pracownik jednym podpisem zgadza się zarówno z datami rozpoczęcia urlopu, jak i samym faktem podziału urlopu na części. Jest to dość powszechna metoda, która wymaga minimalnego czasu. Jednak nie jest to całkowicie prawidłowe. Wyobraź sobie: pod felietonem podpisało się dziesięciu pracowników działu, ale jeden kategorycznie odmawia, nie chce dzielić wakacji na części. Nie masz prawa go zmuszać. Co robić? Tworzysz nowy harmonogram? Ponownie zbierać podpisy pracowników? Co więcej, harmonogram został już zatwierdzony przez kierownika (w końcu wprowadzają dokument, który wszedł w życie). A jak można zatwierdzić dokument, jeśli nie jest spełniony prawny wymóg osiągnięcia porozumienia między pracownikiem a pracodawcą?

Niektóre organizacje w wewnętrznych przepisach pracy przewidują, że pracownikom przysługuje urlop dwa razy w roku w wymiarze 14 dni kalendarzowych. Przyjmuje się, że podpis pracownika potwierdzający zapoznanie się z PVTR jest jego zgodą na podzielenie urlopu na części. Pogarsza to jednak pozycję pracownika w porównaniu z prawem pracy i dlatego nie może być stosowane zgodnie z art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Nie zapominaj, że PVTR jest dokumentem zawierającym zasady ustalone przez pracodawcę i wyrażającym jego wolę, a nie umową między stronami stosunku pracy. Fakt, że jest on uchwalany z uwzględnieniem opinii reprezentatywnego organu pracowników, nie zmienia sytuacji, gdyż np. zwolnienia wydane z uwzględnieniem opinii związku zawodowego nadal pozostają dokumentami administracyjnymi pracodawcy i nie nie stają się porozumieniami o rozwiązaniu umowy o pracę.

Pytanie. Savelyev A.V. zatrudniony w dniu 12 grudnia 2014 r. Czy należy to uwzględnić w harmonogramie wakacji na 2015 rok?

Odpowiedź. Prawo pracownika do płatnego urlopu powstaje po 6 miesiącach nieprzerwanej pracy w organizacji (art. 122 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Za zgodą stron pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego przed upływem tego okresu. Na ich wniosek pracodawca jest zobowiązany zapewnić niektórym kategoriom pracowników coroczny urlop, niezależnie od stażu pracy w organizacji (nieletni, pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin itp.). W takim przypadku pracownik będzie miał prawo do urlopu od 06.12.2015. W harmonogramie wakacji na 2015 rok musisz zaplanować wakacje po powyższej dacie. Urlop można zaplanować w całości (28 dni kalendarzowych) lub w porozumieniu z pracownikiem podzielić na części (np. 14 dni kalendarzowych można zaplanować w 2015 r., a pozostałe dni w 2016 r.).

Pytanie. Jak zaplanować urlop dla pracownika zatrudnionego na pół etatu?

Odpowiedź. Zaplanowanie urlopu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin może być trudne, ponieważ dokładna data jego wyjazdu na urlop z głównego miejsca pracy nie zawsze jest znana (na przykład, jeśli opracowywanie harmonogramów urlopów odbywa się równolegle w organizacji lub kwestia urlopów jest formalnie rozpatrywana w głównej pracy). W tym przypadku Kodeks pracy jest kategoryczny: urlop musi zostać udzielony jednocześnie z urlopem na główną pracę (art. 286 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Zaplanuj początek urlopu zgodnie z pracownikiem, ale bądź przygotowany na to, że prawdopodobnie będzie trzeba go przełożyć i weź to pod uwagę planując urlopy dla innych pracowników w tym samym dziale.

Pytanie. Czy konieczne jest uwzględnienie w harmonogramie urlopów kobiet przebywających na urlopie macierzyńskim?

