Какво е щатно разписание, как да го попълня и къде мога да го изтегля?

Документацията за персонала повдига голям брой въпроси. Често те проявяват интерес към коректността на дизайна и съставянето на въпросните документи.

Какво е персонал?

Графикът е необходим, за да се формира структурата на персонала в организацията и неговата численост. При формирането се обръща внимание на съответствието на документа с устава на институцията.

Включва информация за структурни подразделения, наименования на професии и списък на длъжностите на служителите. Актът трябва да посочи броя на персонала, необходим за функционирането на организацията.

При съставянето се използва формуляр, одобрен от Държавния комитет по статистика. Важността на въпросния документ е в рационализирането на работния процес и оптимизирането му. Документът изпълнява следните функции:

• създава се визуална структура на институцията;
• посочени са държавни единици;
• контрол на количествения и качествен състав на работниците;
• проследяване на размера на изплатените бонуси, платежни системи;
• Когато се появят свободни позиции, изборът на служител е опростен.

За работодателя положителните страни на документа се състоят във възможността да го използва в съдебно заседание относно съкращения. Използва се и за обяснение на отказите за наемане.

В случай на проверки на компанията от органи, отговарящи за данъчните или социални въпроси. застраховка – този акт е необходим. Въпреки факта, че не е необходимо да има документ, инспекторите изискват документ, за да могат да проверят дали парите са начислени правилно на служителите.

Снимката показва пример:

Пример за формуляр Т3

За различни институции

Законът, изготвен за институциите, извършващи дейност в сферата на културата, има особености в състава. Както и други разновидности на този документ. Културните институции включват:

• клубове, разположени в града/селото;
• културни центрове;
• културни центрове;
• автоклуб;
• пропаганден екип

Правомощия за изготвяне на документа имат учредителите на изброените институции. Сред специалистите на една културна организация са: режисьор, режисьор, сценарист, тонрежисьор, музикален ръководител и др.

Създаването на щатно разписание е свързано с броя на жителите, живеещи в населеното място, броя на организациите, работещи в града за 12 месеца.

Важно е и наличието в нашето населено място на групи, които имат званието национални или образцови.

След оценка на обема на труда и специфичните условия на работа, по споразумение с основателя, в документа могат да бъдат включени допълнителни позиции. Предпоставка за включване е и достатъчното финансиране.

На мениджъра са поверени функциите за разпределяне на необходимия брой служители, като се вземе предвид размерът на фонда за заплати.

Снимката показва пример за акт:

Пример за изготвен акт

Във връзка с дружество с ограничена отговорност може да се каже, че актът е необходим за следните цели:

• създаване на кадрова структура;
• анализ на качеството и количеството на извършената работа;
• осъществимостта на продължаване на сътрудничеството със съществуващия персонал или наемането на нов;
• потвърждение за правилността на извършените плащания към бюджета;
• пенсионни вноски;
• аргументиране на спорни въпроси в полза на предприятието.

Не може да бъде назначено лице на позиция, която не е включена в документа. Когато актът не съдържа списък на длъжностите, това се счита за пречка за съкращаване на щата.

В ситуация, в която индивидуален предприемач има двама или повече служители, той трябва да изготви акт на персонала. Това се дължи на необходимостта от сключване на трудови договори, в които се определят квалификационните изисквания и се определя заплащането.

По отношение на организацията на строителството графикът има отличителни черти:

• институцията не е упълномощена доброволно да въвежда длъжности, които са свързани с опасно производство (за изготвяне на акта се използват указатели на професии с тарифи);
• наличието на специална структура.

Пример за персонал на строителна фирма

Графикът трябва да отразява начисленията за вредни и опасни условия на труд на работниците.

По отношение на HOA не са установени специални инструкции за съставяне на въпросния акт. Благодарение на наличието на график можете ясно да видите колко пари се изразходват за един служител и за организацията като цяло.

В документа не са посочени имена на лица, заемащи определена длъжност, което се дължи на възможността за окомплектовка след съставянето на акта. Пристигайки на интервюто, портиерът трябва незабавно да има възможност да определи заплатата и да вземе решение за работа.

График в HOA:

Пример за акт в HOA

Графикът за магазина се изготвя спрямо броя на служителите. Това може да е малък павилион само с един продавач, директор и счетоводител или голям супермаркет с приличен брой служители.

За всеки служител се сключва трудов договор. В него се посочва длъжността и категорията, в която е заето лицето.

Също така в областта на търговията трябва да се сключи споразумение за финансова отговорност за имуществото на работодателя. Служителят е длъжен да осигури безопасността на ценностите, които са му прехвърлени във връзка със сключването на трудовия договор.

Графикът може да съдържа следните редове:

Примери за информация в документ

В заведенията за обществено хранене документът изглежда така:

За кетъринг индустрията

Изготвянето на график в здравно заведение, например в клиника, е задължение на ръководителя или упълномощен от него служител. Нормативи за численост на персонала са дадени в заповедите на МЗ.

На законодателно ниво на региона, в който се намира клиниката, се установява разпоредба относно способността на мениджъра да изготви и одобри документа.

Заглавията на длъжностите, включени в графика, трябва да съответстват на професионалните справочници. В отделни случаи може да има изключения. Ако имате право на обезщетения, този факт трябва да бъде включен в графика.

В редовния акт на салона за красота е записано:

• йерархия на отделите;
• брой щатни единици;
• заплати;
• списък на позициите;
• надбавки и допълнителни плащания;
• процедура за начисляване.

