Jak poprawnie napisać list biznesowy. Jak napisać list biznesowy (przykład) Jak poprawnie napisać list biznesowy jak rozpocząć jego realizację
Każdego dnia urzędnicy odpowiadają na wiele próśb otrzymywanych od obywateli. Pisanie pism urzędowych nie jest łatwe, wymagana jest dodatkowa wiedza. Jak nauczyć się robić to kompetentnie, szybko, używając przystępnego i zrozumiałego języka? MSUU rządu moskiewskiego zna przepis i od dwóch lat uczy urzędników stołecznych podstaw korespondencji biznesowej. W 2015 roku nastąpiły zmiany w jednym z najpopularniejszych programów szkoleń zaawansowanych. Stała się lepsza i ciekawsza.
Urzędnicy, uzbrojeni w laptopy i podręczniki do nauki, sumiennie wykonują swoje zadania. Uczą się analizować prośby obywateli, konstruować pisemną odpowiedź, upraszczać złożone struktury gramatyczne, formułować pozytywne stwierdzenia, a nawet poprawnie czytać bezpodstawne skargi.
„Aby przekazać odpowiednią informację zwrotną, przeanalizować skargę i oddzielić emocje od faktów” – uczą trenerzy MSUU rządu moskiewskiego. – Emocje przeszkadzają w zrozumieniu istoty prośby. Podkreśl fakty, które spowodowały niezadowolenie danej osoby i jej konkretne żądania”.
Wprowadzenie, krótka odpowiedź, pozytywne zakończenie. Struktura odpowiedzi na bezzasadną reklamację jest prosta i różni się od pozostałych pism formalnych. Powinien być krótki, neutralny, bez wyrażania wdzięczności za apel. Jednak wniosek powinien być zwięzły i zawsze pozytywny. Należy zaznaczyć, że sytuacja jest zgodna z prawem lub jest konsekwencją pozytywnych zmian. Warto przytoczyć wyniki działań rządu moskiewskiego, powołując się na regulacje i źródła znajdujące się na stronach internetowych departamentów, prefektur i administracji. Możesz nawet zaprosić autora listu do udziału w projektach i pomóc poprawić sytuację, z której jest niezadowolony.
„Przeanalizuj list”. Po co?
Urzędnikom zawsze zaleca się stosowanie jednego algorytmu działania: przeanalizuj odbiorcę i określ cel jego prośby, zbuduj strukturę listu, sformatuj go (styl, język), sprawdź przed wysłaniem.
Jakie są ludzkie wymagania? Jakie są jego zainteresowania? Co powinna zawierać odpowiedź, której oczekuje? Jak myślisz, co będzie dla niego przekonujące – konkretne liczby i fakty, czy rozbudowane informacje opisujące działania rządu? Dokonując właściwej analizy, możesz szybko określić, jakiej odpowiedzi udzielić. Od tego zależy, czy Twój cel – zaspokojenie prośby odbiorcy – zostanie osiągnięty.
Zasada 4P
Szybko nauczysz się pisać odpowiedzi, jeśli zastosujesz zasadę 4P: „Podsumowanie. Rozwiązanie. Wyjaśnienie. Zalecenia”. Struktura listu powinna obejmować:
Jak uprościć tekst?
„Zawsze zalecamy postawić się w sytuacji odbiorcy” – mówi zastępca kierownika Wydziału Szkolenia Pracowników Państwowych i Komunalnych Natalia Gryzunova. – Wtedy będzie jasne, czy tekst jest łatwy do odczytania. Jeśli zdanie ma więcej niż 20–25 słów, lepiej podzielić je na dwa lub więcej prostych zdań. Należy unikać skomplikowanych sformułowań i niejasnych skrótów. Musimy dążyć do przekazania adresatowi ważnych informacji przystępnym językiem.”
