Korespondencja biznesowa. Prowadzenie korespondencji biznesowej (przykłady)

Każdy z nas przynajmniej kilka razy w życiu pisał oficjalne listy i notatki. Gdziekolwiek jesteśmy i co robimy, każda dziedzina ma swoją korespondencję handlową, którą należy przeprowadzić, aby wyjaśnić pewne kwestie, doprecyzować informacje, zadać pytanie i tak dalej. O ile wcześniej zjawisko to występowało częściej w przypadku wniosków papierowych i przesyłania pism do przełożonych (a także partnerów biznesowych), dziś kategoria ta jest bardziej powszechna w otaczającym nas środowisku.

Trzeba wiedzieć, jak prawidłowo prowadzić korespondencję biznesową, nawet jeśli po prostu składasz zamówienie w jakimś sklepie internetowym i chcesz porozumieć się z jego przedstawicielem.

W tym artykule opiszemy kilka głównych punktów składających się na komunikację biznesową. Zwrócimy uwagę na to, jakie niuanse należy wziąć pod uwagę podczas wymiany listów z partnerami; czego nie można zaniedbać, jeśli nie chcesz wydać się rozmówcy niekompetentny i niegrzeczny, a także pamiętaj o zasadach, których należy przestrzegać w każdej sytuacji.

Gdzie jest używany?

Oczywiście w procesie pracy najczęściej wykorzystywana jest korespondencja biznesowa. Jeśli pracujesz w firmie, z pewnością staniesz przed koniecznością tworzenia tego typu korespondencji. Skoro mówimy o kwestiach biznesowych, łatwo zrozumieć, że styl pisania powinien być odpowiedni – możliwie sformalizowany i oficjalny.

Dalsze wrażenie na pracownikach firmy, do której zostanie wysłany list, na temat Ciebie i Twojej firmy zależy od tego, jak dobrze uda Ci się zorganizować korespondencję biznesową. Dlatego do procesu pisania tekstu i jego projektowania należy podchodzić tak odpowiedzialnie, jak to tylko możliwe.

Przede wszystkim, jeśli szukasz sposobu na prowadzenie korespondencji biznesowej, polecamy zapoznać się z naszą instrukcją. W nim, jak zauważono powyżej, przedstawimy zarówno pewne punkty teoretyczne, jak i zagadnienia praktyczne. Na koniec artykułu postaramy się podać kilka przykładów zwrotów typowych dla formalnego stylu pisania. Ostatecznie korzystając z bazy z tego artykułu będziesz mógł samodzielnie komponować wysokiej jakości teksty do dalszej komunikacji z kontrahentami.

Rodzaje korespondencji

Od razu omawiając czym jest korespondencja biznesowa, chciałbym zwrócić uwagę na jej rodzaje. W ten sposób możemy rozróżnić list z prośbą i odpowiednio list z odpowiedzią; list informacyjny (najczęściej wysyłany do klienta); podziękowanie (w dowód wdzięczności za wykonaną usługę), powiadomienie, przypomnienie, upomnienie; list polecający; gwarancja i list motywacyjny. Tak naprawdę są to tylko najczęściej używane typy, które składają się zarówno na rzeczywistą, jak i elektroniczną korespondencję biznesową. W związku z tym będziemy się z nimi spotykać w praktyce najczęściej.

Struktura

Logiczne jest, że dla wygodniejszej organizacji pisania dowolnego listu przydatna byłaby praca z jego określoną strukturą lub planem. Dzięki temu będziesz mógł podzielić zadanie na mniejsze etapy, które będą znacznie łatwiejsze do wykonania. Na przykład zaplanuj linię swojego listu tak, aby obejmowała tematy, które musisz przedstawić tak dokładnie, jak to możliwe. Na przykład, jeśli piszesz pytanie o cenę tego czy innego produktu, spróbuj krótko podać motyw: dlaczego piszesz do firmy (ponieważ chcesz kupić lub zamówić ten lub inny produkt); wyjaśnij główny cel (dowiedz się, ile będzie Cię kosztować zamówienie 10 sztuk produktu z określonymi opcjami). Na koniec określ w jakiej formie chcesz otrzymać wycenę i zapytaj czy na ten wolumen produkcji przysługuje rabat.

