สามารถถามคำถามได้อย่างถูกต้อง ประเภทของคำถามและเทคนิคในการใช้คำถามเทคนิคในการกำหนดคำถามแบบปิดและแบบเปิด
คำถามที่ถูกวางไว้อย่างดีคือคำถามที่ผู้เข้าร่วมในการสนทนาทางธุรกิจต้องการคำตอบสามารถตอบหรือมากกว่าที่เขาต้องการคิดและเขาจะสนใจในความร่วมมือ ความสามารถในการถามคำถามเป็นสัญญาณที่จำเป็นสำหรับความเฉลียวฉลาดหรือการสังเกตเห็นผู้สมัครสาขาวิทยาศาสตร์จิตวิทยานักจิตวิทยาที่ปรึกษา
ข้อมูลทางธุรกิจไม่ได้มาถึงเราในปริมาณที่เราต้องการเสมอไป ในระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจคุณมักจะต้องได้รับข้อมูลที่จำเป็นจากคู่ค้าของคุณโดยถามพวกเขาเกี่ยวกับประเด็นสำคัญทั้งหมดของคดี การถามคือการรับข้อมูลและแสดงการประเมินข้อมูลที่ได้รับ
การถามหมายถึงการแสดงความสนใจในคู่ของคุณและเต็มใจที่จะสละเวลาเพื่อเขา อย่างไรก็ตามเราสามารถบรรลุผลในทางตรงกันข้ามได้ด้วยคำถามที่เงอะงะล่วงล้ำและไม่เหมาะสม: แทนที่จะให้ข้อมูลพันธมิตรจะ "ปิด" แจ้งเตือนหรือแม้แต่ปฏิเสธที่จะให้ความร่วมมือโดยสิ้นเชิง นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะสามารถถาม (โพสท่าตั้งคำถาม) ได้อย่างถูกต้อง
นักปรัชญาชาวเยอรมัน I. Kant เขียนว่า:
“ ความสามารถในการถามคำถามที่สมเหตุสมผลเป็นสัญญาณสำคัญและจำเป็นของสติปัญญาหรือการสังเกตเห็นอยู่แล้ว หากคำถามนั้นไม่มีความหมายและต้องการคำตอบที่ไร้ประโยชน์นอกจากความอับอายสำหรับผู้ถามแล้วบางครั้งยังมีข้อเสียที่จะกระตุ้นให้ผู้ฟังไม่รอบคอบตอบคำตอบที่ไร้สาระและสร้างภาพที่น่าขบขัน: ตัวหนึ่ง (ในการแสดงออกของคนสมัยก่อน) ให้นมแพะและอีกอันถือไว้ เขาเป็นตะแกรง "
คำถามที่ได้รับการจัดวางอย่างดีคือคำถามที่ผู้เข้าร่วมในการสนทนาทางธุรกิจต้องการคำตอบสามารถตอบหรือมากกว่าที่เขาต้องการคิดและเขาจะสนใจในความร่วมมือ
ข้อความนี้หรือคำถามนั้น (การกำหนด) สามารถบรรลุเป้าหมายที่หลากหลาย:
- สนใจคู่สนทนาและให้โอกาสเขาพูดเพื่อให้เขาให้ข้อมูลที่คุณต้องการ
- เปิดใช้งานพันธมิตรและเปลี่ยนจากการพูดคนเดียวของคุณเองเป็นการสนทนากับเขาซึ่งจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการสื่อสารทางธุรกิจ
- กำกับกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลในทิศทางที่เหมาะสมกับแผนและความสนใจของคุณ
- สกัดกั้นและรักษาความคิดริเริ่มในการสื่อสาร
ต้องใช้ความกล้าที่จะถาม ท้ายที่สุดแล้วการถามคำถามกับคนอื่นหมายถึงการค้นพบจุดยืนของตนเองทำให้ระบบค่านิยมของคนอื่นโปร่งใส
มีข้อสังเกตว่าควรเริ่มการสนทนาทางธุรกิจด้วยชุดคำถามที่เตรียมไว้ จากข้อเท็จจริงของคำถามคุณแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการมีส่วนร่วมในการสื่อสารตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการไหลเวียนและลึกซึ้งยิ่งขึ้น สิ่งนี้ทำให้อีกฝ่ายมั่นใจว่าคุณกำลังแสดงความสนใจในตัวเขาและความปรารถนาที่จะสร้างความสัมพันธ์ที่ดี การถามคำถามจะดีกว่าการพูดคนเดียวเพื่อให้การสนทนาดำเนินต่อไป ศิลปะในการโน้มน้าวใจคือการนำคู่สนทนาไปสู่ข้อสรุปที่ต้องการและไม่กำหนดข้อสรุปนี้โดยใช้ตรรกะเสียงหรืออำนาจ
การถามคำถามไม่เพียง แต่ต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพัฒนาระบบของพวกเขาด้วยการคิดถึงถ้อยคำ นี่คือลิงค์สำคัญสำหรับการรับข้อมูล ที่นี่มีการวางรากฐานเพื่อเสริมสร้างการสื่อสารทางธุรกิจมุ่งเน้นที่สร้างสรรค์ ควรจำไว้ว่าคนส่วนใหญ่ไม่เต็มใจที่จะตอบคำถามโดยตรงด้วยเหตุผลหลายประการ (กลัวว่าจะส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง, ความรู้ในเรื่องนั้นไม่เพียงพอ, ข้อ จำกัด ทางธุรกิจ, ความยับยั้งชั่งใจ, ความยากลำบากในการนำเสนอ ฯลฯ ) ดังนั้นก่อนอื่นคุณต้องสนใจคู่สนทนาอธิบายให้เขาฟังว่าเขาสนใจที่จะตอบคำถามของคุณ
ตามกฎแล้วจุดประสงค์ของการสนทนาซึ่งสร้างขึ้นตามรูปแบบ "คำถาม - คำตอบ" จะลดลงเพื่อวิเคราะห์ปัญหา เพื่อให้ครอบคลุมสถานการณ์อย่างเป็นระบบจำเป็นต้องมีชุดคำถามที่เหมาะสม
คำถามที่มักใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจมีหลายประเภท ได้แก่ ในการเจรจาการประชุมในที่ประชุมทางธุรกิจ
คำถามปิด - นี่เป็นคำถามที่สามารถตอบได้อย่างไม่น่าสงสัย ("ใช่" "ไม่ใช่" ระบุวันที่ชื่อหรือหมายเลขที่แน่นอน ฯลฯ ) ตัวอย่างเช่น: "คุณอาศัยอยู่ในมอสโกวหรือไม่" - "ไม่" "คุณขับรถ?" - "ใช่" "คุณจบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยอะไรและเมื่อไหร่" - "มหาวิทยาลัยแห่งรัฐมอสโกในปี 2535"
คำถามแบบปิดควรได้รับการกำหนดอย่างแม่นยำและมีคำตอบสั้น ๆ พวกเขามักจะขึ้นต้นด้วยสรรพนาม "คุณ" หรือใส่ไว้ในประโยคคำถาม ตัวอย่างเช่น "คุณอ้างว่า ... " "คุณจะรังเกียจไหมถ้า ... " "คุณจะไม่ปฏิเสธว่า ... "
ในการสนทนาทางธุรกิจใด ๆ พวกเขาหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ความแพร่หลายของพวกเขานำไปสู่การสร้างบรรยากาศที่ตึงเครียดเนื่องจาก "ห้องสำหรับการซ้อมรบ" แคบลงอย่างมากสำหรับคู่ค้าที่อาจรู้สึกว่าเขากำลังถูกสอบปากคำ
โดยปกติแล้วพวกเขาถูกตั้งค่าโดยมีจุดมุ่งหมายที่จะไม่ได้รับข้อมูลมากนัก แต่ต้องได้รับความยินยอมจากพันธมิตรหรือการยืนยันข้อตกลงที่บรรลุก่อนหน้านี้: "พรุ่งนี้เราจะพบกันไหม" - "แน่นอน"; "ของจะมาถึงวันพฤหัสหรือไม่" - "ไม่มีในวันเสาร์"
คำถามเปิด - นี่เป็นคำถามที่ยากที่จะตอบสั้น ๆ ต้องมีคำอธิบายบางอย่างการทำงานของจิตใจ คำถามดังกล่าวเริ่มต้นด้วยคำว่า "ทำไม" "ทำไม" "อย่างไร" "ข้อเสนอแนะของคุณคืออะไร" "สิ่งที่คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับ" ฯลฯ และนี่หมายถึงคำตอบโดยละเอียดในรูปแบบอิสระ คำถามปลายเปิดจะถูกถามเพื่อให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือเพื่อค้นหาแรงจูงใจที่แท้จริงและตำแหน่งของคู่สนทนาพวกเขาเปิดโอกาสให้เขาวางแผนและสร้างคำพูดที่ครอบคลุมมากขึ้น
ลักษณะสำคัญของคำถามกลุ่มนี้มีดังนี้:
- พันธมิตรอยู่ในสถานะที่กระตือรือร้นเนื่องจากเขาต้องคิดถึงคำตอบและคำแถลงของเขา
- พันธมิตรมีความสามารถตามดุลยพินิจของเขาในการเลือกว่าจะส่งข้อมูลข้อมูลและข้อโต้แย้งใดให้เรา
- การพูดคุยกับคู่สนทนาด้วยคำถามเปิดช่วยขจัดอุปสรรคนำเขาออกจากสถานะของความโดดเดี่ยวและความยับยั้งชั่งใจ
- พันธมิตร (และนี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุด) กลายเป็นแหล่งข้อมูลความคิดและข้อเสนอที่แท้จริงสำหรับการพัฒนาความร่วมมือต่อไป
อย่างไรก็ตามคำถามปลายเปิดทำให้คู่สนทนาหลีกหนีจากคำตอบที่เจาะจงให้เฉพาะข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อเขาและแม้แต่เบี่ยงเบนการสนทนาไป ดังนั้นในกระบวนการสนทนาทางธุรกิจขอแนะนำให้ถามคำถามชั้นนำหลักรองและประเภทอื่น ๆ
คำถามเชิงชี้นำ - คำถามที่กำหนดขึ้นเพื่อกระตุ้นให้คู่สนทนาพร้อมคำตอบที่คาดหวังจากเขา
คำถามหลัก - คำถามเปิดหรือปิดที่วางแผนไว้ล่วงหน้า
คำถามรองหรือติดตามผล - วางแผนหรือเกิดขึ้นเองซึ่งจะขอให้ชี้แจงคำตอบสำหรับคำถามหลัก
คำถามทางเลือก เป็นสิ่งที่อยู่ระหว่าง: ถามในรูปแบบของคำถามเปิด แต่ในขณะเดียวกันก็มีคำตอบที่เตรียมไว้ล่วงหน้าหลายคำตอบ ตัวอย่างเช่น“ คุณตัดสินใจเป็นทนายความได้อย่างไร: คุณเลือกความสามารถพิเศษนี้อย่างมีสติเดินตามรอยพ่อแม่ตัดสินใจร่วมงานกับเพื่อนหรือคุณไม่รู้ว่าทำไม”; "คุณคิดว่าเมื่อไรจะดีกว่าที่เราจะจัดการประชุมครั้งต่อไป: สัปดาห์นี้หรือเราจะเลื่อนไปเป็นการประชุมครั้งต่อไป"
เพื่อให้คู่สนทนาได้พูดคุยคุณสามารถลองใช้คำถามทางเลือกอื่น แต่สิ่งสำคัญคือไม่มีทางเลือกใดที่จะทำให้เขาขุ่นเคือง ในการจัดการสนทนากับคู่สนทนาที่พูดมากเกินไปควรใช้คำถามปลายปิด
ขอแนะนำให้ลดคำถามที่อาจทำให้คู่สนทนาขุ่นเคืองและกำหนดคำถามในรูปแบบของการคาดเดา ตัวอย่างเช่นแทนที่จะถามว่า "คุณกลัวว่าจะรับมือไม่ได้หรือ" ขอแนะนำให้ใช้ถ้อยคำ: "หรือบางสถานการณ์อาจทำให้คุณทำงานนี้ไม่เสร็จทันเวลา"
คุณไม่ควรถามคำถามหากคุณรู้คำตอบล่วงหน้า ไม่แนะนำให้เริ่มคำถามด้วยคำว่า "ทำไมคุณไม่ ... ?" หรือ "คุณ ... ?" คำถามที่ชาญฉลาดจริงๆคือการขอข้อมูลไม่ใช่การกล่าวหาโดยปริยาย หากคุณไม่พอใจกับการตัดสินใจหรือการกระทำของคู่ของคุณพยายามบอกเขาอย่างมีชั้นเชิง แต่หนักแน่นเกี่ยวกับเรื่องนี้ในรูปแบบของคำสั่ง แต่ไม่ใช่ในรูปแบบของคำถาม
คำถามเกี่ยวกับวาทศิลป์ ไม่ต้องการคำตอบโดยตรงและถูกถามเพื่อกระตุ้นให้เกิดปฏิกิริยาอย่างใดอย่างหนึ่งจากคู่ค้า: เพื่อมุ่งความสนใจขอความช่วยเหลือจากผู้เข้าร่วมในการประชุมทางธุรกิจเพื่อชี้ให้เห็นปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ตัวอย่างเช่น“ เราสามารถพิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นตามปกติได้หรือไม่”; “ เรามีความคิดเห็นเดียวกันในเรื่องนี้หรือไม่”; "เมื่อไหร่คนเราจะเรียนรู้ที่จะเข้าใจกัน"
สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดคำถามเชิงโวหารในลักษณะที่ฟังดูสั้นเหมาะสมและเข้าใจได้สำหรับคำถามแต่ละข้อในปัจจุบัน ความเงียบที่ได้รับในการตอบกลับจะหมายถึงการยอมรับในมุมมองของเรา แต่ในขณะเดียวกันก็ควรระมัดระวังอย่างยิ่งที่จะไม่ต้องตกอยู่ในสถานการณ์ธรรมดาและไม่อยู่ในตำแหน่งที่อึดอัดหรือไร้สาระ
จุดให้ทิป ให้การสนทนาอยู่ในกรอบที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดหรือยกระดับปัญหาใหม่ ๆ นอกจากนี้มักจะช่วยให้คุณระบุช่องโหว่ในตำแหน่งของพันธมิตรได้ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:“ คุณจินตนาการถึงโอกาสในการพัฒนาแผนกของคุณอย่างไร”; "คุณคิดว่าอย่างไร: จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการในองค์กรขนาดใหญ่อย่างรุนแรงหรือไม่"
คำถามที่คล้ายกันจะถูกถามเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนไปใช้ปัญหาอื่นหรือเมื่อคุณรู้สึกต่อต้านจากคู่ของคุณ คำถามดังกล่าวเต็มไปด้วยอันตรายเนื่องจากอาจทำให้เสียสมดุลระหว่างทั้งสองฝ่ายได้ คู่สนทนาอาจไม่สามารถรับมือกับคำตอบได้หรือในทางกลับกันคำตอบของเขาจะคาดไม่ถึงและหนักแน่นมากจนทำให้ตำแหน่งอ่อนแอลงและทำลายแผนการของผู้ถาม
คำถามที่ต้องไตร่ตรอง บังคับให้คู่สนทนาวิเคราะห์และแสดงความคิดเห็นอย่างรอบคอบในสิ่งที่พูด ตัวอย่างเช่น:“ ฉันสามารถโน้มน้าวคุณได้หรือไม่ว่าจำเป็นต้องเจรจาต่อรองเงื่อนไขของสัญญาอีกครั้งหรือคุณคิดว่าเราจะรับมือกับสถานการณ์นี้ได้”; “ คุณสามารถใช้มาตรการอะไรได้บ้าง”; “ ฉันเข้าใจข้อเสนอของคุณถูกต้องหรือไม่ว่า ... ?”; “ คุณคิดว่า ... ?”
