Какво е таблица с персонал? одобрение на персонала

Какво е таблица с персонал? Това е унифицирана форма, която се използва за посочване на състава на персонала на организацията и нейната структура. В тази статия ще разгледаме всички тънкости на попълване на списъка с персонални единици и неговите характеристики.

Единна форма на персонал Т-3

От 2013 г. на федерално ниво беше решено да не се използват одобрените формуляри за формиране на определени документи за персонала. На организациите беше дадена свободата да разработват свои собствени форми за персонал.

Универсалният формуляр Т-3 обаче е доста удобен и вече е станал познат начин за създаване на такъв график. Освен това този формуляр включва цялата необходима информация. По този начин той продължава да се използва в много организации. Примерна таблица с персонал ще бъде представена в тази статия.

Трябва да се помни, че унифицираната форма на формуляра е разработена и одобрена от Държавния комитет по статистика през 2004 г. По този начин формата T-3 на таблицата с персонала е общоприет шаблон за попълване на списък с длъжности на персонала. Ако една организация реши да разработи своя собствена форма, тя все пак ще вземе тази форма като основа като универсална и практична.

Информация във формуляра T-3

Какво е таблица с персонал? Списъкът на длъжностите е задължителен вътрешен нормативен документ, който трябва да присъства във всяка организация, дори ако е индивидуален предприемач. Списъкът с позиции на пълно работно време трябва да съдържа следната информация:

1. Списък на отделите в структурата на организацията.
2. Списък на специалности, длъжности и професии с уточняване на квалификацията на служителя.
3. Информация за броя на единиците в държавата.
4. Информация за заплатите, а именно: заплати и тарифни ставки, надбавки, фонд за заплати, включително за организацията като цяло. Формата на таблицата с персонал трябва да бъде във всяко предприятие.

Основната задача на списъка на щатните единици е определянето на числеността на персонала, структурата на организацията и обема на фонда за заплати. Този документ не трябва да съдържа лични данни на служители и назначаване на работа.

Заповедта за персонала се подписва от ръководителя на организацията.

Списъкът на персонала (или така нареченото заместване на персонала) не се регулира от нормативни документи. За разлика от таблицата с персонала, заместването не се счита за задължителен нормативен документ в организацията, но често се попълва по подразбиране. Това може да се обясни с факта, че дава възможност да се контролират свободните работни места, а единица персонал при наемане на служител на непълно работно време може да се споделя от няколко служители. Подмяната на персонала се съставя, като правило, въз основа на таблицата с персонала, попълнена във формуляра T-3. Към него се добавя колона, в която се отбелязват личните данни на служителите. Заместването на персонала се съхранява в организацията в продължение на 75 години. Примерен график е показан по-долу.

Код на структурната единица

Попълването на формуляра за персонал може да бъде поверено на почти всеки служител, работещ в организацията. Тя трябва да бъде заверена с подписа на ръководителя на организацията и одобрена с негова заповед. Процедурата, по която се одобрява този документ, трябва да бъде предписана в учредителните документи на организацията.

За първи път таблицата с персонала в 1C получава първия номер, а в бъдеще се използва непрекъснато номериране. Задължителните данни, посочени в щатното разписание, са датата на съставяне и датата, на която е започнало да действа. Тези две дати може да са различни. Също така формулярът T-3 на таблицата с персонала на организацията предполага посочване на срока на валидност на списъка с длъжности, както и данни за реда за неговото одобрение и броя на звената в организацията.

Самата основна таблица на персонала по правило започва да се изготвя чрез посочване на кодовете на структурните подразделения на организацията. Най-често кодовете се посочват в реда, който позволява да се установи йерархията и самата структура на организацията като цяло.

В случай, че организацията има представителства и клонове, това също се взема предвид в щатното разписание като структурна единица и се вписва съответно. Ако на ръководителя на клона е предоставено правото самостоятелно да одобрява и променя таблицата с персонала, тя се съставя като част от документа в цялата организация.

Попълване на основната таблица

Третата колона трябва да съдържа името на длъжността в щатното разписание, специалността и областите на професионална дейност. Те трябва да бъдат посочени без използване на съкратени форми в именителен падеж. Работодателят определя наименованието на професията и длъжността. Въпреки това, ако работата е свързана с трудни условия на труд, както и предоставянето на обезщетения, тогава при попълване на формуляра за персонал трябва да се вземат предвид следните документи:

Когато една организация регистрира служител с цел извършване на определен вид работа, а не за назначаване на конкретна длъжност, това също трябва да бъде отразено в таблицата с персонала.

Четвъртата колона съдържа информация за броя на единиците в състоянието на организацията. Тя може да бъде както на пълен, така и на непълен работен ден. Последните са посочени в документа в дялове, а именно 0,5, 0,75 и т.н. Одобряването на таблицата с персонала е поверено на ръководителя.