Szkolenie 18-godzinne odbywa się w formie szkoleniowej. Analiza typowych błędów przy sporządzaniu odpowiedzi urzędowych opiera się na przykładach z praktyki urzędników. Szczegółowo omówiono trudne przypadki ortografii i interpunkcji.
Aby uczniowie mogli lepiej zrozumieć materiał edukacyjny, w tym roku zdecydowano o zmniejszeniu liczebności grupy. Wcześniej było 40 osób, teraz jest 20 i pracują nie czwórkami, ale parami. Dzięki temu będziesz mógł skuteczniej wykonywać ćwiczenia praktyczne. W szkoleniu znalazło się teraz więcej przypadków – przykładów pism urzędowych, w których konieczne jest poprawienie błędów lub poprawienie tekstu.
List biznesowy to narzędzie, które wpływa na to, jak jesteśmy postrzegani przez przełożonych, klientów, partnerów czy potencjalnych pracodawców. Artykuł odpowiada na pytanie, jak rozwijać umiejętność pisania listów biznesowych oraz zawiera rekomendacje, schematy i przykłady.
Jak każda sztuka walki, umiejętność pisania listów stanowi syntezę różnorodnych technik i technik oraz uwzględnia psychologiczne aspekty rozwoju osobowości.
Co musisz wiedzieć przed napisaniem listu biznesowego?
Listy inteligentnej osoby odzwierciedlają charakter tych, do których są adresowane.
Lichtenberg Georg Christoph
Pracę nad listem biznesowym rozpoczynamy od odpowiedzi na pytania:
Kim jest Twój odbiorca i co o nim wiesz?
- Zakres firmy?
- Czy znasz osobę, do której kierujesz list?
- Co wiesz o osobie, do której kierujesz list?
- Co jest dla niego ważne?
Dlaczego konieczne jest udzielenie odpowiedzi na wszystkie te pytania:
- w ten sposób nawiążesz kontakt psychologiczny z odbiorcą
- szybciej osiągniesz pożądany efekt
List zaadresowany ma większą szansę na otrzymanie odpowiedzi, ponieważ imię danej osoby jest dla niej najważniejszym słowem.
Imię odbiorcy, wydrukowane lub zapisane na papierze, wywołuje u niego pozytywne emocje, ponieważ
- potwierdza fakt istnienia człowieka jako jednostki
- podnosi jego samoocenę
Osobista znajomość adresata i dokładne przestudiowanie jego zachowania pozwoli ci rozmawiać z nim tym samym językiem.
Ważne: Ludzie zawsze lepiej traktują tych, którzy są do nich podobni.
Jaki jest cel Twojego listu?
Idziesz:
- poprosić o przysługę
- odrzucić prośbę
- oferować usługę/produkt
- zgłosić roszczenie
Ważne: Jeśli zamierzasz wykorzystać pochlebstwa jako sposób wywarcia wpływu na odbiorcę, pochlebiaj mu szczerze. Szczery komplement zawsze sprawia przyjemność osobom o wysokiej samoocenie. Osoby o niskiej samoocenie postrzegają pochlebstwa negatywnie!
Do czego dokładnie przekonasz swojego odbiorcę?
- Jak myślisz, co powinna zrobić osoba, do której piszesz?
- Jakich działań od niego oczekujesz?
Cele są określone – czas pomyśleć o argumentach
- Jakie argumenty jesteś gotowy przedstawić? Jak się je potwierdza?
- Który z argumentów może zainteresować adresata?
- Jakie są Twoje osobiste zainteresowania?
- Jak bardzo różnią się Twoje zainteresowania od zainteresowań adresata?
- Jakie może być rozwiązanie kompromisowe?
Podstawowe zasady prawidłowego pisania listu biznesowego
Zasady pisania listów biznesowych są dość proste.
Zasada 1: Obraz
Ważne: Osoba czytająca Twój list nie zna Cię osobiście! Twój list powinien tworzyć spójny i atrakcyjny wizerunek
Dzięki dobrze dobranemu obrazowi w liście będziesz mieć wpływ na swojego odpowiednika na poziomie podświadomości.