จุดประสงค์ของคำถามเหล่านี้คือการสร้างบรรยากาศของความเข้าใจซึ่งกันและกันเพื่อสรุปผลลัพธ์ขั้นกลางและขั้นสุดท้ายของการสนทนาทางธุรกิจ
ในระหว่างการตอบคำถามประเภทนี้:
- คู่สนทนาควรพิจารณาความคิดเห็นที่แสดงออกมา
- มีการสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยสำหรับการโต้แย้งตามแนวทางทั่วไปของปัญหา
- คู่สนทนาได้รับโอกาสในการแก้ไขตำแหน่งที่ระบุไว้
คำถามกระจก ประกอบด้วยการพูดซ้ำด้วยน้ำเสียงเชิงคำถามซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อความที่คู่สนทนาเปล่งออกมาเพื่อให้เขาเห็นคำพูดของเขาจากอีกด้านหนึ่ง สิ่งนี้ช่วยให้ (โดยไม่ขัดแย้งกับคู่สนทนาและไม่หักล้างคำยืนยันของเขา) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสนทนาเพื่อแนะนำองค์ประกอบใหม่ ๆ เข้ามาในบทสนทนาที่ทำให้บทสนทนามีความหมายและเปิดกว้างอย่างแท้จริง เทคนิคดังกล่าวให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าวงจรของคำถาม“ ทำไม” ซึ่งมักจะกระตุ้นให้เกิดปฏิกิริยาในเชิงป้องกันการแก้ตัวการค้นหาเหตุผลในจินตนาการการกล่าวหาและการอ้างเหตุผลในตัวเองที่น่าเบื่อและส่งผลให้เกิดความขัดแย้ง
คำถามทดสอบ ช่วยจัดการความสนใจของคู่ค้าช่วยให้คุณกลับไปทำงานในขั้นตอนก่อนหน้าและตรวจสอบความเข้าใจที่ได้รับ
ควรสังเกตว่าคำถามควบคุมเช่น "ใครอะไร" มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงและคำถาม "อย่างไรทำไม" มุ่งเน้นไปที่บุคคลพฤติกรรมของเขาโลกภายใน
สำหรับคำถามประเภทข้างต้นให้เพิ่มสิ่งที่เรียกว่า กับดักคำถามที่ฝ่ายตรงข้ามสามารถกำหนดให้เป็นผู้ริเริ่มการสื่อสาร คำถามหลังต้องไม่เพียง แต่สามารถถามคำถามได้อย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้โดยคำนึงถึงเป้าหมายของฝ่ายตรงข้ามด้วย ในกระบวนการสื่อสารคุณควรเตรียมพร้อมสำหรับคำถามกับดักประเภทต่อไปนี้
คำถามที่มุ่งตรวจสอบความสามารถ จุดประสงค์ของคำถามดังกล่าวคือเพื่อประเมินความรู้และประสบการณ์ของผู้ริเริ่มการสื่อสาร ตามกฎแล้วผู้เขียนคำถามดังกล่าวรู้คำตอบอยู่แล้ว แต่ต้องการตรวจสอบว่าผู้นำเสนอจะรับมือกับมันอย่างไร หากคุณจำคำถามประเภทนี้ได้ถูกต้องคุณสามารถถามอย่างสุภาพว่า: "ทำไมคุณถึงถามคำถามที่คุณเองก็รู้คำตอบ"
คำถามเพื่อแสดงความรู้ของคุณ จุดประสงค์ของคำถามดังกล่าวคือเพื่ออวดความสามารถและความรู้ของคุณเองต่อหน้าผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการสนทนา นี่เป็นหนึ่งในรูปแบบของการยืนยันตัวเองซึ่งเป็นความพยายามที่จะได้รับความเคารพจากคู่ค้าด้วยคำถามที่ "ฉลาด" หากคำถามเกี่ยวข้องกับการประชุมทางธุรกิจจริงๆคุณสามารถขอให้ผู้เขียนตอบคำถามด้วยตนเอง เมื่อถามคำถามคู่สนทนาของคุณไม่น่าจะคาดหวังคำขอดังกล่าว หลังจากที่เขาตอบเสร็จคุณสามารถตอบได้
คำถามที่สับสน มีจุดประสงค์ในการถ่ายโอนความสนใจของผู้ริเริ่มการสื่อสารไปยังพื้นที่ที่น่าสนใจของผู้ถามซึ่งอยู่นอกเหนือจากทิศทางการทำงานหลัก คำถามเหล่านี้อาจถูกถามโดยเจตนาหรือไม่ได้ตั้งใจจากความปรารถนาที่จะแก้ปัญหาบางอย่างของคุณเอง ผู้ริเริ่มการสื่อสารไม่ควรจำนนต่อการล่อลวงและเบี่ยงเบนไปจากสาระสำคัญของปัญหา แนะนำให้พิจารณาปัญหาดังกล่าวในเวลาอื่นจะดีกว่า
คำถามยั่วยุ ส่วนใหญ่พวกเขาพยายามจับคู่สนทนาที่ความขัดแย้งระหว่างสิ่งที่เขากำลังพูดตอนนี้กับสิ่งที่เขาพูดก่อนหน้านี้
หากเกิดขึ้นจนคุณไม่สามารถพิสูจน์ความขัดแย้งดังกล่าวได้ก็จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่พยายามแก้ตัว การปกป้องตัวเองจะทำให้ผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการประชุมทางธุรกิจเชื่อว่าคำพูดที่ยั่วยุนั้นเป็นความจริง แต่แม้ว่าคุณจะพูดถูกและความไม่สอดคล้องกันของคำพูดของคุณก็มีเหตุผลที่เป็นเหตุเป็นผล (คุณสามารถพิสูจน์ได้) คุณก็ยังไม่ควรใช้โอกาสนี้เพื่อจัดการกับผู้ยั่วยุ การมีส่วนร่วมใน "การประลอง" ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการได้รับอำนาจจากผู้ที่อยู่ในปัจจุบัน อย่างดีที่สุดหลังจากชัยชนะของคุณฝ่ายตรงข้ามของคุณจะออกจากงานที่เลวร้ายที่สุด - เขาจะมองหาโอกาสที่จะแก้แค้นในภายหลัง แสดงให้เห็นว่าคุณสูงและคงกระพันกับ "ทิ่มแทง" เช่นนี้ - และได้รับความเคารพจากผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการประชุมทางธุรกิจ
โดยไม่คำนึงถึงประเภทและลักษณะของคำถามเราควรปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานอย่างเคร่งครัด - เพื่อตอบคำถามก็ต่อเมื่อสาระสำคัญของคำถามนั้นชัดเจนอย่างสมบูรณ์
ดังนั้นด้วยการถามคำถามในกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจคุณจะได้รับข้อมูลอย่างมืออาชีพจากคู่ของคุณทำความรู้จักและเข้าใจเขาให้ดีขึ้นทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับเขาจริงใจและไว้วางใจมากขึ้นรวมทั้งทำความรู้จักตำแหน่งของเขาค้นพบจุดอ่อนและเปิดโอกาสให้เขาเข้าใจความหลงผิดของเขา นอกจากนี้ด้วยความช่วยเหลือของคำถามเราจะกระตุ้นคู่สนทนาของเราให้สูงสุดและเปิดโอกาสให้เขายืนยันตัวเองซึ่งจะช่วยให้แก้ปัญหาการประชุมทางธุรกิจได้ง่ายขึ้น
Ilya Isakovich Aminov, ปริญญาเอกด้านจิตวิทยา, นักจิตวิทยาที่ปรึกษา
ข้อมูลทางธุรกิจไม่ได้มาถึงเราในปริมาณที่เราต้องการเสมอไป ในระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจคุณมักจะต้องได้รับข้อมูลที่จำเป็นจากคู่ค้าของคุณโดยถามพวกเขาเกี่ยวกับประเด็นสำคัญทั้งหมดของคดี การถามคือการรับข้อมูลและแสดงการประเมินข้อมูลที่ได้รับ
การถามหมายถึงการแสดงความสนใจในคู่ของคุณและเต็มใจที่จะสละเวลาเพื่อเขา อย่างไรก็ตามเราสามารถบรรลุผลในทางตรงกันข้ามได้ด้วยคำถามที่เงอะงะล่วงล้ำและไม่เหมาะสม: แทนที่จะให้ข้อมูลพันธมิตรจะ "ปิด" แจ้งเตือนหรือแม้แต่ปฏิเสธที่จะให้ความร่วมมือโดยสิ้นเชิง นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะสามารถถาม (โพสท่าตั้งคำถาม) ได้อย่างถูกต้อง
นักปรัชญาชาวเยอรมัน I. Kant เขียนว่า:
“ ความสามารถในการถามคำถามที่สมเหตุสมผลเป็นสัญญาณสำคัญและจำเป็นของสติปัญญาหรือการสังเกตเห็นอยู่แล้ว หากคำถามนั้นไม่มีความหมายและต้องการคำตอบที่ไร้ประโยชน์นอกจากความอับอายสำหรับผู้ถามแล้วบางครั้งยังมีข้อเสียที่จะกระตุ้นให้ผู้ฟังไม่รอบคอบตอบคำตอบที่ไร้สาระและสร้างภาพที่น่าขบขัน: ตัวหนึ่ง (ในการแสดงออกของคนสมัยก่อน) ให้นมแพะและอีกอันถือไว้ เขาเป็นตะแกรง "
คำถามที่ได้รับการจัดวางอย่างดีคือคำถามที่ผู้เข้าร่วมในการสนทนาทางธุรกิจต้องการคำตอบสามารถตอบหรือมากกว่าที่เขาต้องการคิดและเขาจะสนใจในความร่วมมือ
ข้อความนี้หรือคำถามนั้น (การกำหนด) สามารถบรรลุเป้าหมายที่หลากหลาย:
- สนใจคู่สนทนาและให้โอกาสเขาพูดเพื่อให้เขาให้ข้อมูลที่คุณต้องการ
- เปิดใช้งานพันธมิตรและเปลี่ยนจากการพูดคนเดียวของคุณเองเป็นการสนทนากับเขาซึ่งจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการสื่อสารทางธุรกิจ
- กำกับกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลในทิศทางที่เหมาะสมกับแผนและความสนใจของคุณ
- สกัดกั้นและรักษาความคิดริเริ่มในการสื่อสาร
ต้องใช้ความกล้าที่จะถาม ท้ายที่สุดแล้วการถามคำถามกับคนอื่นหมายถึงการค้นพบจุดยืนของตนเองทำให้ระบบค่านิยมของคนอื่นโปร่งใส
มีข้อสังเกตว่าควรเริ่มการสนทนาทางธุรกิจด้วยชุดคำถามที่เตรียมไว้ จากข้อเท็จจริงของคำถามคุณแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการมีส่วนร่วมในการสื่อสารตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการไหลเวียนและลึกซึ้งยิ่งขึ้น สิ่งนี้ทำให้อีกฝ่ายมั่นใจว่าคุณกำลังแสดงความสนใจในตัวเขาและความปรารถนาที่จะสร้างความสัมพันธ์ที่ดี การถามคำถามจะดีกว่าการพูดคนเดียวเพื่อให้การสนทนาดำเนินต่อไป ศิลปะในการโน้มน้าวใจคือการนำคู่สนทนาไปสู่ข้อสรุปที่ต้องการและไม่กำหนดข้อสรุปนี้โดยใช้ตรรกะเสียงหรืออำนาจ
การถามคำถามไม่เพียง แต่ต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพัฒนาระบบของพวกเขาด้วยการคิดถึงถ้อยคำ นี่คือลิงค์สำคัญสำหรับการรับข้อมูล ที่นี่มีการวางรากฐานเพื่อเสริมสร้างการสื่อสารทางธุรกิจมุ่งเน้นที่สร้างสรรค์ ควรจำไว้ว่าคนส่วนใหญ่ไม่เต็มใจที่จะตอบคำถามโดยตรงด้วยเหตุผลหลายประการ (กลัวว่าจะส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง, ความรู้ในเรื่องนั้นไม่เพียงพอ, ข้อ จำกัด ทางธุรกิจ, ความยับยั้งชั่งใจ, ความยากลำบากในการนำเสนอ ฯลฯ ) ดังนั้นก่อนอื่นคุณต้องสนใจคู่สนทนาอธิบายให้เขาฟังว่าเขาสนใจที่จะตอบคำถามของคุณ
ตามกฎแล้วจุดประสงค์ของการสนทนาซึ่งสร้างขึ้นตามรูปแบบ "คำถาม - คำตอบ" จะลดลงเพื่อวิเคราะห์ปัญหา เพื่อให้ครอบคลุมสถานการณ์อย่างเป็นระบบจำเป็นต้องมีชุดคำถามที่เหมาะสม
คำถามที่มักใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจมีหลายประเภท ได้แก่ ในการเจรจาการประชุมในที่ประชุมทางธุรกิจ
คำถามปิด - นี่เป็นคำถามที่สามารถตอบได้อย่างไม่น่าสงสัย ("ใช่" "ไม่ใช่" ระบุวันที่ชื่อหรือหมายเลขที่แน่นอน ฯลฯ ) ตัวอย่างเช่น: "คุณอาศัยอยู่ในมอสโกวหรือไม่" - "ไม่" "คุณขับรถ?" - "ใช่" "คุณจบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยอะไรและเมื่อไหร่" - "มหาวิทยาลัยแห่งรัฐมอสโกในปี 2535"
คำถามแบบปิดควรได้รับการกำหนดอย่างแม่นยำและมีคำตอบสั้น ๆ พวกเขามักจะขึ้นต้นด้วยสรรพนาม "คุณ" หรือใส่ไว้ในประโยคคำถาม ตัวอย่างเช่น "คุณอ้างว่า ... " "คุณจะรังเกียจไหมถ้า ... " "คุณจะไม่ปฏิเสธว่า ... "
ในการสนทนาทางธุรกิจใด ๆ พวกเขาหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ความแพร่หลายของพวกเขานำไปสู่การสร้างบรรยากาศที่ตึงเครียดเนื่องจาก "ห้องสำหรับการซ้อมรบ" แคบลงอย่างมากสำหรับคู่ค้าที่อาจรู้สึกว่าเขากำลังถูกสอบปากคำ
โดยปกติแล้วพวกเขาถูกตั้งค่าโดยมีจุดมุ่งหมายที่จะไม่ได้รับข้อมูลมากนัก แต่ต้องได้รับความยินยอมจากพันธมิตรหรือการยืนยันข้อตกลงที่บรรลุก่อนหน้านี้: "พรุ่งนี้เราจะพบกันไหม" - "แน่นอน"; "ของจะมาถึงวันพฤหัสหรือไม่" - "ไม่มีในวันเสาร์"