Odpowiedź. Wiele organizacji uwzględnia w harmonogramie urlopów wszystkich pracowników, w tym kobiety na urlopie macierzyńskim. Prawo nie zabrania tego, ale nie jest też wymagane. Tak naprawdę nie da się realistycznie zaplanować ich urlopu, bo w każdej chwili mogą przerwać urlop opiekuńczy i nie wiadomo, kiedy będą chcieli wykorzystać urlop roczny. Jeśli taka kobieta wróci do pracy, wygodniej jest udzielić jej urlopu na jej wniosek.

Pytanie. Co zrobić z niewykorzystanymi urlopami? Na przykład inżynier procesu Petrov V.G. Od dwóch lat nie byłem na wakacjach. Czy jest możliwość uwzględnienia tych wakacji w harmonogramie? I czy prawdą jest, że urlop niewykorzystany przez dwa lata „wypala się”?

Odpowiedź. Wcześniej niewykorzystane urlopy można uwzględnić w harmonogramie urlopów lub zapewnić w porozumieniu z pracownikiem na jego wniosek (pismo Rostrud z dnia 1 marca 2007 r. Nr 473-6-0). Włączenie do harmonogramu jest wygodniejsze, ponieważ pozwala jasno ocenić, ile takich wakacji zgromadziło się w organizacji. Urlop musi być udzielany pracownikowi corocznie (art. 122 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), w wyjątkowych przypadkach przeniesienia urlopu na kolejny rok pracy należy go wykorzystać nie później niż 12 miesięcy po zakończeniu roku pracy na które jest przyznane (część 3 art. 124 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Przykładowo, jeśli pracownik został zatrudniony 01.02.2014 r., urlop musi mu zostać udzielony (a pracownik musi z niego skorzystać) nie później niż 31.01.2016 r. Niezapewnienie corocznego płatnego urlopu przez dwa lata z rzędu jest zabronione, a pracownicy poniżej 18 roku życia oraz pracownicy wykonujący pracę w szkodliwych i (lub) niebezpiecznych warunkach pracy muszą co roku korzystać z urlopu (część 4 art. 124 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Oczywiście, jeśli z jakiegoś powodu urlopu nie udzielono, to w ogóle się nie „wypali”, pracownik zachowa do niego prawo, ale pracodawca w tym przypadku może zostać ukarany podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub w sądzie.

Po zatwierdzeniu harmonogramu urlopów staje się on wiążący (część 2 art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w terminie określonym w harmonogramie, a pracownik ma obowiązek wykorzystać ten urlop. Wszelkie odstępstwa od harmonogramu należy udokumentować w odpowiednim dokumencie organizacyjno-administracyjnym i zaznaczyć w harmonogramie. Pracowników zatrudnionych po zatwierdzeniu harmonogramu można na podstawie zarządzenia uwzględnić w grafiku urlopów lub udzielić im urlopu na wniosek.

Przygotowujemy dokument

Organizacja może samodzielnie opracować formularz harmonogramu urlopów, ale konieczne jest spełnienie wymogów art. 9 ustawy federalnej nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r. „O rachunkowości”. Artykuł ten zawiera listę obowiązkowych szczegółów podstawowego dokumentu księgowego. Opracowując formularz harmonogramu, zaleca się przyjęcie ujednoliconego formularza nr T-7, zatwierdzonego uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1, w razie potrzeby usuwając z niego niepotrzebne informacje i dodanie niezbędnych kolumn. Na przykład możesz usunąć kody OKUD, OKPO i szczegóły uwzględnienia opinii organu związkowego (jeśli jej nie ma) z formularza harmonogramu urlopów. Możesz uzupełnić harmonogram wizą, aby skoordynować dokument z obsługą prawną lub innymi działami strukturalnymi organizacji. W piśmie Rostrud z dnia 30 lipca 2014 r. nr 1693-6-1 wskazano, że dopuszczalne jest uzupełnienie formularza nr T-7 o kolumny 11, 12. W jednym z nich pracownik będzie mógł podpisać, że rozpoczęcie data urlopu jest mu znana, a w drugim - wskazać datę powiadomienia o rozpoczęciu urlopu (wzór wypełnienia takiego formularza znajduje się w załączniku nr 2). Opracowany formularz musi zostać zatwierdzony przez kierownika organizacji na polecenie księgowego (klauzula 4 art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”).

