Biuro TKZ. Biuro elektroniczne

Kupując różnorodne akcesoria do urządzeń mobilnych i elektroniki użytkowej w sklepie Sotovik-M polecamy również zaopatrzenie się w artykuły papiernicze - są one niezbędne w procesach pracy każdej firmy lub instytucji non-profit. Jeśli chcesz kupić hurtowo artykuły papiernicze, przejrzyj naszą ofertę.

Zakup hurtowy artykułów piśmiennych od producenta (hurtownia artykułów papierniczych, hurtownia artykułów papierniczych moskwa) to skuteczny sposób na znaczne zaoszczędzenie na ciągłym zaopatrywaniu biura firmy w artykuły papiernicze luzem. Chcesz tanio hurtowo artykuły papiernicze? Zamawiając dużą partię długopisów, ołówków, spinaczy, zeszytów i innych drobiazgów raz na kwartał lub sześć miesięcy, nie musisz tracić czasu na rejestrację kolejnej miesięcznej dostawy. Hurtowe zakupy materiałów piśmiennych są również przydatne dla organizacji rządowych - wiele administracji instytucji edukacyjnych kupuje hurtowo artykuły papiernicze do szkoły, przedszkola czy uczelni. Hurtownie piśmienne prowadzą odpowiednią politykę cenową, dlatego Sotovik-M sprzedaje przybory piśmiennicze po korzystnych cenach - hurtownia artykułów piśmiennych jest tania. Hurtownia artykułów papierniczych w Moskwie (hurtownia artykułów papierniczych Moskwa, hurtownia artykułów papierniczych Moskwa) w naszym sklepie internetowym.

Hurtowe artykuły papiernicze są bardzo tanie. Hurtownia artykułów piśmiennych w Moskwie

Hurtownia artykułów piśmiennych w naszym sklepie w jednej z najlepszych cen. Jeśli planujesz zakup hurtowych artykułów piśmiennych szkolnych, piśmiennych luzem w niskich cenach lub zamówisz hurtowo nietypowe artykuły papiernicze do sklepu z pamiątkami, Sotovik-M jest tym, czego potrzebujesz! Kupuj hurtowo artykuły papiernicze, od zwykłych zeszytów po pieczątki i wizytówki, w atrakcyjnej cenie z szybką dostawą w całej Rosji. Posiadamy hurtowe artykuły papiernicze bardzo tanio!

Zwykle ciężar zapewnienia „papierowego” obiegu dokumentów i kontroli realizacji zleceń spoczywa na działach organizacji zajmujących się pracą biurową: kancelarii, prowadzeniu spraw, a także na osobach odpowiedzialnych za pracę biurową w pionach strukturalnych. To dla nich przeznaczony jest moduł „Biuro” elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i interakcjami DIRECTUM. Moduł ten umożliwia wykonywanie rutynowych operacji przetwarzania dokumentów papierowych zgodnie z wymogami Państwowej Instytucji Edukacyjnej, na której opiera się tradycyjna rosyjska technologia pracy biurowej:

• ujednolicona rejestracja całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a także dokumentów wewnętrznych za pomocą kart kontroli rejestracji (RCC);
• rejestracja lokalizacji dokumentu papierowego na dowolnym etapie jego cyklu życia: rozpatrzenie przez kierownictwo, zatwierdzenie projektu dokumentu, wykonanie itp .;
• kontrola terminowości wykonywania poleceń, uchwał i instrukcji kierownictwa;
• odpisywanie dokumentów do sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw przyjętą w organizacji;
• szybkie wyszukiwanie niezbędnych informacji o stanie, dostępności, ruchu dokumentów papierowych;
• uzyskanie niezbędnych standardowych formularzy i czasopism, a także raportów statystycznych z przebiegu pracy organizacji.

