Sistem informatic de management al proiectelor. Interacțiunea subsistemelor ISP Implementarea unui sistem de management de proiect
3.6. SISTEME DE MANAGEMENT AL INFORMATIEIȘI CONTROLUL
3.6.1. Sisteme informaționale de management al întreprinderii (EMIS)
Definiții ale conceptelor de bază. Să începem cu definițiile necesare pentru a înțelege discuțiile ulterioare.
Informații – informații despre lumea înconjurătoare (obiecte, fenomene, evenimente, procese etc.), care reduce gradul de incertitudine existent, cunoașterea incompletă, înstrăinată de creatorul lor și devin mesaje. Aceste informații sunt exprimate într-o anumită limbă sub formă de semne, inclusiv cele înregistrate pe un suport tangibil. Ele pot fi reproduse prin transmitere de către persoane oral, în scris sau prin alte mijloace.
Informațiile permit organizațiilor să:
Monitorizează starea actuală a organizației, diviziunile și procesele din acestea;
Determinați scopurile și obiectivele strategice, tactice și operaționale ale organizației;
Luați decizii informate și în timp util;
Coordonează acțiunile departamentelor în atingerea obiectivelor.
Nevoia de informare este o înțelegere conștientă a diferenței dintre cunoștințele individuale despre un subiect și cunoștințele acumulate de societate.
Datele sunt informații reduse la nivelul unui obiect de anumite transformări.
Document – un mesaj de informare pe suport de hârtie, audio, electronic sau în altă formă, întocmit conform unor reguli, certificat în modul prescris.
Fluxul documentelor este un sistem pentru crearea, interpretarea, transmiterea, primirea, arhivarea documentelor, precum și monitorizarea executării acestora și protejarea acestora împotriva accesului neautorizat.
Informația economică este un set de informații despre procesele socio-economice care servesc la gestionarea acestor procese și grupuri de oameni din sfera de producție și non-producție.
Resurse informaționale – întreaga cantitate de informații disponibilă în sistemul informațional.
Tehnologia informației este un sistem de metode și metode de colectare, transmitere, acumulare, procesare, stocare, prezentare și utilizare a informațiilor.
Automatizarea este înlocuirea activității umane cu munca mașinilor și a mecanismelor.
Sistemul informațional (SI) este un circuit informațional împreună cu mijloacele de colectare, transmitere, prelucrare și stocare a informațiilor, precum și personalul care efectuează aceste acțiuni cu informații.
Misiunea sistemelor informatice este producerea de informatii necesare organizatiei pentru a asigura un management eficient al tuturor resurselor sale, crearea unui mediu informatic si tehnologic pentru managementul organizatiei.
De obicei, sistemele de management au trei niveluri: strategic, tactic și operațional. Fiecare dintre aceste niveluri de management are propriile sarcini, la rezolvarea cărora este nevoie de date relevante; aceste date pot fi obținute prin interogarea sistemului informațional. Aceste solicitări sunt direcționate către informațiile corespunzătoare din sistemul informațional. Tehnologiile informaționale fac posibilă procesarea cererilor și, folosind informațiile disponibile, generarea unui răspuns la aceste solicitări. Astfel, la fiecare nivel de management apar informații care servesc drept bază pentru luarea deciziilor adecvate.
Ca urmare a aplicării tehnologiilor informaționale la resursele informaționale, se creează unele informații noi sau informații într-o formă nouă. Aceste produse ale sistemului informațional se numesc produse și servicii informaționale.
Un produs sau serviciu de informare este un serviciu specific atunci când un conținut informațional sub forma unui set de date, generat de producător pentru distribuție sub formă tangibilă și intangibilă, este furnizat pentru utilizare de către consumator.
În prezent, există o opinie despre un sistem informatic ca sistem implementat folosind tehnologia informatică. Este gresit. Ca și tehnologiile informaționale, sistemele informaționale pot funcționa atât cu, cât și fără utilizarea mijloacelor tehnice. Aceasta este o chestiune de fezabilitate economică.
Avantajele sistemelor manuale (de hârtie):
ușurința de implementare a soluțiilor existente;
sunt ușor de înțeles și necesită o pregătire minimă pentru a le stăpâni;
nu sunt necesare abilități tehnice;
acestea sunt de obicei flexibile și adaptabile pentru a se potrivi proceselor de afaceri.
Avantajele sistemelor automate:
într-un IS automatizat, devine posibil să se prezinte holistic și cuprinzător tot ceea ce se întâmplă cu organizația, deoarece toți factorii și resursele economice sunt afișați într-o singură formă de informare sub formă de date.
IP corporativă este de obicei considerată ca un anumit set de soluții private și componente ale implementării acestora, inclusiv:
Baza de date unificată de stocare a informațiilor;
Un set de sisteme de aplicații create de diferite companii și folosind diferite tehnologii.
Sistemul informatic al companiei (în special, ISMS) trebuie:
Permite acumularea anumitor experiențe și cunoștințe, generalizează-le sub formă de proceduri formalizate și algoritmi de soluție;
Îmbunătățiți și dezvoltați în mod constant;
Adaptare rapidă la schimbările din mediul extern și noile nevoi ale organizației;
Îndeplinește cerințele urgente ale unei persoane, experiența, cunoștințele, psihologia sa.
Deci, un sistem informatic de management al întreprinderii (EMIS) este un mediu de operare care este capabil să ofere managerilor și specialiștilor informații actualizate și fiabile despre toate procesele de afaceri ale întreprinderii necesare pentru planificarea operațiunilor, executarea, înregistrarea și analiza acestora. Cu alte cuvinte, PMIS este un sistem care conține o descriere a întregului ciclu al pieței - de la planificarea afacerii până la analiza rezultatelor activităților întreprinderii.
Sarcinile PMIS. Gestionarea întreprinderilor în condiții moderne necesită creșterea eficienței. Prin urmare, utilizarea sistemelor informatice de management al întreprinderii (EMIS) este una dintre cele mai importante pârghii pentru dezvoltarea afacerii.
Sarcinile speciale rezolvate de PMIS sunt în mare măsură determinate de domeniul de activitate, structura și alte caracteristici ale întreprinderilor specifice. Ca exemple, ne putem referi la experiența creării unui sistem de management al informațiilor pentru o întreprindere - un operator de telecomunicații și la experiența implementării sistemelor SAP R/3 de către parteneri la un număr de întreprinderi din țările CSI și non-CIS. În același timp, o listă aproximativă de sarcini pe care un ISMS ar trebui să le rezolve la diferite niveluri de management al întreprinderii și pentru diferitele sale servicii poate fi acum considerată general acceptată. Este prezentat în tabelul 1.
Tabelul 1.
Principalele sarcini ale ISMS
|
Niveluri de management și servicii |
Probleme de rezolvat |
|
Managementul întreprinderii |
furnizarea de informații fiabile despre situația financiară actuală a companiei și pregătirea unei previziuni pentru viitor; |
|
Servicii financiare si contabile |
control deplin asupra mișcării fondurilor; |
|
Controlul producției |
controlul asupra implementării comenzilor de producție; |
|
Servicii de marketing |
controlul asupra promovării noilor produse pe piață; |
|
Servicii de vânzare și furnizare |
mentinerea bazelor de date cu bunuri, produse, servicii; |
|
Servicii de contabilitate depozit |
managementul unei structuri de depozitare cu mai multe eșalonuri; |
3.6.2. Locul PMIS în sistemul de control
Pe scurt, controlul reprezintă suport informațional și analitic pentru luarea deciziilor în management. La rândul lor, sistemele informaționale de management sunt suport informatic pentru control. Controlling-ul, la rândul său, este principalul furnizor de informații pentru managementul întreprinderii. Scopul suportului informațional pentru control este de a oferi conducerii informații despre starea curentă a întreprinderii și de a prezice consecințele schimbărilor din mediul intern sau extern. Principalele sarcini de control sunt prezentate în Tabelul 2.
Masa 2.
Principalele sarcini de control
|
Tipuri de control |
Principalele sarcini de rezolvat |
|
Controlul într-un sistem de management |
Scopul controlului strategic este de a asigura funcționarea continuă cu succes a organizației. Sarcina principală a controlului operațional este de a oferi suport metodologic, informațional și instrumental managerilor întreprinderii |
|
Controlul financiar |
Menținerea profitabilității și asigurarea lichidității întreprinderii |
|
Controlul în producție |
Suport informațional pentru procesele de producție și management |
|
Controlul de marketing |
Suport informațional pentru un management eficient pentru a satisface nevoile clienților |
|
Controlul furnizării resurselor |
Suport informațional pentru procesul de achiziție a resurselor de producție, analiza resurselor achiziționate, calculul eficienței departamentului de aprovizionare |
|
Controlul in domeniul logisticii |
Controlul actual asupra eficienței depozitării și transportului resurselor materiale |
Să comparăm (în conformitate cu Tabelul 3) principalele sarcini care sunt rezolvate de PMIS și controling (vezi Tabelul 1 și Tabelul 2).
Tabelul 3.
Comparația dintre PMIS și sarcinile de control
|
Sarcini PMIS rezolvate pentru: |
Sarcini de control rezolvate |
|
Manuale pentru întreprinderi |
Controlul într-un sistem de management |
|
Servicii financiare si contabile |
Controlul financiar |
|
Managementul productiei |
Controlul în producție |
|
Servicii de marketing |
Controlul marketingului |
|
Servicii de vânzare și furnizare |
Controlul furnizării resurselor |
|
Servicii de contabilitate depozit |
Controlul in domeniul logisticii |
Din tabelul 3 se poate observa că sarcinile ISMS rezolvate pentru fiecare nivel de management și serviciu al întreprinderii corespund sarcinilor rezolvate prin control într-unul sau altul domeniu al activității întreprinderii (și anume controlul în sistemul de management, control, etc.).
Dacă luăm în considerare structura ISMS, putem distinge 5 module principale care sunt prezente în fiecare sistem informațional. Acestea sunt managementul financiar și economic, contabilitate și personal, depozit, producție, comerț (vânzări).
3.6.3. Perspective pentru dezvoltarea comună a PMIS și controlling
Pentru a privi în viitor, să încercăm mai întâi să ne întoarcem în trecut.
După cum se știe, dezvoltarea metodelor de gestionare a întreprinderilor industriale la începutul secolului al XX-lea este asociată în primul rând cu numele lui G. Ford, F. Taylor, G. Gantt, A. Fayol, Y. Gastev și alții. A. Fayol care a împărțit acțiunile administrației într-o serie de funcții, care au inclus prognoza și planificarea, crearea structurilor organizaționale, managementul echipei, coordonarea acțiunilor managerilor și control.
Model de gestionare a stocurilor, ducând la „formula rădăcinii pătrate” pentru dimensiunea optimă a comenzii, propusă de F. Harris în 1915, dar a devenit celebră după publicarea binecunoscutei lucrări a lui R. Wilson în 1934 și, prin urmare, este adesea numit modelul Wilson. Teoria managementului inventarului a primit un impuls puternic în 1951 datorită lucrărilor lui K. Arrow (viitor laureat Nobel în economie), T. Harris și J. Marshak. În 1952, au fost publicate lucrările lui A. Dvoretsky, J. Kiefer și J. Wolfowitz. În limba rusă, teoria gestionării stocurilor a fost luată în considerare în lucrările lui E.V. Bulinskaya, J. Bukan, E. Koeningsberg, Yu.I. Ryzhikova, V.A. Lototsky, A.I. Orlova, A.A. Kolobova, I.N. Omelchenko și mulți alții.
Este necesar să remarcăm lucrările privind crearea unui sistem de management al informațiilor desfășurate la Institutul de Cibernetică din Kiev al Academiei de Științe a RSS Ucrainei, creat de B.V. Gnedenko în anii 1950 (în 1961 acest institut era condus de V.M. Glushkov). La începutul anilor '60, au început lucrările automatizarea gestiunii stocurilor. Sfârșitul anilor 60 este asociat cu munca lui O. White, care, la dezvoltarea sistemelor de automatizare pentru întreprinderile industriale, a propus să ia în considerare diviziile de producție, aprovizionare și vânzări în ansamblu. Publicațiile lui O. White au formulat algoritmi de planificare, cunoscuți astăzi ca MRP - planificarea necesarului de materiale- la sfârşitul anilor 60, şi MRP II - Planificarea resurselor de fabricație- la sfarsitul anilor '70 - inceputul anilor '80. .
Nu toate conceptele moderne de management au originea în Statele Unite. Deci, metoda de planificare și management La timp(„just la timp”) a apărut la întreprinderile concernului auto japonez în anii 50 și metode Tehnologie optimizată OPT instalațiile de producție au fost create în Israel în anii 70. Concept CIM de producție integrată computerizată a apărut la începutul anilor 80 și este asociată cu integrarea sistemelor flexibile de producție și management. Metode CALS - suport informatic pentru procesul de aprovizionare si logistica a apărut în anii 80 în departamentul militar al SUA pentru a îmbunătăți eficiența managementului și a planificării în procesul de comandă, dezvoltare, organizare a producției, furnizare și exploatare a echipamentelor militare. . Sistem ERP – planificarea resurselor corporative sugerat de firma de analiză Grupul Gartner nu cu mult timp în urmă, la începutul anilor 90, și și-a confirmat deja viabilitatea. Sisteme CRM- managementul relatiilor cu clientii a devenit necesar pe o piață extrem de competitivă, în care accentul nu era pe produs, ci pe client. S-au făcut multe în URSS și în Rusia, în primul rând la Institutul de Probleme de Control, Institutul Central de Economie și Matematică, Institutul de Cercetare Științifică din Rusia pentru Cercetarea Sistemelor și Centrul de Calcul al Academiei Ruse de Științe.
În prezent, accentul pus pe planificarea resurselor întreprinderii (pe baza sisteme ERP) se îndreaptă către sprijinirea și implementarea proceselor de management al lanțului de aprovizionare ( sisteme SCM), managementul relatiilor cu clientii (sisteme CRM) și e-business (sisteme de comerț electronic).
Pe baza unei analize a tendințelor de dezvoltare pe piața rusă de software pentru automatizarea procesului de management al întreprinderii, putem trage o concluzie despre dezvoltarea dinamică a acesteia și complexitatea tot mai mare a gamei de sarcini care necesită automatizare. La început, managerii întreprinderilor rusești stabilesc cel mai adesea sarcini simple, în special sarcina de automatizare a procesului de contabilitate. Odată cu dezvoltarea companiilor și complicarea proceselor de afaceri, a apărut nevoia nu numai pentru „contabilitatea post-mortem”, ci și pentru gestionarea proviziilor materiale și tehnice (procese logistice), lucrul cu debitorii și creditorii și multe alte activități care vizează la rezolvarea problemelor puse de întreprindere se confruntă mediul intern şi extern. Pentru a răspunde acestor nevoi de management au început să fie utilizate sisteme informatice de management corporativ - soluții care acoperă activitățile întregii întreprinderi.
Astfel, ca urmare a „evoluției”, ISMS s-a transformat de la contabilitate computerizată și un sistem automat de gestionare a stocurilor într-un sistem de management cuprinzător pentru întreaga întreprindere.
În prezent, pe piață există un număr mare de PMIS standard - de la cele locale (care costă până la 50 de mii de dolari SUA) la cele mari integrate (cost 500 de mii de dolari SUA și mai mult). Soluțiile standard ale acestor PMIS sunt „legate” de către companiile furnizor de condițiile întreprinderilor specifice.
Rețineți că, în prezent, partea principală a sistemului de management nu este dezvoltată pe baza unor soluții standard, ci într-o singură copie pentru fiecare întreprindere în parte. Acest lucru este realizat de către departamentele relevante ale întreprinderilor pentru a ține seama cât mai pe deplin de caracteristicile întreprinderilor specifice.
În lucrare a fost elaborată o clasificare a sistemelor tipice disponibile pe piața rusă. Iată o descriere a principalelor tipuri de PMIS.
· Sisteme locale. De regulă, acestea sunt concepute pentru a automatiza activitățile în una sau două zone. Adesea pot fi un așa-numit produs „în cutie”. Costul unor astfel de soluții variază de la câteva mii la câteva zeci de mii de dolari SUA.
· Sisteme financiare și de management. Astfel de soluții au o funcționalitate mult mai mare în comparație cu cele locale. Cu toate acestea, caracteristica lor distinctivă este absența modulelor dedicate proceselor de producție. Și dacă în prima categorie sunt prezentate doar sistemele rusești, atunci aici raportul dintre produsele rusești și cele occidentale este aproximativ egal. Perioada de implementare pentru astfel de sisteme poate fi de până la un an, iar costul poate varia între 50.000 USD și 200.000 USD.
· Sisteme integrate medii. Aceste sisteme sunt concepute pentru managementul fabricii de producție și planificarea integrată a procesului de producție. Ele se caracterizează prin prezența unor funcții specializate. Astfel de sisteme sunt cele mai competitive pe piața internă în zona lor de specializare cu sistemele mari occidentale, în timp ce costul lor este semnificativ (un ordin de mărime sau mai mult) mai mic decât cele mari.
· Sisteme mari integrate. Astăzi, acestea sunt cele mai dezvoltate funcțional și, în consecință, cele mai complexe și costisitoare sisteme în care sunt implementate standardele de management MRPII și ERP. Timpul de implementare a unor astfel de sisteme, ținând cont de automatizarea managementului producției, poate fi de câțiva ani, iar costul variază de la câteva sute de mii la câteva zeci de milioane de dolari. Trebuie remarcat faptul că aceste sisteme sunt destinate în primul rând îmbunătățirii eficienței managementului marilor întreprinderi și corporații. În acest caz, cerințele contabilității sau ale evidențelor de personal trec în fundal.
· Constructorii este un instrument software comercial, un set de instrumente software sau un mediu de programare specializat pentru crearea relativ rapidă (în comparație cu instrumentele de programare universale) a aplicațiilor de afaceri. Desigur, în acest caz se bazează pe metodologia invariantă și pe tehnologia de operare care stau la baza proiectantului.
· Solutii specializate - sunt destinate în principal obținerii de raportare consolidată corporativă, planificare, bugetare, analiză de date folosind tehnologia OLAP ( on-lineAanaliticeprocessing- analiza datelor operationale , mai precis, analiza datelor operaționale multidimensionale pentru suport decizional).
Metode econometrice în PMIS. O analiză a nevoilor reale ale întreprinderilor a arătat că pentru a crea un sistem cu drepturi depline care să ofere nu numai funcții de contabilitate, ci și capacitatea de a prognoza, analiza scenarii și susține deciziile de management, setul standard de funcții ale sistemelor ERP nu este suficient. Rezolvarea acestei clase de probleme necesită utilizarea sistemelor și metodelor analitice, în primul rând econometrice, și includerea acestor sisteme și metode în PMIS.
Metodele econometrice reprezintă o parte importantă a instrumentelor științifice ale controlorului, iar implementarea lor pe computer este o parte importantă a suportului informațional al controlului. În utilizarea practică a metodelor econometrice în funcționarea controlerului, este necesar să se utilizeze sisteme software adecvate. Sisteme statistice generale precum DISAN, PPAND, SPSS, Statgraphics, Statistica, ADDA, și mai specializate Statcon, SPC, NADIS, REST(conform statisticilor datelor de interval), Matrixerși multe altele .
PMIS în rezolvarea problemelor de control. Pentru a rezuma, în primul rând, observăm că PMIS joacă un rol incontestabil important în rezolvarea problemelor de control. În scopul sprijinirii informaționale pentru control, un modul special „Control” ar trebui inclus în PMIS. Acest lucru este necesar pentru ca sistemul să ofere nu numai suport informatic pentru control, ci și să ofere managerilor și specialiștilor informații actualizate și fiabile despre toate procesele de afaceri ale întreprinderii, necesare pentru planificarea operațiunilor, executarea, înregistrarea și analiza acestora. Dar ar deveni, de asemenea, un sistem care transportă informații despre întregul ciclu al pieței - de la planificarea afacerii până la analiza rezultatelor întreprinderii.
Pachetul software „M-3” (următoarea generație a sistemului „M-2”), dezvoltat de compania „Client - Server - Technologies”, nu se mai poziționează pur și simplu ca un sistem de management al întreprinderii, ci un produs care formează un mediu de luare a deciziilor. În complexul M-3 există o schimbare în accent: de la un sistem de înregistrare la o structură care face posibilă implementarea previziunilor bazate pe analize profesionale. Baza pentru aceasta este implementarea mecanismului de control, care implică crearea unui instrument pentru luarea deciziilor operaționale în domeniul financiar, al producției și în alte domenii ale activității întreprinderii.
În plus, experiența companiilor occidentale arată că cererea crește treptat pentru sisteme mari integrate, care se disting prin profunzimea suportului de management pentru marile grupuri multifuncționale de întreprinderi (holdings sau grupuri financiare și industriale).
Și dacă vorbim despre dezvoltarea industriei interne PMIS și introducerea pe scară largă a controlului în practicile de lucru ale organizațiilor și întreprinderilor rusești, trebuie să recunoaștem că pentru majoritatea întreprinderilor ruse etapa de informatizare a afacerilor la scară largă este abia la început. .
Literatură
1. Orlov A.I., Volkov D.L. Metode econometrice în managementul resurselor și suport pentru informații de afaceri pentru o companie operator de telecomunicații. //Revista științifică Pridniprovsky. Bilet Donbass. Economie. Nr. 109 (176). Sân 1998
2. Vinogradov S.L. Controlul ca tehnologie de management. Note de practică//Control. 2002. Nr. 2.
3. Karminsky A.M., Dementyev A.V., Zhevaga A.A. Informatizarea controllingului in grupul financiar si industrial // Controlling. 2002. Nr. 2.
4. Karminsky A.M., Olenev N.I., Primak A.G., Falko S.G. Controlul în afaceri. Baze metodologice și practice pentru controlul clădirilor în organizații. – M.: Finanțe și Statistică, 1998. – 256 p.
5. Orlov A.I. Sustenabilitatea în modelele socio-economice. – M.: Nauka, 1979. – 296 p.
6. White O. W. Managementul producției și al stocurilor în era computerului. - M.: Progres. 1978. – 302 p.
7. Producția integrată pe computer și CALS-tehnologii în inginerie mecanică. - M.: Centrul Federal de Informare și Analitică pentru Industria de Apărare. 1999. – 510 p.
8. Lyubavin A.A. Caracteristicile metodologiei moderne de implementare a controlului în Rusia // Controlling. 2002. Nr. 1.
9. Karpachev I. Veți merge la stânga // Partener de întreprindere: sisteme corporative. 2000. Nr. 10.
10. Orlov A.I. Econometrie. – M.: Examen, 2002. – 576 p.
11. Orlov A.I. Suport econometric pentru control // Controlling. 2002. Nr. 1.
12. Guskova E.A., Orlov A.I. Sisteme informatice de management al întreprinderii în rezolvarea problemelor de control // Controlling. 2003. Nr. 1.
Întrebări de control
1. Care este rolul informaţiei în management?
2. Ar trebui implementat un sistem informatic folosind tehnologia informatică?
3. Discutați definițiile de bază în domeniul sistemelor informaționale de management al întreprinderii.
4. Care sunt principalele sarcini ale PMIS?
5. Care este esența controlului?
6. Care sunt principalele sarcini ale controlului?
7. Care este locul PMIS în sistemul de control?
Subiecte de rapoarte, rezumate, lucrări de cercetare
1. Compoziția și mișcarea matricelor de informații.
2. Istoricul dezvoltării PMIS.
3. Circularea documentelor pe hârtie și electronice.
4. Controlul în Rusia.
4. Metode econometrice în sistemele informaţionale.
5. Rolul internetului și al rețelelor de computere corporative în managementul întreprinderilor.
| Anterior |
Sistemul informațional de management al proiectelor (PMIS)
Un sistem informatic de management al proiectelor nu este un element obligatoriu al sistemului de management al proiectului și al suportului pentru informații despre proiect, dar poate deveni un element critic al sistemului de management al proiectului în anumite circumstanțe. Prezența unui ISMS trebuie să fie justificată de nevoile activităților de proiect ale organizației sau de nevoile unui anumit proiect.
În scopul unui proiect individual mic sau mijlociu, valoarea unui PMIS poate fi limitată, dar atunci când se desfășoară proiecte mari, sau multe proiecte, atunci când se lucrează cu o cantitate mare de informații despre proiect, importanța unui PMIS poate cu greu. fi subestimat.
Un studiu realizat de PmExpert în rândul companiilor autohtone, ponderea organizațiilor mari (de la 300 de persoane) în rândul cărora era de 65%, a relevat că 60% dintre organizațiile chestionate care au implementat un PMIS evaluează pozitiv efectul implementării. Astfel, importanța crescândă a PMIS este confirmată în prezența unui volum mare de date de proiectare.
PMIS se referă la software care îndeplinește funcțiile de susținere a proceselor de management de proiect sau a unui sistem informațional de management de proiect.
Utilizarea de software specializat vă permite să creșteți eficiența proceselor de management de proiect datorită:
- Reducerea costurilor cu forța de muncă la efectuarea proceselor de management de proiect;
- Îmbunătățirea comunicării între participanții la activitățile proiectului prin utilizarea resurselor informaționale comune;
- Creșterea vitezei de implementare a proceselor de management de proiect și a procesului de motivare a participanților la proiect;
- Minimizarea numărului de erori de informații de proiectare;
- Procesarea automată și stocarea centralizată a informațiilor despre proiecte.
În funcție de scopul și setul de funcționalități, software-ul pentru sprijinirea activităților proiectului poate fi clasificat după cum urmează:
- Sisteme de suport de bază pentru managementul proiectelor. Sunt programe specializate concepute pentru a efectua un set restrâns de procese de bază de management al proiectelor, cum ar fi programarea, contabilizarea costurilor cu forța de muncă a proiectului, înregistrarea deciziilor de proiectare etc. Sistemele de bază au de obicei un mod de operare local și sunt instalate pe computerul personal al utilizatorului, de obicei un manager de proiect sau administrator. Astfel de sisteme includ versiunea locală Microsoft Project (Microsoft, SUA), Open Project (Serena Software, SUA) și altele.
- Sisteme avansate de suport pentru managementul proiectelor. Acestea includ software conceput pentru a susține o gamă largă de procese „clasice” de management de proiect. Astfel de sisteme informatice conțin date interconectate din diferite procese de management al proiectelor, pot avea capacitatea de a prezenta date diferit pentru diferite niveluri de management ale organizației și posibilitatea de a lucra cu mai mulți utilizatori, dar de obicei au capacități limitate de integrare cu sistemele informaționale aferente. Sistemele din această clasă includ sisteme precum PM Foresight (Grupul de companii „Project PRACTICE”, Rusia), ADVANTA (Advanta Group, Rusia), Microsoft Enterprise Project Management (Microsoft, SUA), etc.
- Sisteme avansate de suport pentru managementul proiectelor. Ele reprezintă dezvoltarea evolutivă a sistemelor aparținând clasei „Avansate”. Se deosebesc de acestea în primul rând prin faptul că permit integrarea activităților proiectului cu alte activități și procese ale organizației prin crearea unui spațiu informațional unic și utilizarea unor mecanisme avansate de integrare a datelor. Ar fi mai corect să spunem că acestea nu mai sunt sisteme specializate pentru susținerea proceselor de management al proiectelor, ci sisteme informaționale complexe care creează un spațiu informațional unificat pentru organizație și includ, printre altele, și funcționalități de susținere a proceselor de management al proiectelor. Exemple de astfel de sisteme sunt Oracle e-Busines Suite (ORACLE, SUA), SAP ERP (SAP, Germania).
Alegerea de către o organizație a unui sistem de susținere a managementului de proiect dintr-o anumită clasă depinde de nivelul de dezvoltare a proceselor de management de proiect în organizație, de amploarea activităților proiectului, de nivelul de dezvoltare a proceselor de management în general în organizație, de nivelul financiar. capabilitățile organizației de a cumpăra și opera sistemul și cerințele specifice pentru sistem.
Înainte de a implementa un sistem informatic de management de proiect, o organizație trebuie să răspundă la o serie de întrebări care stabilesc cadrul de utilizare a unui PMIS:
- Ar trebui să fie utilizat sistemul la toate nivelurile de management?
- Cine vor fi utilizatorii sistemului?
- Sistemul ar trebui folosit doar pentru proiecte cu prioritate ridicată?
- Ce procese de management de proiect ar trebui să automatizeze PMIS?
- Cu ce procese de afaceri ale organizației intenționați să integrați PMIS-ul?
- Ce efecte se așteaptă din implementarea PMIS?
Un sistem informațional poate fi văzut ca un înlocuitor pentru comunicarea live și informală, transferul de competențe și experiență în cadrul personalului, dar nu ar trebui să înlocuiască acest lucru cu canale rigide de comunicare.
Pentru implementarea eficientă a unui PMIS este necesară o abordare integrată, care să includă simultan măsuri de integrare cu software-ul organizației, instruirea utilizatorilor PMIS, elaborarea documentelor de reglementare pentru lucrul cu un PMIS, dezvoltarea continuă și adaptarea PMIS la nevoi. a managementului de proiect al organizaţiei în timpul funcţionării.
Condițiile critice pentru implementarea cu succes a unui PMIS sunt suportul managementului organizației și prezența unei metodologii de management de proiect în organizație.
Abordarea implementării unui PMIS este similară cu abordarea implementării unui sistem de management de proiect al unei organizații - „de la simplu la complex”: în primul rând, procesele cheie și cel mai ușor automatizate de bază și suport ale managementului de proiect sunt automatizate, cum ar fi programarea, colectarea și generarea de rapoarte, organizarea de întâlniri și monitorizarea execuției soluțiilor de proiect, iar apoi se constată o creștere consistentă a funcționalității PMIS.
Exemple de procese automatizate folosind PMIS sunt date în tabel.
Procese tipice automatizate de PMIS
| Nu. | Numele procesului | Ordine de implementare recomandată |
| Procese de management de proiect | ||
| 1. | Certificarea proiectelor | primul |
| 2. | Programare | primul |
| 3. | Managementul performanței proiectului | prima secunda |
| 4. | Contabilitatea resurselor de muncă ale proiectului | al doilea |
| 5. | Înregistrarea orelor de lucru ale personalului de proiect | A doua treime |
| 6. | Managementul financiar al proiectului | prima treime |
| 7. | Gestionarea riscurilor, problemelor și problemelor deschise | A doua treime |
| 8. | Colectarea si generarea rapoartelor privind proiectul (proiectele) | prima treime |
| 9. | Managementul schimbării | primul |
| 10. | Stocarea documentatiei proiectului | prima treime |
| 11. | Organizarea întâlnirilor și introducerea rezultatelor întâlnirilor | primul |
| 12. | Monitorizarea executiei solutiilor de proiectare | primul |
| 13. | Managementul contractelor și planificarea aprovizionării proiectelor | al treilea |
| 14. | Managementul portofoliului de proiecte | al treilea |
| procesele PMIS | ||
| 15. | Administrarea PMIS | primul |
| 16. | Înregistrarea acțiunilor PMIS | primul |
| 17. | Notificarea participanților la proiect | al doilea |
| 18. | Integrarea cu procesele conexe ale organizației | al treilea |
La implementarea unui PMIS, în stadiul inițial de implementare, este important să se asigure că utilizatorii folosesc sistemul, deoarece utilitatea sistemului poate să nu fie evidentă pentru utilizatori la început și apare după ce o serie de informații de proiectare au fost acumulate în PMIS.
Un indicator important al utilizării active a unui ISMS este prezența integrării cu alte servicii și sisteme informaționale ale organizației. De regulă, PMIS este mai întâi integrat cu e-mailul (pentru notificări și alerte), serviciul de director LDAP și sistem de management al documentelor. Prezența integrării cu sistemele contabile și ERP indică un grad ridicat de relevanță și fiabilitate a informațiilor din PMIS.
Recomandările generale pentru implementarea unui sistem informațional de management al proiectelor includ următoarele: este necesar să se înțeleagă clar obiectivele și beneficiile așteptate în urma implementării noului sistem; rezultatele implementării sistemului trebuie convenite cu toți cei care sunt asociati cu implementarea acestuia sau vor participa la funcționarea acestuia; implementarea consecventă a soluțiilor dezvoltate de la „simplu la complex”, de la local la global; dezvoltarea de soluții de proiectare pe proiecte pilot; prioritate pe implementarea funcționalității care demonstrează utilizatorilor și management utilitatea evidentă a PMIS.
Serviciul de director este un pachet software care permite administratorului să dețină o serie de informații despre resursele rețelei (dosare partajate, servere de imprimare, imprimante, utilizatori etc.), organizate după un număr de caracteristici, stocate într-un singur loc, ceea ce asigură gestionarea centralizată atât a resurselor în sine, cât și a informațiilor despre acestea, precum și permițându-vă să controlați utilizarea acestora de către terți.
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) este un protocol de rețea pentru accesarea serviciilor de directoare.
Proiect - astăzi sună la modă. Între timp, sarcinile unei companii moderne depășesc deja managementul proiectelor individuale. Acum este nevoie de a trece la un nivel fundamental nou de management al proiectelor corporative, care implică conectarea inextricabilă a tuturor proiectelor aflate în desfășurare în companie în toate domeniile, de la proiecte interne la extinderea spațiului de birouri până la comenzi guvernamentale mari și proiecte internaționale.
Orice birou are astăzi un procesor de text și poate un sistem informatic de management complex care stochează toate datele despre starea proceselor de producție, ia în considerare volumul de muncă al angajaților, ajută la calcularea salariilor etc., implementând un ciclu complet de management de la stabilirea obiectivelor până la planificare și coordonare, control, contabilizare pentru evaluarea performanței pentru a motiva și stimula participanții la procese. Astăzi, pe piață există o selecție uriașă de produse software care vă permit să automatizați activitățile aproape oricăror procese din departamentele funcționale ale companiei. Cu toate acestea, peste tot în lume, încă de la începutul anilor 80, a existat nevoia de a trece de la un model funcțional de management al întreprinderii la unul de proiect.
Primele programe de management de proiect au fost instrumente destul de primitive care au făcut posibilă planificarea proiectelor individuale și monitorizarea progresului implementării acestora, dar astăzi sunt capabile să controleze cele mai complexe proiecte care conțin milioane de lucrări, zeci și sute de mii de resurse. Cel mai popular sistem informatic de management de proiect: și SureTrak de la Primavera Systems. În paralel cu sistemele de planificare calendaristică și de rețea, compania a dezvoltat alte produse software conexe orientate spre proiect, cum ar fi Primavera Expedition, care se bazează pe o abordare de proces și este concepută pentru a gestiona obligațiile contractuale dintre participanții la proiect, a controla dezvoltarea și emiterea designului. estimări și documentație de autorizare, precum și suport informațional pentru procesele de negociere a proiectelor.
Pe de altă parte, sarcinile unei companii moderne de astăzi au devenit mult mai largi decât doar gestionarea proiectelor individuale - este nevoie de a trece la un nivel fundamental nou de management al proiectelor corporative, care, în primul rând, presupune indivizibilitatea și conexiunea inextricabilă. a tuturor proiectelor aflate în derulare în companie în toate domeniile. Continuitatea unor astfel de proiecte eterogene este determinată nu atât de tehnologia de implementare, cât de resursele comune, structurile și munca comune. Combinarea proiectelor individuale în programe corporative face posibilă obținerea de beneficii suplimentare din implementarea lor comună, coordonată, pe o bază tehnologică și de producție comună.
Sistem informatic de management al proiectelor corporative
Seria de produse software Primavera Enterprise vă permite să creați un sistem de management al proiectelor corporative și include o serie de sisteme care funcționează cu o singură bază de date, dar oferă funcționalități diferite. Nucleul este produsul software Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e), care oferă un set extins de funcții și este destinat echipelor de planificare și serviciilor de monitorizare a proiectelor care trebuie să poată face oricând modificările necesare proiectelor - de la redefinire. tehnologia de execuție a lucrărilor (secvența și logica implementării acestora) și schimbările în termene, până la redistribuirea responsabililor, precum și soluționarea conflictelor de resurse.
Există produse software suplimentare, de exemplu, un modul specializat Portfolio Analyst, care oferă posibilitatea de a genera diverse analize și de a controla proiecte individuale sau portofolii de proiecte în funcție de indicatorii specificați. Dacă este necesar, Portfolio Analyst vă permite să coborâți la niveluri mai detaliate de informații despre proiecte, de exemplu, analiza încărcării resurselor, cerințele pentru materiale pentru pachete de lucru individuale. Implementatorii proiectelor pot folosi aplicații speciale pentru a colecta informații despre munca depusă. Mai mult, ceea ce este important pentru companiile cu proiecte distribuite geografic, aceste aplicații vă permit să lucrați folosind o aplicație de internet (Progress Reporter), sau, dacă acest lucru este dificil din punct de vedere tehnic, pur și simplu introduceți informații într-un computer de buzunar (Primavera Mobile) pentru transferul ulterioar al acesteia. la o bază de date comună.
Cu toate acestea, sarcinile de lucru de la distanță cu un proiect nu se limitează la colectarea de informații de la artiști. Atunci când participanții cheie la proiect, aflați fizic în locații diferite, trebuie să lucreze armonios și să primească date operaționale precise despre progresul proiectului, produsul Primavision le vine în ajutor, oferind acces on-line la informații detaliate despre proiect. Iar site-ul web al proiectului, generat în mod semi-automat, va oferi informații de raportare asupra proiectului pentru clienți și investitori.
Soluții de integrare
Modulele enumerate funcționează cu calendare-rețea de programe de lucru pe proiecte, cu toate acestea, oricât de bogat este programul, indiferent de câți parametri conține, acesta nu poate reflecta toate informațiile despre proiect - există alte sisteme care sunt concepute pentru rezolva problemele speciale corespunzătoare.
Noile versiuni ale Primavera Expedition sunt compatibile cu seria Primavera Enterprise și vă permit să extindeți capacitățile sistemului de management al proiectelor corporative în ceea ce privește monitorizarea îndeplinirii obligațiilor contractuale, monitorizarea eliberării și aprobării estimărilor de proiectare și susținerea negocierilor de proiect. În plus, este acceptată lucrul cu Oracle DBMS, ceea ce facilitează rezolvarea problemelor de integrare.
Dar chiar și cu un astfel de set de instrumente, este dificil să acoperiți toate sarcinile întreprinderii; în plus, multe companii au deja în funcțiune diverse sisteme: programe de contabilitate, sisteme de flux de documente, proiectare tridimensională, programe de costuri etc. - la crearea unui sistem de management corporativ ar fi o mare greseala sa nu se foloseasca informatiile acumulate in ele. În acest sens, una dintre activitățile Primavera este integrarea cu software de la alți producători - lista actuală a partenerilor companiei include peste o sută de furnizori specializați în domenii conexe de activitate: managementul resurselor, procese, consumabile etc. Printre partenerii străini putem aminti SAP, Oracle, PeopleSoft și J.D. Edwards, precum și furnizorii de sisteme de proiectare 3D Bentley și Intergraph.
În Rusia se folosesc atât module de integrare dezvoltate în comun cu producători străini, cât și soluții proprii specifice pieței locale. Un exemplu este dezvoltarea în comun a companiilor PMSoft și Infostroy, care asigură transferul de informații de la estimările standard de construcție la graficul de proiect. Acest produs software funcționează cu programul de estimare A0 și sistemul Primavera Project Planner. Problemele integrării sistemelor de planificare calendar-rețea și a programelor de deviz sunt binecunoscute: în primul rând, aceasta este discrepanța dintre nivelurile de detaliu ale devizului și programul calendar-rețea. La întocmirea unei estimări, costul construcției este determinat pe baza volumului de lucru, astfel încât estimatorii adesea nu iau în considerare planul de lucru, combinând, de exemplu, într-un singur preț aceeași muncă pentru întreaga instalație, care nu este convenabil din punct de vedere al managementului.
Opțiunea ideală este atunci când devizul este structurat în conformitate cu sarcinile de management bazate pe grafice din sistemul de management al proiectelor. Ar trebui să acordați atenție unui punct legat de procesarea devizelor în scopuri de management. Clientul, de regulă, verifică corectitudinea estimării, pe baza prețurilor și standardelor general acceptate - revizuiește estimarea inițială. Odată ce prețul a fost convenit, puteți începe să procesați datele de estimare în conformitate cu sarcinile de management și să transferați aceste date în calendarul și sistemul de planificare a rețelei. Estimarea revizuită diferă de cea inițială în ceea ce privește domeniul de activitate, dar întregul volum, cerințele de resurse și prețul rămân aceleași.
Un alt exemplu de soluție de integrare se bazează pe exportul de date dintr-un proiect standard bazat pe programul de estimare WinAvers.
Necesitatea unor astfel de soluții și diversitatea acestora au inițiat lucrările de integrare a sistemului Primavera Enterprise cu alte sisteme moderne de calcul al costurilor.
Un alt exemplu este integrarea Primavera Expedition și sistemele informaționale ale companiei ruse TransInvestIntegrator, implementate pentru înregistrarea contractelor și documentelor primare la o serie de întreprinderi de energie nucleară din Rusia. În prezent, soluția dezvoltată este în stadiu de testare.
Produsul software OSIRIS merită o atenție specială, care este o dezvoltare a utilitarului Primavera Post Office cunoscut utilizatorilor ruși și analogul său „PM Mail” pentru Primavera Project Planner. Aplicația OSIRIS are ca scop menținerea unei interacțiuni prompte și eficiente între echipa de management al proiectului și executanții săi. Folosind modulele care alcătuiesc aplicația OSIRIS, participanții la proiect pot efectua o planificare detaliată a amplasamentului, pot introduce date reale și pot actualiza informații despre stadiul activității lor și pot oferi sugestii și comentarii pe măsură ce proiectul progresează.
Pentru a lucra cu OSIRIS, utilizatorii nu trebuie să achiziționeze software suplimentar sau să urmeze cursuri de formare - datele de proiect sunt schimbate prin e-mail. Aplicația OSIRIS este conectată la baza de date centrală a proiectelor corporative Primavera Enterprise, din care sarcinile sunt trimise executanților proiectului pentru planificarea detaliată a lucrărilor și actualizarea informațiilor privind starea terenului. Apoi, informațiile actualizate sunt trimise înapoi la modulul principal OSIRIS Administrator, unde sunt aprobate de echipa de management al proiectului. Dacă grupul de management este mulțumit de rezultatele obținute, atunci actualizează informațiile din baza de date corporativă, în caz contrar datele primite sunt trimise spre revizuire.
Similar programului Progress Reporter, OSIRIS vă permite să colectați informații concrete despre progresul lucrărilor la proiecte, dar spre deosebire de Progress Reporter, funcționează independent de baza de date a proiectelor și nu necesită o conexiune permanentă la aceasta.
Alături de software-ul Primavera sunt furnizate instrumente de dezvoltare a aplicațiilor care permit integrarea cu alte soluții, configurarea unui modul pentru transferul datelor din aplicațiile Primavera către alte produse software și, invers, în timp ce lucrul cu date se desfășoară la un nivel superior, luând luați în considerare toate regulile de afaceri ale aplicației, ceea ce asigură siguranța modelului de date logic. Folosind Primavera SDK, este posibilă integrarea pachetelor Primavera Enterprise/Primavera TeamPlay cu bazele de date și aplicațiile utilizatorilor. În acest scop, se utilizează interfața ODBC, OLE-DB și JDBC. Clienții ODBC acceptă limbaje de programare standard VB, PowerBuilder, C++ etc. Primavera SDK face software-ul deschis pentru scrierea modulelor de integrare cu orice aplicație externă. Lucrul cu Primavera SDK se realizează folosind limbajul SQL standard.
Management de proiect distribuit
Proiectele distribuite presupun nu numai îndepărtarea teritorială între ele a locurilor în care se desfășoară lucrările la proiect și părțile acestuia, ci și repartizarea echipei de proiect și, în consecință, luarea deciziilor distribuite cu sarcini și obiective de management comune. Astăzi este probabil dificil să ne imaginăm un proiect la care să se lucreze într-un singur loc și sub controlul unei singure echipe - adesea proiectele conțin unități strâns interconectate, realizate în locuri diferite (unități îndepărtate unele de altele, fabrici, locuri de asamblare). , etc.) și sub controlul unor grupuri separate sau îndepărtate geografic.
Sistemul corporativ trebuie să ofere posibilitatea participanților la proiecte distribuiti sau la distanță de a lucra. Au fost deja menționate o serie de produse software Primavera, care permit accesul de la distanță la informațiile despre proiect, vizualizarea și actualizarea acestora într-o măsură limitată. Dar, dacă echipele de la distanță trebuie să aibă acces deplin la proiect: ajustați programul, actualizați structurile de cod sau inițiază noi proiecte, atunci modulul central al Primavera Project Planner pentru Enterprise trebuie să ruleze simultan atât pe stațiile de lucru de la birou, cât și la distanță. Există mai multe modalități de a rezolva această problemă, de exemplu, construirea unei rețele de stații de lucru terminale bazate pe tehnologia Citrix MetaFrame. Această tehnologie permite accesul complet la aplicațiile P3e și Primavera Expedition printr-un client subțire, de exemplu, atunci când este conectat printr-un modem standard, obținând în același timp gradul maxim de securitate a datelor, care rămâne permanent în baza de date centrală.
Perspective
Pentru a rezuma, putem spune că astăzi managementul de proiect nu este doar și nu atât un tribut adus modei, ci mai degrabă un instrument dovedit și eficient pentru gestionarea oricăror schimbări, indiferent în ce domeniu de activitate umană apar acestea. Proiectele implementate cu succes sunt fundamentul pe care compania își construiește viitorul. Indiferent dacă sunt legate de crearea de noi produse, construcția de clădiri, creșterea capacității de producție sau implementarea unui nou sistem informatic.
Aproape toate sistemele de management de proiect se bazează pe un anumit plan întocmit în etapa preliminară. Apoi, în conformitate cu acest plan, se organizează automat execuția, analiza și managementul etapelor de lucru ale planului, pachetelor de lucru și lucrarea în sine. Metodologiile sistemelor de automatizare a proceselor de afaceri (BAPS) și BMS, în ciuda diferenței de scară a acțiunilor automate, se suprapun într-o anumită măsură, ceea ce face posibilă stabilirea unei sincronizări bidirecționale între schemele de flux de lucru și planul strategic (sub forma a unui plan de rețea calendaristic sau a unui program de lucru al proiectului). Este important de remarcat aici că, în cadrul unui sistem de management al proiectelor, programarea și progresul etapelor au loc într-un mod semi-automat, iar integrarea cu un sistem de flux de lucru vă permite să creați un sistem de management al proiectelor corporative. Un astfel de sistem se confruntă cu mai multe provocări: capacitatea de a gestiona un grup de proiecte simultan; capacitatea de a gestiona relațiile de proiect; analiza unui portofoliu (grup) de proiecte; sprijin pentru capacitatea de a selecta un proiect pe baza unor criterii specificate; posibilitatea de a folosi cea mai bună experiență practică; controlul implementării proiectului etc.
De exemplu, pachetul Primavera Enterprise satisface aceste criterii și poate fi selectat ca unul dintre elementele de bază ale unui sistem de management al proiectelor corporative.
Implementarea sistemului este un proces destul de laborios și costisitor, dar costurile sunt răsplătite: durata proiectului este redusă cu 15-20%, costurile de planificare sunt reduse cu 25%, ca să nu mai vorbim de optimizarea resurselor. Utilizarea sistemelor de management al proiectelor afectează direct îmbunătățirea proceselor din întreprindere prin stabilirea de conexiuni între echipele de proiect, împărtășirea rezultatelor obținute și construirea unui sistem de management al proiectelor bazat pe feedback. Ca urmare, compania trăiește ca un singur organism, răspunzând în mod adecvat schimbărilor pieței.
Alexey Lysakov,
Alexandru Cevetkov
Compania PMSoft
Vizualizări: 6.220
Subsistemele funcționale ale PMIS au conexiuni multiple între ele. De exemplu, datele detaliate despre contabilitatea costurilor de producție apar în subsistemul de management al producției și pot fi rezumate în subsistemele de contabilitate și servicii de informare ale managementului de vârf. Pe de altă parte, subsistemul de management al producției are nevoie de date privind stocurile și mișcarea stocurilor, care se formează în subsistemul logistic. Datele privind contabilitatea muncii și a salariilor sunt generate în subsistemele managementului personalului și managementului producției și sunt rezumate în subsistemul contabilitate. Datele privind monitorizarea executării tranzacțiilor, implementate în subsistemul de management al relațiilor cu clienții, apar în cea mai mare parte în subsistemul logistic. Și așa mai departe.
Ca urmare, la crearea unui ISMS, este necesar să se asigure toate conexiunile de informații interne și externe posibile între software-ul fiecărui subsisteme.
Interacțiunea subsistemelor poate fi realizată în operațională sau amânat moduri.
În modul online, software-ul care implementează rezolvarea problemelor unui subsistem, dacă este necesar, date generate de alt subsistem, le solicită și le primește automat de la software-ul acestui subsistem. Acesta este cel mai eficient mod prin care software-ul interacționează între diferite subsisteme. Cu toate acestea, este posibil doar atunci când software-ul diferitelor subsisteme este capabil să interacționeze automat. Și acest lucru nu este întotdeauna posibil. De exemplu, dacă se utilizează software de la diferiți producători pentru a crea un IMS, este posibil să se stabilească interacțiune operațională între subsisteme în cazuri extrem de rare. În plus, dacă un subsistem utilizează produse software de la diferiți furnizori, atunci de obicei nu este posibilă organizarea interacțiunii operaționale în cadrul acestui subsistem.
În modul amânat, pentru a organiza schimbul de informații între diferite programe (în cadrul unui subsistem diferit sau dintr-un singur subsistem), este necesară efectuarea operațiunilor de export-import de date. În acest caz, datele, folosind o operațiune specială (export), trebuie să fie încărcate de un program într-o matrice de informații separată (matrice) într-un format care poate fi recunoscut de programul care primește datele. În continuare, acest program, folosind operația de import de date, le încarcă în structurile sale de informații pentru prelucrarea ulterioară.
Astfel, în modul amânat, pentru a transfera date de la un program la altul, este necesară efectuarea unor operațiuni tehnologice speciale de export-import, fiecare dintre acestea trebuind inițiate în mod specific de către utilizatorul fiecărui program. Dacă aceste programe sunt folosite de diferiți specialiști, atunci unul ar trebui să-i ceară celuilalt să efectueze operația de export a datelor necesare din programul pe care îl folosește. Acesta din urmă trebuie să efectueze operațiunea de export a datelor solicitate și, într-un fel sau altul (prin rețea sau pe un suport de stocare portabil), să transfere către primul matricele de informații create în urma operațiunii de export. Acest lucru poate crea probleme organizaționale suplimentare atunci când operează un EMIS (o persoană trebuie să întrebe o altă persoană, iar persoana respectivă poate fi deplasată, ocupată etc.). În modul online, interacțiunea subsistemelor (programelor) se realizează automat.
De remarcat că operațiunile de export-import pot fi efectuate în regim automat și/sau semiautomat, la solicitarea utilizatorului programului care necesită aceste date. În acest caz, problemele organizatorice de asigurare a interacțiunii între subsistemele ISMS nu apar. Efectuarea export-import în moduri automate sau semi-automate înseamnă de fapt implementarea unui mod operațional de interacțiune între subsisteme. Totuși, acest lucru este posibil numai dacă programele care transmit și primesc date sunt special configurate pentru a funcționa împreună.
Atunci când subsistemele ISMS interacționează într-un mod amânat, eficiența prelucrării datelor scade brusc, crește probabilitatea diferitelor tipuri de inconsecvențe în date la diferite locuri de muncă, iar capacitățile sistemului informatic ca mijloc de implementare a mecanismelor de management orientate spre proces scad brusc. .
Deci, de exemplu, dacă programul care implementează emiterea documentelor de plată nu are acces online la datele bugetului de cheltuieli, atunci nu va putea verifica excesul de estimare a cheltuielilor pentru un anumit articol bugetar atunci când emite un document de plată pentru costurile suportate de acesta. Ca urmare, controlul asupra implementării estimărilor de costuri nu poate fi efectuat automat. Pentru a efectua un astfel de control, va trebui elaborată reglementări speciale, iar controlul în sine va trebui să fie încredințat unor specialiști responsabili. Ca urmare, eficiența aprobării documentelor scade (specialistul responsabil nu este la locul său, este ocupat), iar acuratețea controlului scade, deoarece este efectuat de o persoană și nu de un computer. Dacă în această situație, la emiterea unui document de plată prin intermediul unui computer, programul care implementează această funcție a avut acces la datele bugetare și la datele efective privind cheltuirea fondurilor la articolul corespunzător în momentul curent, atunci ar putea interzice automat generarea unui document de plată dacă suma cheltuielilor indicate în acesta conduce la depășirea limitelor admise de deviz.
Probleme similare cu organizarea controlului pot apărea la emiterea documentelor de expediere către clienții-debitori, a căror datorie poate depăși limitele împrumuturilor de mărfuri oferite, precum și la emiterea documentelor de plată către furnizorii debitori care nu livrează la timp articolele de inventar pentru care plată. a fost deja realizat.
Astfel, interacțiunea operațională a subsistemelor ISMS ar trebui considerată optimă. Totuși, acest lucru este posibil numai dacă toate programele care interacționează ale unuia sau ale diferitelor subsisteme funcționează într-un singur spațiu de informații, adică fie funcționează pe baza unei baze de date integrate, fie pot recunoaște automat formatele de date utilizate de fiecare dintre ele. În prezent, organizarea interacțiunii operaționale a subsistemelor, de regulă, este posibilă numai atunci când produsele software ale unui dezvoltator sunt folosite ca bază a software-ului IMS, deoarece în acest caz interacțiunea lor automată este de obicei garantată (și chiar și atunci nu intotdeauna).
În general, interacțiunea subsistemelor ISMS în modul online presupune nu doar schimbul automat de date între programele diferitelor subsisteme, ci și execuția interconectată a lanțurilor logice de operațiuni de conversie a datelor.
De exemplu, atunci când plata este primită de la un cumpărător, datele extrasului bancar sunt introduse în subsistemul de management financiar. Totodată, aceste date trebuie reflectate în subsistemul logistic pentru a reduce creanțele clientului, dacă acesta este debitor, sau a crește conturile companiei de plătit către acest cumpărător, dacă este vorba de o plată în avans. Aceste acțiuni pot fi implementate prin diferite programe. Cu toate acestea, acestea trebuie efectuate împreună, împreună. În caz contrar, poate exista o discrepanță în datele diferitelor subsisteme (cumpărătorul a transferat bani, dar datele privind datoria sa nu s-au schimbat). Totodată, datele de plată trebuie reflectate în subsistemul contabil prin generarea de înregistrări în cont corespunzătoare încasării fondurilor. Transferul produselor finite către depozit ar trebui să se reflecte simultan în subsistemele de logistică și de management al producției. Totodată, costul acestuia, determinat în subsistemul de management al producției, trebuie luat în considerare și în subsistemul contabil.
Alte exemple pot fi date atunci când tranzacțiile comerciale trebuie să fie reflectate interconectat de mai multe subsisteme ale Sistemului de Management. Acest lucru este valabil mai ales pentru interacțiunea diferitelor subsisteme cu subsistemul contabil, deoarece aproape toate tranzacțiile comerciale într-un fel sau altul trebuie să fie reflectate în conturile contabile.
Implementarea procedurilor de prelucrare a datelor interconectate de către diferite subsisteme ale Sistemului de Management poate fi organizată în diverse moduri. Multe produse software occidentale care pot fi folosite ca bază pentru crearea de aplicații software pentru sisteme de management implementează principiul interacțiunii complet integrate a subsistemelor. În conformitate cu acesta, toate procedurile de prelucrare a datelor interdependente sunt efectuate ca o singură tranzacție.
Tranzacţie- un set de operații interdependente efectuate ca un întreg.
Fie sunt efectuate toate operațiunile tranzacției, fie nu sunt efectuate niciuna. În sistemele de management al bazelor de date (DBMS), operațiunile formale interconectate asupra datelor sunt efectuate ca o singură unitate. Dacă tranzacția nu poate fi finalizată complet din anumite motive, SGBD „anulează” executarea acelei părți a operațiunilor de transformare a datelor care au fost deja finalizate de la începutul acesteia. Ca urmare, baza de date rămâne în starea în care se afla înainte de începerea acestor operațiuni. Acest lucru este necesar pentru a menține integritatea logică a bazei de date.
În ISMS, construit pe baza interacțiunii complet integrate a subsistemelor, sunt implementate aceleași principii. De exemplu, dacă subsistemul logistic înregistrează mișcarea articolelor de inventar, atunci subsistemul contabil generează automat intrări de cont corespunzătoare acestei operațiuni. Cu toate acestea, această abordare nu este întotdeauna justificată din cauza necesității de împărțire a competențelor între specialiștii sistemelor de management. Prerogativa creării înregistrărilor în conturile contabile aparține personalului contabil al întreprinderii și procedurile de prelucrare a datelor asociate acestor acțiuni trebuie inițiate și controlate de către aceștia, iar cu o interacțiune complet integrată a subsistemelor, înregistrarea unui document pentru deplasare. a articolelor de inventar din subsistemul logistic determină automat formarea de înregistrări de cont, care se efectuează fără cunoștințele și controlul adecvat al departamentului de contabilitate.
O abordare mai flexibilă este cea în care interacțiunea subsistemelor ISMS în ceea ce privește schimbul de date se realizează online, dar implementarea funcțiilor de prelucrare a datelor interconectate care intră în competența diferitelor departamente funcționale nu se realizează automat, ci la cererea utilizatorului.
Să începem cu definițiile necesare pentru a înțelege discuțiile ulterioare.
Informația este informația despre lumea înconjurătoare (obiecte, fenomene, evenimente, procese etc.), care reduce gradul de incertitudine existent, cunoașterea incompletă, înstrăinată de creatorul lor și devin mesaje (exprimate într-o anumită limbă sub formă de semne, inclusiv înregistrate pe un suport tangibil) care pot fi reproduse prin transmitere de către persoane oral, în scris sau prin alte mijloace.
Informațiile permit organizațiilor să:
exercită controlul asupra stării actuale a organizației, a diviziunilor și proceselor acesteia din acestea;
determina scopurile si obiectivele strategice, tactice si operationale ale organizatiei;
ia decizii informate și în timp util;
coordonează acțiunile departamentelor în atingerea obiectivelor.
Nevoia de informare este o înțelegere conștientă a diferenței dintre cunoștințele individuale despre un subiect și cunoștințele acumulate de societate.
Datele sunt informații reduse la nivelul unui obiect de anumite transformări.
Document – un mesaj de informare pe suport de hârtie, audio, electronic sau în altă formă, întocmit conform unor reguli, certificat în modul prescris.
Fluxul documentelor este un sistem pentru crearea, interpretarea, transmiterea, primirea, arhivarea documentelor, precum și monitorizarea executării acestora și protejarea acestora împotriva accesului neautorizat.
Informația economică este un set de informații despre procesele socio-economice care servesc la gestionarea acestor procese și grupuri de oameni din sfera de producție și non-producție.
Resurse informaționale – întreaga cantitate de informații disponibilă în sistemul informațional.
Tehnologia informației este un sistem de metode și metode de colectare, transmitere, acumulare, procesare, stocare, prezentare și utilizare a informațiilor.
Automatizarea este înlocuirea activității umane cu munca mașinilor și a mecanismelor.
Sistemul informațional (SI) este un circuit informațional împreună cu mijloacele de colectare, transmitere, prelucrare și stocare a informațiilor, precum și personalul care efectuează aceste acțiuni cu informații.
Misiunea sistemelor informatice este producerea de informatii necesare organizatiei pentru a asigura un management eficient al tuturor resurselor sale, crearea unui mediu informatic si tehnologic pentru managementul organizatiei.
De obicei, sistemele de management au trei niveluri: strategic, tactic și operațional. Fiecare dintre aceste niveluri de management are propriile sarcini, la rezolvarea cărora este nevoie de date relevante; aceste date pot fi obținute prin interogarea sistemului informațional. Aceste solicitări sunt direcționate către informațiile corespunzătoare din sistemul informațional. Tehnologiile informaționale fac posibilă procesarea cererilor și, folosind informațiile disponibile, generarea unui răspuns la aceste solicitări. Astfel, la fiecare nivel de management apar informații care servesc drept bază pentru luarea deciziilor adecvate.
Ca urmare a aplicării tehnologiilor informaționale la resursele informaționale, se creează unele informații noi sau informații într-o formă nouă. Aceste produse ale sistemului informațional se numesc produse și servicii informaționale.
Un produs sau serviciu de informare este un serviciu specific atunci când un conținut informațional sub forma unui set de date, generat de producător pentru distribuție sub formă tangibilă și intangibilă, este furnizat pentru utilizare de către consumator.
În prezent, există o opinie despre un sistem informatic ca sistem implementat folosind tehnologia informatică. Este gresit. Ca și tehnologiile informaționale, sistemele informaționale pot funcționa atât cu, cât și fără utilizarea mijloacelor tehnice. Aceasta este o chestiune de fezabilitate economică.
Avantajele sistemelor manuale (de hârtie):
ușurința de implementare a soluțiilor existente;
sunt ușor de înțeles și necesită o pregătire minimă pentru a le stăpâni;
nu sunt necesare abilități tehnice;
acestea sunt de obicei flexibile și adaptabile pentru a se potrivi proceselor de afaceri.
Avantajele sistemelor automate:
într-un IS automatizat, devine posibil să se prezinte holistic și cuprinzător tot ceea ce se întâmplă cu organizația, deoarece toți factorii și resursele economice sunt afișați într-o singură formă de informare sub formă de date.
IP corporativă este de obicei considerată ca un anumit set de soluții private și componente ale implementării acestora, inclusiv:
bază de date unificată de stocare a informațiilor;
un set de sisteme de aplicații create de diferite companii și folosind diferite tehnologii.
Sistemul informatic al companiei (în special, ISMS) trebuie:
permit acumularea anumitor experiențe și cunoștințe, generalizează-le sub formă de proceduri formalizate și algoritmi de soluție;
îmbunătățirea și dezvoltarea constantă;
se adaptează rapid la schimbările din mediul extern și noile nevoi ale organizației;
satisface cerințele urgente ale unei persoane, experiența, cunoștințele, psihologia sa.
Crearea unui sistem informațional de management al întreprinderii este un proces destul de consumator de timp și de resurse, în care pot fi distinse patru etape principale.
1. Schița proiectului. O descriere detaliată a scopurilor și obiectivelor proiectului, resursele disponibile, orice restricții etc.
2. Evaluarea proiectului. Determină ce va face sistemul, cum va funcționa, ce hardware și software vor fi utilizate și cum va fi întreținut. Se pregătește o listă de cerințe pentru sistem și se studiază nevoile utilizatorilor obișnuiți.
3. Construcție și testare. Personalul trebuie să se asigure că sistemul este ușor de utilizat înainte de a deveni baza operațiunilor.
Managementul proiectelor și evaluarea riscurilor. Proiectul nu este finalizat până când managerul de proiect nu poate demonstra că sistemul funcționează fiabil.
Ciclul de viață al unui IS este perioada de creare și utilizare a unui IS, acoperind diferitele sale stări, începând din momentul în care apare necesitatea acestui IS și terminând cu momentul dezafectării sale complete.
Ciclul de viață IS este împărțit în următoarele etape:
sondaj pre-proiect;
proiecta;
dezvoltarea IP;
punerea în funcțiune a SI;
exploatarea IP;
finalizarea funcționării SI.
Deci, un sistem informatic de management al întreprinderii (EMIS) este un mediu de operare care este capabil să ofere managerilor și specialiștilor informații actualizate și fiabile despre toate procesele de afaceri ale întreprinderii necesare pentru planificarea operațiunilor, executarea, înregistrarea și analiza acestora. Cu alte cuvinte, un PMIS modern este un sistem care conține o descriere a întregului ciclu al pieței - de la planificarea afacerii până la analiza rezultatelor întreprinderii. În realitate, deseori încep cu informatizarea parțială a proceselor informaționale, de exemplu, în cadrul contabilității sau gestionării depozitelor.
1.6.5.Sarcinile PMIS
Gestionarea întreprinderilor în condiții moderne necesită creșterea eficienței. Prin urmare, utilizarea sistemelor informatice de management al întreprinderii (EMIS) este una dintre cele mai importante pârghii pentru dezvoltarea afacerii.
Sarcinile speciale rezolvate de PMIS sunt în mare măsură determinate de domeniul de activitate, structura și alte caracteristici ale întreprinderilor specifice. Ca exemple, ne putem referi la experiența creării unui sistem de management al informațiilor pentru o întreprindere - un operator de telecomunicații și la experiența implementării sistemelor SAP R/3 de către parteneri la un număr de întreprinderi din țările CSI și non-CIS. În același timp, o listă aproximativă de sarcini de management pe care un ISMS ar trebui să le rezolve la diferite niveluri de management al întreprinderii și pentru diferitele sale servicii poate fi acum considerată general acceptată în rândul specialiștilor. Este prezentat în tabelul 1. La rezolvarea acestor probleme sunt utilizate pe scară largă diverse metode de teorie a deciziei, inclusiv econometrică și optimizare.
Tabelul 1.
Principalele sarcini ale ISMS
1.6.6. Locul PMIS în sistemul de control
Sistemele informatice de management sunt suport informatic pentru control, care la rândul său este principalul furnizor de informații pentru managementul întreprinderii. Scopul suportului informațional pentru control este de a oferi conducerii informații despre starea curentă a întreprinderii și de a prezice consecințele schimbărilor din mediul intern sau extern. Principalele sarcini de control sunt prezentate în Tabelul 2.