Na etapie planowania pracownik działu personalnego wypełnia kolumny 1–6. Nazwa organizacji, działy strukturalne, stanowiska, nazwiska, imiona i patronimiki pracowników podano bez skrótów. Kolumna 5 odzwierciedla czas trwania urlopu w dniach kalendarzowych. W przypadku udzielenia urlopu w częściach informację o każdej części urlopu zapisuje się w osobnym wierszu. W kolumnie 6 wpisz datę rozpoczęcia urlopu. W niektórych organizacjach zwyczajowo podaje się nie datę rozpoczęcia urlopu, ale cały jego okres, na przykład 01.04.2015–28.04.2015. To nie jest naruszenie.

Harmonogram urlopów podpisuje kierownik działu HR i zatwierdza kierownik organizacji. Jeżeli istnieje związek zawodowy, należy wziąć pod uwagę uzasadnioną opinię wybranego organu związkowego (część 1 art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Tryb uwzględniania opinii wybranego organu pracowników określa art. 372 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Kodeks pracy nie nakłada bezpośrednio na pracodawcę obowiązku zapoznania pracowników z harmonogramem urlopów. Eksperci mają różne zdania na ten temat. Niektórzy eksperci uważają harmonogram urlopów za lokalny akt prawny, dlatego konieczne jest zapoznanie się z nim pracowników. Inni uważają, że lokalny akt prawny ustanawia ogólne normy dla nieokreślonej liczby osób, a w harmonogramie urlopów wskazujemy nazwiska konkretnych pracowników, dlatego harmonogramu nie można przypisać lokalnym aktom prawnym i nie jest konieczne zapoznawanie pracowników z To. W praktyce większość organizacji nadal zbiera podpisy pracowników, ponieważ ma to praktyczne znaczenie: zapoznanie się z zatwierdzonym harmonogramem daje pracownikowi możliwość dowiedzenia się, czy jego opinia na temat terminu urlopu została uwzględniona, a jeśli nie, inaczej zaplanuje urlop . Zaznajomić pracowników można na różne sposoby: umieszczając w harmonogramie dodatkową rubrykę, zbierając podpisy na osobnej karcie zapoznawczej lub wywieszając harmonogram na stoisku informacyjnym organizacji.

Kolumny 7–10 wypełnia się ręcznie przez cały rok w miarę przyznania urlopu. Jeżeli urlop nie został udzielony zgodnie z harmonogramem, w kolumnie 8 należy podać nazwę i datę zlecenia, na podstawie którego następuje przeniesienie urlopu. W niektórych organizacjach zwyczajowo wskazuje się wniosek pracownika jako podstawę przełożenia urlopu z inicjatywy pracownika. Jest to nieprawidłowe; aby wprowadzić zmiany w zatwierdzonym harmonogramie, wymagany jest dokument administracyjny, czyli zamówienie. Kolumna 9 wskazuje datę oczekiwanego urlopu (w tym roku lub w przyszłym). Kolumnę 7 wypełnia się, ponieważ pracownicy rzeczywiście korzystają z urlopów (w końcu w różnych sytuacjach urlopy mogą być udzielane przed terminem, zgodnie z harmonogramem lub później niż w terminie określonym w harmonogramie).

Kolumna 10 „Uwaga” może zawierać dowolne informacje, najważniejsze jest to, że jest zrozumiała dla pracownika personelu. Tutaj w szczególności możesz wskazać przyczynę przełożenia urlopu (na przykład na wniosek pracownika; część 2 art. 125 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej - odwołanie z urlopu; część 3 art. 124 Kodeksu pracy Kodeks Federacji Rosyjskiej - jeśli urlop nie zostanie przyznany, ponieważ wpłynie to niekorzystnie na normalny przebieg pracy organizacji).