Dodatkowo moduł „Biuro” umożliwia organizację wymiany między różnymi organizacjami. Przy takiej wymianie możliwe jest skorzystanie z podpisu elektronicznego (ES), a specjalne mechanizmy systemu pozwalają kontrolować dostarczanie dokumentów. Zasady wymiany oparte są o branżowy standard wymiany dokumentów elektronicznych „Interakcja systemów automatyzacji wspomagania zarządzania dokumentami”, zatwierdzony przez Cech Menedżerów Dokumentów.

Utrzymanie nomenklatury spraw i dzienników rejestracyjnych

Elastyczny system numeracji umożliwia nadanie numeru do dokumentu w kontekście elektronicznego dziennika rejestracji. Dla każdego dziennika ustalana jest dowolna metoda automatycznej numeracji dokumentów w dzienniku. Numer może zawierać kod działu, kod czasopisma, a także inne wymagane szczegóły.

Przygotowując dokumenty do przekazania do archiwum dla każdej sprawy nomenklaturowej można wydrukować okładkę sprawy, a także inwentaryzację dokumentów w tej sprawie, co znacznie skraca czas przygotowania dokumentów do archiwizacji.

Rejestracja dokumentów

Do rejestracji dokumentów w module "Biuro" służą karty rejestracyjne i kontrolne (RCC), które zawierają wszystkie podstawowe dane (korespondenta, jednostka organizacyjna, przedstawiciel organizacji, data rejestracji, numer rejestracji, temat i podsumowanie dokumentu, sposób dostawy itp.) ), a także niezbędne informacje o statusie dowolnego dokumentu papierowego organizacji (lokalizacja, stan realizacji itp.). W przypadku dokumentów wychodzących możesz określić listę wysyłkową według organizacji.

System wdraża możliwość rejestracji dokumentów zarówno od organizacji, jak i obywateli.

Dla organizacji stosujących zdecentralizowaną rejestrację dokumentów system wykorzystuje miejsca rejestracji - miejsca pracy sekretarek i pracowników biur. Każde miejsce rejestracji może być obsługiwane przez jeden lub kilka oddziałów. Według miejsc rejestracji możliwe jest zróżnicowanie praw dostępu do danych.

Gdy dokument jest przenoszony między oddziałami, w każdym miejscu rejestracji można uruchomić własny RKK. W ten sposób pojawia się łańcuch RKK, wzdłuż którego można śledzić przemieszczanie się dokumentu papierowego nie tylko między pracownikami w ramach działu, ale także między działami. Dodatkowo, za pośrednictwem RKK, dokonywana jest relacja między dokumentami rejestrowymi systemu, takimi jak: „W odpowiedzi na”, „W realizacji” itp.

Procedura rejestracji jest prosta i polega na wypełnieniu wymaganych pól RKK, przy czym numer rejestracyjny nadawany jest automatycznie.

Rejestrując się bezpośrednio z RKK, istnieje możliwość wprowadzenia zeskanowanego (elektronicznego) dokumentu do modułu „Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami” z jego automatycznym połączeniem z RKK. Do szybkiego wprowadzenia dużej ilości dokumentów wykorzystywane są usługi wejściowe systemu, które zapewniają strumieniowe wprowadzanie dokumentów do modułu. W przyszłości RKK, podobnie jak wprowadzony dokument elektroniczny, będzie można łatwo znaleźć po kodzie kreskowym na papierowym odpowiedniku dokumentu, dzięki wbudowanej w system technologii szybkiej identyfikacji.

Według danych RKK drukowane są logi dokumentów przychodzących i wychodzących. W przypadku dokumentów wychodzących można automatycznie wygenerować i wydrukować naklejkę na kopertę.

Przemieszczanie i wykonywanie dokumentów

Po rejestracji przychodzący dokument przechodzi przez etapy rozpatrywania, rozstrzygania, poddawania kontroli i realizacji dokumentu. Jednocześnie dalsza praca wykonawców z dokumentem może odbywać się w całości w formie elektronicznej. To znacznie skraca czas potrzebny wykonawcom i zapobiega przypadkowej utracie oryginału.

W zależności od stylu pracy managera dokument jest przez niego recenzowany w formie papierowej lub elektronicznej.

Na podstawie uchwały kierownika dokument można poddać kontroli z wyznaczeniem wykonawców, instrukcjami i terminami. W przypadku wykonawców, którzy pracują z modułem „Zarządzanie procesami biznesowymi”, sekretarz lub sam menedżer mogą szybko utworzyć zadanie bezpośrednio z ALAC. Praca z zadaniami pozwala na maksymalne wykorzystanie możliwości systemu do kontrolowania realizacji zleceń, takich jak: rejestrowanie pełnej korespondencji z realizacji zleceń; możliwość wysłania do weryfikacji; elastyczna konfiguracja routingu itp.

Następnie, zgodnie z zadaniami związanymi z RKK, można szybko odtworzyć historię pracy nad dokumentem, procedurę akceptacji, uzasadnienie decyzji.

W przypadku samodzielnego korzystania z modułu „Biuro” wszystkie instrukcje wydawane wykonawcom są wpisywane przez sekretarza w dokumencie RKK, po czym monitorowane jest ich terminowe wykonanie. Jednocześnie można drukować zamówienia dla użytkowników niezautomatyzowanych.

Podczas pracy z dokumentami elektronicznymi wszystkie przemieszczenia dokumentów są realizowane poprzez zadania, podczas gdy lokalizacja dokumentu papierowego w dowolnym momencie jest rejestrowana na specjalnej zakładce RKK. Pozwala to szybko znaleźć oryginalny dokument papierowy za pośrednictwem RKK. Praca z dokumentami wychodzącymi i wewnętrznymi opiera się na tych samych zasadach.

Wymiana dokumentów elektronicznych między systemami

Za pomocą systemu możesz zorganizować wymianę oficjalnych, ważnych prawnie dokumentów elektronicznych między organizacjami. Wymiana dokumentów opiera się na zastosowaniu branżowego standardu wymiany dokumentów elektronicznych „Interakcja systemów automatyzacji wspomagania zarządzania dokumentami”, zatwierdzonego przez Cech Kierowników Dokumentacji.

Wymiana dokumentów może odbywać się zarówno między pionami strukturalnymi jednej firmy (holdingu), jak i między niezależnymi organizacjami partnerskimi. Jednocześnie strony wymiany mogą korzystać z różnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentami lub w ogóle nie współpracować z takimi systemami.

Jeżeli wymiana odbywa się pomiędzy oddziałami jednej firmy (holdingu), to praca z dokumentami odbywa się w modułach „Elektroniczne zarządzanie dokumentami”, „Zarządzanie procesami biznesowymi” i „Biuro”. W przypadku wymiany między organizacjami zewnętrznymi dokument elektroniczny jest eksportowany z systemu do pliku w formacie ESD. Druga strona może albo zaimportować dokument ESD do swojego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (pod warunkiem, że ten format jest obsługiwany przez ten system; format ESD jest otwarty) lub użyć darmowego programu DIRECTUM OverDoc do pracy z dokumentem ESD. DIRECTUM OverDoc umożliwia przeglądanie dokumentu, jego atrybutów oraz wszystkich podpisów elektronicznych, którymi dokument został podpisany, w tym tokena ważności.

Wyszukiwanie i analiza informacji

Od momentu rejestracji dowolnego dokumentu w systemie można znaleźć zarówno jego kartę rejestracyjną wraz z informacją o miejscu i przebiegu realizacji dokumentu, jak i sam dokument elektroniczny.

System wyszukuje po numerach rejestracyjnych, korespondencie, autorze uchwały, a także po wszystkich szczegółach RKK i ich dowolnej kombinacji.

Dodatkowo system udostępnia specjalistyczne raporty, które znacząco podnoszą efektywność pracy użytkowników: Dokumenty w trakcie przeglądu, Zlecenia przeterminowane, Dokumenty do zwrotu itp.

