Основни правила за съставяне на щатните разписания

Един вид местни нормативни документи е таблицата с персонала. Този вид документ се използва за осигуряване на контрол върху количеството и състава на всяко имущество.

За тази цел има определени правила за съставяне на персонала.

Навигация по статии

Необходимост от документа

Персоналът представлява персоналът на организацията. Той не е включен в списъка на първичните документи, така че някои предприятия не практикуват неговото изготвяне и поддържане. Въпреки това присъствието му оказва значителна помощ на ръководството за осигуряване на контрол върху работата на компанията. Освен това документът помага при комуникация с контролните органи.

При проверка на работата на предприятие от представители на данъчната или трудовата инспекция не е необходимо наличието на щатна таблица, но е желателно. Ако няма такъв документ, това може да се тълкува като един от видовете нарушения на трудовото законодателство или безопасността на труда. Това може да се наказва с налагане на санкции в размер на 1 - 2 хиляди рубли за отговорното лице или до 30 хиляди рубли за.

Основната функция на таблицата с персонала е да обоснове причините за уволнението или намаляването на служителите на предприятието. Липсата му значително затруднява ръководството да докаже законността на тези процеси.

Съставянето и поддържането на HR е отговорност на служителя на отдела за ИТ или човешки ресурси. В повечето случаи тази задача пада върху плещите на счетоводителите. Тъй като документът е подписан от директора и главния счетоводител на дружеството, те носят отговорност за неговата автентичност. При изготвяне на щатно разписание срокът няма значение. За да направите това, инструкциите за поддържане на документация трябва да съдържат следните точки:

• Документът трябва ясно да посочва условията за неговото изготвяне и изменения.
• Ръководителят на предприятието е длъжен да състави и подпише заповед за започване на експлоатацията на ShR. Той трябва да включва клауза, която включва списък на лицата, отговорни за изготвянето и поддържането на таблицата с персонала.
• Освен това трябва да бъдат идентифицирани служителите, които трябва да бъдат уведомени за промени в графика.

Трябва да имате списък със законодателни и регулаторни актове, въз основа на които е съставен документът, направени са промени в него и други нюанси за работа с този документ.

Характеристики на компилацията

Необходимо е да въведете следните данни:

• Име на предприятието. Трябва да отговаря на посоченото в учредителната документация (до съкращения и наименования на чужд език).
• OKPO код. Състои се от 8 цифри.
• Точна дата на писане. Форматира се като ден, месец, година.
• Валидност. Точно е посочен периодът от време, през който е в сила щатното разписание.
• Името на структурната единица на организацията. Тези данни се въвеждат в съответствие с класификатора. Ако липсва, информацията се въвежда по азбучен ред.
• Код на отдела. Използват се данни, въведени в класификатора или събрани от ръководството на компанията. Във втория случай може да се използва всеки принцип.
• Длъжност, ранг, категория. Данните се въвеждат от нивото на управление и в низходящ ред. Трябва да се отбележи, че ако служителят е служител, той заема определена длъжност, но ако е работник, се посочва неговата професия.
• Номер на ТЯ. Информацията се носи отделно за всички длъжности и професии. Ако човек работи на непълно работно време, трябва да посочите дела, например 2,75; 0, 5 и т.н.
• Тарифна ставка или заплата. При въвеждане на данни се взема предвид средната месечна стойност, която зависи от системата на ОТ. Трябва да се има предвид, че курсът трябва да бъде посочен във валутата на нашата страна - рубли. В някои случаи се използва лихвен процент или съотношение. Не се препоръчва използването на долари или други валути. Това не е забранено от закона, но според Кодекса на труда на страната курсът в чуждестранна валута автоматично се преобразува в рубли по текущия курс. Освен това, когато делото се гледа в съда, подобна практика ще се квалифицира като нарушение. Това се дължи на факта, че валутният курс има тенденция да се променя в посока на спад. Съдия може да счита тази ситуация за създаване на неприемливи условия на заплащане за служителите на предприятието.
• Размер на надбавките. Тези колони показват компенсация или стимулиращи плащания. Техният размер се установява със закон и се насърчава от ръководителя на предприятието.
• В последната колона се обобщават данните, посочени в колони 5, 6, 7, 8. Тази цифра се умножава по броя на служителите, съгласно щатното разписание.
• Възможно е част от информацията, използвана за попълване на формуляра, да изисква малко пояснение. Тази информация се записва в колоната Бележки.
• Документът трябва да бъде подписан от ръководителя на организацията и главния счетоводител. Освен това документът има собствен номер.

След изготвянето на таблицата с персонала от ръководителя на предприятието се изготвя заповед, в която се съобщава, че е изготвен работният график, посочва се информация за общия брой на служителите на компанията, както и като период, през който документът е валиден. Заповедта, заверена от управителя и други отговорни лица, се регистрира. Данните за регистрация се въвеждат в специален дневник. Щатното разписание и заповедта за него се съхраняват заедно с други фирмени документи.

Извършване на промени в СР

Възможно е щатното разписание, както всеки друг документ, да трябва да бъде коригирано. Какъв документ се използва за извършване на промени в таблицата с персонала? Тъй като документът придобива сила само след подписване на поръчката, в нея могат да се правят промени и в съответствие с поръчката за предприятието.

По правило датата на подписване на поръчката и датата на влизане в сила на промените не съвпадат. В случаите, когато промените не са мащабни, се правят промени в щатното разписание. В противен случай има нужда от съставяне на ново щатно разписание. За това се изготвя нова заповед.

Извършването на промени в графика засяга преди всичко интересите на служителите на компанията. Това от своя страна изисква спазване на промените в трудовите договори. Съгласно закона за извършване на тази процедура трябва да са изпълнени следните условия:

• Получете съгласието на всеки служител, чийто трудов договор изисква промени.
• Представител на ръководството или отдела по персонала е длъжен да уведоми всеки работник, че е необходимо да се състави ново щатно разписание. По закон има определени срокове, в които служителите трябва да бъдат уведомени.
• Има много случаи, когато ръководителите на фирми смятат, че наличието на заповед за изменение на трудовия договор и съгласието на служителя с тези изменения са едно и също нещо. Това е грешно. Като пример, помислете за извършване на промени в размера на служителите на компанията. Отговорност на ръководителя на компанията е да уведоми служителите поне 60 дни предварително, че заплатата им ще бъде променена. Веднага след това се изготвя и подписва съответна заповед, която също посочва необходимостта от промяна на таблицата с персонала. Заповедта трябва да включва информация за това кои точно позиции ще бъдат направени промени, както и датата на влизане в сила на бъдещите промени. В допълнение към подписа на управителя и главния счетоводител, заповедта се подписва и от служител на отдела по персонала, който ще участва пряко в промяната на трудовите договори.
• След това е необходимо да се състави допълнително споразумение с всеки от горепосочените служители, в което подробно се посочва не само фактът, но и причината, поради която заплатата се променя. Ако това не удовлетворява лицето или изобщо не е посочено, той има право да поиска изплащане на материално обезщетение за периода, през който е получавал по-ниска заплата, докато е изпълнявал същата работа. На практика има увеличение основно на заплатите. Но не може да се изключи възможността за неговото намаляване. Причината за такъв ход може да са промени в организацията на условията на труд или технологичните условия за организиране на трудовия процес, приемането от ръководството на компанията на нова политика на управление, модернизация на процеса, спад в нивото на рентабилност на дружество или неговата реорганизация. Позицията и отговорностите на служителите обаче не се променят. Ако това не може да се избегне, ръководството е длъжно да предостави убедителни доказателства, подкрепени от законодателната рамка, за невъзможността за запазване на позиции.
• При намаляване на персонала се правят промени и в щатното разписание. Това се дължи на премахването на някои държавни единици от документа. Предвид факта, че служителите са уведомени за предстоящото намаление 60 дни предварително, промените, направени в СР, също влизат в сила от този момент. Ако в предприятието има таблица с персонал, неговият ръководител ще има правни документални доказателства, че тези длъжности са премахнати от списъка на щатните единици на компанията. В противен случай действията на мениджъра могат да се възприемат като незаконни.