На петата колона, когато се съставя списък на щатните единици, трябва да се обърне специално внимание. Тя включва тарифната ставка в рубли. При най-простата опция за попълване тази колона включва информация за фиксирана месечна ставка.

На практика обаче често възниква проблем, тъй като няма фиксирана работна заплата. Например, това важи за такава форма на възнаграждение като работа на парче. В този случай в колоната се поставя тире, а в следващата десета колона се посочва плащането на парче или надбавка. Въвежда се и връзка към нормативен документ, който определя реда за назначаване на възнаграждението, включително неговия размер за конкретна норма на труд. По същия принцип се препоръчва да се попълни списъкът на персонала за служители, за които е определено почасово заплащане. В случай, че щатното разписание предполага наличие на непълно звено в щата, колоната с тарифните ставки се попълва за пълната заплата, предвидена за тази длъжност.

Колони 6, 7 и 8 съдържат информация за бонуси, не само приети директно от организацията, като например за повишена отговорност, ненормирано работно време, трудов стаж и владеене на чужди езици, но и предвидени от закона, например за работа в трудните условия на Далечния север.

Правилата за персонала предвиждат завършването на тези артикули в еквивалента в рубли. Ако в организацията има повече надбавки, отколкото има редове в стандартната таблица на персонала, тогава техният брой може да бъде увеличен със специална заповед за промяна на формата на документа. Ако надбавките са зададени като процент, продължете както в предишния случай.

Деветата колона на формуляра за персонала, съдържаща позицията „Общо за месеца“, се съставя само ако всички данни са въведени в еквивалента в рубли. Правилата за попълване на списъка на персонала показват, че ако колони от 5 до 9 не могат да бъдат попълнени в рубли, тогава е допустимо да се използват други показатели, например проценти или коефициенти. На практика обаче това едва ли е осъществимо. Следователно в повечето организации в този случай тирета се поставят във всички редове, а в десетата колона, съдържаща бележки, е посочена връзка към разпоредбите. Позоваването на документ, който дава право да се определи размера на надбавката за прослужено време, ви позволява да не преработвате таблицата с персонала, когато размерът се промени. Десетата колона също е предназначена за въвеждане на всякаква информация.

Функции за попълване

Универсалният формуляр Т-3 на таблицата с персонала изисква подписите на главния счетоводител и ръководителя на отдела по персонала, но не е подпечатан. Законът не определя сроковете за утвърждаване и периодичността на съставяне на щатното разписание. На работодателя се дава възможност самостоятелно да разреши този проблем. Промени в списъка на щатните единици се правят, ако възникне необходимост от включване в него на нови структурни звена или длъжности. Същото важи за изключването на елементи от графика, както и промени в заплатата, длъжностите или отделите. Всички промени, направени в графика, трябва да бъдат подкрепени със заповед на ръководителя на организацията.

Има два начина за промяна на списъка с установени позиции, а именно:

1. Заповед за извършване на определени промени.
2. Заповед за утвърждаване на новото щатно разписание.

Съвсем лесно е да направите таблица с персонал в 1C.

Ако персоналът или броят на служителите бъде намален или се промени заплатата, това също трябва да бъде отразено в щатното разписание. В същото време трябва да се има предвид, че промените трябва да влязат в сила не по-късно от два месеца след подписването на съответната заповед. Това правило се дължи на факта, че служителят трябва да бъде уведомен за намаление или промяна на заплащането два месеца предварително.

Не всеки обаче знае какъв е персоналът. Това е документ за постоянно съхранение в организацията. Контролни и надзорни организации, например FSS, FIU, данъчни власти, инспекция по труда и др., Могат да изискват този документ да им бъде предоставен по време на одита. В същото време, ако организацията не спазва това условие, тя може да бъде глобена в размер на 200 рубли за всеки документ, който не е предоставен по искане на одиторската организация.

Писмено запознаване на служителите

Много хора имат въпрос дали има нужда от писмено запознаване на служителите със заповедта за персонала. Федералната организация по труда и заетостта на населението предоставя необходимите пояснения по този въпрос в писмото си от 2014 г. Той обяснява състоянието на графика на персонала на организацията. За Rostrud, от своя страна, правителството възлага на законодателно ниво през 2004 г. функциите за информиране и консултиране на ръководителите на организации, както и на служителите за спазване на нормите и разпоредбите на Кодекса на труда и закона. Трябва да се има предвид, че позицията на Rostrud не е регулаторен правен акт.

Кодексът на труда изисква при наемане и преди подписване на договора служителят да се запознае писмено с правилника за вътрешния ред, както и с други местни разпоредби, които са пряко свързани с професионалната дейност на новия служител. Пакетът документи за запознаване включва и колективен трудов договор.

Държавният комитет по статистика издаде постановление през 2004 г., според което формулярът T-3 за попълване на списъка на персонала се използва за формиране на структурата, състава и размера на организацията, като се вземе предвид нейният устав. От 2013 г. униформата T-3 е прекратена и не е задължителна.

