Ce trebuie să știi pentru a deveni secretar. Ce ar trebui să știe și să poată face o secretară

Conceptul de etichetă este o procedură stabilită pentru respectarea anumitor norme de comportament. Principiile etichetei în afaceri sunt cel mai important aspect al conduitei profesionale. Caracteristici ale etichetei verbale, culturii vorbirii și regulilor de negociere. Eticheta telefonică.

Tyumen Universitate de stat REZUMAT pe tema: Stilul și designul documentelor de birou Completat de Tyumen-1998 Cuprins. Conţinut. 2 Utilizarea ștampilelor 3

Fundamentele morale ale serviciului în organele afacerilor interne, protecția unei persoane, a vieții și a sănătății acesteia, onoarea și demnitatea personală, drepturile și libertățile inalienabile. Activități de serviciu ale unui ofițer de poliție, scopuri morale care vizează protejarea intereselor cetățenilor.

Reguli de bază pentru negocierea prin telefon, metode de raționalizare a comunicării telefonice. Recomandări pentru comunicare și conversație de afaceri de succes. Cincisprezece reglementări și reguli pentru desfășurarea convorbirilor telefonice, specificul administrării afacerilor.

Etica și trăsăturile comportamentale ale managerului la angajarea angajaților și când aceștia sunt concediați. Interviul ca una dintre cele mai comune metode de selecție a personalului, varietatea acestuia. Principalele întrebări care sunt rezolvate la un interviu cu personalul.

Cunoașterea conceptului de imagine și design al unui birou, etica unui om de afaceri modern. Afaceri moderne... Tipare de comportament la locul de muncă și în viața de zi cu zi. Principala preocupare a unui om de afaceri este decorarea biroului. Cameră specială pentru a primi vizitatori.

Activități ale sistemului de coduri de etică profesionisti contabili si auditori. Codul de conduită pentru contabili. Profesia contabilă și etică profesională... Respectarea standardelor etice de conduită profesională. Obiectivitatea auditorului.

Reguli pentru construirea unei conversații de afaceri. Vederi scrise comunicare de afaceri... Clasificarea, planificarea întâlnirilor. Tipuri abstracte de interlocutori. Etapele și fazele comunicării în afaceri. Tehnica conversației telefonice. Standarde etice ale convorbirii telefonice.

Eticheta comunicării verbale. Principiul etic principal al comunicării verbale. Etica afacerilor și discursului administrativ. Mijloace de expresivitate a discursului de afaceri. Principalele funcții ale substilului administrativ: informație-conținut și organizatoric-reglementare.

Clasificare mijloace tehnice... Mijloace tehnice utilizate în management și munca de birou. Mijloace de întocmire a documentelor. Mașini de scris portabile, compacte și de papetărie, echipamente pentru dictafon, mașini de scris electronice.

Studierea regulilor de comportament ale unui om de afaceri: pe stradă, la intrarea în Numai pentru personal, la lift si in lift, in zona de receptie si in biroul sefului. Relatie de munca de tip "manager-secretar". Reguli de întâlnire, etica convorbirilor telefonice.

Caracteristicile tehnicilor de protocol în relațiile de afaceri. Trăsături distinctive recepții în timpul zilei, seara, cocktailuri și bufete. Cărți de vizită și reguli de utilizare a acestora. Eticheta oficială a corespondenței. Conducerea negocierilor folosind comunicații.

Abilitățile de telefon ca unul dintre cele mai importante aspecte ale creării imagine pozitivă companiilor. Eticheta telefonică de afaceri la locul de muncă. Instalarea sistemelor informatice – „secretare electronice”. Reguli de comunicare telefonică și huliganism telefonic.

Caracteristicile portretului capului. Ce trebuie să știi cum să devii un lider în management. Planificarea personalului: factorul concedierii. Tipologia deciziilor de management. Soluție de management este alegerea unei alternative.

