Biuro elektroniczne. Program Office Office

Osobliwość Biuro elektroniczne Olympus to jego bogata funkcjonalność, która wywodzi się z klasycznej pracy biurowej.

W dużym przedsiębiorstwie przemysłowym do zadań sekretarza (urzędnika) należy nie tylko rejestracja dokumentów, ale także szereg innych zadań:

• ustalenie menadżera, któremu przekazać otrzymany dokument do rozstrzygnięcia
• przygotowanie wstępnych uchwał
• dostarczenie dokumentu wykonawcy
• kontrolę nad zwrotem oryginału
• podsumowująca analiza wykonania zadań
• kontrola realizacji zamówień
• tworzenie końcowego raportu z niezrealizowanych zadań
• wysyłanie dokumentów wychodzących
• wyszukaj żądany dokument na żądanie
• drukowanie, skanowanie
• a nawet przechowywanie ogromnej ilości dokumentów. Za to wszystko odpowiada dobry urzędnik.

Elektroniczne biuro Olympus jest w stanie ułatwić i usprawnić pracę dobrych ludzi!

Rejestracja automatyczna:

Przychodzące e-maile	Dzięki wbudowanemu klientowi poczty system odczytuje dane z maila i wypełnia nimi kartę rejestracyjną Korespondent jest określany automatycznie Dołączone są zagnieżdżone komponenty Indeks rejestracyjny tworzony jest zgodnie z zasadami Określana jest treść i szczegóły wysyłkowe dokumentów
Technologia przygotowania dokumentów wychodzących i wewnętrznych w Olympusie jest podobna, dlatego uzgodnione i zatwierdzone dokumenty automatycznie przychodzą do rejestracji ze znanymi już szczegółami	Listy wychodzące i dokumenty wewnętrzne

Automatyczna kontrola ponownie otrzymanych dokumentów

Sam system wyłapuje dokumenty ponownie wchodzące do organizacji i ostrzega o tym.

Automatyczne powiadomienia zwrotne

System zapewnia schemat przemieszczania oryginału, a jeśli nie zostanie zwrócony na czas, powiadomi o tym rejestratora.

Wygodny system komunikacji

Linki do dokumentów w Olympusie implikują możliwość uzyskania szczegółowej historii wszystkich powiązanych ze sobą dokumentów, w tym archiwalnych, tworzonych dodatkowo, w przypadku anulowania lub zmiany.

Projektant raportów

Korzystając z projektanta raportów systemu Olympus, pracownik może tworzyć potrzebne mu raporty bez pomocy administratora lub programisty. W ten sposób często generowane są raporty dotyczące zaległych lub kontrolnych dokumentów.

Elastyczny system filtracji

System Olymp zapewnia możliwość wykonania żądania wyszukiwania dokumentu przy użyciu ciągu filtru. Linia filtrowania umożliwia sformułowanie wielu zmiennych warunków wyszukiwania dla żądanego dokumentu.

Biuro elektroniczne w systemie Olympus to narzędzie do organizacji cyfrowej pracy biurowej. W tym segmencie gromadzone są wszystkie informacje związane z dokumentami firmy. Zawiera historię użytkownika; przechowuje wszystkie linki do dokumentów; informuje o terminie; zawiera wszystkie pliki utworzone za pomocą dokumentu; udziela odpowiedzi na pytania wykonawców i osób odpowiedzialnych za dokument, a także wyniki ich pracy.

Kontrola wykonania

Kontrola wykonania w systemie Olympus to rozbudowana funkcjonalność, która dostarcza informacji o czasie, etapach i wynikach realizacji zleceń. Ta funkcjonalność jest obecna w całym systemie, od elektronicznego biura po ustrukturyzowaną pamięć masową. Funkcjonalność zbudowana jest w oparciu o czas wykonania dokumentu i instrukcji oraz informowanie o niedotrzymaniu tych terminów.

