Делова кореспонденция. Водене на бизнес кореспонденция (примери)

Всеки от нас е писал официални писма и бележки поне няколко пъти в живота си. Където и да сме и какво правим, всяка сфера има своя бизнес кореспонденция, която трябва да се води, за да се изяснят някои моменти, да се изясни информацията, да се зададе въпрос и т.н. Ако преди това явление беше по-често срещано при заявления на хартиен носител и препращане на писма до началници (както и бизнес партньори), днес тази категория е по-разпространена в заобикалящата ни среда.

Трябва да знаете как да водите правилно бизнес кореспонденция, дори ако просто направите поръчка в някой онлайн магазин и искате да общувате с негов представител.

В тази статия ще опишем някои от основните моменти, които изграждат бизнес комуникацията. Ще обърнем внимание на това какви нюанси трябва да се вземат предвид при обмен на писма с вашите партньори; което не може да бъде пренебрегнато, ако не искате да изглеждате некомпетентни и неучтиви към събеседника си, а също така помнете правилата, които трябва да се спазват във всяка ситуация.

Къде се използва?

Очевидно в работния процес най-често се използва бизнес кореспонденция. Ако работите във фирма, тогава определено ще се сблъскате с необходимостта да съставяте този тип кореспонденция. Тъй като говорим за бизнес въпроси, лесно е да се разбере, че стилът на писане трябва да е подходящ - възможно най-формализиран и официален.

По-нататъшното впечатление на служителите на компанията, в която е изпратено писмото, за вас и вашата компания зависи от това колко добре успявате да организирате бизнес кореспонденцията. Следователно процесът на писане на текст и неговия дизайн трябва да се подхожда възможно най-отговорно.

На първо място, ако търсите как да водите бизнес кореспонденция, препоръчваме ви да прочетете нашите инструкции. В него, както беше отбелязано по-горе, ще представим както някои теоретични моменти, така и практически въпроси. В края на статията ще се опитаме да дадем няколко примера за фрази, които са типични за официален стил на писане. В крайна сметка, използвайки базата от тази статия, ще можете самостоятелно да съставяте висококачествени текстове за по-нататъшна комуникация с изпълнители.

Видове кореспонденция

Веднага, обсъждайки какво е бизнес кореспонденция, бих искал да обърна внимание на нейните видове. По този начин можем да различим писмо-заявка и съответно писмо-отговор; информационно писмо (най-често изпратено до клиента); благодарствена бележка (в знак на благодарност за предоставената услуга), уведомително писмо, напомняне, предупреждение; препоръчително писмо; гаранция и мотивационно писмо. Всъщност това са само най-често използваните типове, които изграждат както реална, така и електронна бизнес кореспонденция. Следователно най-често ще ги срещаме на практика.

Структура

Логично е, че за по-удобна организация при писане на всяко писмо би било полезно да работим с неговата определена структура или план. Това ще ви позволи да разделите задачата на по-малки стъпки, които са много по-лесни за изпълнение. Например, планирайте линията на писмото си така, че да обхваща темите, които трябва да представите възможно най-точно. Например, ако пишете въпрос относно цената на този или онзи продукт, опитайте се да посочите накратко мотива: защо пишете на компанията (след като искате да закупите или поръчате този или онзи продукт); изяснете основната цел (разберете колко ще ви струва да поръчате 10 единици от продукт с определени опции). Накрая уточнете под каква форма желаете да получите оферта и попитайте дали има отстъпка за този обем продукция.

Разбира се, тази информация вече е очевидна - просто трябва логично да разберете какво искате да напишете. Освен това не трябва да забравяме за дизайна и изискванията. Ще говорим за това по-подробно по-късно.

Изисквания към писмото

И така, правилата за бизнес кореспонденция гласят, че всички писма трябва първо да бъдат кратки. Това е основното правило, че ще се чете. Съгласете се, всички ние не обичаме, когато сме заредени с голямо количество информация. Ако това е бизнес писмо, то не трябва да е огромно - в този случай може просто да бъде игнорирано. Ако не можете да съкратите информацията веднага, направете го, след като напишете първата чернова на писмото си.

Второ, вашият партньор (участник в кореспонденцията) трябва да разбира какво се казва. Тоест писмото трябва да бъде направено информативно и разбираемо. Той трябва да съдържа информацията, която искате да предадете по такъв начин, че да избегнете допълнителни въпроси и да не губите време за изясняване на подробности.

Трето, писмото трябва да бъде възможно най-уважително към вашия партньор или служител на компанията, който ще го прочете. Вярно е - колкото повече уважение проявявате към събеседника си, толкова по-вероятно е той да отговори подобаващо на молбата ви и в крайна сметка да постигнете желания ефект.

Кореспонденция на английски език

В някои случаи преговорите трябва да се водят на английски (или на друг език, различен от руски). Това е нормално, особено ако има взаимоотношения с чуждестранни контрагенти. Трябва да се отбележи, че правилата на бизнес кореспонденцията важат за всеки език: само стилистичните обрати могат да се различават. Вашата задача е да изберете най-подходящия за ситуацията, в която се намирате вие ​​и вашият партньор (събеседник).

Бизнес кореспонденцията на английски език, разбира се, изисква владеене на доста високо ниво, така че ако това не е вашият случай, препоръчваме да се обърнете към професионални преводачи. Важно е преводът да се извършва от лице, което владее специализирана реч, която е част от езика на бизнес кореспонденцията.

Пример. Въведение

Във всеки разговор е много важно как ще го започнете. В това отношение етикетът на бизнес кореспонденцията не се различава от живата комуникация: първото нещо, което трябва да направите, е да поздравите събеседника и по някакъв начин да го въведете в разговора. Поздравът може да бъде стандартен „Здравей“, но въвеждането трябва да е по-индивидуално. Например, можете да посочите кратка цел на вашето писмо („Ние се свързваме с вас, за да изясним информация за вашия продукт. На първо място, ние се интересуваме от цената на модела A1“). Друг вариант: „В продължение на нашия телефонен разговор за модела А1, пиша ви с въпрос относно цената на този продукт“). Можете също така просто да опишете ситуацията си: „Пиша ви, защото през 2010 г. вашият партньор се свърза с нашата компания, предлагайки да започне сътрудничество в тази област от ваше име.“

Представяне на материала

След това, след като сте написали въведение към писмото си, трябва да направите разяснение защо пишете. Например, след като зададете въпрос за цената на продукт, изяснете какво ви интересува. Можете да напишете следното: „Бихме искали да поръчаме N брой единици продукт, подлежащи на доставка до адрес X.“ В случай на продължаване на телефонния разговор можете да заявите вашето искане - защо сте писали на лицето, след като сте разговаряли с него по телефона (да речем, за да потвърдите намерението за извършване на транзакция): „А именно: ние се интересуваме от продукт N, при условие че ще бъде доставен с опция X". Ако вземем предвид третата версия, можете също да започнете да развивате темата за вашето желание да си сътрудничите с компанията. Опишете как е във ваш най-добър интерес и че партньорът ще получи някаква конкретна полза от взаимодействието с вас, ако се съгласи с това: „Ще ви е интересно да научите, че курсът на нашата компания се промени и оттогава стана равен по-близо до интересите на вашия бизнес.”

Оферта

Всяка бизнес кореспонденция (примерите, които даваме, също задължително притежават това свойство) изисква логическа последователност. Ако в началото сте писали защо пишете, тогава трябва да уточните и разширите тази идея. Посочете какво бихте искали от събеседника по-широко - може би му привлечете перспективата за ползи от съгласието да работи с вас. Тази част, по всякаква логика, трябва да бъде „върхът“ на вашето писане, кулминацията по рода си. Ако първоначално сте подходили плавно към това, което ви интересува основно, тогава в тази част трябва да „разкриете картите си“. Цялата бизнес кореспонденция (примерите за писма по-горе не са изключение) трябва да бъде структурирана по такава гладка крива нагоре. Тогава читателят на вашите редове ще разбере вашето настроение и по този начин ще му бъде по-удобно да общува с вас. Не правете резки скокове, не преминавайте от една тема към друга.

Както показват примерите, ако трябва да обсъдите например два несвързани въпроса, можете да разделите статията на части, като я разделите на параграфи. Това е удобно както за читателя, който визуално ще види момента, в който преминавате от един въпрос към друг; и при теб е така, защото в случая пишеш все едно говорим за две различни букви.

Ако говорим за нашите примери, трябва да напишем: „Освен това бихме искали да поръчаме отново продукт N, за който сме взаимодействали с вас месец по-рано.“ Или: „На цена, подходяща за нашите условия, бихме искали да установим текущо сътрудничество с вас в тази област, като увеличим канала за продажби до X-Y хиляди единици.“ И накрая, можете да направите следното: „Ако вашият интерес да работите с нас все още е валиден, моля, уведомете ни.“

Всяка втора извадка от бизнес кореспонденция е изградена според този принцип, така че няма нищо лошо в това. Напротив, подчертаването на заглавия често помага за по-добра навигация, тъй като премахва „плътния текст“ и създава вид „котви“ в него, към които можете да се прикрепите визуално.

Заключителна част

И накрая, трябва да завършите писмото си в същия дух, в който сте го започнали. Ако пишете благодарствено писмо, напишете, че имате удоволствието да си сътрудничите с компанията, която описвате; ако това е търговско предложение, трябва да изразите благодарност за вниманието към вашето писмо и да се надявате на по-нататъшно взаимодействие с този човек. Трябва да разберете, че начинът, по който завършвате писмото си, до голяма степен определя окончателното мнение за вас и вашата компания. Цялата бизнес кореспонденция (примери за писма постоянно доказват това) е изградена върху учтивост - така че винаги помнете необходимостта да благодарите на събеседника, да изразите надежда, да го похвалите или да оставите своята препоръка. Трябва да изберете края на вашия текст така, че да отговаря напълно на проблема, описан в писмото.

Примери: „Надяваме се да ви запазим като наш постоянен партньор с надеждата за стабилно сътрудничество в нашите бъдещи дейности.“ Или „Ние сме искрено благодарни за вашето внимание и се надяваме, че можем да развием сътрудничество с вас в бъдеще.“ Или "Благодаря ви за вниманието. Надявам се, че можем да продължим да обслужваме вашите интереси на N пазара в бъдеще."

Етикет и грамотност

Никога не забравяйте за учтивостта. Както вече беше подчертано по-горе, важно е, ако се интересувате от бизнес кореспонденция. Фрази като „радвам се да сътрудничим“, „благодаря за вниманието“, „извинявам се, че ви безпокоя“, „ще се радваме да ви видим“, „искате ли да се присъедините към нас“ и други. Последните две, между другото, се отнасят повече до покани за корпоративни тържества, отколкото до бизнес писмо.

Винаги, в знак на уважение, добавяйте „моля“, „благодаря“, „бихте ли любезен“ и т.н. към фразите, където е подходящо.

Човешката грамотност е не по-малко важна в процеса на писане на бизнес писма. По-точно, ако допуснете дори една основна грешка в процеса на създаване на писмо, можем да кажем, че събеседникът ще формира напълно различно мнение за вас от това, което очаквате. Затова се опитайте да пишете възможно най-компетентно и проверете всичко няколко пъти. Ако не знаете как да намерите грешки и да ги коригирате сами, използвайте услугите на коректор или специализирани услуги. Много е просто, но ще ви позволи да сте уверени в текста си.

Практика и обучение

В интернет, както беше отбелязано по-горе, има много примери за готови бизнес писма по всякакви теми. Не ги вмъкнахме тук в тяхната цялост, защото всъщност просто няма достатъчно място в тази статия, за да побере толкова голямо количество информация. Вместо това решихме просто да посочим някои основни правила и принципи, с които имахте възможност да се запознаете по-горе. Това обаче, разбира се, не са всички стъпки, които трябва да се предприемат по пътя към изучаването на бизнес писане. Всъщност практическият опит играе най-важна роля в тази област.
Ако проучите, да речем, 5-10 примера за готови писма, а също така прочетете нашата статия и извлечете някои правила от тук, много скоро ще можете да пишете писма по начина, по който се нуждаете. Всъщност това е достатъчно, за да създадете всяко писмо като част от бизнес кореспонденцията.

Готови примери

Тъй като, както беше отбелязано по-горе, има огромен брой готови примери, студентите и начинаещите специалисти се изкушават да използват готовата работа на някой друг, за да създадат свой собствен проект въз основа на него. Бих искал да кажа, че това не се препоръчва на практика, но в обучението - моля.

В процеса на изучаване на написаното в други писма ще можете по-лесно да се ориентирате какво трябва да изясните в кореспонденцията си. Това е нормално, защото човешката природа е да се учи директно от опита.

Вярно е, че ако получите задача да съставите пълноценно бизнес писмо, опитайте се първо да прегледате примерите и да изберете най-подходящия за вашата задача. След това трябва да го адаптирате възможно най-много към ситуацията, която имате според общата концепция, но в същото време да го напишете наново, за да установите свой собствен стил на представяне и писане. В края на краищата, може би ще можете да предадете информация по-добре и да направите самата комуникация по-продуктивна и ефективна.

Учете и практикувайте! И за сравнително кратък период от време ще можете да създавате свои собствени бизнес писма!