Moduł sieciowy „Biuro”

Moduł internetowy „Biuro” służy do automatyzacji pracy z oficjalnymi dokumentami papierowymi, na przykład z dokumentami administracyjnymi, przychodzącymi i wychodzącymi pismami, zamówieniami, raportami i notatkami. Ułatwia przetwarzanie dokumentów papierowych.

Przetwarzanie dokumentów papierowych odbywa się zgodnie z wymogami Państwowej Instytucji Edukacyjnej, na której opiera się tradycyjna rosyjska technologia pracy biurowej.

Moduł internetowy „Office” służy do rozwiązywania problemów:

• ujednolicona rejestracja całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dokumentów wewnętrznych za pomocą kart rejestracyjnych i kontrolnych;
• kontrola terminowości wykonywania poleceń, uchwał i instrukcji kierownictwa;
• szybkie wyszukiwanie niezbędnych informacji o stanie, dostępności, ruchu dokumentów papierowych;
• uzyskanie niezbędnych standardowych formularzy i czasopism, a także raportów statystycznych z przebiegu pracy organizacji.

Podstawę modułu internetowego „Biuro” stanowią podręczniki „Karty rejestracyjne i kontrolne”, „Instrukcje dla RKK”, „Nomenklatura spraw”.

Zalety integracji modułu „Artykuły papiernicze” z innymi modułami systemu

Tym samym dzięki współdziałaniu modułów „Elektroniczne zarządzanie dokumentami”, „Zarządzanie procesami biznesowymi” i „Biuro” w ramach jednego systemu, zapewniony jest wzrost efektywności organizacji przy pełnym zachowaniu krajowych tradycji i standardów pracy biurowej. Wszystkie mechanizmy każdego modułu mogą być wykorzystywane w różnych kombinacjach „papierowych” i „elektronicznych” etapów pracy z dokumentami. Jednocześnie tradycyjna „papierowa” praca biurowa harmonijnie wpisuje się w elektroniczny obieg dokumentów organizacji z rozwiniętymi łączami poziomymi.

Osobliwość biuro elektroniczne Olympus to jego bogata funkcjonalność, która wywodzi się z klasycznej pracy biurowej.

W dużym przedsiębiorstwie przemysłowym do zadań sekretarza (urzędnika) należy nie tylko rejestracja dokumentów, ale także wiele innych zadań:

• ustalenie menadżera, któremu przekazać otrzymany dokument do rozstrzygnięcia
• przygotowanie wstępnych uchwał
• dostarczenie dokumentu wykonawcy
• kontrolę nad zwrotem oryginału
• podsumowująca analiza wykonania zadań
• kontrola realizacji zamówień
• tworzenie końcowego raportu z niezrealizowanych zadań
• wysyłanie dokumentów wychodzących
• wyszukaj żądany dokument na żądanie
• drukowanie, skanowanie
• a nawet przechowywanie ogromnej ilości dokumentów. Za to wszystko odpowiada dobry urzędnik.

Elektroniczne biuro Olympus jest w stanie uczynić pracę dobrych ludzi łatwiejszą i wydajniejszą!

Rejestracja automatyczna:

Przychodzące e-maile	Dzięki wbudowanemu klientowi poczty system odczytuje dane z maila i wypełnia nimi kartę rejestracyjną Korespondent jest określany automatycznie Dołączone są zagnieżdżone komponenty Indeks rejestracyjny tworzony jest zgodnie z zasadami Określana jest treść i szczegóły wysyłkowe dokumentów
Technologia przygotowywania dokumentów wychodzących i wewnętrznych w Olympusie jest podobna, więc uzgodnione i zatwierdzone dokumenty automatycznie przychodzą do rejestracji ze znanymi już szczegółami.	Listy wychodzące i dokumenty wewnętrzne

Automatyczna kontrola ponownie otrzymanych dokumentów

System sam wyłapuje dokumenty ponownie wchodzące do organizacji i ostrzega o tym.