Местна регулация

Както е описано по-горе, персоналът за годината е местен регулаторен акт, който посочва консолидираното разделение на труда между служителите на организацията. Роструд в призива си подчертава, че въпреки че е местен нормативен акт, той няма нищо общо с трудовата дейност. Поради тази причина работодателят не е длъжен да дава на служителя този документ за преглед при кандидатстване за позиция. Въпреки това не е изключено задължителното писмено запознаване на служителите с щатното разписание да бъде включено в една от клаузите на колективния трудов договор, местния нормативен акт или споразумение.

Наемане на служител на позиция извън обичайния график

Подобен проблем често възниква пред работодателя. Преди да разберете този въпрос, трябва да разберете дали регистрацията на списък с единици на персонала е строго задължителна. Много организации пренебрегват този документ.

Трудовите са отношенията между работодателя и служителя, предвиждащи изпълнението на определена трудова функция срещу заплащане, т.е. работа според длъжността съгласно щатното разписание. Тази точка е уредена в член 15 от Кодекса на труда.

Трудовият договор, съгласно член 57, трябва да съдържа определена информация, а именно:

1. Пълното име на служителя и името на организацията или индивидуалния предприемач, между които е сключен договорът.
2. Данни, доказващи самоличността на служителя и потвърждаващи данните за работодателя.
3. Информация за лицето, представляващо работодателя, което подписва договора, както и основанието за това правомощие.
4. Дата и място на подписване на договора.

В допълнение към информацията за служителя и неговия работодател, трудовият договор трябва да включва:

1. Месторабота. Ако говорим за работа в представителство или клон на организацията, тогава тя също трябва да бъде посочена.
2. трудова функция. То включва включване на информация за съответствието на длъжността с щатното разписание, специалността, професията и квалификацията. Той също така посочва конкретния вид работа, извършвана от служителя. Ако Кодексът на труда или други разпоредби предвиждат изплащане на обезщетение или предоставяне на обезщетения на служители с определени професии и длъжности, това също трябва да бъде посочено в договора и да е в съответствие със законодателството и постановленията на правителството на Руската федерация.
3. Началната дата на работа при срочен договор. Освен това се посочва продължителността на споразумението и причините, които са причина за подписването му.
4. Условия за заплащане на трудовата дейност, включително заплата и тарифна ставка, надбавки, допълнителни плащания и стимули под формата на плащания.
5. Режимът на работа и почивка, ако за тази длъжност се различава от общоприетите в организацията.
6. Гаранции за изплащане на компенсации за извършване на работа с опасни или вредни условия на труд. В същото време договорът трябва да съдържа всички условия на работа, които могат да причинят вреда или увреждане на здравето или живота.
7. Естеството на работата и нейните условия. Това включва пътувания, мобилни и други видове дейности.
8. Условия на труд на работното място.
9. Задължително социално осигуряване на служител в съответствие с трудовото законодателство.

Ако по време на сключването на договора не е включена цялата необходима информация или условия, предвидени от закона, това не се счита за основание за прекратяване на споразумението и признаването му за невалидно. Липсващата информация може да бъде включена в приложение към договора или допълнително споразумение. Всички тези допълнителни документи ще бъдат част от основното споразумение.

Друга информация

Трудовият договор може да предвижда и други условия, ако те не противоречат на законовите норми и не влошават положението на служителя. По-специално такава информация може да бъде:

1. Изясняване на мястото на работа, например посочване на структурната единица и нейното местоположение.
2. Условия на изпитателния срок, ако има такъв, предвидени в договора.
3. Споразумение за неразкриване на защитени от закона тайни. Тя може да бъде служебна, държавна, търговска и други тайни.
4. Задължението на служителя да работи за определен период от време в организацията след дипломирането. Това е вярно, ако работодателят е платил обучението.
5. Условия и видове допълнително осигуряване на служителите.
6. Подобряване на условията на служителя и неговото семейство в социално-битов план.
7. Изясняване на условията на труд, както и задълженията и правата на работодателя и служителя, които са установени от нормите на трудовото законодателство и други правни актове.

Също така трудовият договор включва информация за допълнително осигуряване за пенсия на служителя. По споразумение на страните той може да включва задълженията и правата на служителя и работодателя, предвидени в трудовото законодателство и други правни актове, както и произтичащи от условията на колективния договор на определена организация.

Ако някое от горните положения не е било включено в условията на трудовия договор, това не може да се квалифицира като причина за неизпълнение или отказ за упражняване на права и задължения.

Накрая

По този начин нормите на трудовото законодателство предполагат задължително регистриране на таблицата с персонала от организацията и по-нататъшното му използване при наемане на нов служител и сключване на трудов договор с него. Тоест, оказва се, че не е възможно да се назначи служител на длъжност, която не е отразена в щатното разписание. Това би било нарушение на законите на Руската федерация. Списъкът на длъжностите на пълен работен ден е строго задължителен документ за регистрация във всяка официална организация.

Проверихме каква е кадровата обезпеченост.