Pentru a defini clar atribuțiile oficiale ale secretarului, trebuie să știi despre cine este vorba. La urma urmei, poate fi privit din mai multe unghiuri. Cunoscut, de exemplu, secretarul-asistent ca angajat de birou, secretarul general ca șef (șef) al unei anumite organizații, secretarul de stat ca funcționar public, secretarul ca persoană diplomatică, secretarul șefului ca un angajat și alte opțiuni. Cel mai adesea, când se referă la această funcție, se referă la un angajat care îndeplinește sarcini (misiuni) atât ale directorului întreprinderii, cât și ale conducătorilor individuali ai acesteia. unități structurale... Se pare că îndatoririle secretarului în acest caz se reduc la implementarea unor sarcini unice pentru rezolvarea problemelor organizatorice și tehnice.

Ce trebuie să știe și să facă secretarul

Secretarul trebuie să îndeplinească zilnic următoarele funcții:

1. Acceptați informații de la subordonați pentru a le transfera managerului.
2. Organizați comunicațiile telefonice pentru șef. În absența lui, acceptați informații și apoi aduceți-o în atenția directorului.
3. Primiți și păstrați înregistrări ale mesajelor telefonice.
4. Creați condiții pentru munca normală a managerului: monitorizați nevoia de papetărie și echipamente de birou.
5. Oferiți asistență în organizarea întâlnirilor și adunărilor de producție. Anunțați participanții cu privire la data, locul și ora evenimentului. Strânge materialele necesare, asigură prezența celor prezenți și păstrează procesul-verbal al ședinței.
6. Efectuați munca de birou la întreprindere. Pentru a face acest lucru, secretarul trebuie să primească, să sistematizeze corespondența primită și să o transfere conducerii. Apoi, pe baza vizei impuse, transferați actele executorilor împotriva semnării. Secretarul include, de asemenea, controlul asupra cursului, calendarului și rezultatului implementării acestora.
7. Efectuați lucrări la tipărirea și duplicarea documentelor.
8. Organizați primirea vizitatorilor la șeful companiei și, dacă este posibil, creați condiții pentru rezolvarea promptă a problemelor.

Pentru a îndeplini aceste sarcini aparent simple ale unei secretare, un angajat trebuie să știe:

• întreaga componență a conducerii întreprinderii și a diviziilor sale structurale;
• statutul, personalul și structura întreprinderii, profilul acesteia, perspectivele de dezvoltare și specializarea;
• documente de reglementare pentru buna desfășurare a muncii de birou;
• reguli de utilizare a echipamentelor de birou și de comunicații;
• reguli de HTR, protectia muncii, securitatea la incendiu si salubritate industriala;
• reguli de organizare a muncii la locul de muncă;
• de reglementare şi acte juridice, comenzi, decizii, comenzi de planificare, contabilitate si management al calitatii lucrarilor efectuate.

Specificul grefierului

Dacă vorbim de o specializare mai specifică, mai restrânsă, atunci situația este oarecum diferită. Luați, de exemplu, titlul postului în sine definește în mod clar aspectul jobului în curs. De obicei, fiecare întreprindere are deja o fișă a postului, care indică domeniile de activitate ale unui specialist funcționar. Dacă nu există o astfel de instrucțiune, atunci este mai bine să creați una. Pentru a face acest lucru, ar trebui să utilizați manual de calificare care contine mostre aproximative. După aceea, versiunea standard trebuie finalizată pentru o anumită organizație, ținând cont de specificul și caracteristicile interne. În general, 3 direcții principale ar trebui urmărite clar în sarcinile unui secretar-grefier:

1. Lucrați cu corespondență. Primirea, procesarea ei în moduri moderneși expediere la timp.
2. Menținerea corectă a documentației interne.
3. Inregistrare, contabilitate stricta si transfer de documente in arhiva pentru depozitare.

Caracteristicile muncii asistentului

Unele întreprinderi introduc o astfel de poziție în personal, care include o gamă largă de responsabilități: de la „birou de informații” la „asistent director”. Un astfel de specialist ar trebui să aibă cunoștințe versatile și o bună stăpânire a mediului. Responsabilitatile locului de munca secretar-referent uşor extins datorită puterilor sporite. În general, aceasta este meseria obișnuită a unei secretare, dar cuvântul „referent” face câteva completări la lista standard. În special, secretarul-asistent poate primi în mod independent vizitatori pe anumite probleme. Deținând anumite informații, el este capabil să ia decizii în mod independent. În plus, asistentul execută instrucțiuni responsabile de la șef cu privire la activitate economică organizații (întreprinderi). Uneori, asistentul de secretariat este însărcinat cu sarcini, aceasta se face numai atunci când volumul total de muncă permite îndeplinirea unor sarcini suplimentare.

Secretarul este un angajat de birou proactiv căruia i se încredințează o gamă largă de responsabilități: preluarea apelurilor telefonice, înregistrarea corespondenței, organizarea de întâlniri și întreținerea muncii de birou, precum și îndeplinirea tuturor comenzilor șefului și luarea deciziilor independente în competența sa.

Scopul muncii secretarului este de a asigura un management eficient și activitati administrativeîntreprinderilor.

Varietăți de profesie

Oamenii de diferite profesii sunt ascunși sub conceptul de „secretar”:

• Recepţioner- acceptă și distribuie apeluri telefonice, întâlnește vizitatori și execută comenzi minore de la manager. Postul nu necesită studii speciale. Uneori, un astfel de angajat este însărcinat cu achiziționarea de apă sau rechizite de birou. Prin prestigiu acest loc se află pe treapta cea mai de jos a carierei.
• secretar-asistent- Aceasta este o poziție destul de responsabilă și este în multe privințe similară cu munca unui manager de birou. Este necesară pregătirea soluțiilor de proiectare, editarea documentelor, redactarea textelor pentru discursul șefului la tot felul de evenimente. Controlul asupra muncii altor angajați revine și secretarului-arbitru. O profesie poate fi obținută după studiile la o școală de specialitate, un centru de formare sau după absolvirea unei instituții de învățământ secundar de specialitate.
• Asistentul șefului - este considerată o onoare să fii asistent. Funcționarul nu trebuie doar să stabilească o relație de încredere cu managerul, ci și să aibă toleranță la stres și încredere în sine. Un specialist de acest nivel trebuie să rezolve probleme organizatorice și administrative, să organizeze munca personalului.

Pe lângă domeniile principale enumerate mai sus activitatea muncii secretar, distingeți nume suplimentare ale acestei profesii, care au unele particularități.

• Asa de, secretar tehnic trebuie să poți introduce 145 de caractere pe minut fără să te uiți la tastatură, folosind toate cele zece degete simultan. O astfel de persoană ar trebui să-și aducă munca cu echipamente de birou la automatism și să se angajeze în serviciul telefonic.
• Pentru secretar-interpret pe lângă funcțiile de bază, este important să deții profesional limbă străină să participe la negocieri cu parteneri de afaceri străini.
• În îndatoriri funcționar include sistematizarea documentației instituției, precum și lucrul cu arhiva, înregistrarea corespondenței, întocmirea facturilor.
• Problemele administrative și economice cad pe umeri birou de secretariat... Pe langa intretinere Corespondență de afaceri, este necesar să rezervați bilete și hoteluri, să întâlniți oaspeți și parteneri, să urmați ordinele șefului.
• O poziție cu un specific de muncă ușor neobișnuit pentru această profesie - grefier... Locul de muncă al unui astfel de specialist este o instanță. Salariatul verifică prezența persoanelor citate la ședința de judecată, ține procesul-verbal al ședinței de judecată, tipărește actele judiciare și respectă toate instrucțiunile judecătorului.

Istoria profesiei de secretar

Dacă deschizi cortina istoriei și mergi în căutarea unui răspuns la întrebarea: de unde a venit profesia de „secretar”, atunci, cel mai probabil, drumul ne va duce la cărturari și cronicari. Acești oameni erau angajați în corespondență, țineau o evidență a ordinelor și decretele regelui, înregistrau evenimentele în ordine cronologică.

De asemenea, pentru oameni de stat și politicieni le-a fost greu să se descurce fără un asistent. . În Rusia, funcția de secretar a fost introdusă de Petru I în 1720, impunând profesii foarte mari. Lucrarea secretarului a fost încredințată unor oameni cu cunoștințe ale legilor, prezența educației și care posedă toate complexitățile profesiei.