คำถามเปิด - นี่เป็นคำถามที่ยากที่จะตอบสั้น ๆ ต้องมีคำอธิบายบางอย่างการทำงานของจิตใจ คำถามดังกล่าวเริ่มต้นด้วยคำว่า "ทำไม" "ทำไม" "อย่างไร" "ข้อเสนอแนะของคุณคืออะไร" "สิ่งที่คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับ" ฯลฯ และนี่หมายถึงคำตอบโดยละเอียดในรูปแบบอิสระ คำถามปลายเปิดจะถูกถามเพื่อให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือเพื่อค้นหาแรงจูงใจที่แท้จริงและตำแหน่งของคู่สนทนาพวกเขาเปิดโอกาสให้เขาวางแผนและสร้างคำพูดที่ครอบคลุมมากขึ้น
ลักษณะสำคัญของคำถามกลุ่มนี้มีดังนี้:
- พันธมิตรอยู่ในสถานะที่กระตือรือร้นเนื่องจากเขาต้องคิดถึงคำตอบและคำแถลงของเขา
- พันธมิตรมีความสามารถตามดุลยพินิจของเขาในการเลือกว่าจะส่งข้อมูลข้อมูลและข้อโต้แย้งใดให้เรา
- การพูดคุยกับคู่สนทนาด้วยคำถามเปิดช่วยขจัดอุปสรรคนำเขาออกจากสถานะของความโดดเดี่ยวและความยับยั้งชั่งใจ
- พันธมิตร (และนี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุด) กลายเป็นแหล่งข้อมูลความคิดและข้อเสนอที่แท้จริงสำหรับการพัฒนาความร่วมมือต่อไป
อย่างไรก็ตามคำถามปลายเปิดทำให้คู่สนทนาหลีกหนีจากคำตอบที่เจาะจงให้เฉพาะข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อเขาและแม้แต่เบี่ยงเบนการสนทนาไป ดังนั้นในกระบวนการสนทนาทางธุรกิจขอแนะนำให้ถามคำถามชั้นนำหลักรองและประเภทอื่น ๆ
คำถามเชิงชี้นำ - คำถามที่กำหนดขึ้นเพื่อกระตุ้นให้คู่สนทนาพร้อมคำตอบที่คาดหวังจากเขา
คำถามหลัก - คำถามเปิดหรือปิดที่วางแผนไว้ล่วงหน้า
คำถามรองหรือติดตามผล - วางแผนหรือเกิดขึ้นเองซึ่งจะขอให้ชี้แจงคำตอบสำหรับคำถามหลัก
คำถามทางเลือก เป็นสิ่งที่อยู่ระหว่าง: ถามในรูปแบบของคำถามเปิด แต่ในขณะเดียวกันก็มีคำตอบที่เตรียมไว้ล่วงหน้าหลายคำตอบ ตัวอย่างเช่น“ คุณตัดสินใจเป็นทนายความได้อย่างไร: คุณเลือกความสามารถพิเศษนี้อย่างมีสติเดินตามรอยพ่อแม่ตัดสินใจร่วมงานกับเพื่อนหรือคุณไม่รู้ว่าทำไม”; "คุณคิดว่าเมื่อไรจะดีกว่าที่เราจะจัดการประชุมครั้งต่อไป: สัปดาห์นี้หรือเราจะเลื่อนไปเป็นการประชุมครั้งต่อไป"
เพื่อให้คู่สนทนาได้พูดคุยคุณสามารถลองใช้คำถามทางเลือกอื่น แต่สิ่งสำคัญคือไม่มีทางเลือกใดที่จะทำให้เขาขุ่นเคือง ในการจัดการสนทนากับคู่สนทนาที่พูดมากเกินไปควรใช้คำถามปลายปิด
ขอแนะนำให้ลดคำถามที่อาจทำให้คู่สนทนาขุ่นเคืองและกำหนดคำถามในรูปแบบของการคาดเดา ตัวอย่างเช่นแทนที่จะถามว่า "คุณกลัวว่าจะรับมือไม่ได้หรือ" ขอแนะนำให้ใช้ถ้อยคำ: "หรือบางสถานการณ์อาจทำให้คุณทำงานนี้ไม่เสร็จทันเวลา"
คุณไม่ควรถามคำถามหากคุณรู้คำตอบล่วงหน้า ไม่แนะนำให้เริ่มคำถามด้วยคำว่า "ทำไมคุณไม่ ... ?" หรือ "คุณ ... ?" คำถามที่ชาญฉลาดจริงๆคือการขอข้อมูลไม่ใช่การกล่าวหาโดยปริยาย หากคุณไม่พอใจกับการตัดสินใจหรือการกระทำของคู่ของคุณพยายามบอกเขาอย่างมีชั้นเชิง แต่หนักแน่นเกี่ยวกับเรื่องนี้ในรูปแบบของคำสั่ง แต่ไม่ใช่ในรูปแบบของคำถาม
คำถามเกี่ยวกับวาทศิลป์ ไม่ต้องการคำตอบโดยตรงและถูกถามเพื่อกระตุ้นให้เกิดปฏิกิริยาอย่างใดอย่างหนึ่งจากคู่ค้า: เพื่อมุ่งความสนใจขอความช่วยเหลือจากผู้เข้าร่วมในการประชุมทางธุรกิจเพื่อชี้ให้เห็นปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ตัวอย่างเช่น“ เราสามารถพิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นตามปกติได้หรือไม่”; “ เรามีความคิดเห็นเดียวกันในเรื่องนี้หรือไม่”; "เมื่อไหร่คนเราจะเรียนรู้ที่จะเข้าใจกัน"
สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดคำถามเชิงโวหารในลักษณะที่ฟังดูสั้นเหมาะสมและเข้าใจได้สำหรับคำถามแต่ละข้อในปัจจุบัน ความเงียบที่ได้รับในการตอบกลับจะหมายถึงการยอมรับในมุมมองของเรา แต่ในขณะเดียวกันก็ควรระมัดระวังอย่างยิ่งที่จะไม่ต้องตกอยู่ในสถานการณ์ธรรมดาและไม่อยู่ในตำแหน่งที่อึดอัดหรือไร้สาระ
จุดให้ทิป ให้การสนทนาอยู่ในกรอบที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดหรือยกระดับปัญหาใหม่ ๆ นอกจากนี้มักจะช่วยให้คุณระบุช่องโหว่ในตำแหน่งของพันธมิตรได้ นี่คือตัวอย่างบางส่วน:“ คุณจินตนาการถึงโอกาสในการพัฒนาแผนกของคุณอย่างไร”; "คุณคิดว่าอย่างไร: จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการในองค์กรขนาดใหญ่อย่างรุนแรงหรือไม่"
คำถามที่คล้ายกันจะถูกถามเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนไปใช้ปัญหาอื่นหรือเมื่อคุณรู้สึกต่อต้านจากคู่ของคุณ คำถามดังกล่าวเต็มไปด้วยอันตรายเนื่องจากอาจทำให้เสียสมดุลระหว่างทั้งสองฝ่ายได้ คู่สนทนาอาจไม่สามารถรับมือกับคำตอบได้หรือในทางกลับกันคำตอบของเขาจะคาดไม่ถึงและหนักแน่นมากจนทำให้ตำแหน่งอ่อนแอลงและทำลายแผนการของผู้ถาม
คำถามที่ต้องไตร่ตรอง บังคับให้คู่สนทนาวิเคราะห์และแสดงความคิดเห็นอย่างรอบคอบในสิ่งที่พูด ตัวอย่างเช่น:“ ฉันสามารถโน้มน้าวคุณได้หรือไม่ว่าจำเป็นต้องเจรจาต่อรองเงื่อนไขของสัญญาอีกครั้งหรือคุณคิดว่าเราจะรับมือกับสถานการณ์นี้ได้”; “ คุณสามารถใช้มาตรการอะไรได้บ้าง”; “ ฉันเข้าใจข้อเสนอของคุณถูกต้องหรือไม่ว่า ... ?”; “ คุณคิดว่า ... ?”
จุดประสงค์ของคำถามเหล่านี้คือการสร้างบรรยากาศของความเข้าใจซึ่งกันและกันเพื่อสรุปผลลัพธ์ขั้นกลางและขั้นสุดท้ายของการสนทนาทางธุรกิจ
ในระหว่างการตอบคำถามประเภทนี้:
- คู่สนทนาควรพิจารณาความคิดเห็นที่แสดงออกมา
- มีการสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยสำหรับการโต้แย้งตามแนวทางทั่วไปของปัญหา
- คู่สนทนาได้รับโอกาสในการแก้ไขตำแหน่งที่ระบุไว้
คำถามกระจก ประกอบด้วยการพูดซ้ำด้วยน้ำเสียงเชิงคำถามซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อความที่คู่สนทนาเปล่งออกมาเพื่อให้เขาเห็นคำพูดของเขาจากอีกด้านหนึ่ง สิ่งนี้ช่วยให้ (โดยไม่ขัดแย้งกับคู่สนทนาและไม่หักล้างคำยืนยันของเขา) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสนทนาเพื่อแนะนำองค์ประกอบใหม่ ๆ เข้ามาในบทสนทนาที่ทำให้บทสนทนามีความหมายและเปิดกว้างอย่างแท้จริง เทคนิคดังกล่าวให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าวงจรของคำถาม“ ทำไม” ซึ่งมักจะกระตุ้นให้เกิดปฏิกิริยาในเชิงป้องกันการแก้ตัวการค้นหาเหตุผลในจินตนาการการกล่าวหาและการอ้างเหตุผลในตัวเองที่น่าเบื่อและส่งผลให้เกิดความขัดแย้ง
คำถามทดสอบ ช่วยจัดการความสนใจของคู่ค้าช่วยให้คุณกลับไปทำงานในขั้นตอนก่อนหน้าและตรวจสอบความเข้าใจที่ได้รับ
ควรสังเกตว่าคำถามควบคุมเช่น "ใครอะไร" มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงและคำถาม "อย่างไรทำไม" มุ่งเน้นไปที่บุคคลพฤติกรรมของเขาโลกภายใน
สำหรับคำถามประเภทข้างต้นให้เพิ่มสิ่งที่เรียกว่า กับดักคำถาม ที่ฝ่ายตรงข้ามสามารถกำหนดให้เป็นผู้ริเริ่มการสื่อสาร คำถามหลังต้องไม่เพียง แต่สามารถถามคำถามได้อย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้โดยคำนึงถึงเป้าหมายของฝ่ายตรงข้ามด้วย ในกระบวนการสื่อสารคุณควรเตรียมพร้อมสำหรับคำถามกับดักประเภทต่อไปนี้
คำถามที่มุ่งตรวจสอบความสามารถ จุดประสงค์ของคำถามดังกล่าวคือเพื่อประเมินความรู้และประสบการณ์ของผู้ริเริ่มการสื่อสาร ตามกฎแล้วผู้เขียนคำถามดังกล่าวรู้คำตอบอยู่แล้ว แต่ต้องการตรวจสอบว่าผู้นำเสนอจะรับมือกับมันอย่างไร หากคุณจำคำถามประเภทนี้ได้ถูกต้องคุณสามารถถามอย่างสุภาพว่า: "ทำไมคุณถึงถามคำถามที่คุณเองก็รู้คำตอบ"
คำถามเพื่อแสดงความรู้ของคุณ จุดประสงค์ของคำถามดังกล่าวคือเพื่ออวดความสามารถและความรู้ของคุณเองต่อหน้าผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการสนทนา นี่เป็นหนึ่งในรูปแบบของการยืนยันตัวเองซึ่งเป็นความพยายามที่จะได้รับความเคารพจากคู่ค้าด้วยคำถามที่ "ฉลาด" หากคำถามเกี่ยวข้องกับการประชุมทางธุรกิจจริงๆคุณสามารถขอให้ผู้เขียนตอบคำถามด้วยตนเอง เมื่อถามคำถามคู่สนทนาของคุณไม่น่าจะคาดหวังคำขอดังกล่าว หลังจากที่เขาตอบเสร็จคุณสามารถตอบได้
คำถามที่สับสน มีจุดประสงค์ในการถ่ายโอนความสนใจของผู้ริเริ่มการสื่อสารไปยังพื้นที่ที่น่าสนใจของผู้ถามซึ่งอยู่นอกเหนือจากทิศทางการทำงานหลัก คำถามเหล่านี้อาจถูกถามโดยเจตนาหรือไม่ได้ตั้งใจจากความปรารถนาที่จะแก้ปัญหาบางอย่างของคุณเอง ผู้ริเริ่มการสื่อสารไม่ควรจำนนต่อการล่อลวงและเบี่ยงเบนไปจากสาระสำคัญของปัญหา แนะนำให้พิจารณาปัญหาดังกล่าวในเวลาอื่นจะดีกว่า
คำถามยั่วยุ ส่วนใหญ่พวกเขาพยายามจับคู่สนทนาที่ความขัดแย้งระหว่างสิ่งที่เขากำลังพูดตอนนี้กับสิ่งที่เขาพูดก่อนหน้านี้
หากเกิดขึ้นจนคุณไม่สามารถพิสูจน์ความขัดแย้งดังกล่าวได้ก็จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่พยายามแก้ตัว การปกป้องตัวเองจะทำให้ผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการประชุมทางธุรกิจเชื่อว่าคำพูดที่ยั่วยุนั้นเป็นความจริง แต่แม้ว่าคุณจะพูดถูกและความไม่สอดคล้องกันของคำพูดของคุณก็มีเหตุผลที่เป็นเหตุเป็นผล (คุณสามารถพิสูจน์ได้) คุณก็ยังไม่ควรใช้โอกาสนี้เพื่อจัดการกับผู้ยั่วยุ การมีส่วนร่วมใน "การประลอง" ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการได้รับอำนาจจากผู้ที่อยู่ในปัจจุบัน อย่างดีที่สุดหลังจากชัยชนะของคุณฝ่ายตรงข้ามของคุณจะออกจากงานที่เลวร้ายที่สุด - เขาจะมองหาโอกาสที่จะแก้แค้นในภายหลัง แสดงให้เห็นว่าคุณสูงและคงกระพันกับ "ทิ่มแทง" เช่นนี้ - และได้รับความเคารพจากผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการประชุมทางธุรกิจ
โดยไม่คำนึงถึงประเภทและลักษณะของคำถามเราควรปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานอย่างเคร่งครัด - เพื่อตอบคำถามก็ต่อเมื่อสาระสำคัญของคำถามนั้นชัดเจนอย่างสมบูรณ์
หน่วยงานการศึกษาส่วนกลาง
Perm Institute (สาขา)
สถาบันการศึกษาของรัฐ
การศึกษาระดับมืออาชีพที่สูงขึ้น
“มหาวิทยาลัยการค้าและเศรษฐศาสตร์แห่งรัฐของรัสเซีย "
ภาควิชาภาษารัสเซียและมารยาททางธุรกิจ
เทคนิคและกลวิธีในการตั้งคำถามในหลักสูตรการสื่อสารทางธุรกิจ
ทดสอบ
เกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจ
กลุ่มนักเรียน Mz-13
Novikova N.S.
