Descrierea metodei a cinci de ce. O metodă simplă, dar nu ușoară „cinci de ce

Am vorbit despre algoritmul general pentru analiza și rezolvarea problemei:

1. Identificarea problemei (care este punctul; de ce este o problemă; o alegere dintre mai multe disponibile).
2. Definiția problemei (descriere; unde, cine, când și în ce circumstanțe a descoperit; ce afectează; cum se manifestă).
3. Analiza / analiza problemei (analiza ABC; 5 De ce; 5W1H; diagrama Ishikawa / Fishbone; metoda Pareto; căutarea cauzelor profunde, abordarea A3 / Lean; SWOT; ROI; dacă este necesar să se decidă deloc).
4. Dezvoltarea soluției (SMART; Deming Cycle / PDCA; SSCC; ROI).
5. Implementarea soluției (uneori precedată de o implementare trial / pilot; monitorizarea performanței soluției).
6. Verificarea, evaluarea rezultatelor soluției (dacă problema a fost rezolvată; dacă a avut succes).

Cel mai interesant lucru începe atunci când trebuie să înțelegem singuri, este ceea ce numim o problemă o problemă? Adică, care este esența sa? Persoanele cu cunoștințe recomandă formularea unei descrieri a problemei în scris. Acest lucru vă ajută să formalizați și să raționalizați gândurile, să găsiți formulări mai întinse și mai exacte decât să vă formați rapid o „imagine problemă” în cap, care, datorită multora dintre caracteristicile minții noastre, s-ar putea să nu fie fiabile.

După ce ne-am răspuns la întrebarea despre esența problemei, ne vom apropia de pasul următor - este necesar să rezolvăm această posibilă problemă. Merită jocul lumânarea, chiar dacă există într-adevăr o problemă. Uneori, cea mai eficientă soluție este să nu te hotărăști.

Analiza ABC este o metodă care vă permite să clasificați obiectele, resursele, sarcinile în funcție de importanța lor una față de cealaltă. În raport cu analiza ABC, regula Pareto poate suna astfel: controlul fiabil al 20% din sarcini permite controlul 80% al proiectului:

• A - importanță ridicată (20% din sarcini)
• B - importanță medie (30% din sarcini)
• С - importanță scăzută (50% din sarcini)

Uneori poate fi necesar să utilizați ceva de genul A + B sau alte opțiuni combinate.

Este important să nu amestecați urgența în această metodă de severitate. Pentru astfel de obiective „importante-urgente”, există o matrice Eisenhower corespunzătoare, despre care voi vorbi într-o postare separată, întrucât este foarte legată de stabilirea obiectivelor și gestionarea timpului, iar aceste subiecte sunt în afara sferei seriei de articole menționate.

Prieteni, am plecat intenționat traducere in engleza, deoarece cuvântul „De ce” este tradus din engleză în rusă prin două cuvinte diferite: „De ce” și „De ce”. Aceste două întrebări în limba rusă sunt foarte diferite și este foarte important să nu le confundăm între ele.

- Vitenka, de ce ai lovit-o pe Petya?

- De ce împinge! ...

- Mary Ivanna, de ce ai străpuns toate roțile mașinii pentru soțul tău?

- El, câinele, m-a înșelat! ..

Rețineți înlocuirea în întrebare și răspuns. Ei întreabă „de ce”, iar persoana răspunde la întrebarea „de ce”. Vă îndemn cu tărie să nu confundați aceste lucruri și să răspundeți doar la întrebarea „de ce”. Aceasta este o întrebare mult mai managerială-antreprenorială, care vă ajută să înțelegeți obiectivele. La rândul său, întrebarea „de ce” este mai analitică și ajută la înțelegerea cauzelor profunde. Acțiunile acestor întrebări sunt multidirecționale. De ce - îndreptat spre viitor. De ce - îndreptat spre trecut. În consecință, dacă avem nevoie de o analiză a cauzelor principale, vom pune întrebarea „de ce”. Dacă trebuie să clarificați obiectivele, vom pune întrebarea „de ce”. Dar nu în nici un fel amestecat unul cu altul.

Deci, esența metodei este destul de simplă. Punem unei persoane mai multe întrebări „De ce” la rând. De obicei, sunt suficiente 5 întrebări pentru a ajunge la subiect. De aceea numele metodei conține numărul 5. Cu toate acestea, aceasta nu este o dogmă, iar dacă ați reușit să ajungeți la subiect în 3 întrebări, minunat. Uneori poate dura 6 sau 7 întrebări. Nu este înfricoșător, se întâmplă și.

În procesul de a pune întrebări, ne întoarcem (!) De-a lungul lanțului de relații cauză-efect, de la situația / problema observată la cauza principală, sursa. De obicei, răspunsul la ultima întrebare este cel care creează soluția la problemă.

Această metodă stă la baza abordării științifice Toyota a soluționării problemelor în sistemul de producție Toyota.

Exemplu: problemă - mașina mea nu pornește. Mergem în trecut, așa că punem întrebarea „De ce?”

1. De ce? - Bateria este descărcată.
2. De ce? - Alternatorul vehiculului nu încarcă bateria.
3. De ce? - Cureaua alternatorului este ruptă.
4. De ce? - Cureaua alternatorului a expirat, dar nu a fost înlocuită.
5. De ce? - Întrețin autovehiculul fără a lua în considerare recomandările producătorului.

Soluție: Voi începe repararea mașinii conform recomandărilor producătorului.

S-ar putea să susțineți că deja la prima întrebare poate părea că trebuie să înlocuiți bateria cu una nouă. Nu vă relaxați, puneți întrebări „De ce” mai departe și veți ajunge la cauza principală. Uneori este posibil să aveți nevoie de un tehnician care să răspundă la aceste întrebări dacă nu sunteți pe deplin competent. Angajați oamenii potriviți. Acesta este singurul mod în care puteți ajunge cu adevărat la fundul motivelor reale. În caz contrar, înlocuirea bateriei după prima întrebare „De ce” nu vă va rezolva problema - până la urmă, noua baterie va fi descărcată și după ceva timp, deoarece nu ați eliminat cauza reală a problemei.

Aveți grijă, în realitate, pot exista mai multe cauze fundamentale. Nu vă alarmați și nu vă pierdeți. Cauzele multiple sunt normale. Dați prioritate fiecărei cauze principale și abordați-le pe rând pentru a vă închide problema.

Va urma…

METODA "Cinci De ce / 5?" Metoda „5 De ce” este de a găsi cauza principală a problemei în cauză. Din fiecare motiv, răspunzând în mod consecvent la întrebarea „De ce?”, Se identifică un motiv mai profund. Numărul de întrebări a fost ales egal cu cinci, deoarece sunt cinci iterații care ajută, de obicei, să ajungă la subiect. Dar dacă acest lucru nu îți este suficient, sapă mai adânc!

Pentru a utiliza această metodă, este necesar să procedați după cum urmează: identificați problema specifică care trebuie rezolvată; să fie de acord cu privire la formularea problemei examinate; Când căutați o soluție la o problemă, începeți cu rezultatul final (problema) și lucrați înapoi (spre cauza principală) întrebând de ce apare problema; scrieți răspunsul sub problemă; dacă răspunsul nu identifică cauza principală a problemei, puneți întrebarea „De ce?” și scrieți noul dvs. răspuns mai jos; întrebarea „De ce?” trebuie repetat până când cauza principală a problemei devine evidentă; dacă răspunsul rezolvă problema și sunteți de acord cu aceasta, luați o soluție folosind răspunsul.

Exemplu: De ce este nemulțumit clientul nostru, domnul Sidorov? Pentru că nu am oferit servicii la timp. De ce nu am respectat termenele contractuale sau programul de livrare a serviciilor? Pentru că lucrarea a durat mult mai mult decât ne așteptam. De ce a durat mult mai mult? Pentru că am subestimat nivelul de complexitate al lucrării. De ce am subestimat nivelul de complexitate al lucrării? Deoarece am calculat rapid intervalul de timp pentru finalizarea acestuia, dar nu am luat în considerare pașii individuali suplimentari necesari pentru finalizarea acestui proiect. De ce nu am luat în calcul etapele individuale? Pentru că nu am avut timp să finalizăm proiectul anterior. Cu siguranță trebuie să realocăm timpul și să regândim fluxul de lucru.

Exemplu: Problemă: Mașina nu va porni. De ce? - Bateria este descărcată. De ce? - Generatorul este rupt, nu încarcă bateria. De ce? - Cureaua alternatorului este ruptă. De ce? - Centura alternatorului și-a epuizat resursa, nu a fost niciodată schimbată. De ce? - Mașina nu a fost niciodată reparată.

Dacă suntem mulțumiți de răspunsul „baterie descărcată”, soluția este „încărcați bateria”. Dar mai devreme sau mai târziu, taxa se va epuiza, iar mașina nu se va mai încărca. Dacă schimbăm cureaua alternatorului, soluția la problemă va fi mai pe termen lung (noua curea se va rupe mult mai târziu decât bateria este descărcată, care nu primește încărcare suplimentară de la alternator). Cu toate acestea, va trece ceva timp și situația se va repeta: centura va exploda, generatorul va opri încărcarea bateriei, încărcarea din ea se va epuiza și mașina nu va porni din nou. Întrebarea „de ce” din nou și din nou poate dezvălui probleme profunde, „sistemice”, care, dacă sunt abordate, pot împiedica reapariția problemei, fie pentru o perioadă foarte lungă de timp, fie pentru totdeauna.

Implementare fabricarea slabă la o fabrică de asamblare mecanică, începe cu un proiect pentru crearea de locuri de muncă standardizate. Lucrarea este organizată conform schemei deja elaborate ...

Specialiștii companiei în cadrul forumului „Regiunea Thrifty. Gândire slabă. LIN-culture ", a participat la un program practic de transformări revoluționare la întreprinderi ...

• Henry Ford a spus odată: „Sărăcia vine din tragerea încărcăturilor moarte”. Greutățile moarte nu sunt numai lucruri inutile, inutile, ...
• În multe fabrici unde kaizen nu este promovat, se aud adesea următoarele opinii: „Nu se întâmplă ca ideile kaizen să nu fie răspândite ...
• La sfârșitul secolului al XIX-lea, fondatorul organizației științifice a muncii și managementului Frederick Taylor a menționat că, în aceleași lucrări, ...
• Una dintre bazele Lean este să ne străduim să prevenim apariția problemelor, nu să eliminăm consecințele acestora. Această metodă permite ...
• Cum să implementați idei slabe în departamente auxiliare, cum ar fi fabricarea de instrumente? De obicei, proiectele Lean se referă în primul rând la producția principală ...

Una dintre fundații este să ne străduim să prevenim apariția problemelor, nu să eliminăm consecințele acestora.

Această metodă vă permite să găsiți în mod constant cauza principală a problemei. Întrebările „de ce” ar trebui adresate pentru a restrânge, sau invers, pentru a extinde formularea problemei. Trebuie să faceți acest lucru de câte ori este necesar pentru a determina problema inițială (sau rădăcină), în timp ce în medie este suficient să setați cinci astfel de motive. Acest lucru se face pentru a obține informatii suplimentarecare poate ajuta la rezolvarea problemei. Răspunsurile sunt specifice în ce direcție trebuie să mergeți.

După ce scrieți declarația inițială a problemei, întrebați-vă de ce doriți să o rezolvați și, când veți primi răspunsul, folosiți-o pentru a formula o nouă întrebare „de ce?”. Așa că continuați acest proces până când enunțarea problemei devine prea abstractă și îndepărtată de original.

Trebuie avut în vedere faptul că, în funcție de întrebările și răspunsurile selectate, succesiunea declarațiilor de problemă primite se schimbă. Și dacă pierdeți câteva întrebări și răspunsuri, puteți pierde o serie întreagă de soluții. Prin urmare, este posibil (dar nu este necesar) să dați mai multe răspunsuri la fiecare întrebare și să puneți mai multe întrebări pentru fiecare răspuns.

Uz practic

• De ce se murdărește mașina?
  „Pentru că filtrul trece”
• De ce scurge filtrul?
  „Pentru că rețeaua filtrului este murdară”
• De ce plasa filtrului este murdară?
  „Pentru că nu a fost înlocuit la timp”
• De ce nu a fost înlocuit la timp?
  „Pentru că nu există un plan de servicii”
• De ce nu există un plan de servicii?
  „Pentru că înainte de implementarea TPM, nimănui nu-i păsa de asta”
• Acțiune: introduceți un plan de întreținere cu frecvență fixă

... „Muda”, ca orice acțiune care nu adaugă valoare, nu poate și nu ar trebui să fie inevitabilă, ceea ce înseamnă că trebuie eliminate în mod continuu ...
Masaaki Imai "Gemba Kaizen"

Observând, puteți vedea că în viața de zi cu zi avem de-a face cu „lanțuri de valori”, adică efectuăm diverse acțiuni care vizează atingerea obiectivelor. Foarte des, obiectivele noastre sunt punctele de plecare pentru atingerea altor obiective. Adesea efectuăm acțiuni fără să ne gândim măcar „de ce?”, Pierzând astfel timp și energie pe acțiuni care nu aduc valoare (Muda) sau pierdem energie și timp pe rezultate care nu merită ...

Acest articol se va concentra asupra unei tehnici ușor de utilizat, care vă permite să organizați procesul de identificare a obiectivelor care stau la baza acțiunilor oamenilor în cadrul fluxului de lucru studiat (de exemplu, procesul în cadrul căruia este planificată utilizarea unui produs software).
Cu alte cuvinte, această tehnică va ajuta la formarea unei înțelegeri a „lanțurilor valorice” în cadrul cărora „produsul nostru viitor / actual” ar trebui să își îndeplinească funcțiile.

5 De ce - Ce este asta?

O tehnică de analiză a relațiilor cauzale care stau la baza problemelor apărute, al cărei scop este clarificarea problemei cheie.
Tehnica a fost dezvoltată de Sakichi Toyoda și aplicată în cadrul Toyota Motor Corporation.

Esența tehnicii este de a pune întrebarea „De ce?” De cinci ori, fiecare întrebare ulterioară este pusă în raport cu răspunsul primit. Aici puteți găsi un exemplu tipic: Exemplu.

De ce de 5 ori? Se crede că în 90% din cazuri acest lucru este suficient pentru a clarifica cauza principală, dar practica arată că totul depinde de calitatea întrebărilor și răspunsurilor, adică puteți ajunge la problema cheie chiar mai devreme sau puteți merge complet deoparte.

5 De ce - În analiza afacerii ...

Vom lua în considerare adaptarea acestei tehnici pentru a dezvolta un produs software „util”.
În loc să întrebi „De ce?” vom folosi întrebarea „De ce?” pentru a descoperi în mod consecvent „lanțul valoric” în cadrul procesului analizat.

Exemplul 1:cerere pentru cercetări de laborator în cadrul clinicii

Medicul formulează o cerere pentru teste de laborator pentru pacient

Lanțul valoric 1 - Finalizarea cererii

• pentru ca asistentul de laborator să efectueze cercetări în conformitate cu cererea medicului
• astfel încât asistentul de laborator să documenteze rezultatele și să le furnizeze medicului
• pentru ca medicul să analizeze rezultatele și să tragă concluzii despre boală
• pentru ca medicul să dezvolte un curs de tratament pentru tratarea bolii
• pentru ca pacientul să finalizeze cursul tratamentului și să-și revină

Lanțul valoric 2 - Controlarea finalizării cererii

• astfel încât asistenta să poată vedea că s-a adăugat un bilet pentru pacientul pe care îl monitorizează
• pentru ca asistenta să monitorizeze periodic starea cererii
• pentru ca o asistentă să sune la laborator în cazul unei neîndepliniri îndelungate a cererii
• pentru a clarifica motivele neîndeplinirii (întârzierea implementării) cererii
• astfel încât în \u200b\u200bcele din urmă aplicația să fie executată

Exemplul 2: documentarea raportului întâlnirii cu clientul

Managerul de vânzări găsește profilul clientului cu care a avut o întâlnire sau o conversație

• pentru a documenta rezultatele unei întâlniri sau conversații
• astfel încât un alt manager să poată face cunoștință cu aceste date, care dorește să contacteze același client
• pentru a fi la curent cu ultimele știri
• pentru a nu deranja clienții cu întrebări repetate
• pentru a avea o următoare întâlnire semnificativă

Tehnica 5 De ce poate fi utilizată pentru a crea diferite „felii” în analiza „lanțului valoric”, deoarece o activitate poate avea unul sau mai multe obiective, adică crearea unei ramuri separate a „lanțului valoric”.

Concluzie

Tehnica este foarte ușor de înțeles, dar nu atât de ușor de aplicat.
În procesul de dobândire a experienței și cu datele inițiale corecte (cunoașterea domeniului subiect, în cadrul căruia trebuie să aflăm lanțurile valorice, capacitatea de a formula întrebări). Această tehnică devine indispensabilă pentru crearea unor descrieri semnificative și concise ale contextului și cerințelor pentru un produs. Și cel mai important, nu vă veți pierde obiectivul final și nu vă veți irosi energia și timpul cu acțiuni care nu aduc valori Muda, ci le veți cheltui pe crearea unui produs semnificativ.

Metoda celor cinci De ce? poate cea mai simplă dintre varietatea de idei născute de Toyota. Dar, în același timp, incredibil de puternic. Și, de asemenea, foarte faimos.

În prezent, tehnica de determinare a cauzei principale a unei probleme prin punerea unei întrebări de cinci ori „De ce” este utilizată în conceptele de fabricare slabă, kaizen, 6 sigma și altele. Mai mult decât atât, câmpul de aplicare al acestui instrument uimitor de eficient s-a extins de multă vreme dincolo de producție - în modul tipic al copiilor, în procesul de analiză a problemelor, ei sapă adevăratele lor cauze în diferite domenii ale activității umane.

Acest lucru nu este surprinzător. În primul rând, metoda este ușoară și versatilă, a fost descrisă de o mie de ori în literatură și pe Internet; în al doilea rând, ca orice altă idee din categoria „bunului simț” - îmi vine în minte indiferent de cunoașterea istoriei managementului producției.

Și economisește timp extraordinar - 10 minute sunt suficiente pentru analiză.
Taiichi Ohno, descriind sistemul pe care l-a creat, vorbește despre această metodă ca fiind baza științifică a sistemului de producție Toyota. În același timp, el ne trimite la Sakichi Toyoda, pe care îl numește autorul regulii. Se presupune că ideea metodei a fost formulată de el în anii 30 ai secolului XX.

În mod corect, trebuie remarcat faptul că întrebarea „De ce?” în căutarea cauzelor fundamentale și apariția lor, filosofii din secolele IV-III î.Hr. au început să folosească. e., iar autorul conceptului cauzal, aplicat oricărei dovezi în logică, este considerat Socrate. Dar în materie de creștere a productivității muncii și de reducere a costurilor, această metodă a fost folosită pentru prima dată în familia Toyota.

Astfel, cei Cinci „De ce?” Este un instrument eficient atât pentru studiul individual, cât și colectiv al relațiilor cauză-efect care stau la baza unei anumite probleme, determinând factorii cauzali și identificând cauzele profunde, profunde. Metoda este utilizată atunci când adevărata cauză a problemei nu este clară și nu există resurse suficiente pentru a o rezolva pentru cercetări detaliate și analize statistice.

În același timp, este important să nu se găsească vinovatul, așa cum se obișnuiește în managementul tradițional, când fiecare problemă are o față și un nume, ci să se identifice cauza sistemică. „Fără vina, fără pedeapsă”, după cum știm, este una dintre diferențele-cheie dintre sistemul de gândire Toyota și paradigma tradițională de management.

Soluția chiar și a tuturor problemelor intermediare, fără atenție la cauza principală, va duce mai devreme sau mai târziu la eșecuri repetate. Iar pedeapsa „vinovaților” nu numai că va închide definitiv posibilitatea participării lor la căutarea factorilor adevărați, ci și va provoca dorința lor de a ascunde orice neconcordanță.

De ce Cinci De ce? Numărul 5 a fost ales, cel mai probabil empiric, dar există probabil o anumită cantitate de sacralitate, așa că s-a întâmplat ca cele cinci să indice completitudine. Cinci întrebări sunt de obicei suficiente pentru a identifica sursa problemei. Dar, în ciuda numelui, găsirea cauzelor fiecărei discrepanțe specifice poate necesita mai puține sau mai multe întrebări.

Deoarece atunci când răspundeți la întrebarea formulată, pot apărea mai multe opțiuni, metoda „5 de ce” nu exclude construirea unui „copac” de motive. Prin urmare, abordarea este similară cu metoda diagramelor cauză-efect și a diagramelor Ishikawa („Fishbone”). Este foarte posibil ca unele dintre motivele procesului de analiză să fie comune pentru mai multe ramuri simultan.

Finalizați analiza cinci „De ce?” urmează un răspuns la întrebarea „Cum” pentru fiecare dintre cauzele principale descoperite ale arborelui sau diagramei rezultate. Și, desigur, răspunsurile primite ar trebui să ducă la implementarea soluțiilor.

Pentru a vă oferi o înțelegere mai completă a metodei 5 „de ce?”, Aș dori să folosesc extrase din sursa originală și citatul arhitectului Toyota Production System Taiichi Ohno:
De cinci ori "De ce?"

Când vă confruntați cu o problemă, ați trebuit vreodată să vă opriți și să vă puneți întrebarea de cinci ori la rând: „De ce s-a întâmplat asta?” Mă îndoiesc de asta. Să încercăm să facem acest lucru împreună. Imaginați-vă, de exemplu, că mașina dvs. nu mai funcționează:

1. De ce mașina s-a oprit?
Pentru că a existat o supraîncărcare și siguranța s-a stins.

2. De ce a existat o suprasolicitare?
Deoarece rulmentul a fost slab lubrifiat.

3. De ce rulment slab lubrifiat?
Deoarece pompa care furnizează lubrifiantul nu funcționează bine.

4. De ce a mers prost?
Deoarece pistonul este uzat și slăbit.

5. De ce pistonul este uzat?
Deoarece filtrul nu a fost instalat și așchii de metal au intrat în piston.

Sau
1. Întârziez constant. De ce?

2. Pentru că sunt în mod constant lipsit de timp. De ce?

3. Pentru că voi lua mult timp. De ce?

4. Pentru că vreau să arăt bine. De ce?

5. Pentru că vreau să-i impresionez pe ceilalți. De ce?

Pentru că vreau să mă căsătoresc :).

Repetarea de cinci ori a întrebării „De ce?” vă ajută să înțelegeți cauza principală a problemei și să o rezolvați. Dacă nu parcurgeți întregul ciclu de întrebări, puteți decide că este suficient să înlocuiți siguranța sau pistonul pompei. Apoi, literalmente peste câteva luni, va apărea din nou aceeași problemă cu mașina.

De fapt, sistemul de producție Toyota se bazează pe utilizarea și dezvoltarea acestei abordări științifice specifice. Punând aceeași întrebare „De ce?” De cinci ori și de fiecare dată când răspundem la aceasta, putem ajunge la miezul problemei, care se ascunde adesea în spatele unor cauze mai evidente, subiacente.

De asemenea, puteți utiliza „metoda 5” pentru relaxare