Ce ar trebui să știe secretara. Descrierea postului secretarului șefului

Acestea constituie partea principală a instrucțiunilor pentru efectuarea activităților de lucru pentru postul de lucru desemnat. Pe lângă o listă cu anumite recomandări care trebuie respectate, un astfel de document conține informații despre cerințele, drepturile, domeniul de responsabilitate al secretarului, precum și reglementările generale ale muncii. Nu trebuie presupus că o astfel de poziție profesională este simplă și nu necesită luarea în considerare a anumitor nuanțe.

Responsabilități generale

În primul rând, trebuie să înțelegeți care sunt responsabilitățile clasice și unificate ale unui secretar. Pe scurt, pot fi reduse la următoarele recomandări obligatorii:

Cerințe de cunoaștere

Responsabilitățile unui angajat pot diferi ușor în funcție de specializarea lor principală. Cu toate acestea, indiferent de cunoștințele sale în următoarele domenii pentru această funcție, va fi util și foarte util:

• Bazele dreptului muncii și al dreptului administrativ.
• Standarde generale de etică și etichetă de afaceri.
• Bazele activității de birou.
• Măsuri de siguranță.
• Reguli pentru lucrul cu computere și recepție-săli de ședințe, precum și echipamente de birou.
• Siguranță și sănătate în muncă.
• Cerințe pentru desfășurarea corespondenței comerciale.

Printre altele, este imposibil să îndepliniți în mod corespunzător atribuțiile unui secretar fără cunoștința bazelor interne ale întreprinderii, a programului de activități, a documentelor de reglementare și multe altele.

Atribuțiile asistentului manager

Atribuțiile secretarului managerului nu diferă mult de cerințele generale prezentate mai sus. De asemenea, primește și transmite corespondență, copii și arhivează documente, controlează livrarea comenzilor de la șef către persoanele responsabile, menține documentele necesare și asigură achiziționarea de bunuri prioritare. Printre altele, un astfel de specialist ar trebui să poată face față:

De regulă, astfel de atribuții oficiale ale secretarului managerului pot fi îndeplinite atât de persoane cu studii superioare, cât și secundare. În acest din urmă caz, un avantaj semnificativ este prezența experienței de muncă în profesia de cel puțin 2 ani.

Drepturile secretarului

Trebuie reamintit faptul că nu numai atribuțiile oficiale ale secretarului determină munca sa, angajatul, desigur, are și anumite drepturi. Astfel, acestea includ posibilitatea de a se familiariza cu proiectele de lucru și dreptul de a face propuneri raționale în cadrul instrucțiunilor lor de service. În plus, dacă sunt identificate deficiențe în competența sa, secretarul are dreptul să atragă atenția managerului asupra acestor aspecte.

Cerințe pentru activitatea unui funcționar

Atribuțiile unui secretar-grefier, de regulă, diferă ușor de cele descrise mai sus. În același timp, asistentul manager trebuie să asigure în primul rând activitățile șefilor în mod direct, în timp ce funcționarul se concentrează mai ales pe lucrările de hârtie. Instrucțiunea activității sale de muncă trebuie să includă aspecte precum:

Cerințe pentru activitatea unui secretar judiciar

Modificările mult mai semnificative sunt cuprinse în atribuțiile secretarului ședinței de judecată. De regulă, acești specialiști sunt direct implicați în desfășurarea și înregistrarea ședințelor de judecată. În plus, pregătesc scrisori, anchete și alte documente și pot convoca persoane care participă la pledoarii judiciare. O astfel de muncă activă poate fi efectuată de o persoană cu studii superioare sau incomplete, fără o experiență de muncă adecvată. De regulă, această funcție este aleasă de tineri și fete care doresc să câștige experiență în domeniul judiciar și să își continue cariera în domeniul jurisprudenței.

Unora li se poate părea că un astfel de post vacant nu necesită cunoștințe și abilități speciale, prin urmare se va potrivi multora, dar acest lucru nu este pe deplin adevărat. Ce mai face grefierul? Responsabilitățile sale de serviciu includ:

• Respectarea Constituției, a legilor federale și a oricăror alte reglementări și ordine.
• Executarea ordinelor unui judecător sau ale altor persoane autorizate.
• Interacțiunea cu alți angajați ai structurii judiciare pentru soluționarea problemelor de competența secretarului.

Informații generale

Atribuțiile secretarului-grefier, asistentului de conducere și ale angajaților instanței sunt reglementate de un document special numit fișa postului. Prezența sa în orice companie este obligatorie, deoarece în conformitate cu lista specificată de reguli, angajatul înțelege ce acțiuni ar trebui să efectueze și ce nu. Un astfel de document este elaborat și întocmit cu participarea personalului de conducere și conține în mod necesar subsecțiuni precum prevederi generale, drepturi și obligații, domeniu de responsabilitate, relații cu angajații în cadrul companiei, precum și aplicațiile necesare.

Conceptul de etichetă este o procedură stabilită pentru respectarea anumitor norme de comportament. Principiile etichetei de afaceri sunt cel mai important aspect al conduitei profesionale. Caracteristici ale etichetei verbale, culturii vorbirii și reguli de negociere. Eticheta telefonică.

Universitatea de Stat din Tyumen REZUMAT pe tema: Stilul și proiectarea documentelor oficiale Finalizat Tyumen-1998 Cuprins. Conţinut. 2 Utilizarea ștampilelor 3

Fundamente morale ale serviciului în organele de afaceri interne, protecția unei persoane, viața și sănătatea acesteia, onoarea și demnitatea personală, drepturi și libertăți inalienabile. Activități de serviciu ale unui ofițer de poliție, obiective morale care vizează protejarea intereselor cetățenilor.

Reguli de bază pentru negocierea prin telefon, metode de raționalizare a comunicării telefonice. Recomandări pentru comunicarea și conversația de afaceri de succes. Cincisprezece reglementări și reguli pentru desfășurarea convorbirilor telefonice, specificul administrării afacerilor.

Etica și caracteristicile comportamentale ale managerului atunci când angajează angajați și când sunt concediați. Interviu ca una dintre cele mai comune metode de selecție a personalului, varietatea sa. Principalele întrebări care sunt rezolvate la un interviu de personal.

Cunoașterea conceptului de imagine și design al unui birou, etica unui om de afaceri modern. Afaceri moderne. Modele de comportament la locul de muncă și în viața de zi cu zi. Principala preocupare a unui om de afaceri este în decorarea biroului. O cameră specială pentru primirea vizitatorilor.

Activități ale sistemului de coduri etice pentru profesioniștii contabili și auditori. Codul de conduită pentru contabili. Profesia contabilă și etica profesională. Respectarea standardelor etice de conduită profesională. Obiectivitatea auditorului.

Reguli pentru construirea unei conversații de afaceri. Tipuri scrise de comunicare de afaceri. Clasificarea, planificarea întâlnirilor. Tipuri abstracte de interlocutori. Etapele și fazele comunicării de afaceri. Tehnica conversației telefonice. Standarde etice ale conversației telefonice.

Eticheta comunicării verbale. Principiul etic principal al comunicării verbale. Etica afacerilor și a vorbirii administrative. Mijloace de expresivitate a vorbirii de afaceri. Principalele funcții ale sub-stilului administrativ: informație-conținut și organizațional-reglementare.

Clasificarea mijloacelor tehnice. Mijloace tehnice utilizate în conducere și lucrări de birou. Mijloace pentru întocmirea documentelor. Mașini de scris portabile, compacte și de papetărie, echipamente pentru dictafoane, mașini de scris electronice.

Studierea regulilor de conduită pentru un om de afaceri: pe stradă, la intrarea în birou, la lift și în lift, în zona de recepție și în biroul șefului. Relația de lucru de tip „manager-secretar”. Regulile întâlnirii, etica convorbirilor telefonice.

Caracteristicile tehnicilor de protocol în relațiile de afaceri. Caracteristici distinctive ale recepțiilor din timpul zilei, ale serii, cocktail-uri și bufete. Cărți de vizită și reguli de utilizare a acestora. Eticheta oficială a corespondenței. Desfășurarea negocierilor folosind comunicațiile.

Abilitățile telefonice ca unul dintre cele mai importante aspecte ale creării unei imagini pozitive a companiei. Eticheta telefonică de afaceri la locul de muncă. Instalarea sistemelor computerizate - „secretarii electronici”. Reguli de comunicare telefonică și huliganism telefonic.

Caracteristicile portretului capului. Ce trebuie să știi cum să devii un lider în management. Planificarea personalului: factorul de concediere. Tipologia deciziilor de management. Decizia managerială este alegerea unei alternative.

2.3. Ce ar trebui secretara și ce poate

Ceea ce secretarul ar trebui să știe și să poată face este stabilit în profilul de calificare.

Caracteristica de calificare- Acesta este un document de reglementare care stabilește ce ar trebui să facă un anumit angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru acest lucru și care ar trebui să fie nivelul său de formare.

Responsabilitățile postului (secretarul trebuie să poată) Efectuați funcții tehnice pentru a asigura și menține activitatea șefului întreprinderii (sau departamentului), ajutați la planificarea zilei de lucru a șefului. Pentru a primi informațiile necesare șefului de la departamente sau interpreți, pentru a apela în numele său angajații. Organizați conversațiile telefonice ale șefului, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în absența acestuia și aduceți conținutul acestora în atenția șefului. Organizați călătorii și călătorii de afaceri pentru cap. Efectuați lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, notificarea participanților cu privire la ora, locul și agenda ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), păstrați și întocmiți procese verbale. Asigurați locul de muncă al managerului cu rechizite de birou, tehnologie organizațională, creați condiții favorabile muncii sale eficiente. Trimiteți și primiți informații despre dispozitive de recepție și interfon, imprimați rapid diverse materiale în direcția capului. Efectuați lucrări de documentare, acceptați corespondența primită în numele șefului, organizați-o în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și transferați-o după examinare către șefii de departamente sau artiști interpreți specifici pentru utilizare în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui raspuns. Mențineți servicii de informare pentru manager și angajați (oral, documentar, compuneți recenzii de presă, furnizați copii ale articolelor interesante). Monitorizați termenele limită pentru executarea ordinelor din partea șefului cu privire la cererile personale ale cetățenilor. Pentru a organiza primirea vizitatorilor, în timp ce le arată tact și atenție, pentru a facilita examinarea promptă a cererilor și propunerilor angajaților, pentru a forma cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată a cazurilor, pentru a asigura siguranța acestora și pentru a le depune la arhivă la timp. Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de Internet).

Secretarul ar trebui să știe: activitățile companiei și atribuțiile și competențele angajaților; reglementări și instrucțiuni pentru documentare; dactilografiat; lucrați pe un computer personal, editoare moderne de computer (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordinea aranjării materialului la tipărirea diverselor documente; reguli pentru funcționarea echipamentelor de birou (faxuri, centrale telefonice mini-automate, copiatoare, înregistratoare vocale, magnetofoane); reguli de utilizare a sistemelor de interfonie; standarde pentru un sistem unificat de documentare organizațională și administrativă; reglementări interne ale muncii; fundamentele organizării științifice a activității de secretariat; psihologia umană și legile comunicării eficiente; eticheta de serviciu; reguli și norme de protecție a muncii, siguranță, salubrizare industrială și protecție împotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul muncii al Federației Ruse.

Pentru a dezvolta și concretiza caracteristicile de calificare la întreprinderi (firme), sunt elaborate fișele postului.

Descrierea postului - principalul document organizațional și juridic care reglementează activitățile secretarului, care definește drepturile acestuia, poziția în organizație, natura muncii. Secretarul se bazează pe acest document în relația sa cu angajații. Ce este scris în fișa postului, atunci se va întreba ce drepturi sunt date în ea, are secretara.

Descrierea postului pentru secretar este un document individual, deoarece funcția secretarului are multe gradații. Într-o organizație mică (sau firmă), va exista un secretar (secretar asistent). În organizațiile mai mari, secretarii pot fi în frunte și adjuncții săi, în fiecare unitate structurală. Există secretari de consiliu, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar întotdeauna, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor liderului și a încrederii sale în secretar, are propria sa gamă de responsabilități și drepturi, diverse combinații de tipuri creative, logice și tehnice de lucru. În același timp, există un set tipic de operațiuni de management al documentelor și al documentelor care nu sunt efectuate de către toți secretarii. În plus, particularitatea și complexitatea întocmirii fișei postului secretarului se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard al fișei postului secretarului (secretar-asistent).

Cu toate acestea, la fel ca în orice fișă de post, i se impun cerințe generale. În primul rând, are o structură unificată a textului deja stabilită, și anume secțiunile:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) sarcini de serviciu;

5) responsabilitate;

6) relații;

7) conexiuni după poziție.

S-ar putea adăuga o secțiune numită „Evaluarea muncii”, iar în ultimii ani apare o secțiune „Organizarea muncii (rutina zilnică)” din ce în ce mai des.

Secțiunea „Dispoziții generale” conține numele exact al funcției în conformitate cu tabelul de personal, locul din sistemul de management, adică numele unității structurale și subordonare, procedura de numire și concediere și procedura de înlocuire . În organizațiile mari care au o instituție de învățământ preșcolar, secretarul are o dublă subordonare - direct la capul său și la șeful instituției de învățământ preșcolar. Secretarii sunt numiți și demiși prin ordin al șefului (într-o organizație mare - la propunerea șefului instituției de învățământ preșcolar). Aceeași secțiune specifică cerințele pentru pregătirea profesională și experiența profesională. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau secundare de specialitate, care să cunoască o limbă străină și să cunoască fluent computerul. Din ce în ce mai mult, secretarul, precum și în străinătate, trebuie să cunoască nu una, ci două sau mai multe limbi străine, deoarece firmele au numeroase contacte cu parteneri străini, iar secretarul comunică cu aceștia. De asemenea, conține instrucțiuni cu privire la principalele acte legislative și de reglementare, de reglementare, metodologice, organizatorice, administrative, de care secretarul este ghidat în activitatea sa.

În secțiunea „Funcții” sunt listate principalele activități ale secretarului (secretar-asistent), de exemplu: informații și suport documentar pentru șef, sprijin organizațional pentru șef, participare la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilitățile postului” enumeră toate tipurile de muncă, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea lor. Acesta enumeră lucrările efectuate de secretar într-o succesiune logică. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operații cu o indicație a tehnologiei de execuție. De exemplu, funcția „suport pentru informații și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentarea, la rândul său, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., pe instrucțiunile managerului de proiect; imprimarea pe computer a documentelor managerului; verificarea corectitudinii documentelor atunci când acestea sunt prezentate spre semnare către șef (vize, prezența și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); preluarea și certificarea copiilor documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (sunt indicate orele, de exemplu: la 09 și 16 ore), primirea de faxuri și e-mailuri (în timpul zilei); prelucrarea primară a documentelor primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor pentru munca de birou; previzualizarea documentelor (dacă este încredințată secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite în organizație; raportarea documentelor către șef etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța sa, poziția în organizație. Prin drepturi sunt vizibile puterile delegate de către șef secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru rezolvarea principalelor sarcini strategice și tactice.

Această secțiune din fișa postului îi conferă secretarului (secretarului asistent) mai multe sau mai puține puteri și determină gradul de capacități ale acestuia.

Secțiunea „Responsabilitate” este elaborată în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (conexiuni după funcție)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui membru al personalului managerial și, în primul rând, acest lucru se datorează implementării active a sistemelor automate care necesită indicarea detaliată a informațiilor, în ce formă , către cine este transmis și de la cine este primit ...

În ultimii ani, secțiunea Evaluarea locurilor de muncă a apărut adesea în fișa postului. De obicei, specifică criteriile pentru oportunitatea lucrării și calitatea acesteia, de exemplu: fără reclamații, reclamații și reclamații; absența erorilor în documente; respectarea termenelor pentru executarea instrucțiunilor din partea conducerii etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu o indicație a procedurii de revizuire a acestuia. Condițiile pentru revizuirea fișei postului pot fi modificări în structura organizației, care au presupus o redistribuire a atribuțiilor angajaților, o modificare a tipurilor de muncă efectuate de secretar, introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada de revizuire obligatorie sau reaprobare a instrucțiunii (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar în ultima vreme este foarte populară și din ce în ce mai frecventă. Oferă o rutină zilnică aproximativă pentru o secretară. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMATATE A ZILEI DE LUCRU:

1) vino la lucru cu 10 minute înainte de șef, pentru a verifica starea locurilor de muncă (a ta și a capului), pune-te în ordine, întocmește sau clarifică un plan pentru ziua următoare;

2) selectați documentele și fișierele necesare în conformitate cu planul;

3) să primească corespondență, să se familiarizeze cu conținutul, să amâne documentele care necesită o decizie prioritară a șefului;

4) transferați imediat telegrame, faxuri urgente și mesaje telefonice către cap;

5) pentru restul documentelor, pregătiți opțiuni pentru posibile răspunsuri sau rezoluții, distribuiți-le între interpreți;

6) vizualizați recenziile primite, rapoarte, invitații etc; scrieți datele și orele tuturor evenimentelor în agenda-calendar;

7) păstrează documentele necesare pentru informațiile curente și lucrările de referință;

8) raportați șefului corespondenței primite;

9) clarificați, împreună cu șeful, conținutul activităților planificate pentru ziua curentă;

10) transmiteți telefonic și personal instrucțiunile șefului către executanții relevanți și reamintiți termenele care expiră pentru executarea documentelor.

A doua jumătate a zilei:

1) colectarea și pregătirea pentru semnarea documentelor executate;

2) raportați șefului despre documentele executate, luați din cap documentele procesate de acesta;

3) procesează și trimite documente de ieșire;

4) programați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul întregii zile de lucru, se efectuează următoarele:

a) lucrează cu vizitatorii, conversații telefonice;

b) depunerea documentelor executate în dosare;

c) efectuarea lucrărilor pe computer;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu direcția șefului.

SFÂRȘITUL ZILEI DE LUCRU:

1) vizualizați jurnalul dvs. și informați departamentele relevante despre necesitatea pregătirii pentru anumite evenimente;

2) dacă managerul rămâne să lucreze după sfârșitul zilei de lucru, este necesar să i se furnizeze toate informațiile și materialele necesare;

3) ordonați locul de muncă, scoateți documentele, închideți seiful și toate dulapurile cu documente, deconectați echipamentele electronice și tehnice de la rețea.

Descrierea postului face parte integrantă din întregul pachet de documente necesare organizării activității aparatului de gestionare.

SFAT. Organizați-vă ziua de lucru astfel încât să puteți face totul și să fiți utile pentru toată lumea. Renunță-te la munca ta, dar nu uita că există întrebări care nu sunt de competența ta. Deci, faceți doar ceea ce trebuie să faceți.

Rezumând: trebuie remarcat încă o dată că fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece funcția de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza volumului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii sale în secretar, are propria sa gamă de responsabilități și drepturi, diverse combinații de tipuri creative, logice și tehnice de muncă.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar când secretarul este absent, directorul nu are deloc mâini.

24 aprilie este Ziua Secretarului Internațional. Pentru prima dată, această sărbătoare a început să fie sărbătorită în Statele Unite în 1952 datorită eforturilor publicistului din New York Harry Clemfuss. Într-o versiune mai largă, este o sărbătoare pentru toți lucrătorii administrativi - manageri de birouri, stenografi, asistenți executivi etc. Conform statisticilor, secretarii sunt printre cele mai populare și populare profesii din lume.

Oamenii numesc secretarii „filtre”, aceasta reflectă esența muncii lor. Sarcinile clasice ale unei secretare sunt primirea de apeluri, întâlnirea cu vizitatorii, lucrul cu documente, ceai și cafea. În funcție de secretarul cui este, el filtrează și redistribuie fluxul corespunzător (persoane, scrisori, apeluri etc.).

Tipuri de secretari

Un secretar este întotdeauna o legătură subordonată către un birou, un departament sau un șef. Prin urmare, există multe tipuri diferite de secretari, în funcție de domeniul lor de activitate. Adesea funcțiile diferitelor secretari sunt atât de amestecate încât este dificil să se distingă tipul căruia îi aparține un anumit angajat. Dar, de fapt, există două domenii principale ale acestei activități: o recepționistă și un secretar asistent. Restul sunt doar derivate ale acestora.

Recepţioner (recepție) este administrator de birou. Se întâlnește cu vizitatorii, le oferă ceai / cafea (dacă este acceptat în companie), este responsabil pentru apelurile către telefonul general al organizației, lucrează cu curierii, distribuie corespondență. Acum, o parte din funcțiile secretarei de pe telefon au fost preluate de robotele telefonice, care direcționează apelul clientului către specialistul corespunzător selectând în meniul telefonic. Recepționerul este persoana care te întâlnește prima dată când intri în birou. În unele companii, recepționerul poate avea responsabilități suplimentare sub forma asigurării vieții biroului (comandă de apă, papetărie), comandare de bilete și eliberare de vize pentru angajați.

Secretar-asistent este secretara managerului. Recent, pe piața muncii, această funcție este mai des numită „asistent manager” sau „asistent manager”. Dacă secretarul-recepționer efectuează lucrări administrative pentru întregul birou, atunci secretarul-asistent își asistă doar supraveghetorul. Îndatoririle sale includ întâlnirea vizitatorilor la recepția șefului, prepararea ceaiului și a cafelei, lucrul cu corespondența și răspunsul la apeluri. Secretarul asistent deține programul șefului. În funcție de dimensiunea și structura organizației, atribuțiile unui secretar pot varia de la doar o legătură de filtrare la intrarea în zona de recepție la un asistent personal manager. În orice caz, gradul de responsabilitate al secretarului asistent este mult mai mare decât cel al recepționerului. De asemenea, datorită naturii muncii sale, referentul deține adesea informații confidențiale. Uneori, asistentul manager este implicat și în chestiuni legate de familia și relațiile personale ale șefului.

Specificul profesiei

Este obișnuit să îi asociați pe cei care vă întâlnesc cu un zâmbet cu profesia de secretar. Într-adevăr, majoritatea covârșitoare a acestei poziții este ocupată de femei, datorită capacității lor de a rezista muncii monotone, de a fi politicoasă și de ajutor. În plus, meseria de secretar este întotdeauna o piesă pe margine, ceea ce este inacceptabil pentru majoritatea bărbaților. O persoană ar trebui să înțeleagă că va fi tot timpul în umbră, iar laurii vor merge la lider. Cu toate acestea, din ce în ce mai des, managerii vor să vadă bărbații în rolul de asistenți personali, care pot deveni parteneri de afaceri excelenți și colegi de încredere.

Secretara este fața biroului și multe companii vor ca această față să fie drăguță. Prin urmare, datele externe și vârsta tânără sunt caracteristici importante pentru muncă. Se întâmplă ca doamnele din anii venerabili, renumiți pentru calitățile lor de afaceri, să lucreze ca secretare. Dar acestea sunt cazuri speciale, tipice în special pentru un manager și o secretară care lucrează împreună de mult timp. De asemenea, munca necesită sociabilitate, deschidere, prietenie, delicatețe și o cultură a comunicării. Secretarul ar trebui să se comporte în așa fel încât clientul să aibă sentimentul că firma va face totul pentru a-și rezolva problema. Prin ocupație, secretarul comunică cu o mare varietate de oameni și trebuie să rămână politicos în orice situație. Dacă ești timid, îți este dificil să iei contact, să zâmbești străinilor, atunci cu siguranță acest job nu este pentru tine. Printre altele, secretarul trebuie să aibă calm și stabilitate emoțională, capacitatea de a rămâne calm și colectat. Dintre calitățile afacerii, sunt importante organizarea, atenția, disciplina, buna memorie și auz, dicția clară, alfabetizarea și uneori cunoașterea limbilor străine.

Când vă pregătiți, fiți pregătiți pentru ore neregulate de lucru, ore suplimentare frecvente. Dacă sunteți secretar de birou (recepționer), atunci veniți înaintea tuturor și plecați ultimul. Dacă sunteți asistent manager, atunci programul dvs. depinde complet de programul șefului și depășește adesea ziua normală de lucru.

Secretar educație

Pentru a lucra ca secretar, în majoritatea cazurilor, nu este nevoie să aveți studii superioare; este suficient să urmați cursuri de specialitate. Mulți angajatori oferă instruire la fața locului. Dar o diplomă de facultate vă va oferi un început bun atunci când aplicați pentru un loc de muncă. De asemenea, este bine dacă sunteți familiarizați cu domeniul în care își desfășoară activitatea compania.

Secretarul trebuie să dețină cu încredere un computer și echipamente de birou, să poată lucra cu documente, să păstreze procesele-verbale ale întâlnirilor. De asemenea, printre caracteristicile necesare pot fi menționate alfabetizarea, vorbirea orală și scrisă bună, cunoașterea etichetei și un nivel cultural general ridicat.

Unde să lucrezi

Există o secretară într-o formă sau alta în orice companie. Piața locurilor de muncă în această direcție este plină de oferte. Fiți pregătiți pentru faptul că în firmele mici funcțiile secretarului vor fi amestecate cu alte lucrări și va trebui să combinați toate aceste activități. În organizațiile mari, de regulă, atribuțiile secretarului sunt explicate destul de clar.

Salariu de secretar

Deoarece activitatea de secretariat nu necesită cunoștințe și abilități speciale, nu se poate conta aici pe un salariu ridicat. Salariul mediu al unei secretare la o recepție din Moscova este de 29.000 de ruble, în regiune - 24.000 de ruble. Secretarul asistent are un grad mai mare de responsabilitate și, în consecință, primește mai mult. Cifrele medii din Moscova sunt de 37.000 de ruble, în regiunea Moscovei - 31.000 de ruble. Pentru comparație, de exemplu, în Samara 21.000 ruble (recepționer) și 20.000 ruble (referent), în Ekaterinburg 19.000, respectiv 22.000 ruble.

Cariera de secretar

Nu există atât de multe perspective în cariera unui secretar. Vă puteți dezvolta în conformitate cu cele două tipuri de acești lucrători. Un recepționer poate deveni manager de birou prin extinderea funcțiilor administrative în birou. Un secretar-asistent poate deveni asistent personal al unui manager. Se întâmplă ca asistentul unui manager să aibă anumite ambiții și să vizeze locul șefului său. Oricum ar fi, nu vă îndreptați asupra planurilor voastre și spuneți tuturor că nu veți sta aici mult timp. Dacă nu poți să te împaci cu faptul că personalitatea ta rămâne în umbră, este mai bine să nu te ocupi de secretariat, ci să cauți ceva pe placul tău.

Cariera unui secretar nu este de obicei scopul creșterii profesionale a unei persoane și servește ca refugiu temporar într-un anumit domeniu sau companie. Într-un fel sau altul, secretarul trebuie să aprofundeze nuanțele companiei, deci alegeți domeniile în care veți fi interesați.

Ca rezultat al activității de secretariat, puteți dobândi atât abilități, cât și cunoștințe în domeniul companiei. Acesta poate fi un bun început pentru cariera unui specialist sau manager, deoarece secretarul, ca nimeni altcineva, cunoaște foarte bine întregul mod de funcționare interior al companiei sale.

Secretarul este un lucrător de birou proactiv căruia îi sunt încredințate o gamă largă de responsabilități: răspunderea la apeluri telefonice, înregistrarea corespondenței, organizarea de întâlniri și menținerea lucrărilor de birou, precum și îndeplinirea tuturor ordinelor șefului și luarea deciziilor independente de competența sa.

Scopul activității secretarului este de a asigura activități administrative și administrative eficiente ale întreprinderii.

Soiuri de profesie

Oamenii de diverse profesii sunt ascunși sub conceptul de „secretar”:

• Recepţioner- acceptă și distribuie apeluri telefonice, întâlnește vizitatori și efectuează mici comenzi din partea șefului. Funcția nu necesită educație specială. Uneori, un astfel de angajat este taxat cu achiziționarea de apă sau rechizite de birou. În ceea ce privește prestigiul, acest loc se află la cel mai de jos treapta a carierei.
• Secretar-asistent- Aceasta este o poziție destul de responsabilă și este, în multe privințe, similară cu activitatea unui manager de birou. Este necesar să pregătiți soluții de proiectare, să editați documente, să compuneți texte pentru discursul șefului la toate tipurile de evenimente. Controlul asupra muncii altor angajați revine și secretarului-arbitru. O profesie poate fi obținută după ce a studiat la o școală specializată, un centru de formare sau după absolvirea unei instituții de învățământ secundar specializat.
• Asistent al capului - este considerat o onoare să fii asistent. Grefierul nu trebuie doar să stabilească o relație de încredere cu managerul, ci să aibă și toleranță la stres și încredere în sine. Un specialist de acest nivel trebuie să rezolve problemele organizaționale și administrative, să organizeze munca personalului.

În plus față de principalele domenii de lucru ale secretarului enumerate mai sus, există nume suplimentare pentru această profesie, care au unele particularități.

• Asa de, secretar tehnic trebuie să puteți scrie 145 de caractere pe minut fără să vă uitați la tastatură, folosind toate cele zece degete simultan. O astfel de persoană ar trebui să-și aducă automatismul cu echipamentele de birou și să se angajeze în servicii de telefonie.
• Pentru secretar-interpret pe lângă funcțiile principale, este important să fiți competenți într-o limbă străină pentru a participa la negocieri cu parteneri de afaceri străini.
• În atribuții funcționar include sistematizarea documentației instituției, precum și lucrul cu arhiva, înregistrarea corespondenței, întocmirea facturilor.
• Problemele administrative și economice cad pe umeri secretariat... În plus față de corespondența de afaceri, este necesar să rezervați bilete și hoteluri, să vă întâlniți cu oaspeții și partenerii și să respectați ordinele șefului.
• O poziție cu un specific de lucru ușor neobișnuit pentru această profesie - grefier... Locul de muncă al unui astfel de specialist este un tribunal. Angajatul verifică prezența persoanelor convocate la ședința de judecată, ține procesul-verbal al ședinței de judecată, tipărește acte judiciare, urmează toate instrucțiunile judecătorului.

Istoria profesiei de secretar

Dacă deschideți cortina istoriei și mergeți în căutarea unui răspuns la întrebarea: de unde a venit profesia de „secretar”, atunci, cel mai probabil, calea ne va conduce către cărturari și cronicari. Acești oameni erau angajați în corespondență, țineau o evidență a ordinelor și decretelor regelui, înregistrau evenimentele în ordine cronologică.

De asemenea, a fost dificil pentru oamenii de stat și politicienii să se descurce fără un asistent. . În Rusia, funcția de secretar a fost introdusă de Petru I în 1720, cerând mari profesii. Lucrarea secretarului a fost încredințată oamenilor cu cunoștințe despre legi, prezența educației și care posedă toate complexitățile profesiei.

Din 1840, șefii multor întreprinderi au început să numească un secretar personal pentru asistenții lor. Cu toate acestea, persoanele fără abilități speciale nu au fost angajate pentru acest post. Așadar, au început să se deschidă cursuri de secretariat. Interesant este că la început au apărut în Harkov și în SUA doar unsprezece ani mai târziu.

Progresele științifice și tehnologice s-au dezvoltat rapid: copiile carbon și mașinile de scris au devenit un lucru din trecut, după ce au dotat locul de muncă al secretarului de astăzi cu computere moderne, fax și alte echipamente de birou.

Sărbătoarea profesională a secretarului este de obicei sărbătorită în ultima miercuri a săptămânii complete din aprilie.

Avantaje și dezavantaje

Profesia depășește, fără îndoială, avantajele:

• posibilitatea, în unele cazuri, de a combina studiul și munca;
• lipsa activității fizice;
• condiții de lucru confortabile într-o cameră caldă;
• abilități utile de comunicare și dobândirea de relații benefice;
• puteți utiliza întotdeauna o fotocopiator în scopuri personale.

Dezavantaje:

• nevoia este în mod constant în vedere șefului;
• este necesar să arate perfect în fiecare zi, deoarece soliditatea companiei este adesea judecată de aspectul angajaților;
• uniformitate și rutină de lucru (în instituții mici);
• în unele companii este dificil să se auto-actualizeze;
• program neregulat de lucru.

Cerințe pentru profesia de secretar

Un candidat pentru această profesie, în primul rând, trebuie:

• să aibă studii medii sau superioare;
• să dețină un computer personal și să poată lucra cu pachetul software Microsoft Office;
• cunoaște elementele de bază ale muncii de birou;
• să aibă cunoștințe de bază în domeniul activităților secretarului;
• cunoaște procedurile standard de birou;
• dacă este necesar, vorbiți engleza.

Atribuțiile secretarului

Liderii întreprinderilor mici doresc o secretară pentru:

• privit prin corespondență;
• sortarea și înregistrarea e-mailurilor primite și expediate;
• apeluri telefonice preluate;
• a asigurat viața biroului (comandarea apei);
• comunicat cu clienții;
• a supravegheat executarea diferitelor sarcini.