Oczywiście ta informacja jest już oczywista - wystarczy logicznie zrozumieć, co chcesz napisać. Ponadto nie możemy zapominać o projekcie i wymaganiach. Porozmawiamy o tym bardziej szczegółowo później.

Wymagania dotyczące listu

Zasady korespondencji biznesowej stanowią więc, że wszystkie listy muszą być przede wszystkim krótkie. To jest główna zasada, że ​​będzie czytany. Zgadzam się, wszyscy nie lubimy, gdy jesteśmy obciążeni dużą ilością informacji. Jeśli jest to list biznesowy, nie powinien być duży – w tym przypadku można go po prostu zignorować. Jeśli nie możesz od razu skrócić informacji, zrób to po napisaniu pierwszej wersji listu.

Po drugie, Twój partner (uczestnik korespondencji) musi rozumieć, co się mówi. Oznacza to, że list powinien mieć charakter informacyjny i zrozumiały. Powinien zawierać informacje, które chciałbyś przekazać w taki sposób, aby uniknąć dodatkowych pytań i nie tracić czasu na doprecyzowanie szczegółów.

Po trzecie, list powinien być napisany z jak największym szacunkiem wobec partnera lub pracownika firmy, który go przeczyta. To prawda – im więcej szacunku okażesz swojemu rozmówcy, tym większe jest prawdopodobieństwo, że odpowiednio odpowie na Twoją prośbę i ostatecznie osiągniesz zamierzony efekt.

Korespondencja w języku angielskim

W niektórych przypadkach negocjacje powinny być prowadzone w języku angielskim (lub innym języku niż rosyjski). Jest to normalne, zwłaszcza jeśli istnieją relacje z zagranicznymi kontrahentami. Warto zauważyć, że zasady korespondencji biznesowej dotyczą każdego języka: mogą różnić się jedynie zwrotami stylistycznymi. Twoim zadaniem jest wybrać ten, który jest najbardziej odpowiedni do sytuacji, w której znajdujesz się Ty i Twój partner (rozmówca).

Korespondencja biznesowa w języku angielskim wymaga oczywiście biegłości w tym języku na dość wysokim poziomie, więc jeśli tak nie jest w Twoim przypadku, polecamy zwrócić się do profesjonalnych tłumaczy. Ważne jest, aby tłumaczenie wykonała osoba posługująca się mową specjalistyczną, będącą częścią języka korespondencji biznesowej.

Przykład. Wstęp

To, jak zaczniesz, jest bardzo ważne w każdej rozmowie. Pod tym względem etykieta korespondencji biznesowej nie różni się od komunikacji na żywo: pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to przywitać się z rozmówcą i w jakiś sposób wprowadzić go do rozmowy. Powitaniem może być standardowe „Witam”, ale wprowadzenie powinno być bardziej indywidualne. Możesz na przykład podać krótki cel swojego listu („Kontaktujemy się z Tobą w celu wyjaśnienia kilku informacji na temat Twojego produktu. Przede wszystkim interesuje nas cena modelu A1”). Inna opcja: „W ramach kontynuacji naszej rozmowy telefonicznej na temat modelu A1 piszę do Państwa z pytaniem o cenę tego produktu”). Możesz też po prostu opisać swoją sytuację: „Piszę do Ciebie, ponieważ w 2010 roku Twój partner skontaktował się z naszą firmą, oferując w Twoim imieniu rozpoczęcie współpracy w tym obszarze.”

Prezentacja materiału

Następnie, po napisaniu wstępu do swojego listu, powinieneś wyjaśnić, dlaczego piszesz. Przykładowo po zadaniu pytania o cenę produktu wyjaśnij, co Cię interesuje. Możesz napisać tak: „Chcielibyśmy zamówić N sztuk produktu z zastrzeżeniem dostawy na adres X.” W przypadku kontynuowania rozmowy telefonicznej możesz sprecyzować swoją prośbę - dlaczego napisałeś do tej osoby po rozmowie telefonicznej (powiedzmy, aby potwierdzić zamiar przeprowadzenia transakcji): „Mianowicie: jesteśmy zainteresowani produkt N, pod warunkiem, że będzie on dostarczany z opcją X”. Jeśli weźmiemy pod uwagę trzecią wersję, możesz także zacząć rozwijać temat swojej chęci współpracy z firmą. Opisz, jak leży to w Twoim najlepszym interesie i że partner odniesie jakąś konkretną korzyść z interakcji z Tobą, jeśli się na to zgodzi: „Będziesz zainteresowany informacją, że losy naszej firmy uległy zmianie i od tego czasu wyrównały się bliżej interesów Twojego biznesu.”

