Środkowe biuro towarzyszące klientom w banku. Back office, front office i middle office

„Wszystkie zawody są potrzebne, wszystkie zawody są ważne” - wszyscy wiemy o tym od dzieciństwa. Faktem jest, że we współczesnym świecie wszystko jest ze sobą powiązane, pojawiło się tak wiele terminów obcego pochodzenia, których znaczenie jest nieznane większości obywateli. Pośrednicy w handlu nieruchomościami, twórcy obrazów, copywriterzy, geodeci - nie można od razu powiedzieć, co robią ci ludzie. To samo można powiedzieć o specjalistach z zaplecza i front office. Kim oni są, gdzie pracują, za co bezpośrednio odpowiadają?

Zdefiniowanie front office instytucji finansowej

Termin ten odnosi się do grupy działów w organizacjach, które są odpowiedzialne za pracę z klientami lub klientami. Na czele stoją specjaliści front office, to oni są twarzą firmy. Sukces całej instytucji zależy od jej profesjonalizmu, kompetencji i życzliwości. Pracownicy ci zajmują się rozpatrywaniem wniosków o pożyczkę lub uzyskaniem kredytu, doradztwem we wszelkich kwestiach, dystrybucją produktów bankowych itp. To znaczy specjaliści stale towarzyszą klientowi od momentu przybycia do oddziału banku, aż do zawarcia transakcji.

Co to jest zaplecze biurowe?

Jest to jednostka operacyjno-księgowa odpowiedzialna za zapewnienie pracy oddziałów zarządzających aktywami i pasywami spółki. Biuro na zapleczu to szara eminencja. Klienci i klienci nie mogą docenić pracy jej specjalistów, choć wkładają wiele wysiłku w pomyślność firmy. Są takie pododdziały w bankach, firmach inwestycyjnych, organizacjach, które dokonują transakcji na rynkach papierów wartościowych. Zatrudniają od 3 do 15 osób, liczba pracowników uzależniona jest od wielkości instytucji.

Praca na zapleczu banku polega na przygotowywaniu rozliczeń z tytułu papierów wartościowych i środków pieniężnych z transakcji zawieranych przez front office. Ponadto jej pracownicy zajmują się monitorowaniem przestrzegania limitów, prowadzeniem raportu wewnętrznego oraz dostarczaniem informacji do księgowości. Specjalista ds. Zaplecza współpracuje tylko z kontrahentami, nie współpracuje z klientami.

Co robi środkowe biuro?

Podział ten można nazwać łącznikiem między front office i back office. Jego funkcje są raczej niejasne. Specjaliści bankowi zajmują się głównie przygotowywaniem i podpisywaniem umów, dostarczaniem klientom różnego rodzaju raportów, przyjmowaniem zleceń wypłaty środków, kupnem i sprzedażą itp. Ponadto centrala odpowiada za koordynację standardowych formularzy i dokumentów regulacyjnych z innymi działami, opracowywanie metod prowadzenie nowych operacji. W większości przypadków jego specjaliści pracują nad zadaniami z góry.

Jakie są obowiązki specjalistów z zaplecza?

Pracownicy instytucji finansowych muszą sporządzać umowy kupna i sprzedaży papierów wartościowych, prowadzić dziennik transakcji. Specjalista monitoruje ponowną rejestrację papierów wartościowych, ponieważ należy dokonać przeniesienia praw majątkowych na kupującego od sprzedającego. Back office wykonuje tę procedurę na podstawie polecenia przelewu znajdującego się w rejestrze posiadacza papierów wartościowych.

Nowy właściciel powinien dostać wszystko wymagane dokumenty, a specjalista z kolei kontroluje proces rozliczeń pomiędzy firmami sprzedającego i kupującego. Ogromna odpowiedzialność spoczywa na pracowniku zaplecza, ponieważ najmniejszy błąd, który na pierwszy rzut oka wydaje się niewielką niedokładnością, może prowadzić do problemów na dużą skalę. W najgorszym przypadku firma ponosi znaczne straty w związku z unieważnieniem transakcji.

Porównanie front i back office

Te dwa podziały są sobie przeciwne. Front office jest twarzą firmy. Specjaliści są zawsze w zasięgu wzroku, przyszłość organizacji zależy od ich profesjonalizmu i zaradności. Back office to praca w cieniu. Pracownicy oddziału nie wiedzą z widzenia wszystkiego, ale jak pracujące pszczoły łopatą wiele ważnych rzeczy. Wszyscy specjaliści pracują dla dobra firmy, ale nadal ważne jest, aby wyznaczyć granicę między różnymi działami, aby nie przerzucać obowiązków jednych na barki innych.

Front office i back office mają różne funkcje. Pierwsza z nich dotyczy zwiększenia szybkości obsługi klienta, zachowania rzetelności otrzymywanych informacji oraz szybkiej rejestracji sprzedaży. Drugi koncentruje się na analizie sprzedaży, przygotowaniu kartoteki towarów z cenami, systemie cenowym, kontroli ruchu produktów w magazynach.

Podział poddziałów może odbywać się zarówno na poziomie oprogramowania, jak i sprzętu. Nie ma między nimi wyraźnej granicy, to tylko system pojęć. Oddzielenie zaplecza i biura jest konieczne na poziomie psychologicznym. Szef firmy musi zrozumieć, że do pracy w pierwszym podsystemie potrzeba więcej fachowców i doświadczonych specjalistów niż w drugim, ponieważ powierza się im większą odpowiedzialność i trudniejszą pracę.

„Avankor: Middle-office” - rozwiązanie zapewnia codzienną kontrolę kluczowych wskaźników działalności organizacji na rynkach finansowych i giełdowych
System automatyzuje wszystkie niezbędne funkcje wykonywane przez Middle Office, współdziała z modułami Avankor: Trust Management i Avankor: Mutual Funds. System został opracowany na platformie 1C: Enterprise 8, architektura „klient-serwer”, obsługiwany jest cienki klient.

Kluczowe cele:

• Prowadzenie rachunkowości zarządczej dla inwestycji finansowych funduszu, niezależnie od rachunkowości;
• Gromadzenie i przetwarzanie danych pierwotnych;
• Korzystanie z elastycznego projektanta do przygotowywania raportów przez użytkownika;
• Monitorowanie efektywności działań na rynkach finansowych;
• Kontrola ograniczeń i ustalone limity inwestycji finansowych.

Schemat interakcji systemu

Opis programu:

1. Informacje o transakcjach i operacjach na rynku nieruchomości.
2. Informacje o transakcjach na rynku.
Dane brokerów i transakcje OTC. Informacje o cenach i dane referencyjne
3. Informacje o otwartych rachunkach, lokatach, transakcjach INN.
4. Transmisja danych pierwotnych do MIDL.
5. Raportowanie do klientów

Pełnione funkcje:

Fundusz wzajemny Avankor:
1. Rachunkowość akcjonariuszy;
2. Księgowanie transakcji;
3. Raportowanie do klientów.

Avankor DU:
1. Przetwarzanie danych rynkowych;
2. Księgowość;
3. Ładowanie i przechowywanie danych referencyjnych;
4. Przygotowywanie raportów dla klientów.

Avankor MIDL:
1. Kontrola końcowa limitów;
2. Ocena efektywności inwestycji;
3. Rachunkowość zarządcza;
4. Księgowość wewnętrzna.

Katalogi aktywów

System może wykorzystywać następujące typy zasobów:

• akcje i obligacje;
• jednostki inwestycyjne;
• kwity depozytowe;
• świadectwa hipoteczne udziału;
• kontrakty terminowe i opcje;
• produkty strukturyzowane;
• obiekty nieruchomości;
• wymagania i obowiązki;
• rachunki rozliczeniowe, rachunki depozytowe, rachunki maklerskie, m.in. w walucie obcej.

Szczegółowe informacje o wydaniu są dostępne dla każdego zasobu w katalogu.

Dostępne szczegóły dotyczące zasobów:

• JEST W;
• rej. numer;
• wartość nominalna i liczba wyemitowanych papierów wartościowych;
• branża emitenta;
• giełdy, na których papier przeszedł procedurę notowania;
• przepływy środków pieniężnych w „treści” obligacji i kuponu;
• informacje o aktywach bazowych dla produktów strukturyzowanych;
• specyfikacja umów na czas określony;

Możliwe jest automatyczne wypełnianie danych za pomocą różnych usług w zakresie udzielania informacji.

Konfiguracja może odbierać i przechowywać dane o wydarzeniach firmowych (ustawienia domyślne, oferty, reorganizacje, WZA itp.)

Lista głównychtransakcje ioperacje:

• Transakcje na giełdach, rynkach walutowych i rynkach instrumentów pochodnych;
• Spłata, w tym spłata częściowa i przedterminowa (papiery wartościowe, depozyty, transakcje INN);
• Płatność kosztów transakcji;
• Odbiór, dysponowanie i przekazywanie między rachunkami gotówkowymi;
• Konwersja emisji papierów wartościowych;
• Transakcje REPO;
• Rozliczenie (otrzymywanie / odpisywanie zmiennego depozytu zabezpieczającego);
• Odzwierciedlenie wymagań i obowiązków;

Nierynkoweoperacje:

• Wejście / wyjście do zarządzania aktywami, transfer między portfelami aktywów;
• Pobieranie ofert, kursów walut i wydarzeń firmowych;
• Obliczanie godziwego i zamortyzowanego kosztu aktywów;
• Wprowadzanie sald początkowych do systemu.