Wizualizacja kontroli wykonania

1. Oznaczenia kolorystyczne i komunikaty z systemu Olympus o niedotrzymaniu terminu.
2. Tryb specjalistyczny z sumaryczną liczbą zadań otrzymanych, przyjętych do pracy, wykonanych na czas, zakończonych z opóźnieniem w okresach nieukończonych w terminie.
3. Cały system raportów z realizacji zleceń w kontekście dokumentu, wykonawców, kontrolerów.

Kontrola specjalna

W celu terminowego i wysokiej jakości wykonywania zadań Olympus ma specjalny system sterowania. Jej istotą jest to, że wszystkie najważniejsze zadania stawiane do kontroli muszą przejść przez procedurę usunięcia spod kontroli tj. zamknięcie. W niektórych przypadkach, aby usunąć zadanie spod kontroli, wymagana jest ocena jakości pracy wykonanej przez kompetentnego specjalistę. Wówczas system może dodatkowo zastosować procedurę potwierdzania.

Utworzenie zamówienia kontrolnego

1. Wydaniu nakazów kontroli towarzyszy wyznaczenie przełożonego, aw razie potrzeby pracownika potwierdzającego jakość wykonania.
2. Współczynnik dyscypliny wydajności jest obliczany automatycznie dla zleceń testowych.
3. Specjalny tryb „Analiza wykonania zadań kontrolnych” pokazuje informację o terminowości realizacji zadań kontrolnych.
4. Pulpity nawigacyjne na pulpicie konwertują te informacje na widok graficzny.

Zarządzanie dokumentami

Właściwe zarządzanie dokumentami jest kluczem do efektywnej pracy działu, działu, serwisu i organizacji jako całości. „Zarządzanie dokumentami” w systemie Olympus to nowoczesne narzędzie do zarządzania dużym przedsiębiorstwem, szczególnie ukierunkowane na procesy biznesowe wysokiego poziomu.

„Zarządzanie dokumentami” to Segment Zarządzania Dokumentami - moduł Olympus, zbudowany na zasadzie planera, tj wszystkie zadania i dokumenty otrzymane przez pracownika są umieszczone na jednej liście.

Lista zawiera rodzaj zadania, temat, treść, datę otrzymania, termin wykonania, od kogo nadeszło. Listę tę można łatwo uzupełnić wymaganą kolumną.

Czerwone tło sygnalizuje zaległe zadanie, dzięki czemu nie zapomnisz o jego wykonaniu. System posiada zaawansowaną kontrolę, gdy kolorowa sygnalizacja informuje o zbliżającym się terminie realizacji dokumentu.

Wszystkie dodatkowe informacje, które będą potrzebne do podjęcia decyzji, widoczne są pod listą na zakładkach. Są to tekst dokumentu, szczegółowe przypisanie, historia ruchu i powiązane dokumenty.

Łatwo jest znaleźć żądany dokument w programie, a także podnieść historię pracy z nim. Co więcej, historia pokazuje, w ilu kręgach dokument już krąży, kto wziął go do pracy, a kto jeszcze nie.

Szybkie otrzymywanie informacji:

• kto zainicjował dokument;
• kto się zgodził;
• kto to ma w tej chwili;
• jakie komentarze zostały przekazane i przez kogo w dokumencie;
• czy ten dokument jest powiązany z innymi dokumentami i jak, z możliwością otwierania, w tym dokumentów powiązanych;
• dla pracownika, serwisu, działu lub całego przedsiębiorstwa jako całości, aby zobaczyć obraz zrealizowanych i niezrealizowanych zamówień.

Wygoda pracy z dużą liczbą dokumentów:

• sam system generuje listę dokumentów do rozpatrzenia;
• system podpowiada, jakie dokumenty potrzebujesz, aby podjąć pilną decyzję;
• system informuje o zbliżającym się okresie;
• system umożliwia delegowanie pracy i łatwą kontrolę terminowości wykonania;
• system pozwala uzyskać historię pracy nad dowolnym dokumentem;
• system pozwoli ci na wyznaczenie zastępców podczas jego nieobecności i zobaczenie, jak zastępca pracował.

Łatwość zarządzania dokumentami:

• zwiększenie szybkości wymiany informacji;
• podniesienie poziomu dyscypliny wykonawczej pracowników;
• przestrzeganie terminów realizacji umów;
• możliwość szybkiego uzyskania potrzebnych informacji bez wstawania z miejsca pracy.

Struktura przechowywania

Uporządkowane przechowywanie dokumentów systemu Olympus to nie tylko biblioteka z ograniczonym dostępem do folderów, to indywidualna „baza wiedzy” każdego pracownika. Zasada budowy repozytorium Olympus opiera się na prawach dostępu użytkownika do sekcji, folderów, dokumentów, plików. System automatycznie buduje indywidualną strukturę archiwum dla każdego pracownika. Użytkownik widzi tylko te sekcje i dokumenty, do których ma uprawnienia.

Ponadto pracownik ma możliwość skopiowania części struktury archiwum, folderów, dokumentów do osobistego magazynu. Taka możliwość pozwoli użytkownikowi jeszcze szybciej uzyskać potrzebne informacje i dokumenty.

Wypełnianie magazynu

Magazyn w systemie Olympus zapełniany jest dokumentami automatycznie po zakończeniu cyklu pracy z dokumentem. Technologia ta pozwala gromadzić niezbędne dokumenty w odpowiednich sekcjach, bez specjalnego przydzielania czasu na tę pracę.

Gdy w magazynie pojawi się nowy dokument, system powiadamia pracownika, czy został zapisany na takie powiadomienia.

Wygoda pracy z dokumentami

Magazyn Olymp wyróżnia się funkcjonalnymi usługami, które decydują o wygodzie pracy z dokumentami:

• Wersjonowanie;
• Dokumenty związków (anulowane, unieważnione dodatkowo);
• Wyciąg z archiwum;
• Wydanie oryginału;
• Atrybuty przechowywania (numer inwentarzowy, magazyn, regał, półka, liczba kopii).

W dużych firmach każdego roku prowadzona jest korespondencja z dziesiątkami tysięcy kontrahentów, a tysiące pracowników tworzą wewnętrzne dokumenty. Część korespondencji może zostać odebrana i przetworzona w formie papierowej. Elektroniczne systemy archiwizacji pomagają firmom kilkakrotnie zwiększyć efektywność pracy i stworzyć jedno repozytorium wszystkich dokumentów.

„Kancelaria” obejmuje cały cykl pracy z dokumentami papierowymi: od wprowadzenia i rejestracji do złożenia do archiwum. Funkcjonalność jest w pełni zgodna z rosyjskimi standardami pracy biurowej, umożliwiając zautomatyzowanie większości operacji „ręcznych”.

Utrzymanie nomenklatury spraw i dzienników rejestracyjnych

Zatwierdzony skład nomenklatury spraw przechowywany jest w specjalnej książce informacyjnej systemu. W przypadku zdecentralizowanej ewidencji dokumentów miejsca ewidencyjne są przewidziane w ramach działów strukturalnych.

Nazewnictwo spraw

Przygotowując dokumenty do przeniesienia do archiwum dla każdej sprawy nomenklaturowej, można automatycznie wydrukować okładkę sprawy, a także listę dokumentów. Czas przygotowania do archiwizacji i przeszukiwania archiwum ulega kilkukrotnemu skróceniu.

Rejestracja dokumentów

Aby wprowadzić dokument w DIRECTUM, wypełnij wymagane pola karty kontrolnej rejestracji (RCC), a numer rejestracyjny zostanie nadany automatycznie. Elastyczny system numeracji pozwala na przypisanie numeru do dokumentu w kontekście każdego dziennika rejestracji w sposób arbitralny i automatyczny. Numer może zawierać kod działu, kod dziennika i wszelkie wymagane szczegóły. Dzięki wdrożeniu rozwiązania średni czas rejestracji dokumentów skraca się o 35-50%.

