Revista formular 8 eșantion. Menținerea și păstrarea unui jurnal de călătorie

Proprietarii întreprinderilor de transport cu motor pun adesea o întrebare despre registrul de bord: este necesar să se păstreze unul în 2019? În ce formă ar trebui să fie și unde este cel mai bun loc pentru a descărca un eșantion gratuit de jurnal de călătorie? Proprietarii știu că orice întreprindere care deține mașini sau camioane este obligată să înregistreze mișcarea acestora. De aceea, ei solicită adesea o mostră dintr-o carte de înregistrare a documentului de călătorie. Vom analiza în detaliu mai jos modul de organizare a contabilității și modul de înregistrare corectă a mișcării, cu posibilitatea de a descărca gratuit jurnalul de bord pentru emiterea foilor de parcurs pentru anul 2019.

De ce aveți nevoie de un jurnal de bord pentru eliberarea foilor de parcurs către șoferi?

Deoarece contribuabililor li se permite să anuleze o parte din cheltuielile de afaceri, organizațiile au nevoie de documente care să susțină costurile de mutare și descărcare a activelor. În sectorul transporturilor, unul dintre aceste documente primare este scrisoarea de parcurs. Toate informațiile care se referă la traseul de călătorie, șoferul, vehiculul utilizat, transportul de mărfuri sau pasageri, trebuie să conțină un jurnal de bord al biletelor de călătorie pentru anul 2019 și anii anteriori. În baza normelor Legii federale din 8 noiembrie 2007 nr. 259-FZ „Carta transportului auto și transportului electric urban terestru” și „Detalii obligatorii și procedura de completare a foilor de transport” aprobate prin Ordin al Ministerului Transporturilor din septembrie 18, 2008 Nr. 152, acest document sau jurnal este obligatoriu pentru toti proprietarii de vehicule. În plus, borderourile trebuie păstrate într-un jurnal separat.

Exemplu de completare a jurnalului de călătorie

Primul pas. Pagina titlu

Descărcați un exemplu de jurnal de călătorie pentru 2019. Pagina de titlu.

La completarea paginii de titlu a jurnalului contabil, se indică numele și forma de proprietate a organizației, formularul OKPO și trebuie indicate luna și anul (perioada) de ținere a jurnalului. Nu este nevoie să puneți o ștampilă.

Un exemplu de completare a paginii de titlu a unei reviste

Pasul 2. Partea principală

Pentru a ține cont în mod specific de circulația foilor de parcurs, a fost elaborat Formularul nr. 8 (cod OKUD 0345008), menit să unifice datele necesare. A fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Totuși, legea contabilității nr. 402 din 6 decembrie 2011 prevede că utilizarea formularului nr. 8 nu este obligatorie. O organizație are dreptul de a crea în mod independent un eșantion de carte de parcurs, cu condiția să reflecte toate informațiile necesare.

Descărcați jurnalul de mișcare a scrisorii de transport, formularul 8

Tabelul ar trebui să includă:

• numărul și data emiterii foii de parcurs;
• informații despre șofer, numărul de personal al acestuia;
• numărul de garaj al vehiculului (de obicei este atribuit de agențiile guvernamentale, dar companiile private nu fac acest lucru, așa că puteți lăsa această coloană necompletată).

Destinația și alte informații sunt scrise în coloana Notă.

Aceste informații obligatorii trebuie să fie conținute, chiar dacă organizația a determinat în mod independent cum ar trebui să arate scrisoarea de parcurs și jurnalul de bord.

Puteți descărca jurnalul de călătorie, Formularul 8 (2019) din articolul nostru. Un exemplu de completare a datelor tabelare.

Pasul 3. Finalizarea designului

Înscrierile în formular sunt confirmate de trei angajați simultan:

• conducător auto;
• cel care a introdus informația (de exemplu, dispecerul);
• precum şi contabilul care a primit documentul.