Prognozuj transakcje

Zapewniona jest możliwość wykonania prognozowanej transakcji / transakcji z aktywem.

Jednocześnie wskaźniki analityczne (w tym zamortyzowane koszty) obliczane są dla okresu prognozy z uwzględnieniem wprowadzonych prognozowanych wartości oraz oczekiwanych przepływów depozytów i obligacji.

Ceny aktywów

System zapewnia konstruktora algorytmów ustalania uczciwych cen.

Istnieje możliwość algorytmizacji złożonych podejść do ustalania uczciwych cen.

Wbudowane formularze sprawozdawcze są reprezentowane przez szeroki zakres:

• Wyniki inwestycji portfelowych;
• Raport operacyjny;
• Harmonogram płatności;
• Obliczanie rentowności metodą MWR i TWR;
• Raport z wyników zarządzania portfelem;
• itp.

Zarządzanie ryzykiem

Elastyczne ustalanie limitów kontroli ograniczeń struktury portfela inwestycyjnego.

Kluczowe parametry limitów są konfigurowane przez użytkownika zgodnie z wymaganiami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej,

lub zgodnie z wymaganiami systemu zarządzania ryzykiem organizacji.

Ryc.1 Struktura portfela

Ryc.2 Sprawdź limity portfela

Integracjaz usługamiInterfax

System pozwala na automatyczne otrzymywanie informacji regulacyjnych i referencyjnych (karty papierów wartościowych, notowania giełdowe, ratingi emitentów i papiery wartościowe itp.) Z serwisu RU DATA oraz MICEX.

Rozładunek do testów warunków skrajnych Banku Rosji

System umożliwia przesyłanie danych w dowolnym formacie z wykorzystaniem elastycznego konstruktora formularzy raportowych.

Administracja

Wymiana danych odbywa się w pełni automatycznie w tle zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Informowanie o występowaniu awarii w wymianie danych poprzez wysyłanie listów na pocztę.

Wdrożono standardowe zasady wymiany między systemami.

Elastyczne zróżnicowanie praw dostępu użytkowników do obiektów na poziomie rekordu.

W każdym banku inwestycyjnym znajdują się trzy biura: Front Office, Middle Office i Back Office. W tym artykule powiemy Ci, czym się zajmuje i jak działa każdy dział.

Recepcja współdziała bezpośrednio z klientami. Głównym zadaniem pracowników Front office jest zawieranie transakcji z klientami instytucjonalnymi i prywatnymi, które przyniosą zysk bankowi i zwiększą aktywa samych klientów.

Pracownicy recepcji pracują dla pierwotnych i wtórnych rynków finansowych.

Podstawowym rynkiem banku inwestycyjnego jest dział finansów korporacyjnych (IBD - Departament Bankowości Inwestycyjnej), w którym bankierzy udzielają porad i usług w zakresie pozyskiwania finansowania i restrukturyzacji biznesów klientów. Zajmują się fuzjami i przejęciami (M&A), pozyskiwaniem kapitału (Equity Capital Markets) oraz restrukturyzacją zadłużenia klientów (Debt Capital Markets).

Rynek wtórny składa się z działów handlu, sprzedaży i badań. Front Office charakteryzuje się ścisłym oddzieleniem działów corporate finance i trading w celu ograniczenia wymiany informacji pomiędzy działami oraz uniknięcia konfliktów interesów pomiędzy klientem a bankiem poprzez wykorzystanie informacji poufnych.

Funkcja recepcji:

· Praca wiąże się ze stresem i ciągłym napięciem - ogromne kwoty zależą od decyzji pracowników, które muszą podjąć w krótkim czasie.

· Lot! Dużo pracy! Pracownicy Front Office to prawdziwi karierowicze i pracoholicy. Praca 80-100 godzin tygodniowo to dla nich norma.

· Praca w Front Office banku inwestycyjnego należy do najbardziej prestiżowych i najlepiej płatnych w banku inwestycyjnym.

Środkowe Biuro zajmuje się wsparciem technicznym i administracyjnym. Wewnątrz podzielony jest na sekcje.

W dziale zarządzania ryzykiem analitycy i menedżerowie ds. Ryzyka ściśle współpracują z zespołami front office, aby dostarczać im aktualne informacje na temat różnych produktów finansowych i rynków finansowych. Informacje te pomagają pracownikom zminimalizować ryzyko inwestycyjne.

Sprawozdania finansowe są przygotowywane przez dział kontroli produktów.

W ramach Middle Office funkcjonuje również dział prawny (compliance), który monitoruje obsługę prawną transakcji oraz wymagania regulatora - Banku Centralnego. Zarządzają również ryzykiem prawnym, zapewniając, że praktyki banku są zgodne z prawem i standardami branżowymi.

Zarządzanie ryzykiem płynności, ryzykiem operacyjnym i ryzykiem utraty reputacji zajmuje się Departament Skarbu.

Funkcja Middle Office:

· Wielka odpowiedzialność! Jeśli pracownicy front office są bardziej odpowiedzialni za wyniki finansowe, to w middle office są odpowiedzialni za przestrzeganie przez bank wszystkich przepisów i wymogów prawnych. Reputacja banku w dużej mierze zależy od jakości ich pracy.

· Negocjacje z front office. Pracownicy Middle Office często muszą ostrzegać recepcję o wysokim ryzyku i przekonać ich do porzucenia nieuzasadnionych ryzykownych transakcji.

Zaplecze biurowe- to dział obsługi transakcji, zarządzania i kontroli jakości.

Dział operacji i rozliczeń jest odpowiedzialny za sprawdzanie transakcji pod kątem błędów i płatności klientów.

Funkcje administracyjne obejmują pracę z personelem (HR), marketing, tworzenie i promocję marki, przestrzeganie standardów jakości świadczenia usług we wszystkich placówkach bankowych.

Ważną częścią zaplecza jest również dział IT, który zajmuje się kwestiami wsparcia technicznego, usprawniania i automatyzacji procesów, rozwiązywania problemów technicznych.

Funkcja Back Office:

· Znormalizowane godziny pracy, w przeciwieństwie do recepcji.

· Współpraca z innymi oddziałami banku. Międzynarodowe banki często łączą zespoły z całego świata, aby szybko stawić czoła stawianym wyzwaniom.

· Pracownicy mają do czynienia ze stałymi terminami pracy. Jednak praca nie jest tak stresująca i intensywna jak w recepcji.

Więcej o pracy każdego działu Front office opowiemy w jednym z poniższych materiałów.

/ Twój zespół tPeople /

Prowadząc działalność kredytową instytucji bankowej istotne jest wyodrębnienie funkcji pracowników banku w celu uniknięcia sytuacji, w której za ostateczny wynik danej czynności bankowej odpowiada jedna osoba.

Proces kredytowy banku jest wieloetapowy i wymaga zarówno zbierania informacji o klientach, oceny stosownej dokumentacji, stałej komunikacji z klientami, jak i przygotowywania różnego rodzaju umów oraz regularnego monitorowania kredytu. Aby to zrobić, każdy etap procesu pożyczki musi być dobrze przemyślany i rozprowadzony wśród urzędników pożyczkowych.

Uprawnienia do udzielania pożyczek można delegować na różne sposoby. W szczególności uprawnienia mogą być rozdzielone między poszczególnych pracowników działu kredytowego, grupy pracowników lub różne działy. Proces delegowania uprawnień kredytowych jest złożony, gdyż wymaga nie tylko odpowiedniej reakcji pożyczkodawcy na potrzeby pożyczkobiorcy, ale także niezbędnych kwalifikacji i zdolności decyzyjnej.

W działalności działu kredytowego można wyróżnić następujące obszary pracy, aby przypisać do każdego z nich określoną liczbę pracowników:

Przygotowanie i sporządzanie instrukcji wypożyczania;

Ocena wniosków kredytowych i zawieranie umów kredytowych;

Zarządzanie kredytem i monitorowanie kredytu;

Rehabilitacja kredytowa;

Analiza portfela kredytowego;

Sporządzanie raportów kredytowych;

Zarządzanie ryzykiem.

Każdy pracownik przydzielony do jednej lub drugiej sekcji powinien wykonywać tylko te funkcje, które zostały mu przydzielone. We wszystkich obszarach powinni być zaangażowani tylko urzędnicy odpowiedzialni za zarządzanie ryzykiem kredytowym.

Procedura realizacji każdej operacji kredytowej powinna być oparta na takich zasadach, jak dostępność zezwolenia, ewidencja, kontrola i musi obejmować następujące elementy: opis operacji; podział kompetencji między wykonawców operacji; ustalenie odpowiedzialności osób przeprowadzających transakcję kredytową; dokumentowanie informacji o operacji; środki kontroli wewnętrznej transakcji kredytowej i innych elementów określonych przez bank i zatwierdzonych w wewnętrznych przepisach bankowych.

Podział funkcji w procesie kredytowym oraz delegowanie obowiązków między pracowników banku może odbywać się za pośrednictwem następujących pionów banku: front office, back office i middle office.

Front office to oddział banku lub jego upoważnione osoby, które inicjują i organizują operację bankową (poprzez zawarcie odpowiednich umów). Front office odnosi się do działów, które bezpośrednio obsługują klientów i generują przepływy pieniężne. W procesie kredytowym inicjatorem jest front office, to tutaj przeprowadzane są wstępne i przygotowawcze etapy kredytowania.

W procesie kredytowania klientów recepcja pełni następujące funkcje:

Poszukiwanie i przyciąganie klientów;

Skierowanie klientów do odpowiedniego urzędnika ds. Pożyczek;

Badanie możliwości rozszerzenia konsumpcji usług bankowych przez klienta;

Kontrola nad wypełnianiem przez klienta zobowiązań, jakie przyjął w związku z zawarciem umowy kredytowej (przejście do obsługi, przyciągnięcie banku do struktur związanych z klientem, partnerami, rozszerzenie konsumpcji usług bankowych itp.).

Aby przyciągnąć klientów, front-office powinien wykorzystywać wszystkie dostępne narzędzia marketingowe:

Bezpośredni kontakt z klientem w jego otoczeniu;

Analiza aktualnej bazy klientów banku w celu identyfikacji potencjalnych odbiorców usług kredytowych banku;

Poszerzenie współpracy z istniejącymi pożyczkobiorcami;

Nawiązywanie relacji z partnerami biznesowymi klientów banków i tym podobne.

Pion front-office powinien ściśle współpracować z działami marketingu i produktów banku, aby uzgodnić kierunki promocji produktów kredytowych i pozyskiwania klientów.

Ze względu na znaczące tempo wzrostu akcji kredytowej instytucje bankowe przywiązują dużą wagę do automatyzacji procesu kredytowego. Jednocześnie szczególne znaczenie ma automatyzacja działań front-office banku w trakcie udzielania i obsługi kredytu.

Działalność front office banku rozpoczyna się wraz z przybyciem klienta do oddziału banku, rozpatrywaniem wniosku kredytowego, a kończy na zawarciu transakcji. Do funkcji biura kredytowego należy również zaliczyć procesy obsługi umowy kredytowej w zakresie interakcji z klientem, takie jak: praca z wnioskami o podłączenie usług, restrukturyzacja umowy, przedterminowa spłata, udostępnianie wyciągów, itp. Jednocześnie organizacja front office obejmuje nie tylko automatyzację miejsca pracy operatora, ale także zapewnienie odpowiedniego oprogramowania dla wszystkich działów przy podejmowaniu decyzji o pożyczce, w tym w momencie zawarcia umowy. Wynika to z faktu, że w ramach procesu udzielania kredytu operator oprócz wpisania wniosku i ankiety pożyczkobiorcy dokonuje wyboru produktów i usług, negocjuje warunki umowy z klientem, a także tworzy pakiet dokumentów. Równolegle z kasjerem w procedurę udzielenia kredytu zaangażowane są także inne wydziały banku, w szczególności ochrona, dział prawny oraz dział kredytów detalicznych. Ponadto wykonywane są następujące operacje systemowe, takie jak ocenianie i sprawdzanie pożyczkobiorcy w różnych bazach danych. Typowy proces wypłaty kredytu z udziałem różnych działów centrali banku przedstawia rysunek 4.4.

Procesy udzielania kredytów różnią się w zależności od kierunku prowadzonej działalności, kosztu produktu, klasy pożyczkobiorcy, rynku lokalnego, strategii rozwoju instytucji bankowej i innych czynników, w wyniku czego podejście do automatyzacji różnych procesów biznesowych jest odmienne.

R i C. 4.4. w Typowy proces udzielania kredytu z udziałem oddziałów centrali banku

jednocześnie przy kredytach konsumenckich, które charakteryzują się dużymi wolumenami niedrogich kredytów i szybkimi decyzjami o ich udzieleniu, proces decyzyjny wymaga minimalnego zaangażowania działów rowerowych. Jednocześnie wiele uwagi poświęca się scoringowi kredytowemu, automatycznym sprawdzeniom w zewnętrznych bazach danych, odciążeniu operatora poprzez wprowadzenie procedury scoringu wstępnego na życzenie klienta. W przypadku kredytów samochodowych rośnie potrzeba korzystania z kalkulatora pożyczki, aby wybrać najbardziej akceptowalne dla pożyczkobiorcy warunki pożyczki. W procesie automatyzacji procesu kredytowego przy wydawaniu kart kredytowych może istnieć wiele podobnych procesów biznesowych, różniących się typami kart i warunkami kredytowymi.

Przy udzielaniu kredytów hipotecznych wykorzystywane są najbardziej złożone zautomatyzowane procesy biznesowe z udziałem organizacji zewnętrznych (brokerzy hipoteczni, towarzystwa ubezpieczeniowe, rzeczoznawcy), które wspierają obszerny przepływ pracy i znaczną liczbę czeków przez oddziały banków. W przypadku kredytów hipotecznych, w ramach procesu kredytowego, ocenie podlega nie tylko kredytobiorca, ale także poręczyciele, poręczyciele itp.

Główne różnice w automatyzacji procesów udzielania kredytów detalicznych według działów front-office w różnych obszarach biznesowych przedstawia tabela 4.2 (patrz s. 96).

Skutecznym podejściem do automatyzacji biegunek kredytowych front-office jest ich wstępne przetwarzanie z uwzględnieniem kierunków rozwoju banku. Głównymi przesłankami automatyzacji operacji front-office są: wzrost wolumenu pożyczek udzielonych pożyczkobiorcom oraz potrzeba obsługi znacznej liczby wniosków pożyczkowych; rozbudowa sieci sprzedaży z wykorzystaniem procesu kredytowego, przyłączanie nowych punktów sprzedaży, przejście do struktury wielkoskalowej, wejście na nowe rynki lokalne; stosowanie złożonych procesów kredytowych z dużym przepływem dokumentów, wielopoziomową procedurą decyzyjną; chęć instytucji bankowych do zmniejszenia liczby niespłaconych kredytów poprzez zastosowanie nowo opracowanego systemu oceny zdolności kredytowej pożyczkobiorców i tym podobnych. Jednocześnie zautomatyzowany system operacji pożyczkowych banku front office powinien być na tyle elastyczny, umożliwiać zarządzanie nim i automatyzację wszelkich niuansów procesu kredytowego, gdyż to różnica w stosunku do standardowych procedur daje bankowi przewagę konkurencyjną. Terminowość wprowadzenia zautomatyzowanego systemu jest ważna dla podjęcia decyzji o udzieleniu kredytu, co pozwoli na efektywniejsze prowadzenie działalności kredytowej banku.

Tak więc praca kredytowa w banku zaczyna się w recepcji. Główną działalnością front office jest sprzedaż maksymalnego wolumenu produktów kredytowych banku, stymulowanie i sprzedaż innych produktów bankowych w kontakcie z klientami, osiąganie zysku, utrzymywanie płynności i minimalizowanie ryzyka. Oddziały front office współpracują z klientami banku.

Tabela 4.2. w

Back office - oddziały banku lub indywidualne osoby odpowiedzialne, które w zależności od pełnionych funkcji zapewniają rejestrację, weryfikację, uzgadnianie, rozliczanie operacji i kontrolę nad nimi. Back office prowadzi rejestrację umów kredytowych i innych umów, wprowadzanie informacji do zautomatyzowanego systemu, sprawdzanie, ewidencję i monitorowanie operacji kredytowych banku. Back office współdziała z działami front office, działami podatkowymi, organami ścigania, kontrahentami i tym podobnymi.

Pracownicy instytucji bankowej, którym powierzono funkcje zaplecza banku, są odpowiedzialni za:

Weryfikacja dokumentów otrzymanych z biura obsługi w formie papierowej lub elektronicznej pod kątem dokładności dostarczonych informacji;

Rejestracja transakcji i wprowadzanie niezbędnych danych do zautomatyzowanego systemu banku;

sprawdzanie potwierdzeń transakcji otrzymanych od kontrahentów oraz wysyłanie klientowi potwierdzenia otrzymania środków;

Sprawdzanie limitów dla pożyczkobiorców;

Uzgadnianie sald kont klientów;

Przygotowanie odpowiednich zleceń do rozliczeń;

Sprawdzanie poprawności odzwierciedlenia transakcji;

przechowywanie informacji o transakcjach;

Naliczanie odsetek od pożyczek, prowizji i tym podobnych;

Kontrola nad przetwarzaniem danych, rozliczeniami i umowami.

Podczas kontroli realizacji zawartych umów pożyczki pracownicy zaplecza sprawdzają:

Dostępność wszystkich dokumentów dotyczących danej operacji kredytowej i terminowości ich złożenia w dziale kredytowym banku;

zgodność operacji kredytowej z wymogami ustawowych i wykonawczych aktów prawnych Ukrainy, a także z przyjętymi przez bank procedurami operacyjnymi, ustalonymi limitami kredytowymi (wszelkie odstępstwa od ustalonych procedur i limitów muszą być dodatkowo uzgodnione z kierownictwem banku).

W przypadku stwierdzenia naruszeń wyniki kontroli należy udokumentować w odpowiednim dokumencie (akt, protokół itp.).

Aby zminimalizować ryzyko transakcji kredytowych i uniknąć błędów, które mogą popełnić specjaliści banku w procesie analizy zdolności kredytowej klienta i badania projektów kredytowych, bank może tworzyć wydziały middle office, które będą kontrolować składane przez front office propozycje kredytowe. Takie określenie funkcji w procesie kredytowym zwiększy efektywność akcji kredytowej banku.

Centrala to oddział banku, który nie jest bezpośrednio zaangażowany w pracę operacyjną, ale pełni pewne ogólne funkcje administracyjne i zarządcze. Główną funkcją biura pośrednictwa jest kontrola finansowa. Podziały biura pośrednictwa wykonują:

Kontrola nad prowadzeniem rachunkowości finansowej, zarządczej i podatkowej;

Monitorowanie zgodności z wewnętrznymi zasadami banku;

Prognozy finansowe dotyczące bilansu, rachunku zysków i strat, przepływów pieniężnych;

Sporządzanie budżetów dla działów, produktów, klientów;

Pomoc w przygotowaniu raportów wewnętrznych i zewnętrznych;

Pomoc w podejmowaniu decyzji zarządczych.

Funkcjonowanie middle office przy zapewnieniu działalności kredytowej banku łączy zestaw systemów analitycznych, takich jak system scoringowy, system do analizy efektywności punktów sprzedaży produktów bankowych itp.

Istnieje ścisły związek między front office, back office i middle office (rysunek 4.5).

Postać: 4.5. w

Postać: 4.6

Istnieje wyraźny podział funkcji między działami front office, back office i middle office. W szczególności front office i back office są bezpośrednio zaangażowane w pracę operacyjną, podczas gdy middle office przeprowadza analizy, kontrolę finansową operacji i kontrolę nad ryzykiem (rysunek 4.6).

Tak więc jasny podział obowiązków pomiędzy pionami banku na wszystkich etapach kredytowania ma na celu poprawę poziomu i jakości obsługi klienta; tworzenie informacyjnej bazy klientów; maksymalne uwzględnienie w pracy z pożyczkobiorcą zestawu czynników, które mogą doprowadzić do niewywiązania się przez niego z zobowiązań; identyfikacja kredytów zagrożonych i minimalizacja ryzyka niespłacenia środków kredytowych i wypłaty odsetek za ich wykorzystanie.

W rosyjskim życiu codziennym pojawiło się nowe anglojęzyczne słowo „back office”. Co to jest? Jakie funkcje spełnia? W jakich firmach istnieje? Spróbujmy to rozgryźć bardziej szczegółowo.

Zaplecze biurowe. Co to jest?

Jednostki te istnieją w wielu organizacjach. Back office to dział lub dział firmy, który pełni określone funkcje. Mowa o rutynie, administracji i obsłudze. Tradycyjnie funkcje obejmują również technologie informacyjne (administracja i wsparcie), zasoby ludzkie i księgowość.

W niektórych organizacjach dodatkowe obszary pracy, które muszą być wykonywane przez back office, są oddzielnie wyszczególnione. Co to jest? Często pracownicy tego działu zajmują się księgowością statystyczną i analityczną sprzedaży, zakupów, sald magazynowych oraz archiwizacją.

Jeśli to zaplecze jest oddziałem banku, wówczas funkcje obejmują wykonywanie operacji rozliczeniowych, bieżące rozliczenia, obsługę kasową i tak dalej.

Historia zaplecza

Na początkowych etapach rozwoju firmy układ pomieszczeń każdej firmy był wyjątkowy. Pierwszy plan zajmował tzw. Front office. Zrobiono to, aby klienci mogli szybko i łatwo znaleźć odpowiedniego pracownika. Oczywiście kierownictwo dużo zainwestowało w tę przestrzeń, dokonując kosztownych napraw, sprzątania i wyposażenia. Front office musiał robić jak najlepsze wrażenie, bo to „twarz” każdej firmy.

Jej pracownicy muszą również dostosować się do stylu ubioru i zachowania. To jest publiczna strona każdej firmy.

Back office tradycyjnie znajdował się w tle. To miejsce, w którym prowadzona była sama produkcja, istniał system pomieszczeń administracyjnych, różnych działów, magazynów itp.

Dlatego te terytoria były tradycyjnie brudne, ponure i niezbyt zadbane. Prezentacja tych lokali nie była zbyt dobrze monitorowana, ponieważ klienci nigdy się w nich nie pojawiali. Oczywiście nie ma specjalnych wymagań dotyczących wyglądu pracowników. Więcej uwagi poświęcono umiejętnościom i zdolnościom zawodowym.

Taki podział biura na dwa duże piony pełniące różne funkcje sprawdził się i istnieje do dziś.

Pracownicy recepcji tworzą piękny „obraz” firmy. Jednocześnie to właśnie dzięki kadrze zaplecza następuje rozwój i prosperowanie firmy. Czemu? Rozważmy.

Znaczenie i znaczenie zaplecza dla rozwoju firmy

Praktyka pokazuje, jak wielką rolę odgrywa ta jednostka dla organizacji.

Po pierwsze, zaplecze pomaga utrzymać reputację firmy w wysoce konkurencyjnym środowisku. Oczywiście, jeśli pracownicy wykonują swoje obowiązki dobrze i jasno. Rzeczywiście, dla każdego klienta głównym kryterium dobrej firmy jest jakość usług. Dzięki personelowi back-office realizowany jest pełny cykl danej operacji.

Po drugie, zaplecze obsługuje również zarządzanie ryzykiem. Co to wnosi do firmy? To pracownicy tego działu sporządzają raporty, wybierają dane, czynniki i dokonują obliczeń, na podstawie których podejmowane są decyzje zarządcze. Dlatego ich poprawność i dokładność są bardzo ważne dla przyszłości firmy. Pracownicy natomiast wykonują niezwykle wymagającą pracę, znacznie ograniczając ryzyko.

Po trzecie, zaplecze jest również zaangażowane w opracowywanie nowych metod oszczędzania i propozycji racjonalizacji. Oczywiście pracownicy nie zarabiają bezpośrednio na środki finansowe dla firmy. Ale mogą pośrednio wpływać na ten proces.

Back office w banku

Jest operacyjną jednostką rozliczeniową. Dzięki jego pracy zapewniona jest działalność głównych działów.

Back office zajmuje się księgowaniem i rejestracją transakcji na papierach wartościowych, zarządzaniem pasywami i aktywami, a także rozliczeniami z klientami. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej.

Back office przeprowadza operacje związane z obsługą kredytów. Ponadto pracownicy są często zaangażowani w otwieranie rachunków, księgowość i zarządzanie ryzykiem.

Zaplecze biurowe. Rejestracja dokumentowa i obsługa transakcji na rynku papierów wartościowych

W bankach zaplecze często składa się z kilku oddziałów. Zwłaszcza jeśli organizacja dokonuje dużej liczby transakcji na rynku papierów wartościowych. Do obowiązków pracowników należy rejestracja elektroniczna i dokumentowa, ich wsparcie. Rozważmy to bardziej szczegółowo.

W pierwszej kolejności pracownik zaplecza prowadzi dziennik transakcji, sporządza umowę kupna-sprzedaży papierów wartościowych danego emitenta.

Ponadto następuje proces ponownej rejestracji papierów wartościowych. Chodzi o przeniesienie praw majątkowych. Aby „rozpocząć” ten proces, pracownik zaplecza musi wystawić polecenie przelewu i zalegalizować bieżącą transakcję.

Po przeprowadzeniu ponownej rejestracji i otrzymaniu dokumentu potwierdzającego, pracownik kontroluje ostateczny proces rozliczenia.

Na pracownika zaplecza spoczywa bardzo duża odpowiedzialność. W przypadku najmniejszej niedokładności w procesie formalności transakcja zostaje uznana za nieważną. W rezultacie ucierpi klient, a firma poniesie poważne straty.

Dodatkowo back office zajmuje się transakcjami analitycznymi (wewnętrznymi) pomiędzy oddziałami w organizacji w systemie redystrybucji finansowej.

W ostatnich latach w sektorze handlu często stosowano różne programy automatyzacji zaplecza.

Zaplecze handlowe

Organizując biznes, lider staje przed wieloma wyzwaniami. Konieczne jest wyposażenie obszaru sprzedaży w towary, automatyzacja księgowości magazynowej w przedsiębiorstwie, zarządzanie cenami, interakcja z dostawcami i oddziałami.

Aby rozwiązać te i wiele innych problemów, jak wspomniano, istnieją specjalne programy dla zaplecza.

W systemie detalicznym pracownicy takiego działu pomogą kontrolować przychody i wyjścia towarów, odpisywać i przenosić, przeszacowywać, dokonywać zwrotów, transakcji gotówkowych i bankowych oraz pracować ze sprzętem detalicznym.

Pakiet oprogramowania może mieć różne konfiguracje: sprzedaż detaliczna produktów niespożywczych, sklep ogólnospożywczy, minimarket lub supermarket. Obecnie jest wybór.

Back office w handlu sieciowym

Główne obszary pracy w handlu sieciowym to:

• wprowadzanie zmian i uzupełnień do szerokiej gamy towarów;
• wymiana danych między działami;
• prowadzenie scentralizowanej księgowości;
• otrzymywanie raportów operacyjnych z funkcjonowania oddziałów itp.

Aby ułatwić pracę i zapewnić interakcję biura z siecią placówek, często stosowana jest zautomatyzowana wersja back-office. Programy te pozwalają organizacji pracować wydajniej i szybciej.

Back office w placówkach gastronomicznych

W pracy dla pracowników zaplecza przedsiębiorstwa Żywnościowy głównie bieżące operacje. Tradycyjnie obejmują one:

• wykonywanie rutynowych obowiązkowych operacji;
• prowadzenie księgowości towarów i magazynów;
• proces kontroli produkcji potraw;
• zbieranie i analiza danych;
• sporządzenie raportu.

W zależności od wielkości i obrotów organizacji zaplecze handlowe zwykle liczy od trzech do trzynastu do piętnastu osób.

Obecnie, jak wspomniano, istnieją zautomatyzowane systemy ułatwiające pracę pracownikom. To oczywiście pozytywny moment dla szefa organizacji. Ale nie zawsze dla pracowników. Praktyka pokazuje, że zakup zautomatyzowanych systemów, które wykonują większość pracy back-office, prowadzi do redukcji personelu.