Przykład RKK

RKK zawierają dane podstawowe (dział, data rejestracji, numer rejestracji itp.), A także informacje o stanie dowolnego dokumentu papierowego, np. Jego lokalizację. Kiedy dokument jest przenoszony między oddziałami, w każdym miejscu rejestracji tworzony jest jego własny RKK. Możliwe jest śledzenie ruchu dokumentu papierowego w firmie wzdłuż łańcucha utworzonych RCC.

Możesz również załączyć dokument lub jego zeskanowany obraz do RKK. Usługa przechwytywania DIRECTUM służy do szybkiego wprowadzania dużej ilości dokumentów. Obsługuje różne sposoby wprowadzania dokumentów: przechwytywanie z wiadomości e-mail lub z systemu plików (na przykład ze skanera).

Funkcję tworzenia ALS i uzupełniania danych można przenieść do inteligentnych mechanizmów Ario. Po otrzymaniu dokumentu samodzielnie go klasyfikują, rozpoznają tekst i wypełniają RCK wyodrębnionymi znaczącymi informacjami. Sprzedawca może jedynie sprawdzić poprawność wypełnienia. Pozwala to dodatkowo skrócić czas rejestracji i zmniejszyć liczbę rutynowych operacji.

Rozpatrzenie i wykonanie przychodzących dokumentów

Po zarejestrowaniu przychodzącego dokumentu urzędnik przesyła go do kierownika za pomocą kilku kliknięć. Na podstawie wyników analizy dokumentu sekretarz lub sam szef formułuje instrukcje dotyczące dokumentu.

Jeżeli lider ma asystenta, jego asystent dokonuje wstępnej recenzji dokumentu wraz z przygotowaniem projektu uchwały. Szef może jedynie zatwierdzić projekt uchwały i przesłać instrukcje do wykonania.

W trakcie realizacji zamówień zapewnia się:

• utrwalanie korespondencji w sprawie wykonania;
• możliwość delegowania i wysyłania do weryfikacji;
• kontrola czasu, prośby o nowy termin.

Przełożeni monitorują wydajność wizualnie. Wszyscy uczestnicy pracy mają dostęp do krótkiego podsumowania przedstawiającego sytuację na powiązanych zadaniach.

Drzewo misji

Wysyłanie listów do korespondentów

Rozwiązanie jest ściśle zintegrowane z modułem „Wymiana z kontrahentami”. Po zatwierdzeniu listu wychodzącego łatwo go wysłać do adresatów poprzez systemy wymiany dokumentów - eliminuje to konieczność wielokrotnego drukowania dokumentu i obniża koszty dostawy.

Ponadto w przypadku dokumentów wychodzących można określić listę mailingową dla organizacji i automatycznie wysyłać e-maile do adresatów lub drukować koperty spełniające standardy Poczty Rosyjskiej.

Drukowanie kopert

Rejestracja i zapoznanie się z dokumentami organizacyjnymi i administracyjnymi

Rejestracja i przekazywanie dokumentów administracyjnych do zatwierdzenia jest w pełni zautomatyzowane. Wystarczy wpisać niezbędne dane w kreatorze akcji, po czym system wygeneruje dokument i prześle go niezbędnym pracownikom do akceptacji i podpisania:

Po podpisaniu dokument organizacyjno-administracyjny można przesłać zainteresowanym pracownikom do recenzji. Aby to zrobić, wypełnij listę mailingową RKK. Ta lista może być również używana w przyszłości do rozpowszechniania innego dokumentu.

Pracownicy na liście mailingowej otrzymują zadania umożliwiające zapoznanie się z dokumentem. W systemie DIRECTUM, aby potwierdzić zapoznanie się, wystarczy wykonać zadanie. A jeśli zostanie wysłane zadanie w celu zapoznania się z dokumentem, który nie jest wprowadzony do systemu, to jest to zaznaczone w tekście zadania, a wykonawcy zapoznają się z dokumentem w formie papierowej.

Wyszukiwanie i analiza

Zgodnie ze znanymi szczegółami można znaleźć zarówno sam dokument elektroniczny, jak i jego RKK wraz z informacją o miejscu i etapie realizacji dokumentu.

Szukaj według RKK

Możliwe jest również szybkie odnalezienie wymaganego dokumentu wraz z RKK po kodzie kreskowym na papierowym odpowiedniku dokumentu. Dzięki technologii szybkiej identyfikacji kod kreskowy odczytywany jest przez specjalny skaner, po czym system automatycznie odnajduje dokument i związane z nim zadania.

Okno akcji dla znalezionego dokumentu

Do analizy efektywności pracy użytkowników system udostępnia specjalistyczne raporty: „Lista przeglądowa”, „Kontrola czasu realizacji zleceń”, „Statystyka realizacji zleceń”, „Dokumenty do zwrotu” itp.

Przykładowy raport

Klient sieciowy może być używany w zdalnych biurach organizacji rozproszonej geograficznie lub jako klient główny, zapewniając międzyplatformową i łatwą administrację. Do pracy wystarczy dostęp do internetu.

Przychodzące RKK w biurze internetowym

Efekt realizacji

Korzystając z rozwiązania, pracownicy będą terminowo otrzymywać zamówienia i zamówienia do realizacji. Kontrola nad wdrażaniem decyzji zarządczych stanie się całkowicie przejrzysta.

• Do minimum zmniejsza się ryzyko utraty dokumentów
• 2 razy czas na przygotowanie i zatwierdzenie listu wychodzącego zostanie skrócony
• 12 razy szybsze wyszukiwanie lokalizacji dokumentów papierowych
• 2 razy przyśpieszone zostanie przygotowanie informacji dla kadry zarządzającej o realizacji zleceń
• 20% zwiększy się wykonanie instrukcji kierownictwa

Kupując w sklepie Sotovik-M różnorodne akcesoria do urządzeń mobilnych i elektroniki użytkowej, polecamy również zaopatrzenie się w artykuły papiernicze - są one niezbędne w procesach pracy każdej firmy lub instytucji non-profit. Jeśli chcesz kupić hurtowo artykuły papiernicze, przejrzyj naszą ofertę.

Kupowanie hurtowych artykułów papierniczych od producenta (artykuły papiernicze luzem, hurtowe artykuły papiernicze w Moskwie) to skuteczny sposób na znaczne zaoszczędzenie na ciągłym zaopatrywaniu biura firmy w artykuły papiernicze luzem. Chcesz tanio hurtowo artykuły papiernicze? Zamawiając dużą partię długopisów, ołówków, spinaczy, zeszytów i innych drobiazgów raz na kwartał lub sześć miesięcy, nie będziesz musiał tracić czasu na rejestrację kolejnej miesięcznej dostawy. Hurtowe zakupy materiałów biurowych luzem są również przydatne dla organizacji rządowych - wiele administracji instytucji edukacyjnych kupuje hurtowo materiały biurowe dla szkoły, przedszkola czy uczelni. Hurtownie piśmienne prowadzą odpowiednią politykę cenową, dlatego Sotovik-M sprzedaje przybory piśmiennicze po korzystnych cenach - hurtownia artykułów piśmiennych jest tania. Hurtownia artykułów papierniczych w Moskwie (hurtownia artykułów papierniczych Moskwa, hurtownia artykułów papierniczych Moskwa) w naszym sklepie internetowym.

Hurtowe artykuły papiernicze są bardzo tanie. Hurtownia artykułów piśmiennych w Moskwie

Hurtownia artykułów piśmiennych w naszym sklepie w jednej z najkorzystniejszych cen. Jeśli planujesz zakup hurtowych artykułów piśmiennych szkolnych, hurtowych w niskich cenach lub zamówisz hurtowo nietypowe artykuły papiernicze do sklepu z pamiątkami, Sotovik-M jest tym, czego potrzebujesz! Kupuj hurtowo artykuły papiernicze, od zwykłych notatników po pieczątki i wizytówki, w atrakcyjnej cenie z szybką dostawą w całej Rosji. Posiadamy hurtowe artykuły papiernicze bardzo tanie!

Zazwyczaj ciężar zapewnienia „papierowego” obiegu dokumentów i kontroli realizacji zleceń spoczywa na pionach organizacji zajmujących się pracą biurową: kancelarii, prowadzeniu spraw, a także na tych, które odpowiadają za pracę biurową w pionach strukturalnych. To dla nich przeznaczony jest moduł „Biuro” elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i interakcjami DIRECTUM. Moduł ten umożliwia wykonywanie rutynowych operacji przetwarzania dokumentów papierowych zgodnie z wymogami Państwowej Instytucji Edukacyjnej, na której opiera się tradycyjna rosyjska technologia pracy biurowej:

• ujednolicona rejestracja całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a także dokumentów wewnętrznych za pomocą kart kontroli rejestracji (RCC);
• rejestracja lokalizacji dokumentu papierowego na dowolnym etapie jego cyklu życia: rozpatrzenie przez kierownictwo, zatwierdzenie projektu dokumentu, wykonanie itp.;
• kontrola terminowości wykonywania poleceń, uchwał i poleceń kierownictwa;
• odpisywanie dokumentów do sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw przyjętą w organizacji;
• szybkie wyszukiwanie niezbędnych informacji o stanie, dostępności, ruchu dokumentów papierowych;
• uzyskanie niezbędnych standardowych formularzy i czasopism, a także raportów statystycznych z przebiegu pracy organizacji.

Dodatkowo moduł „Biuro” pozwala na zorganizowanie wymiany między różnymi organizacjami. Przy takiej wymianie możliwe jest posługiwanie się podpisem elektronicznym (ES), a specjalne mechanizmy systemu pozwalają na kontrolę dostarczania dokumentów. Zasady wymiany opierają się na branżowym standardzie wymiany dokumentów elektronicznych „Interakcja systemów automatyzacji wspomagania zarządzania dokumentami”, zatwierdzonym przez Cech Kierowników Dokumentacji.

Utrzymanie nomenklatury spraw i dzienników rejestracyjnych

Elastyczny system numeracji umożliwia nadanie numeru do dokumentu w kontekście elektronicznego dziennika rejestracji. Dla każdego dziennika ustalana jest dowolna metoda automatycznej numeracji dokumentów w dzienniku. Numer może zawierać kod działu, kod czasopisma, a także inne wymagane szczegóły.

Przygotowując dokumenty do przeniesienia do archiwum dla każdej nomenklatury sprawy można wydrukować okładkę sprawy, a także inwentaryzację dokumentów sprawy, co znacznie skraca czas przygotowania dokumentów do archiwizacji.

Rejestracja dokumentów

Do rejestracji dokumentów w module „Biuro” służą karty rejestracyjne i kontrolne (RCC), które zawierają wszystkie podstawowe dane (korespondenta, jednostka organizacyjna, przedstawiciel organizacji, data rejestracji, numer rejestracji, temat i podsumowanie dokumentu, sposób dostawy itp. ), a także niezbędne informacje o statusie dowolnego dokumentu papierowego organizacji (lokalizacja, stan realizacji itp.). W przypadku dokumentów wychodzących możesz określić listę wysyłkową według organizacji.

System wdraża możliwość rejestracji dokumentów zarówno od organizacji, jak i obywateli.

Dla organizacji korzystających ze zdecentralizowanej rejestracji dokumentów system wykorzystuje miejsca rejestracji - miejsca pracy sekretarek i pracowników biur. Każde miejsce rejestracji może być obsługiwane przez jeden lub kilka oddziałów. Według miejsc rejestracji możliwe jest zróżnicowanie praw dostępu do danych.