หัวหน้า: A.A. Ivanova
บทนำ………………………………………………………………………… ... 3
คุณค่าของการตั้งคำถามอย่างมีทักษะเพื่อความสำเร็จในการสื่อสารข้อมูลระหว่างการสนทนาทางธุรกิจ……………………………………… 4
ประเภทของคำถามที่ใช้ในการโต้ตอบทางธุรกิจและคำถามโดยประมาณของการสร้างการสื่อสารในสถานการณ์การสื่อสารต่างๆ………………………………………………………………… ... 7
สรุป……………………………………………………………………… 14
เอกสารอ้างอิง……………………………………………………………… 15
บทนำ
จะเตรียมตัวสำหรับการสนทนาทางธุรกิจอย่างไรเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ? การสนทนาทางธุรกิจเช่นเดียวกับการสื่อสารทางธุรกิจประเภทอื่น ๆ หมายถึงสำนวนส่วนตัวซึ่งตั้งอยู่บนหลักการและรูปแบบทั่วไป แต่ในขณะเดียวกันก็มีความเฉพาะเจาะจงที่นี่ การสนทนาเป็นการสนทนาร่วมกันการพูดสื่อสารระหว่างผู้คนการสื่อสารด้วยวาจาการแลกเปลี่ยนความรู้สึกและความคิดเป็นคำพูด ดังนั้นสาระสำคัญของการสนทนาคือบทสนทนา การตอบสนองของผู้เข้าร่วมโต้ตอบสร้างธีมร่วมกันและแตกแขนงออกไปในระหว่างการสนทนาซึ่งช่วยให้คู่สนทนาบรรลุข้อตกลงค้นหาเส้นทางที่สั้นที่สุดในการแก้ปัญหาและในที่สุดก็สนุกกับการสื่อสาร
ข้อมูลทางธุรกิจไม่ได้มาถึงเราในปริมาณที่เราต้องการเสมอไป ในระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจคุณมักจะต้องได้รับข้อมูลที่จำเป็นจากคู่ค้าของคุณโดยถามพวกเขาเกี่ยวกับประเด็นสำคัญทั้งหมดของคดี การถามคือการรับข้อมูลและแสดงการประเมินข้อมูลที่ได้รับ การถามหมายถึงการแสดงความสนใจในคู่ของคุณและเต็มใจที่จะสละเวลาเพื่อเขา อย่างไรก็ตามเราสามารถบรรลุผลในทางตรงกันข้ามได้ด้วยคำถามที่เงอะงะล่วงล้ำและไม่เหมาะสม: แทนที่จะให้ข้อมูลพันธมิตรจะ“ ปิด” แจ้งเตือนหรือแม้แต่ปฏิเสธที่จะให้ความร่วมมือโดยสิ้นเชิง ในเรื่องนี้หัวข้อของงานมีความเกี่ยวข้อง จำเป็นต้องมีบทบาทพิเศษในกลวิธีวาทศิลป์ในการดำเนินการสนทนาทางธุรกิจกับเทคนิคการตั้งคำถาม การเรียนรู้เทคนิคนี้อย่างมีทักษะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่จำเป็นอย่างเต็มที่มีความคิดริเริ่มในการสนทนาช่วยหลีกเลี่ยงการจัดหมวดหมู่ในข้อความที่จัดหมวดหมู่มากเกินไป (คู่สนทนามักจะตอบคำถามมากกว่าวัตถุ)
บทความนี้กล่าวถึงเทคนิคการตั้งคำถามในกระบวนการสนทนาทางธุรกิจตลอดจนประเภทของคำถามที่ใช้ในสถานการณ์การสื่อสารต่างๆ
1. คุณค่าของการตั้งคำถามอย่างมีทักษะเพื่อการถ่ายโอนข้อมูลที่ประสบความสำเร็จในระหว่างการสนทนาทางธุรกิจ
นักปรัชญาชาวเยอรมัน I. คานท์เขียนว่า“ ความสามารถในการตั้งคำถามที่สมเหตุสมผลเป็นสัญญาณสำคัญและจำเป็นของสติปัญญาหรือความเข้าใจเชิงลึกอยู่แล้ว หากคำถามนั้นไม่มีความหมายและต้องการคำตอบที่ไร้ประโยชน์นอกเหนือจากความอับอายสำหรับผู้ถามแล้วบางครั้งยังมีข้อเสียที่จะกระตุ้นให้ผู้ฟังไม่ระมัดระวังคำตอบที่ไร้สาระและสร้างภาพที่น่าขบขัน: คนหนึ่ง (ในสำนวนของคนสมัยก่อน) ให้นมแพะและอีกอันถือไว้ภายใต้ เขาเป็นตะแกรง "
คำถามที่ได้รับการจัดวางอย่างดีคือคำถามที่ผู้เข้าร่วมในการสนทนาทางธุรกิจต้องการคำตอบสามารถตอบหรือมากกว่าที่เขาต้องการคิดและเขาจะสนใจในความร่วมมือ
ข้อความนี้หรือคำถามนั้น (การกำหนด) สามารถบรรลุเป้าหมายที่หลากหลาย:
สนใจคู่สนทนาและให้โอกาสเขาพูดเพื่อให้เขาให้ข้อมูลที่คุณต้องการ
เปิดใช้งานพันธมิตรและเปลี่ยนจากการพูดคนเดียวของคุณเองเป็นการสนทนากับเขาซึ่งจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการสื่อสารทางธุรกิจ
กำกับกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลในช่องทางที่เหมาะสมกับแผนและความสนใจของคุณ
สกัดกั้นและรักษาความคิดริเริ่มในการสื่อสาร
ต้องใช้ความกล้าที่จะถาม ท้ายที่สุดแล้วการถามคำถามกับคนอื่นหมายถึงการค้นพบจุดยืนของตนเองทำให้ระบบค่านิยมของคนอื่นโปร่งใส
มีข้อสังเกตว่าควรเริ่มการสนทนาทางธุรกิจด้วยชุดคำถามที่เตรียมไว้ จากข้อเท็จจริงของคำถามคุณแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการมีส่วนร่วมในการสื่อสารตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการไหลเวียนและลึกซึ้งยิ่งขึ้น สิ่งนี้ทำให้อีกฝ่ายมั่นใจว่าคุณกำลังแสดงความสนใจในตัวเขาและความปรารถนาที่จะสร้างความสัมพันธ์ที่ดี การถามคำถามจะดีกว่าการพูดคนเดียวเพื่อให้การสนทนาดำเนินต่อไป ศิลปะในการโน้มน้าวใจคือการนำคู่สนทนาไปสู่ข้อสรุปที่ต้องการและไม่กำหนดข้อสรุปนี้โดยใช้ตรรกะเสียงหรืออำนาจ
การถามคำถามไม่เพียง แต่ต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบ แต่ยังรวมถึงการพัฒนาระบบของพวกเขาด้วยการคิดถึงถ้อยคำ นี่คือลิงค์สำคัญสำหรับการรับข้อมูล ที่นี่เป็นรากฐานสำหรับการเปิดใช้งานการสื่อสารทางธุรกิจวางทิศทางที่สร้างสรรค์ ควรจำไว้ว่าคนส่วนใหญ่ไม่เต็มใจที่จะตอบคำถามโดยตรงด้วยเหตุผลหลายประการ (กลัวว่าจะส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง, ความรู้ในเรื่องนั้นไม่เพียงพอ, ข้อ จำกัด ทางธุรกิจ, ความยับยั้งชั่งใจ, ความยากลำบากในการนำเสนอ ฯลฯ ) ดังนั้นก่อนอื่นคุณต้องสนใจคู่สนทนาอธิบายให้เขาฟังว่าเขาสนใจที่จะตอบคำถามของคุณ
ตามกฎแล้วจุดประสงค์ของการสนทนาซึ่งสร้างขึ้นตามรูปแบบ "คำถาม - คำตอบ" จะลดลงเพื่อวิเคราะห์ปัญหา เพื่อให้ครอบคลุมสถานการณ์อย่างเป็นระบบจำเป็นต้องใช้ชุดคำถามที่เหมาะสม
ด้วยการถามคำถามคุณจึงพยายามพัฒนาประสิทธิผลและทำให้บทสนทนาลึกซึ้งยิ่งขึ้น ตั้งคำถามของคุณในลักษณะที่คู่สนทนาของคุณไม่เห็นด้วยกับคุณ หากคุณเห็นด้วยกับมุมมองของเขาให้เน้นว่าเขาถูกต้อง หากคุณมีมุมมองที่แตกต่างอย่าเริ่มต้นด้วยการโจมตีที่เฉียบคม: "ไม่คุณคิดผิด ... " หรือ "คุณไม่เข้าใจว่า ... ", "คุณไม่รู้เรื่องนี้"
โสเครตีสบอกผู้คนว่าพวกเขาผิดหรือไม่? ไม่เคย! วิธีการของโสกราตีสตั้งอยู่บนพื้นฐานของความปรารถนาที่จะได้รับคำตอบที่ยืนยันจากคู่สนทนา เขาถามคำถามเช่นนี้ที่บังคับให้ฝ่ายตรงข้ามเห็นด้วยกับเขาและเขาก็แสวงหาการยอมรับความบริสุทธิ์ของเขาครั้งแล้วครั้งเล่าและคำตอบที่ยืนยันได้มากมาย โสคราตีสยังคงถามคำถามต่อไปจนกระทั่งฝ่ายตรงข้ามไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นจึงได้ข้อสรุปว่าเขาโต้แย้งอย่างรุนแรงเมื่อไม่กี่นาทีก่อนหน้านี้
“ คำตอบเชิงลบคืออุปสรรคที่น่ากลัวที่สุด” ศาสตราจารย์แฮร์รี่เอ. โอเวอร์สตรีทนักวิจัยชาวอเมริกันเขียน“ ทันทีที่มีคนตอบว่าไม่ความไร้สาระของเขาก็เริ่มเรียกร้องให้เขายังคงมีความสม่ำเสมอในการตัดสินของเขา ต้องปฏิบัติตาม”
พยายามอย่าแสดงความคิดเห็นในรูปแบบที่รุนแรงและเด็ดขาด เริ่มต้นด้วยคำพูดเช่น "อย่าคิดว่า ... ", "คุณอาจสนใจ ... " เป็นต้น
ใช้สูตรการพูดเช่น "คุณสังเกตเห็นสิ่งนี้ได้ดี" "ฉันชอบความคิดของคุณ ... " ฯลฯ เป็นสิ่งสำคัญที่คู่สนทนาของคุณจะรู้สึกว่าคุณรับรู้ถึงข้อดีของเขา คำชมมีส่วนในการสนทนาใด ๆ พยายามทำด้วยความจริงใจ
ประเภทของคำถามที่ใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจและคำถามโดยประมาณของการสร้างการสื่อสารในสถานการณ์การสื่อสารต่างๆ
มีคำถามหลายประเภทที่มักใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจ: ในการเจรจาการประชุมการประชุมทางธุรกิจ:
คำถามปิด
คำถามที่คาดว่าจะได้รับคำตอบใช่หรือไม่ใช่ พวกเขาสร้างบรรยากาศที่ตึงเครียดในการสนทนาเนื่องจาก "ห้องสำหรับซ้อมรบ" ของคู่สนทนาของเราแคบลงอย่างมาก ดังนั้นคำถามดังกล่าวสามารถนำไปใช้กับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด พวกเขานำความคิดของคู่สนทนาไปในทิศทางเดียวที่กำหนดโดยเราและมุ่งเป้าไปที่การตัดสินใจโดยตรง คำถามปลายปิดเป็นคำถามเชิงชี้นำและแทนที่คำถามของคำสั่งและการอนุมัติ ในเรื่องนี้สิ่งที่น่าประทับใจที่สุดคือคำถามที่เรียกว่าปิดสองครั้งตัวอย่างเช่น "เราจะจัดการประชุมในสัปดาห์นี้หรือเลื่อนไปเป็นวันถัดไป" คำถามรูปแบบนี้เสนอทางเลือกที่สามให้คู่สนทนา - การบรรเทาโทษนานขึ้น
ในการกำหนดคำถามดังกล่าวมีอันตรายที่คู่สนทนาจะรู้สึกว่าเขากำลังถูกสอบสวนจุดศูนย์ถ่วงของการสนทนาจะเปลี่ยนไปในทิศทางของเราและคู่สนทนาจะหมดโอกาสในการแสดงความคิดเห็นในรูปแบบที่กว้างขึ้น
ขอแนะนำให้ถามคำถามแบบปิดไม่ใช่เมื่อเราจำเป็นต้องได้รับข้อมูล แต่ในกรณีเหล่านั้นก็ต่อเมื่อเราต้องการเร่งการขอความยินยอมหรือการยืนยันข้อตกลงที่บรรลุก่อนหน้านี้เช่น "คุณยอมรับว่า ... ?"
คำถามเปิด
นี่เป็นคำถามที่ยากที่จะตอบสั้น ๆ มันต้องมีคำอธิบายบางอย่างการทำงานของจิตใจ คำถามดังกล่าวเริ่มต้นด้วยคำว่า "ทำไม" "ทำไม" "อย่างไร" "ข้อเสนอแนะของคุณคืออะไร" "สิ่งที่คุณจะตัดสินใจเกี่ยวกับ" ฯลฯ และนี่ก็หมายถึงคำตอบโดยละเอียดในรูปแบบอิสระ คำถามปลายเปิดจะถูกถามเพื่อให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือเพื่อค้นหาแรงจูงใจที่แท้จริงและตำแหน่งของคู่สนทนาพวกเขาเปิดโอกาสให้เขาวางแผนและสร้างคำพูดที่ครอบคลุมมากขึ้น
ลักษณะสำคัญของคำถามกลุ่มนี้มีดังนี้:
พันธมิตรอยู่ในสถานะที่กระตือรือร้นเนื่องจากเขาต้องคิดถึงคำตอบและคำแถลงของเขา
พันธมิตรมีโอกาสตามดุลยพินิจของเขาในการเลือกว่าจะส่งข้อมูลข้อมูลและข้อโต้แย้งใดให้เรา
การพูดคุยกับคู่สนทนาด้วยคำถามเปิดช่วยขจัดอุปสรรคนำเขาออกจากสถานะของความโดดเดี่ยวและความยับยั้งชั่งใจ
พันธมิตร (และนี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุด) กลายเป็นแหล่งข้อมูลความคิดและข้อเสนอที่แท้จริงสำหรับการพัฒนาความร่วมมือต่อไป
อย่างไรก็ตามคำถามปลายเปิดช่วยให้คู่สนทนาหลีกหนีจากคำตอบที่เจาะจงให้เฉพาะข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อเขาและแม้กระทั่งเบี่ยงเบนการสนทนาออกไป ดังนั้นในกระบวนการสนทนาทางธุรกิจขอแนะนำให้ถามคำถามชั้นนำหลักรองและประเภทอื่น ๆ
คำถามเชิงชี้นำ
คำถามที่สร้างขึ้นในลักษณะที่จะแนะนำให้คู่สนทนาได้รับคำตอบที่คาดหวังจากเขา
คำถามหลัก
คำถามเปิดหรือปิดที่วางแผนไว้ล่วงหน้า
คำถามรองหรือติดตามผล
วางแผนหรือเกิดขึ้นเองซึ่งจะขอให้ชี้แจงคำตอบสำหรับคำถามสำคัญ
คำถามทางเลือก
คำถามทางเลือกเป็นสิ่งที่อยู่ระหว่าง: คำถามนี้ถูกถามในรูปแบบของคำถามปลายเปิด แต่ในขณะเดียวกันก็มีคำตอบที่เตรียมไว้ล่วงหน้าหลายคำตอบ ตัวอย่างเช่น“ คุณตัดสินใจเป็นทนายความได้อย่างไร: คุณเลือกความสามารถพิเศษนี้อย่างมีสติเดินตามรอยเท้าของพ่อแม่ตัดสินใจที่จะทำอะไรกับเพื่อนหรือคุณไม่รู้ว่าทำไม”; "คุณคิดว่าเมื่อไรจะดีกว่าที่เราจะจัดการประชุมครั้งต่อไป: สัปดาห์นี้หรือเราจะเลื่อนไปเป็นการประชุมครั้งต่อไป"
เพื่อให้คู่สนทนาพูดคุยกันคุณสามารถลองใช้คำถามทางเลือกอื่น แต่สิ่งสำคัญคือไม่มีทางเลือกใดที่จะทำให้เขาขุ่นเคือง ในการจัดการสนทนากับคู่สนทนาที่พูดมากเกินไปควรใช้คำถามปลายปิด
ขอแนะนำให้ลดคำถามที่อาจทำให้คู่สนทนาขุ่นเคืองและกำหนดคำถามในรูปแบบของการคาดเดา ตัวอย่างเช่นแทนที่จะถามว่า "คุณกลัวว่าจะรับมือไม่ได้หรือ" ขอแนะนำให้ใช้ถ้อยคำ: "หรือบางสถานการณ์อาจทำให้คุณทำงานนี้ไม่เสร็จทันเวลา"
คุณไม่ควรถามคำถามหากคุณรู้คำตอบล่วงหน้า ไม่แนะนำให้เริ่มคำถามด้วยคำว่า "ทำไมคุณไม่ ... ?" หรือ "คุณ ... ?" คำถามที่ชาญฉลาดจริงๆคือการขอข้อมูลไม่ใช่การกล่าวหาโดยปริยาย หากคุณไม่พอใจกับการตัดสินใจหรือการกระทำของคู่ของคุณพยายามบอกเขาอย่างมีชั้นเชิง แต่หนักแน่นในรูปแบบของคำสั่ง แต่ไม่ใช่ในรูปแบบของคำถาม
คำถามเกี่ยวกับวาทศิลป์
คำถามเกี่ยวกับวาทศิลป์ไม่ต้องการคำตอบโดยตรงและถูกถามเพื่อกระตุ้นให้เกิดปฏิกิริยาอย่างใดอย่างหนึ่งจากคู่ค้า: เน้นความสนใจขอการสนับสนุนจากผู้เข้าร่วมในการประชุมทางธุรกิจเพื่อชี้ให้เห็นปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข ตัวอย่างเช่น“ เราสามารถพิจารณาสิ่งที่เกิดขึ้นตามปกติได้หรือไม่”; “ เรามีความคิดเห็นเดียวกันในเรื่องนี้หรือไม่”; "เมื่อไหร่คนเราจะเรียนรู้ที่จะเข้าใจกัน"
เป็นสิ่งสำคัญในการกำหนดคำถามเชิงโวหารในลักษณะที่ฟังดูสั้นเหมาะสมและเข้าใจได้สำหรับคำถามแต่ละข้อในปัจจุบัน ความเงียบที่ได้รับในการตอบกลับจะหมายถึงการยอมรับในมุมมองของเรา แต่ในขณะเดียวกันก็ควรระมัดระวังอย่างยิ่งที่จะไม่ต้องหลุดเข้าไปในสถานศึกษาธรรมดา ๆ และอย่าอยู่ในตำแหน่งที่อึดอัดหรือไร้สาระ
จุดให้ทิป
การให้ทิปช่วยให้การสนทนาอยู่ในกรอบที่กำหนดไว้อย่างดีหรือเพิ่มปัญหาใหม่ทั้งหมด นอกจากนี้พวกเขามักจะช่วยให้คุณระบุช่องโหว่ในตำแหน่งของพันธมิตร นี่คือตัวอย่างบางส่วน:“ คุณจินตนาการถึงโอกาสในการพัฒนาแผนกของคุณอย่างไร”; "คุณคิดอย่างไร: จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการในองค์กรขนาดใหญ่อย่างรุนแรงหรือไม่"
คำถามที่คล้ายกันจะถูกถามเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนไปใช้ปัญหาอื่นหรือเมื่อคุณรู้สึกต่อต้านจากคู่ของคุณ คำถามดังกล่าวเต็มไปด้วยอันตรายเนื่องจากอาจทำให้เสียสมดุลระหว่างทั้งสองฝ่ายได้ คู่สนทนาอาจไม่สามารถรับมือกับคำตอบได้หรือในทางกลับกันคำตอบของเขาจะคาดไม่ถึงและหนักแน่นมากจนทำให้ตำแหน่งอ่อนแอลงและทำลายแผนการของผู้ถาม
คำถามที่ต้องไตร่ตรอง
คำถามสะท้อนกลับบังคับให้ผู้ให้สัมภาษณ์วิเคราะห์และแสดงความคิดเห็นอย่างรอบคอบเกี่ยวกับสิ่งที่พูด ตัวอย่างเช่น:“ ฉันสามารถโน้มน้าวคุณได้หรือไม่ว่าจำเป็นต้องเจรจาต่อรองเงื่อนไขของสัญญาอีกครั้งหรือคุณคิดว่าเราจะรับมือกับสถานการณ์นี้”; “ คุณสามารถใช้มาตรการอะไรได้บ้าง”; “ ฉันเข้าใจข้อเสนอของคุณถูกต้องหรือไม่ว่า ... ?”; “ คุณคิดว่า ... ?”
จุดประสงค์ของคำถามเหล่านี้คือการสร้างบรรยากาศของความเข้าใจซึ่งกันและกันเพื่อสรุปผลลัพธ์ขั้นกลางและขั้นสุดท้ายของการสนทนาทางธุรกิจ
ในระหว่างการตอบคำถามประเภทนี้:
คู่สนทนาควรพิจารณาความคิดเห็นที่แสดงออกมา
มีการสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยสำหรับการโต้แย้งตามแนวทางทั่วไปของปัญหา
คู่สนทนาได้รับโอกาสในการแก้ไขตำแหน่งที่ระบุไว้
คำถามกระจก
คำถามเกี่ยวกับกระจกประกอบด้วยการทำซ้ำด้วยน้ำเสียงเชิงคำถามของประโยคที่คู่สนทนาเปล่งออกมาเพื่อให้เขาเห็นคำพูดของเขาจากอีกด้านหนึ่ง สิ่งนี้ช่วยให้ (โดยไม่ขัดแย้งกับคู่สนทนาและโดยไม่ต้องหักล้างคำยืนยันของเขา) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสนทนาเพื่อแนะนำองค์ประกอบใหม่ ๆ เข้ามาเพื่อให้บทสนทนามีความหมายที่แท้จริงและเปิดกว้าง เทคนิคดังกล่าวให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าวงจรของคำถาม“ ทำไม” ซึ่งมักจะกระตุ้นให้เกิดปฏิกิริยาในเชิงป้องกันการแก้ตัวการค้นหาเหตุผลในจินตนาการการกล่าวหาและการอ้างเหตุผลในตัวเองที่น่าเบื่อและส่งผลให้เกิดความขัดแย้ง
คำถามทดสอบ
คำถามทดสอบช่วยในการจัดการความสนใจของพาร์ทเนอร์ช่วยให้คุณกลับไปทำงานในขั้นตอนก่อนหน้าและตรวจสอบความเข้าใจที่ได้รับ
ควรสังเกตว่าคำถามควบคุมเช่น "ใครอะไร" เน้นที่ข้อเท็จจริงและคำถาม "อย่างไรทำไม" มุ่งเน้นไปที่บุคคลพฤติกรรมของเขาโลกภายใน
สำหรับคำถามประเภทข้างต้นให้เพิ่มสิ่งที่เรียกว่า กับดักคำถามที่ฝ่ายตรงข้ามสามารถกำหนดให้เป็นผู้ริเริ่มการสื่อสาร คำถามหลังต้องไม่เพียง แต่สามารถถามคำถามได้อย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องตอบคำถามเหล่านี้ด้วยโดยคำนึงถึงเป้าหมายของฝ่ายตรงข้ามด้วย ในกระบวนการสื่อสารคุณควรเตรียมพร้อมสำหรับคำถามกับดักประเภทต่อไปนี้
คำถามที่มุ่งตรวจสอบความสามารถ จุดประสงค์ของคำถามดังกล่าวคือเพื่อประเมินความรู้และประสบการณ์ของผู้ริเริ่มการสื่อสาร ตามกฎแล้วผู้เขียนคำถามดังกล่าวรู้คำตอบอยู่แล้ว แต่ต้องการตรวจสอบว่าผู้นำเสนอจะรับมือกับมันอย่างไร หากคุณจำคำถามประเภทนี้ได้ถูกต้องคุณสามารถถามอย่างสุภาพว่า: "ทำไมคุณถึงถามคำถามที่คุณเองก็รู้คำตอบ"
คำถามเพื่อแสดงความรู้ของคุณ จุดประสงค์ของคำถามดังกล่าวคือเพื่ออวดความสามารถและความใฝ่รู้ของตนเองต่อหน้าผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการสนทนา นี่เป็นหนึ่งในรูปแบบของการยืนยันตัวเองซึ่งเป็นความพยายามที่จะได้รับความเคารพจากคู่ค้าด้วยคำถามที่ "ฉลาด" หากคำถามเกี่ยวข้องกับการประชุมทางธุรกิจจริงๆคุณสามารถขอให้ผู้เขียนตอบคำถามด้วยตนเอง เมื่อถามคำถามคู่สนทนาของคุณไม่น่าจะคาดหวังคำขอดังกล่าว หลังจากที่เขาตอบเสร็จคุณสามารถตอบได้
คำถามที่สับสน มีจุดประสงค์ในการถ่ายโอนความสนใจของผู้ริเริ่มการสื่อสารไปยังพื้นที่ที่น่าสนใจของผู้ถามซึ่งอยู่นอกเหนือจากทิศทางการทำงานหลัก คำถามเหล่านี้อาจถูกถามโดยเจตนาหรือไม่ได้ตั้งใจจากความปรารถนาที่จะแก้ปัญหาบางอย่างของคุณเอง ผู้ริเริ่มการสื่อสารไม่ควรจำนนต่อการล่อลวงและเบี่ยงเบนไปจากสาระสำคัญของปัญหา แนะนำให้พิจารณาปัญหาดังกล่าวในเวลาอื่นจะดีกว่า
คำถามยั่วยุ ส่วนใหญ่พวกเขาพยายามจับคู่สนทนาเกี่ยวกับความขัดแย้งระหว่างสิ่งที่เขากำลังพูดตอนนี้กับสิ่งที่เขาพูดก่อนหน้านี้
หากเกิดขึ้นจนคุณไม่สามารถพิสูจน์ความขัดแย้งดังกล่าวได้ก็จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่พยายามแก้ตัว ด้วยการปกป้องตัวเองคุณจะโน้มน้าวผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการประชุมทางธุรกิจถึงความจริงของคำพูดที่ยั่วยุ แม้ว่าคุณจะพูดถูกและความไม่สอดคล้องกันของคำพูดของคุณก็มีเหตุผลที่เป็นเหตุเป็นผล (คุณสามารถพิสูจน์ได้) คุณก็ยังไม่ควรใช้โอกาสนี้เพื่อจัดการกับผู้ยั่วยุ การมีส่วนร่วมใน "การประลอง" ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการได้รับอำนาจจากผู้ที่อยู่ อย่างดีที่สุดหลังจากชัยชนะของคุณฝ่ายตรงข้ามของคุณจะออกจากงานที่แย่ที่สุด - เขาจะมองหาโอกาสที่จะแก้แค้นในภายหลัง แสดงให้เห็นว่าคุณสูงและคงกระพันกับ "ทิ่มแทง" - และได้รับความเคารพจากผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการประชุมทางธุรกิจ
ลำดับการใช้คำถามสำหรับขั้นตอนแรกของการสนทนาซึ่งมีปัญหาใหม่เกิดขึ้นคำตอบทั่วไปคือใช่ - ไม่ใช่ ในขั้นตอนต่อไปเมื่อขอบเขตของการถ่ายโอนข้อมูลขยายออกไปและการรวบรวมข้อเท็จจริงและการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเริ่มขึ้นจำเป็นต้องถามคำถามที่เปิดกว้างและสะท้อนเป็นหลัก หลังจากนั้นก็มาถึงขั้นตอนของการรวมและการตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับ คำถามเกี่ยวกับวาทศิลป์และคำถามสำหรับการไตร่ตรองมีอยู่ที่นี่ และท้ายที่สุดเมื่อเรากำหนดทิศทางข้อมูลใหม่เราจะใช้จุดเปลี่ยน
โดยไม่คำนึงถึงประเภทและลักษณะของคำถามเราควรปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานอย่างเคร่งครัด - เพื่อตอบคำถามก็ต่อเมื่อสาระสำคัญของคำถามนั้นชัดเจนอย่างสมบูรณ์
สรุป
ดังนั้นด้วยการถามคำถามในกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจคุณจะได้รับข้อมูลอย่างมืออาชีพจากคู่ของคุณทำความรู้จักและเข้าใจเขาให้ดีขึ้นทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับเขาจริงใจและไว้วางใจมากขึ้นรวมทั้งทำความรู้จักตำแหน่งของเขาค้นพบจุดอ่อนและเปิดโอกาสให้เขาเข้าใจความหลงผิดของเขา นอกจากนี้ด้วยความช่วยเหลือของคำถามเราจะกระตุ้นคู่สนทนาของเราให้สูงสุดและเปิดโอกาสให้เขายืนยันตัวเองซึ่งจะช่วยให้แก้ปัญหาการประชุมทางธุรกิจได้ง่ายขึ้น
รายการอ้างอิง
Vvedenskaya L.A. , Pavlova L.G. วาทศิลป์และวัฒนธรรมการพูด - รอสตอฟออนดอน, 2546
Mitroshenkov O. A. การเจรจาที่มีประสิทธิภาพ คำแนะนำสำหรับนักธุรกิจ - 2nd ed., แก้ไข - M .: สำนักพิมพ์ "INFRA-M", สำนักพิมพ์ "Ves Mir", 2543 - 280 (388) p.
Skazhenik E.N. ภาคปฏิบัติเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจ: หนังสือเรียน. Taganrog: สำนักพิมพ์ TRTU, 2548.
การถามคำถามเป็นส่วนสำคัญของงานของพนักงานขาย ในการพูดคุยสร้างความไว้วางใจและเรียนรู้เกี่ยวกับปัญหาคุณต้องถามคำถาม ยิ่งเขาถามคำถามมากเท่าไรก็ยิ่งมีสูตรถูกต้องมากขึ้นเท่านั้นเขาก็จะสามารถควบคุมสถานการณ์ได้ดีขึ้น พนักงานขายที่ไม่ถามคำถามไม่เพียง แต่จะไม่ได้เรียนรู้อะไรใหม่ ๆ เกี่ยวกับลูกค้าที่มีศักยภาพ แต่ในที่สุดก็จะพูดกับเขาในภาษาที่แตกต่างกันทำให้เกิดการโต้แย้งกัน ประโยชน์ของคำถามที่ถามโดยพนักงานขายคือ:
- พวกเขาแสดงความสนใจในความคิดเห็นของผู้ซื้อที่มีศักยภาพ
- พวกเขามีส่วนร่วมในการสนทนาและอนุญาตให้เขาควบคุม
- ด้วยความช่วยเหลือของคำถามคุณจะได้รับข้อมูลที่มีค่า
- ช่วยในการได้รับคำตอบที่ต้องการ (ด้วยสูตรพิเศษของคำถาม)
- ป้องกันการเปลี่ยนการสนทนาทางธุรกิจเป็นการโต้แย้ง
คำสั่งดังกล่าวก่อให้เกิดข้อความที่ตรงกันข้ามและข้อโต้แย้งที่ตามมา
คำถามนำมาซึ่งคำตอบ (ข้อมูล) และความร่วมมือในภายหลัง
มีคำถามแปดประเภทที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ลองแสดงรายการประเภทเหล่านี้และพิจารณา
ดังนั้นมีคำถาม:
1. ปิด
2. เปิด
3. ชั้นนำ
4. ทางเลือก
5. สมเหตุสมผล
6. เคาน์เตอร์
7. บายพาส
8. การควบคุม
คำถามปลายปิดแนะนำหนึ่งในคำตอบ "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" ในแง่ของเนื้อหาคำถามเหล่านี้ไม่ได้สร้างข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการสนทนาต่อไป
ตัวอย่างคำถามปิด:
- คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับบริการมาก่อน ... ?
- เราจะพบคุณในสัปดาห์นั้นได้ไหม?
การใช้คำถามปลายปิดทำให้กระบวนการสื่อสารง่ายขึ้นเนื่องจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าสามารถตอบได้เพียงหนึ่งในสองข้อเท่านั้น แต่คำถามปิดไม่ให้ข้อมูล นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงที่จะได้รับคำตอบเชิงลบทำให้การสนทนาดำเนินต่อไปได้ยาก ตัวอย่างเช่นสำหรับคำถาม“ คุณมีปัญหาในการรับเอกสารใหม่หรือไม่” ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าส่วนใหญ่จะตอบว่า“ ไม่”
คำถามปลายปิดจะนำไปใช้หาก:
- คุณต้องได้รับคำตอบสั้น ๆ ที่ไม่ชัดเจน
- คู่สนทนาเงียบขรึมมาก
- หากคุณต้องการตรวจสอบว่าเข้าใจคำพูดของคู่สนทนาถูกต้องหรือไม่
คำถามปลายปิดที่ถามทีละคำถามสามารถให้ความรู้สึกของการซักถามได้ดังนั้นควรใช้อย่างระมัดระวัง
ในวรรณคดีมีคำอธิบายเกี่ยวกับเทคนิค "truism" ซึ่งประกอบด้วยการถามคำถามแบบปิดซึ่งสามารถตอบได้ในเชิงบวกเท่านั้น การใช้ความจริงหลายครั้งจะนำไปสู่ข้อตกลง "ภายใน" ของผู้มีโอกาสเป็นผู้ใช้กับตำแหน่งของพนักงานขายและทำให้ผู้ใช้ตอบสนองโดยตรงต่อข้อเสียโดยตรง
คำถามปลายเปิดไม่ได้บ่งบอกถึงคำตอบที่เป็นพยางค์เดียว แต่กระตุ้นให้ผู้คนแสดงความคิดเห็น คำถามปลายเปิดช่วยให้การสนทนาดำเนินต่อไปได้ คุณลักษณะเฉพาะของคำถามเหล่านี้คือพวกเขาเริ่มต้นด้วยคำว่า "อะไร" "อย่างไร" "ทำไม" "ซึ่ง" "เท่าไหร่" "เมื่อไหร่" และอื่น ๆ เช่นนั้น
โดยเฉพาะอย่างยิ่งคำถามข้างต้น“ คุณมีปัญหาในการขอรับเอกสารใหม่หรือไม่” เหมาะกว่าที่จะถามในรูปแบบเปิด“ คุณมีปัญหาอะไร…” เนื่องจากแม้ในกรณีของคำตอบที่ไม่น่าจะเป็นไปได้“ ไม่มี” โอกาสที่จะสนทนาต่อก็ไม่หายไป
โดยทั่วไปคำถามปลายเปิดมีประโยชน์ในสถานการณ์ที่:
คุณต้องเริ่มการสนทนา
ไปที่ขั้นตอนอื่นของการสนทนา
ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ที่อาจเป็นลูกค้าความสนใจและแรงจูงใจของคู่สนทนาเหตุผลของข้อสงสัยและการปฏิเสธ
คำถาม“ ทำไม” (“ ทำไมคุณถึงยังไม่ซื้อ”) ควรใช้ด้วยความระมัดระวังเนื่องจากมีการตำหนิ ผู้ซื้อที่มีศักยภาพสามารถมองว่าพวกเขาเป็นข้อกล่าวหา
คำถามชั้นนำกระตุ้นให้ผู้ให้สัมภาษณ์ยืนยันสิ่งที่พนักงานขายพูด พวกเขากำหนดความเห็นที่ชัดเจนและแสดงความหวังที่จะเห็นด้วยกับมัน ในความเป็นจริงความคิดเห็นนี้เป็นแรงบันดาลใจและคู่สนทนาไม่สังเกตเห็นว่าผู้เชี่ยวชาญด้านการขายมีอิทธิพลต่อเขาในลักษณะนี้ เพื่อไม่ให้เขาสังเกตเห็นสิ่งนี้เราไม่สามารถใช้คำถามชั้นนำหลาย ๆ คำถามได้ สำหรับคำถามเหล่านี้เพื่อกระตุ้นให้เกิดปฏิกิริยาเชิงบวกจากผู้ซื้อที่มีศักยภาพคำถามเหล่านี้จะต้องมีชื่อของเขา
อย่างที่คุณเห็นไม่มีข้อมูลใหม่ที่สามารถหาได้จากคำถามชั้นนำ ใช้ในกรณีต่อไปนี้:
- เมื่อคุณต้องการสรุปการสนทนา
- เมื่อจำเป็นต้องบังคับให้คู่สนทนากลับไปที่การสนทนาหากเขาเป็นคนช่างพูด
- เมื่อคู่สนทนาแสดงความไม่แน่ใจ
คำถามนำจะเสริมด้วยการรวมคำว่า "แน่นอน" "หลังจากทั้งหมด" "ไม่ใช่" "ไม่ใช่หรือ" และน้ำเสียงพิเศษ
ตัวอย่างคำถามชั้นนำ:
- นั่นจะไม่ทำให้งานของคุณง่ายขึ้นหรือ?
- โปรแกรมนี้สามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นใช่มั้ย?
คำถามทางเลือก คำถามทางเลือกเปิดโอกาสให้คู่สนทนาเลือกจากสองหรือสามประโยค คำถามอื่นช่วยให้คุณตัดสินใจได้
ควรใช้คำถามทางเลือก:
- เมื่อตกลงแผนการประชุม
- เมื่อสรุปผลระหว่างกาล;
- เพื่อที่จะผลักดันให้คู่สนทนาที่ไม่เด็ดขาดในการตัดสินใจ
- สำหรับการนัดหมาย
เมื่อแสดงรายการตัวเลือกใด ๆ และคำถามทางเลือกไม่ควรประเมินตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งเนื่องจากอาจกดดันลูกค้าได้
บางครั้งในวรรณคดีการใช้คำถามเหล่านี้เรียกว่าเทคนิค "ทางเลือกโดยไม่มีทางเลือก"
ตัวอย่างคำถามทางเลือก:
- เมื่อไหร่จะสะดวกกว่าที่คุณจะพบกับฉัน: บ่ายนี้หรือพรุ่งนี้เช้า?
คำถามที่สมเหตุสมผลช่วย "กลบเกลื่อน" ความตึงเครียดของลูกค้าที่อาจเกิดขึ้นช่วยให้เขาไม่รู้สึกถูกซักถาม คำถามที่สมเหตุสมผลประกอบด้วยคำอธิบายว่าเหตุใดจึงมีการถามคำถาม นอกจากนี้อาจมีข้อมูลเพิ่มเติมที่ปิดบังไว้
ควรใช้คำถามที่สมเหตุสมผลเป็นระยะในระหว่างการประชุมเพื่อไม่ให้คล้ายกับการซักถาม
ตัวอย่างคำถามที่ตรวจสอบแล้ว:
- เพื่อที่ฉันจะได้ ... ฉันต้องการข้อมูลเกี่ยวกับ ... ?
- เพื่อให้เราสามารถสนทนาได้ง่ายขึ้นฉันต้องการรับข้อมูลเพิ่มเติม คุณใช้บริการธนาคารอะไร
คำถามตอบโต้เป็นการชี้แจงข้อความหรือคำถามของคู่สนทนา การสนทนาทางธุรกิจมักจะนำโดยบุคคลที่ถามคำถาม ดังนั้นหากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าถามคำถามมากเกินไป (และมักจะเกิดขึ้นหากพนักงานขายลังเลในตอนเริ่มการประชุม) คำถามตอบโต้จะเป็นโอกาสที่จะคว้าความคิดริเริ่มและดำเนินการสนทนาต่อไปตามแผน
ตัวอย่างคำถามตอบโต้:
- มันน่าสนใจอย่างมาก. ทำไมคุณคิดอย่างงั้น?
- คุณต้องการพิจารณาอะไรบ้าง?
ใช้คำถามตอบโต้เมื่อจำเป็น:
- รับข้อมูลเพิ่มเติม
- เพื่อสกัดกั้นผู้นำของการสนทนา
- เพื่อหาเวลาไตร่ตรองเกี่ยวกับการตอบโต้หรือการสนทนาต่อไป
เมื่อถามคำถามตอบโต้ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายควรทวนคำถามของคู่สนทนาซึ่งแสดงว่าเขาตั้งใจฟัง คุณยังสามารถแสดงปฏิกิริยาของคุณต่อคำถามของคู่สนทนา ("ใช่นี่สำคัญมาก แต่อย่างไร ... ")
คำถามวิธีแก้ปัญหาใช้เพื่อเปลี่ยนการสนทนาในทางอ้อมเมื่อคู่สนทนาไม่แสดงความสนใจปฏิเสธหรือพูดน้อย คำถามวิธีแก้ปัญหาประกอบด้วยวลีที่ชี้แจงความคิดเห็นของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าด้วยถ้อยคำที่เป็นประโยชน์ต่อพนักงานขายในปัจจุบัน ในความเป็นจริงวิธีแก้ปัญหานี้มีข้อโต้แย้งของผู้ใช้ที่ขยายรายละเอียดเพิ่มเติม "ในความโปรดปราน" ของผู้ขาย
ใช้วิธีแก้ปัญหาเมื่อจำเป็น:
- หลีกเลี่ยงการปฏิเสธและข้อแก้ตัว
- เพื่อให้ได้รับความยินยอม "ตามเงื่อนไข";
- หลีกเลี่ยงการเผชิญหน้ากับลูกค้าที่มีศักยภาพ
อย่าถามคำถามหลายรอบติดต่อกันเนื่องจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าอาจได้รับความรู้สึกว่าต้องการหลอก
ตัวอย่างของวิธีแก้ปัญหา:
ลูกค้า: "ฉันพอใจกับสถานการณ์ปัจจุบันและฉันไม่ต้องการค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม"
ผู้เชี่ยวชาญ: "เท่าที่ฉันเข้าใจคุณสนใจที่จะประหยัดเงินด้วยการทำโครงการเงินเดือนหรือไม่"
ควบคุม qestion ช่วยให้คุณทราบว่าคู่สนทนาเข้าใจคำศัพท์อย่างถูกต้องหรือไม่
ตัวอย่างคำถามเพื่อความปลอดภัย:
- ฉันตอบคำถามของคุณหรือไม่?
- มีอะไรจะอธิบายและบอกอะไรอีกไหม?
เมื่อศึกษาประเภทของคำถามแล้วเรามาดูแง่มุมของการใช้คำถามกันดีกว่า
ขั้นแรกต้องถามคู่สนทนาเฉพาะบางคำถามเท่านั้น ยิ่งตอบคำถามได้ถูกต้องมากเท่าไหร่ข้อมูลก็จะยิ่งสมบูรณ์มากขึ้นเท่านั้น ก่อนเริ่มการประชุมพนักงานขายควรคิดถึงรายการคำถามที่เขาจะถามคู่สนทนา ดังนั้นผู้อำนวยการสามารถถามคำถามและหัวหน้าฝ่ายบัญชีคนอื่น ๆ ได้ ความแตกต่างจะไม่อยู่ในประเภทของคำถาม แต่เป็นสาระสำคัญ สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณา:
- คู่สนทนาดำรงตำแหน่งใด
- สิ่งที่เขาอยากรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่เสนอ
- เขาตัดสินใจอะไรได้บ้างและบนพื้นฐานของข้อมูลใด
- เขามีข้อมูลอะไรบ้าง;
- ใครมีข้อมูลที่เหลือ
- คำถามใดที่สามารถถามเพื่อแสดงความเคารพ
- เป้าหมายการผลิตและวัตถุประสงค์ของคู่สนทนาคืออะไร
- ความต้องการและความหวังส่วนตัวของเขาคืออะไร
ประการที่สองคำถามควรเป็นรายบุคคลโดยคำนึงถึงขอบเขตของลูกค้าที่มีศักยภาพและลักษณะเฉพาะของงานของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง สิ่งนี้จะแสดงให้คู่สนทนาเห็นว่าพนักงานขายมีความรู้บางอย่างในสาขาที่เกี่ยวข้องและการฝึกอบรมที่ดี กล่าวอีกนัยหนึ่งผู้เชี่ยวชาญต้องสามารถปรับตัวให้เข้ากับกลุ่มเป้าหมายบางกลุ่ม - ทนายความนักบัญชีผู้จัดการ
ประการที่สามควรกำหนดบทบาทหลักให้กับคำถามเปิด มีโอกาสน้อยที่สุดที่จะสร้างความตึงเครียดและด้วยเหตุนี้จึงให้ข้อมูลเพิ่มเติม
ส่วนประกอบที่สำคัญ การสื่อสารการสื่อสาร เป็น ความสามารถในการถามคำถาม.
คำถามเป็นวิธีการรับข้อมูลและในขณะเดียวกันก็เป็นวิธีเปลี่ยนความคิดของคนที่คุณคุยด้วยไปในทิศทางที่ถูกต้อง (ผู้ถามจะควบคุมการสนทนา)
ด้วยความช่วยเหลือของคำถามเราปูสะพานให้ตัวเองไปสู่สิ่งที่ไม่รู้จักและความไม่แน่นอน และเนื่องจากความไม่แน่นอนและความไม่แน่นอนเป็นลักษณะเฉพาะของโลกสมัยใหม่ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วการพัฒนาความสามารถในการถามคำถามจึงมีความเกี่ยวข้องมาก
“ ขอโทษที่เข้าใจผิดฉันเข้าใจคุณผิด” เป็นวลีที่มักได้ยินในการสนทนาระหว่างผู้คน ดังนั้นเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องออกเสียงเรียนรู้วิธีถามคำถามอย่างถูกต้อง คำถามที่วางอย่างถูกต้องช่วยให้สามารถค้นหาความตั้งใจของคู่ค้าช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและความขัดแย้ง ท้ายที่สุดบางครั้งการละเลยโอกาสที่จะถามคำถามหรือไม่ได้ถามในเวลาที่เหมาะสมเราเปิดทางให้เกิดการคาดเดาและการคาดเดาโครงสร้างการเก็งกำไรต่างๆสร้างความประทับใจที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับผู้อื่นเนื่องจากคุณสมบัติข้อดีและข้อเสียที่ไม่มีอยู่จริงซึ่งมักนำไปสู่ความเข้าใจผิดและความขัดแย้ง ...
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำหรือผู้จัดการทั่วไปโค้ชผู้ฝึกสอนหรือนักจิตวิทยาในด้านใด ๆ ของชีวิตความสามารถในการถามคำถามอย่างถูกต้องจะเป็นประโยชน์ ในการสนทนาใด ๆ ทั้งเรื่องธุรกิจและส่วนตัว คำถามที่ถูกต้อง ช่วยด้วย:
- แสดงความสนใจในบุคลิกภาพของคู่ค้าและคู่สนทนา
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า "การตีความ" นั่นคือทำให้ระบบคุณค่าของคุณเป็นที่เข้าใจสำหรับคู่สนทนาในขณะที่ชี้แจงระบบของเขา
- รับข้อมูลแสดงความสงสัยแสดงจุดยืนของตนเองแสดงความไว้วางใจสนใจในสิ่งที่พูดแสดงความผ่อนผันและแสดงว่าคุณพร้อมที่จะอุทิศเวลาที่จำเป็นให้กับการสนทนา
- สกัดกั้นและรักษาความคิดริเริ่มในการสื่อสาร
- โอนการสนทนาไปยังหัวข้ออื่น
- ย้ายจากการพูดคนเดียวของคู่สนทนามาสนทนากับเขา
หากต้องการเรียนรู้วิธีถามคำถามอย่างถูกต้องเราต้องให้ความสำคัญกับความถูกต้องของการสร้างบทสนทนาภายในและศึกษาประเภทคำถามหลักในบทสนทนาภายนอก
DIALOGUE ภายใน (คำถามกับตัวเอง) จัดระเบียบความคิดของเราเองและช่วยเรา กำหนดความคิด... ความเกี่ยวข้องและคุณภาพความถูกต้องและความสอดคล้องของคำถามที่เกิดขึ้นในหัวของเรามีอิทธิพลอย่างมากต่อประสิทธิผลของการดำเนินการส่วนใหญ่ที่เราทำ
ในการจัดการสนทนาภายในเราต้องเข้าใจว่าจุดประสงค์คือการวิเคราะห์ปัญหาใด ๆ ชุดคำถามที่เกี่ยวข้องจะช่วยในการวิเคราะห์ปัญหา (สถานการณ์) อย่างครอบคลุม คำถามมีสองประเภท
ตัวเลือกแรกคือคำถามคลาสสิกเจ็ดข้อ:
อะไร? ที่ไหน? เมื่อไหร่? Who! อย่างไร? ทำไม? โดยวิธีใด?
คำถามทั้งเจ็ดนี้ช่วยให้คุณครอบคลุมสถานการณ์ปัญหาทั้งหมดและทำการวิเคราะห์ด้วยวาจาและตรรกะ
ตัวเลือกที่สองสำหรับการวิเคราะห์สถานการณ์คือชุดคำถามหกข้อ:
- ข้อเท็จจริง - ข้อเท็จจริงและเหตุการณ์ใดที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่เป็นปัญหา
- ความรู้สึก - โดยทั่วไปแล้วฉันมีความรู้สึกอย่างไรกับสถานการณ์นี้? คนอื่นควรจะรู้สึกอย่างไร
- ความปรารถนา - ฉันต้องการอะไรจริงๆ? คนอื่นต้องการอะไร
- อุปสรรค - อะไรที่หยุดฉัน? อะไรที่หยุดคนอื่น?
- เวลา - ทำอะไรและเมื่อไหร่?
- หมายถึง - อะไรคือวิธีการที่ฉันต้องแก้ปัญหานี้? คนอื่นมีความหมายอย่างไร?
ใช้ข้อใดข้อหนึ่งในการจัดระเบียบการสนทนาภายใน เมื่อเกิดปัญหาขึ้นให้วิเคราะห์สถานการณ์โดยใช้คำถามกับตัวเองนำความคิดของคุณไปสู่ความกระจ่างและหลังจากนั้นก็เริ่มแสดง
ความสำคัญและความเกี่ยวข้อง DIALOGUE ภายนอก, ประกอบด้วย คำถามที่ถูกต้องซึ่งดีกว่าการพูดคนเดียวซ้ำซากจำเจ ท้ายที่สุดผู้ที่ถามคือผู้นำในการสนทนา นอกจากนี้ด้วยความช่วยเหลือของคำถามเราแสดงให้คู่สนทนาสนใจในการสนทนาและลึกซึ้งยิ่งขึ้น โดยการถามเราแสดงความปรารถนาที่จะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเขาต่อบุคคลนั้น แต่ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นเมื่อบทสนทนาไม่เหมือนและดูไม่เหมือนการซักถาม
ดังนั้นก่อนเริ่มการสนทนาหรือการสนทนาทางธุรกิจให้เตรียมชุดคำถามสำหรับคู่สนทนาและถามพวกเขาทันทีที่คุณเข้าสู่ส่วนธุรกิจของการสนทนา (ในการสนทนาปกติทันทีที่คุณแตะหัวข้อที่คุณต้องการ) สิ่งนี้จะทำให้ตัวเองได้เปรียบทางด้านจิตใจ
คำถามสำหรับการสนทนาภายนอกสามารถวางในรูปแบบเฉพาะและเป็นประเภทต่อไปนี้:
คำถามปิด... จุดประสงค์ของคำถามแบบปิดคือเพื่อให้ได้คำตอบที่ชัดเจน (ข้อตกลงหรือการปฏิเสธของคู่สนทนา) "ใช่" หรือ "ไม่" คำถามดังกล่าวจะดีก็ต่อเมื่อจำเป็นต้องกำหนดสถานะของบางสิ่งในปัจจุบันอดีตและบางครั้งในอนาคตให้ชัดเจนและชัดเจน ("คุณใช้สิ่งนี้หรือไม่", "คุณเคยใช้ไหม", "อยากลองไหม") หรือ ทัศนคติต่อบางสิ่งบางอย่าง ("คุณชอบหรือไม่", "คุณพอใจกับสิ่งนี้หรือไม่") เพื่อให้เข้าใจวิธีดำเนินการต่อไป คำถามแบบปิด (และคำตอบสำหรับพวกเขา "ใช่" หรือ "ไม่ใช่") เบี่ยงเบนความพยายามของเราไปในทิศทางที่แน่นอน
คุณไม่ควรผลักดันบุคคลโดยถามคำถามดังกล่าวในทันทีเพื่อตัดสินใจขั้นสุดท้าย จำไว้ว่ามันง่ายกว่าที่จะโน้มน้าวมากกว่าที่จะเอาชนะ
อีกประการหนึ่งคือเมื่อคุณจงใจถามคำถามแบบปิดซึ่งยากที่จะตอบด้วยการปฏิเสธ ตัวอย่างเช่นการอ้างถึงค่านิยมที่ยอมรับโดยทั่วไป (โสกราตีสมักใช้วิธีนี้): "ตกลงชีวิตไม่หยุดนิ่ง", "บอกฉันสิคุณภาพและการรับประกันมีความสำคัญต่อคุณหรือไม่" ทำไมถึงทำเช่นนี้: ยิ่งมีคนเห็นด้วยกับเราบ่อยเท่าไหร่ก็จะยิ่งมีความเข้าใจซึ่งกันและกันกว้างขึ้น (นี่คือหนึ่งใน วิธีจัดการ). และในทางกลับกันหากคุณไม่สามารถรับได้ คำถามที่ถูกต้องและมักจะได้ยินคำว่า "ไม่" ในการตอบคำถามชั้นนำจะเพิ่มโอกาสในการปฏิเสธข้อเสนอของคุณโดยรวม ดังนั้นบรรลุข้อตกลงในสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่าเริ่มการสนทนาด้วยความขัดแย้งแล้วจะง่ายกว่าที่จะบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ
เปิดคำถาม... พวกเขาไม่ได้บอกเป็นนัยถึงคำตอบที่ชัดเจนทำให้คนคิดเปิดเผยทัศนคติของเขาต่อข้อเสนอของคุณได้ดีขึ้น คำถามปลายเปิดเป็นวิธีที่ดีในการรับข้อมูลใหม่โดยละเอียดซึ่งยากมากที่จะได้รับจากคำถามปลายปิด ดังนั้นในการสนทนาจึงจำเป็นต้องใช้คำถามปลายเปิดบ่อยขึ้นในรูปแบบต่างๆ
ถามถึงข้อเท็จจริงที่จะช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์: "มีอะไร", "เท่าไหร่?", "ตัดสินใจอย่างไร?", "ใคร?" เป็นต้น
ค้นหาความสนใจของคู่สนทนาของคุณและเงื่อนไขเพื่อความพึงพอใจของพวกเขา
ค้นหาทัศนคติของคู่สนทนาของคุณที่มีต่อสถานการณ์ภายใต้การสนทนา: "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้", "คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้?"
แนะนำในรูปแบบของคำถามวิธีแก้ปัญหาที่แตกต่าง (ของคุณ):“ ฉันจะทำแบบนี้ได้ไหม .. ?”,“ ทำไมเราไม่ใส่ใจกับตัวเลือกดังกล่าว .. ?” ในขณะที่เถียงข้อเสนอของคุณ สิ่งนี้ดีกว่าการพูดอย่างเปิดเผย:“ ฉันขอเสนอ ... ”,“ เราควรทำสิ่งนี้ดีกว่า ... ”,“ ฉันคิดว่า ... ”
สนใจว่าข้อความของคู่สนทนาของคุณมีพื้นฐานมาจากอะไร: "คุณมาจากอะไร", "ทำไมกันแน่?", "สาเหตุของสิ่งนี้คืออะไร?"
ชี้แจงทุกสิ่งที่ไม่ชัดเจนสำหรับคุณ: "อะไร (อย่างไร) กันแน่?", "อะไรกันแน่ .. ?", "เพราะอะไร?"
ค้นหาสิ่งที่ไม่ได้ระบุไว้สำหรับทั้งเรื่องส่วนตัวและธุรกิจ: "เราลืมอะไรไปบ้าง", "คำถามอะไรที่เราไม่ได้คุยกัน", "อะไรหายไป?"
หากมีข้อสงสัยให้ระบุเหตุผล: "อะไรคือสิ่งที่ทำให้คุณหยุด", "อะไรที่รบกวนคุณ (ไม่เหมาะกับคุณ)?", "อะไรคือสาเหตุของความสงสัย?", "ทำไมมันไม่สมจริง?"
ลักษณะของคำถามปลายเปิด:
- การเปิดใช้งานคู่สนทนาคำถามดังกล่าวทำให้เขาคิดถึงคำตอบและแสดงความคิดเห็น
- หุ้นส่วนจะเลือกข้อมูลและข้อโต้แย้งที่จะนำเสนอต่อเราตามดุลยพินิจของเขาเอง
- ด้วยคำถามเปิดเรานำคู่สนทนาออกจากสภาวะของการยับยั้งชั่งใจและความโดดเดี่ยวและขจัดอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในการสื่อสาร
- พันธมิตรกลายเป็นแหล่งข้อมูลความคิดและข้อเสนอแนะ
เนื่องจากการตอบคำถามปลายเปิดคู่สนทนาจึงมีโอกาสที่จะหลีกหนีจากคำตอบที่เฉพาะเจาะจงเบี่ยงเบนการสนทนาหรือแบ่งปันเฉพาะข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อเขาขอแนะนำให้ถามคำถามพื้นฐานและรองชี้แจงและเป็นผู้นำ
คำถามหลัก - มีการวางแผนล่วงหน้าสามารถเปิดและปิดได้
คำถามรองหรือติดตามผล- เกิดขึ้นเองหรือตามแผนพวกเขาจะถูกขอให้ชี้แจงคำตอบที่เปล่งออกมาแล้วสำหรับคำถามหลัก
ชี้แจงคำถาม แนะนำคำตอบที่สั้นและกระชับ พวกเขาจะถูกถามในกรณีที่มีข้อสงสัยเพื่อชี้แจงความแตกต่าง ผู้คนมักเต็มใจที่จะเจาะลึกรายละเอียดและความแตกต่างของกิจการของตนดังนั้นจึงไม่มีปัญหาที่นี่ เว้นแต่ตัวเราเองมักจะละเลยที่จะถามคำถามที่ให้ความกระจ่างในขณะที่คู่สนทนาของเราคาดหวังสิ่งนี้จากเราเท่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่าเราเข้าใจทุกอย่างถูกต้อง อย่าลังเลและอย่าลืมถามคำถามติดตาม!
คำถามเชิงชี้นำ คำถามเหล่านี้เป็นคำถามที่ให้คำตอบที่ชัดเจนชัดเจนตามเนื้อหานั่นคือ ได้รับการจัดทำขึ้นในลักษณะที่จะบอกคนที่เขาควรพูด ขอแนะนำให้ถามคำถามชั้นนำเมื่อคุณกำลังเผชิญกับคนขี้อายและไม่เด็ดขาดเพื่อสรุปการสนทนาหรือหากคู่สนทนาเริ่มพูดคุยและคุณต้องกลับการสนทนาไปยังช่องทาง (ธุรกิจ) ที่ถูกต้องหรือหากคุณต้องการยืนยันความถูกต้องของการตัดสินของคุณ (ความเชื่อในความสามารถในการทำกำไรจากข้อเสนอของคุณ) ...
คำถามชั้นนำฟังดูขัดหูขัดตาอย่างยิ่ง พวกเขาเกือบจะบังคับให้คู่สนทนายอมรับความถูกต้องของการตัดสินของคุณและเห็นด้วยกับคุณ ดังนั้นคุณต้องใช้อย่างระมัดระวังเป็นอย่างยิ่ง
เพื่อทราบ วิธีถามคำถามอย่างถูกต้องเราต้องมีความคิดเกี่ยวกับคำถามเหล่านี้ทุกประเภท การใช้คำถามทุกประเภทในการสนทนาทางธุรกิจและส่วนตัวช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายต่างๆ มาดูคำถามหลัก ๆ กันดังนี้
คำถามเกี่ยวกับวาทศิลป์ ถูกกำหนดขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพื่อกระตุ้นให้เกิดการตอบสนองที่ต้องการจากผู้คน (ได้รับการสนับสนุนเน้นความสนใจชี้ให้เห็นปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไข) และไม่ต้องการคำตอบโดยตรง คำถามดังกล่าวยังเสริมสร้างลักษณะและความรู้สึกในประโยคของผู้พูดทำให้ข้อความมีความสมบูรณ์และมีอารมณ์มากขึ้น ตัวอย่าง: "ในที่สุดคนเราจะเรียนรู้ที่จะเข้าใจกันเมื่อใด", "เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นถือเป็นปรากฏการณ์ปกติได้หรือไม่"
คำถามเกี่ยวกับวาทศิลป์ควรกำหนดในลักษณะที่ฟังดูสั้นและพูดน้อยมีความเหมาะสมและเข้าใจได้ การอนุมัติและความเข้าใจอยู่ที่นี่ - เงียบในการตอบสนอง
คำถามยั่วยุ ถูกกำหนดขึ้นเพื่อก่อให้เกิดพายุอารมณ์ในคู่สนทนา (ฝ่ายตรงข้าม) เพื่อให้บุคคลนั้นได้รับข้อมูลที่ซ่อนอยู่โดยไม่จำเป็นออกไปโดยไม่จำเป็น คำถามยั่วยุคือน้ำบริสุทธิ์ อิทธิพลหลอกลวงแต่บางครั้งก็จำเป็นสำหรับผลดีของธุรกิจ อย่าลืมก่อนที่จะถามคำถามดังกล่าวให้คำนวณความเสี่ยงทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ท้ายที่สุดแล้วการถามคำถามที่ยั่วยุคุณก็เป็นเรื่องท้าทายในระดับหนึ่ง
คำถามที่สับสน ถ่ายทอดความสนใจไปยังส่วนที่น่าสนใจของผู้ถามซึ่งอยู่นอกเหนือจากทิศทางหลักของการสนทนา คำถามดังกล่าวถูกถามโดยไม่ได้ตั้งใจ (หากคุณสนใจหัวข้อการสนทนาคุณไม่ควรถามเกี่ยวกับสิ่งที่ไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับมัน) หรือจงใจจากความปรารถนาที่จะแก้ปัญหาของคุณเองกำหนดทิศทางการสนทนาในทิศทางที่คุณต้องการ หากสำหรับคำถามที่สับสนของคุณคู่สนทนาจะแนะนำว่าคุณไม่ควรหันเหความสนใจจากหัวข้อที่กำลังสนทนาให้ทำเช่นนั้น แต่ในขณะเดียวกันโปรดทราบว่าคุณต้องการพิจารณาและอภิปรายหัวข้อที่คุณประกาศในเวลาอื่น
นอกจากนี้ยังมีการถามคำถามที่สร้างความสับสนโดยมีจุดประสงค์เพียงแค่หลีกหนีจากหัวข้อการสนทนาเนื่องจากไม่น่าสนใจ (หากคุณให้ความสำคัญกับการสื่อสารกับบุคคลนี้คุณไม่ควรทำเช่นนี้) หรือไม่สะดวก
ถ่ายทอดคำถาม - มุ่งเป้าไปที่การก้าวไปข้างหน้าและต้องการความสามารถในการเข้าใจคำพูดของพันธมิตรได้ทันทีและกระตุ้นให้เขาเปิดเผยตำแหน่งของเขาเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น: "คุณอยากพูดอย่างนั้นเหรอ .. ".
คำถามเพื่อแสดงความรู้ของคุณ... เป้าหมายของพวกเขาคือการแสดงความใฝ่รู้และความสามารถของตนเองต่อหน้าผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ในการสนทนาเพื่อให้ได้รับความเคารพจากคู่ของพวกเขา นี่คือรูปแบบหนึ่งของการยืนยันตัวเอง เมื่อถามคำถามเช่นนี้เราต้องมีความสามารถจริง ๆ และไม่ใช่คนที่มีความสามารถเพียงผิวเผิน เพราะคุณเองอาจถูกขอให้ตอบคำถามของคุณเองโดยละเอียด
คำถามกระจก มีส่วนหนึ่งของคำสั่งที่คู่สนทนาเปล่งออกมา มีการถามเพื่อให้คนเห็นคำพูดของเขาจากอีกด้านหนึ่งซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพบทสนทนาเพื่อให้ความหมายที่แท้จริงและเปิดกว้าง ตัวอย่างเช่นวลี“ อย่าเชื่อใจฉันอีกต่อไป!", คำถามดังนี้ -" ไม่สั่งคุณ? มีใครอีกบ้างที่สามารถรับมือกับมันได้เช่นกัน?»
คำถาม "ทำไม" นำมาใช้ในกรณีนี้จะทำให้เกิดปฏิกิริยาเชิงป้องกันในรูปแบบของการแก้ตัวการแก้ตัวและการค้นหาเหตุผลในจินตนาการและอาจจบลงด้วยการกล่าวหาและนำไปสู่ความขัดแย้ง คำถามกระจกเงาให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่ามาก
คำถามทางเลือก ถูกตั้งค่าในรูปแบบของคำถามปลายเปิด แต่มีตัวเลือกคำตอบหลายตัวเลือก ตัวอย่างเช่น“ ทำไมคุณถึงเลือกอาชีพวิศวกร: มีสติเดินตามรอยพ่อแม่หรือตัดสินใจเข้าร่วมแคมเปญกับเพื่อนหรือบางทีคุณอาจไม่รู้ว่าทำไม” คำถามทางเลือกจะถูกขอให้เปิดใช้งานคู่สนทนาโดยปริยาย
คำถามเติมเต็มความเงียบ... ดี คำถามที่ถูกต้อง คุณสามารถเติมเต็มช่วงเวลาที่น่าอึดอัดใจที่บางครั้งเกิดขึ้นในการสนทนา
คำถามที่ผ่อนคลาย มีผลทำให้สงบอย่างเห็นได้ชัดในสถานการณ์ที่ยากลำบาก คุณควรทำความคุ้นเคยกับพวกเขาหากคุณมีลูกเล็ก ๆ หากพวกเขาไม่สบายใจเกี่ยวกับบางสิ่งคุณสามารถถามคำถามสองสามข้อเพื่อเบี่ยงเบนความสนใจและทำให้พวกเขาสงบลง เทคนิคนี้ใช้ได้ผลทันทีเพราะคุณต้องตอบคำถามจึงทำให้เสียสมาธิ ในทำนองเดียวกันคุณสามารถทำให้ผู้ใหญ่สงบได้
ถือว่าปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:
ความกะทัดรัดเป็นจิตวิญญาณของปัญญา... คำถามควรสั้นกระชับและชัดเจน ซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการตอบสนอง เมื่อคุณเริ่มการใช้เหตุผลที่ซับซ้อนและยืดยาวออกห่างจากหัวข้อนั้นคุณอาจลืมสิ่งที่คุณต้องการถามโดยเฉพาะ และคู่สนทนาของคุณในขณะที่คุณถามคำถามเป็นเวลาห้านาทีสมองของเขาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการถามเขา และอาจเกิดขึ้นได้โดยที่คำถามยังคงไม่เคยได้ยินหรือเข้าใจผิด หากคุณต้องการไปจากระยะไกลให้อธิบาย (พื้นหลัง) ก่อนจากนั้นจึงเป็นคำถามที่ชัดเจนและสั้น
เพื่อให้คู่สนทนาหลังจากคำถามของคุณไม่มีความรู้สึกว่าเขาอยู่ภายใต้การซักถามทำให้พวกเขานุ่มนวลด้วยน้ำเสียง น้ำเสียงของคำถามของคุณไม่ควรแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังต้องการคำตอบ (แน่นอนว่าหากนี่ไม่ใช่สถานการณ์ที่คุณไม่มีทางเลือกอื่น) มันควรจะฟังดูผ่อนคลาย บางครั้งมันก็ถูกต้องที่จะถามคนที่คุณกำลังคุยด้วยขออนุญาต - "ฉันขอคำถามสองสามข้อเพื่อชี้แจงได้ไหม"
ความสามารถในการถามคำถามเชื่อมโยงอย่างแยกไม่ออกกับความสามารถในการฟังคู่สนทนา ผู้คนตอบสนองต่อผู้ที่ฟังอย่างระมัดระวัง และพวกเขาจะปฏิบัติต่อคำถามของคุณด้วยความเอาใจใส่ในระดับเดียวกัน สิ่งสำคัญคือไม่เพียง แต่แสดงวัฒนธรรมและความสนใจของคุณเท่านั้น แต่ยังต้องไม่พลาดข้อมูลซึ่งสามารถใช้เป็นเหตุผลในการชี้แจงคำถามหรือเพื่อปรับเปลี่ยนสิ่งที่เตรียมไว้แล้ว
คนส่วนใหญ่ไม่พร้อมที่จะตอบคำถามโดยตรงด้วยเหตุผลหลายประการ (บางคนมีปัญหาในการนำเสนอและบางคนกลัวที่จะถ่ายทอดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องบางคนไม่รู้เรื่องนี้ดีบางคนก็ถูก จำกัด ด้วยจริยธรรมส่วนบุคคลหรือองค์กรเหตุผลอาจเป็นความยับยั้งชั่งใจหรือความเขินอายเป็นต้น) . ป.). เพื่อให้คน ๆ หนึ่งให้คำตอบกับคุณไม่ว่าจะเป็นอย่างไรคุณต้องสนใจเขาอธิบายให้เขาฟังว่าเขาสนใจที่จะตอบคำถามของคุณ
คุณไม่ควรถามคำถามที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า "คุณ ... ?" หรือ "ทำไมคุณไม่ ... ?" คำถามที่ถูกต้อง เป็นการขอข้อมูล แต่ไม่ใช่เป็นการเรียกเก็บเงินโดยปริยาย เมื่อสถานการณ์ต้องการให้คุณแสดงความไม่พอใจกับการกระทำของคู่ของคุณคุณควรบอกเขาอย่างชัดเจน แต่มีชั้นเชิงเกี่ยวกับเรื่องนี้ในรูปแบบที่ยืนยันไม่ใช่ในรูปแบบของคำถาม
ดังนั้นการได้เรียนรู้ วิธีถามคำถามอย่างถูกต้องคุณจะได้รับข้อมูล (มืออาชีพ) จากคู่สนทนาที่คุณต้องการทำความเข้าใจและทำความรู้จักเขาให้ดีขึ้นค้นหาจุดยืนและแรงจูงใจในการกระทำของเขาสร้างความสัมพันธ์ที่จริงใจและไว้วางใจ (เป็นมิตร) กับเขามากขึ้นเปิดใช้งานความร่วมมือเพิ่มเติมตลอดจนค้นพบจุดอ่อนและให้ เขามีโอกาสที่จะเข้าใจว่าเขาผิดอะไร เป็นที่เข้าใจได้ว่าทำไมนักจิตวิทยามักพูดถึงศิลปะไม่ใช่เรื่อง ความสามารถในการถามคำถาม.
หากคุณพบข้อผิดพลาดโปรดเลือกข้อความและกด Ctrl + Enter.