Етикет на бизнес кореспонденция

Официалната кореспонденция е много специален жанр, който трябва да усвоите, ако ще се изкачвате по корпоративната стълбица. Добрите умения за бизнес писане ще ви служат вярно: те ще ви помогнат да общувате с подчинени, началници и партньори и ще подчертаят вашето образование и мироглед. Стилът на общуване трябва да бъде сдържан, концентриран, без отклонение от зададената тема.

Характеристики на бизнес комуникацията

Всяка комуникация: както лична, така и писмена, е взаимодействие с хора с цел обмен на информация, създаване на впечатление и постигане на споразумение. Нищо човешко не ни е чуждо, понякога даваме воля на емоциите си, но в деловата сфера не трябва да има място за бурна проява на нашите чувства, черти на характера и темперамент.

Невъзможно е да си представим, че на международна среща президентите на различни държави ще пеят песни, ще се смеят шумно или ще изразят лична враждебност. Ето защо съществува етикетът, за да направи живота ни възможно най-комфортен и подреден.

Важна характеристика на бизнес комуникацията е, че тя не може да бъде прекъсвана по средата на изречението.Трябва да пишете отговор на всяко писмо, което получавате, дори и да не ви се иска. Ако сте получили обаждане и не сте вдигнали телефона навреме, трябва да се обадите обратно. Разбира се, общуването с някои хора може да бъде неприятно. Ето защо устойчивостта на стрес е в списъка на задължителните качества на мениджъра.

Една бизнес среща, телефонен разговор или бизнес кореспонденция по имейл със сигурност има някаква цел. В резултат на това страните трябва да стигнат до заключения, да обсъдят проекта, да се договорят за стратегическо партньорство и т.н.

Правила за електронна кореспонденция

В писмената реч има може би дори повече ограничения и условности, отколкото в устната реч. Когато общуваме директно със събеседника, при лична среща, можем да поставим интонационен акцент върху този или онзи факт, да изясним нещо, ако събеседникът не ни е разбрал. Ако бъде допусната грешка в речта, ние можем да я коригираме незабавно. Но в служебното писмо трябва да се изразим възможно най-ясно и ясно, така че думите да не предполагат двойно тълкуване.

Казваха: „Хартията търпи всичко“, което означаваше, че дори недостоверни факти могат да бъдат написани. Ние сме на мнение, че Трябва да водите бизнес кореспонденция възможно най-честно.Между другото, сега се изпращат все по-малко хартиени писма. По принцип им се изпращат договори и други документи. В този случай бланките се използват като доказателство за високия статус на организацията.

В днешно време в повечето случаи бизнес кореспонденцията се осъществява във виртуалното пространство и има своите особености. Когато диалогът едва започва, според етикета е обичайно да се пише поздрав, например: „Здравейте, скъпи Олег Сергеевич! " А когато се свържете с нас по-късно през работния ден, можете да пропуснете поздрава.

грамотност

Писмената комуникация, включително по имейл, изисква спазване на езиковите стандарти и безупречна грамотност. В крайна сметка кореспонденцията ще разкрие пропуските ви пред образован събеседник. Затова ви съветваме да проверите какво сте написали с помощта на специални услуги, ако не сте напълно уверени в собствените си знания.

Нека изброим общите правила, изисквани от етиката на електронната комуникация. Те са доста прости, но мнозина, уви, ги пренебрегват:

• началото на всяко изречение се пише с главна буква;
• в края на фразата се поставя точка, за да е ясен смисълът на прочетеното;
• За да разбиете даден проблем и да предложите решения, е полезно да използвате списък с водещи символи или номериран списък;
• за нагледност е добре да се използват таблици, графики, диаграми;
• не се опитвайте умишлено да изглеждате като умен, образован събеседник, не усложнявайте прости мисли с прекомерни причастни и причастни фрази;
• колкото по-просто изразявате мислите си, толкова по-добре;
• Въпреки че в ежедневната реч културата изисква избягване на жаргона, в бизнес средата професионалният жаргон и заемките от английски вече се считат за добро възпитание (но не прекалявайте!).

Видове бизнес писма

Структурата им е почти еднаква. Що се отнася до обема, дългият текст не изглежда добре в тялото на писмото. По-добре е да го форматирате като отделен файл и да го прикачите като прикачен файл. В този случай в самото писмо, след поздрава, трябва накратко да посочите какво се обсъжда в прикачения файл.

Структура на буквата (начало)

В допълнение към общите правила е важно да знаете някои подробности за бизнес писането. Ще дадем правила, които ще бъдат подходящи в по-голямата част от случаите.

Началото на имейл се нарича заглавка. Съдържа логото на организацията. Полезно е винаги да имате под ръка (т.е. на работния плот на вашия компютър) шаблон, в който е включено това лого.

За разлика от офлайн комуникацията, съвременните правила не ви задължават да поздравите адресата и можете веднага, като го наречете по име и бащино име, да изложите същността на въпроса. Мнозина обаче продължават да пишат в началото на съобщението: „Добро утро! ", "Здравейте! ", "Добър вечер! “ или „Поздрави“. И това също не е отклонение от нормата.

Изискванията към основната част на писмото предполагат, че това е смисълът на кореспонденцията. Разделянето на текста на параграфи се счита за добра форма, знак за внимание към събеседника. Във всеки параграф се назовава и разкрива един или друг аспект на темата. В допълнение към идентифицирането на проблема е обичайно да се предлагат начини за разрешаването му. Така да се каже, да разкриете бизнес идея в миниатюра.

Структура на писмото (заключение)

Как да изпратите служебно съобщение?

Повечето офис служители поддържат много обширен архив от писма във входящата си поща. За да не се обърка събеседникът в дълга кореспонденция, се препоръчва да изпратите писмото като отговор. Когато щракнете върху съответното поле в началото на реда за тема, се появява английското съкращение “Re...”. Това е много удобно, защото получателят веднага ще запомни хода на кореспонденцията.

Можете да запазите цялата история на виртуалната комуникация с даден събеседник или да оставите само най-новите или най-значимите цитати. Съвременният бизнес етикет изисква да отговаряте на имейли доста бързо.Все пак прекарваме значителна част от деня си пред работния компютър. Освен това пощата може да се проверява от мобилни устройства.

Ако се притеснявате дали писмото е достигнало до адресата, използвайте удобната функция „Известие за получаване“, която е достъпна на почти всички пощенски сървъри. По този начин ще разберете, че имейлът е прегледан.