Fișele postului referentului și caracteristicile acestora. Fișa postului secretarului-referent Fișa postului secretarului micului asistent

DESCRIEREA POSTULUI ASISTENTULUI SECRETAR

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul asistent este numit în funcție și eliberat din funcție prin ordin al directorului general al organizației.

1.2. Secretarul Adjunct raportează direct Directorului General.

1.2. Secretarul-referent în activitatea sa este ghidat de:

actele legislative ale Federației Ruse;

1.3. Secretarul-referent, îndeplinindu-și atribuțiile,

trebuie să cunoască următoarele întrebări:

ar trebui să poată:

Compune și întocmește documente de toate tipurile, editează conținut și efectuează corecții stilistice;

Stabiliți o muncă eficientă cu documentație, îmbunătățiți metodele și formele existente ale unor astfel de activități;

1. Inregistrarea, contabilizarea documentelor contabile primare si organizarea depozitarii pana la trecerea acestora catre departamentul de contabilitate.

2. Respectarea cerințelor pentru întocmirea documentelor primare în conformitate cu legislația în vigoare și în forma prescrisă.

3. Emiterea de împuterniciri angajaților companiei pentru a primi inventar de la terți.

4. Întocmirea la timp a documentelor pentru transferul taxelor și altor plăți obligatorii, decontărilor cu contrapărțile și transferul acestora la bancă pentru executare.

5. Primirea, prin procură, a situațiilor fluxurilor de numerar de la bănci.

6. Efectuarea tranzacțiilor cu numerar în organizație, inclusiv recepția, contabilitatea, emiterea și depozitarea numerarului și a valorilor mobiliare. Intocmirea documentatiei de numerar necesara si intocmirea rapoartelor.

7. Transferul la timp a documentelor executate corespunzător pentru prelucrare către departamentul de contabilitate.

5. Drepturile secretarului-referent

Desfășurându-și activitățile, Secretarul-referent are dreptul:

5.1. Interacționează cu toate serviciile organizației pe probleme legate de activitățile sale.

5.2. Solicitați de la diviziile structurale ale organizației și de la angajați documentele și materialele necesare pentru prezentarea conducerii, monitorizarea execuției documentelor de către angajați și, de asemenea, solicitarea de explicații cu privire la motivele întârzierii în îndeplinirea sarcinilor și instrucțiuni de la conducere.

5.3. Verificați documentele și transmiteți-le conducerii pentru luarea deciziilor și transmiteți-le spre execuție conducerii și angajaților organizației.

5.4. Solicitați executanților să finalizeze documentele pregătite cu încălcarea regulilor stabilite pentru pregătirea și executarea acestora.

5.5. Avizeze documentele activităților de management în sfera competenței lor, întocmesc copii și extrase din documente.

5.6. Trimiteți propuneri spre luarea în considerare a conducerii pentru îmbunătățirea documentației suport a activităților organizației, îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru de management în organizație.

5.7. Solicitați conducerii să creeze condițiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate în activitățile organizației.

5.8. Luați decizii operaționale în limitele competenței dumneavoastră.

5.9. Raportați conducerii orice deficiențe identificate în competența dumneavoastră.

5.10. Primiți bani în cont și folosiți-i în scopul pentru care sunt destinate pentru achiziționarea de produse alimentare, de uz casnic și alte bunuri necesare funcționării normale a biroului.

5.11. Participa la dezvoltarea si implementarea activitatilor care vizeaza mentinerea disciplinei financiare.

6. Responsabilitatea asistentului secretarului

Secretarul asistent este responsabil pentru

6.1.Calitatea, claritatea, completitudinea și promptitudinea îndeplinirii atribuțiilor care îi sunt atribuite prin prezenta fișă a postului.

6.2. Cunoștințe și acuratețe în întocmirea documentelor prezentate conducerii spre semnare, organizarea contabilității și depozitarea acestora.

6.3. Claritatea și completitudinea executării ordinelor administrative de conducere.

6.4. Dezvăluirea informațiilor clasificate drept restricție de acces și care conțin informații care constituie un secret comercial al organizației.

Am citit descrierea postului

„___” ____________ 2007 __________________ ______________________

decriptarea semnăturii semnăturii

Anexa nr. ___ la contractul de muncă

"APROBAT"
CEO
OOO ____________
«___» _______________

DESCRIEREA POSTULUI
Secretar-referent

• 1.1. Secretarul asistent aparține categoriei specialiștilor întreprinderii și este angajat și eliberat din funcție de director.
• 1.2. Principalele sarcini ale asistentului de secretariat sunt suportul organizatoric si documentativ pentru activitatile de management.
• 1.3. Secretarul adjunct raportează direct directorului întreprinderii.
• 1.4. În activitatea sa, secretarul-referent este ghidat de:
• actele legislative ale Federației Ruse;
• Carta intreprinderii;
• Reglementări privind serviciile funcționale ale întreprinderii;
• ordine (instrucțiuni) ale conducerii întreprinderii;
• materiale normative și metodologice privind organizarea muncii de birou;
• această fișă a postului.
• 1.5. În funcția de asistent de secretariat sunt numite persoane cu studii superioare, medii de specialitate și vechime în muncă de cel puțin 1 an sau fără experiență, dar cu condiția parcurgerii unor cursuri de pregătire pentru secretari asistenți.
• 1.6. Secretarul asistent trebuie să cunoască următoarele întrebări:
• perspectivele de dezvoltare a întreprinderii, a activităților sale financiare și economice;
• organizarea muncii cu documente, intocmirea documentatiei;
• organizarea muncii manageriale;
• utilizarea computerelor și tehnologiei organizaționale;
• traducerea documentației oficiale într-o limbă străină a unui partener comercial;
• cultura muncii și etica muncii;
• sănătatea, securitatea în muncă și protecția împotriva incendiilor.

2. FUNCȚII

Secretarului-referent îi sunt atribuite următoarele funcții:

• 2.1. Servicii de informare și referință privind documentele întreprinderii.
• 2.2. Îndrumarea metodologică și controlul asupra organizării muncii de birou în diviziile structurale și ramurile întreprinderii.
• 2.3. Documentarea activităților organelor consultative ale întreprinderii.
• 2.4. Servicii operaționale și organizatorice pentru management.
• 2.5. Mentinerea pregatirii documentatiilor si evidentelor de personal (in lipsa unui inspector de personal).

3. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI

Secretarul asistent trebuie:

• 3.1. Întocmește documentele necesare, asigură activitățile financiare și economice ale întreprinderii.
• 3.2. Asigură recepție, contabilitate, înregistrare, control asupra execuției documentelor, servicii de informare și referință și stocare a informațiilor documentare.
• 3.3. Monitorizează calitatea pregătirii, corectitudinea întocmirii, coordonarea și aprobarea documentelor depuse spre semnare conducerii întreprinderii.
• 3.4. Monitorizați execuția documentelor și instrucțiunilor din partea conducerii, luați măsuri prompte în vederea executării lor la timp și de înaltă calitate.
• 3.5. Organizați pregătirea, luarea deciziilor și comunicarea acestora către executorii imediati. Analizează certificatele și rapoartele furnizate conducerii și da concluzii competente cu privire la acestea.
• 3.6. Efectuează comunicare operațională cu organizații terțe (atât comerciale, cât și guvernamentale) și cu cetățenii individuali cu privire la activitățile curente ale întreprinderii (telefon, fax etc.).
• 3.7. Primește vizitatori.
• 3.8. Efectuați lucrări privind suportul documentației pentru activitățile de personal ale întreprinderii:
• emiterea de comenzi pentru personal;
• înregistrarea cardurilor personale din formularul T-2 sau a dosarelor personale;
• înregistrarea cărților de muncă;
• înregistrarea și menținerea contractelor de muncă (acorduri);
• pregătirea documentelor de călătorie;
• înregistrarea certificatelor de incapacitate de muncă;
• mentinerea foilor de pontaj;
• eliberarea certificatelor de experienta in munca si salariu.
• 3.9. Asigurați-vă că tastarea și copierea funcționează.
• 3.10. Utilizați un computer personal ca mijloc de automatizare a suportului de documentare a unei întreprinderi.
• 3.11. Efectuați o selecție anuală de documente pentru depozitarea sau distrugerea în arhivă.
• 3.12. Efectuează instrucțiuni individuale de la conducere cu privire la profilul activităților financiare și economice ale întreprinderii.

4. DREPTURI

• 4.1. Solicitați materialele necesare de la serviciile funcționale, precum și explicații ale motivelor întârzierii în îndeplinirea sarcinilor și instrucțiuni de la conducere.
• 4.2. Examinați documentele și transmiteți-le pentru executare managerilor și specialiștilor întreprinderii.
• 4.3. Solicitați executanților să finalizeze documentele pregătite cu încălcarea regulilor stabilite pentru pregătirea și executarea lor (GOST 6.38-90), reguli internaționale pentru pregătirea documentelor (ISO).
• 4.4 Avizează documente ale activităților de management în sfera de competență a acestora.
• 4.5. Trimiteți propuneri spre luarea în considerare a conducerii pentru a îmbunătăți suportul documentației activităților întreprinderii, a îmbunătăți formele și metodele de lucru de management bazate pe utilizarea tehnologiei electronice.
• 4.6. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate în activitățile întreprinderii.
• 4.7. Lucrați cu documente marcate „CT” sau „Confidențial”.
• 4.8. Luați decizii în limitele competenței dvs.
• 4.9. Interacționează cu toate serviciile (angajații) întreprinderii pe probleme de verificare a executării documentelor și transmiterea informațiilor necesare către conducere.

5. RESPONSABILITATE

• 5.1. Calitatea documentelor prevăzute pentru semnare conducerii întreprinderii.
• 5.2. Atitudine neglijentă, neglijentă față de înregistrarea și păstrarea documentelor.
• 5.3. Securitatea documentației, dezvăluirea de informații clasificate ca „Confidențial” sau „KT”.
• 5.4. Efectuarea neclară și intempestivă a sarcinilor de serviciu prevăzute în aceste instrucțiuni.

CEO ________________ __________________________

Consilier juridic ________________ __________________________

Am citit instrucțiunile ________________ __________________________

Adăugat: 3.03.2017 19:53:39

Secretarul este numit asistentul fidel și mâna dreaptă a șefului și din motive întemeiate, deoarece responsabilitățile secretarului managerului includ asigurarea de management și activități administrative eficiente.

Care sunt responsabilitățile postului unui asistent de secretară?

Secretarul managerului este angajat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.

Funcția de secretar-asistent poate fi considerată și o poziție reprezentativă, întrucât este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. Acest tip de muncă necesită o mare calm, abilități de comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni director de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Locuri de lucru

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Acestea pot fi atât întreprinderi mari, cât și organizații de afaceri mici.

Istoria profesiei

Primii secretari pot fi considerați cărturari și cronicari - notau decretele și ordinele regale, cronicau evenimentele curente și erau responsabili de menținerea corespondenței. De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Astfel, a apărut o nevoie de specialiști cu o specializare îngustă, în urma căreia a apărut profesia de secretar-asistent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile postului de secretar-asistent includ:

• primirea vizitatorilor;
• primirea apelurilor telefonice;
• păstrarea evidenței;
• planificarea zilei de lucru a managerului;
• organizarea de întâlniri;
• comanda de bilete și rezervări la hotel pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
• comanda de papetărie pentru birou;
• îndeplinirea solicitărilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului managerului includ corespondența în limba engleză.

Cerințe pentru o secretară

Cerințele pentru un asistent de secretară includ:

• studii medii sau superioare;
• Proprietatea PC-ului;
• cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
• cunoștințe de engleză (uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

• punctualitate;
• capacitatea de a arăta bine (prezentabil);
• organizare.

Exemplu de CV secretar

Reluați proba

Cum să devii secretar

Cum să devii secretar? Acesta poate fi titularul oricărei studii superioare care a absolvit cursuri de asistent de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale cu privire la specialitatea dobândită a solicitantului, ci se concentrează pe asigurarea faptului că solicitantul are calitățile personale necesare și este capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

Salariul de secretar

Salariul unui secretar poate varia - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de sarcinile angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu al unui asistent de secretară este de 30 de mii de ruble.

Descrierea postului

Deschideți în format WORD

I. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Angajarea și eliberarea din funcție a Secretarului-Ofițer de Referință se efectuează prin ordin al Directorului General.

1.2. Principalele sarcini ale asistentului de secretariat sunt suportul organizatoric si documentativ pentru activitatile de management in cadrul Companiei, precum si imbunatatirea suportului de documentare pentru management.

1.3. Secretarul asistent raportează direct Șefului Direcției Administrative și Economice a Direcției Suport Logistic, iar în lipsa acestuia, Administratorului Direcției Administrative și Economice a Direcției Suport Logistic.

1.4. În absența Secretarului Adjunct (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate Secretarului Adjunct în funcție, care este numit prin ordin al Directorului General.

1.5. Secretarul-referent în activitatea sa este ghidat de:

— Constituția Federației Ruse;

- Codul civil al Federației Ruse;

— Codul Muncii al Federației Ruse;

— Legea federală a Federației Ruse nr. 24-FZ din 20 februarie 1995 „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”;

— Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse nr. 26 din 04.06.2001 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia”;

— Instrucțiuni privind procedura de păstrare a cărților de muncă la întreprinderi, instituții, organizații, materiale de reglementare și metodologice ale Ministerului Muncii al Federației Ruse;

— GSDOU. Dispoziții de bază. Cerințe de bază pentru documente și servicii de documentare de gestiune;

— GOST R6.30-97. Sisteme de documentare unificate. Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru pregătirea documentelor (modificate și completate în 2000);

— Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale;

— GOST R51141-98. Păstrarea înregistrărilor și termenii de arhivare.

Asistent secretar: fișa postului, atribuții și responsabilități

Termeni și definiții;

— O listă a documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată de șeful Serviciului Federal de Arhive la 6 octombrie 2000;

— Arhiva companiei (organizație neguvernamentală). Un ghid metodologic și o listă aproximativă a documentelor generate în activitățile instituțiilor neguvernamentale, cu indicarea perioadelor de păstrare;

— Sistemul de stat unificat al muncii de birou;

— Regulile și instrucțiunile lui Rosarkhiv;

— Statutul Societății;

— Instrucțiuni pentru munca de birou a Companiei;

— Regulamentul intern de muncă al Societății;

— Ordine, instrucțiuni ale conducerii Societății;

— Această fișă a postului.

1.6. În funcția de asistent secretar sunt numite persoane cu studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau persoane cu studii medii (complete) și pregătire specială conform programului stabilit și experiență de lucru de cel puțin 1 an.

II. FUNCȚII

Secretarului-referent îi sunt atribuite următoarele funcții:

— primirea, trimiterea și înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire;

— pregătirea proiectelor de documente conform instrucțiunilor directorului general;

— controlul calității documentelor prezentate spre semnare către directorul general;

— controlul executării documentelor și instrucțiunilor;

— organizarea activității de recepție a directorului general;

— documentarea activităților organelor consultative ale Societății;

— elaborarea reglementărilor locale privind suportul documentației pentru Companie;

— organizarea documentelor în munca de birou;

— organizarea de servicii fără hârtie pentru directorul general.

III. RESPONSABILITĂȚI

secretar-referent:

3.1. îndeplinește funcții tehnice pentru a sprijini și întreține activitatea Directorului General al Societății sau a diviziilor acesteia;

3.2. acceptă și înregistrează corespondența primită în jurnalul de documente primite, în conformitate cu hotărârea conducătorilor Societății sau diviziilor acesteia, transferă documente spre executare;

3.3. monitorizează trecerea documentelor, monitorizează implementarea acestora;

3.4. eliberează certificatele necesare pe documentele înregistrate;

3.5. trimite destinatarilor documentația completată (inclusiv prin e-mail);

3.6. asigură siguranța documentației oficiale în curs de desfășurare;

3.7. primește informații de la angajații departamentului pentru directorul general și îi cheamă la instrucțiunile acestuia;

3.8. organizează convorbiri telefonice ale directorului general;

3.9. primește și transmite mesaje telefonice, înregistrează mesajele primite în lipsa directorului general și le aduce la cunoștință acestuia;

3.10. desfășoară lucrări de pregătire a ședințelor sau ședințelor ținute de directorul general (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul, ordinea de zi a ședinței sau ședinței și înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale;

3.11. efectuează lucrări de tipărire și copiere;

3.12. monitorizează asigurarea directorului general cu rechizite de birou, echipamente organizatorice, creează condiții propice muncii eficiente a managerului;

3.13. acceptă documente spre semnare de către directorul general;

3.14. controlează calitatea întocmirii, corectitudinea redactării, coordonarea și aprobarea documentelor depuse spre semnare directorului general;

3.15. controlează executarea documentelor și instrucțiunilor Directorului General al Societății, ia măsuri operaționale care vizează implementarea la timp și de înaltă calitate a acestora;

3.16. organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților Societății;

3.17. menține un jurnal al angajaților Companiei care au întârziat la serviciu;

3.18. transmite lunar directorului general un raport privind întârzierile angajaților;

3.19. menține programul de lucru al șoferului;

3.20. rezolvă problemele legate de emiterea de invitații, vize, pașapoarte internaționale, rezervarea și achiziționarea de bilete pentru angajații companiei care pleacă într-o călătorie de afaceri;

3.21. acceptă documente completate de lucrări de birou pentru depozitare de la diviziile structurale ale Societății;

3.22. participă la elaborarea nomenclatoarelor de caz, verifică corectitudinea formării și executării dosarelor atunci când acestea sunt transferate în arhivă;

3.23. criptează cazurile în conformitate cu regulile aplicabile;

3.24. sistematizează și plasează dosare, ține evidența acestora;

3.25. întocmește inventare sumare ale dosarelor cu termene de păstrare permanentă și temporară, precum și acte de trecere a dosarelor în depozitul de stat, de radiere și distrugere a documentelor ale căror perioade de păstrare au expirat;

3.26. participă la lucrările de examinare a valorii documentelor de arhivă;

3.27. emite copii și documente de arhivă, întocmește certificatele necesare pe baza informațiilor disponibile în documentele de arhivă și ține evidența acestora;

3.28. consiliază angajații cu privire la pregătirea dosarelor pentru depunerea în arhive.

IV. DREPTURI

Secretarul-referent are dreptul:

4.1. dezvoltarea proceselor tehnologice de lucru cu documente bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice;

4.2. solicita de la diviziile structurale ale Societatii materialele necesare, precum si explicatii ale motivelor intarzierii in indeplinirea sarcinilor si instructiuni de la conducere;

4.3. revizuiește documentele și le trimite spre executare managerilor și specialiștilor Societății;

4.4. să prezinte propuneri spre luarea în considerare a conducerii pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru managerial bazate pe utilizarea tehnologiei electronice;

4.5. cere de la conducere crearea condițiilor normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța documentației de personal;

4.6. lucrați cu documente marcate „Pentru uz oficial”;

4.7. efectuați „filtrarea” apelurilor telefonice;

4.8. previzualizați documentele și stabiliți care dintre acestea pot fi transferate executorilor, ocolind directorul general;

4.9. organizează recepția și stabilește prioritatea vizitatorilor;

4.10. cere respectarea regulilor stabilite pentru lucrul cu documente în diviziile structurale ale Companiei;

4.12. dezvolta sisteme de documentare unificate, foi de pontaj, liste de documente;

4.13. ia decizii și avizează documente din competența lor;

4.14. face propuneri care vizează îmbunătățirea lucrului cu personalul;

4.15. cere explicații în scris de la angajații care au încălcat disciplina muncii;

4.16. solicită executanților să finalizeze documentele întocmite cu încălcarea regulilor stabilite pentru pregătirea și executarea documentelor pentru personal;

4.17. lucrați cu documente marcate „Confidențial” sau „Secret comercial”.

V. RESPONSABILITATE

Secretarul asistent este responsabil pentru:

5.1. transmiterea la timp a informațiilor primite către destinatari;

5.2. oportunitatea trimiterii corespondenței de ieșire;

5.3. calitatea documentelor depuse spre semnare conducerii Societatii;

5.4. atitudine neglijentă, neglijentă față de înregistrarea și păstrarea documentelor;

5.5. transmiterea intempestivă a informațiilor către directorul general;

5.6. siguranța documentației de ieșire, de intrare și internă;

5.7. dezvăluirea de informații care constituie un secret comercial al Companiei și alte informații care au devenit cunoscute în cursul activității;

5.8. siguranța proprietății care îi sunt furnizate de Companie pentru îndeplinirea funcțiilor sale;

5.9. atitudine lipsită de tact față de angajații Companiei și alți cetățeni care iau legătura cu Secretarul-Referent;

5.10. nerespectarea cerințelor acestor instrucțiuni.

VI. RELAȚII PE POZIȚIE

6.1. cu Directorul General - pe suport documentar și nedocumentar al activităților sale;

6.2. cu Direcția Administrativ și Economic - pe probleme de asigurare a asistentului de secretariat cu rechizite de birou și echipamente necesare;

6.3. cu toate diviziile structurale ale Companiei - pe probleme de documentare suport pentru management.

VII. EVALUAREA PERFORMANȚEI

7.1. Principalele criterii pentru munca unui asistent de secretară sunt eficiența și diligența.

VIII. PROCEDURA DE REVIZUIRE A FIȘERILOR DE POST

8.1. Aceste instrucțiuni pot fi revizuite în următoarele cazuri:

— modificări în structura Societății;

— schimbarea tehnologiei de documentare;

— modificări ale funcțiilor secretarului adjunct.

Fișa postului de secretar-asistent reglementează relațiile de muncă dintre angajator și salariat. Documentul conține cerințe privind calificările, experiența de muncă, cunoștințele și abilitățile funcționarului. Stabilește procedura de subordonare, numire, eliberare din funcție, descrie responsabilitățile funcționale, drepturile salariatului și responsabilitățile acestuia.

eu. Dispoziții generale

1. În funcția de secretar-asistent este numită o persoană cu studii superioare și minimum un an de experiență într-o funcție similară.

2. Numirea sau eliberarea din funcție a unui secretar-asistent se realizează prin ordin al directorului general.

3. Secretarul adjunct raportează direct directorului general.

4. În absența asistentului de secretariat, drepturile, îndatoririle funcționale și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, conform ordinului organizației.

5. Secretarul asistent trebuie să cunoască:

• reguli de lucru cu documente;
• limbă străină;
• standarde de etichetă în afaceri;
• reguli pentru operarea echipamentelor organizatorice și informatice;
• standarde de securitate, protecția muncii și de protecție împotriva incendiilor;
• bazele legislației civile și ale muncii.

6. Secretarul adjunct este ghidat în activitatea sa de:

• legislația Federației Ruse;
• Carta organizatiei;
• comenzi și instrucțiuni de la conducere;
• regulamentul intern al muncii, alte acte de conducere ale organizației;
• această fișă a postului.

II. Responsabilitățile postului de secretar-asistent

Secretarul asistent îndeplinește următoarele atribuții funcționale:

1. Oferă servicii de informare și referință organizației.

2. Primește vizitatori.

3. Organizează întâlniri, călătorii de afaceri, călătorii ale managerului.

4. Pregătește documentele necesare, le primește, le înregistrează și le stochează.

5. Controlează calitatea pregătirii, corectitudinea conținutului, aprobarea documentelor prezentate spre aprobare conducerii organizației.

6. Analizează informațiile furnizate conducerii și dă concluzii competente cu privire la acestea.

7. Monitorizează executarea documentelor și instrucțiunilor din partea conducerii.

8. Pregătește întâlniri și întâlniri cu participarea managerului. Colectează materialele necesare, informează participanții despre ora și locul întâlnirii lor, ordinea de zi, menține și întocmește procese-verbale.

9. Îndeplinește sarcini oficiale ale managerului în limitele competenței sale.

III. Drepturi

Secretarul-referent are dreptul:

1. Primesc informații oficiale necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor lor funcționale.

2. Cere conducerii să creeze condiții normale pentru exercitarea atribuțiilor lor și siguranța documentelor și a bunurilor materiale.

3. Trimite propuneri de raționalizare conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și activitățile organizației.

4. Luați decizii independente în limitele competenței dumneavoastră.

5. Primește de la departamente materialele necesare și explicații ale motivelor întârzierii în îndeplinirea sarcinilor și instrucțiunilor de management.

6. Informați supervizorul imediat despre deficiențele din activitățile organizației și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

7. Nu începeți să vă îndepliniți îndatoririle dacă există un pericol pentru sănătate și viață.

IV. Responsabilitate

Secretarul asistent este responsabil pentru:

Secretar de profesie

Îndeplinirea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.

2. Calitatea documentelor prezentate spre aprobare conducerii organizației.

3. Consecințele deciziilor luate, propriile acțiuni.

4. Desfășurarea de ședințe și reprezentări ale intereselor organizației care nu sunt autorizate de conducere.

5. Încălcarea prevederilor documentelor de conducere ale organizației.

6. Dezvăluirea greșită a informațiilor personale, transferul secretelor comerciale, informații confidențiale.

7. Cauzarea de daune organizației, angajaților acesteia, statului sau contractorilor.

8. Încălcarea prevederilor disciplinei muncii, standardelor de siguranță, reglementărilor interne ale muncii, apărării împotriva incendiilor.

9. Încălcarea standardelor de comunicare și etichetă în afaceri.

Fișa postului de secretar-referent

Fișa postului de secretar

AM APROBAT
CEO
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general/șefului unității structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de cel puțin șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), Microsoft Programe de birou (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
— actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta companiei, regulamentele interne de muncă și alte reglementări ale companiei;
— ordine și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.

2. Responsabilitățile postului de secretar

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată unităților structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite informații oficiale managerului, organizează convorbiri telefonice cu managerul.
2.5. În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.
2.10. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
2.11. Organizează călătorii de afaceri pentru manager: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Dacă după ce ați citit acest articol nu primiți un răspuns cert, cereți ajutor rapid.

0,1. Documentul intră în vigoare din momentul aprobării.

0,2. Dezvoltator de documente: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,3. Documentul a fost aprobat: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,4. Verificarea periodică a acestui document se efectuează la intervale care nu depășesc 3 ani.

1. Dispoziții generale

1.1. Postul „Rezident pentru activități principale” aparține categoriei „Specialiști”.

1.2. Cerințe de calificare - studii superioare complete sau de bază în domeniul relevant de formare (specialist sau licență) și experiență profesională în muncă în întreprindere - minim 1 an.

1.3. Cunoaște și aplică în practică:
- Legislația ucraineană privind activitățile de afaceri;
- bazele dreptului administrativ, economic și al muncii;
- documente normative, metodologice și alte îndrumări în domeniul activității profesionale;
- munca de birou;
- reglementări, instrucțiuni și alte materiale privind elaborarea documentației manageriale, organizatorice, tehnice și de altă natură;
- baze de economie, organizare a muncii, producție;
- profilul, specializarea si caracteristicile managementului intreprinderii;
- structura organizatorica, de productie si sociala a intreprinderii;
- bazele tehnologiei de producție;
- echipamente informatice si de birou;
- mijloace tehnice de înregistrare și prelucrare a informațiilor;
- reguli, norme și etichetă pentru organizarea de evenimente de afaceri, întâlniri, recepții, conferințe etc.;
- fundamente ale psihologiei comunicării, sociologiei și eticii relațiilor profesionale;
- bazele culturii naționale, obiceiurilor, stilurilor corespunzătoare de vorbire literară și de afaceri;
- una sau mai multe limbi străine.

1.4. Supraveghetorul pentru activitatea principală este numit în funcție și eliberat din funcție prin ordin al organizației (întreprindere/instituție).

1.5. Supraveghetorul activității principale raportează direct la _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Supraveghetorul activității primare supraveghează munca lui _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. În timpul absenței, supervizorul activității principale este înlocuit de o persoană desemnată conform procedurii stabilite, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.