Gdy dokument jest przenoszony między oddziałami, w każdym miejscu rejestracji można uruchomić własny RKK. W ten sposób pojawia się łańcuch RKK, wzdłuż którego można śledzić przemieszczanie się dokumentu papierowego nie tylko między pracownikami w ramach działu, ale także między działami. Dodatkowo za pośrednictwem RKK dokonywane jest powiązanie ze sobą dokumentów rejestrowanych systemu, takich jak: „W odpowiedzi na”, „W realizacji” itp.

Procedura rejestracji jest prosta i polega na wypełnieniu wymaganych pól RKK, a numer rejestracyjny nadawany jest automatycznie.

Rejestrując się bezpośrednio z RKK, istnieje możliwość wprowadzenia zeskanowanego (elektronicznego) dokumentu do modułu „Elektroniczne zarządzanie dokumentami” z jego automatycznym połączeniem z RKK. Do szybkiego wprowadzania dużej ilości dokumentów wykorzystywane są usługi wejściowe systemu, zapewniające strumieniowe wprowadzanie dokumentów do modułu. W przyszłości RKK, podobnie jak wprowadzony dokument elektroniczny, będzie można łatwo znaleźć po kodzie kreskowym na papierowym odpowiedniku dokumentu, dzięki wbudowanej w system technologii szybkiej identyfikacji.

Według danych RKK drukowane są logi dokumentów przychodzących i wychodzących. W przypadku dokumentów wychodzących można automatycznie wygenerować i wydrukować naklejkę na kopertę.

Przemieszczanie i wykonywanie dokumentów

Po rejestracji przychodzący dokument przechodzi przez etapy rozpatrywania, rozstrzygania, poddawania kontroli i realizacji dokumentu. Jednocześnie dalsza praca wykonawców z dokumentem może odbywać się w całości w formie elektronicznej. To znacznie skraca czas wymagany dla wykonawców i zapobiega przypadkowej utracie oryginału.

W zależności od stylu pracy managera dokument jest przez niego recenzowany w formie papierowej lub elektronicznej.

Na podstawie uchwały kierownika dokument można poddać kontroli z wyznaczeniem wykonawców, instrukcjami i terminami. W przypadku wykonawców, którzy pracują z modułem „Zarządzanie procesami biznesowymi”, sekretarz lub sam menedżer mogą szybko utworzyć zadanie bezpośrednio z ALAC. Praca z zadaniami pozwala na maksymalne wykorzystanie możliwości systemu do kontroli realizacji zleceń, takich jak: rejestrowanie pełnej korespondencji z realizacji zleceń; możliwość wysłania do weryfikacji; elastyczna konfiguracja routingu itp.

Następnie, zgodnie z zadaniami związanymi z RKK, można szybko odtworzyć historię pracy nad dokumentem, procedurę akceptacji, uzasadnienie decyzji.

W przypadku samodzielnego korzystania z modułu „Biuro” wszystkie instrukcje wydawane wykonawcom są wprowadzane przez sekretarza do RKK dokumentu, po czym monitorowane jest ich terminowe wykonanie. W takim przypadku zamówienia mogą zostać wydrukowane dla użytkowników niezautomatyzowanych.

Podczas pracy z dokumentami elektronicznymi wszystkie przemieszczenia dokumentów są realizowane poprzez zadania, podczas gdy na specjalnej zakładce RKK w dowolnym momencie rejestrowana jest lokalizacja dokumentu papierowego. Pozwala to szybko znaleźć papierowy oryginalny dokument za pośrednictwem RKK. Praca z dokumentami wychodzącymi i wewnętrznymi opiera się na tych samych zasadach.

Wymiana dokumentów elektronicznych między systemami

Za pomocą systemu można zorganizować wymianę oficjalnych, ważnych prawnie dokumentów elektronicznych między organizacjami. Wymiana dokumentów opiera się na zastosowaniu branżowego standardu wymiany dokumentów elektronicznych „Interakcja systemów automatyzacji wspomagania zarządzania dokumentami”, zatwierdzonego przez Cech Kierowników Dokumentacji.

Wymiana dokumentów może odbywać się zarówno między pionami strukturalnymi jednej firmy (holding), jak i między niezależnymi organizacjami partnerskimi. Jednocześnie strony wymiany mogą korzystać z różnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentami lub w ogóle nie współpracować z takimi systemami.

Jeżeli wymiana odbywa się pomiędzy oddziałami jednej firmy (holdingu), to praca z dokumentami odbywa się w modułach „Elektroniczne zarządzanie dokumentami”, „Zarządzanie procesami biznesowymi” i „Biuro”. W przypadku wymiany między organizacjami zewnętrznymi dokument elektroniczny jest eksportowany z systemu do pliku w formacie ESD. Druga strona może albo zaimportować dokument ESD do swojego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (pod warunkiem, że ten format jest obsługiwany przez ten system; format ESD jest otwarty) lub użyć bezpłatnego programu DIRECTUM OverDoc do pracy z dokumentem ESD. DIRECTUM OverDoc umożliwia przeglądanie dokumentu, jego atrybutów oraz wszystkich podpisów elektronicznych, którymi dokument został podpisany, w tym tokena ważności.

Wyszukiwanie i analiza informacji

Od momentu rejestracji dowolnego dokumentu w systemie można znaleźć zarówno jego kartę rejestracyjną wraz z informacją o lokalizacji i przebiegu realizacji dokumentu, jak i sam dokument elektroniczny.

System przeszukuje numery rejestracyjne, korespondenta, autora uchwały, a także wszystkie szczegóły RKK i ich dowolną kombinację.

Dodatkowo system dostarcza wyspecjalizowane raporty, które znacząco podnoszą efektywność pracy użytkowników: Dokumenty w trakcie przeglądu, Zamówienia przeterminowane, Dokumenty do zwrotu itp.

Moduł sieciowy „Biuro”

Moduł sieciowy „Office” służy do automatyzacji pracy z oficjalnymi dokumentami papierowymi, na przykład z dokumentami administracyjnymi, przychodzącymi i wychodzącymi listami, instrukcjami, raportami i notatkami. Ułatwia przetwarzanie dokumentów papierowych.

Przetwarzanie dokumentów papierowych odbywa się zgodnie z wymogami Państwowej Instytucji Edukacyjnej, na której opiera się tradycyjna rosyjska technologia pracy biurowej.

Moduł internetowy „Biuro” służy do rozwiązywania problemów:

• ujednolicona rejestracja całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dokumentów wewnętrznych za pomocą kart rejestracyjnych i kontrolnych;
• kontrola terminowości wykonywania poleceń, uchwał i poleceń kierownictwa;
• szybkie wyszukiwanie niezbędnych informacji o stanie, dostępności, ruchu dokumentów papierowych;
• uzyskanie niezbędnych standardowych formularzy i czasopism, a także raportów statystycznych z przebiegu pracy organizacji.

Podstawę modułu internetowego „Biuro” stanowią podręczniki „Karty rejestracyjne i kontrolne”, „Instrukcje dla RKK”, „Nomenklatura spraw”.

Zalety integracji modułu „Artykuły papiernicze” z innymi modułami systemu

Tym samym dzięki współdziałaniu modułów „Elektroniczne zarządzanie dokumentami”, „Zarządzanie procesami biznesowymi” i „Biuro” w ramach jednego systemu zapewniony jest wzrost efektywności organizacji przy pełnej zgodności z krajowymi tradycjami i standardami pracy biurowej. Wszystkie mechanizmy każdego modułu mogą być wykorzystywane w różnych kombinacjach „papierowych” i „elektronicznych” etapów pracy z dokumentami. Jednocześnie tradycyjna „papierowa” praca biurowa harmonijnie wpisuje się w elektroniczny obieg dokumentów organizacji z rozwiniętymi łączami poziomymi.