Всяка стъпка, предприета от ръководителя на предприятието, трябва да бъде потвърдена от Комитета по труда.

Това може да е важно

Когато разработвате таблица с персонал за предприятие, може да възникнат някои важни въпроси, които трябва да знаете.

Сред най-значимите и често срещани са следните:

• Ако една компания има един или повече клонове, не е необходимо да се съставя отделно щатно разписание за всеки от тях. Съгласно законодателството на страната клоновете не са работодатели.
• Ако е необходимо да посочите в таблицата с персонала на компанията служители, наети за сезонна работа, можете да въведете колоната Период на работа в документа, където можете да посочите този тип служител. Също така си струва да се обърне внимание на факта, че е необходимо да се посочи периодът, през който хората ще работят.
• Длъжностите на служителите, посочени в СР, трябва да съответстват на тези, посочени в трудовите договори на тези хора.
• Ако човек е нает на позиция, която не е в графика, мениджърът трябва да коригира местните документи на компанията.
• В случай, че една длъжност се заема от няколко души, в чиито трудови договори е посочено, че работят на непълно работно време, при изчисляване на общия брой на единиците в щата трябва да се посочи точната цифра. Например, ако една длъжност се заема от 3 души, двама от които работят на 0,5 ставки, а третият на 1 ставка, трябва да се посочат общо 2,0 щатни единици.
• Ако предприятието практикува безтарифна или смесена система на плащане, може да се използва коефициент или процент за точно посочване на мерните единици.
• Ако в щатното разписание няма текущи заплати, то няма юридическа сила. Това противоречи на закона.
• Щатното разписание няма връзка със служителите на компанията. В тази връзка при изготвянето на извлечение в него не се посочват данните на работника.
• Ако е необходимо да се изготви извлечение от ShR от клон на компанията или нейно представителство, този въпрос трябва да бъде посочен в устава на компанията. Освен това те могат да действат чрез пълномощник. Ако няма такъв, се изисква извлечение от счетоводния отдел на основното предприятие.
• Ако има грешка или най-малката корекция в извлечението, документът е невалиден.
• Ако длъжностно лице състави подправен документ, му се налага глоба.
• Същото наказание грози длъжностно лице, което откаже да издаде извлечение от щатното разписание на служител. Лице няма право да изисква копия от документи или определена такса за издаване на документ. Извлечението се издава безплатно.

Индивидуалните предприемачи често имат въпроси относно целесъобразността на изготвянето и поддържането на таблица с персонал. От една страна, законодателството гласи, че таблицата с персонала се съставя за предприятието, а не за служителя, но от друга страна, ако се извърши проверка от федералната инспекция по труда, частният предприемач може да се сблъска с големи проблеми , които включват налагане на глоба или закриване на предприятието.

Когато изготвяте таблица с персонал, трябва да вземете предвид факта, че заплатите на служителите, които заемат една позиция, не трябва да варират. Възможно е да има разлика в размера на допълнителните плащания (надбавки, бонуси и др.). Разликата се влияе от квалификацията на служителя, неговия стаж в дадено предприятие и сложността на извършената работа. В никакъв случай не бива да забравяме, че след изготвянето на ново щатно разписание, старото трябва да бъде съхранено. Проектът на стария ShR се съхранява 5 години, целият списък на кореспонденцията, свързана с подготовката на документа, се съхранява 3 години, щатното разписание (добавка към таблицата с персонал) се съхранява до 75 години.

За да се избегнат трудности при самостоятелното разработване на формуляр за персонал на компанията, експертите препоръчват да използвате готов формуляр T-3 или да изтеглите други видове формуляри, от които можете да изберете най-подходящия за конкретно предприятие.

Не трябва да пренебрегвате необходимостта от изготвяне и поддържане на фирмено разписание. Трябва да сте изключително внимателни към този процес. Това ще осигури значителна помощ в случай, че някой получи помощ при кандидатстване за конкретна позиция, когато персоналът е намален или процентът е намален.

Таблица на персонала от „А“ до „Я“ - на видео:

Изпратете въпроса си във формата по-долу

Още по темата: