Podstawowe zasady sporządzania grafików pracy

Jednym z rodzajów lokalnych dokumentów regulacyjnych jest tabela personelu. Ten rodzaj dokumentu służy do zapewnienia kontroli ilości i składu dowolnego majątku.

W tym celu obowiązują pewne zasady dotyczące ustalania personelu.

Nawigacja po artykułach

Konieczność dokumentu

Personel reprezentuje personel organizacji. Nie znajduje się na liście dokumentów podstawowych, dlatego niektóre przedsiębiorstwa nie praktykują jego przygotowywania i utrzymywania. Mimo to jego obecność stanowi znaczącą pomoc dla kadry zarządzającej w zapewnieniu kontroli nad pracą firmy. Ponadto dokument pomaga w komunikacji z organami kontrolnymi.

Podczas sprawdzania pracy przedsiębiorstwa przez przedstawicieli inspekcji podatkowej lub pracy obecność tabeli personelu nie jest konieczna, ale jest pożądana. Brak takiego dokumentu może być interpretowany jako jeden z rodzajów naruszenia przepisów prawa pracy lub bezpieczeństwa pracy. Może to grozić karą w wysokości od 1 do 2 tysięcy rubli dla osoby odpowiedzialnej lub do 30 tysięcy rubli dla osoby odpowiedzialnej.

Główną funkcją tabeli personelu jest uzasadnienie przyczyn zwolnienia lub redukcji pracowników przedsiębiorstwa. Jej brak znacznie utrudnia kierownictwu udowodnienie legalności tych procesów.

Za przygotowanie i utrzymanie HR odpowiada pracownik działu IT lub HR. W większości przypadków zadanie to spada na barki księgowych. Ponieważ dokument podpisuje dyrektor i główny księgowy firmy, to oni odpowiadają za jego autentyczność. Przy sporządzaniu harmonogramu zatrudnienia termin nie ma znaczenia. W tym celu instrukcja prowadzenia dokumentacji powinna zawierać następujące punkty:

• Dokument musi wyraźnie wskazywać warunki jego przygotowania i zmian.
• Kierownik przedsiębiorstwa jest zobowiązany sporządzić i podpisać polecenie rozpoczęcia działalności ShR. Musi zawierać klauzulę zawierającą listę osób odpowiedzialnych za sporządzenie i prowadzenie tabeli personelu.
• Ponadto należy wskazać pracowników, których należy powiadomić o wszelkich zmianach w grafiku.

Musisz mieć listę aktów ustawodawczych i wykonawczych, na podstawie których sporządzany jest dokument, wprowadzane są do niego poprawki i inne niuanse dotyczące pracy z tym dokumentem.

Funkcje kompilacji

Niezbędne jest wprowadzenie następujących danych:

• Nazwa przedsiębiorstwa. Musi odpowiadać temu, co określono w dokumentacji założycielskiej (aż do skrótów i nazw w języku obcym).
• Kod OKPO. Składa się z 8 cyfr.
• Dokładna data napisania. Jest formatowany jako dzień, miesiąc, rok.
• Ważność. Okres obowiązywania tabeli personelu jest precyzyjnie wskazany.
• Nazwa jednostki strukturalnej organizacji. Dane te wprowadzane są zgodnie z klasyfikatorem. Jeżeli go brakuje, informacje wprowadza się w kolejności alfabetycznej.
• Kod działu. Wykorzystywane są dane wprowadzone do klasyfikatora lub opracowane przez kierownictwo firmy. W drugim przypadku można zastosować dowolną zasadę.
• Stanowisko, ranga, kategoria. Dane wprowadzane są począwszy od poziomu zarządzania i w kolejności malejącej. Należy zaznaczyć, że jeśli pracownik jest pracownikiem, to zajmuje określone stanowisko, natomiast jeżeli jest pracownikiem, wskazany jest jego zawód.
• Liczba ONA. Informacje przekazywane są oddzielnie dla wszystkich stanowisk i zawodów. Jeśli dana osoba pracuje w niepełnym wymiarze godzin, należy wskazać udział, na przykład 2,75; 0, 5 itd.
• Stawka taryfowa lub wynagrodzenie. Przy wprowadzaniu danych brana jest pod uwagę średnia miesięczna, która zależy od systemu OT. Należy wziąć pod uwagę, że stawka musi być podana w walucie naszego kraju - rublach. W niektórych przypadkach stosuje się stopę procentową lub współczynnik. Nie zaleca się używania dolarów ani innych walut. Nie jest to zabronione przez prawo, ale zgodnie z obowiązującym w danym kraju Kodeksem pracy stawka w walucie obcej jest automatycznie przeliczana na ruble według aktualnie obowiązującego kursu. Ponadto, gdy sprawa trafi do sądu, taka praktyka zostanie zakwalifikowana jako naruszenie. Wynika to z faktu, że kurs walutowy ma tendencję do zmiany kierunku spadkowego. Sędzia może uznać tę sytuację za stworzenie nieakceptowalnych warunków płacowych dla pracowników przedsiębiorstwa.
• Wysokość świadczeń. Kolumny te wskazują wynagrodzenie lub wynagrodzenie motywacyjne. Ich wielkość jest określona przez prawo i zalecana przez kierownika przedsiębiorstwa.
• Ostatnia kolumna podsumowuje dane wskazane w kolumnach 5, 6, 7, 8. Liczbę tę mnoży się przez liczbę pracowników, zgodnie z tabelą personelu.
• Możliwe, że niektóre informacje użyte do wypełnienia formularza wymagają niewielkiego wyjaśnienia. Informacje te są rejestrowane w kolumnie Notatki.
• Dokument musi zostać podpisany przez kierownika organizacji i głównego księgowego. Ponadto dokument ma swój własny numer.

Po sporządzeniu tabeli personelu przez kierownika przedsiębiorstwa sporządzane jest zarządzenie, w którym podaje się informację o sporządzeniu harmonogramu pracy, podaje się informację o całkowitej liczbie pracowników firmy, a także jako okres ważności dokumentu. Zamówienie, potwierdzone przez kierownika i inne odpowiedzialne osoby, zostaje zarejestrowane. Dane rejestrowe wprowadzane są do specjalnego dziennika. Tabela personelu i kolejność na jej temat przechowywane są wraz z innymi dokumentami firmy.

Dokonywanie zmian w SR

Możliwe, że tabela personelu, jak każdy inny dokument, będzie wymagała zmiany. Jakiego dokumentu używa się do wprowadzania zmian w tabeli personelu? Ponieważ dokument nabiera mocy dopiero po podpisaniu zamówienia, można w nim dokonać zmian również zgodnie z zamówieniem dla przedsiębiorstwa.

Co do zasady data podpisania zamówienia i data wejścia w życie zmian nie są tożsame. W przypadkach, gdy zmiany nie są duże, wprowadza się zmiany w tabeli personelu. W przeciwnym razie konieczne jest sporządzenie nowej tabeli personelu. Trwa opracowywanie nowego zarządzenia w tej sprawie.

Dokonywanie zmian w grafiku wpływa przede wszystkim na interesy pracowników firmy. To z kolei wymaga przestrzegania zmian w umowach o pracę. Zgodnie z prawem, aby przeprowadzić tę procedurę, muszą zostać spełnione następujące warunki:

• Uzyskaj zgodę każdego pracownika, którego umowa o pracę wymaga zmian.
• Przedstawiciel kierownictwa lub działu personalnego ma obowiązek powiadomić każdego pracownika o konieczności sporządzenia nowej tabeli personelu. Zgodnie z prawem istnieją określone ramy czasowe, w których należy powiadomić pracowników.
• W wielu przypadkach menadżerowie firm uważają, że obecność nakazu zmiany umowy o pracę i zgoda pracownika na te zmiany to jedno i to samo. To jest źle. Jako przykład rozważ wprowadzenie zmian w liczbie pracowników firmy. Obowiązkiem szefa firmy jest powiadomienie pracowników z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem o zmianie ich wynagrodzenia. Natychmiast po tym sporządzane i podpisywane jest odpowiednie zamówienie, które wskazuje również na potrzebę zmiany tabeli personelu. Zlecenie musi zawierać informację o tym, jakie dokładnie stanowiska zostaną dokonane, a także o dacie wejścia w życie przyszłych zmian. Oprócz podpisu kierownika i głównego księgowego, zamówienie podpisuje także pracownik działu personalnego, który będzie bezpośrednio zaangażowany w zmianę umów o pracę.
• Następnie konieczne jest sporządzenie dodatkowej umowy z każdym z powyższych pracowników, która szczegółowo określa nie tylko fakt, ale także przyczynę zmiany wynagrodzenia. Jeżeli to danej osoby nie satysfakcjonuje lub w ogóle nie jest wskazane, ma ona prawo żądać wypłaty odszkodowania materialnego za okres, w którym przy wykonywaniu tej samej pracy otrzymywał niższe wynagrodzenie. W praktyce mamy do czynienia głównie ze wzrostem wynagrodzeń. Nie można jednak wykluczyć możliwości jego ograniczenia. Powodem takiego posunięcia mogą być zmiany w organizacji warunków pracy lub warunków technologicznych organizacji procesu pracy, przyjęcie przez kierownictwo firmy nowej polityki zarządzania, unowocześnienie procesu, spadek poziomu rentowności zakładu pracy spółki lub jej reorganizacji. Jednak pozycja i obowiązki pracowników nie ulegają zmianie. Jeżeli nie da się tego uniknąć, kierownictwo ma obowiązek przedstawić przekonujące dowody, poparte ramami prawnymi, wskazujące na niemożność utrzymania stanowisk.
• W przypadku redukcji personelu zmiany wprowadzane są również w tabeli personelu. Wynika to z usunięcia z dokumentu niektórych jednostek państwowych. Biorąc pod uwagę fakt, że pracownicy są powiadamiani o zbliżającej się obniżce z 60-dniowym wyprzedzeniem, zmiany wprowadzone w SR wchodzą w życie również w tym momencie. Jeżeli w przedsiębiorstwie znajduje się tabela personelu, jego kierownik będzie miał dokument prawny potwierdzający, że stanowiska te zostały usunięte z listy jednostek kadrowych firmy. W przeciwnym razie działania menedżera mogą zostać odebrane jako nielegalne.

Wszelkie kroki podjęte przez kierownika przedsiębiorstwa muszą zostać potwierdzone przez Komitet Pracy.

To może być ważne

Opracowując tabelę personelu dla przedsiębiorstwa, może pojawić się kilka ważnych pytań, które musisz znać.

Do najważniejszych i najczęściej spotykanych należą:

• Jeśli firma ma jeden lub więcej oddziałów, nie ma potrzeby sporządzania osobnej tabeli personelu dla każdego z nich. Zgodnie z ustawodawstwem danego kraju oddziały nie są pracodawcami.
• Jeżeli zaistnieje konieczność wskazania w firmowej tabeli personelu pracowników zatrudnionych do pracy sezonowej, można wprowadzić do dokumentu kolumnę Okres pracy, w której można wskazać ten typ pracownika. Warto także zwrócić uwagę na to, że konieczne jest wskazanie okresu, w którym ludzie będą pracować.
• Stanowiska pracowników określone w SR muszą odpowiadać stanowiskom wymienionym w umowach o pracę tych osób.
• Jeśli dana osoba zostanie zatrudniona na stanowisko, którego nie ma w harmonogramie, menedżer musi dostosować lokalne dokumenty firmy.
• W przypadku, gdy na jednym stanowisku pracuje kilka osób, których umowy o pracę wskazują, że pracują w niepełnym wymiarze czasu pracy, przy obliczaniu łącznej liczby jednostek w państwie należy podać dokładną liczbę. Przykładowo, jeżeli na jednym stanowisku pracują 3 osoby, z czego dwie pracują po stawce 0,5, a trzecie po 1 stawce, to łącznie należy wskazać 2,0 jednostki pracownicze.
• Jeżeli przedsiębiorstwo stosuje bezcłowy lub mieszany system płatności, w celu dokładnego wskazania jednostek miary można zastosować współczynnik lub wartość procentową.
• Jeśli w tabeli personelu nie ma aktualnych wynagrodzeń, nie ma to mocy prawnej. Jest to sprzeczne z prawem.
• Tabela personelu nie ma żadnego związku z pracownikami firmy. W związku z tym przy sporządzaniu wyciągu nie podaje się w nim danych pracownika.
• Jeżeli konieczne jest sporządzenie wyciągu z ShR przez oddział spółki lub jej przedstawicielstwo, kwestię tę należy określić w statucie spółki. Ponadto mogą działać przez pełnomocnika. Jeśli nie ma, żądany jest wyciąg z działu księgowości głównego przedsiębiorstwa.
• Jeżeli w wyciągu znajduje się błąd lub najmniejsza poprawka, dokument jest nieważny.
• Jeśli urzędnik sporządzi sfałszowany dokument, zostanie na niego nałożona grzywna.
• Tej samej karze grozi urzędnik, który odmówi wydania pracownikowi wyciągu z tabeli personelu. Osoba nie ma prawa żądać odpisów dokumentów ani określonej opłaty za wydanie dokumentu. Wyciąg wydawany jest bezpłatnie.

Indywidualni przedsiębiorcy często mają pytania dotyczące celowości sporządzania i prowadzenia tabeli personelu. Z jednej strony ustawodawstwo stanowi, że tabelę personelu sporządza się dla przedsiębiorstwa, a nie dla pracownika, ale z drugiej strony, jeśli federalna inspekcja pracy przeprowadzi kontrolę, prywatny przedsiębiorca może napotkać duże problemy , które obejmują nałożenie kary pieniężnej lub zamknięcie przedsiębiorstwa.

Sporządzając tabelę personelu, należy wziąć pod uwagę fakt, że wynagrodzenia pracowników zajmujących jedno stanowisko nie powinny się różnić. Może wystąpić różnica w wysokości dopłat (dodatków, premii itp.). Na różnicę mają wpływ kwalifikacje pracownika, jego staż pracy w danym przedsiębiorstwie oraz złożoność wykonywanej pracy. W żadnym wypadku nie powinniśmy zapominać, że po sporządzeniu nowej tabeli personelu starą należy przechowywać. Projekt starego ShR jest przechowywany przez 5 lat, cała lista korespondencji związanej z przygotowaniem dokumentu jest przechowywana przez 3 lata, ustalenia kadrowe (dodatek do tabeli personelu) są przechowywane do 75 lat.

Aby uniknąć trudności z samodzielnym opracowaniem formularza kadrowego firmy, eksperci zalecają skorzystanie z gotowego formularza T-3 lub pobranie innego rodzaju formularzy, z których można wybrać najbardziej odpowiedni dla konkretnego przedsiębiorstwa.

Nie należy ignorować konieczności sporządzenia i prowadzenia tabeli personelu firmy. Należy zachować szczególną ostrożność podczas tego procesu. Będzie to znacząca pomoc w przypadku, gdy ktoś otrzyma pomoc w ubieganiu się o konkretne stanowisko, przy redukcji personelu lub obniżeniu stawki.

Tabela personelu od „A” do „Z” - na wideo:

Prześlij swoje pytanie w formularzu poniżej

Więcej na ten temat: