Activitatea departamentului de aprovizionare la întreprindere. Departament de achizitii

După ce i-a încredințat specialiștilor gestionarea sortimentului comercial și a fluxurilor de mărfuri, conducerea determină puterile și domeniile de responsabilitate necesare, care ar trebui înregistrate în fișele posturilor și în sistemul de motivare a cumpărătorilor.

Activitatea departamentului de achiziții influențează întreaga activitate a companiei: vânzări, utilizarea eficientă a fondului de rulment, satisfacția clienților cu prețurile și sortimentul, disponibilitatea depozitului și eficiența lanțului intern de aprovizionare. Este legat de munca angajaților din aproape toate departamentele - de la contabilitate la servicii de transport. În acest sens, este necesar să se ia în considerare cu atenție aspectele organizaționale ale logisticii achizițiilor.

Cele mai complexe modele de organizare a achizițiilor sunt tipice pentru lanțurile mari de magazine. Analiza experienței interne și externe face posibilă identificarea următoarelor modele de logistică a achizițiilor pentru lanțurile de retail.

Model 1. Direct de la furnizor

Furnizorii aprovizionează direct toate magazinele din lanț cu bunuri. Evident, acesta este cel mai ineficient sistem în ceea ce privește logistica transportului, care se caracterizează și printr-un nivel ridicat de costuri.

Modelul 2. Prin centrul de distribuție

Rețeaua de comerț cu amănuntul își creează propriul centru de distribuție (distribuție). Să remarcăm aspectele pozitive ale acestei opțiuni: o scădere a stocului în depozitele magazinelor, o creștere a cifrei de afaceri și a gestionabilității stocului, asigurarea disponibilității mărfurilor la vânzările de vârf, asigurarea calității mărfurilor prin organizarea unui serviciu centralizat de calitate și simplificarea interacțiunii cu furnizorii.

În ciuda avantajelor evidente ale celui de-al doilea model, experții recomandă, în primul rând, lanțurilor mici de retail să efectueze o analiză aprofundată a profitabilității creării unui centru de distribuție.

Atunci când utilizați un centru de distribuție într-o mică rețea de vânzare cu amănuntul, pot apărea următoarele dificultăți:

• Compania trebuie să investească mult în construcția unui centru de distribuție (ținând cont de dezvoltarea rețelei), care este departe de a fi întotdeauna profitabilă.
• Perioadă lungă de rambursare pentru centrul de distribuție.
• Este posibil ca centrul de distribuție să nu fie complet încărcat, iar costurile întreținerii acestuia să fie suportate integral.
• Întreținerea și modificarea unui sistem de informații despre depozit modern și destul de complex.
• La închirierea unui depozit de distribuție, acesta nu poate fi adaptat la profilul rețelei de tranzacționare (de exemplu, nu îndeplinește cerințele de temperatură, umiditate, siguranță la incendiu).
• Nevoia de a achiziționa și utiliza propriul transport, ceea ce nu este întotdeauna justificat din punct de vedere economic.

Dacă rețeaua de vânzare cu amănuntul este mică și nu există nicio prevedere pentru o creștere a numărului de magazine, atunci puteți lua în considerare colaborarea cu o întreprindere de comerț cu ridicata (distribuitor). Bazându-se pe o logistică eficientă a distribuitorului, rețeaua poate reduce semnificativ costul achiziționării și întreținerii propriilor resurse logistice.

Astfel, decizia cu privire la ce model de organizare a logisticii achizițiilor să aleagă este luată de compania comercială în principal pe baza propriei strategii de dezvoltare și a fezabilității economice.

Lanțurile moderne de comerț cu amănuntul se dezvoltă în două direcții: creșterea eficienței gestionării rețelei de vânzare cu amănuntul și creșterea numărului de lanțuri de magazine (profitând de economiile de scară).

Modele de gestionare a lanțului de retail

Experții identifică următoarele modele de gestionare a lanțului de retail și logistica achizițiilor sale:

Model de investiții

Presupune prezența unui centru de investiții și consolidare cu facilități comerciale independente. Acest model este mai des folosit de companiile comerciale care nu sunt conectate în rețea în sensul complet al cuvântului. Acestea sunt unite fie de investitori comuni, fie de o marcă comercială comună.

Avantajele acestui model: sarcinile de management în biroul central sunt simplificate, iar inițiativa locală este posibilă.

Dezavantaje: incapacitatea de a profita de structura rețelei, dependența de calificările administratorilor de magazine, lipsa consolidării achizițiilor.

Model de susținere

Centrul determină politica de cumpărare (furnizori, nomenclatură și prețuri de cumpărare), dar magazinele sunt independente în gestionarea operațională. Pentru centru, eficiența ridicată a informațiilor privind starea unităților de vânzare cu amănuntul nu este prea importantă. Acest model este utilizat de o parte semnificativă a companiilor de retail din Rusia și implementează cu succes una dintre principalele sarcini ale rețelei de retail - consolidarea politicii de cumpărare. Cel mai adesea, acest model de management este ales de comercianții cu amănuntul, care delegă funcțiile de interacțiune operațională cu furnizorii managerilor de magazine.

Avantajele acestui model: flexibilitate în gestionarea unui anumit magazin de către managerii locali.

Dezavantaje: creșterea excesivă a aparatului de gestionare și, ca urmare, costuri ridicate.

Model centralizat

Aceasta este cea mai eficientă organizație a unei companii de tranzacționare în rețea. Un singur centru de control delegă să stocheze funcțiile care sunt minim necesare pentru a participa la operațiunile logistice (comandarea mărfurilor, inventarierea, reevaluarea). În același timp, lanțul poate include magazine cu același format sau diferite.

Avantajele acestui model: reducerea costurilor, utilizarea eficientă a aparatului de gestionare atunci când acesta este concentrat într-un singur centru. De fapt, acesta este un control de la distanță al instalațiilor de vânzare cu amănuntul, care face posibilă intensificarea tuturor proceselor de afaceri ale unei companii comerciale și, în consecință, obținerea unui avantaj competitiv semnificativ.

Dezavantaje: dependența de funcționarea neîntreruptă și eficientă a informației și a sistemului informatic.

Modelul tăvii

Acest model presupune concentrarea deplină a managementului în centru și minimizarea funcțiilor de management în magazin (cu excepția vânzării de bunuri către clienți). Biroul central găzduiește sistemul informațional și ține evidența circulației mărfurilor, iar întregul aparat de gestionare a rețelei este concentrat acolo.

Avantajele acestui model: economii mari în resurse tehnice și de muncă.

Dezavantaje: este exclusă livrarea directă a mărfurilor către magazin, luând în considerare slabă particularitățile locale ale activităților magazinului.

Model hibrid

Unele facilități de vânzare cu amănuntul ale lanțului sunt gestionate central, unele magazine pot funcționa pe o exploatație sau, de exemplu, pe un principiu de loterie. O metodă similară de gestionare se găsește la companiile de retail care construiesc lanțuri naționale mari. În același timp, clusterele regionale pot acționa ca unități care funcționează conform unui model de management centralizat. În cadrul acestor structuri, se aplică fie un model de guvernanță centralizat, fie un model hibrid.