Automatyczne powiadomienia o pierwotnym zwrocie

System zapewnia schemat przemieszczania oryginału, a jeśli nie zostanie zwrócony na czas, powiadomi o tym rejestratora.

Wygodny system komunikacji

Linki do dokumentów w Olympusie implikują możliwość uzyskania szczegółowej historii wszystkich powiązanych ze sobą dokumentów, w tym archiwalnych, tworzonych dodatkowo, w przypadku anulowania lub zmiany.

Projektant raportów

Korzystając z projektanta raportów systemu Olympus, pracownik może tworzyć potrzebne mu raporty bez pomocy administratora lub programisty. Określa, jak często są generowane raporty dotyczące zaległych lub kontrolnych dokumentów.

Elastyczny system filtracji

System Olymp zapewnia możliwość wykonania żądania wyszukiwania dokumentu za pomocą ciągu filtru. Linia filtrowania umożliwia sformułowanie warunków wyszukiwania wielu zmiennych dla żądanego dokumentu.

Biuro elektroniczne w systemie Olympus to narzędzie do organizacji cyfrowej pracy biurowej. W tym segmencie gromadzone są wszystkie informacje związane z dokumentami firmy. Zawiera historię pracy użytkowników; przechowuje wszystkie linki do dokumentów; informuje o terminie; zawiera wszystkie pliki utworzone za pomocą dokumentu; udziela odpowiedzi na pytania wykonawców i osób odpowiedzialnych za dokument, a także wyniki ich pracy.

Kontrola wykonania

Kontrola wykonania w systemie Olympus to rozbudowana funkcjonalność informująca o czasie, etapach i wynikach realizacji zleceń. Ta funkcjonalność jest obecna w całym systemie, od elektronicznego biura po uporządkowany magazyn. Funkcjonalność zbudowana jest na harmonogramie wykonania dokumentu i instrukcji oraz informowaniu o niedotrzymaniu tych terminów.

Wizualizacja kontroli wykonania

1. Oznaczenia kolorystyczne i komunikaty z systemu Olympus o niedotrzymaniu terminu.
2. Tryb specjalistyczny z łączną liczbą zadań otrzymanych, przyjętych do pracy, wykonanych na czas, zakończonych z opóźnieniem w okresach nieukończonych w terminie.
3. Cały system raportów z realizacji zleceń w kontekście dokumentu, wykonawców, kontrolerów.

Kontrola specjalna

W celu terminowego i wysokiej jakości wykonania zadań Olympus ma specjalny system sterowania. Jej istotą jest to, że wszystkie najważniejsze zadania stawiane do kontroli muszą przejść procedurę usunięcia spod kontroli tj. zamknięcie. W niektórych przypadkach, aby usunąć zadanie spod kontroli, wymagana jest ocena jakości pracy wykonanej przez kompetentnego specjalistę. Wówczas system może dodatkowo zastosować procedurę potwierdzania.

Utworzenie zamówienia kontrolnego

1. Wydaniu poleceń kontrolnych towarzyszy wyznaczenie przełożonego, aw razie potrzeby pracownika potwierdzającego wysoką jakość wykonania.
2. Współczynnik dyscypliny wydajności jest obliczany automatycznie dla zleceń testowych.
3. W specjalnym trybie „Analiza realizacji zadań kontrolnych” wyświetlane są informacje o terminowości realizacji zadań kontrolnych.
4. Pulpity nawigacyjne na pulpicie konwertują te informacje na widok graficzny.

Zarządzanie dokumentami

Właściwe zarządzanie dokumentacją jest kluczem do efektywnej pracy działu, działu, serwisu i organizacji jako całości. „Zarządzanie dokumentami” w systemie Olympus to nowoczesne narzędzie do zarządzania dużym przedsiębiorstwem, szczególnie ukierunkowane na procesy biznesowe wysokiego poziomu.

„Zarządzanie Dokumentami” to Segment Zarządzania Dokumentami - moduł Olympus, zbudowany na zasadzie planera, tj wszystkie zadania i dokumenty otrzymane przez pracownika są umieszczone na jednej liście.