Oryginalny harmonogram urlopów jest zwykle przechowywany w dziale personalnym. Kopia harmonogramu może być wymagana przez dział księgowości lub służbę finansową na potrzeby księgowości lub rachunkowości zarządczej (w celu oszacowania, ile środków należy zarezerwować na wynagrodzenie urlopowe w różnych okresach roku). Dla pozostałych działów strukturalnych organizacji możesz przygotować wyciągi z harmonogramu – dzięki temu będzie im wygodniej organizować swoją działalność przez cały rok.

Okres przechowywania planu urlopowego wynosi jeden rok (klauzula 693 „Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów terytorialnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania”, zatwierdzonego zarządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych Kultura Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558). Okres ten liczony jest od 1 stycznia roku następującego po roku zakończenia prac biurowych, to znaczy harmonogram urlopów na 2015 rok należy przechowywać do 31 grudnia 2016 roku.

Harmonogram urlopów (formularz T-7) jest potrzebny do odzwierciedlenia informacji o czasie podziału corocznych płatnych urlopów pracowników wszystkich działów strukturalnych firmy za rok, w podziale na miesiące. W artykule możesz pobrać bezpłatny formularz oraz próbkę wypełnienia harmonogramu wakacji za pomocą formularza T-7. Ułatwi to sporządzenie i zatwierdzenie dokumentu, zwłaszcza jeśli organizacja sporządza dokument po raz pierwszy.

W tym artykule:

Harmonogram urlopów określa kolejność wyjazdów pracowników na urlopy. Należy go sporządzić nie później niż na dwa tygodnie przed rozpoczęciem następnego roku.

Formularz harmonogramu urlopów T-7: wypełnienie próbki

Osobliwością jest formularz T-7 harmonogramu urlopów - taki harmonogram urlopów zawiera kolumnę „Opinia wybranego organu związkowego…”. W wielu organizacjach nie ma związku zawodowego, dlatego w dokumencie zamiast tej kolumny można wpisać „Nie ma podstawowej organizacji związkowej (lub nie została utworzona)”. Lub po prostu go nie wypełniaj (postaw myślnik).

W ciągu roku okoliczności mogą zmienić się dla pracowników lub firmy. Na przykład pracownik będzie musiał przełożyć urlop z powodu choroby lub urlopu macierzyńskiego. W takim przypadku należy dokonać niezbędnych zmian w harmonogramie urlopów na podstawie wniosku pracownika ( pobierz próbki z linków poniżej) I .

Harmonogram urlopów musi zostać zatwierdzony przez kierownika firmy. Odpowiednia kolumna jest już zawarta w dokumencie. W razie potrzeby możesz sporządzić dodatkowe zamówienie zatwierdzające harmonogram wakacji.

Kodeks pracy nie wymaga zmiany rozkładu urlopów w przypadku zatrudnienia nowego pracownika lub zwolnienia już istniejącego. Jeśli jednak harmonogram zostanie sporządzony w formularzu T-7 i wygodniej będzie firmie mieć tam dane o wszystkich wakacjach, można wprowadzić zmiany. Firma ma prawo sama decydować, jak to zrobić. W praktyce urlop nowego pracownika odnotowuje się w załączniku do harmonogramu.

Alternatywa dla formularza urlopowego T-7

Formularz harmonogramu urlopów T-7 możesz pobrać z linku na początku artykułu. Jednak zamiast dotychczasowej formy harmonogramu urlopów organizacje mają prawo zastosować własny formularz. Oznacza to, że w oparciu o ujednolicony formularz T-7 stwórz własny formularz. Głównym warunkiem jest zatwierdzenie tego w polityce rachunkowości. Zostało to potwierdzone przez Rostrud w piśmie z dnia 14 lutego 2013 r. nr PG/1487-6-1.