2. Caracteristicile muncii, sarcinilor și responsabilităților postului

2.1. Participă la implementarea unui sistem de relații, îl aplică și menține în conformitate cu cerințele stabilite și într-o manieră care să asigure coordonarea activităților interne de management între conducătorul întreprinderii, instituției, organizației (denumită în continuare întreprindere) și șefii diviziilor structurale și alți angajați, precum și sistemul de relații dintre managerii întreprinderilor cu reprezentanții altor întreprinderi, parteneri, concurenți, clienți.

2.2. Organizează programul de lucru al șefului întreprinderii, efectuează cu promptitudine modificări și completări la programul și programul de lucru al acestuia.

2.3. Întocmește un grafic lunar al rapoartelor de la șefii diviziilor structurale cu privire la rezultatele activităților economice.

2.4. Aduce în atenția tuturor serviciilor interesate, organizațiilor terțe și persoanelor fizice conținutul protocoalelor și deciziilor luate și monitorizează implementarea acestora.

2.5. Efectuează comenzi pentru echipamentele, materialele și serviciile necesare.

2.6. Ia parte la luarea în considerare a chestiunilor de management și organizare.

2.7. Mentine documentatia stabilita.

2.8. În numele șefului întreprinderii, el pregătește recenzii analitice ale problemelor sociale, economice și financiare actuale în condițiile pieței.

2.9. Selectarea și prelucrarea informațiilor pentru manager.

2.10. Întocmește, în conformitate cu nomenclatorul aprobat, proiecte de documentație administrativă, corespondență administrativă, comercială, tehnică și de altă natură: cereri, contestații, răspunsuri la scrisori, mesaje etc.

2.11. Efectuează note de protocol, monitorizează pregătirea rapoartelor textuale despre evenimente și discursuri importante și semnificative la întâlniri, întâlniri, conferințe etc.

2.12. Participă la pregătirea rapoartelor, a certificatelor și a altor materiale pentru discursurile conducătorului întreprinderii.

2.13. Organizează livrarea la timp și țintită a instrucțiunilor, instrucțiunilor și comenzilor de la șeful întreprinderii, corespondenței oficiale și documentației speciale către șefii de departament și alți executanți.

2.14. Monitorizează procesul de obținere a informațiilor stabilite și controlează caracterul complet al primirii acestora.

2.15. Înregistrează cererile și declarațiile angajaților, organizează recepția (întâlnirea) acestora cu șeful întreprinderii.

2.16. Ajută managerul de afaceri în aplicarea etichetei și protocolului adecvat atunci când primește oficiali, vizitatori și oaspeți.

2.17. Reglementează deplasarea conducătorului întreprinderii în timpul zilei de lucru.

2.18. Însoțește șeful întreprinderii în timpul vizitelor, călătoriilor și deplasărilor sale de afaceri, îndeplinind sarcini și responsabilități permanente, precum și lucrări care decurg din circumstanțe specifice.

2.19. Cunoaște, înțelege și aplică reglementările în vigoare referitoare la activitățile sale.

2.20. Cunoaște și respectă cerințele reglementărilor privind protecția muncii și protecția mediului, respectă normele, metodele și tehnicile pentru efectuarea în siguranță a muncii.

3. Drepturi

3.1. Supraveghetorul activității principale are dreptul de a întreprinde acțiuni pentru prevenirea și eliminarea cazurilor de încălcări sau neconcordanțe.

3.2. Supraveghetorul activității primare are dreptul de a primi toate garanțiile sociale prevăzute de lege.

3.3. Supraveghetorul activității principale are dreptul de a cere asistență în îndeplinirea atribuțiilor sale oficiale și în exercitarea drepturilor.

3.4. Supraveghetorul activității principale are dreptul de a cere crearea condițiilor organizatorice și tehnice necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale și asigurarea echipamentului și inventarului necesar.

3.5. Supraveghetorul activității principale are dreptul de a se familiariza cu proiectele de documente referitoare la activitățile sale.

3.6. Conducătorul activității primare are dreptul să solicite și să primească documente, materiale și informații necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu și a ordinelor de conducere.

3.7. Conducătorul activității primare are dreptul de a-și îmbunătăți calificările profesionale.

3.8. Supraveghetorul activității primare are dreptul de a raporta toate încălcările și neconcordanțele identificate în cursul activităților sale și de a face propuneri pentru eliminarea acestora.

3.9. Conducătorul activității principale are dreptul de a se familiariza cu documentele care definesc drepturile și responsabilitățile funcției ocupate, precum și cu criteriile de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4. Responsabilitate

4.1. Conducătorul activității principale este responsabil pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea prematură a atribuțiilor atribuite prin prezenta fișă a postului și (sau) neutilizarea drepturilor acordate.

4.2. Supraveghetorul pentru activitatea principală este responsabil pentru nerespectarea regulilor regulamentelor interne de muncă, protecția muncii, măsurile de siguranță, salubritatea industrială și apărarea împotriva incendiilor.

4.3. Supraveghetorul pentru activitatea principală este responsabil pentru dezvăluirea informațiilor despre organizație (întreprindere/instituție) legate de un secret comercial.

4.4. Supraveghetorul pentru activitatea principală este responsabil pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a cerințelor documentelor de reglementare interne ale organizației (întreprindere/instituție) și ordinelor legale de conducere.

4.5. Conducătorul de activitate principală răspunde de infracțiunile săvârșite în cursul activității sale, în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare.

4.6. Supraveghetorul pentru activitatea principală răspunde de cauzarea prejudiciului material organizației (întreprinderii/instituției) în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare.

4.7. Supraveghetorul activității principale este responsabil pentru utilizarea ilegală a competențelor oficiale acordate, precum și pentru utilizarea acestora în scopuri personale.

O secretară este un asistent indispensabil în orice birou. Această poziție poate include un funcționar, un asistent personal al unui manager și un recepționer. Secretarul asistent se ocupa de fluxul de documente al companiei si monitorizeaza stocarea si utilizarea documentelor. Cum a apărut această profesie?

Ea a apărut în timpul activităților active de reformă ale lui Petru I, care a introdus un astfel de concept ca „gradul de secretar”. La început, aceștia erau oficialii responsabili de înregistrarea și numerotarea scrisorilor primite. La începutul secolului al XX-lea, profesia de secretariat s-a răspândit, iar până în 1875, în multe orașe mari din Europa și America a fost posibil să se urmeze cursuri speciale pentru dactilografe. Odată cu inventarea mașinii de scris în 1880, profesia a căpătat treptat o față feminină. Până la sfârșitul Primului Război Mondial, găsirea unui secretar bărbat era aproape imposibilă. La acea vreme era una dintre puținele profesii disponibile pentru femei. Cei mai ambițioși dintre ei au absolvit cursuri și au obținut locuri de muncă în companii și birouri din întreaga lume. Erau respectați și munca lor era bine plătită. Funcția de secretar-asistent a fost unul dintre primii pași către emanciparea femeii.

În aceste zile, profesia și-a pierdut deja prestigiul de odinioară, dar cererea de specialiști în management de birou este încă mare. Cel mai nou trend sunt secretarele la distanță, a căror prezență nici măcar nu este necesară în birou. Serviciile asistenților online sunt folosite de multe platforme de internet care trebuie să mențină comunicarea cu clienții.

