หลักเกณฑ์การเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: มันคืออะไร, ฟังก์ชั่น, ระบบ EDI โปรแกรม EDO palada

คุกกี้คือไฟล์ข้อความขนาดเล็กบนอุปกรณ์ของคุณที่ช่วยให้สามารถใช้งานคุณลักษณะและการทำงานของเว็บไซต์ได้

คุกกี้คือไฟล์ข้อความขนาดเล็กที่เว็บไซต์ร้องขอจากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณและจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคุณเพื่อจดจำภาษาที่คุณต้องการและข้อมูลอื่นที่คล้ายคลึงกันเกี่ยวกับตัวคุณ และเพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติและการทำงานของเว็บไซต์

ที่ Comindware เรามุ่งมั่นที่จะมีความชัดเจนและโปร่งใสเกี่ยวกับข้อมูลที่เรารวบรวมเกี่ยวกับคุณและวิธีที่เราใช้ข้อมูลนั้น และนโยบายนี้ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับคุกกี้ที่เรารวบรวมและวิธีที่เราใช้ข้อมูลเกี่ยวกับคุณ นโยบายคุกกี้นี้ใช้กับเว็บไซต์ Comindware

เปิดตลอดเวลา

มอบประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวและการทำงานที่เหมาะสมของเว็บไซต์

คุกกี้ที่เปิดใช้งานเสมอช่วยให้เรามอบประสบการณ์เว็บไซต์ที่เป็นส่วนตัวแก่คุณ และไม่สามารถปิดการใช้งานบนระบบของเราได้ คุณสามารถตั้งค่าเว็บเบราว์เซอร์ของคุณให้บล็อกหรือเตือนคุณเกี่ยวกับคุกกี้เหล่านี้ แต่บางส่วนของเว็บไซต์อาจไม่ทำงาน

ความเร็วไซต์

ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงเว็บไซต์อย่างต่อเนื่อง

คุกกี้ประสิทธิภาพช่วยให้เราเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงเว็บไซต์ได้อย่างต่อเนื่อง คุกกี้เหล่านี้ช่วยให้เราสามารถนับการเข้าชมเว็บไซต์ ติดตามแหล่งที่มาของการเข้าชม กำหนดว่าหน้าใดได้รับความนิยมมากที่สุด และให้คุณค่าแก่ผู้เยี่ยมชม เรียนรู้วิธีที่ผู้ใช้สำรวจเว็บไซต์ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกรวบรวมในคุกกี้เหล่านี้ในรูปแบบรวมและดังนั้นจึงไม่ระบุชื่อ

การทำงานกับเอกสารต้องใช้เวลาและทรัพยากรร่วมกันอย่างมากในองค์กรใดๆ เพราะเอกสารจะมาพร้อมกับกิจกรรมผู้ประกอบการในทุกขั้นตอน การปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพดีขึ้นในทันทีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการและการบัญชี ข้อบกพร่องของระบบหมุนเวียนเอกสารสร้างปัญหามากมายให้กับธุรกิจ

ระบบอัตโนมัติได้ส่งผลกระทบต่อผู้ประกอบการด้านนี้เช่นกัน

• พิจารณาคุณลักษณะของการสร้างและการทำงานของระบบองค์กรเดียวในองค์กรซึ่งทำให้มั่นใจในการเคลื่อนย้ายเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
• หารือถึงวิธีการเลือกระบบที่เหมาะสมที่สุด
• มาทำความรู้จักกับ SED ยอดนิยมกันเถอะ

สาระสำคัญของระบบ EDMS

การไหลของเอกสาร- คำที่อธิบายลักษณะกระบวนการทั้งหมดในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการแก้ไขการกระทำต่าง ๆ ในรูปแบบของเอกสาร:

• การเขียนครั้งแรกหรือใบเสร็จรับเงิน
• การลงทะเบียน;
• รับรองการดำเนินการที่เกี่ยวข้องภายใต้เอกสาร
• ควบคุมการดำเนินการ
• การบัญชี
• การเก็บถาวร;
• พื้นที่จัดเก็บ;
• ใช้ซ้ำ;
• สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม;
• การส่งจดหมาย

อ้างอิง!การจัดการเอกสารยังรวมถึงกระบวนการจัดกิจกรรมข้างต้นทั้งหมด สิ่งสำคัญคือต้องแยกความแตกต่างระหว่างการจัดการเอกสารและงานในสำนักงาน: แนวคิดหลังกว้างกว่า หมายถึงอุตสาหกรรมธุรกิจทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร และรวมถึงแนวคิดเดิมด้วย

เป็นเวลานานที่กระบวนการเวิร์กโฟลว์ดำเนินการในรูปแบบกระดาษเท่านั้น แต่เทคโนโลยีสมัยใหม่ทำให้ระบบนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและเปลี่ยนเป็นเวอร์ชันไร้กระดาษโดยสิ้นเชิงหรือลดการไหลของเอกสารบนกระดาษลงอย่างมาก

มีหลายตัวเลือกสำหรับการตั้งชื่อระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติดังกล่าว:

• EDMS - ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• EDDD - การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบงานสำนักงาน
• CAD - ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
• SEDO - ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• SADO เป็นระบบจัดการเอกสาร

ที่ใช้กันมากที่สุดคือตัวย่อ SED

องค์ประกอบบังคับของ SED คือการใช้ ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์– ตัวระบุเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รับประกันความถูกต้อง (ทำหน้าที่เป็นวีซ่าส่วนบุคคลในเอกสารที่เป็นกระดาษ)

ข้อดีของการใช้ EDMS

ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนที่สุดของการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรคือความสามารถในการหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ ที่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้กับการทำงานในสำนักงานในรูปแบบกระดาษแบบดั้งเดิม ซึ่งรวมถึง:

• ข้อผิดพลาดเนื่องจากปัจจัยมนุษย์
• การสูญเสียเอกสารที่จำเป็น
• เวลาที่ใช้ในการค้นหากระดาษที่จำเป็น
• ปัญหาเกี่ยวกับการส่ง การส่ง และรับเอกสาร
• ความยากลำบากในการทำซ้ำหากจำเป็น
• การดำเนินการเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ การเก็บถาวร และการทำลายเอกสารที่สะสม
• ต้นทุนเครื่องใช้สำนักงาน
• ระดับการป้องกันที่ต่ำกว่าจากการปลอมแปลงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้น ฯลฯ

คุณสมบัติเชิงบวกของ EDMS ซึ่งส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ เป็นไปตามหลักการใช้ระบบนี้

1. เอกลักษณ์เฉพาะตัว- ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารจะถูกลงทะเบียนเพียงครั้งเดียว หลังจากนั้นจะสามารถระบุได้อย่างง่ายดายโดยอัตโนมัติ
2. การทำงานแบบขนาน- ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถโต้ตอบกับเอกสารหลายฉบับได้เกือบพร้อมกัน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนด้านเวลา
3. เอกภาพฐานสารคดี- เอกสารทั้งหมดถูกนำมารวมกันในระบบที่สม่ำเสมอซึ่งเป็นผลมาจากการไม่ซ้ำซ้อนหรือสูญหาย
4. ค้นหาง่าย- ระบบระบุอัตโนมัติช่วยให้คุณค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วด้วยข้อมูลเริ่มต้นขั้นต่ำ
5. ความเป็นไปได้ของการแนบ- สามารถแนบไฟล์ได้ตั้งแต่หนึ่งไฟล์ขึ้นไปกับเอกสารใดๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดเตรียมเอกสารแนบและคุณลักษณะที่จำเป็นได้
6. การรายงานขั้นสูง- แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณจัดกลุ่มเอกสารตามเหตุที่จำเป็น ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมทุกขั้นตอนของการเคลื่อนย้ายเอกสาร และจัดทำบัญชีที่สมบูรณ์และเชื่อถือได้สำหรับปัจจัยที่จำเป็น
7. การปรับตัวที่ยืดหยุ่น- การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ปรับให้เข้ากับความต้องการในการผลิตได้อย่างรวดเร็ว