Примерен акт за спешна помощ:

За спешна помощ

Образователна институция:

За учебно заведение

хотели:

За хотел

Инструкции стъпка по стъпка за компилиране

Актът се съставя съгласно следните стъпки:

Кой прави това

Законодателят не посочва кой е отговорен за съставянето на щатния документ. В практиката се установява, че това могат да бъдат:

• лица, заемащи ръководни длъжности;
• група от лица, специално създадена за тази цел;
• HR служител;
• икономически отдел;
• правен отдел;
• отдел организация на труда и работна заплата.

Изисква се в изготвянето на акта да участва специалист от икономическия отдел.

Колко трае?

Сроковете за съхранение на документацията се определят от Федералния архив. Според актовете, разработени от този отдел, срокът на съхранение ще бъде три години. Обратното броене на периода започва от момента, в който документът престане да бъде валиден.

Кога се променя?

Според указателя, който посочва квалификациите на длъжностите на служителите, подчинените и началниците, отговорността за регистрацията е на икономиста по труда. Като се има предвид факта, че не всички фирми имат посочената позиция, ръководството взема решение относно изпълнението на въпросната работа.

Примерна заповед за изменение

По правило при изготвянето на акт се използват производствени задачи и количеството работа. Според посочените данни се набира персонал и се изчисляват средствата, необходими за плащане на авансови плащания, установени на законодателно ниво.

Структурата на предприятието не е вечна, тъй като в нея се правят корекции, тя се променя и развива. Промените могат да бъдат свързани с увеличаване на броя на зоните, обслужване от организацията, коригиране на видовете дейности, в които се занимава предприятието.

Поради наличието на такива обстоятелства се променя формата на трудова дейност, което може да доведе до промяна в броя на членовете на дружеството към увеличаване или намаляване.

Въвеждането на корекции е свързано и с промени в тарифните ставки. Що се отнася до минималната заплата, редовно се приемат промени в законодателството за нейното увеличаване. В този случай работодателят, въз основа на финансовите си възможности, има право да увеличи заплатата.

Корекциите на акта се извършват въз основа на документация, разработена в счетоводния отдел.

За военно време

Институциите и организациите от различни форми имат право да приемат график за период от време, считан за военен. Съставянето и попълването на акта не създава затруднения, тъй като се извършва по същия начин като стандартната процедура.

Основата на разглеждания процес е мобилизационната задача, получена от военната служба за регистрация и вписване и други структури, например Министерството на извънредните ситуации. По получената документация се изчислява числеността на персонала, след което информацията се вписва в акта.

Болничният стационар получи задача за военния период за инсталиране на допълнителни легла в размер на 250 единици.

След преглед на изискването мениджърите решават колко работници ще са им необходими, за да обслужват пациентите. След това се изготвя график и се утвърждава със заповед.

Структурно подразделение

Първата колона на въпросния документ се нарича „Наименование на структурната единица“. Когато графикът е съставен за търговски организации, няма ограничения по отношение на имената на отделите.

Взети са предвид само терминологичните изисквания, те показват, че не е препоръчително да се назовава единица с малко известна чужда дума.

В някои организации името на отдела влияе върху получаването на обезщетения от служителя. Примерите включват здравни и образователни институции. В този случай служителите на отдела за персонал се заемат със задачата да посочат правилно името на отдела.

За улесняване на работата на отдел „Човешки ресурси“ са създадени класификатори за опасни производства и други списъци. Имената се въвеждат във връзка с груповата принадлежност:

• ръководството е първоначално посочено;
• производство;
• спомагателни.

Необходимо ли е това за индивидуалните предприемачи?

Законодателните актове не предвиждат задължението на индивидуалните предприемачи да изготвят документ за персонала.

Въпреки това, въпреки тази разпоредба, индивидуалните предприемачи не се съветват да пренебрегват съставянето на акта. Това се дължи преди всичко на факта, че предприемачът наема служители, с които има сключен трудов договор.

Независимо от формата на текущата данъчна система, изготвянето на график позволява да се премахне налагането на глоба за липсата на този акт. Като изключение те считат ситуацията, когато предприемачът няма служители.

Категории длъжности

За 2019 г. законодателят не е разработил правила относно единното формиране на длъжностите в разписанието. Предписаните в стандартите норми подлежат на спазване при определени условия на труд и в структури от държавно значение. Много компании следват свои собствени правила, когато назовават позиции.

Пример за модерна длъжност в една организация би бил мениджър. Всъщност това е същата чистачка. Позицията обаче се нарича мениджър по почистване. Това име се използва за насърчаване на хората да работят.

Когато броят на персонала в една организация е малък, един човек може да заема две позиции едновременно.

Обяснителна бележка

Този акт е необходим при утвърждаване на нов график, в който са посочени неизползвани досега позиции. Бележката предоставя обосновката за приемането на тези промени. Същото правило важи и за случаите, когато броят на служителите е намален.

Пример за обяснителна бележка

Бележката се съставя от ръководството на звеното, където са извършени нововъведенията. Направените корекции трябва да бъдат обосновани. Документът е подпечатан с виза от ръководителя на организацията, което дава основание да се смята, че той е съгласен с такива корекции.

Регионален коефициент

Съставителите на таблицата с персонала трябва да имат предвид, че в колоните за тарифните ставки се посочва размерът на плащането, който съответства на заплатата, установена от компанията в колективния трудов договор.

Регионалните коефициенти трябва да бъдат посочени в колоната за допълнение. Такива плащания се установяват в съответствие с държавните разпоредби.

Графикът трябва да посочи за кои бонуси се изплащат.

Въпреки че този вид документация за персонала не е задължителна, повечето организации съставят и се ръководят в дейността си от този акт. Това се дължи на функционалността на хартията.