Pięć „bezpiecznych” obrazów:
Wizerunek wpływowej osoby przyciąga wielu, jednak nie każdy należy do klubu „potężnych świata”. Jeśli zapewniłeś sobie wsparcie takiej osoby i masz tego nie tylko ustne, ale i pisemne potwierdzenie (np. list), śmiało możesz powoływać się na ten fakt w procesie komunikacji ze swoim rozmówcą. W przeciwnym razie będziesz musiał pracować nad innymi obrazami.
Ważne: ochrona wpływowej osoby wymaga stosowania w liście dość rygorystycznego stylu pisania.
Zasada 2: Struktura
Struktura blokowa jest najwygodniejsza w przypadku listów biznesowych
Zasada 3: Główny akapit
Akapit wiodący – kilka zdań poprzedzających preambułę
Co jest odpowiednie w akapicie wiodącym:
1. Szczere pochlebstwa i komplementy wobec obdarowanej osoby
- Właśnie przeczytałam Twoją książkę i zrobiła na mnie ogromne wrażenie.
- Słyszałam o Tobie jako o osobie wspierającej utalentowaną młodzież
- Twoi podwładni mówią o Tobie jako o doskonałym przywódcy.
Zasada 4: Używaj prawidłowych formularzy etykiety
Zasada 5: Umiejętność czytania i pisania
W szkole wyjaśnia się, dlaczego umiejętność czytania i pisania jest ważna: 
Zasada 6: Zwięzłość jest siostrą talentu, czyli dlaczego im mniej słów, tym więcej znaczenia?
Znacząca myśl wyrażona w skondensowanej formie nabiera pozorów mądrości, tak jak duże drzewo zaczyna już widzieć w nasieniu.
Demetriusz z Falerskiego
Interesujący fakt. Pojęcie „zwięzłości” zostało wprowadzone do literatury przez Platona w IV wieku p.n.e. Większość z nas wciąż próbuje nauczyć się zwięźle wyrażać swoje myśli.
Ważne: Twój adresat jest osobą zapracowaną. Nie ma czasu na czytanie powieści listami. Pamiętaj o tym, tworząc tekst swojego listu.
Edytując wersję roboczą tekstu, możesz pozbyć się niepotrzebnych słów. Możesz dowiedzieć się więcej o słowach kończących, oglądając film „Maxim Ilyakhov: Proste zasady dotyczące mocnego tekstu” na końcu artykułu.
Zasada 7: Konkretność w liście biznesowym jest Twoim atutem
W świecie biznesu prawda jest zawsze lepsza niż zwykłe kłamstwa lub odrobina nonsensu. E-maile niezawierające faktów są automatycznie wysyłane do folderu ze spamem lub kosza.
Ale masz inne zadanie?
Napisałeś list:
Twój odbiorca przeczytał następujące informacje:
Napisałeś 41 słów. Spośród nich tylko 4 słowa faktu są naprawdę ważne dla adresata. Imponujący? Twój odbiorca na pewno nie będzie pod wrażeniem takich statystyk!
Co robić?
Edytować:
Zasada 8: Temat
Brak tematu wskazuje na Twój brak doświadczenia!
Temat powinien zapadać w pamięć i być chwytliwy.
Rada. Myśląc o temacie swojego listu, pamiętaj, że to, co naprawdę utkwi w pamięci, to korzyści, które masz do zaoferowania.
Zasada 9: List biznesowy - styl biznesowy. Dlaczego nie można zastosować innych stylów?
Bo to wcale nie będzie list biznesowy.
Przykłady biuletynów biznesowych
Prawidłowo skomponowany list informacyjny biznesowy ma następujący zarys:
Przykładowy list: 
Jakie techniki psychologiczne można zastosować w pisaniu biznesowym?
1. Taktyka „Powód”
- Wyjaśnij jasno i wyraźnie powody, dla których kontaktujesz się z tą osobą.
- Podaj powody, dla których powinien Ci pomóc, jakie są zalety pomagania Tobie konkretnie
2. Taktyka „Powtórzenie”
Propozycja biznesowa, wezwania do działania, prośba powtarzane są w kilku blokach listu na różne sposoby
3. Taktyka „Założenie”
Taka taktyka intryguje odbiorcę, ale nie zawsze jest właściwa. Założenie to trudno potwierdzić faktami. Jeśli podejmujesz ryzyko i przyjmujesz założenia, bądź przygotowany na to, że z czasem będziesz musiał odpowiedzieć za swoje słowa
4. Taktyka „Afirmacja”
W tekście listu zastosowano wyłącznie zdania twierdzące, tworząc efekt prawdy
Jak szybko nauczyć się pisać listy biznesowe? Praktyka i jeszcze raz praktyka
- Weź udział w specjalnym szkoleniu
- Czytaj literaturę specjalistyczną i angażuj się w samokształcenie
- Dużo ćwiczyć
Co może zrujnować Twoje pisanie? Wideo
Uderzającą ilustracją złego pisania jest film „Szkolenie z pisania w biznesie”. Film „Trzy z Prostokvashino”.
List może zostać zepsuty przez:
- niespójność bloków konstrukcyjnych
- brak logiki w prezentacji
- gadatliwość
- brak faktów
- obecność błędów
- niechlujny projekt itp.
Wideo: „Na szkolenie „List biznesowy”. Film „Trzej z Prostokvashino”
Dlaczego pismo biznesowe było nieważne? Gdzie popełniłeś błąd?
- Nie mogliśmy wyświetlić Twojego e-maila w ciągu 30 sekund i określić jego ważności
odpowiednio
- Twój list nie wydawał się adresatowi zbyt ważny
Statystyki: przeciętny menedżer otrzymuje 100-200 e-maili dziennie
Ważne: główna idea Twojej wiadomości jest podana na początku tekstu! I dopiero wtedy następuje wyjaśnienie głównej idei
Zobacz gotowy materiał wideo na temat listów biznesowych
Wideo: Maksym Iljachow. Proste zasady dla mocnego tekstu
Wideo: Jak napisać list sprzedażowy? Webinarium WebPromoExperts#130
Wideo: Sztuczki perswazji i sprzedaży listów
Wideo: Zalety i wady listów biznesowych - Anton Krasnobabtsev
W zasadzie nie powinny pojawiać się pytania o to, w jaki sposób i za pomocą jakich środków można je tworzyć i wysyłać. Jednak nie każdy jest gotowy, aby od razu przystąpić do tego zadania, jeśli chodzi o pisma urzędowe, zwłaszcza gdy autor listu oczekuje odpowiedzi. Zdradzę Ci mały sekret korespondencji biznesowej: im bardziej rygorystyczny charakter i styl listu, tym większa szansa na odpowiedź ze strony odbiorcy. W tej lekcji podam kilka przykładowych e-maili, które powinny pomóc użytkownikom w podjęciu decyzji o własnym stylu, a następnie w jak najbardziej kompetentny sposób komponować wiadomości.
Najpierw musimy zdecydować, jaki charakter będzie miał list, który tworzymy. Wszystkie wychodzące e-maile dzielę na trzy główne typy:
- Oferta biznesowa
- Zapytanie biznesowe
- Przyjazny adres
Odpowiednio dla wszystkich trzech typów mam szablony, zarówno w postaci prostych plików tekstowych, jak i w formie szablonów dostosowanych do konkretnych programów pocztowych. Przejdźmy do każdego z nich w kolejności.
Oferta biznesowa
Witam (dzień dobry), [imię osoby, do której się zwracamy]!
Podczas komunikacji wskazane jest podanie imienia i nazwiska w dowolnym liście, ponieważ adres osobisty wprawia osobę w przyjazny nastrój. Jeśli jednak nadal nie możesz znaleźć imienia, wystarczy szablon powitania.
Pragnę przedstawić Państwu nową usługę (nowy produkt) naszej firmy [nazwa firmy].
Oferuję współpracę w zakresie [nazwa dziedziny działalności].
Następnie krótko opisz zalety swojej propozycji pod względem ceny lub niektórych cech jakościowych. Najważniejsze, żeby nie przesadzić. Megabajty tekstu, a nawet uzupełnione jasnymi, pozbawionymi znaczenia obrazami, tylko odstraszają ludzi. Jeżeli odbiorca listu od pierwszej linijki zainteresuje się Twoją ofertą, na pewno skontaktuje się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych informacji.
Jeśli poważnie myślisz o tym, aby odpowiednie osoby skontaktowały się z Tobą już przy pierwszym kontakcie, warto pomyśleć o zasięgu wykraczającym poza sam e-mail. Dobrym pomysłem byłoby założenie kont w serwisach takich jak ICQ iSkype'a. Czasami znacznie łatwiej jest skontaktować się z Tobą telefonicznie, jeśli oczywiście roztropnie zostawisz numer w podpisie.
Po co duplikować własny adres e-mail w podpisie, pytasz, skoro jest on automatycznie przekazywany przez serwer pocztowy. Zasadą jest, że nadmiar informacji w korespondencji biznesowej nigdy nie jest zbędny. Wyobraźmy sobie sytuację, w której Twój list trafia do osoby, która potencjalnie nie jest zainteresowana ofertą lub po prostu nie jest kompetentna, aby na nią odpowiedzieć. Przekazuje otrzymaną wiadomość innemu użytkownikowi, ale z jakiegoś powodu informacja o prawdziwym nadawcy zostaje utracona z automatycznie dodanych danych, co utrudnia kontakt z Tobą. Zawsze jednak wystarczy spojrzeć na podpis, aby ustalić autora listu i jego niezbędne kontakty.
Zapytanie biznesowe
Witam dobry wieczór)!
Lub, jeśli znane jest nazwisko adresata, wówczas (Kochanie, [Imię, Patronim])!
Proszę o podanie informacji o produkcie (usłudze) [nazwa produktu/usługi] wraz z opisem pełnej charakterystyki i cech konkurencyjnych.
Na podstawie Ustawy Federalnej Federacji Rosyjskiej [numer i data dokumentu] proszę o udzielenie informacji [opisać dane niezbędne do uzyskania].
Możesz także skontaktować się z zarządem konkretnej usługi w Internecie, jeśli Twoje prawa zostaną naruszone.
W związku z naruszeniem klauzuli [numer klauzuli w umowie użytkownika] umowy użytkownika, a mianowicie: „[cytuj pełny tekst wspomnianej klauzuli]”, proszę o przeprowadzenie śledztwa i nałożenie odpowiednich sankcji wobec winnych [ odpowiedzialny (jeśli mówimy o pracownikach serwisu)] osoba [miejsce (nazwa serwisu)]. Prosimy o zgłaszanie wyników kontroli i nałożonych sankcji na adres [własny adres e-mail].
Przyjazny adres
Pozdrowienia (Dzień dobry) (Witam), [imię osoby]!
Kiedy po raz pierwszy skontaktujesz się z nami w przyjazny sposób, dobrym wskaźnikiem będzie kompletność Twojej wiadomości tekstowej. Poprawnie napisany, obszerny tekst będzie wskazywał na Twoje duże zainteresowanie kontaktem z odpowiednią osobą i wzbudzi chęć odpowiedzi. Nie zapomnij rozpocząć rozmowy kilkoma początkowymi pytaniami.
Przykładowy e-mail
E-mail to jeden z największych marnotrawców czasu pracy. Już o tym pisaliśmy.
Ale do obowiązków części Twoich pracowników należy nie tylko przeglądanie zawartości skrzynki pocztowej, ale także pisanie listów biznesowych: potencjalni pracownicy, współpracownicy, partnerzy biznesowi, przedstawiciele różnych firm i agencji rządowych...
Problem wielu pracowników polega na tym, że nie mają umiejętności pisania listów biznesowych. To zadanie ich dezorientuje, zmuszając do długotrwałej edycji tekstu.
Jak pisać listy biznesowe szybko i tak, aby Cię zrozumiano
Nasz kolega również miał ten sam problem. Ale na szczęście w naszej korporacyjnej bibliotece jest książka Sasha Karepina „Sztuka pisania o biznesie”. Pomogło nie jednemu pracownikowi, będzie nam miło, jeśli przyda się w Twojej firmie.
Pracownik firmy podzielił się swoim problemem i rozwiązaniem:
„Myślę, że każdy z nas choć raz w życiu pisał listy. (Korespondencja z dziećmi z obozu dziecięcego i przyjaciółmi ze wsi, do której rodzice wysyłali mnie każdego lata na pobyt do babci, nie liczy się).
W tym artykule chcę opowiedzieć o tym, jak trudno było mi pisać listy do klientów i jak książka „Sztuka pisania w biznesie” Sashy Karepiny pomogła mi pokonać lęki.
Wszystko zaczęło się od tego, że przyszedłem do nowej pracy, gdzie tak naprawdę stanąłem przed problemem napisania listu biznesowego. List, który zawierał najwyżej 10 linijek, zajął mi ani mniej, ani więcej – 30 minut.
Pomyśl tylko, spędziłam 30 minut na pisaniu listu (czytam go teraz, aż mi wstyd), drżącą ręką wciskałam „Wyślij” i z zapartym tchem czekałam na odpowiedź. A wszystko dlatego, że nie wiedziałam, od której strony podejść do listu: od czego zacząć i jak napisać list, aby klient na niego odpowiedział.
Problem polegał także na tym, że mi osobiście nie podobały się listy, które pisałem. Ale nie mogłem pisać lepiej niż byłem – to była moja akrobacja.
Widząc, jak za każdym razem się martwię, kolega polecił mi książkę „Sztuka pisania w biznesie”.
Z jakimi więc trudnościami spotykamy się pisząc list?
1. Myśli jest wiele, ale od czego zacząć list?
2. W głowie krążą mi różne myśli: Szanowny Panie, podejmij działania... To sprawia, że list jest długi i nudny.
3. Chcę tylko zapisać wyrażenia urzędnicze, które zapamiętałem ze szkoły. I para w każdym zdaniu.
4. Jak przekazać istotę listu, aby adresat nas dobrze zrozumiał?
5 zasad, które pomogą Ci pisać skuteczne listy biznesowe
1. Zbuduj list
List biznesowy musi zawierać następujące informacje wymagane elementy:
1. Wstęp.
- tytuł;
- odwołanie;
- cel listu;
2. Część główna.
3. Wniosek.
Trzeba napisać list od ogółu do szczegółu: o najważniejszej rzeczy i krótko na początku, a następnie opisać szczegóły.
Użyj specjalnych słów w swoim liście łączenie słów, Jak na przykład:
na przykład, mianowicie, ponadto, ponadto, ponieważ w rezultacie, zatem, jednak itp.
Pomogą Ci połączyć zdania i całe akapity, dzięki czemu Twoje myśli nie będą pomieszane, a czytelnik z łatwością zrozumie istotę Twojego listu.
2. Ustalenie świadczenia dla beneficjenta
Najważniejsze w liście jest zainteresowanie czytelnika odpowiedzią lub spełnieniem Twojej prośby. Aby to zrobić, musisz spróbować zrozumieć jego potrzeby, spróbować zrozumieć, co interesuje lub niepokoi adresata. Ale nie zapominaj, że wszyscy odbiorcy są inni. Trzeba zrozumieć, co otrzyma czytelnik, jeśli zrobi dokładnie to, o co go prosimy. I przedstaw to jako korzyści.
3. Styl pisania
Szczególną uwagę należy zwrócić na styl, w jakim piszesz list.
Konieczne jest wyraźne rozróżnienie styl osobisty i formalny. Użycie tego czy innego stylu zależy od sytuacji i treści przekazu.
Trzymając się własnego stylu, podkreślamy swoją osobowość, pokazujemy swoją postawę; Stosując styl formalny, przedstawiamy fakty.
Dlatego jeśli chcemy pokazać, że rozmawiamy z adresatem na równych zasadach, rozumiemy go, chcemy dojść do porozumienia w sposób humanitarny lub chcemy go pochwalić za dobrą pracę, lepiej zastosować osobisty styl.
Jeśli chcesz napisać skargę lub roszczenie, odpowiednia będzie forma formalna. Styl formalny charakteryzuje się bowiem takimi cechami, jak: nacisk ze swojego stanowiska, stwierdzenie faktów, dominacja nad kimś, krytyka. Jeśli piszesz do urzędnika państwowego, najlepiej jest także pisać w stylu formalnym.
Po napisaniu listu przeczytaj go jeszcze raz i upewnij się, że wybrałeś właściwy styl. Wtedy odbiorca nie tylko Cię zrozumie, ale także uwierzy w szczerość Twojego przekazu.
4. Wniosek
Największym błędem najczęściej popełnianym przy pisaniu listu jest niezapisanie zakończenia.
Pamiętaj, niezależnie od tego, jak dobrze opisujesz istotę swojej propozycji, niezależnie od tego, jak ozdobisz wszystko faktami i wyrazistymi szczegółami, list musi mieć zakończenie. Powinno być proste, jasne i zwięzłe.
Podsumowując, należy jeszcze raz podkreślić istotę listu i korzyści dla czytelnika. Jest to rodzaj efektu utrwalającego.
Po przeczytaniu zakończenia Twój adresat powinien zrozumieć, jaka powinna być jego reakcja na list. Czego od niego oczekujesz? To popchnie go do działania, czego tak naprawdę od niego oczekiwałeś.
5. Projekt
Piękny, a co najważniejsze poprawnie sformatowany tekst nie tylko zainteresuje odbiorcę, ale także sprawi, że będzie chciał być czytany. Dlatego nie można lekceważyć znaczenia formatowania liter.
Zasady projektowania:
1. Wybierz czcionkę:
- szeryf - odpowiedni do czytania z papieru;
- bezszeryfowy – do czytania w biegu lub na ekranie;
2. Tworzenie akapitów w tekście
3. Wybierz nagłówki;
4. Wybierz potrzebny tekst:
- pogrubienie - podkreśl główną myśl tekstu;
- kursywa - możesz zaznaczyć fragmenty tekstu listów do klientów VIP lub coś mniej istotnego;
- podkreślone – jeśli naprawdę chcemy coś podkreślić.
5. Tworzenie list:
- listy punktowane – jeśli liczba pozycji wynosi od 3 do 5;
- listy numerowane - więcej niż 5.
Oto proste, ale skuteczne zasady, które odkryłem po przeczytaniu książki „Sztuka pisania o biznesie”. Teraz spędzam znacznie mniej czasu na pisaniu listów (a moi odbiorcy, mam nadzieję, lepiej rozumieją, czego się od nich oczekuje).
Mam nadzieję, że mój artykuł będzie dla Ciebie przydatny i pomoże Tobie i Twoim pracownikom w pisaniu listów biznesowych do klientów i partnerów biznesowych, a także w korespondencji wewnętrznej z pracownikami.
W końcu trzeba przyznać, że wszystko jest dość proste. Dlaczego więc nie zastosować tych prostych zasad w praktyce?
Radzę nie odkładać książki na jutro i zacząć czytać już dziś.”
Możesz kupić książkę „Sztuka pisania o biznesie” (lub gdziekolwiek na nią natkniesz))