Przygotowując formularz harmonogramu urlopów, należy wziąć pod uwagę specyfikę działalności organizacji i życzenia pracowników. W części tabelarycznej należy wskazać wszystkich pracowników firmy. Jednocześnie każdemu pracownikowi należy przypisać tyle dni urlopu, ile mu przysługuje na mocy prawa. Jeśli pracownik podzieli urlop na kilka okresów, wówczas jest kilkakrotnie wpisywany do harmonogramu, wskazując czas trwania każdego urlopu.

Ponadto wszystkie skumulowane dni odpoczynku pracowników należy wpisać w formularzu harmonogramu urlopów. W końcu pracownik ma prawo przenieść urlop na następny rok roboczy. Należy go jednak wykorzystać nie później niż 12 miesięcy po zakończeniu roku, na który jest przewidziany (art. 124 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Oddzielne pola formularza harmonogramu urlopów (formularz T-7)

Wszelkie zmiany w grafiku urlopów dokonywane są na podstawie wniosku pracownika i zarządzenia przełożonego. Szczegóły tych dokumentów (lub jednego z nich) są zapisane w kolumnie „Podstawy”. Dodatkowe dane znajdują odzwierciedlenie w kolumnie „Notatka”; tutaj pracownik działu HR może wskazać dowolne informacje.

Jeżeli któryś z pracowników poprosi o przełożenie urlopu na inny termin, zmiany te należy wprowadzić w harmonogramie urlopów. Przenosząc urlop, należy wypełnić kolumny 8-10. W kolumnie 8 należy wpisać szczegóły zamówienia przeniesienia urlopu, w kolumnie 9 - datę proponowanego urlopu, a w kolumnie 10 - powód jego przeniesienia (uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia stycznia 5, 2004 nr 1).

Kodeks pracy zobowiązuje pracowników do zapoznania się z harmonogramem urlopów, jednak nie mówi dokładnie, jak to zrobić. Do grafiku możesz dołączyć arkusz wprowadzający z wykazem imion i nazwisk pracowników, na którym każdy złoży swój podpis i datę znajomości. Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej wymaga powiadomienia pracownika o godzinie rozpoczęcia urlopu nie później niż na dwa tygodnie przed jego rozpoczęciem. Ale łatwiej jest zapoznać wszystkich z harmonogramem, gdy zostanie on zatwierdzony. Menedżer musi zatwierdzić harmonogram urlopów nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem odpowiedniego roku kalendarzowego (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Formularz T-7 to standardowy zatwierdzony formularz do sporządzania harmonogramu urlopów. Przed przystąpieniem do instrukcji jego wypełniania należy przypomnieć, że harmonogram urlopów należy ustalić z wyprzedzeniem - nie później niż w połowie grudnia bieżącego roku na rok następny. Główną niepisaną zasadą jest uwzględnienie interesów wszystkich stron, czyli zarówno życzeń pracowników, jak i kierownictwa organizacji. Wyjazd pracownika na urlop nie powinien w żaden sposób wpływać na efektywność procesu produkcyjnego.

Pobierz przykładowy formularz i pusty formularz harmonogramu urlopów T-7

AKTA

Kto ustala harmonogram wakacji?

Za opracowanie harmonogramu urlopów odpowiada specjalista z działu HR. Jednak bez podpisu szefa organizacji i pieczęci nie zostanie ona uznana za ważną.

Co jest potrzebne do wypełnienia formularza T-7

Przede wszystkim, aby poprawnie sporządzić harmonogram wakacji, musisz skorzystać z istniejącej tabeli personelu. Pozwoli Ci dokładnie wskazać imię i nazwisko każdego pracownika, jego stanowisko i numer personelu, a także jednostkę strukturalną, do której należy. Ta sama tabela personelu pozwoli twórcy harmonogramu urlopów nie zapomnieć o żadnym pracowniku.

Odpowiedzialne osoby

• W pierwszej części harmonogramu urlopów należy podać dane organizacji, w szczególności jej pełną nazwę ze wskazaniem formy organizacyjno-prawnej.
• Ponadto, jeśli w przedsiębiorstwie działa związek zawodowy, należy wziąć pod uwagę jego opinię na temat harmonogramu urlopów, wskazując datę wyrażenia i zarejestrowania tej opinii.
• Następnie wprowadź datę skompletowania dokumentu.
• Podpis dyrektora wraz z transkrypcją należy złożyć po ustaleniu i uzgodnieniu harmonogramu urlopów z pracownikami.

Planowanie

Punkt drugi jest najważniejszy. Zawiera informacje, dla których opracowano ten dokument. Tutaj należy wprowadzić jednostkę strukturalną, imię i nazwisko pracowników, ich stanowisko, numer personelu, a także okres urlopu każdego pracownika w odpowiednich kolumnach.

Ważny warunek: zgodnie z prawem łączny wymiar urlopu nie może być krótszy niż 28 dni kalendarzowych, ale można go podzielić na dowolną liczbę części, pod warunkiem, że jedna z nich będzie trwała co najmniej 14 dni.

Po sporządzeniu harmonogramu urlopów należy go pokazać pracownikom do przeglądu i podpisu. Następnie musi zostać podpisany przez kierowników działów strukturalnych i dopiero wtedy przekazany do podpisu głównej osobie organizacji.

Po sporządzeniu i zatwierdzeniu harmonogramu nie należy go odkładać na półkę - przez cały rok należy go wypełniać według rzeczywistych dni urlopu i wszelkiego rodzaju zmian.

Uwaga! Co najmniej na dwa tygodnie przed rozpoczęciem urlopu przewidzianego w tym harmonogramie każdy pracownik zostanie powiadomiony o dacie rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Bez tego powiadomienia pracownik może zgodnie z prawem odmówić wyjazdu na urlop w ustalonym wcześniej terminie.

Ważny! Jeżeli pracownik podejmie decyzję o zmianie terminu urlopu, ma obowiązek powiadomić o tym kierownictwo w drodze pisemnego wniosku. W takim przypadku zmiana terminu urlopu jest możliwa tylko za obopólną zgodą stron i pod warunkiem, że nie zaszkodzi to procesom produkcyjnym w organizacji. Dlatego dobrze, jeśli pracownik dostarczy kierownictwu dokumenty wskazujące ważne powody i realną potrzebę przełożenia urlopu.

Harmonogram urlopów musi zawierać informacje wskazujące przyczyny, dla których przeniesienie urlopu stało się możliwe, a także faktyczną datę urlopu. Wszystkie te informacje muszą być poparte odniesieniami do dokumentów wewnętrznych (zamówienia, zwolnienia lekarskie itp.).

Co zrobić, jeśli pracownik dostanie pracę po ustaleniu harmonogramu urlopów

Taka sytuacja nie jest wcale rzadkością. Zazwyczaj w takich przypadkach stosowana jest jedna z dwóch opcji:

1. Wprowadzanie zmian w istniejącym harmonogramie urlopów;
2. Opracowanie dodatkowego harmonogramu urlopów, który będzie załącznikiem do harmonogramu głównego.

Wszystko inne odbywa się zgodnie z ogólnym schematem: obowiązkowy podpis pracownika, poświadczenie zmian lub dodatkowy harmonogram urlopów od kierownika jednostki strukturalnej i kierownictwa przedsiębiorstwa.

Kto może wyjechać na urlop poza harmonogramem

Prawo odrębnie określa osoby, którym należy udzielić urlopu na ich wniosek, niezależnie od stażu pracy i zatwierdzonego harmonogramu. Ten:

• zewnętrzni pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin udający się na urlop z głównego miejsca pracy;
• kobiety spodziewające się dziecka posiadające zaświadczenie z placówki medycznej;
• nieletni pracownicy;
• pracownicy płci męskiej, których małżonkowie przebywają na urlopie macierzyńskim (z aktem małżeństwa i zaświadczeniem z placówki medycznej);
• małżonkowie personelu wojskowego - w tym samym czasie, gdy personel wojskowy przebywa na urlopie (opcjonalnie);
• obywateli dotkniętych katastrofą w Czarnobylu.

Wszyscy pozostali pracownicy mają prawo do urlopu dopiero po przepracowaniu w organizacji co najmniej 6 miesięcy i zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem urlopów.

Wybierz kategorię 1. Prawo gospodarcze (239) 1.1. Instrukcja rozpoczęcia działalności gospodarczej (26) 1.2. Otwarcie indywidualnego przedsiębiorcy (29) 1.3. Zmiany w Jednolitym Państwowym Rejestrze Przedsiębiorców Indywidualnych (4) 1.4. Zamknięcie przedsiębiorcy indywidualnego (5) 1.5. Spółka z oo (39) 1.5.1. Otwarcie spółki z oo (27) 1.5.2. Zmiany w spółce LLC (6) 1.5.3. Likwidacja spółki LLC (5) 1.6. OKVED (31) 1.7. Zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej (13) 1.8. Dyscyplina gotówkowa i rachunkowość (69) 1.8.1. Naliczanie wynagrodzeń (3) 1.8.2. Zasiłki macierzyńskie (7) 1.8.3. Tymczasowa renta inwalidzka (11) 1.8.4. Ogólne zagadnienia księgowe (8) 1.8.5. Inwentarz (13) 1.8.6. Dyscyplina gotówkowa (13) 1.9. Czeki biznesowe (19) 10. Kasy rejestrujące online (14) 2. Przedsiębiorczość i podatki (447) 2.1. Ogólne zagadnienia podatkowe (29) 2.10. Podatek od dochodów zawodowych (26) 2.2. USN (48) 2.3. UTII (47) 2.3.1. Współczynnik K2 (2) 2.4. PODSTAWOWY (37) 2.4.1. VAT (18) 2.4.2. Podatek dochodowy od osób fizycznych (8) 2.5. System patentowy (25) 2.6. Opłaty handlowe (8) 2.7. Składki ubezpieczeniowe (69) 2.7.1. Fundusze pozabudżetowe (9) 2.8. Sprawozdawczość (87) 2.9. Ulgi podatkowe (71) 3. Przydatne programy i usługi (40) 3.1. Osoba prawna podatnika (9) 3.2. Podatek od usług Ru (12) 3.3. Usługi w zakresie sprawozdawczości emerytalnej (4) 3.4. Pakiet biznesowy (1) 3.5. Kalkulatory online (3) 3.6. Kontrola internetowa (1) 4. Wsparcie państwa dla małych przedsiębiorstw (6) 5. PERSONEL (105) 5.1. Urlop (7) 5.10 Wynagrodzenie (6) 5.2. Świadczenia macierzyńskie (2) 5.3. Zwolnienie lekarskie (7) 5.4. Zwolnienie (11) 5.5. Ogólne (23) 5.6. Akty lokalne i dokumenty kadrowe (8) 5.7. Bezpieczeństwo pracy (9) 5.8. Zatrudnianie (3) 5.9. Personel zagraniczny (1) 6. Stosunki umowne (34) 6.1. Bank kontraktów (15) 6.2. Zawarcie umowy (9) 6.3. Dodatkowe ustalenia do umowy (2) 6.4. Rozwiązanie umowy (5) 6.5. Zastrzeżenia (3) 7. Ramy prawne (37) 7.1. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów Rosji i Federalnej Służby Podatkowej Rosji (15) 7.1.1. Rodzaje działalności na UTII (1) 7.2. Ustawy i regulacje (12) 7.3. GOST i przepisy techniczne (10) 8. Formy dokumentów (82) 8.1. Dokumenty pierwotne (35) 8.2. Deklaracje (25) 8.3. Pełnomocnictwa (5) 8.4. Formularze wniosków (12) 8.5. Decyzje i protokoły (2) 8.6. Statut spółki LLC (3) 9. Różne (26) 9.1. AKTUALNOŚCI (5) 9.2. KRYM (5) 9.3. Kredyty (2) 9.4. Spory prawne (5)