etykieta korespondencji biznesowej

Korespondencja biurowa to bardzo szczególny gatunek, który musisz opanować, jeśli zamierzasz wspiąć się po drabinie korporacyjnej. Dobre umiejętności pisania w biznesie będą ci wiernie służyć: pomogą ci komunikować się z podwładnymi, przełożonymi i partnerami, podkreślą twoje wykształcenie i światopogląd. Styl komunikacji powinien być powściągliwy, celowy, nie odbiegający od zadanego tematu.

Cechy komunikacji biznesowej

Każda komunikacja, zarówno osobista, jak i pisemna, to interakcja z ludźmi w celu wymiany informacji, zaimponowania i negocjacji. Nic co ludzkie nie jest nam obce, czasami dajemy upust emocjom, ale w sferze biznesowej nie powinno być miejsca na gwałtowne manifestowanie naszych uczuć, cech charakteru i temperamentu.

Nie sposób sobie wyobrazić, aby na międzynarodowym spotkaniu prezydenci różnych krajów śpiewali piosenki, śmiali się głośno lub wyrażali osobistą niechęć. Po to właśnie istnieje etykieta, aby uczynić nasze życie tak wygodnym i uporządkowanym, jak to tylko możliwe.

Ważną cechą komunikacji biznesowej jest to, że nie można jej przerwać w połowie zdania. Na każdy otrzymany list musisz napisać odpowiedź, nawet jeśli nie masz na to ochoty. Jeśli otrzymasz połączenie i nie masz czasu odebrać telefonu, koniecznie oddzwoń. Oczywiście komunikacja z niektórymi ludźmi jest nieprzyjemna. Dlatego na liście obowiązkowych cech menedżera znajduje się odporność na stres.

Spotkanie biznesowe, rozmowa telefoniczna czy służbowa korespondencja mailowa z pewnością będą miały jakiś cel. W efekcie strony muszą dojść do konkluzji, przedyskutować projekt, uzgodnić strategiczne partnerstwo i tak dalej.

Zasady e-maili

W mowie pisanej jest chyba nawet więcej ograniczeń i konwencji niż w mowie ustnej. Komunikując się bezpośrednio z rozmówcą, podczas osobistego spotkania, możemy położyć intonacyjny nacisk na ten czy inny fakt, wyjaśnić coś, jeśli rozmówca nas nie zrozumiał. W przypadku popełnienia błędu w wymowie możemy go natychmiast poprawić. Ale w liście biznesowym musimy być niezwykle klarowni i precyzyjni, aby słowa nie sugerowały podwójnej interpretacji.

Zwykli mówić: „Papier wytrzyma wszystko”, sugerując, że nawet niewiarygodne fakty można zapisać. Jesteśmy zdania, że korespondencja biznesowa powinna być jak najbardziej szczera. Nawiasem mówiąc, teraz listy papierowe są wysyłane coraz mniej. Zasadniczo przewożą umowy i inne dokumenty. W tym przypadku papier firmowy służy jako dowód wysokiego statusu organizacji.

W dzisiejszych czasach korespondencja biznesowa odbywa się w większości w przestrzeni wirtualnej i ma swoją specyfikę. Kiedy dialog dopiero się rozpoczyna, zwyczajowo pisze się powitanie zgodnie z etykietą, na przykład: „Cześć, drogi Olegu Siergiejewiczu! ". A pod kolejnym adresem w ciągu dnia roboczego powitanie można pominąć.

Alfabetyzacja

Komunikacja pisemna, w tym e-mailowa, wymaga przestrzegania norm językowych i nienagannej znajomości języka. W końcu korespondencja ujawni twoje luki wykształconemu rozmówcy. Dlatego radzimy sprawdzić, co jest napisane przy pomocy służb specjalnych, jeśli nie jesteś całkowicie pewien własnej wiedzy.

Wymieniamy ogólne zasady, których wymaga etyka komunikacji elektronicznej. Są dość proste, ale niestety wielu je zaniedbuje:

• początek każdego zdania pisany wielką literą;
• na końcu frazy umieszcza się kropkę, aby znaczenie czytanego tekstu było jasne;
• aby uporządkować problem i zasugerować rozwiązania, warto skorzystać z wypunktowanej lub numerowanej listy;
• dla jasności dobrze jest korzystać z tabel, wykresów, wykresów;
• nie staraj się szczególnie wyglądać na inteligentnego, wykształconego rozmówcę, nie komplikuj prostych myśli nadmiernymi zwrotami partycypacyjnymi i imiesłowowymi;
• im prościej wyrażasz swoje myśli, tym lepiej;
• choć w mowie potocznej kultura wymaga unikania żargonu, w środowisku biznesowym żargon fachowy i zapożyczenia z języka angielskiego są obecnie uważane za dobrą formę (ale nie przesadzaj!).

Rodzaje listów biznesowych

Ich struktura jest prawie taka sama. Jeśli chodzi o objętość, długi tekst nie wygląda dobrze w treści listu. Lepiej wystawić go jako osobny plik i dołączyć jako załącznik. W takim przypadku w samym liście po powitaniu należy krótko wskazać, czego dotyczy załącznik.

Struktura liter (początek)

Oprócz ogólnych zasad, ważne jest, aby znać kilka szczegółów dotyczących pisania biznesu. Podamy zasady, które będą odpowiednie w zdecydowanej większości przypadków.

Początek wiadomości e-mail nazywany jest nagłówkiem. Posiada logo organizacji. Przydatne jest, aby zawsze mieć pod ręką (czyli na pulpicie komputera) szablon, w którym wpisane jest to logo.

W przeciwieństwie do komunikacji offline, nowoczesne zasady nie zobowiązują cię do powitania adresata i możesz od razu określić istotę sprawy, nazywając go po imieniu i patronimie. Jednak wielu nadal pisze na początku wiadomości: „Dzień dobry! ", "Cześć! ", "Dobry wieczór! lub „Pozdrowienia”. I w tym również nie ma odchylenia od normy.

Wymagania dotyczące treści listu sugerują, że to w nim tkwi sens korespondencji. Podział tekstu na akapity jest uważany za dobrą formę, oznakę uważnego stosunku do rozmówcy. W każdym akapicie jeden lub inny aspekt tematu jest wymieniony i ujawniony. Oprócz identyfikacji problemu zwyczajowo sugeruje się sposoby jego rozwiązania. Że tak powiem, ujawnić pomysł na biznes w miniaturze.

Struktura listu (wniosek)

Jak wysłać wiadomość biznesową?

Większość pracowników biurowych ma w swojej skrzynce pocztowej bardzo obszerne archiwum listów. Aby rozmówca nie pogubił się w długiej korespondencji, zaleca się wysłanie listu w formie odpowiedzi. Po kliknięciu odpowiedniego pola na początku tematu listu pojawia się angielski skrót „Re…”. Jest to bardzo wygodne, ponieważ adresat od razu zapamięta przebieg korespondencji.

Możesz zapisać całą historię wirtualnej komunikacji z tym rozmówcą lub możesz zostawić tylko ostatnie lub najważniejsze cytaty. Współczesna etykieta biznesowa wymaga szybkiego reagowania na e-maile. W końcu przed komputerem w pracy spędzamy znaczną część dnia. Ponadto pocztę można sprawdzać z urządzeń mobilnych.

Jeśli martwisz się, czy list dotarł do adresata, skorzystaj z wygodnej funkcji „Powiadomienie o odbiorze”, która jest dostępna na prawie wszystkich serwerach pocztowych. W ten sposób będzie dla ciebie jasne, że list został obejrzany.