Exemplu de jurnal pentru emiterea voucherelor de călătorie pentru anul 2019. Finalizarea înscrierii voucherelor de călătorie:

Frecvența întreținerii

Exemplul dat de jurnal pentru emiterea biletelor de călătorie pentru anul 2019 a fost întocmit lunar și de fiecare dată pe o pagină nouă. Dar organizațiile și întreprinzătorii individuali pot face lucrurile diferit: clarificați perioadele pentru care sunt păstrate înregistrările și completați-le fără a lăsa rânduri goale.

Legislația permite șoferilor să li se elibereze documente de călătorie pentru până la 1 lună. Dacă în acest timp vehiculul va fi folosit nu de unul, ci de doi șoferi, atunci este permis să elibereze fiecărui lucrător propriul „permis” pentru a conduce.

În acest caz, la returnarea acestora, toate documentele primite de contabil sunt înscrise în formularul contabil. La completarea registrului, majoritatea informațiilor vor fi aceleași, dar este în regulă.

De unde pot cumpara

Cărțile gata făcute sunt disponibile spre vânzare pentru a controla mișcarea vehiculelor. Paginile unei astfel de reviste trebuie numerotate.

Când este completat, acesta trebuie să fie semnat de cel puțin doi angajați responsabili:

• celui care l-a condus;
• director sau contabil.

Aceleași cerințe se aplică registrului tipărit. Puteți descărca gratuit jurnalul pentru emiterea foilor de parcurs folosind linkul din articolul nostru. Dacă se începe de o lună, atunci la sfârșitul perioadei trebuie numerotat, dantelat și semnat.

Termen de valabilitate

Legea nu indică cât timp trebuie ținut un astfel de registru, dacă este tipărit sau achiziționat într-un magazin. Pe baza foilor de parcurs și a mișcării acestora, se calculează salariile șoferilor, taxele și baza costurilor de producție. Astfel de documente primare, despre care informațiile sunt introduse în jurnalul contabil, sunt stocate în organizație timp de cel puțin 5 ani. Evident, registrul în sine ar trebui păstrat pentru aceeași perioadă de timp.

Înainte de a-l distruge, este important să vă asigurați că perioada de păstrare a ultimului document contabil nu a expirat încă. În caz contrar, dacă este necesar, nu veți putea confirma existența și menținerea controlului. Puteți descărca gratuit o revistă cu foi de călătorie pentru perioada următoare de pe site-ul nostru.

Antreprenorii fizici și persoanele juridice ale căror activități, într-un fel sau altul, implică necesitatea folosirii autovehiculelor, înregistrează, de regulă, foile de parcurs emise șoferilor într-un jurnal special.

Pe baza unui astfel de jurnal se înregistrează cheltuielile efectuate cu combustibil, ceea ce permite reducerea indicatorilor impozabile ai întreprinderii. În plus, jurnalul de borderouri este utilizat la calcularea salariilor pentru șoferii implicați în activitatea organizației.

Orice organizații și întreprinzători individuali al căror domeniu de activitate este legat de furnizarea de servicii de transport și transport sunt obligați să țină un jurnal de borderouri. Instrucțiunea se bazează pe normele Legii federale nr. 259-FZ din 18 noiembrie 2007 și Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152.

În ceea ce privește întreprinderile care nu au legătură directă cu furnizarea de servicii de transport și transport, dar folosesc vehicule în cursul activităților lor, prezența unui jurnal de parcurs nu este obligatorie pentru acestea, dar poate fi folosită pentru a sistematiza și simplifica înregistrarea datele utilizate în activitatea lor.

Jurnalul de contabilitate a scrisorii de parcurs, formularul 8, a fost aprobat prin Rezoluția Goskomstat nr. 78 în 1997, dar la 1 ianuarie 2013 a intrat în vigoare Legea federală nr. 402-FZ, eliminând formularul unificat existent 8. De la această dată, întreprinderile de transport care țineau anterior o fișă contabilă de parcurs conform Formularului 8, li s-a oferit posibilitatea de a dezvolta propria versiune, cea mai optimă a fișei contabile, cu condiția ca principalele secțiuni ale Formularului 8 unificat să fie duplicate.

Este posibil să conduci electronic?

Nu există restricții privind menținerea unui jurnal de bord al foilor de parcurs în formă electronică în niciun act juridic al legislației în vigoare, prin urmare, este permisă realizarea unei fișe contabile în format electronic.