Avantajele acestui model: practic singura metodă de management posibilă pentru lanțul de retaileri naționali și internaționali, oferind o politică de produs unificată.

Dezavantajele sunt similare cu dezavantajele modelului de gestionare a exploatației, dar pot fi reduse semnificativ dacă tufele teritoriale sunt gestionate printr-o metodă centralizată sau de loterie.

Funcțiile departamentului de achiziții

Departamentul de achiziții este o divizie în care se iau decizii cu privire la achiziționarea de bunuri, se încheie contracte pentru furnizarea de produse, se soluționează problemele de selecție a furnizorilor, se stabilesc cerințe privind calitatea produselor etc. Consumatorii interni ai rezultatelor serviciului de achiziții sunt alte diviziuni funcționale ale întreprinderii care necesită produse achiziționate.

Importanța acestei diviziuni în structura unei societăți comerciale poate fi cu greu supraestimată, la fel cum este dificil să supraestimăm importanța unei logistici de achiziții organizate corespunzător pentru funcționarea întregii întreprinderi.

În principiu, achiziționarea de resurse în cadrul companiei poate fi construită central sau descentralizată. Dacă compania abordează procesul din punctul de vedere al descentralizării, angajații din diferite divizii structurale vor efectua în mod independent achiziții, fiecare pentru propriul departament. Avantajul acestei abordări este faptul că utilizatorul își cunoaște nevoile mai bine decât oricine altcineva. Procesul de cumpărare poate fi mai rapid cu această abordare.

Cu toate acestea, există mult mai multe avantaje în ceea ce privește achizițiile centralizate, motiv pentru care aproape toate companiile, în afară de cele mai mici, utilizează această abordare a achizițiilor. Atunci când achiziționează într-un mod centralizat, este desemnată o anumită persoană sau se creează un departament de achiziții cu autoritatea de a achiziționa resurse în interesul tuturor diviziilor întreprinderii comerciale.

Specialiștii din departamentul de achiziții al companiei sunt responsabili pentru achiziționarea de produse în conformitate cu solicitările primite de la consumatorii interni sau monitorizează independent apariția cerințelor de resurse. În cadrul departamentului de achiziții în sine, operațiunile care alcătuiesc procesul de afaceri Achiziții sunt adesea specializate în continuare pentru a dezvolta profesionalismul managerilor de achiziții.

Centrele de cumpărare ale marilor lanțuri de vânzare cu amănuntul constau de obicei din departamente responsabile cu achiziționarea unei părți din gama de produse. Distribuția sortimentului între departamente se bazează adesea pe similaritatea caracteristicilor produsului. Această distribuție a forței de muncă permite cumpărătorilor să acumuleze cunoștințe maxime despre produsul lor. Cu cât este mai mare retailerul, cu atât este mai îngustă specializarea angajaților din centrul său de achiziții.

Într-o companie mică, unde departamentul de achiziții este reprezentat de o singură persoană, în mod firesc, nu va exista o separare a funcțiilor.

Obiectivele departamentului de aprovizionare

Obiectivele departamentului de achiziții (servicii) al oricărei companii producătoare sau comerciale:

• Achiziționați bunuri și servicii la cel mai bun preț.
• Mențineți o rotație de inventar ridicată.
• Asigurați livrarea bunurilor la timp.
• Achiziționați mărfuri de înaltă calitate garantată.
• Mențineți parteneriate prietenoase cu furnizori de încredere.
• Maximizați valoarea afacerii.
• Colaborați și interacționați eficient cu alte departamente ale companiei.
• Contribuiți la realizarea obiectivelor strategice ale companiei, inclusiv la implementarea strategiei sale logistice.
• Reduceți ponderea costurilor de achiziție în costurile totale de logistică.
• Mențineți o contabilitate automată eficientă a bunurilor achiziționate și susțineți alte fluxuri de informații care apar în cursul activităților de achiziții.
• Dezvoltă și stimulează activități, îmbunătățește calificările managerilor de achiziții.

Prioritățile pentru atingerea fiecărui obiectiv sunt determinate de o anumită companie, în funcție de strategia de afaceri adoptată. De exemplu, pentru o companie care urmărește o strategie de reducere a costurilor, prioritatea va fi atingerea primului obiectiv din lista de mai sus. În condiții de lipsă a unui anumit tip de resurse, prioritatea va fi asigurarea aprovizionării lor neîntrerupte, astfel încât cursul normal al procesului de producție sau comercializare să nu fie perturbat, iar în perioadele de saturație a pieței mărfurilor, este deosebit de important
devine menținerea cifrei de afaceri a societății comerciale la nivelul cerut minimizând în același timp investițiile în stoc.

Să luăm în considerare în detaliu principalele obiective ale activităților din domeniul organizării și gestionării achizițiilor.

Timpul de livrare

Întârzierea achizițiilor poate perturba programul de producție, ceea ce va implica costuri generale mari, iar bunurile cumpărate mai devreme de data planificată pun o povară suplimentară asupra fondului de rulment și a depozitului întreprinderii.

Dimensiunea lotului

Dimensiunea optimă a lotului de livrare, adică respectarea unei corespondențe exacte între volumul de aprovizionare și nevoile acestora. Un volum excesiv sau insuficient de resurse furnizate afectează negativ echilibrul fondului de rulment, stabilitatea producției sau stabilitatea vânzărilor unei întreprinderi comerciale.

Calitatea produsului

Menținerea și îmbunătățirea calității produselor achiziționate. Resursele achiziționate trebuie furnizate de calitatea necesară, altfel produsul final produs de întreprindere nu va îndeplini standardele acceptate. Este necesară îmbunătățirea constantă a calității achizițiilor pentru a asigura competitivitatea bunurilor și serviciilor achiziționate.

Găsirea celor mai mici prețuri

Căutare și cumpărare de bunuri și servicii la cele mai mici prețuri. Această sarcină este relevantă în special pentru întreprinderile comerciale, deoarece activitatea de cumpărare necesită o cantitate mare de fond de rulment, iar lipsa fondului de rulment, după cum arată experiența, este una dintre principalele probleme ale afacerilor rusești. Profiturile generate de achiziționarea la prețuri mai mici și, în special, de reducerea costurilor generale de logistică, pot fi semnificative.

Cercetare de piață

Cercetarea pieței de aprovizionare. Departamentul de achiziții ar trebui să colecteze și să evalueze în mod regulat informații pentru a determina cele mai bune surse de cumpărare și pentru a optimiza gama de bunuri achiziționate.

La organizarea activității departamentului de achiziții, ar trebui să se țină seama de nivelul de dezvoltare a logisticii achizițiilor din companie. Experții identifică patru etape principale în evoluția logisticii achizițiilor, ale căror caracteristici sunt prezentate în tabelul de mai jos:

Departamentul de aprovizionare (serviciu) este o divizie funcțional separată a companiei, care are contacte strânse cu alte structuri. Astfel, angajații departamentului de achiziții efectuează achiziții, comandând bunuri de la furnizori și transmit informații despre comenzi către departamentul de transport. Departamentul de transport preia funcția de a muta fizic marfa de la furnizor la depozitele companiei, unde la sosire transferă marfa către angajații din depozit. Depozitul depozitează bunuri. Divizia Operațiuni
contabilitatea se angajează în logistica informațională. În legătură cu astfel de legături strânse pentru organizarea rațională a logisticii achizițiilor, este necesar să se acorde o atenție constantă menținerii unor relații de lucru eficiente între departamentul de aprovizionare și alte diviziuni structurale ale întreprinderii.