În companiile mai consacrate, responsabilitățile secretarului pot fi mult mai largi. Grefierul este întrebat:

• organizează o recepție sau o întâlnire;
• planificați timpul de lucru al managerului;
• cumpără articole de papetărie și alte lucruri;
• comandați un hotel sau bilete de avion pentru șef sau angajați;
• păstrați procesul-verbal al ședinței;
• pregătiți negocierile cu partenerii de afaceri.

Secretarul este obligat să se ocupe de lucrările de birou.

Responsabilitatea secretarului

În unele companii, funcția de secretar nu trebuie să fie responsabilă pentru nimic, în altele este împovărat cu responsabilități materiale și disciplinare, pe lângă faptul că este supraîncărcat cu atribuțiile sale oficiale.

Dacă secretarul pierde orice documente importante, nu un specialist, ci o persoană juridică va fi adusă la răspundere administrativă, adică companie.

Secretarul poate fi o persoană responsabilă din punct de vedere financiar și poate monitoriza disponibilitatea activelor materiale de bază care se află în birou sub contul său: mobilier, echipamente de birou și altele.

Puterile secretarului

Managerul este obligat să furnizeze toate informațiile necesare pentru ca secretarul să poată face față sarcinii. Acest lucru se aplică și datelor confidențiale.

Secretarul poate discuta cu liderul întrebări despre viziunea sa, cum vă puteți îmbunătăți munca și activitatea organizației.

El are dreptul:

• solicită angajaților companiei documentația necesară pentru a se conforma punctelor din fișa postului lor;
• să solicite managerului să ia măsuri pentru a asigura siguranța documentației și a valorilor materiale;
• rezolvă problemele de producție din competența lor.

Caracteristicile profesiei

Funcția de secretar este privilegiul femeilor. Liderii lor vor să fie asistenții lor. Acest lucru se datorează capacității feminine de a arăta flexibilitate, de a preveni agresiunea șefului, de a-și prinde starea de spirit și trăsăturile de caracter. Jumătate din târg va putea face un birou de afaceri confortabil și să impresioneze partenerii.

Cu toate acestea, un bărbat poate aplica pentru postul de asistent manager obținând un loc de muncă într-o companie mare.

Abilitățile și abilitățile profesionale ale secretarului

Pentru a lucra ca secretar, este important:

• să fie familiarizat cu un computer personal;
• să aibă o cultură a comunicării;
• să poată găsi o abordare a vizitatorilor;
• să fie exacte și punctuale.

Unele companii văd secretară o persoană cu cunoștințe de limbi străine.

Calitățile personale ale secretarului

Dacă puneți o întrebare șefilor diferitelor întreprinderi cu privire la ce trăsături de caracter ar trebui să fie dotat secretarul său personal, atunci putem presupune că răspunsul lor va fi neechivoc:

• abilități de comunicare și responsabilitate,
• punctualitate și organizare,
• toleranță și rezistență la stres.

În plus, observă aspectul prezentabil, vorbirea frumoasă, memoria bună.

După ce vorbește cu secretarul companiei, vizitatorul ar trebui să aibă încredere că aici va fi ajutat să-și rezolve problema.

Carieră

Poziția de secretar este învăluită în mituri despre dificultățile asociate avansării în carieră. Acest lucru este parțial adevărat. Dar acest lucru este doar parțial - totul depinde personal de fiecare persoană.

Cineva deja în 1-2 ani se arată din partea cea mai bună și încredere înaintează spre numeroase perspective, în timp ce cineva are o mulțime de funcții de secretar.

Angajații inteligenți și proactivi își pot găsi un loc mai impresionant în cadrul aceleiași companii, de exemplu, devenind asistent manager, apoi manager sau chiar director.

Unde să lucrezi ca secretar

Secretarii sunt necesari:

• diverse organizații și firme;
• instanțe, avocați și notari.

Este nevoie de un secretar atât într-o companie mare, cât și într-o afacere mică.

Cât câștigă secretara

Nu există o sumă fixă ​​în ceea ce privește salariul mediu lunar al persoanelor care ocupă postul de secretar.

Agențiile guvernamentale nu-și îngăduie funcționarii cu salarii mari și le plătesc aproximativ 300 de dolari. Dar dacă mergi la muncă pentru o mare companie străină, îți poți crește veniturile la 1.000 de dolari.

Educaţie

La aplicarea unui post vacant, un asistent manager este considerat a fi persoanele cu studii superioare sau un certificat de absolvire de la un centru specializat de formare pentru secretari. Uneori, instruirea se poate face într-o companie care acceptă să te angajeze.

Puteți lucra ca secretar fără studii superioare, dar companiile de renume doresc să vadă în echipă absolvenți cu cunoștințe despre munca de birou, etica comunicării în afaceri, psihologie, stenografie și citire rapidă, capacitatea de a lucra în 1C și de a manipula cu măiestrie echipamentele de birou.

Alexandru Iurievici

Director al agenției de recrutare