บันทึก!เพื่อให้เกิดข้อได้เปรียบที่ระบุไว้ทั้งหมดของ EDMS บุคลากรที่ทำงานกับเอกสารจะต้องฝึกอบรมใหม่และฝึกฝนทักษะใหม่

SED . คืออะไร

ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อทำหน้าที่อัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์จะแตกต่างกันไปตามชุดของฟังก์ชันที่ฝังอยู่ในนั้น

1. EDMS สากล(เรียกอีกอย่างว่า "แพ็คเกจ" หรือ "ชนิดบรรจุกล่อง" - ระบบมาตรฐานที่ให้ฟังก์ชั่นการทำงานในสำนักงานขั้นพื้นฐาน คุณสมบัติที่โดดเด่น:
   • ฟังก์ชั่นที่ค่อนข้างเล็ก
   • ความไม่เพียงพอต่อลักษณะเฉพาะของบริษัท
   • การเข้าถึงและความสะดวกในการติดตั้งและใช้งาน
   • ถูกที่สุดในแง่ของต้นทุน

ความสนใจ!เมื่อแนะนำ EDMS สากลในองค์กร นายจ้างจะต้องซื้อใบอนุญาตสำหรับสถานที่ทำงานใหม่ที่กำลังเปิดตัว

2. EDMS ของการพัฒนาบุคคล- ระบบที่ผลิตขึ้นโดยเฉพาะเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าโดยเฉพาะ ผลิตภัณฑ์เหล่านี้มีลักษณะดังนี้:
   • ตัวตนสูงสุด
   • ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการฝึกอบรมพนักงานใหม่และการซื้ออุปกรณ์
   • ราคาสูง;
   • ใช้เวลาในการพัฒนา ติดตั้ง และใช้งานมากขึ้น
3. EDMS แบบผสมผสาน– บนพื้นฐานของแพลตฟอร์มสากล จะมีการแนะนำส่วนเสริมเพิ่มเติมแต่ละรายการ การติดตั้งระบบดังกล่าวช่วยให้คุณสามารถแก้ไขงานต่อไปนี้:
   • ให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรอย่างเต็มที่
   • ต้นทุนการพัฒนา การติดตั้งและการว่าจ้างจะลดลง
   • โมดูลพื้นฐานช่วยให้คุณสามารถควบคุมระบบและฝึกอบรมบุคลากรได้อย่างรวดเร็ว
   • สามารถโต้ตอบกับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์อื่นๆ
   • ลูกค้าได้รับสิทธิ์ในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์อย่างเต็มที่

ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่า ความสามารถของ EDMS เฉพาะทำให้ระบบอัตโนมัติของกิจกรรมการผลิตที่หลากหลาย ซึ่งสามารถรวมกันได้หลายวิธี:

1. งานสำนักงาน.
2. การหมุนเวียนเอกสารทั่วไป
3. การจัดการสัญญา
4. การเก็บถาวร
5. การจัดการโครงการ
6. เอกสารพิเศษ.
7. การโต้ตอบกับเอกสารขาเข้า

วิธีการเลือก EDMS ที่เหมาะสม

ในการเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับทำให้เวิร์กโฟลว์ขององค์กรเป็นอัตโนมัติจากผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายในตลาด คุณจำเป็นต้องรู้ว่าพารามิเตอร์ใดที่คุณควรคำนึงถึง

ปัจจัยสำคัญในการคัดเลือกมีลักษณะดังต่อไปนี้ขององค์กร:

• ความพร้อมในการแทนที่เอกสารที่เป็นกระดาษด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ("ครบกำหนด" ของเวิร์กโฟลว์)
• เป้าหมายในการดำเนินการตาม EDMS
• ความเป็นไปได้ในการพัฒนาต่อไป
• ทรัพยากรที่จัดสรรสำหรับการดำเนินการ (เวลาและเงิน)

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในแต่ละปัจจัย:

1. ครบกำหนดของเวิร์กโฟลว์เดิมยิ่งมีการจัดเวิร์กโฟลว์กระดาษในบริษัทได้ดีเท่าไร ก็ยิ่งทำให้การนำ EDMS ไปใช้ง่ายขึ้นเท่านั้น เนื่องจากจะช่วยขจัดปัญหาทั้งหมดในทันที ซึ่งจะทำให้ได้ประโยชน์จากการทำงานในสำนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ต้องใช้เวลาและต้นทุนทางการเงินค่อนข้างน้อยในการติดตั้งระบบและฝึกอบรมบุคลากร ในระดับองค์กรเวิร์กโฟลว์ที่ต่ำกว่า ก่อนอื่นคุณจะต้องใช้พลังงานในการสร้างกระบวนการจัดการเอกสารหลักให้เป็นแบบแผน จากนั้นจึงแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
2. เป้าหมายการดำเนินการทางเลือกถูกกำหนดโดยชุดของฟังก์ชันที่ EDMS นี้หรือที่ EDMS จะจัดเตรียมให้ ในแต่ละกรณี ผู้นำจะตัดสินใจว่าคุณลักษณะพื้นฐานจะเพียงพอหรือไม่หรือจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ
3. เงินสำรอง. เมื่อจำเป็นต้องใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการที่จัดรูปแบบแล้ว มีความเป็นไปได้สูงที่จะมีความเฉพาะเจาะจง การพัฒนาองค์กรทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กโฟลว์ ซึ่งระบบน่าจะสามารถทำได้ ดังนั้น ด้วยการจัดสรรเงินสำรองเพื่อการพัฒนา EDMS ที่นำมาใช้ควรมีความยืดหยุ่นมากที่สุด
4. ทรัพยากร. คุณค่าที่แสดงออกในเวลาและเงินเป็นองค์ประกอบในการลงทุนในที่สุด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องคำนึงถึงไม่เพียงแค่ราคาของซอฟต์แวร์และการติดตั้งเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบนี้ด้วย ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอาจเป็นเงินทุนสำหรับการ "อัปเกรด" EDMS ที่ทำงานอยู่แล้ว การฝึกอบรมพนักงานใหม่ ฯลฯ

ภาพรวมโดยย่อของ EDMS ยอดนิยมหลายรายการ

ปัจจุบันมีการใช้ EDMS ที่แตกต่างกันประมาณ 20 รายการในตลาดรัสเซียสมัยใหม่ มาวิเคราะห์กันที่ใช้กันมากที่สุดซึ่งได้รับการพิสูจน์แล้วว่าประสบความสำเร็จในการปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการองค์กร

1. "ฝึกฝน".ในปี 2555 กระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนได้แนะนำระบบนี้เป็นระบบหลักสำหรับการจัดการเอกสาร โดยมีลูกค้าประมาณ 4 พันราย ระบบนี้ใช้โดยสถาบันของรัฐส่วนใหญ่ในมอสโก โปรแกรมนี้สามารถใช้ได้ในรุ่นคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์ ค่าใช้จ่ายของค่าธรรมเนียมการสมัครสำหรับองค์กรค่อนข้างต่ำ สำหรับผู้ใช้เพิ่มเติมแต่ละคนจะมีการชำระเงินเพิ่มเติม
2. "นาเมน DMS"- การพัฒนาบนพื้นฐานของ NauDoc (หนึ่งใน EDMS ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในอดีตที่ผ่านมา) แต่ในเวอร์ชันที่ได้รับการปรับปรุงและเสริม เป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่กว้างขึ้น
3. Directum- ระบบที่เน้นหลักการปฏิสัมพันธ์ร่วมกัน ประกอบด้วยกลไกที่สะดวกสำหรับการสร้างฐานข้อมูลสำหรับเอกสาร การจัดประชุม สัมภาษณ์ การประชุม ฯลฯ
4. "บริษัทมีเดีย"ตรงกันข้าม มันให้ความเป็นส่วนตัวสูงสุด ด้วยความช่วยเหลือของ EDMS นี้ เป็นเรื่องง่ายที่จะสร้างสถานที่ทำงานส่วนบุคคลและรับรองการทำงานของพวกเขา
5. "ธุรกิจ"- ผลิตภัณฑ์ชั้นนำซึ่งครองตลาด EDMS เกือบครึ่งหนึ่งในสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งใช้โดย Central Bank, Sberbank, Rostelecom และองค์กรขนาดใหญ่อื่น ๆ

สังคมของเราเป็นเพียงแนวทางในการแนะนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกที่ในองค์กรทั้งหมด

เนื่องจากจนถึงขณะนี้ องค์กรส่วนใหญ่ไม่สามารถทำได้ด้วยเหตุผลง่ายๆ คือ ขาดประสบการณ์ในการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสาร SED

Docsvision EDMS เป็นเครื่องมืออัตโนมัติของกระบวนการนอกเหนือจากเวิร์กโฟลว์

ELMA

ELMA EDMS ถูกนำมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ ECM+, Projects+, ELMA CRM+ ซึ่งได้รับการคัดเลือกตามความต้องการของผู้ใช้ มีแม้กระทั่งแพ็คเกจที่มี KPI

ลักษณะเฉพาะของอินเทอร์เฟซคือการปรับให้เข้ากับบทบาทของผู้ใช้โดยใช้เครื่องมือออกแบบในตัว

ใช้การเข้าถึงข้อมูลอ้างอิงและระบบอัตโนมัติของกระบวนการต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การประมวลผลเอกสารจากแหล่งต่างๆ

สำหรับการค้นหาข้อมูลมีขั้นตอนการค้นหาตามรายละเอียด สามารถสร้างผลการค้นหาลงในรายงาน และสามารถสร้างเทมเพลตจากคำค้นหาได้

สำหรับการดำเนินการกับ BP ได้มีการจัดสรรระบบย่อยพิเศษที่ช่วยให้คุณวางแผนการแทนที่ ตั้งค่างาน จัดการและจำลอง BP

บล็อกความปลอดภัยรองรับวิธีการอนุญาตหลายวิธี ซึ่งระบุสิทธิ์ของผู้ใช้สำหรับประเภทการเข้าถึงออบเจ็กต์อย่างชัดเจน

นอกจากนี้ ยังใช้ EDS และสามารถกำหนดจำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ได้ด้วยการเขียนโปรแกรม

SED นี้มีข้อเสียเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ไม่มีจดหมายท้องถิ่น มีข้อจำกัดในการสร้างและมอบหมายงาน และการลงทะเบียนจากแอปพลิเคชันสำนักงานจะไม่ถูกนำมาใช้

นอกจากนี้ ไม่มีเครื่องมือในตัวสำหรับการดูไฟล์แนบ ดำเนินการเฉพาะการสืบค้นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น และไม่มีการค้นหารายการซ้ำโดยอัตโนมัติ

1C แก้ปัญหาอะไรได้บ้าง: การจัดการเอกสาร 8

1C แก้ปัญหาอะไรได้บ้าง: การจัดการเอกสาร 8: งานในสำนักงาน; การจัดเก็บและการดึงข้อมูล กระบวนการทางธุรกิจ; การกำหนดเส้นทางเอกสาร การบัญชีเวลาทำงาน

ปัจจุบัน การแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างองค์กรธุรกิจและบุคคลต่างๆ ค่อยๆ เคลื่อนจากกระดาษเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อดีหลายประการเหนือกระดาษธรรมดา ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ EDMS สามารถสร้างได้ทั้งภายในบริษัทและระหว่างบริษัทต่างๆ ผ่านทางอินเทอร์เน็ต

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นระบบขั้นตอนการประมวลผลเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมบัญชีและบุคลากรที่ทันสมัยส่วนใหญ่สามารถสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐานที่กำหนดในระดับกฎหมาย แต่เพื่อให้เอกสารดังกล่าวมีน้ำหนักตามกฎหมายจะต้องลงนามโดยทั้งสองฝ่ายพร้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารภายในบริษัทหรือระหว่างบริษัทต่างๆ ผ่านช่องทางการสื่อสาร อนุญาตให้รวมสองระบบนี้เป็นระบบเดียวทั่วโลก

การใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัทจำเป็นต้องซื้อแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่จำเป็น (แพลตฟอร์ม EDI) รวมถึงอุปกรณ์สำหรับการใช้งาน (อุปกรณ์เครือข่าย เซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ)

ในการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างสองบริษัท จำเป็นต้องมีผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รับประกันการส่งข้อความ ควบคุมรูปแบบของเอกสารที่ส่ง ต้องการการรับรองงานด้วยข้อมูลที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บเอกสารที่เก็บถาวร

ความสนใจ!หนึ่งในบริการเหล่านี้คือ เอกสารที่ได้รับมีความสำคัญทางกฎหมายหากมีเครื่องหมายจาก EPC ของทั้งสองฝ่ายในโฟลว์เอกสาร

ข้อดีและข้อเสียของ EDI

ข้อดีหลัก

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบที่ไม่อาจปฏิเสธได้เหนือกระดาษ:

• การจัดระเบียบเอกสาร - ระบบจะไม่อนุญาตให้คุณกำหนดหมายเลขเดียวกันให้กับเอกสารต่าง ๆ เนื่องจากสิ่งนี้จะเกิดขึ้นตามลำดับและโดยอัตโนมัติ
• ติดตามตำแหน่งของแต่ละเอกสาร - คุณสามารถค้นหาว่าใครทำงานกับเอกสารได้ตลอดเวลา พนักงานจะไม่สามารถทำให้เสียหรือสูญเสียได้ เอกสารที่ถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยตั้งใจยังคงสามารถกู้คืนได้
• การเร่งความเร็วของการประมวลผลเอกสาร - หากแผนกของบริษัทกระจัดกระจายไปตามอาคารต่างๆ จะต้องนำเอกสารที่เป็นกระดาษไปที่นั่นเพื่อขออนุมัติด้วยตนเอง ด้วย EDI เอกสารที่จำเป็นจะส่งถึงพนักงานภายในเสี้ยววินาที
• ใช้งานได้สะดวกกับเวอร์ชันต่างๆ - เมื่อแก้ไข ระบบจะบันทึกแต่ละเวอร์ชัน หากจำเป็น คุณสามารถติดตามว่าใครและเมื่อใดที่ทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
• การเข้าถึงระยะไกลตลอด 24 ชั่วโมง - หากจำเป็น การเข้าถึงระบบ EDI สามารถจัดผ่านอินเทอร์เน็ตจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในโลก พนักงานสามารถทำงานกับเอกสารได้ในขณะเดินทางเพื่อธุรกิจ ลาพักร้อน หรือลาป่วย
• การจัดตารางการทำงาน - โดยการระบุวันที่สร้างและวันครบกำหนด คุณสามารถวางแผนการดำเนินการของเอกสารขาเข้าตามคิว
• ค้นหาเอกสาร - คุณสามารถค้นหาในฐานข้อมูลทั่วไปของเอกสารโดยใช้คำสำคัญและนิพจน์
• ประหยัดกระดาษ - ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารทั้งหมดตามปริมาณที่ต้องการ

ข้อเสียหลัก

แม้จะมีข้อดีที่ชัดเจน แต่ระบบ EDI ก็มีข้อเสียที่สามารถหยุดบริษัทจากการนำไปใช้

ซึ่งรวมถึง:

• จำเป็นต้องใช้เงินในการซื้อระบบซึ่งอาจสูงถึง 100,000 rubles ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้
• หลังจากการซื้อ จะใช้เวลานานในการติดตั้ง ใช้งาน และแก้ปัญหา
• มีความจำเป็นต้องทำการฝึกอบรมสำหรับผู้ใช้ทุกคนที่จะมีส่วนร่วม
• รับรองความปลอดภัยของระบบ - การควบคุมการเข้าถึงระหว่างผู้ใช้, การออกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็น, การป้องกันการบุกรุกจากภายนอก
• พนักงานของบริษัทต้องมีผู้ดูแลระบบที่จะคอยตรวจสอบการทำงานของระบบ ดำเนินการบริการ และแก้ไขปัญหาของผู้ใช้
• เพื่อรักษาข้อมูล จำเป็นต้องสำรองฐานข้อมูลด้วยเอกสาร
• หากบริษัทคู่ค้าไม่มี EDI จะต้องทำให้มั่นใจทั้งระบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ

การทำงานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบเวิร์กโฟลว์ใดๆ ควรมีชุดการดำเนินการ:

• ทำงานกับเอกสารประเภทใดก็ได้ - สร้าง ร่าง ประมวลผล ลงทะเบียน ควบคุมการนำไปใช้ ประสานงาน ฯลฯ
• จัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ - กำหนดเส้นทางภายในบริษัท จำกัดการเข้าถึงระหว่างผู้ใช้แต่ละราย ให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารเดียวต่อหลายคนพร้อมกัน
• จัดระเบียบเอกสารที่เก็บถาวรด้วยความเป็นไปได้ในการค้นหา การจัดเก็บ

ความสนใจ!การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารเหมือนกับกระดาษทั่วไป

ระบบขั้นสูงขนาดใหญ่ให้โอกาสสำหรับ:

• การลงทะเบียนเอกสารที่ส่งผ่านทั้งหมด - ขาเข้า, ขาออก, ภายใน, พร้อมการเปลี่ยนเส้นทางไปยังส่วนหัวเพิ่มเติม
• จัดให้มีขั้นตอนการทำงานที่เป็นเอกภาพในการทำงานกับเอกสารในแต่ละแผนกของบริษัท
• ทำงานกับเอกสารทั้งแบบเดี่ยวและแบบรวม
• แลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างแผนกและพนักงานเฉพาะ
• จำกัดการเข้าถึงเอกสาร;
• ใช้แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารทั้งหมด
• ควบคุมว่าการอนุมัติ การดำเนินการ และงานอื่นๆ กับเอกสารจะเสร็จสิ้นตรงเวลา
• สร้างการรายงาน - เชิงวิเคราะห์ สถิติ ฯลฯ
• จัดระเบียบที่เก็บถาวรด้วยการกำหนดวันที่และเวลาที่ผู้ใช้เข้าถึงได้

เป็นไปได้ไหมที่จะรวมการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษกับระบบอิเล็กทรอนิกส์?

หลังจากเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กร ในตอนแรก ก็ยังไม่สามารถละทิ้งเอกสารที่เป็นกระดาษได้ทั้งหมด

สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ:

• ไม่ใช่ผู้รับเหมาทั้งหมดที่ใช้ EDI;
• บริษัทมีเอกสารกระดาษจำนวนมากในเอกสารสำคัญอยู่แล้ว

อย่างไรก็ตาม การทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารกระดาษมีความแตกต่างกันในระดับพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น ต้องพิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษและนำไปที่หัวเพื่อเซ็นชื่อ ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเซ็นชื่อในระบบเอง เอกสารทางบัญชีที่ส่งไปยังคู่สัญญาอาจสูญหายไปทางไปรษณีย์ระหว่างการขนส่ง ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะส่งถึงผู้รับ

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการทำงานกับเอกสารสองประเภทคือที่เก็บข้อมูล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบทันที ซึ่งผู้ใช้ทุกคนสามารถใช้งานได้ สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษ ควรจัดเก็บเอกสารในที่จัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ในขณะเดียวกัน หลังจากเข้าบริษัทแล้ว จะต้องสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษ และสำเนาที่สแกนนี้จะต้องอัปโหลดไปยังระบบเพื่อดำเนินการต่อไป

ความสนใจ!ดังนั้นงานภายในบริษัทจึงควรดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น หากเอกสารมาถึง เฉพาะผู้ที่ได้รับหรือลงนามเท่านั้นที่จะเห็น ในเวลาเดียวกัน การทำงานกับสำเนาอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยปกป้องต้นฉบับจากการสูญเสียเกือบทุกอย่าง และให้ผู้ใช้หลายคนทำงานพร้อมกันได้

โปรแกรม ED คืออะไร?

มีระบบการจัดการเอกสารมากมายในตลาด โดยแต่ละระบบมีข้อดีและข้อเสียต่างกันไป ระบบที่พบบ่อยที่สุด:

ระบบ	ลักษณะเฉพาะ	ราคา
ธุรกิจ	หนึ่งในโปรแกรม EDI ที่ใหญ่ที่สุด ฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยม ความเรียบง่ายและใช้งานง่าย	จาก 11 ถึง 13.5 พันรูเบิล สำหรับงานเดียว
ลอจิก	ใช้ได้กับบริษัททุกขนาด เรียนรู้ง่าย ปรับแต่งได้ยืดหยุ่น	จาก 4900 ถึง 5900 ต่อที่นั่ง
ยูเฟรตีส์	ถือว่าเป็นระบบที่ทันสมัยที่สุด แพ็คเกจนี้ประกอบด้วยระบบฐานข้อมูลของตัวเอง การออกแบบที่เบาและสวยงาม	จาก 5,000 rubles ต่อที่ทำงานเมื่อใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร จาก 10,000 rubles เมื่อวางบนอุปกรณ์ของผู้พัฒนา
1C:ที่เก็บถาวร	การผสานรวมกับผลิตภัณฑ์ 1C อย่างเต็มรูปแบบ ความสามารถในการจัดเก็บไฟล์ใดๆ - ข้อความ กราฟิก วิดีโอ และเสียง	จาก 12 ถึง 57,000 rubles สำหรับโปรแกรมทั้งหมด
ไดเร็คตัม	ระบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง คุณสามารถรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับเอกสารที่เป็นกระดาษได้	จาก 7 พันรูเบิล มากถึง 2 ล้านรูเบิล สำหรับใบอนุญาต
OPTIMA-เวิร์กโฟลว์	ระบบใหม่ที่เพิ่งเริ่มพัฒนาอย่างแข็งขัน มีคุณสมบัติหลายประการเฉพาะสำหรับระบบนี้	จาก 55 ถึง 75,000 rubles สำหรับใบอนุญาต

การโต้ตอบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับโปรแกรมอื่น

ระบบ EDI ควรสนับสนุนแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่น ๆ ที่ใช้งานอยู่แล้วระหว่างการใช้งานในสภาพแวดล้อมอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรโดยแทนที่ในสภาพแวดล้อมทางอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร ตัวอย่างเช่น จำเป็นต้องดำเนินการเอกสารทางบัญชีอย่างอิสระ - ใบแจ้งหนี้ การกระทำ ใบแจ้งหนี้ หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ

นอกจากนี้ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องทำงานร่วมกับทุกคนอย่างสม่ำเสมอ และดำเนินการด้วยข้อมูลเดียวกัน ดังนั้นจึงจำเป็นที่ระบบจะต้องสามารถรองรับไดเร็กทอรีที่ใช้ในสภาพแวดล้อมทางอิเล็กทรอนิกส์และสามารถอัปเดตข้อมูลในไดเร็กทอรีได้

นอกจากนี้ จำเป็นต้องคำนึงถึงการทำงานกับข้อมูลภายนอก เช่น อีเมล แพลตฟอร์มการซื้อขาย ฯลฯ

เมื่อเลือก EDI จำเป็นต้องให้ความสนใจกับความเป็นไปได้ของการโต้ตอบกับวิธีการอื่นและแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ในองค์กร โดยปกติระบบที่ได้รับความนิยมและกำลังพัฒนาอย่างแข็งขันจะรวมโมดูลจำนวนมากสำหรับโปรแกรมยอดนิยม - 1C, Parus, Oracle และอื่น ๆ อีกมากมาย

ตัวอย่างเช่น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของโปรแกรม 1C สามารถช่วยให้คุณสร้าง รับ และส่งเอกสารทางบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงจากโปรแกรมดังกล่าว ในขณะที่ยืนยันด้วยลายเซ็นที่ผ่านการรับรอง