Din 1840, șefii multor întreprinderi au început să numească un secretar personal pentru asistenții lor. Cu toate acestea, persoane fără aptitudini speciale nu au fost angajate pentru acest post. Așa că au început să se deschidă cursurile de secretariat. Interesant este că la început au apărut în Harkov, iar în SUA doar unsprezece ani mai târziu.

Progresul științific și tehnologic s-a dezvoltat rapid: copii carbon și mașini de scris a ramas in trecut, inzestrand prezentul la locul de muncă secretară cu calculatoare moderne, fax și alte echipamente de birou.

Se obișnuiește să se sărbătorească sărbătoarea profesională a „secretarului” în ultima miercuri a săptămânii pline din aprilie.

Avantaje și dezavantaje

Profesia depășește, fără îndoială, avantajele:

• posibilitatea în unele cazuri de a combina studiile și munca;
• lipsa activității fizice;
• condiții de lucru confortabile într-o cameră caldă;
• abilități utile de comunicare și dobândirea de relații benefice;
• puteți utiliza întotdeauna un copiator în scopuri personale.

Dezavantaje:

• nevoia este în permanență în vizorul șefului;
• se cere să arate perfect în fiecare zi, deoarece soliditatea companiei este adesea judecată după aspectul angajaților;
• uniformitatea și rutina muncii (în instituții mici);
• în unele companii este dificil să se autoactualizeze;
• program de lucru neregulat.

Cerințe pentru profesia de secretar

Un candidat pentru această profesie trebuie, în primul rând:

• au studii medii sau superioare;
• deține un computer personal și poți lucra cu pachetul software Microsoft Office;
• cunoașteți elementele de bază ale muncii de birou;
• să aibă cunoștințe de bază în domeniul activităților secretarului;
• cunoașterea procedurilor standard de birou;
• daca este necesar, vorbeste engleza.

Atribuțiile secretarului

Lideri firme mici vreau secretara:

• a căutat prin corespondență;
• e-mailuri sortate și înregistrate, primite și trimise;
• a răspuns la apeluri telefonice;
• a asigurat durata de viață a biroului (comandând apă);
• a comunicat cu clienții;
• a supravegheat implementarea diferitelor sarcini.

În companiile mai consacrate, responsabilitățile secretarului pot fi mult mai largi. Grefierul este intrebat:

• organizați o recepție sau o întâlnire;
• planifică timp de muncă capul;
• cumpără articole de papetărie și alte lucruri;
• comanda un hotel sau bilete de avion pentru șef sau angajați;
• ține procesele-verbale ale ședinței;
• pregătirea negocierilor cu partenerii de afaceri.

Secretarul este obligat să se ocupe de munca de birou.

Responsabilitatea secretarului

În unele companii, funcția de secretar nu trebuie să răspundă de nimic, în altele este împovărat cu responsabilitate materială și disciplinară, pe lângă faptul că este supraîncărcat cu atribuțiile sale oficiale.

În cazul în care secretara pierde orice document important, nu un specialist va fi adus la răspundere administrativă, dar entitate, adică companie.

Secretarul poate fi o persoană responsabilă financiar și monitorizează disponibilitatea bunurilor materiale de bază care se află în birou în contul său: mobilier, echipamente de birou și altele.

Puterile secretarului

Managerul este obligat să furnizeze toate informațiile necesare pentru ca secretarul să poată face față sarcinii care îi revin. Acest lucru este valabil și pentru datele confidențiale.

Secretarul poate discuta cu liderul întrebări despre viziunea lui, cum vă puteți îmbunătăți munca și activitatea organizației.

Are dreptul:

• solicita angajaților companiei documentația necesară pentru a se conforma punctelor din fișa postului lor;
• solicită managerului să ia măsuri pentru a asigura siguranța documentației și a valorilor materiale;
• rezolvă problemele de producție în limita competenței lor.