Oferta

Wszelka korespondencja biznesowa (podane przez nas przykłady również koniecznie mają tę właściwość) wymaga logicznego ciągu. Jeśli na początku napisałeś o tym, dlaczego piszesz, powinieneś doprecyzować i rozwinąć tę myśl. Wskaż szerzej, czego oczekujesz od rozmówcy – być może narysuj mu perspektywę korzyści płynących ze zgody na współpracę z Tobą. Ta część, zgodnie z całą logiką, powinna być „szczytem” Twojego pisania, kulminacją w swoim rodzaju. Jeśli początkowo płynnie podszedłeś do tego, co Cię przede wszystkim interesuje, to w tej części powinieneś „odsłonić swoje karty”. Wszelka korespondencja biznesowa (przykłady listów powyżej nie są wyjątkiem) powinna być zorganizowana wzdłuż takiej gładkiej krzywej w górę. Wtedy czytelnik Twoich wierszy zrozumie Twój nastrój i dzięki temu będzie mu wygodniej komunikować się z Tobą. Nie rób gwałtownych przeskoków, nie przechodź z tematu na temat.

Jak pokazują przykłady, jeśli chcesz omówić np. dwie niezwiązane ze sobą kwestie, możesz podzielić artykuł na części, dzieląc go na akapity. Jest to wygodne zarówno dla czytelnika, który wizualnie zobaczy moment przejścia od jednego pytania do drugiego; i tak też jest w twoim przypadku, ponieważ w tym przypadku piszesz tak, jakbyśmy mówili o dwóch różnych literach.

Jeśli mówimy o naszych przykładach, powinniśmy napisać: „Ponadto chcielibyśmy ponownie zamówić produkt N, w sprawie którego kontaktowaliśmy się z Państwem miesiąc wcześniej”. Lub: „Za cenę odpowiednią na nasze warunki chcielibyśmy nawiązać z Państwem stałą współpracę w tym zakresie, zwiększając kanał sprzedaży do X-Y tys. sztuk.” Na koniec możesz to zrobić: „Jeśli Twoje zainteresowanie współpracą z nami jest nadal aktualne, daj nam znać”.

Zgodnie z tą zasadą budowana jest co druga próbka korespondencji biznesowej, więc nie ma w tym nic złego. Wręcz przeciwnie, wyróżnianie nagłówków często pomaga w lepszej nawigacji, ponieważ usuwa „pełny tekst” i tworzy w nim rodzaj „kotwic”, do których można się wizualnie przyczepić.

Część końcowa

Na koniec powinieneś zakończyć swój list w tym samym duchu, w jakim go zacząłeś. Jeżeli piszesz list z podziękowaniami, napisz, że jesteś zadowolony ze współpracy z opisywaną przez Ciebie firmą; jeśli jest to propozycja komercyjna, powinieneś wyrazić wdzięczność za uwagę na Twój list i wyrazić nadzieję na dalszą interakcję z tą osobą. Musisz zrozumieć, że sposób zakończenia listu w dużej mierze determinuje ostateczną opinię o Tobie i Twojej firmie. Wszelka korespondencja biznesowa (przykłady listów stale to potwierdzają) opiera się na uprzejmości – dlatego zawsze pamiętaj o konieczności podziękowania rozmówcy, wyrażenia nadziei, pochwalenia go czy pozostawienia rekomendacji. Zakończenie tekstu należy dobrać tak, aby w pełni nawiązywało do problemu opisanego w piśmie.