Pe baza importanței organizării eficiente a achizițiilor pentru orice întreprindere, este necesar să se monitorizeze și să se analizeze sistematic logistica achizițiilor.

Indicatori de performanță a achizițiilor

Ghidat de funcțiile departamentului de achiziții, eficacitatea activității sale este de obicei evaluată de următorii indicatori:

• reducerea costurilor de achiziție în structura costurilor logistice generale;
• rata defectelor produselor achiziționate;
• cota achizițiilor efectuate la timp;
• numărul de situații în care resursele necesare nu erau în stoc, ceea ce a dus la întreruperi în programul de producție sau la îndeplinirea unei comenzi a clienților;
• numărul și motivele modificărilor aduse comenzilor din vina serviciului de achiziții;
• numărul de cereri primite și completate;
• ponderea costurilor de transport în structura costurilor totale de achiziție etc.

Funcții manager de achiziții

Fiecare etapă a procesului de achiziții este o oportunitate de a genera mai mult profit pentru companie. Aceasta este alegerea celui mai bun furnizor, obținerea celor mai bune prețuri, comandarea cantității corecte de mărfuri, o metodă eficientă de transport, minimizarea pierderilor din mărfurile defecte - pe scurt, tot ceea ce compania poate reduce costul logisticii de achiziții și astfel poate realiza profituri mai mari. Și toate instrumentele pe care un manager de achiziții le folosește în munca sa există tocmai pentru a-l ajuta să ia decizii corecte și să controleze procesul de circulație a mărfurilor.

Rolurile și responsabilitățile managerului de achiziții pot varia de la o companie la alta. Cercetătorii disting următoarele modele de cumpărători (A. Klimenko, Motivație sau imitație? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Model de interpret

Când volumul producției sau volumul vânzărilor viitoare pentru fiecare articol de bunuri este cunoscut cu un grad ridicat de încredere, sarcina cheie a managerului de achiziții se reduce exclusiv la implementarea strictă a planului de achiziții.

Model expert

Sarcina expertului este de a găsi produse care vor fi vândute într-o perioadă scurtă de timp.

Model genial

Sarcina „geniului” este de a găsi un vânzător care este gata să ofere bunuri de cea mai înaltă calitate la cele mai mici prețuri și să ofere întârzieri de plată imense și, cel mai bun dintre toate, plata
faptul vânzării și cu dreptul de a returna copii nevândute.

Model logistic

Uneori, datorită particularităților unor piețe, precum și dimensiunii și vârstei companiei, sarcinile de a găsi furnizori, de a găsi cele mai mici prețuri nu sunt principalele pentru departament
achiziții. Toți furnizorii sunt cunoscuți, condițiile sunt convenite și nu fac obiectul unor modificări majore. Într-o astfel de situație, sarcina principală a managerului de achiziții devine optimizarea, adică asigurarea fluxului de resurse în conformitate cu regula logistică „Șapte H”.

Înainte de a introduce un sistem de motivație pentru managerii de achiziții, compania trebuie să dezvolte o politică clară de achiziții. În funcție de modelul preferat de cumpărători pentru implementarea acestei politici („expert”, „executant” etc.), este necesar să se selecteze personal, să se creeze un sistem pentru controlul acestora și să se utilizeze indicatorii sistemului de motivație.

Scopul principal al unui manager de achiziții este de a furniza resurselor (bunuri și servicii) procesului de producție sau comercial al companiei.

Pentru a atinge acest obiectiv, managerul de achiziții îndeplinește următoarele funcții:

• Asigură disponibilitatea mărfurilor în cantitatea și intervalul optim.
• Oferă obiective pentru cifra de afaceri a grupurilor de produse.
• Pregătește comenzi pentru furnizori.
• Urmărește progresul comenzii.
• Monitorizează în mod regulat disponibilitatea și vânzările de bunuri la cerere mare pentru a preveni lipsa acestora.
• Studierea noilor propuneri ale furnizorilor, condițiile pieței.
• Rezumă și comunică informațiile primite conducerii.

Informează în timp util diviziunile companiei cu privire la noile oferte și sosiri de bunuri, asigură disponibilitatea informațiilor necesare despre bunuri în sistemul informațional și contabil al companiei.

În funcție de sarcinile îndeplinite, sunt determinate domeniile cunoștințelor și abilităților profesionale.

Managerul de achiziții ar trebui să știe:

• metode de gestionare a fluxurilor financiare în logistică;
• toate componentele contractului de furnizare;
• factorii luați în considerare la alegerea furnizorului și transportatorului;
• modalități de îmbunătățire a eficienței gestionării achizițiilor cu ajutorul tehnologiei informației;
• utilizarea schimbului electronic de date la interacțiunea cu furnizorii;
• metode de achiziție;
• operațiuni care alcătuiesc procesul de cumpărare;
• funcții îndeplinite de diverși intermediari în procesul de îndeplinire a comenzilor;
• procedura de întocmire a unui contract;
• sancțiuni aplicate în caz de nerespectare a termenilor contractului;
• etica comunicării în afaceri.

Un manager de achiziții ar trebui să poată:

• alegeți în mod rezonabil cele mai bune condiții de livrare;
• întocmește corect documentele necesare;
• să stabilească interacțiunea departamentului de achiziții cu alte departamente;
• evaluează și selectează un furnizor;
• să primească și să analizeze informații despre gama de bunuri oferite de furnizori;
• revizuirea pieței furnizorilor;
• analizează fiabilitatea furnizorului;
• analizați condițiile de livrare oferite de furnizori;
• negociază cu furnizorii (în ceea ce privește determinarea prețurilor, termenelor de livrare etc.);
• comparați ofertele primite de la diferiți furnizori;
• analizează și întocmește contracte;
• construiți relații de afaceri puternice cu furnizorii care consolidează imaginea și reputația companiei lor;
• îndepliniți în timp util toate acordurile cu furnizorii, nu lăsați nicio problemă fără răspuns;
• ia măsuri pentru a achita datoriile în decontări cu furnizorii.

Pentru îndeplinirea cu succes a îndatoririlor profesionale, este important ca un cumpărător să aibă o mentalitate analitică, o gândire sistemică, să fie atent, capabil să acționeze eficient în situații de stres, să își controleze activitățile, să poată planifica și stabili priorități, să aibă un vocabular activ activ și să poată transmite clar gândurile lor persoanelor cu nivel de educație diferit.

Un loc special îl ocupă abilitățile comunicative, precum persuasiunea, negocierea, stăpânirea tehnicilor de comunicare de bază, capacitatea de a face compromisuri (cu furnizorii și alte departamente ale companiei), activitatea, perseverența, capacitatea de a-și atinge obiectivul, responsabilitatea și decența. , rezistență la stres, rezistență și răbdare în situații de conflict.

Managerul de achiziții lucrează cu cantități mari de informații. Acestea sunt informații despre furnizori, despre comanda de livrare, transport și plată. Activitatea analitică a managerului de achiziții este de a compara prețurile, calitatea, termenele de livrare și de a alege cea mai bună opțiune; în analiza pieței produselor. În același timp, un loc special este ocupat de procesul decizional într-un timp scurt.

Managerul de achiziții lucrează în birou. Practic, activitățile sale se desfășoară folosind mijloace precum telefonul, faxul, internetul, computerul (lucrează cu programe profesionale, cu baze de date, cu Internet; scrierea rapoartelor etc.).

Dificile pentru majoritatea profesioniștilor din domeniul logisticii achizițiilor sunt conflictele cu departamentul de vânzări (departamentul de producție), problemele de interacțiune cu furnizorii dificili (de exemplu, cu monopolii de pe piață).

Direcțiile de dezvoltare profesională a managerului de achiziții sunt: \u200b\u200bîmbunătățirea metodelor de comunicare profesională; instruire în abilități de negociere; stăpânirea abilităților de planificare a unei zile de lucru și organizarea procesului de achiziții; dezvoltarea muncii în echipă; îmbunătățirea cunoștințelor în domeniul producției, studierea tipurilor și tipurilor de produse, cererea clienților și tehnologiile de vânzare, aspectele legale ale achizițiilor.

Evaluarea și motivația managerului de achiziții

Un aspect important al organizării muncii unui manager de achiziții este dezvoltarea și implementarea unui sistem de motivație pentru munca sa. În timpul dezvoltării, compania determină ce indicatori vor afecta salariul managerilor de achiziții, stabilește indicatori cantitativi și mecanisme de salarizare pe baza indicatorilor adoptați. Compania trebuie apoi să comunice cumpărătorilor politica de remunerare și să instituie un sistem de stimulare.

Motivația cumpărătorului ar trebui să decurgă din îndatoririle și puterile sale funcționale. Sistemul de motivație al managerului de achiziții se bazează de obicei pe următorii indicatori:

• îndeplinirea planului de achiziții;
• dinamica nivelului prețurilor pentru bunurile achiziționate;
• cifra de afaceri a bunurilor achiziționate;
• procentul de completare a cererilor de cumpărare de bunuri.

În funcție de specificul afacerii, la cei enumerați mai sus se pot adăuga următorii indicatori: procentul de produse defecte în produsele furnizate, procentul de cereri de resurse incomplet îndeplinite, procentul de reclamații etc.

Toți indicatorii sistemului de motivație al cumpărătorului ar trebui să fie legați de rezultatele activităților de achiziții pe care acesta le poate influența cu adevărat (adică, care depind de munca sa).

În plus, acești indicatori ar trebui să fie importanți pentru o anumită întreprindere (de exemplu, o scădere a primirii deșeurilor, o creștere a cifrei de afaceri din inventar). După cum arată practica, salariul unui manager de achiziții este de cel puțin 50% din remunerația totală. Partea bonus este calculată în funcție de indicatorii prestabiliți de evaluare a performanței.
Tabelul de mai jos prezintă indicatorii de evaluare ai managerului de achiziții al unei societăți comerciale cu amănuntul (44 - Buzukova E. Achiziții și furnizori. Curs de gestionare a sortimentului în comerțul cu amănuntul. Pp. 218-219).

Un indicator important al evaluării managerului de achiziții este adeziunea sa la etica profesională.

Etica profesională a cumpărătorilor include aspecte ale relațiilor cu furnizorii precum:

• respectarea intereselor companiei dumneavoastră;
• confidențialitatea informațiilor;
• competitie corecta;
• atitudine față de cadourile de afaceri de la furnizori.

Există următoarele opinii cu privire la acceptabilitatea cadourilor de la furnizori:

1. Cumpărătorii nu au voie să accepte cadouri, cadourile primite trebuie returnate.
2. Cumpărătorii pot păstra cadouri promoționale, de exemplu, pixuri, calendare, caiete etc.
3. Cumpărătorii trebuie să decidă singuri dacă cadoul este un semn de atenție, bunăvoință sau o încercare de luare de mită comercială.

Cu oricare dintre opțiunile alese în companie, este recomandabil să purtați conversații cu cumpărătorii, în timpul cărora le reamintesc existența standardelor etice în companie, explicând necesitatea respectării acestora.

Ca o ilustrare a importanței laturii etice a logisticii achizițiilor, cităm standardele de achiziții formulate de Institute for Supply Management (SUA) (Lysons K., Gillingham M. Procurement and Supply Chain Management. P. 797.):

1. În primul rând, să respectați interesele companiei dvs.
2. Fiți deschis la sfatul și consultarea colegilor.
3. Efectuați achiziții luând în considerare doar interesele companiei dvs. și cheltuind fiecare dolar cu înțelepciune.
4. Obțineți cunoștințe active despre materialele achiziționate și procesele de fabricație
5. Lucrați sincer și deschis, respingând orice formă de luare de mită.
   Demonstrați o atitudine binevoitoare față de toți cei care o merită.
6. Respectați și cereți respectul celorlalți pentru îndatoririle lor.
7. Evitați conflictele.
8. Ajutați și sfătuiți colegii pe măsură ce apare nevoia.
9. Cooperează cu toate organizațiile și oamenii specifici care sunt chemați să ridice statutul acestei profesii.

Serviciul de informare al departamentului de achiziții

Pentru a gestiona logistica achizițiilor, o întreprindere trebuie să aibă sisteme de informații pentru gestionarea indicatorilor de performanță. Aceștia ar trebui să ofere capacitatea de a analiza și controla amănunțit execuția procesului de cumpărare.

Asistența semnificativă în analiza procesului de furnizare a resurselor companiei, formarea comenzilor către furnizori poate fi obținută utilizând software-ul potrivit. În același timp, este necesar să se acorde atenție capacității programului de a genera rapoarte analitice. Fiecare întreprindere, utilizând un sistem informatic computerizat, își formează propriul complex de raportare a achizițiilor pe baza obiectivelor și obiectivelor formulate de conducerea superioară.

După cum arată practica, sunt distribuite rapoarte și indicatori care reflectă următoarele aspecte ale achizițiilor:

1. Condițiile de cumpărare ale pieței:
   • modificări ale prețurilor pentru bunurile cumpărate;
   • modificări ale raportului cerere-ofertă pe piață;
   • prognozele dinamicii pieței bunurilor achiziționate.
2. Analiza costurilor de inventar:
   • investiții în inventar;
   • livrări zilnice (zece zile, lunare) și volumul comandat al livrărilor de către principalele grupuri de mărfuri;
   • cifra de afaceri pe grupe de bunuri achiziționate;
   • analiza reducerilor primite;
   • analiza stocurilor în exces.
3. Eficiența operațiunilor de achiziție:
   • analiza calității bunurilor cumpărate;
   • proporția livrărilor finalizate la timp;
   • analiza cazurilor de lipsă a bunurilor necesare în depozit;
   • numărul de modificări aduse comenzilor;
   • timpul de livrare a bunurilor achiziționate;
   • productivitatea muncii angajaților din departamentul de achiziții;
   • schimbări de preț rezultate din negocieri, lucrări analitice, îmbunătățirea ambalajului, raționalizarea transportului etc;
   • costuri de transport.
4. Fiabilitatea furnizorului:
   • ponderea livrărilor restante și a refuzurilor de livrare;
   • pierderi din vânzări pierdute;
   • cota livrărilor incomplet finalizate;
   • calitatea serviciilor de transport furnizate de furnizori și transportatori.

Indicatorii de mai sus de control și evaluare a logisticii achizițiilor reprezintă o parte necesară a suportului informațional pentru gestionarea lanțului de aprovizionare.

Capacitățile analitice ale sistemelor informatice și informatice ar trebui să ofere managerilor de achiziții o imagine completă și clară a tuturor indicatorilor legați de achiziții. Astfel, standardele minime de stoc sunt utilizate pentru a controla nivelul stocurilor și reprezintă baza pentru generarea comenzilor automate către furnizori. Atunci când folosește comenzi automate, managerul de achiziții își petrece timpul doar pentru ajustarea comenzilor generate, ceea ce reduce semnificativ timpul petrecut, deoarece nu are nevoie să vizualizeze soldurile bunurilor.

Cu ajutorul software-ului de logistică a achizițiilor, se efectuează o analiză sistematică a condițiilor pieței și a activității furnizorilor de bunuri. Aceasta oferă companiei cumpărătoare informații complete despre condițiile de achiziționare a bunurilor necesare și face posibilă luarea unor decizii optime de cumpărare.

Sistemele informatice trebuie să ofere posibilitatea de a prezice lipsa probabilă de bunuri, care poate duce la întreruperi în procesul de tranzacționare, la pierderea vânzărilor și, prin urmare, la costuri mai mari și profituri mai mici. Informațiile despre posibilele întreruperi ale aprovizionării primite în avans de la furnizori ne permit să ne pregătim în avans și să minimizăm posibilele pierderi.

Sistemele informatice moderne ar trebui să îmbunătățească integrarea informațională a companiei cu furnizorii săi, să crească nivelul de cooperare între părțile care intră în lanțul de aprovizionare a produselor și să reducă costurile de tranzacție.

Majoritatea produselor software care automatizează gestionarea achizițiilor și sunt de obicei incluse într-un sistem informatic de computer conțin un modul de cumpărare, care îndeplinește următoarele funcții principale:

• Monitorizarea relațiilor contractuale cu furnizorii și transportatorii. Monitorizarea îndeplinirii obligațiilor de plată a livrărilor.
• Urmărirea programului de livrare cu prezicerea orei de sosire a mărfurilor la depozit.
• Generarea de documente necesare pentru acceptarea mărfurilor la depozit, cu distribuire automată către persoanele responsabile financiar.
• Aducerea cererilor către furnizor (transportator, expeditor de mărfuri) privind gama, cantitatea și calitatea produselor furnizate.
• Automatizarea tuturor operațiunilor pentru primirea, consumul și mișcarea internă a activelor materiale în depozite.
• Contabilitatea tuturor tranzacțiilor utilizând carduri de control al inventarului completate automat pe baza documentelor primare.
• Contabilizarea valorilor materiale în diferite unități de măsură.
• Efectuarea operațiunilor de depozit în conformitate cu normele contabile actuale.
• Menținerea unei liste a persoanelor responsabile financiar cu repartizarea în depozite și grupuri de active materiale.
• Contabilitatea actelor de inventar și generarea unei liste de inventar.
• Informații operaționale complete despre cantitatea, calitatea, termenul de valabilitate, adresa de depozitare, furnizorul și transportatorul (expeditorul) fiecărui articol al bunurilor achiziționate în orice moment.
• Furnizarea de informații despre stocurile excesive și deficitare

Sistemele informatice informatice asigură stocarea și utilizarea informațiilor despre contractele existente cu furnizorii, în conformitate cu care sunt plasate comenzile, clasificarea produselor mărcilor cumpărate, registrul furnizorilor.

Pentru a forma o bază de furnizori de bunuri, o condiție necesară este monitorizarea constantă a indicatorilor lor de performanță. Sistemul informațional al companiei ar trebui să permită istoricul fiecărui furnizor și datele care să reflecte dinamica indicatorilor de performanță. Această bază de date acumulează informații despre potențiali furnizori pentru implementarea procedurii de selecție și tranziția către colaborarea cu un alt furnizor.

Baza de date a furnizorilor, pe lângă numele fiecărui furnizor, trebuie să conțină:

• detalii de contact ale angajaților specifici ai companiei furnizorului;
• detalii bancare;
• condițiile de muncă, reducerile, bonusurile și alte acorduri, cu istoricul dezvoltării acestora;
• liste de prețuri în funcție de care s-au făcut achiziții;
• istoricul tuturor comenzilor de la furnizor cu returnări disponibile, defecte, întârzieri și sub-livrare;
• credite de marfă curente și maxime, condiții de plată;
• numele bunurilor furnizate;
• prețul sau gama de prețuri în funcție de reducerile oferite pentru volumul achizițiilor, condițiile de plată etc;
• ambalaje sau alte date importante pentru transportul mărfurilor.

După ce comanda de achiziție a fost trimisă furnizorului, managerul de achiziții trebuie să poată monitoriza progresul acesteia utilizând sistemul informațional. În același timp, toate abaterile în îndeplinirea obligațiilor de către furnizori sunt înregistrate astfel încât managerul să poată evalua calitatea muncii lor. După ce compania primește bunurile comandate, noi informații sunt introduse în sistemul informațional al departamentului de achiziții. Această operațiune include menținerea unei baze de documente:

• un jurnal de comenzi, care înregistrează toate comenzile în funcție de număr și afișează starea fiecărei comenzi (finalizată, neîncheiată complet, neexecutată);
• un registru al comenzilor de cumpărare care conține copii ale tuturor comenzilor de cumpărare;
• un registru de mărfuri care arată toate achizițiile fiecărui produs (data, furnizorul, cantitatea, prețul, numărul comenzii de cumpărare);
• un registru de furnizori care arată toate achizițiile făcute de la el.

Un aspect la fel de important al suportului informațional pentru logistica achizițiilor este gestionarea fluxurilor interne de informații care circulă între diviziile întreprinderii.

De exemplu, tabelul de mai jos prezintă fluxurile de informații care există între departamentul de achiziții și depozit (departamentul de recepție) (Buzukova E. Achiziții și furnizori. Curs de gestionare a sortimentului în comerțul cu amănuntul. P. 386.)

Rețineți că în întreprinderile comerciale, schimbul de informații devine mai complicat datorită gamei largi de mărfuri, a actualizării rapide a acestora și a structurii complexe a descrierii fiecărui nume de produs. În acest sens, principalele caracteristici ale acceptării mărfurilor în societățile comerciale sunt:

• prezența unui număr mare de furnizori;
• condiții diferite de ambalare;
• încărcarea vehiculelor în vrac (în cutii, fără utilizarea de echipamente de descărcare mecanizate) și pe paleți;
• acceptarea produselor cu recalcularea nu numai a numărului de locuri, ci și pe unități de produse în pachete;
• varietate de vehicule care livrează mărfuri;
• nerespectarea termenelor de livrare;
• diverse cerințe ale furnizorilor pentru procedura de acceptare a produselor, identificarea produselor defecte și procedura de depunere a reclamațiilor;
• compoziția diferită a pachetului de documente care însoțesc mărfurile.

Aceste caracteristici încă nu permit crearea unei singure tehnologii pentru lucrul cu toți furnizorii, crearea unui spațiu unic de informații și obținerea unui flux unic de documente, care reduce calitatea logisticii achizițiilor.

Astfel, un domeniu important este îmbunătățirea suportului informațional al logisticii achizițiilor, care va permite companiilor să creeze lanțuri de aprovizionare integrate care să minimizeze costurile, să formeze un spațiu unic de informare și o singură procedură de flux de documente.

O descriere detaliată a postului pentru orice angajat, de regulă, are următoarea structură:

1. Dispoziții generale.
2. Funcții și sarcini.
3. Responsabilitatile locului de munca.
4. Drepturile.
5. Responsabilitate.
6. Ore de lucru.
7. Relații.

Pentru referință: legiuitorul nu stabilește cerințe privind conținutul și forma instrucțiunii, din care se poate concluziona că fiecare angajator are dreptul, la discreția sa, de a completa secțiunile de mai sus sau de a le scurta.

Mai jos vom analiza conținutul părților documentului în detaliu. Să începem cu o analiză a responsabilităților postului angajatului, deoarece această secțiune în practică ridică cele mai multe întrebări.

Responsabilitățile șefului departamentului de aprovizionare

Secțiunea din instrucțiunea „Responsabilitățile postului șefului de aprovizionare”, de regulă, include următoarea listă:

• managementul departamentului de aprovizionare;
• organizarea muncii pentru a furniza întreprinderii materiile prime necesare, materialele etc;
• asigurarea controlului asupra stării materiilor prime;
• elaborarea planurilor pentru aprovizionarea materială și tehnică a companiei și gestionarea implementării acestora;
• participarea la încheierea de contracte pentru sprijinul material și tehnic al organizației;
• participarea la verificarea încărcăturii sosite și a siguranței ambalajului acestora;
• efectuarea de cercetări pe piața serviciilor în vederea selectării celor mai favorabile condiții de cooperare;
• raportarea cheltuielilor de fonduri etc.

Lista responsabilităților de serviciu ale unui angajat poate varia în funcție de direcția întreprinderii, de cercul subordonaților acestuia și de prezența / absența unui departament în compania care desfășoară activități similare, dar la o scară mai mică (de exemplu , logistică).

Drepturile și responsabilitățile șefului departamentului achiziții

Secțiunea din fișa postului „Drepturile angajaților” include o listă a drepturilor cu care angajatul este înzestrat pentru îndeplinirea atribuțiilor care îi sunt atribuite. În majoritatea cazurilor, acestea includ următoarele:

• capacitatea de a controla activitățile angajaților din subordine și de a le oferi instrucțiuni adecvate;
• reprezentarea intereselor organizației în negocierile cu companii terțe cu privire la aspecte aflate în competența șefului departamentului de achiziții;
• interacțiunea cu alte departamente și servicii ale întreprinderii;
• luarea deciziilor în cadrul competenței;
• cererea conducerii de a crea condiții pentru implementarea procesului de lucru

În partea de instrucțiuni, care este dedicată descrierii responsabilității angajatului (uneori combinată cu o secțiune privind drepturile), este necesar să se reflecte informații despre responsabilitatea șefului departamentului de achiziții în cadrul activităților sale. În special, putem vorbi despre:

Nu-ți știi drepturile?

• privind răspunderea disciplinară (pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea inexactă a îndatoririlor oficiale);
• administrativ (în cazul încălcării normelor legislației administrative);
• criminal (dacă angajatul săvârșește o infracțiune).

În ceea ce privește materialul, angajatul său poartă în cadrul acordului de răspundere materială încheiat cu acesta, în care este prescris volumul acestuia (integral, parțial, colectiv etc.).

Dispoziții generale, program de lucru, funcții și procedura de interacțiune

Secțiunea „Dispoziții generale” indică numele funcției și diviziei - locul de muncă al angajatului în conformitate cu tabelul de personal aprobat la întreprindere, precum și procedura de numire a unui angajat într-un post și scoaterea acestuia din funcție . Aici este indicat să stabiliți procedura de înlocuire a unui angajat în cazul absenței acestuia și să furnizați o listă a actelor de reglementare și locale, ale căror dispoziții ar trebui să fie ghidate în activitățile sale. Este recomandabil să înregistrați în această secțiune cerințele de calificare pentru profesie.

Secțiunea „Funcții și sarcini” prezintă principalele domenii de lucru ale șefului departamentului achiziții și domeniul de activitate al acestuia. De asemenea, poate indica activități specifice care vizează îndeplinirea sarcinii principale. De exemplu, sarcina principală a șefului departamentului de achiziții este de a furniza organizației resurse materiale și tehnice. Pentru a face acest lucru, el trebuie să întocmească liste de nevoi, să caute furnizori etc.

Secțiunea „Programul de lucru” include o indicație a programului de servicii al angajatului, luând în considerare:

• disponibilitatea schimburilor;
• munca de weekend;
• schimburi etc.

Cu toate acestea, dacă informații despre acest lucru sunt disponibile în contractul de muncă al angajatului, este posibil ca această secțiune să nu fie inclusă în fișa postului.

În secțiunea „Relații”, trebuie să specificați ordinea de interacțiune dintre șeful departamentului de achiziții cu alte servicii și departamente ale companiei, dacă este necesar, construind un lanț de schimb de documente.

Procedura pentru elaborarea și aplicarea fișei postului șefului departamentului aprovizionare

Descrierea postului pentru șeful departamentului de achiziții este de obicei elaborată de un angajat al departamentului de personal sau de un angajat care se ocupă de protecția muncii la întreprindere. Mai mult, documentul este predat spre aprobare superiorului imediat al angajatului (de exemplu, directorul departamentului), care, pe baza rezultatelor luate în considerare, are dreptul să modifice instrucțiunile și să își exprime comentariile. După revizuire, documentul este supus aprobării șefului organizației.

Șeful departamentului de achiziții se familiarizează cu textul instrucțiunilor de angajare. Ca semn al acordului cu termenii documentului, el își pune semnătura fie într-un loc special desemnat al instrucțiunii, fie într-o foaie de cunoștințe atașată acestuia. Dacă, dintr-un anumit motiv, angajatul refuză să semneze, se întocmește un act adecvat în acest sens.

Notă: înainte de a refuza să semnați documentul din cauza dezacordului cu anumite puncte, este recomandabil să negociați cu șeful organizației și să vă explicați punctul de vedere. Este foarte posibil ca conducerea să ia în considerare comentariile și modificările propuse în instrucțiuni.

Dacă este necesar să se modifice în viitor atribuțiile angajatului, șeful organizației are dreptul să facă acest lucru numai cu acordul angajatului, întrucât legiuitorul interzice schimbarea unilaterală a funcției de lucru a angajatului.

Pentru a evalua eficiența departamentului de achiziții, este necesar să se efectueze o analiză inițială sau generală a activităților. O astfel de analiză poate fi realizată luând în considerare aspecte precum: acceptarea cererilor pentru valori materiale și tehnice, analiza și procesarea cererilor, comunicarea și decontările cu furnizorii, precum și controlul asupra livrării în toate etapele călătoriei și îndeplinirea clauzele contractuale.

Pentru ca procesul de achiziție să se desfășoare în mod eficient și cu cel mai mic cost al banilor și al timpului, este posibil, sau mai bine recomandat, să se utilizeze produse software specializate dezvoltate individual pentru întreprindere, în funcție de specializarea acesteia.

Schema logică a eficienței este simplă: simplificarea procesului de monitorizare a achizițiilor și a aprovizionării cu mijloace materiale și tehnice, în timp real, adică reducerea timpului petrecut pentru această operațiune, accelerează semnificativ întregul proces de achiziție. Se cheltuiește mai puțin timp pentru înregistrarea comenzilor\u003e se petrece mai puțin timp pentru procesarea și comunicarea acestora cu furnizorii\u003e procesul de achiziție (procesul de decontare) cu furnizorii este accelerat\u003e minimizarea timpilor de livrare a valorilor materiale și tehnice.

Activitatea serviciului de furnizare al întreprinderii este analizată pe baza următoarelor criterii:

plasarea optimă și executarea în timp util a comenzilor de cumpărare generale și directe;

respectarea estimării costurilor stabilite;

disponibilitatea planurilor de achiziții și calitatea pregătirii acestora;

eficiența negocierilor cu furnizorii;

metodele utilizate pentru evaluarea, clasarea și selectarea furnizorilor;

calitatea sistemelor informatice utilizate de serviciul de furnizare.

Caracteristicile activităților organizaționale ale serviciului de aprovizionare din punctul de vedere al posibilității unei gestionări eficiente, în conformitate cu conceptul de logistică, ar trebui să răspundă în mod tradițional la întrebări precum:

Ce sa cumpar?

Cât de mult să cumpere?

De la cine să cumpăr?

În ce condiții?

De asemenea, la principalele probleme, logistica adaugă propriile sarcini:

Cum să legați în mod sistematic achiziția cu producția și distribuția?

Cum să legați în mod sistematic activitățile întreprinderii cu activitățile furnizorilor?

În plus, este necesar să efectuați lucrări:

încheie un contract;

controlează executarea contractului;

aranja livrarea;

organizează depozitarea.

Ce, cât și de la cine să cumpăr - sarcinile sunt de natură complexă. În Rusia, soluția lor este complicată de faptul că, în trecutul recent, întreprinderile nu au rezolvat deloc aceste sarcini deloc.

La organizarea managementului aprovizionării cu producția, în primul rând, este necesar să se definească funcțiile departamentului de aprovizionare. Aprovizionarea întreprinderilor cu materii prime, materiale de bază și auxiliare, alte tipuri de resurse materiale și tehnice se realizează de către departamentele de asistență materială și tehnică. Funcțiile lor includ:

Planificarea nevoilor întreprinderii în resurse materiale și tehnice necesare funcționării industriilor principale și auxiliare, precum și pentru construcția operațională și de capital.

Elaborarea cererilor și specificațiilor pentru resursele materiale și tehnice necesare și transmiterea acestora către departamentele de aprovizionare cu materiale și tehnice și departamentele de planificare ale autorităților superioare.

Implementarea tuturor activităților operaționale pentru implementarea planurilor de aprovizionare (încheierea de contracte, obținerea resurselor materiale în conformitate cu fondurile alocate și în cadrul contractelor cu furnizorii etc.).

Acceptarea, plasarea, depozitarea, pregătirea pentru eliberarea și eliberarea resurselor materiale și tehnice către magazinele și serviciile întreprinderii.

Stabilirea, împreună cu departamentele de planificare și economice, tehnice și financiare ale întreprinderii, a unor norme rezonabile diferențiate de stocuri de resurse materiale și tehnice și aducerea acestor norme lucrătorilor din depozite; reglementarea dimensiunii stocurilor și controlul asupra stării acestora.

Participarea la dezvoltarea resurselor organizaționale și tehnice, înlocuirea materiilor prime și a materialelor rare cu materiale mai puțin rare.

Organizarea controlului asupra cheltuielilor de resurse materiale și tehnice de către ateliere, servicii în scopul lor.

Menținerea unei evidențe operaționale a încasărilor de resurse materiale și tehnice la întreprindere, eliberarea acestora în magazine și servicii, starea stocurilor.

În majoritatea întreprinderilor, serviciul de aprovizionare este reprezentat de departamentul de aprovizionare material și tehnic (MTS). Managementul aprovizionării materiale și tehnice la întreprindere este încredințat directorului adjunct. În subordinea sa se află departamentul de aprovizionare materială și tehnică, care asigură coordonarea acțiunilor tuturor departamentelor, angajaților și oficialilor organizației pentru a rezolva următoarele sarcini de aprovizionare:

analiza și determinarea nevoilor, calculul cantității resurselor comandate;

determinarea metodelor și formelor de aprovizionare;

selectarea furnizorilor de resurse materiale;

coordonarea prețurilor pentru resurse și încheierea contractelor cu furnizorul;

organizarea controlului calității, cantității și calendarului aprovizionării cu resurse;

organizarea plasării resurselor în depozitele întreprinderii.

Cele mai frecvent utilizate metode și forme de aprovizionare:

Achiziționarea de bunuri (resurse materiale) într-un singur lot. Aceasta implică furnizarea de bunuri într-un singur lot la un moment dat (achiziții în vrac la bursele de mărfuri, licitații, licitații, de la furnizori etc.). Avantaje: ușurința documentelor, livrarea garantată a întregului lot, reduceri comerciale sporite Dezavantaje: mare nevoie de spațiu de stocare, încetinirea cifrei de afaceri a capitalului. Achiziții regulate în loturi mici. În acest caz, cumpărătorul comandă cantitatea necesară de bunuri, care îi sunt livrate în loturi într-o anumită perioadă. Principalele avantaje: cifra de afaceri a capitalului se accelerează, deoarece bunurile sunt plătite pe măsură ce sosesc transporturile individuale; se realizează economii în spațiu de depozitare și costul menținerii stocului excesiv. Dezavantaje: probabilitatea de a comanda o cantitate excesivă de bunuri; nevoia de a plăti întreaga cantitate de bunuri. Achiziții zilnice (lunare) conform listelor de ofertă. Folosit pentru a cumpăra bunuri ieftine și utilizate rapid. Avantaje: cifra de afaceri accelerată a capitalului; reducerea costurilor de depozitare și depozitare; actualitatea livrărilor. Primirea mărfurilor după cum este necesar. Această metodă este similară cu livrarea obișnuită a mărfurilor, dar are următoarele caracteristici:

cantitatea de bunuri nu este stabilită strict, ci este determinată aproximativ;

furnizorii înainte de a îndeplini fiecare comandă contactați cumpărătorul;

se achită numai cantitatea livrată a mărfurilor;

după expirarea contractului, clientul nu este obligat să accepte și să plătească bunurile care ar trebui livrate.

Avantaje: niciun angajament ferm de a cumpăra o anumită cantitate de bunuri; accelerarea cifrei de afaceri a capitalului, un minim de documente.

Punctul de plecare în achiziții este de a determina necesitatea unui anumit produs (resurse materiale sau produse finite).

Procesul de achiziționare a materialelor include o serie de tipuri de lucrări legate în mod logic. Se disting următoarele etape ale procesului de achiziție a materialului:

pregătirea aplicațiilor;

analiza aplicațiilor;

selectarea furnizorilor;

plasarea comenzilor;

controlul asupra executării comenzilor;

finalizarea procesului de cumpărare.

Viteza mare a schimbărilor pieței, scăderea profitabilității și creșteri semnificative ale costurilor, ajungând uneori la 70% din veniturile totale, fac ca sectorul achizițiilor să fie esențial pentru a concura cu succes, dacă nu doar pentru a supraviețui pe piața internațională. Apare întrebarea corespunzătoare, cum să cheltuiți mai puțin timp și bani pentru organizarea bunurilor?

Pentru a face față acestei provocări, companiile cu gândire progresivă încearcă să integreze toate operațiunile de achiziție de la selecția furnizorului la achiziții într-un singur ciclu, transformându-l dintr-o funcție de servicii fragmentată într-una strategică. Această abordare asigură o transparență completă a întregului proces de achiziții, de la identificarea oportunităților de reducere a costurilor până la obținerea unor economii reale de costuri.

Automatizarea operațiunilor face posibilă optimizarea procesului de achiziție pentru toate bunurile și serviciile necesare, eliminarea sarcinilor manuale și reducerea numărului de achiziții eronate. Cu acces ușor și personalizat la informații cheie, personalul care cumpără poate lua decizii și poate acționa mai repede.

Departamentele de aprovizionare și logistică de aprovizionare rezolvă problemele aprovizionării materiale și tehnice la întreprindere.

Sarcinile departamentului de aprovizionare sunt furnizarea în timp util și cuprinzătoare a întreprinderii în perioada de planificare, cu resursele materiale necesare, cu costuri minime și nivelul de calitate necesar. Soluția la aceste probleme depinde de interacțiunea departamentului de aprovizionare și logistică cu furnizorii de resurse materiale.

Algoritmul general de achiziții include următoarele etape:

1) studiul pieței resurselor materiale;
2) analiza propunerilor furnizorilor;
3) selectarea celor mai buni furnizori;
4) negocierile și încheierea unui contract de furnizare;
5) achiziționarea de materiale.
La rezolvarea acestor probleme, este necesar să se ia în considerare:

1. Nevoile întreprinderii de resurse materiale în perioada de planificare.
2. Oportunități ale furnizorilor în ceea ce privește sortimentul, volumul și calitatea produselor.
3. Nivelurile prețurilor pentru resursele materiale de pe piață.
4. Dimensiunile majorărilor și reducerile furnizorilor de resurse materiale.
5. Relația dintre cerere și ofertă pe piață pentru resurse materiale.
6. Cele mai eficiente forme de distribuție a produselor.

Funcțiile departamentului de achiziții sunt:

1. Cercetarea pieței resurselor materiale, incl. analiză:

Gama de resurse materiale de pe piață;
- furnizorii și ofertele acestora;
- sortimentul și calitatea bunurilor furnizorilor;
- prețuri și reduceri ale furnizorilor;
- condițiile de vânzare și aprovizionare cu resurse;
- selectarea celor mai profitabili furnizori.

2. Planificarea achizițiilor include:

Determinarea nevoii întreprinderii de resurse materiale în perioada de planificare;
- determinarea volumului și calendarului achizițiilor în perioada de planificare;
- stabilirea relațiilor economice cu furnizorii;
- dezvoltarea comenzilor pentru resurse;
- negocierea și încheierea de contracte pentru furnizarea de resurse;
- calcularea cantității necesare de stocuri de resurse materiale;
- calcularea sumei necesare a costurilor pentru resursele materiale;
- coordonarea cu serviciul financiar și departamentul de contabilitate privind plata facturilor furnizorilor.

Sarcinile departamentului de logistică a achizițiilor sunt:

1) planificarea optimă a furnizării de resurse către întreprindere;
2) livrarea la timp a resurselor materiale către întreprindere cu costuri minime și calitatea necesară;
3) depozitarea și depozitarea resurselor materiale;
4) gestionarea stocurilor de resurse materiale.

Soluția la aceste probleme este asigurată de interacțiunea eficientă a departamentului logistic cu expeditorii și transportatorii.

Funcțiile departamentului de logistică a achizițiilor sunt:

1. Lucrări de achiziții operaționale, care includ:

Selectarea transportatorilor și expeditorilor și o formă profitabilă de livrare a resurselor materiale către întreprindere;
- elaborarea unui plan optim și organizarea livrării materialelor către întreprindere;
- determinarea necesității vehiculelor și pregătirea comenzilor pentru acestea;
- contabilitatea încasărilor de materiale și controlul asupra implementării planului de livrare
- determinarea furnizării efective de producție cu resurse materiale;
- controlul asupra proceselor de transport al mărfurilor.

2. Organizarea acceptării și depozitării materialelor prevede:

Pregătirea acceptării materialelor și organizarea descărcării;
- controlul cantității și calității materialelor care sosesc la depozit;
- amplasarea materialelor la locurile de depozitare;
- pregătirea materialelor pentru consumul de producție;
- preluarea comenzilor pentru ateliere;
- eliberarea materialelor din depozit;
- contabilizarea circulației resurselor în depozit.

3. Furnizarea de materiale către diviziile întreprinderii include:

Planificarea nevoilor departamentelor întreprinderii în materie de resurse materiale;
- dezvoltarea unei limite pentru furnizarea de materiale către magazine;
- acte pentru eliberarea materialelor;
- organizarea livrării materialelor la locurile de muncă;
- controlul stocurilor în magazine.

4. Gestionarea stocurilor de resurse materiale:

Planificarea și raționarea optimă a stocurilor;
- determinarea nivelurilor stocurilor de asigurări;
- determinarea punctului de ordine;
- control nivel inventar;
- formarea comenzilor pentru furnizarea următorului lot de materiale;
- analiza eficienței utilizării stocurilor la întreprindere.

Activitatea economică a departamentelor de aprovizionare și logistică a achizițiilor implică:

Indicatori de planificare care reflectă volumul și calitatea muncii departamentelor;
- planificarea nevoilor departamentelor în materie de muncă și resurse materiale;
- planificarea costurilor pentru achiziții și logistica achizițiilor;
- coordonarea indicatorilor de performanță ai departamentelor cu departamentele de planificare și financiare ale întreprinderii;
- organizarea interacțiunii între departamentele de aprovizionare și logistică cu alte departamente ale întreprinderii;
- analiza economică a eficienței departamentelor.

Pe baza acestor sarcini și funcții, se formează structura organizatorică a departamentelor de aprovizionare și logistică a achizițiilor; sunt create subdiviziunile lor, cărora li se atribuie funcțiile corespunzătoare. Pe baza acestui fapt, sunt elaborate reglementări privind departamentele, fișele de post ale specialiștilor și se determină responsabilitățile lor funcționale.