Какво е включено в данните за идентификация на документа? щатно разписание, дайте пример за щатно разписание.
Документите трябва да бъдат съставени и изпълнени в съответствие с формата, приета за вида документи за персонала. Формата на документа е набор от подробности, подредени в последователността, установена от стандарта.
Атрибутът на документ е задължителен елемент от определен тип документ. Всеки документ трябва да има следните основни данни: цел (с изключение на служебно писмо), автор, съдържание, дата, подпис или одобрение и др.
При кандидатстване за работа гражданите подават писмено заявление, в което излагат молба за постъпване в предприятие, организация, учреждение, като посочват своята професия, квалификация, специалност, длъжност. Заявление за работа се изготвя във всякаква форма, написано на ръка.
Молбата се характеризира със следните реквизити: адресат (до когото е адресирана молбата); автор; местоживеене на автора; наименование на вида документ (заявление); текст; подпис на създателя; Дата на изготвяне. Не е обичайно да се пише предлогът „от“ (кого) в изявление. Препоръчително е да подадете заявлението на хартия А4. Това гарантира, че листовете с документи в личното досие, в което се съхранява, са еднакво форматирани. Приблизително по същия начин се обработват и други заявления за персонал. Заявлението за наемане на работа след разглеждането му е основание за издаване на заповед за наемане на работа. .
Всеки документ трябва да бъде съставен законно и да съдържа точна информация за всички събития, обхванати от автора. Тя трябва да бъде изключително кратка (но не в ущърб на информацията, която съдържа), както и грамотна и разбираема за всички. Документът трябва да бъде съставен на специални формуляри или стандартни листове хартия. В случай на корекция в документите се прави специална клауза „коригира се на страница ... вярвам”, която се заверява с подпис и печат. Когато задрасквате, трябва да се опитате да направите коригирания текст видим.
Препоръчва се текстът на документа да се раздели на две основни части: първата посочва основанието за съставяне на документа; във втората се излагат заключения, предложения, решения, заповеди или искания. При изготвянето на текста на документ се препоръчва да се спазват следните правила: Документите, съдържащи информация по различни въпроси от дейността на предприятие или организация (доклади, доклади и др.), са разделени на раздели или глави.
Всеки раздел трябва да има заглавие, което отразява неговото съдържание. Необходимо е да се заменят сложните изречения с прости, като се използват стабилни фрази, както и да се използва предимно директен словоред. В административните документи трябва да използвате само глаголи в неопределена форма (назначавам, командир, бонус, одобрявам, задължавам и т.н.).
Стилът и езикът на официалните документи трябва да отговарят на следните правила:
Спазват изискванията на официално-деловия стил и съвременните езикови стандарти;
Използвайте думи, които са установени от практиката за документиране на управленски дейности (на ваш номер, правилно, посочени факти и др.);
Широко използвани правни и счетоводни термини (искова молба, иск, дебит, кредит и др.);
Необходимо е уеднаквяване и стандартизиране на деловата реч в често повтарящи се документи.
Използването на шаблонни текстове значително ускорява подготовката на документите и подобрява тяхната грамотност.
Всички документи трябва да бъдат заверени. Основните начини за удостоверяване на документи са подпис, одобрение и подпечатване.
Подписът е задължителен реквизит на документа. Документът се подписва от ръководителя на отдела или друго длъжностно лице в съответствие с тяхната компетентност. Реквизитът „подпис“ включва длъжността на лицето, което подписва документа, личен подпис и неговото декодиране, например:
Подписите на членовете на комисията се подреждат по азбучен ред. При отсъствие на длъжностното лице, чийто подпис е изготвен върху проектодокумента, документът се подписва от длъжностното лице, изпълняващо неговите задължения, или неговия заместник.
В този случай трябва да се посочи действителната длъжност на лицето, подписало документа, и неговото фамилно име (корекциите могат да бъдат направени с мастило или машинопис, например: „и.д.“, „зам.“).
Не се допуска подписване на документи с предлога „за” или с наклонена черта пред длъжността. Когато изготвя документ, авторът трябва да знае предварително кой ще го подпише. Документите, които изискват специална заверка, се подпечатват. Печатът се поставя така, че да улови част от думите от длъжността на лицето, което подписва документа. Печатът не заверява официални писма върху бланките на организации и предприятия. Определени видове документи се одобряват след подписването им. .
Печатът за одобрение се състои от думата „СЪГЛАСОВАНО“, името на длъжността на лицето, с което се одобрява документът (включително името на организацията), личен подпис, тълкуването му и дата Основни данни на поръчката: име на предприятието и неговия подразделение, име на вида на документа (заповед), издание на мястото, дата, индекс, заглавие, подпис, знак за одобрение. Текстът на заповедта се състои от две части: констатираща и разпоредителна (административна). Констативната част съдържа препратки към директивни документи на висши организации, директивната част започва с думата „разпореждам“.
Всеки параграф от заповедта трябва да започва с фамилното име на конкретния изпълнител в дателен падеж, следвано от обозначението на предписаното действие (глагол в неопределена форма) и крайния срок за изпълнение.
Проектите на заповеди се изготвят от отговорните длъжностни лица и се заверяват на първия екземпляр. Заповедта се подписва и датира от ръководителя на предприятието, който може да прави промени в изготвения проект. Когато изготвя проект на заповед, изпълнителят определя необходимостта от нейното разпространение, разпространение и списък на структурните звена. Заповедите за персонала се издават на специални бланки. В заглавието на текста на такава заповед те пишат: за наемане; за прехвърляне на друга работа; относно уволнението; при предоставяне на отпуск; относно насърчаването; относно нарушението; за налагане на дисциплинарни или административни наказания.
В заповедите за личния състав констатиращата част може да липсва. Административната част е разделена на параграфи. Всеки параграф от заповедта за персонала започва с глагол, означаващ действие: ПРИЕМАНЕ, НАЗНАЧАВАНЕ, ПРЕМЕСТВАНЕ, БЛАГОДАРЯ, ОСВОБОЖДАВАНЕ, УВОЛНЕНИЕ и др.
Тези глаголи са отпечатани с главни букви. Фамилното име се отпечатва изцяло с главни букви, а името и бащиното име с малки букви, след това се посочват длъжността, структурното звено и съдържанието на действието по отношение на лицето, за което се издава заповедта.
В клаузата на заповедта за назначаване на длъжност се посочва на коя длъжност, от коя дата и с каква заплата се приема служителят. В заповедта за предоставяне на отпуск се посочват вида на отпуска, броят на предоставените дни и началната и крайната дата на отпуска. В заповедта за освобождаване от длъжност (уволнение) се посочва причината в съответствие със закона, членът от Кодекса на труда, въз основа на който се извършва уволнението.
Щатна маса- това е документ, който се използва за формализиране на структурата, персонала и нивата на персонала на организацията.
Съгласно квалификационния указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, одобрен. С постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37 изготвянето на таблицата с персонала може да бъде отговорност на икономист по труда.
До април 2001 г. законодателството не установява никакви изисквания за изготвяне на щатни разписания. С въвеждането на Албума на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на труда и неговото заплащане (Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 04/06/01 № 26), работодателят имаше възможност да използва готов щатна форма - форма Т-3. През 2004 г. е издаден нов Албум на унифицирани форми, одобрен. Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1, в която са направени малки промени във формуляра T-3. Всъщност подписите за виза за одобрение в края на формуляра са променени. Ето пример за попълване на таблицата с персонала.
Необходимо е да се обърне внимание на факта, че в трудовия договор на служителя длъжността трябва да съответства на тази, посочена в таблицата с персонала.
Ако в съответствие с федералните закони извършването на работа на определени длъжности, специалности или професии е свързано с предоставянето на обезщетения или наличието на ограничения, тогава имената на тези длъжности, специалности или професии и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват към наименованията и изискванията, посочени в квалификационните справочници, одобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).
В момента има следните справочници, които могат да се използват при установяване на професия (позиция) в таблицата с персонала:
ЕТКС - Единен тарифно-квалификационен указател на труда и професиите на работниците;
Единен квалификационен справочник за длъжностите на ръководители, специалисти и служители;
OKPDTR - Всеруски класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и тарифните категории.
Има два начина да направите промени в таблицата с персонала. Първо, можете да промените самата таблица с персонала.
Със заповедта по основната дейност се утвърждава новото щатно разписание със следващ регистрационен номер.
Второ, като правило, когато промените, направени в таблицата с персонала, не са значителни, те могат да бъдат формализирани чрез заповед за основната дейност.
Когато настъпи промяна в персонала, е необходимо правилно да се оценят промените, настъпили във връзка с това. Когато се добавят нови длъжности към текущата таблица с персонала, старите се елиминират, името на позицията се променя, създават се нови отдели, тези процеси често засягат съществуващия персонал и тогава е необходимо да се направят промени и корекции в документите за персонала служители в зависимост от въведените промени. Не може да бъде:
1) преименуване на позицията;
2) превод;
3) преименуване на отдела;
4) възлагане на допълнителни отговорности;
5) промени в заплатите.
Във всички тези случаи служителят по човешки ресурси трябва да извърши различни процедури за изготвяне на документи за персонала. Нека разгледаме всички тези опции поотделно.
Преименуването на позиция се случва, когато служител, който в момента работи и изпълнява определени задължения, не променя нищо, което би довело до промяна в неговата работна функция или нормална рутина на работния ден. Трябва обаче да се помни, че съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, наименованието на длъжността, специалността, професията е съществено условие на трудовия договор. Член 73 от Кодекса на труда на Руската федерация предвижда, че по причини, свързани с промени в организационните или технологичните условия на труд, по инициатива на работодателя се допускат промени в основните условия на трудовия договор, определени от страните.
Предпоставка е в резултат на тези промени трудовата функция на служителя да остане непроменена. В допълнение, част 2 на чл. 73 от Кодекса на труда на Руската федерация също установява специална процедура за такива промени - служителят трябва да бъде предупреден писмено не по-късно от 2 месеца преди въвеждането им.
По този начин, в случай на преименуване на длъжност, в допълнение към извършването на промени в щатното разписание (чрез издаване на заповед за основната дейност), е необходимо да се получи писменото съгласие на служителя. Ако служителят не е съгласен, той следва да действа по реда на чл. 73 от Кодекса на труда на Руската федерация. След това се правят подходящи корекции в личната карта T-2 и работната книжка. По-долу е даден пример за въвеждане.