Przykłady: „Mamy nadzieję zatrzymać Państwa jako naszego stałego partnera, mając nadzieję na stabilną współpracę w naszych przyszłych działaniach.” Lub „Jesteśmy szczerze wdzięczni za uwagę i mamy nadzieję, że będziemy mogli rozwijać z Państwem współpracę w przyszłości.” Lub „Dziękuję za uwagę. Mam nadzieję, że w przyszłości będziemy mogli nadal służyć Twoim interesom na rynku N.”

Etykieta i umiejętność czytania i pisania

Nigdy nie zapominaj o grzeczności. Jak już podkreślono powyżej, jest to ważne, jeśli interesuje Cię korespondencja biznesowa. Zwroty takie jak „miło mi współpracować”, „dziękuję za uwagę”, „przepraszam, że przeszkadzam”, „będzie nam miło cię widzieć”, „czy chciałbyś do nas dołączyć” i inne. Nawiasem mówiąc, dwa ostatnie dotyczą bardziej zaproszeń na uroczystości firmowe niż listu biznesowego.

Zawsze na znak szacunku dodawaj „proszę”, „dziękuję”, „byłbyś miły” itp. do wyrażeń, jeśli jest to stosowne.

Umiejętność czytania i pisania jest nie mniej ważna w procesie pisania listów biznesowych. Mówiąc dokładniej, jeśli popełnisz choć jeden podstawowy błąd w procesie tworzenia listu, możemy powiedzieć, że rozmówca wyrobi o Tobie zupełnie inną opinię niż ta, której się spodziewasz. Dlatego staraj się pisać tak kompetentnie, jak to możliwe i sprawdzaj wszystko kilka razy. Jeśli nie wiesz, jak znaleźć błędy i samodzielnie je poprawić, skorzystaj z usług korektora lub specjalistycznych usług. To bardzo proste, ale pozwoli Ci mieć pewność co do swojego tekstu.

Praktyka i trening

W Internecie, jak wspomniano powyżej, istnieje wiele przykładów gotowych listów biznesowych na dowolny temat. Nie zamieściliśmy ich tutaj w całości, bo tak naprawdę w tym artykule po prostu nie ma wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić tak dużą ilość informacji. Zamiast tego postanowiliśmy po prostu podać kilka podstawowych zasad i zasad, z którymi mieliście okazję zapoznać się powyżej. Jednak to oczywiście nie wszystkie kroki, jakie należy podjąć na drodze do nauki pisania biznesowego. Tak naprawdę najważniejszą rolę w tym obszarze odgrywa doświadczenie praktyczne.
Jeśli przestudiujesz, powiedzmy, 5-10 przykładów gotowych listów, a także przeczytasz nasz artykuł i wyciągniesz stąd pewne zasady, już wkrótce będziesz mógł pisać listy tak, jak potrzebujesz. Tak naprawdę wystarczy to, aby stworzyć dowolny list w ramach korespondencji biznesowej.

Gotowe przykłady

Ponieważ, jak wspomniano powyżej, gotowych przykładów jest ogromna ilość, studenci i początkujący specjaliści kuszą się, aby skorzystać z cudzej gotowej pracy, aby stworzyć na jej podstawie własny projekt. Chciałbym powiedzieć, że nie jest to zalecane w praktyce, ale na treningu - proszę.

Studiując to, co jest napisane w innych listach, będziesz mógł łatwiej poruszać się po tym, co musisz wyjaśnić w swojej korespondencji. Jest to normalne, ponieważ naturą człowieka jest uczenie się bezpośrednio na podstawie doświadczenia.

To prawda, że ​​​​jeśli otrzymasz zadanie napisania pełnoprawnego listu biznesowego, spróbuj najpierw przejrzeć przykłady i wybrać najbardziej odpowiedni dla swojego zadania. Następnie należy go jak najbardziej dostosować do sytuacji, którą masz zgodnie z ogólną koncepcją, ale jednocześnie napisać go od nowa, aby ustalić własny styl prezentacji i pisania. Być może w końcu będziesz w stanie lepiej przekazywać informacje, a sama komunikacja będzie bardziej produktywna i skuteczna.

Ucz się i ćwicz! I w dość krótkim czasie będziesz mógł stworzyć własne listy biznesowe!