Lista pokazuje rodzaj zadania, temat, treść, datę otrzymania, termin wykonania, od kogo nadeszło. Listę tę można łatwo uzupełnić wymaganą kolumną.

Czerwone tło sygnalizuje zaległe zadanie, dzięki czemu nie zapomnisz o jego wykonaniu. System posiada zaawansowaną kontrolę, gdy kolorowa sygnalizacja informuje o zbliżającym się terminie realizacji dokumentu.

Wszystkie dodatkowe informacje, które będą potrzebne do podjęcia decyzji, widoczne są pod listą na zakładkach. Są to tekst dokumentu, szczegółowe przypisanie, historia ruchu i powiązane dokumenty.

Łatwo jest znaleźć żądany dokument w programie, a także podnieść historię pracy z nim. Co więcej, historia pokazuje, w ilu kręgach dokument już krąży, kto wziął go do pracy, a kto jeszcze nie.

Szybkie otrzymywanie informacji:

• kto zainicjował dokument;
• kto się zgodził;
• kto to ma w tej chwili;
• jakie komentarze zostały przekazane i przez kogo w dokumencie;
• czy ten dokument jest powiązany z innymi dokumentami i jak, z możliwością otwierania, w tym dokumentów powiązanych;
• dla pracownika, serwisu, działu czy całego przedsiębiorstwa jako całości zobacz obraz zrealizowanych i niezrealizowanych zleceń.

Wygoda pracy z dużą liczbą dokumentów:

• sam system generuje listę dokumentów do rozpatrzenia;
• system podpowiada, jakie dokumenty potrzebujesz pilnie podjąć decyzję;
• system informuje o zbliżającym się okresie;
• system umożliwia delegowanie pracy i łatwą kontrolę terminowości wykonania;
• system pozwala uzyskać historię pracy nad dowolnym dokumentem;
• system pozwoli ci na wyznaczenie zastępców podczas jego nieobecności i zobaczenie, jak zastępca pracował.

Łatwość zarządzania dokumentami:

• zwiększenie szybkości wymiany informacji;
• podniesienie poziomu dyscypliny wykonawczej pracowników;
• przestrzeganie terminów realizacji umów;
• możliwość szybkiego uzyskania potrzebnych informacji bez wstawania z miejsca pracy.

Struktura przechowywania

Zorganizowane przechowywanie dokumentów systemu Olympus to nie tylko biblioteka z ograniczonym dostępem do folderów, to indywidualna „baza wiedzy” każdego pracownika. Zasada budowy repozytorium Olympus opiera się na prawach dostępu użytkownika do sekcji, folderów, dokumentów, plików. System automatycznie buduje indywidualną strukturę archiwum dla każdego pracownika. Użytkownik widzi tylko te sekcje i dokumenty, do których ma uprawnienia.

Ponadto pracownik ma możliwość skopiowania części struktury archiwum, folderów, dokumentów do osobistego magazynu. Taka możliwość pozwoli użytkownikowi jeszcze szybciej uzyskać potrzebne informacje i dokumenty.

Wypełnianie magazynu

Magazyn w systemie Olympus zapełniany jest dokumentami automatycznie na podstawie wyników zakończenia cyklu pracy z dokumentem. Ta technologia pozwala gromadzić niezbędne dokumenty w odpowiednich sekcjach, bez specjalnego przydzielania czasu na tę pracę.

Gdy w magazynie pojawi się nowy dokument, system powiadamia pracownika, czy został zapisany na takie powiadomienia.

Wygoda pracy z dokumentami

Magazyn Olymp wyróżnia się funkcjonalnymi usługami, które określają wygodę pracy z dokumentami:

• Wersjonowanie;
• Dokumenty powiązane (anulowane, unieważnione, dodatkowo);
• Wyciąg z archiwum;
• Wydanie oryginału;
• Atrybuty przechowywania (numer inwentarzowy, magazyn, regał, półka, liczba kopii).