Caracteristicile profesiei

Funcția de secretar este un privilegiu al femeilor. Liderii lor sunt cei care vor să le fie asistenți. Acest lucru se datorează capacității feminine de a da dovadă de flexibilitate, de a preveni agresivitatea șefului, de a-i surprinde starea de spirit și trăsăturile de caracter. Jumătatea echitabilă va putea face un birou de afaceri confortabil și va impresiona partenerii.

Cu toate acestea, un bărbat poate aplica pentru postul de asistent manager obținând un loc de muncă într-o companie mare.

Abilitățile și abilitățile profesionale ale secretarului

Pentru a lucra ca secretar, este important:

• să fie familiarizat cu un computer personal;
• să aibă o cultură a comunicării;
• să poată găsi o abordare a vizitatorilor;
• fii precis și punctual.

Unele companii văd o persoană cu cunoștințe de limbi străine ca secretară.

Calitatile personale ale secretarului

Dacă puneți o întrebare șefilor diferitelor întreprinderi despre ce trăsături de caracter ar trebui să fie înzestrată secretarul său personal, atunci putem presupune că răspunsul lor va fi fără ambiguitate:

• abilități de comunicare și responsabilitate,
• punctualitate si organizare,
• toleranta si rezistenta la stres.

În plus, ei notează aspect prezentabil, discurs frumos, memorie bună.

După ce a vorbit cu secretarul companiei, vizitatorul ar trebui să fie încrezător că aici va fi ajutat să-și rezolve problema.

Carieră

Poziția de secretar este învăluită în mituri despre dificultățile asociate cu urcarea pe scara carierei. Acest lucru este parțial adevărat. Dar acest lucru este doar parțial - totul depinde de fiecare persoană personal.

Cineva deja în 1-2 ani se arată din partea cea mai bună și înaintează cu încredere către numeroase perspective, în timp ce cineva are multe posturi de secretar.

Angajații inteligenți și proactivi își pot găsi un loc mai impresionant în cadrul aceleiași companii, de exemplu, devenind asistent manager, apoi manager sau chiar director.

Unde să lucrezi ca secretară

Este nevoie de secretari:

• diverse organizații și firme;
• instante, avocati si notari.

Este necesară o secretară ca în companie mare precum și într-o întreprindere mică.

Cât câștigă secretara

Nu există o sumă fixă ​​în ceea ce privește salariul mediu lunar al persoanelor care dețin funcția de secretar.

Agențiile guvernamentale nu își răsfață funcționarii cu salarii mari și le plătesc aproximativ 300 de dolari. Dar dacă mergi să lucrezi într-o companie străină mare, îți poți crește venitul la 1.000 de dolari.

Educaţie

La cererea pentru un post vacant, un asistent manager este considerat a fi persoanele cu studii superioare sau cu certificat de absolvire a unui centru specializat de formare pentru secretari. Uneori instruirea se poate face într-o companie care este dispusă să te angajeze.

Poți lucra ca secretară fără educatie inalta, dar companiile de renume vor să vadă în echipa lor absolvenți cu cunoștințe de lucru de birou, etica comunicării în afaceri, psihologie, stenografie și citire rapidă, capacitatea de a lucra în 1C și de a manipula cu măiestrie echipamentele de birou.

Alexandru Iurievici

Director agentie de recrutare

Document: Ce ar trebui să poată face o secretară

Ce ar trebui să poată face o secretară

Nici un singur lider al unei companii mai mult sau mai puțin serioase nu se poate lipsi de o secretară. Cele mai importante fluxuri de informații converg către acesta și, de fapt, în lumea modernă Câștigătorii competiției sunt în primul rând acele întreprinderi care gestionează mai eficient fluxurile de informații. Deci, acest angajat modest joacă un rol mult mai semnificativ decât se crede în mod obișnuit și, în anumite moduri, poate, determinând soarta întregii întreprinderi.

O secretară modernă nu este doar o „fată la telefon” care servește periodic cafea bucătarului, ea este un adevărat dispecer al întregii întreprinderi. Ea trebuie să păstreze în memorie o mulțime de fapte și cifre, să își planifice rațional timpul de lucru - al ei și al managerului (și adesea - adjuncții săi), să conducă cu competență munca de birou. Plus capacitatea de a găsi abordarea potrivită și intonația potrivită într-o conversație cu cei mai mulți de oameni diferiti- pornind de la un simplu muncitor (al cărui vocabular este limitat la o duzină de cuvinte, dintre care doar jumătate pot fi pronunțate într-o societate decentă) și terminând cu un profesor foarte inteligent dintr-un institut de cercetare prietenos.

Și, în același timp, trebuie să rămâi mereu elegant, fermecător și binevoitor: la urma urmei, secretara este chipul companiei.

Postul de secretar este în mod tradițional feminin, deși istoria ne-a adus informații despre mulți secretari de sex masculin legendari (de exemplu, niciunul dintre oamenii de stat ai epocii staliniste nu a ignorat figura lui Poskrebyshev, secretarul personal al lui Stalin). Adevărat, acum bărbații sunt din ce în ce mai des în această poziție, dar este încă departe de „egalitatea de gen” completă. Și femeile, sincer, datorită particularităților minții și caracterului lor, sunt mai potrivite pentru îndeplinirea funcțiilor de secretariat.

Ce ar trebui să știe și să poată face o secretară? Cu toate acestea, aceasta este a doua întrebare. În primul rând, ar trebui să vă gândiți la ce calități personale ar trebui să aibă o persoană care aplică pentru acest loc de muncă. Să încercăm să ne desenăm o imagine a unei secretare ideale. Deci, este foarte de dorit ca el (ea) să posede (dețină) calități precum:

Memorie buna;

Capacitatea de a vă schimba rapid atenția;

Capacitatea de a lua decizii independente;

Nivel ridicat de rezistență la stres;

Punctualitate;

Abilitatea de a efectua lucrări monotone;

Diligență;

Precizie;

Abilitatea de a-ți planifica timpul de lucru și de a prioritiza afacerea;

Bunăvoință (crede-mă, aceasta este o calitate importantă: un zâmbet nesincer se „aude” chiar și atunci când vorbești la telefon);

Abilitatea de a comunica cu persoane din diferite grupuri sociale;

Abilitățile psihologului, „sentimentul șefului”.

La aceasta, desigur, trebuie să adăugați un discurs competent oral și scris în combinație cu un reprezentant aspect... Dacă firma este implicată activ în activitatea economică externă, la număr calitati necesare Secretarul trebuie să includă și cunoștințele unei limbi străine, în măsura în care este determinată de specificul întreprinderii.

După cum puteți vedea, găsirea unui candidat potrivit pentru postul de secretar nu este o sarcină ușoară. Activitatea de secretariat nu este în puterea tuturor: cineva este complet nemulțumit de orice mustrare de supraveghere, cineva a supraestimat în mod clar stima de sine și își percepe munca ca pe o favoare și există mulți astfel de solicitanți care sunt ferm convinși că toate sarcinile de secretariat se reduc. pentru a servi bucătarul periodic și a „crea un mediu confortabil”.

Desigur, calificările necesare sunt dobândite cu experiență, astfel încât întreprinderile de renume, atunci când anunță postul vacant de secretar, limitează adesea vârsta solicitanților (de exemplu, cel puțin 30-35 de ani). Dar aici există un alt pericol: s-ar putea dovedi că este mai dificil să se recalifice un muncitor nou cu o experiență vastă decât să se recalifice de la zero o tânără de 20 de ani.

Dar acum a fost găsită o persoană potrivită și acum este necesar să-l dedicăm complexității lucrării. Principalele responsabilități ale secretarului sunt consemnate în instrucțiunea de lucru (un exemplu este dat mai jos). De asemenea, precizează cerințele pentru calificări și competențe pur tehnice (cum ar fi capacitatea de a lucra pe un computer, fax și alte echipamente de birou, tastare rapidă sub dictare etc.).

Cu toate acestea, există multe caracteristici în munca unui secretar care nu pot fi notate într-o instrucțiune de lucru. Pentru a evita nemulțumirile reciproce și reproșurile nemeritate, este recomandabil să instruiți imediat secretarul despre astfel de caracteristici. De exemplu, îi va fi util să afle:

1. Cum să te prezinți la telefon? Conform etichetei, se obișnuiește să se numească compania și apoi să se salute, dar, în practică, mulți manageri nu permit pronunțarea numelui companiei din motive de siguranță.

2. Care este ierarhia formală și de facto a angajaților din companie? Trebuie să urmați instrucțiunile altor angajați și, dacă da, în ce ordine?

3. Cum „filtraz” apelurile telefonice? Cu cine să te conectezi în orice moment și cu cine să te conectezi niciodată?

4. Care este procedura de primire a vizitatorilor? Cine este la dispozitia managerului in orice moment, fara programare si fara raport?

5. Care este „ritualul” servirii ceaiului și cafelei? Ce și când preferă liderul? Când ar trebui să fie oferită o ceașcă de ceai sau cafea vizitatorilor?

6. Care este programul aproximativ zilnic și săptămânal pentru un manager?

7. Când se încheie efectiv munca secretarului - la o oră strict stabilită sau după plecarea liderului?

În numerele următoare ale săptămânalului nostru vom spune mai detaliat câteva dintre nuanțele „tehnologiei” activității de secretariat. Si acum - instrucție de lucru... Vă reamintim că acesta este doar un eșantion, pe care îl puteți modifica la discreția dvs., adăugând acolo punctele lipsă, după părerea dvs., și ștergându-le pe cele inutile. Și nu uitați să vă familiarizați secretara cu această instrucțiune împotriva primirii.

Alena Myshkina,
avocat

Serghei Koval,
avocat

"Sunt de acord" __________________ (_________________) (semnătură) (nume complet) Director _____________________________________ (numele întreprinderii, organizației) „____” ____________ 200__

Instrucțiunea de lucru a secretarului șefului

I. Dispoziţii generale

1. Această instrucțiune de lucru definește responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile secretarului managerului (în continuare - secretarul).

2. Secretarul este angajat și concediat prin ordin al șefului întreprinderii, cu respectarea cerințelor Codului Muncii al Ucrainei și a legislației în vigoare a muncii.

3. Secretarul raportează direct conducătorului întreprinderii.

II. Cerințe de calificare

Secretarul ar trebui să știe:

1. Conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia.

2. Organizarea și conținutul directorului întreprinderii.

3. Rezoluții, ordine, ordine, regulamente, instrucțiuni și alte materiale pentru desfășurarea muncii de birou.

4. Reguli de înregistrare scrisori de afaceri folosind formulare standard.

5. Reguli pentru prelucrarea informațiilor orale și scrise (documentare).

6. Reguli de funcționare a echipamentelor informatice și a sistemelor de comunicații.

7. Procese tehnologice prelucrarea informațiilor, instrucțiuni de lucru, programe, machete, reglementare și materiale metodologice privind tehnica şi succesiunea operaţiilor în sistemele informatice (reţele).

8. Cerințe tehnice pentru discuri magnetice și laser, alte medii de stocare utilizate, hârtie, consumabile pentru imprimantă și fax.

9. Reguli de ortografie și punctuație (pentru rusă și limbi ucrainene), au abilitatea de a tasta cu viteză mare.

10. Limba engleză * în măsura necesară pentru muncă.

11. Discurs de afaceriși etica serviciului.

12. Reglementări interne de muncă.

13. Fundamentele legislaţiei muncii, organizarea muncii.

14. Reguli si norme de protectie a muncii.

III. Sarcini și responsabilități

Secretarul este obligat:

1. Îndeplinesc funcții tehnice pentru a asigura și întreține munca șefului întreprinderii.

2. Lucrați cu informațiile și documentele necesare conducerii, conducerii și interacțiunii unităților structurale.

3. Să primească de la compartimente sau executori informațiile necesare șefului, să cheme salariații în numele acestuia.

4. Asigurați locul de muncă al managerului cu rechizite de birou, creați condiții favorabile muncii sale productive.

5. Trimiteți și primiți informații prin fax, e-mail etc.

6. Organizați convorbiri telefonice cap, primește și transmite mesaje telefonice, înregistrează mesajele primite în absența șefului și îi aduce în atenție conținutul.

7. Organizați pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângeți materialele necesare, anunțați participanții despre ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, păstrați înregistrarea etc.), întocmește procese-verbale.

8. Menține munca de birou, primește corespondența adresată șefului, sistematizează în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și o transferă, după luarea în considerare de către șef, către departamente sau executanți anumiți.

9. Urmăriți progresul executării ordinelor luate sub control, determinați motivele executării lor intempestive, informați în mod constant managerul despre acest lucru.

10. Cunoașteți locația organului de conducere oficialiîntreprinderi și alți angajați cheie (conform listei).

11. În conformitate cu instrucțiunile șefului, organizează munca autovehiculelor oficiale, dacă este cazul, comandă transport terților, precum și asigură comandarea biletelor de tren, avioane etc. pentru conducerea întreprinderii în cazul a unei călătorii de afaceri.

12. Acceptați documentele spre semnare de către șef și declarații personale muncitorii.

13. Organizați primirea vizitatorilor, facilitați eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților.

14. Pentru a forma cazuri, asigurați depozitarea și livrarea lor la arhivă în timp util.

15. Respectați cerințele necesare pentru securitatea computerului. Actualizați bazele de date antivirus în timp util, verificați toate fișierele primite pentru viruși în timpul funcționării, nu permiteți lucrul pe Internet sau într-o rețea de computere locale fără un program antivirus activat.

16. Preveniți instalarea fără licență softwareși orice programe care nu au legătură cu execuția directă atributii oficiale... Instalarea oricărui program trebuie să fie autorizată de șeful întreprinderii sau administratorul de sistem al rețelei de calculatoare.

17. Raportați angajatului responsabil despre toate abaterile detectate în funcționarea echipamentelor informatice, virușii detectați, precum și programele instalate neautorizat pe computer în lipsa secretarei.

18. Respectați secretele comerciale și luați măsuri pentru a le proteja:

18.1. Nu lăsați niciun document nesupravegheat, inclusiv cele pe suport magnetic și laser, nu le scoateți din întreprindere fără permisiunea managerului, nu le transferați altor persoane, nu faceți copii fără a fi nevoie de ele.

18.2. Nu împărtășiți cu colegii de la locul de muncă informații care nu au legătură directă cu responsabilitățile lor.

18.3. Să nu dezvăluie informații legate de mijloacele tehnice de procesare și stocare a informațiilor, inclusiv computere (parole, coduri, nume și locații ale fișierelor și directoarelor, conținutul acestora) și să împiedice accesul persoanelor neautorizate și a persoanelor din afara acestora.

19. Îmbunătățiți constant abilitățile și abilitățile de muncă.

20. Să îndeplinească sarcini oficiale distincte ale șefului.

Secretarul are dreptul:

1. Să se familiarizeze cu proiectele de hotărâri ale conducătorului întreprinderii privind activitățile sale.

2. Prezintă conducerii întreprinderii propuneri de îmbunătățire a muncii asociate responsabilităților sale.

3. Să informeze conducătorul întreprinderii despre toate deficiențele identificate în activitățile întreprinderii și să facă propuneri pentru eliminarea acestora.

4. Cere și primește, personal sau în numele directorului întreprinderii, informațiile și documentele necesare de la șefii diviziilor structurale și specialiști.

5. Solicitați conducerii întreprinderii să asiste în îndeplinirea atribuțiilor lor.

V. Responsabilitate

Secretarul este responsabil de:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta instrucțiune - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Ucrainei.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația civilă, administrativă și penală în vigoare a Ucrainei.

3. Pentru cauzarea de prejudicii materiale intreprinderii - in limitele stabilite de legislatia civila in vigoare si legislatia privind munca a Ucrainei.

4. Pentru divulgarea secretelor comerciale - răspundere penală în temeiul art. 232 din Codul penal al Ucrainei.

Vi. Relaţie

1. În lipsa secretarului, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată conform procedurii stabilite. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost atribuite.

2. Pentru îndeplinirea atribuțiilor și exercitarea drepturilor, secretarul interacționează:

2.1. De la _____________________ la întrebări: ______________________

2.2. De la _____________________ la întrebări: ______________________

Şeful unităţii structurale.