Responsabilitatile asistentului secretarului

Există o mulțime de glume și vorbe despre secretare printre oameni. Dar, în ciuda reputației lor proaste, secretarul asistent are o mulțime de responsabilități de serviciu. Dacă vrei să lucrezi în această specialitate, atunci vei avea nevoie de disciplină, responsabilitate și anumite cunoștințe. Care sunt responsabilitățile unui astfel de angajat?

• Păstrarea evidențelor: Femeile au sarcina dificilă de a verifica cu scrupulozitate toate hârtiile și de a le menține în ordine. Toți angajații companiei pot avea nevoie de ajutor și, de regulă, în companiile mari sunt recrutați mai multe persoane pentru funcția de asistent secretar.
• Organizare de intalniri, excursii, intalniri: secretarul trebuie sa fie mereu la curent cu toate noutatile si sa tina degetul pe puls. El nu numai că coordonează de obicei programul de lucru al conducerii, dar pregătește și călătorii de afaceri și întâlniri de afaceri.
• Primirea apelurilor telefonice: responsabilitățile imediate ale angajatului includ comunicarea cu clienții, partenerii și alte persoane.
• Primirea vizitatorilor: O înfățișare prezentabilă este foarte importantă pentru această profesie, deoarece adesea prima persoană văzută în companie este secretara.
• Comandă de papetărie și alte suporturi de birou.
• Îndeplinirea solicitărilor de management. În unele companii, acest articol ocupă cea mai mare parte a timpului de lucru. Prin urmare, atunci când aplicați pentru un loc de muncă, trebuie să discutați imediat în mod clar domeniul de aplicare al responsabilităților dvs. cu viitorul dvs. șef.

După cum puteți vedea, responsabilitatea secretarului asistent este destul de mare. Și lista de cerințe este, de asemenea, uluitoare. Ce calități trebuie să aibă o secretară pentru a fi angajat?

Cerințe pentru acest post vacant

• Cunoștințe bune de calculator și viteză mare de tastare. Sistemele moderne au înlocuit vechile mașini de scris, dar principalele prevederi ale fișei postului asistentului de secretară au rămas aceleași: capacitatea de a manipula echipamentele de birou și viteza de înregistrare.
• Înfățișare reprezentativă: legea rusă interzice orice discriminare bazată pe rasă, sex sau vârstă la recrutarea angajaților. Dar o înfățișare îngrijită și ordonată, un discurs politicos și capacitatea de a purta o conversație vor fi avantajele tale neîndoielnice.
• Punctualitate și organizare: aceste calități nu vor interfera cu alți specialiști, dar sunt deosebit de importante pentru o secretară.
• Studii medii de specialitate sau superioare.
• Unele posturi vacante pot necesita cunoștințe de limba engleză. Companiile mari acordă o atenție deosebită acestui lucru.

Drepturile angajaților

Lucrul ca secretar presupune multă responsabilitate, dar angajații au și drepturi pe care le pot apăra în cazul încălcărilor de către superiori.

• Secretarul are dreptul să solicite și să primească informații necesare pentru îndeplinirea corectă a atribuțiilor sale.
• Angajatorul trebuie să asigure salariatului condiții de muncă și securitatea documentelor.
• Secretarul asistent poate prezenta idei pentru a îmbunătăți procesul de lucru. De asemenea, poate lua decizii independente în limitele fișelor de post.
• Secretarul adjunct poate lipsi de la serviciu din motive de sănătate sau deteriorarea bunăstării.

Profesia de funcționar, conform statisticilor, este una dintre cele mai lungi de lucru de pe piață: lucrătorii sunt adesea lăsați în urmă după orele de program. Cunoscându-și drepturile și responsabilitățile, un angajat poate acționa în propriile interese în beneficiul companiei.

De ce studii ai nevoie pentru a obține acest loc de muncă?

In fisa postului de secretar-asistent se precizeaza ca un solicitant pentru un post vacant trebuie sa aiba studii superioare sau medii de specialitate si minim un an de experienta in munca. Dacă nu aveți încă experiență, nu sunteți familiarizat cu programele de birou și nu sunteți foarte încrezător în tastare, atunci puteți urma cursuri speciale pentru un asistent de secretară, unde veți fi învățat cum să conduceți corespondența de afaceri și să gestionați un computer la nivel a unui utilizator încrezător. Toate aceste cunoștințe le puteți obține pe cont propriu, găsind informații în cărți sau pe Internet. Puțină practică – și cu siguranță vei fi angajat de o companie care are nevoie de un astfel de specialist.

Unde să găsești un loc de muncă?

Postul de secretar-asistent este disponibil în aproape orice companie. Piața muncii este plină de oferte variate, printre care găsiți o opțiune cu disponibilitate și salariu adecvat. Dar rețineți că și concurența în acest domeniu este mare. Pentru a obține un loc, trebuie să ieși în evidență printre zeci de alți solicitanți. În plus, în companiile mici, responsabilitățile postului asistentului de secretară nu sunt adesea reglementate clar, iar angajatul trebuie să efectueze o mulțime de muncă variată. Pentru a evita acest lucru, alegeți companii mari, care de obicei definesc clar domeniul de aplicare al responsabilităților dumneavoastră. Dacă nu aveți o astfel de oportunitate, atunci pur și simplu discutați în detaliu toate responsabilitățile pe care le veți îndeplini la noul dvs. loc de muncă.

Cât câștigă specialiștii în evidență?

Salariul mediu al specialiștilor de secretariat variază între 25-45 de mii de ruble. Asistenții executivi câștigă de obicei puțin mai mult decât funcționarii. În plus, asistenții de secretariat pot învăța experiență unică de lucru de la superiorii lor în timpul muncii lor. Este puțin probabil ca un angajat începător să primească un salariu mai mare de 25.000 de ruble, chiar și în orașe mari precum Sankt Petersburg și Moscova. Dar odată cu creșterea experienței și a cunoștințelor, și rata salariului va crește.

Obțineți un loc de muncă ca secretară este mult mai ușor dacă știți despre ce vă întreabă în timpul interviurilor. Capacitatea de a lucra cu programe Word și Excel este decisivă atunci când aplici pentru un loc de muncă. De asemenea, va fi necesară o viteză mare de imprimare. Pe Internet puteți găsi programe speciale pentru predarea tastării tactile, ceea ce reduce semnificativ timpul de tastare. Pentru a vă angaja mai repede, ar fi o idee bună să vă actualizați CV-ul pe site-urile de căutare de locuri de muncă, iar pentru interviuri, pregătiți un mic portofoliu care să vă descrie abilitățile și abilitățile.

Pentru o întâlnire cu un potențial angajator, trebuie să te îmbraci într-un costum strict de birou în nuanțe închise. Acesta va da imediat tonul întâlnirii și vă va arăta ca un angajat responsabil și profesionist. Dacă aplicați pentru postul de asistent manager, amintiți-vă că în acest caz ar trebui să vă comportați foarte atent. Înainte de interviu, cercetați istoria companiei. Angajatorul va vedea că v-ați pregătit temeinic pentru întâlnire și veți evita o serie de greșeli enervante.

Rezultate

În ciuda listei mari de responsabilități și cerințe pentru secretarele asistenți, oricine se poate ocupa de această slujbă. Cu o pregătire adecvată, promovarea unui interviu nu va fi, de asemenea, dificilă. Și chiar dacă nu ai experiență, nu dispera, încearcă mai întâi să obții un loc de muncă într-o companie mică. Urmând reguli simple, poți face o carieră în domeniul managementului de birou.

Potrivit studiilor efectuate de diverse agenții de recrutare, profesia de „secretar” este una dintre cele care este asociată cu cel mai mare număr de ore suplimentare și nevoia de adaptare la programul de lucru al conducerii. Acest grup include, de asemenea, șoferi și reprezentanți ai altor profesii.

Cine este secretară?

Acest termen provine din latinescul „secret”, care este ceea ce erau numite persoanele de încredere în Roma Antică. Și atunci și mai târziu (la curțile regale) aceștia erau exclusiv bărbați, care uneori reușeau să ajungă foarte inteligent la putere.

Această profesie a căpătat o față feminină la sfârșitul Primului Război Mondial, odată cu apariția mașinii de scris și apariția unei astfel de posturi de asistent secretar. În zilele noastre, cu tehnologia lor avansată, există chiar și asistenți virtuali de secretariat. Acesta este numele dat companiilor sau persoanelor fizice care furnizează servicii online pentru scrierea e-mailurilor sau primirea apelurilor telefonice (transferate) fără prezența fizică a unei secretare în birou.

Ce face?

În mod popular, secretara personală a regizorului are o imagine stereotipă - o frumusețe cu picioare lungi care poate scrie în principal pe computer, face cafea și răspunde la apeluri. Uneori, acest lucru se reflectă în glume care nu sunt foarte decente în conținut. De altfel, profesia de „secretar”, ca și postul de asistent într-o companie mare, presupune prezența unui set foarte serios de aptitudini, cunoștințe, precum și anumite calități de lucru. Un adevărat reprezentant al acestei profesii nu se poate lipsi de organizare, diligență, punctualitate și diplomație.

Responsabilitățile secretarului (secretar-asistent) includ cunoașterea tuturor documentelor de reglementare legate de munca de birou, fluxul de documente, organizarea muncii de birou, structura de management, elementele de bază ale deținerii de echipamente de birou și regulile de protecție a muncii. Toate numeroasele sale drepturi, responsabilități și tipuri de muncă efectuate sunt reglementate de fișa postului. Este principalul document de natură organizatorică și juridică privind activitățile unui astfel de angajat. Acesta trebuie întocmit în fiecare caz specific cu întreaga responsabilitate.

Să aruncăm o privire la secțiunile principale ale acestui document.

Ce spune instrucțiunea întocmită pentru secretarul asistent?

Prevederile generale ale acesteia conțin denumirea organizației, indică superiorii imediati și denumește persoana care va înlocui secretarul în cazul absenței acestuia. Acolo veți găsi, de asemenea, cerințele pentru experiența și calificările angajatului și o listă cu toate documentele necesare pentru muncă (reguli, GOST, coduri și reglementări).

Funcțiile atribuite secretarului sunt date în a doua secțiune (cu același nume). Aceasta include responsabilitatea de a pregăti documentele necesare conform instrucțiunilor de management, de a înregistra, de a primi și de a trimite corespondență, de a organiza și monitoriza activitatea recepției, de a efectua documente și multe altele.

Activitățile sale sunt descrise mai detaliat în secțiunea următoare - „Responsabilitățile oficiale ale secretarului”. Vorbim despre siguranța și înregistrarea corespondenței, eliberarea de certificate privind diverse documente înregistrate, organizarea și pregătirea ședințelor de birou, copierea și tipărirea, înregistrarea mesajelor pentru superiorii rămași în lipsa acestuia și informarea acestuia despre acestea, asigurarea biroului companiei cu biroul necesar. provizii.

În fiecare organizație, atribuțiile unui secretar pot avea propriile caracteristici în funcție de specificul muncii. Poziția sa poate suna ca „secretar-grefier”, ceea ce implică o extindere a gamei de responsabilități principale.

Despre drepturile secretarului

Ce are dreptul de a face secretarul? Conform instrucțiunilor, i se permite să solicite materialele care vor fi necesare în munca sa de la diferite departamente ale companiei și să stabilească ordinea de utilizare a acestora.

De asemenea, transferați documentele revizuite către interpreți direct pe lângă management, stabiliți o prioritate pentru vizitatori în zona de recepție și distribuiți apelurile telefonice în funcție de importanța acestora, solicitați explicații angajaților în cazul abaterilor disciplinare.

Ca orice alt angajat, secretarul personal al managerului are dreptul de a lucra în condiții adecvate, care trebuie să respecte cerințele de protecție a muncii și standardele de siguranță.

De ce este responsabil secretarul adjunct?

El este responsabil pentru nedezvăluirea informațiilor confidențiale, pentru calitatea documentației și transmiterea la timp către conducere, o atitudine responsabilă față de fluxul de documente, siguranța proprietății și documentelor organizației și relațiile pline de tact cu conducerea și angajații.

Următoarea secțiune a fișei postului indică care sunt relațiile oficiale și legăturile funcționale care există între secretarul asistent și diferitele structuri ale companiei. De regulă, într-o organizație mijlocie, secretarul trebuie să interacționeze pe probleme logistice (asigurarea biroului cu papetărie) cu departamentul administrativ, pe probleme de flux de documente - cu alte departamente și, bineînțeles, direct cu managementul.

Performanța secretarului este evaluată în funcție de principalele criterii selectate, care sunt reglementate și de secțiunea relevantă a instrucțiunilor. În marea majoritate a cazurilor, astfel de criterii sunt eficiența și diligența. Există și situații în care instrucțiunile sunt supuse revizuirii. Acest lucru poate apărea atunci când funcțiile sau structura organizatorică se schimbă.

Să rezumam

La angajare, persoana desemnată în această funcție se familiarizează cu fișa postului, care enumeră toate atribuțiile secretarului. Să le amintim din nou pe scurt.

• Primirea apelurilor telefonice pentru manager.
• Toate lucrează cu documentație - sortare după importanță, înregistrare, pregătire, primire și distribuire, depozitare și sistematizare.
• Organizarea primirii vizitatorilor.
• Asistarea șefului în planificarea programului de lucru și, dacă este necesar, comandarea biletelor de avion și rezervarea unui hotel.
• Pregatirea si organizarea negocierilor de afaceri.
• Comandă articole de papetărie și alte lucruri mici necesare la birou, uneori produse alimentare.

După examinarea listei de responsabilități, angajatul semnează instrucțiunile și este aplicată și semnătura managerului. Vă rugăm să rețineți că fiecare organizație poate avea propria sa versiune a instrucțiunilor, dar niciuna dintre ele nu trebuie să contravină legislației actuale sau standardelor de muncă acceptate.

Funcțiile grefierului de judecată

După cum se știe, specificul muncii în fiecare instituție este diferit. Ce face, de exemplu, un grefier de judecată? Care sunt responsabilitățile lui de serviciu? Sunt multe dintre ele:

• proiectarea copertelor de actualitate;
• obținerea de pretenții de la asistenții judiciari;
• clasarea documentelor și materialelor în dosare;
• întocmirea inventarelor de cazuri noi;
• numerotarea paginilor;
• distribuirea de copii ale hotărârilor judecătorești către participanții la cauze (părți);
• trimiterea de copii ale hotărârilor judecătorești către anumite persoane în numele judecătorului;
• informarea părților cu privire la datele și ora ședințelor de judecată.

in afara de asta

Atribuțiile grefierului includ, dar nu se limitează la:

• afișarea listelor de cauze ale instanțelor pe săptămână;
• verificarea prezenței părților la ședință;
• ținerea evidenței judiciare;
• controlul asupra primirii si transmiterii tuturor documentelor aparute in cauza.

Secretarii trebuie să familiarizeze părțile cu materialele cauzei, să monitorizeze notificările care sosesc prin poștă, să transmită chitanțe, notificări, copii ale actelor și alte documente importante. Ei introduc informații în jurnale și carduri, într-un sistem informatic, tipăresc acte scrise de mână, transferă dosarele judecătorilor pentru revizuire și le preiau înapoi, emit și depun acte de executare și îndeplinesc multe alte sarcini în numele judecătorilor.

Cerințe pentru un grefier

• Documentele trebuie numerotate și arhivate.
• Un inventar al cazurilor și al altor documente este întocmit separat.
• Fotografiile și plicurile sunt numerotate; în caz de eșec, numerotarea reia, numerele vechi trebuie tăiate (necorectate!).
• Toate corecțiile sunt certificate în conformitate cu formularul acceptat.
• Se întocmesc copertele cauzelor cu indicarea denumirii instanței, numărul și titlul cauzei, numele părților, data începerii și încheierii, numărul de foi și termenul de păstrare.
• Inventarul se face manual sau pe computer.

Ce trebuie să facă secretarul școlii?

Uneori există reclame „Se cere un secretar pentru școală”. Ce fel de poziție este aceasta și ce vei face acolo? Să aflăm.

Secretarul școlii este primul și cel mai important asistent al directorului. El trebuie să execute toate ordinele și instrucțiunile de la superiorii săi legate de funcționarea instituției de învățământ.

Principalele sale responsabilități includ procedura de desfășurare a cazurilor de schimbări de personal (concedierea, angajarea) angajaților, admiterea și expulzarea studenților. Sarcina lui este să întocmească un document pe care directorul trebuie să-l certifice cu propria semnătură. Dacă este necesar, secretarul trebuie să colecteze și să transporte documentele semnate în termenul necesar pentru a fi examinate de autoritățile superioare.

Alte responsabilități ale secretarului școlii includ primirea și comunicarea informațiilor studenților și personalului instituției. În cazul în care directorul nu este prezent, secretarul este obligat să înregistreze numărul total și conținutul apelurilor, plângerilor și solicitărilor din partea vizitatorilor, inclusiv a elevilor de școală primară.

În plus

În nota cuprinsă în instrucțiunile secretarului școlii se menționează: acesta este obligat să efectueze și sarcini suplimentare (alte). Ce înseamnă?

Aceasta înseamnă: secretarul directorului școlii trebuie să îndeplinească orice instrucțiuni, cu excepția solicitărilor personale. Aceasta ar putea fi, de exemplu, să suni un elev sau un profesor pentru o conversație, să trimiți e-mail, să faci un transfer de bani sau să achiziționezi echipamentul necesar pentru școală. Această listă este practic inepuizabilă, adică responsabilitățile unei secretare la o școală sunt foarte, foarte extinse.

În cazul în care școala nu asigură un post de contabil, conducerea chestiunilor financiare poate fi încredințată și secretarului. Sarcina lui este să trimită informații despre salariu, să completeze foile de pontaj și să facă ajustările necesare.

Nu numai directorul, ci și orice vizitator al zonei de recepție poate avea nevoie de ajutorul unei secretare. Oamenii apelează la el pentru a imprima text, a fotocopia documente și a clarifica un număr mare de întrebări.

Dacă lucrezi ca secretar-asistent al directorului general

În acest caz, ești unul dintre specialiști, iar directorul însuși te va angaja și te va concedia, iar tu îi vei raporta direct. Pentru a intra in acest post, trebuie sa ai studii superioare (sau cel putin medii speciale) si minim 1 an de experienta in post. Dacă nu există experiență, un certificat de absolvire a cursurilor de asistent secretariat.

Trebuie să fiți competent în materie de activități economice și financiare ale întreprinderii, perspectivele de dezvoltare ale acesteia, organizarea fluxului de documente și a muncii de management, abilități de calculatoare și echipamente de birou, traducerea documentației de producție într-o limbă străină și etica muncii.

Roluri si responsabilitati

Veți fi responsabil pentru toate serviciile de referință și informații legate de documentația întreprinderii. Precum și organizarea și controlul muncii de birou în sucursale și divizii individuale ale companiei. Nimic surprinzător - nu ești un secretar-grefier obișnuit. Trebuie să fie capabil să documenteze și să organizeze cu promptitudine activitățile organelor sale de conducere și consultanță. Dacă nu există un inspector de personal disponibil, păstrați toată documentația și evidența personalului.

Secretarul-asistent al directorului general trebuie să întocmească documentele necesare asigurării activităților financiare și economice ale întregii întreprinderi, să organizeze recepția, înregistrarea, contabilitatea și depozitarea acestora. El controlează întocmirea, aprobarea și coordonarea corectă a tuturor documentațiilor depuse spre semnare conducerii întreprinderii. Ia măsuri pentru a asigura executarea de înaltă calitate, la timp a instrucțiunilor de la superiori, transmite informații direct către executanți, efectuează analize și emite concluzii privind rapoartele și certificatele trimise conducerii.

În plus, funcțiile secretarului includ menținerea comunicării operaționale cu privire la problemele activităților companiei cu cetățenii - persoane fizice și organizații individuale (atât guvernamentale, cât și comerciale). De asemenea, primește vizitatori, poate desfășura activități de personal - întocmește dosare personale, comenzi, cărți de muncă, acorduri (contracte), documente de călătorie și certificate de incapacitate de muncă, păstrează foile de pontaj și eliberează certificate de salariu.

Și din nou despre drepturi

Această funcție presupune nu numai atribuțiile extinse ale secretarului, ci și drepturile corespunzătoare. Pe lângă cele general acceptate, acestea includ dreptul de a solicita materialele și informațiile necesare oricăror servicii funcționale ale întreprinderii și de a cere explicații cu privire la motivele întârzierilor în îndeplinirea sarcinilor de conducere. Apoi: puteți solicita revizuirea documentelor pregătite de antreprenori cu încălcarea regulilor acceptate în conformitate cu GOST 6.38-90 sau ISO - standardele internaționale de documentare.

Are dreptul de a avizează, în limitele propriei sale competențe oficiale, documente referitoare la activitățile de management al întreprinderii, de a transmite propuneri personale conducerii pentru a fi luate în considerare cu privire la îmbunătățirea activităților organizației în domeniul managementului documentelor și a utilizării celor mai noi tehnologii informatice.

Are acces la documentele marcate „Confidențial” și poate interacționa cu orice angajați și servicii ale întreprinderii pentru a monitoriza implementarea deciziilor de management și a le furniza informațiile necesare.