Notă! Puteți utiliza orice opțiune de gestionare cea mai convenabilă, fie că este Excel obișnuit sau 1C.

Pentru organizațiile cu o flotă extinsă de vehicule și un personal semnificativ de șoferi, menținerea unei versiuni electronice este mai de preferat decât înregistrarea manuală, datorită intensității semnificative a muncii a procesului. În același timp, este de dorit ca revista să fie posibilă tipărirea pe hârtie dacă este necesar.

Cum să jurnal

Jurnalul de bord, Formularul 8, este realizat sub formă tabelară, reprezentând o declarație împărțită în coloane. Există nouă astfel de coloane. Acestea includ următoarele date:

• Numerele de serie ale foilor emise;
• Datele emiterii;
• Numele complet al șoferilor;
• Numărul de personal al angajaților;
• Numerele de garaj ale vehiculelor;
• Semnăturile șoferului, dispecerului și contabilului;
• Note dacă este necesar.

Notă! Dacă o organizație ține înregistrări folosind propriul formular de extras dezvoltat, jurnalul contabil poate conține coloane suplimentare utilizate în mod special de organizație.

Dacă datele eronate sunt introduse în cartea contabilă, se pot face corecturi în conformitate cu prevederile 9 Legea federală nr. 402-FZ. Dacă se comite o eroare, intrarea este corectată după cum urmează:

1. O intrare eronată este tăiată cu o singură linie;
2. Alături este plasat un marcaj „corectat” și se introduc informațiile corecte;
3. Se indică data la care s-au efectuat corecturile;
4. Rectificările efectuate trebuie să fie semnate de persoana responsabilă cu ținerea evidenței contabile;

Important! Când tăiați o intrare eronată, este necesar să trasați o linie, astfel încât intrarea incorectă în sine să rămână lizibilă după ce este tăiată.

Termen de valabilitate

Conturile de transport sunt emise angajaților care lucrează pe vehicule o dată pe zi lucrătoare sau pe schimb. Jurnalul de înregistrare în sine este creat pentru o perioadă anuală, dar dacă este necesar, perioada de întreținere poate fi redusă la o lună, de exemplu, dacă vorbim de călătorii lungi unice precum călătoriile de afaceri.

Datorită faptului că evidența contabilă este documentație primară, perioada ulterioară de păstrare a acesteia este de 5 ani, după care jurnalul poate fi eliminat. Trebuie remarcat faptul că perioada de stocare de cinci ani se aplică nu numai hârtiei, ci și suporturilor electronice.

Este necesar să clipească

Jurnalul de călătorie formularul 8 are o numerotare secvenţială a paginilor. La introducerea acestuia, este necesar să se mențină ordinea cronologică. Pagina de titlu trebuie să fie semnată, indicând data de începere. Acolo, pe pagina de titlu sunt scrise principalele detalii ale organizației în sine și numele complet al acesteia.

După finalizarea contabilității, jurnalul este cusut. Cartea legată se atestă prin semnăturile conducerii întreprinderii, contabilului șef al companiei și sigiliul organizației, după care este transferată spre păstrare în arhiva întreprinderii.

Cine îl completează și eșantionul

Responsabilitatea ținerii evidenței foilor de parcurs într-un jurnal de specialitate poate fi atribuită unui angajat desemnat prin ordin al conducerii, sau unui angajat ale cărui responsabilități de serviciu, prevăzute în contractul de muncă, includ funcțiile de menținere a evidenței contabile în organizație.

Cel mai adesea, o astfel de muncă este efectuată de un contabil, ofițer de personal sau secretar-grefier.În absența unei persoane care să mențină o astfel de declarație în cadrul întreprinderii, se poate încheia un acord cu organizații terțe care deservesc vehicule, cu condiția ca un astfel de acord să prevadă o clauză privind necesitatea păstrării înregistrărilor.

Fiecare organizație care deține vehicule pentru uz oficial trebuie să țină evidența mișcării foilor de parcurs emise. În acest scop, este furnizat un formular special, care se numește „Jurnal de bord pentru înregistrarea mișcării foilor de parcurs”. Site-ul web vă va spune cum ar trebui să arate acest document și cum să îl completați fără erori.

Organizațiile și antreprenorii care furnizează servicii de transport sau pur și simplu folosesc mașini de companie în activitatea lor sunt obligați să înregistreze în mod regulat toate borderourile emise într-un jurnal special. Acest lucru este definit la articolul 6 Legea federală din 8 noiembrie 2007 nr. 259-FZȘi prin ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr.152. Forma jurnalului de bord pentru înregistrarea mișcării foilor de parcurs a fost aprobată cu destul de mult timp în urmă Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 N 78. De-a lungul acestor douăzeci de ani, nici Formularul nr. 8 în sine, nici procedura de întreținere a acestuia nu s-au schimbat vreodată. Deși legiuitorii au făcut modificări la completarea foilor de parcurs de mai multe ori, ultima dintre acestea a avut loc la începutul anului 2019. Pe lângă formularul nr. 8, Comitetul de Stat pentru Statistică a aprobat mai multe formulare destinate emiterii de borderouri relevante (pentru camioane și mașini, precum și autobuze). Ele vor fi discutate într-un alt articol, dar acum ne vom opri mai detaliat asupra tipului principal de documentație contabilă, concepută pentru a controla circulația foilor de parcurs emise șoferilor, precum și livrarea foilor uzate înapoi la departamentul de contabilitate al organizației.

Ce este un jurnal de mișcare a scrisorii de transport?

Utilizarea unui astfel de document contabil are mai multe avantaje care fac folosirea jurnalului utilă chiar și pentru acele companii care nu sunt obligate să facă acest lucru. În special, permite controlul oportunității și ordinii emiterii bonurilor și verificarea mai rapidă a pierderii carburanților și lubrifianților. Formularul standard interindustrial nr. 8 (OKUD 0345008) este coli cusute împreună sub forma unei cărți, pe care este imprimat un tabel de nouă coloane. Fiecare organizație poate dezvolta și utiliza propria formă a acestui document, deoarece forma sa este recomandată și obligatorie. Dezvoltarea propriului tabel vă va permite să aranjați coloanele într-o ordine convenabilă, să eliminați datele inutile și să adăugați cele relevante. Formularul standard specifică, în special:

• numărul foii de parcurs și data emiterii acesteia;
• numărul personalului și numele complet al conducătorului auto;
• numărul de garaj al vehiculului (indicarea numărului de stat de înmatriculare nu este prevăzută în formularul standard, dar îl puteți lua în considerare în formularul dvs.);
• semnătura șoferului care confirmă primirea biletului;
• semnătura persoanei împuternicite să emită și să accepte bonul (dispecer);
• data acceptarii fisei si semnatura contabilului;
• coloană pentru note.

Este necesar să completați jurnalul de călătorie, al cărui formular standard poate fi descărcat la sfârșitul articolului, în ordinea stabilită prin ordinul Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 18 septembrie 2008, nr. 152. Această procedură este aceeași pentru toți utilizatorii vehiculului.

Jurnal de călătorie: eșantion de umplere

De obicei, nu există probleme la completarea acestui formular standard. Înscrierile se pot face manual sau completate pe calculator, iar la finalul zilei foile pot fi tipărite pentru ca toate persoanele autorizate să semneze. Este mai convenabil să păstrați un document în formă scrisă de mână dacă există multe mașini în organizație, iar dispecerul emite și acceptă în mod constant tichete. Pagina de titlu a documentului, ca de obicei, trebuie să conțină numele organizației, OKPO-ul acesteia și perioada pentru care a fost emis formularul. Nu este nevoie să puneți semnături sau sigilii pe pagina de titlu. Paginile documentului trebuie numerotate, iar numărul acestora trebuie indicat pe spatele documentului. Nu este necesar să cusăm și să sigilați forma.

În interiorul formularului, trebuie doar să completați câmpurile după cum este necesar. Nu este necesară o rezumare. Un exemplu de completare a unui jurnal standard pentru emiterea de borderouri arată astfel:

Odată ce jurnalul rămâne fără pagini și coloane libere, ar trebui să fie stocat în arhivele organizației timp de cel puțin trei ani, după care poate fi distrus.

Toate organizațiile care utilizează vehicule în desfășurarea activităților lor sunt obligate să țină un jurnal de borderouri. Legea impune cerințe speciale pentru păstrarea și completarea acestui jurnal. Vă vom spune mai detaliat mai târziu în articolul nostru.

Revista este formată din mai multe părți.

Pagina titlu:

• Denumirea juridică a întreprinderii.
• Detalii despre organizație (OKPO).
• Perioada de înregistrare.

Secțiune tabel cu informații:

• Numărul scrisorii de transport și data reală a eliberării către șofer.
• Informații despre șofer (numele complet și numărul personalului).
• Numărul de garaj al mașinii.
• Semnăturile persoanelor autorizate și ale persoanelor responsabile (șofer, dispecer, contabil).

Jurnalul de înregistrare și emitere a foilor de parcurs are așa-numita numerotare continuă și trebuie ținut în ordine cronologică. Imediat ce registrul contabil este completat, acesta trebuie cusut și vizat cu sigiliul întreprinderii și semnătura proprietarului întreprinderii.

Practic, la întreprinderi, jurnalul contabil este completat de un contabil folosind documentația primară sau un alt angajat autorizat al organizației, al cărui contract de muncă prevede. În cazuri individuale, obligația de a menține și înregistra biletele de călătorie este atribuită unei organizații terțe (dacă contabilitatea este externalizată). În acest caz, între părți se semnează un acord cu termenii de cooperare, drepturi și obligații reciproce. Legislația Federației Ruse permite această opțiune. În plus, puteți depune documentul electronic.

Dacă este necesar să faceți corecții la jurnalul de călătorie, ar trebui să vă ghidați după reglementările legislative. Corectările în jurnal, ca și în alte documente primare, ar trebui făcute prin tăierea cu ușurință a datelor incorecte și efectuarea unei noi înregistrări cu data, semnătura și sigiliul.

O mostră de completare a revistei poate fi descărcată gratuit.

La nivel legislativ, fiecare organizație care utilizează vehicule pentru a desfășura afaceri sau producție este obligată să țină un jurnal de borderouri. Acestea trebuie completate conform standardului, în conformitate cu Formularul nr. 8. Acest document este considerat documentația principală, care confirmă de fapt costurile combustibilului și lubrifianților, vă permite să planificați costurile și să reduceți plățile fiscale. În plus, este necesar un registru pentru angajările șoferilor.

Majoritatea organizațiilor folosesc vehicule. Dar operarea transportului este asociată cu costuri semnificative și este important să le controlăm. Documentul principal care confirmă cheltuielile și deplasarea mașinii este scrisoarea de transport. Acesta este un document principal care reflectă informații detaliate despre rută, marfă, pasageri, șofer și vehicul. Acestea ar trebui păstrate într-un jurnal special.

Un registru de scrisori de parcurs (JU) trebuie ținut de toate organizațiile care dețin vehicule (clauza 17 din Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr. 152).

Legea contabilității nr. 402 din 6 decembrie 2011 a desființat utilizarea obligatorie a formularului de document unificat - cod OKUD 0345008. Formularul nr. 8 a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78 .

Cu toate acestea, instituția are dreptul de a menține înregistrări contabile folosind acest formular opțional nr. 8 sau trebuie să aprobe propria versiune în politica contabilă, care ține cont de specificul activităților organizației.

În Ordinul nr. 52n privind aprobarea formularelor documentelor primare și a registrelor contabile utilizate de organizațiile din sectorul public nu este specificată forma documentului.

Îndeplinirea cerințelor Legii nr. 402-FZ privind formele de contabilitate a tranzacțiilor comerciale și condițiile Ordinului Ministerului Transporturilor nr. 152, se stabilește forma și procedura de completare a politicii contabile.

Jurnal pentru emiterea foilor de parcurs, mostra

Oferim o opțiune care poate fi dezvoltată și aprobată de organizație.

Jurnal de călătorie, formular 8, descărcare

Procedura contabila

Forma documentului de călătorie, la fel ca ZHU, poate fi dezvoltată și aprobată independent sau utilizată așa cum este aprobat prin Rezoluția nr. 78. Documentul va fi invalid dacă lipsește cel puțin unul dintre detaliile necesare. Acestea sunt definite de 402-FZ și Ordinul nr. 152:

1. Numele documentului.
2. Numărul documentului în ordine cronologică.
3. Valabilitate.
4. Informații despre organizația care deține vehiculul, inclusiv OGRN.
5. Tipul și modelul vehiculului.
6. Plăcuța de înmatriculare de stat a unei mașini.
7. Citirile contorului de parcurs înainte de plecare și la întoarcerea în garaj (parcare).
8. Data si ora plecarii si intoarcerii in garaj (parcare).
9. Semnătura și numele complet angajatul responsabil care a indicat citirile contorului de parcurs, data și ora.
10. NUMELE COMPLET. conducător auto.
11. Data și ora examinărilor medicale (examinărilor) înainte și după călătorie ale șoferului.
12. Ştampila, semnătura şi numele complet. lucrătorul sanitar care a efectuat examenul medical.
13. O notă despre verificarea stării tehnice a mașinii înainte de plecare, indicând data și ora (minute și ore).
14. Semnătura și numele complet persoana responsabila cu verificarea starii tehnice a vehiculului (mecanic, inspector, maistru).

Se desfășoară după un algoritm simplu: toate bonurile emise sunt indicate în jurnal, fără excepție. În scopuri contabile, numerotarea continuă este utilizată în conformitate cu ordinea cronologică.

Politica contabilă este întocmită pentru o lună și de fiecare dată pe o pagină nouă, cu excepția cazului în care sunt stabilite alte perioade în politicile contabile ale organizației.

Pentru mai multe informații despre cum să compuneți corect o călătorie, citiți articolul „Reguli pentru înregistrarea și păstrarea foilor de parcurs în 2019”.

Exemplu de voucher completat

Jurnal de călătorie, eșantion de umplere

Să ne uităm la modul de completare a ZHU într-o instituție bugetară, folosind un exemplu. GBOU DOD SDYUSSHOR "ALLUR" operează o mașină de pasageri Renault Logan. În ianuarie 2019, șoferului i s-au eliberat 3 permise.

Pasul 1. Completați pagina de titlu, codul OKPO și numele organizației, indicați perioada pentru care completăm ZhU.

Pasul 2. Completați partea tabulară. Notam numarul voucherului si data emiterii. Indicăm numele dvs. complet. (complet) șoferul și numărul de personal al acestuia. Punem numărul de garaj al mașinii. În notă indicăm destinația și alte informații.

Pasul 3. Solicităm șoferului, dispecerului și contabilului să semneze formularul de înregistrare. Reflectăm restul voucherelor în același mod.

După completarea revistei timp de o lună (sau o altă perioadă stabilită în organizație), aceasta trebuie numerotată și cusată, ștampilată, să se indice numărul de foi pe spatele revistei, data firmware-ului și certificată de manager.

Jurnal de călătorie, descărcați formularul completat

Perioade de depozitare și responsabilitate

Legislația actuală nu stabilește limite precise de depozitare pentru acest caz. Păstrați documentul depus și numerotat în organizație timp de cel puțin 5 ani, deoarece conține informații despre documentul principal (bilele de parcurs). Determinați printr-un ordin separat persoana responsabilă cu întreținerea și depozitarea proprietății. Sub semnătură, familiarizați-l cu procedura de menținere a documentului.

În cazul în care organizația nu ține un jurnal al emiterii foilor de parcurs, eșantionul nu este aprobat, atunci autoritățile fiscale vă pot amenda în temeiul clauzei 1 a art. 126 din Codul Fiscal al Federației Ruse. Adică, la solicitarea inspectoratului fiscal, instituția trebuie să furnizeze documentația necesară în termenul stabilit. Dacă acest lucru nu se face, Serviciul Fiscal Federal va emite o amendă de 200 de ruble pentru fiecare document.