Rapoarte KPI. Indicator cheie de performanță (KPI)
Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre sistemul KPI.
Astăzi vei învăța:
- Ce este KPI.
- Cum se calculează acest indicator.
- Cum se implementează un sistem KPI într-o întreprindere.
- Despre avantajele și dezavantajele acestui sistem.
Ce este KPI în cuvinte simple
KPI - acesta este un coeficient care determină eficiența unei anumite întreprinderi: cât de bine funcționează și dacă își atinge obiectivele.
Decodificarea acestei abrevieri este următoarea - Indicatori cheie de performanță, care sunt de obicei traduși în rusă ca „indicatori cheie de performanță”.
Dacă este tradus literal, cuvântul „cheie” înseamnă „cheie”, „semnificativ”, „indicatori” - „indicatori”, „indicatori”, dar cu cuvântul „performanță” apar dificultăți în traducere, deoarece aici este dificil de interpretat fără ambiguitate. . Există un standard care oferă cea mai corectă traducere a acestui cuvânt, împărțindu-l în doi termeni: eficiență și eficacitate. Eficiența arată cum se compară banii cheltuiți și rezultatele obținute, iar eficiența arată în ce măsură compania a reușit să obțină rezultatul dorit.
Prin urmare, KPI este tradus mai corect ca „indicator cheie de performanță”. În termeni simpli, pentru manechini, ca să spunem așa, puteți vedea că acest sistem vă ajută să vă dați seama ce măsuri trebuie luate pentru a îmbunătăți eficiența. Eficiența acoperă toate acțiunile efectuate într-o anumită perioadă de timp, precum și beneficiile primite de întreprindere de la fiecare angajat în parte.
Indicatorii KPI sunt după cum urmează:
- KPI-uri de performanță- arată raportul dintre resursele băneşti şi de timp cheltuite cu rezultatul obţinut;
- KPI cost- arată câte resurse sunt implicate;
- Rezultatul KPI- ilustrează rezultatul obţinut în timpul executării sarcinilor.
Deoarece acest sistem nu este ușor de implementat, ar trebui să respectați anumite reguli și principii care pot deveni asistenți indispensabili atunci când treceți la KPI:
- Regula 10/80/10. Acesta prevede că o companie trebuie să definească 10 indicatori cheie de performanță, 80 de indicatori de performanță și 10 indicatori de performanță. Nu este recomandat să folosiți mult mai mulți indicatori KPI, deoarece acest lucru riscă să supraîncărcați managerii cu muncă inutilă, iar managerii vor fi cu siguranță preocupați să afle motivele neîndeplinirii indicatorilor care au un impact redus asupra performanței în general.
- Alinierea indicatorilor de performanță și a planului strategic. Indicatorii de performanță nu au sens decât dacă sunt legați de factorii critici de succes (CSF) actuali integrați în Balanced Scorecard (BSS) și.
- Gestionabilitate și controlabilitate. Fiecare divizie a companiei responsabilă de indicatorul său trebuie să aibă resurse pentru a-l gestiona. Rezultatul trebuie controlat.
- Integrarea proceselor de măsurare a performanței, raportare și îmbunătățire a performanței. Este necesar să se introducă un proces de evaluare a performanței și raportare care să-i împingă pe angajați să întreprindă acțiunile specifice necesare. În acest scop, ar trebui organizate ședințe de raportare pentru a lua în considerare problema soluționată.
- Parteneriat. Pentru a crește cu succes productivitatea, merită să se asigure parteneriate între toți angajații implicați. Prin urmare, modul de implementare a noului sistem trebuie dezvoltat împreună. Acest lucru va permite tuturor să înțeleagă care sunt avantajele inovării și, de asemenea, să se convingă de necesitatea schimbării.
- Deplasarea eforturilor către direcțiile principale. Pentru a crește productivitatea, este necesar să extindeți puterile specialiștilor: ajutați, oferiți-vă să vă dezvoltați propriile KPI, oferiți training.
Cum se calculează KPI
Punctul 1. Pentru a calcula KPI, trebuie să selectați trei până la cinci indicatori de performanță care vor fi criteriile de evaluare ale specialistului. De exemplu, pentru un agent de marketing pe internet, acestea ar putea fi după cum urmează:
- Numărul de vizitatori ai site-ului atrași de un specialist.
- O cifră care arată câte achiziții au fost făcute de clienții care au contactat anterior compania.
- Numărul de recomandări lăudabile și răspunsuri ale clienților pe rețelele sociale sau pe site-ul web al organizației după achiziționarea unui produs sau serviciu.
- clienți noi - 0,5;
- clienții care au efectuat o comandă repetă - 0,25;
- recomandări pozitive - 0,25.
Punctul 3. Acum trebuie să analizați datele despre toți indicatorii selectați pentru ultimele șase luni și să elaborați un plan:
| KPI | Valoarea inițială (media lunarăindicatori) | Valoarea planificată |
| Creșterea de noi clienți | 160 | Creșteți cu 20% sau 192 de clienți noi |
| Ponderea clienților care au făcut o achiziție repetată | 30 | Creșteți cu 20% sau 36 de achiziții repetate |
| Procentul de clienți care au scris un răspuns sau o recomandare pozitivă | 35 | Creșteți cu 20% sau 42 de recenzii |
Punctul 4. Următoarea etapă este calcularea indicatorilor KPI în Excel. Este necesar să se folosească formula pentru calcularea KPI: indice KPI = greutate KPI*Fact/Goal.
| Indicatori cheie (ponderea KPI) | Ţintă | Fapt | Indicele KPI |
| KPI 1 (0,5) | 20% | 22% | 0,550 |
| KPI 2 (0,25) | 20% | 17% | 0,212 |
| KPI 3 (0,25) | 20% | 30% | 0,375 |
| Rata de succes | 1,137 | ||
| 113,70% | |||
Aici, scopul este indicatorul pe care angajatul trebuie să-l realizeze conform planului, iar adevărul este ceea ce a realizat în realitate. Cifra finală este de 113,70%, acesta este un rezultat bun, totuși, dacă te uiți la tabel mai detaliat, poți vedea că marketerul nu a îndeplinit pe deplin standardele planificate.
Punctul 5. Noi calculăm salariile. Ne vom baza pe faptul că câștigurile totale ale operatorului de marketing sunt de 800 USD, din care partea fixă (salariu) este de 560 USD, iar partea variabilă (bonus) este de 240 USD. Pentru un indice de 100%, angajatul are dreptul la un salariu și un bonus complet, dar din cauza faptului că planul este depășit, marketerul va primi bonusuri suplimentare în valoare de 13,7% din bonus, adică 32,88 USD. Drept urmare, salariul angajatului va fi de 560 USD + 240 USD + 32,88 USD = 832,88 USD.
Dar atunci când un angajat nu îndeplinește planul, iar indicatorul său de performanță este sub 99%, valoarea bonusului este redusă proporțional.
Cu ajutorul unor astfel de calcule și întocmirea unui tabel, puteți vedea problemele și dificultățile cu care se confruntă un agent de marketing pe internet.
Performanța scăzută se poate datora faptului că planul a fost întocmit incorect sau ca strategia de loialitate în sine este incorectă. Zona cu probleme trebuie monitorizată, iar dacă lucrurile nu se îmbunătățesc în timp, atunci calea corectă de ieșire din situație este schimbarea indicatorilor de performanță.
Datorită acestei abordări, se formează o înțelegere a principiului de funcționare al KPI-urilor. Pe baza obiectivelor, calculul poate fi completat cu noi valori. Acesta ar putea fi un sistem de amenzi, numărul de probleme rezolvate și nerezolvate și multe altele. De exemplu, dacă mai puțin de 70% din munca conform planului este finalizată, angajatul nu va primi deloc un bonus.
Există, de asemenea, o modalitate alternativă de a calcula salariile în raport cu procentul de finalizare a planului:
| Indicele KPI | Coeficientul premium |
| Sub 70% | 0 |
| 70 — 80% | 0,6 |
| 80 — 89% | 0,7 |
| 90 — 95% | 0,8 |
| 96 — 98% | 0,9 |
| 99 — 101% | 1 |
| 102 — 105% | 1,3 |
| 106 — 109% | 1,4 |
| Mai mult de 110% | 1,5 |
KPI-uri în practică
Indicatorul de performanță KPI este utilizat de aproape toate companiile care se angajează în vânzări directe. Să ne uităm la câteva exemple pentru un manager de vânzări. După ce a adoptat indicatorii cheie aprobați, va vedea o imagine clară a activităților sale: va înțelege câte bunuri trebuie să vândă pentru a atinge un anumit venit, care sunt.
Pentru un consultant în asigurări care este nou în profesie, raportul optim de eficiență ar fi 1/10: pentru a vinde o poliță de asigurare, trebuie să te întâlnești cu 10 potențiali cumpărători.
Există, de asemenea, un rezultat KPI, de exemplu, „numărul de clienți noi nu este mai mic de n”, „volumul vânzărilor nu este mai mic de n”, etc. Acești indicatori sunt personali și este mai bine atunci când numărul lor este mai mic de 5 și, cel mai important, ar trebui să fie ușor de măsurat și formulate clar.
Pe lângă motivarea angajaților, managerii companiei folosesc KPI-urile ca instrument de analiză a muncii subordonaților lor.
Acest sistem vă permite să vedeți clar golurile în activitate și în ce stadiu au apărut. De exemplu, șeful monitorizează baza de clienți a managerului și câte apeluri și întâlniri efectuează angajatul. Dacă acești indicatori sunt îndepliniți într-o măsură suficientă, dar vânzările sunt puține, putem concluziona că angajatului îi lipsesc anumite cunoștințe, aptitudini sau calități personale pentru a performa cu succes.
KPI și planificarea întreprinderii
Indicatorii KPI pot fi utilizați în activități de planificare și monitorizare. După ce munca a fost realizată, se măsoară indicatorii efectivi, iar dacă aceștia se abat serios de la cei planificați și nu în bine, atunci activitățile ulterioare sunt analizate și ajustate. Deoarece toți indicatorii sunt „dictați” de procesul real și nu sunt inventați independent, o astfel de planificare va contribui la atingerea obiectivelor necesare ale organizației.
Cum să motivați personalul pentru a atinge KPI-urile
Datorită utilizării sistemului KPI, la plata salariilor, sunt înregistrați indicatorii planificați și efectivi. Acest lucru oferă managerului o înțelegere clară a modului în care să motiveze un angajat și pentru ce. În același timp, angajatul vede clar avantajele și dezavantajele muncii sale și este conștient de ce acțiuni îi pot aduce recompense și ce penalități se datorează.
De exemplu, un consultant în asigurări a vândut mai multe polițe de asigurare decât era planificat și și-a extins baza de clienți cu mulți clienți noi. Astfel, a depășit planul și, pe lângă salariu, va primi un bonus sub formă de bonus. Pe de altă parte, dacă același manager a vândut mult mai puține polițe decât era planificat, el s-ar putea să-și piardă complet bonusul și să primească un salariu „gol”, deoarece performanța lui personală va fi scăzută.
Cu toate acestea, puteți motiva angajații nu numai cu bani.
Pentru îndeplinirea obiectivelor, poți fi recompensat cu traininguri interesante plătite de companie, zile libere neprogramate, cadouri și alte „morcovi” care nu vor inspira angajatul mai rău decât banii. Dar, în acest caz, salariul angajatului este întotdeauna fix și, conform sistemului KPI, sunt calculate puncte pe care angajatul le poate schimba pentru bonusurile dorite.
Pentru a crea KPI-uri pentru angajați, trebuie să vă concentrați pe un obiectiv comun pentru toți angajații și pe o motivație puternică. Lucrul într-o echipă de specialiști interesați, cum ar fi mecanismul de ceas, poate conduce rapid o companie să își atingă toate obiectivele.
În ce cazuri nu este necesar KPI?
Într-o companie tânără care tocmai și-a început existența, nu este indicat să se introducă un sistem KPI. Sistemul de management de aici nu a fost încă format, iar dezvoltarea cu succes se datorează muncii directorului general. Cel mai adesea, el îndeplinește și funcțiile de specialiști în finanțe și personal.
Și, de asemenea, nu ar trebui să implementați KPI-uri în acele departamente care, din această cauză, pot afecta negativ alte departamente ale companiei. De exemplu, un serviciu IT, ai carui reprezentanti trebuie sa rezolve cat mai repede problemele care le sunt atribuite (repararea echipamentelor de birou). La urma urmei, se întâmplă ca computerul unuia dintre angajați să se defecteze și să se oprească munca, iar întregul departament depinde de munca acestui angajat.
Dacă salariul unui specialist IT este calculat conform sistemului KPI, atunci acesta nu va merge imediat la muncă. Mai întâi, trebuie să trimiteți o solicitare pentru a remedia defecțiunea. Această aplicație trebuie să fie aprobată de un specialist senior al departamentului IT, după care sarcina este pusă în așteptare pentru implementare și așteaptă examinarea.
Drept urmare, o sarcină care necesită 5 minute pentru a fi finalizată durează mult mai mult timp, timp în care munca întregului departament, unde un computer s-a defectat, nu se mișcă deloc.
De aceea este util să implementezi cu înțelepciune un sistem KPI, altfel poate face mult rău.
Erori la implementarea KPI-urilor
Cea mai frecventă greșeală este introducerea KPI-urilor numai pentru statistici.
În cele din urmă, se dovedește că indicatorii unei divizii nu au nicio legătură cu indicatorii alteia.
De exemplu, departamentul de aprovizionare al unei întreprinderi trebuia să reducă costurile. Prin urmare, pentru a primi materii prime la reducere, angajații le-au achiziționat în cantități mari și, de asemenea, au achiziționat bunuri defecte. Acest lucru a dus la supraaglomerarea depozitelor, înghețarea finanțelor în materii prime, ceea ce a blocat toate avantajele.
Între timp, departamentul de producție avea propriul indicator de prioritate - factorul de încărcare al echipamentelor de producție. Pentru a folosi timpul eficient, angajații au produs anumite produse în cantități mari pentru a economisi minute valoroase la conversiile mașinilor. Însă acest lucru a afectat inevitabil îndeplinirea planului de vânzări de către departamentul comercial, deoarece nu exista un sortiment necesar, iar la o anumită perioadă de timp clientul putea achiziționa doar un singur tip de produs.
Ca urmare, a apărut o situație în care toată lumea trage pătura pe ei înșiși și nimeni nu atinge scopul. Rezultatul a fost redus la zero și toată munca a fost făcută în zadar.
O altă greșeală comună este concentrarea exclusiv pe indicatorii materiale care sunt rezultatul: nivelul vânzărilor, veniturile etc. Cu toate acestea, doar atunci când indicatorii cheie nu sunt financiari, ci proactivi, obiectivele pot fi atinse mult mai eficient.
De exemplu, câte apeluri ar trebui să facă un manager de vânzări, câte întâlniri ar trebui să țină, câte contracte ar trebui să încheie pentru a obține același KPI rezultat? Pe baza unor astfel de factori non-financiari ar trebui construit sistemul de motivare a angajaților, iar șefii de departamente ar trebui să se concentreze direct pe cei financiari.
Și, de asemenea, o greșeală gravă ar fi o situație în care persoanele responsabile pentru un anumit indicator nu sunt identificate. De exemplu, procedura de stimulare nu presupune plăți bonus sau reducerea acestora de către manager pentru îndeplinirea sau neîndeplinirea planului. În acest caz, șeful nu poate fi responsabil pentru acțiunile subordonaților săi, deoarece nu are ocazia să-i influențeze.
Avantaje și dezavantaje ale implementării unui sistem KPI
Lucrul conform sistemului KPI are multe avantaje:
- S-a stabilit că în companiile cu un astfel de sistem, angajații lucrează cu 20-30% mai eficient.
- Specialiștii vor înțelege clar care sarcini au cea mai mare prioritate și cum să le ducă la bun sfârșit.
- Cu un sistem de indicatori bine implementat, monitorizarea activităților companiei este mult facilitată, datorită căruia problemele sunt detectate deja în stadiul apariției lor și sunt rezolvate înainte ca acestea să aibă timp să provoace prejudicii.
- La calcularea salariilor se aplică principiul echității: cei care au muncit cu sârguință primesc mai mult. Acest lucru permite organizației să rețină talentul valoros.
- Fondul de salarii devine mai degrabă un mijloc de motivare a personalului, decât principala sursă de cheltuieli.
Sistemul KPI are și dezavantaje. În primul rând, dezavantajul este că se cheltuie mult timp și efort pentru implementare, deoarece toți indicatorii trebuie elaborați în detaliu. Cel mai probabil, va fi necesar să se recalifice angajații, să le explice informații despre schimbarea condițiilor de muncă și sarcini noi.
Cu toate acestea, principalul dezavantaj este că eficacitatea nu este întotdeauna evaluată corect. Acest lucru poate fi evitat dacă, în etapa de dezvoltare a sistemului, criteriile după care se va face evaluarea sunt perfect formate.
KPI-urile sunt indicatori cheie de performanță. Indicatorii variază. Cele cheie sunt cele care afectează profitul. Indicatorul în sine se poate schimba destul de mult, dar profitul se poate schimba semnificativ.
De exemplu, proprietarul unei frizerii a calculat că, dacă crește factura medie a unui frizer cu 100 de ruble, veniturile anuale vor crește cu 300 de mii de ruble. Dacă cheltuielile rămân aceleași, profiturile vor crește. Cecul mediu al unui frizer pentru o frizerie este un indicator cheie.
De ce sunt necesari KPI-uri?
Scopul KPI este de a face viața mai ușoară șefului întreprinderii, proprietarului afacerii și angajaților obișnuiți. Am implementat un sistem KPI atunci când echipa noastră a crescut de la doi oameni la 22. A început să fie alocat prea mult timp pentru rezolvarea problemelor operaționale și nu a fost suficient timp pentru responsabilitățile directe ale directorilor. Datorită KPI, am delegat autoritatea și responsabilitatea la nivelul șefilor de departament și a angajaților obișnuiți, dar cu toate acestea controlez totul.
Când KPI-urile nu sunt utile, adevărul este că compania nu lucrează corect cu ei. Este exact ceea ce s-a întâmplat cu coproprietarii unei clinici de cosmetologie. Au lucrat cu pâlnia de vânzări, au colectat indicatori, dar nu au știut ce să facă cu ei în continuare. Și când ne-am dat seama ce indicatori afectează și cine ar trebui să fie responsabil pentru fiecare, în trei luni am transformat afacerea din neprofitabilă în profitabilă.
Cum să lucrați cu KPI-uri
Implementăm KPI-uri
Autorii cărților despre management descriu implementarea KPI-urilor ca o procedură în mai multe etape: descriu structura organizațională a companiei, structura financiară, procesele de afaceri. Cu această abordare, procesul amenință să se prelungească timp de cel puțin șase luni. Afacerile mari pot face acest lucru. Dar întreprinderile mici nu își pot permite să marcheze timpul atât de mult timp.
Dar există o cale mai ușoară și mai rapidă. Va trebui să determinați care indicatori au cel mai semnificativ impact asupra profiturilor și cine din companie influențează acești indicatori. Nu există un set universal de indicatori. Sunt individuale pentru fiecare afacere. Pentru vânzările online, indicatorii cheie sunt costul pe clic și conversia site-ului. Pentru un call center - durata conversațiilor cu operatorul.
Am identificat un indicator care afectează profitul, am înțeles de cine depinde acesta și am numit pe cineva responsabil.
Motivăm personalul
Următorul pas este crearea unui sistem de motivare a personalului. Opțiunea populară, când bonusul unui angajat este legat de rezultatul general al companiei sau al diviziei, nu funcționează bine. Angajatul este responsabil pentru propriile sale rezultate. Dar cum va afecta rezultatele colegilor? Prin urmare, trebuie să știți de ce influențează și este responsabil un anumit subordonat și legați bonusurile fiecăruia de rezultatele individuale.
Este necesar să se țină seama dacă angajatul influențează direct sau indirect rezultatul financiar. Echipa noastră include o echipă editorială care produce conținut pentru site. Conținutul funcționează pentru a crește cererea, dar indirect. Redacția este un centru de cost. Prin urmare, nu are rost să legați motivația redactorului-șef de profit. Dar departamentul de vânzări are un plan pentru numărul de apeluri și conversia aplicațiilor în vânzări. Ele afectează direct veniturile.
Un semn al unui sistem bun de motivare KPI este atunci când un angajat la mijlocul lunii vede cât de mult s-a făcut deja și ce trebuie făcut pentru a obține cât își dorește.
Tragerea concluziilor pe baza KPI-urilor
Angajații nu își ating întotdeauna obiectivele. Și nu întotdeauna din vina ta. Când vezi că ceva nu merge bine, nu te grăbi să împuști personalul de pe coridor. În primul rând, află care este motivul. Dacă angajatul nu este de vină, atunci trebuie să-l ajutăm și să creăm condiții în care să poată atinge indicatorii țintă.
Dacă un angajat nu îndeplinește planul de la lună la lună și problema este la el, nu mai rămâne decât să-l înlocuiești cu cineva care să facă față. Nici farmecul și nici atitudinea bună a conducerii nu te vor salva aici. Acești factori sunt neputincioși față de indicatori.
Audităm sistemul KPI
Implementarea și stabilirea unui sistem KPI nu este totul. Trebuie să înțelegeți: sistemul pe care l-ați implementat nu este o dată pentru totdeauna. Lucrurile se schimbă constant în afaceri. Cu fiecare modificare, este posibil ca sistemul KPI să fie ajustat. Trebuie să fii pregătit pentru asta.
Când trebuie să ajustați sistemul KPI, aflați care indicatori nu mai sunt relevanți, care trebuie înlocuiți și cine ar trebui să fie responsabil pentru noii indicatori. Este mai ușor să reglați un sistem decât să îl creați de la zero.
Sistemul de motivare are nevoie și de ajustare. Acest lucru se face cel mai bine cu implicarea angajaților. Fiecare angajat are obiective personale. Iar sistemul de motivare funcționează cel mai bine atunci când atât tu, cât și angajatul înțelegeți ce își dorește și ce trebuie să facă pentru companie pentru a-și realiza obiectivele personale. Dacă un angajat vrea să câștige 150 de mii pe lună, salariul său să fie de 75, iar restul - bonusuri. Așa că va înțelege că costă 75 de mii, dar poate câștiga 150 dacă este un profesionist de succes.
Ține minte
- Înțelegeți ce indicatori afectează profiturile și cine le influențează în companie.
- Selectați indicatorii cheie care au cel mai mare impact asupra profiturilor și atribuiți responsabilitatea pentru aceștia. Setați 2-3 KPI clari pentru fiecare departament.
- Motivați angajații pe baza indicatorilor lor cheie.
- Monitorizați dacă angajații își ating obiectivele.
- Când indicatorii nu sunt atinși, aflați care este motivul. Dacă un angajat are nevoie de ajutor, ajutor. Dacă acesta este cazul, înlocuiți-l cu altceva.
- Audit constant KPI și sistemul de motivare. Faceți ajustări atunci când vă dați seama că sistemul are nevoie de ele.
În acest articol vă vom spune ce sunt indicatorii cheie de performanță (KPI) și cum sunt calculati KPI. Oferim un algoritm detaliat pas cu pas pentru implementarea KPI-urilor. Vă vom spune cum să utilizați acest indicator pentru a motiva personalul. Bonus - un tabel cu exemple de KPI pentru ofițerii de resurse umane.
Din acest articol veți învăța:
★ Motivarea personalului
Ce este KPI
KPI de decodare înseamnă în traducere din engleză (Key Performance Indicators) - „indicatori cheie de performanță”. KPI-urile sunt uneori traduși ca „indicatori cheie de performanță”, dar această variantă este mai puțin comună. Sistemul KPI este utilizat de marile corporații cu o rețea dezvoltată de sucursale și un personal mare.
KPI este un instrument important și eficient pentru un manager de resurse umane care vă va permite să:
- Evaluează performanța personalului.
- Monitorizați menținerea eficienței în timpul procesului de lucru.
- Gestionați fluxul de lucru.
- Stabiliți obiective specifice pentru personal.
Vă va ajuta să explicați conducerii și angajaților ce este kpi în cuvinte simple Alla Piskunova, directorul de resurse umane al companiei de logistică LGK:
Exemplu de indicatori cheie de performanță (kpi)
Un mare magazin de electrocasnice are 12 asistenți de vânzări în personal. Managerul de resurse umane al magazinului evaluează performanța vânzătorilor pe baza următoarelor criterii:
Criteriul nr. 1- raportul dintre numărul de cumpărători cu care vânzătorul a comunicat și numărul celor care au efectuat ulterior o achiziție (în procente);
Criteriul nr. 2- factura medie a clientului;
Criteriul nr. 3- procentul de depășire a planului.
Acest set minim de criterii vă permite deja să calculați KPI (indicatorii cheie) ai vânzătorului și să evaluați eficacitatea acestuia. Managerul de resurse umane poate monitoriza implementarea indicatorilor KPI și menținerea eficienței pe parcursul zilei sau lunii. Vă vor spune experții din revista HR Director
Prin definiție, KPI vă permite să gestionați procesul de lucru și să setați sarcini specifice pentru personal. Cum se întâmplă acest lucru în practică:
În exemplul nostru, setul minim de criterii pentru calcularea KPI-urilor. În practică, numărul mediu de criterii KPI este de 5-8.
Exemple de KPI pentru un specialist în managementul documentelor de resurse umane
Tipuri de indicatori cheie de performanță
Indicatorii cheie de performanță sunt simple și derivate.
Exemple de KPI simpli:
- rezultat KPI (indicatori de rezultat exprimați cantitativ sau calitativ);
- KPI de cost (indicatori de cantitate de cost).
Exemple de indicatori KPI derivați:
- KPI de performanță - raportul dintre rezultate și timpul petrecut;
- KPI de eficiență - raportul dintre rezultat și resursele cheltuite.
Vă vor spune experții din revista HR Director
și înțelegeți dacă ați făcut o greșeală atunci când setați KPI-uri pentru ei.
3 principii principaleDezvoltare KPI
Principiul nr. 1.Indicatori KPIar trebui să fie simplu și ușor de măsurat.
Acest lucru va permite compararea și va preveni dezinformarea.
Principiul nr. 2. Costul de măsurare trebuie să fie mai mic decât beneficiul de laImplementarea KPI.
O procedură prea complexă și costisitoare pentru măsurarea indicatorilor va anula toate avantajele trecerii la KPI-uri.
Principiul nr. 3. Rezultatele măsurătorilor trebuie utilizate în muncă.
Dacă măsurați indicatorii doar pentru raport și nu mai luați pași, atunci măsurătorile sunt lipsite de sens.
Experții de la Sistema Personnel vă vor învăța cu competență
Avantajele și dezavantajele KPI-urilor
|
|
Cumcalcula KPI: algoritm și exemplu
AlgoritmCalcul KPI
Pasul 1. Selectăm de la 3 la 5 indicatori de performanță.
De exemplu, indicatori pentru un vânzător de magazin online:
- Clienți noi.
- Cumpărători care au făcut o comandă repetă.
- Recomandări pozitive.
Pasul 2. Determinăm ponderea fiecărui indicator. Greutatea totală a indicatorilor este 1, iar cel mai important are cea mai mare pondere.
- Clienți noi - 0,5.
- Cumpărători care au făcut o comandă repetă - 0,25.
- Recomandări pozitive - 0,25.
Pasul 3. Colectăm și analizăm date privind indicatorii selectați pe parcursul lunii.
Pasul 4. Calculăm KPI folosind formula:
Indicele KPI = Greutatea indicatorului*Fapt/Plan
Fapt - rezultat real
Un plan este un rezultat planificat.
Pasul 5. Calculăm salariile ținând cont de indicele KPI.
Exemplu de calcul KPI
Acest sistem de plată motivează vânzătorii să atragă clienți noi și să lucreze cu cei vechi.
Utilizați materialele din sistemul de personal:
Matrice KPI specialist în vânzări
Matricea KPI a driverului de livrare
Implementarea KPI-urilor in companie: 7 etape
Etapa 1. Să aflăm ce indicatori afectează profitul. Determinăm cine din companie influențează acești indicatori.
Etapa 2. Selectăm indicatori cheie, de ex. indicatori care au cel mai mare impact asupra profitului. Numim un angajat responsabil pentru ele. Pentru fiecare departament atribuim 2-3 KPI clari.
Etapa 3. Le explicăm angajaților modul în care atingerea indicatorilor cheie le afectează salariile (le motivăm financiar).
Etapa 4. Monitorizăm dacă angajatul reușește să atingă indicatorii țintă. Dacă da, să trecem direct la Etapa 6. Dacă nu - să Etapa 5.
Etapa 5. Să aflăm motivul. Daca angajatul nu este de vina, schimbam conditiile. Dacă un angajat nu poate face față, îl înlocuim cu altul.
Etapa 6. Ajustăm în mod constant sistemul KPI - eliminăm indicatorii învechiți și adăugăm alții noi.
Etapa 7. Ajustăm sistemul de motivare: explicăm ce parametri și cum vor afecta salariile.
KPI-urile sunt indicatori cheie ai performanței angajaților. Sistemul KPI este utilizat de marile corporații cu o rețea dezvoltată de sucursale.
KPI este un instrument pentru un manager de resurse umane care vă va permite să evaluați performanța personalului, să gestionați procesul de lucru și să stabiliți obiective specifice pentru personal.
Personalul bazat pe KPI devine din ce în ce mai popular în Rusia. Principalele avantaje ale unor astfel de mecanisme sunt reflectarea rațională a activităților companiei.
KPI: ce este?
KPI (KPIs) este o abreviere în engleză pentru „indicatori cheie de performanță”, în rusă este denumită KPI - indicatori cheie de performanță (uneori - parametri). Dar în sunetul străin original este folosit ca normă. KPI este un sistem care vă permite să evaluați performanța angajaților companiei în ceea ce privește atingerea obiectivelor (strategice și tactice).
„Indicatorii cheie” permit unei companii să analizeze calitatea structurii sale și potențialul acesteia în rezolvarea problemelor. Cel mai important sistem de factori este format și pe baza KPI: dacă nu există semne de direcționare, atunci nu există nimic de aplicat „indicatorii cheie”. și KPI, prin urmare, sunt două fenomene interdependente. Prima presupune, în primul rând, prezicerea rezultatelor muncii, precum și planificarea modului în care vor fi atinse aceste rezultate.
Cine a venit cu KPI-uri?
Istoria nu oferă un răspuns clar la această întrebare, dar putem urmări modul în care managementul global a evoluat spre înțelegerea KPI-urilor, ce sunt aceștia și de ce sunt utili. La sfârșitul secolului al XIX-lea și începutul secolului al XX-lea, sociologul Max Weber a stabilit că există două moduri de a evalua performanța angajaților: așa-numita „sultanic” și meritocratic. Potrivit primei, șeful („Sultan”), la propria discreție, a evaluat cât de bine își descurcă o persoană îndatoririle sale. Principiul rațional joacă aici un rol secundar, principalul lucru este percepția pur emoțională a muncii subordonatului.
Metoda meritocratică este atunci când rezultatele muncii sunt evaluate pe baza realizărilor reale, cu includerea unor mecanisme obiective de măsurare. Această abordare a fost adaptată de teoreticienii managementului din țările occidentale și sa cristalizat treptat în ceea ce știm ca sistemul KPI. Un rol important în sistematizarea evaluării raționale a performanței personalului l-au jucat lucrările lui Peter Drucker, despre care se consideră că a transformat managementul într-o disciplină științifică. Conceptele omului de știință afirmă în mod direct că există obiective și există o evaluare a gradului de realizare a acestora prin indicatori cheie de performanță.
Avantajele KPI-urilor
Principala parte pozitivă a sistemului KPI este prezența unui mecanism de evaluare a forței de muncă și a performanței întreprinderii în ansamblu, care este transparent pentru toți angajații companiei. Acest lucru permite managementului să evalueze performanța tuturor structurilor subordonate în timp real, să prezică cum vor fi rezolvate sarcinile și cum vor fi atinse obiectivele. Următorul avantaj al KPI este că managementul are un instrument de ajustare a muncii subordonaților dacă rezultatele actuale sunt în urmă cu cele planificate.
Dacă, de exemplu, măsurarea performanței în prima jumătate a anului dezvăluie că performanța nu este suficient de mare, atunci se organizează întâlniri de lucru pentru a identifica motivele și pentru a încuraja angajații să lucreze mai bine după următoarele șase luni. O altă latură pozitivă a KPI este feedback-ul dintre specialist și manager. Primul va primi nu doar instrucțiuni și uneori sâcâieli aparent părtinitoare, ci comentarii bine întemeiate, al doilea va primi performanțe îmbunătățite prin specificarea erorilor și a deficiențelor în munca efectuată de subordonat.
Contra KPI-urilor
Rezultatele evaluărilor în cadrul KPI (indicatorii de performanță ca atare) pot să nu fie interpretate în întregime corect, iar acesta este principalul dezavantaj al acestui sistem. De regulă, probabilitatea apariției unei astfel de probleme este mai mică, cu atât atenția este mai mare în etapa de formare a criteriilor de evaluare a parametrilor de performanță. Un alt dezavantaj al KPI este că, pentru ca o companie să implementeze acest sistem, va trebui să cheltuiască o mulțime de resurse (calculate, de regulă, în timp, forță de muncă și finanțe). Vorbim, desigur, despre lucrul pe parametrii cheie de performanță ai nivelului corespunzător de elaborare. Există posibilitatea ca angajații să fie recalificati pe scară largă: specialiști - în vederea schimbării sarcinilor și, prin urmare, a condițiilor de muncă, în timp ce conducerea va trebui să stăpânească noi metode de evaluare a muncii subordonaților. Este posibil ca compania să nu fie pregătită să acorde echipei timp suplimentar pentru a stăpâni inovațiile.
Subtilități ale implementării KPI
Sarcina principală atunci când implementați un sistem KPI („de la zero”) este de a preveni o atitudine negativă față de acesta din partea angajaților. Prin urmare, conducerea companiei trebuie să transmită în mod clar sensul și beneficiile practice ale inovațiilor fiecăruia dintre subordonați, a căror activitate este supusă evaluării ulterioare pentru eficacitate. Cea mai bună tehnică de aici, după unii experți în HR, este o prezentare individuală, o explicație către specialiști pe poziții specifice: KPI-uri - ce sunt aceștia și de ce să implementăm acest sistem în companie.
Ar fi o greșeală să se impună necondiționat parametrii de eficiență prin comandă, dar un pas necesar este un apel din partea înalților oficiali ai companiei. Dacă, de exemplu, un manager de linie informează subordonații din departamentul său despre implementarea iminentă a KPI-urilor, atunci această informație trebuie confirmată și de directorul general. Un specialist trebuie să înțeleagă că sistemul parametrilor cheie de performanță nu este o invenție a șefului, ci un element al politicii strategice a întregii companii.
Momentul optim pentru implementarea KPI
Printre experți, există o opinie că indicatorii KPI, dacă vorbim despre un sistem, ar trebui implementați simultan la toate nivelurile managementului companiei - de la specialiști obișnuiți până la manageri de top. Din acest punct de vedere, perioada de implementare a parametrilor cheie de performanță nu poate fi prelungită în timp: sistemul începe să funcționeze imediat. Singura întrebare este cum să alegeți în mod optim momentul lansării. Există un punct de vedere că este suficient să anunțați angajații despre lansarea KPI-urilor cu aproximativ trei luni înainte. Acest lucru se dovedește a fi suficient pentru ca personalul companiei să studieze specificul evaluării viitoare a eficacității muncii lor.
Există și o teză că de ceva timp KPI poate funcționa în paralel cu sistemul de plată anterior. In functie de gradul de liberalism al conducerii, salariatul va putea alege dupa ce schema i se va calcula salariul. Este foarte posibil să motivezi o persoană să lucreze conform noului KPI prin bonusuri și bonusuri, condițiile de primire care vor fi precizate clar în parametrii cheie.
Etapele creării unui sistem KPI
De fapt, implementarea mecanismelor KPI este precedată de mai multe etape de lucru pregătitor. În primul rând, aceasta este perioada asociată cu formularea obiectivelor strategice care sunt stabilite pentru companie. Ca parte a aceleiași etape de lucru, conceptul general este împărțit în secțiuni tactice, a căror eficacitate trebuie măsurată. În al doilea rând, este dezvoltarea indicatorilor cheie de performanță și definirea esenței acestora. În al treilea rând, aceasta este munca privind distribuirea competențelor oficiale legate de implementarea sistemului, astfel încât fiecare persoană responsabilă să pună o întrebare precum „KPI-urile - ce sunt aceștia?”
Astfel, toți indicatorii vor fi alocați anumitor persoane (diviziuni) din companie. În al patrulea rând, pot fi necesare ajustări la procesele curente de afaceri (dacă strategia actualizată o cere). În al cincilea rând, aceasta este dezvoltarea unui nou sistem, creând formule de calcul a salariului după noi criterii. După finalizarea tuturor procedurilor specificate, puteți lansa sistemul KPI.
Cerințe KPI
După cum am menționat mai sus, KPI-urile sunt indicatori cheie de performanță care sunt indisolubil legați de obiectivele companiei. Calitatea țintirii este principala cerință pentru sistemul KPI. Obiectivele pot fi formate după diferite principii, dar unul dintre cele mai populare în mediul HR este conceptul SMART. Înseamnă „specific”, „măsurabil”, „realizabil”, „relevant”, „limitat în timp” și, în consecință, oferind KPI-uri elaborate și de calitate.
Exemple de obiective care îndeplinesc aceste criterii: „deschideți atât de multe puncte de vânzare cu amănuntul (măsurabile) (specifice) într-un oraș (relevant) în primul trimestru (limitat în timp)” sau „vindeți atât de multe bilete de avion către o astfel de țară în trei săptămâni”. Fiecare obiectiv ar trebui împărțit în sarcini, care, la rândul lor, sunt reduse la nivelul KPI-urilor personale (pentru angajați sau departamente). Numărul optim, după cum cred unii experți, este 6-8.
Automatizare KPI
Unul dintre factorii pentru implementarea cu succes a KPI este infrastructura tehnologică. Deoarece KPI-urile sunt un set de indicatori raționali, un computer va face o treabă foarte bună lucrând cu ei. Există multe soluții software pentru managementul KPI. Capacitățile disponibile în astfel de distribuții sunt destul de extinse. În primul rând, este o prezentare convenabilă a informațiilor (sub formă de grafice, analize, documentație) despre procesele legate de KPI. Ce dă asta? În principal, unitatea de percepție a datelor, reducând probabilitatea interpretării greșite a numerelor. În al doilea rând, colectarea și calcularea indicatorilor de performanță. În al treilea rând, aceasta este o analiză multidimensională (cu volume foarte mari de numere), care va fi dificil de realizat pentru o persoană fără program. În al patrulea rând (dacă există o infrastructură de rețea), acesta este schimbul de informații între angajații individuali și stabilirea unor canale de feedback „superior-subordonat”.
La urma urmei, cum să dezvolți un sistem KPI într-adevăr funcțional într-o companie? Există multe metode, există exemple individuale, dar este practic imposibil să găsești un algoritm pentru dezvoltarea unui sistem KPI real. Sper că cititorul va fi interesat de algoritmul propus pentru dezvoltarea unui sistem KPI „de la zero” (când nu există încă nimic), terminând cu rezultatul final - un sistem de lucru. Despre asta în acest articol.
„Dumnezeu nu este de partea marilor batalioane, ci de partea celor mai buni trăgători.”
Voltaire
În articolul „Cum se elaborează o fișă de motivație pentru un vânzător? Strategy and Tactics”, care a fost publicat pe 27 decembrie 2016, a arătat KPI specifici pentru vânzători, preluați din practica reală a autorului.
În acest articol voi încerca să ofer un algoritm pentru crearea unui sistem KPI în cadrul companiei în ansamblu. Folosind exemplul unei companii de proiectare (companie IT) care implementează proiecte mari și complexe din punct de vedere tehnic.
KPI - Indicatori cheie de performanță- indicatori cheie de performanță ai unei divizii, companii sau întreprinderi. Abrevierea rusă folosește abrevierea „KPE”.
Voi începe cu principalul. Întrebările care apar de obicei sunt:
- De unde pot obține acești KPI și care ar trebui să fie? Acești KPI-uri vor fi realizabili și cum poate fi determinat acest lucru?
- Ce KPI sunt importanți și care nu?
- Cum puteți folosi KPI-urile pentru a lega domenii cheie ale activităților unei companii, astfel încât KPI-urile pentru marketing să nu contrazică KPI-urile pentru vânzări?
- Ce metodologie de implementare a proiectului ar trebui să folosesc? Să presupunem că am ales metodologia Balanced Scorecard (BSC) - Balanced Scorecard. Ce ar trebui să faci în continuare?
- De unde să începem un astfel de proiect și cum ar trebui să se termine? etc.
Sunt o mulțime de întrebări. Răspunsurile, ca de obicei, sunt de multe ori mai mici.
În articolul „Cum să dezvoltați un „volan al liderului” pentru gestionarea unei companii mari”, care a fost publicat pe 10 ianuarie 2017, există ceva material pe acest subiect, deoarece baza „volanului liderului” este KPI-ul. sistem.
Dacă o companie are o strategie de dezvoltare a afacerii, obiectivele strategice stau la baza KPI-urilor strategice, care sunt ușor de descompus în divizii individuale ale companiei. Nu vom lua în considerare acest caz în acest articol.
Să luăm în considerare un algoritm pentru crearea unui sistem KPI atunci când compania nu are o strategie de dezvoltare a afacerii. Pas cu pas.
Pasul 1. Selectați metodologia de implementare a proiectului pentru a crea un sistem KPI. De exemplu, metodologia Balanced Scorecard (BSC). Am scris despre asta în articolul „Cum să dezvolți un „volan al liderului”, dar îl voi repeta. Aceștia sunt cei 4 „pereți” clasici. Vezi Fig.1. Esența este scurtă:
O. Finanţa. Finanțarea în companie este asigurată, până la urmă, de vânzările de bunuri și servicii.
B. Vânzări. Pentru ca vânzările să meargă bine, avem nevoie de tehnologii/produse – cele care sunt solicitate de piață și cele care pot fi oferite (vândute) pieței.
C. Tehnologii/produse. Pentru ca totul să meargă bine cu tehnologii/produse, avem nevoie de specialiști – oameni care le creează.
D. Oameni. Pentru ca oamenii (capabili de acest lucru) să creeze produse competitive, trebuie să fie plătiți, trebuie să fie instruiți și dezvoltați etc. Apoi vor crea produse, produsele se vor vinde și finanțele companiei vor fi în regulă. Apoi compania va putea investi în oameni din nou și din nou pentru a crea noi tehnologii/produse. Specialiștii tehnici (personalul de producție) implementează proiecte pentru care clienții, de fapt, plătesc bani.
Orez. 1. Esența metodologiei Balanced Scorecard (BSC) este foarte simplificată.
Pasul 2. Formăm structura principalelor domenii de activitate ale companiei. De exemplu, pentru o companie de design este:
„Perete” A
Un set de parametri macro mai complexi. Cumva: indicatorii de lichiditate, structura capitalului, profitabilitatea afacerii, activitatea afacerii și altele nu vor fi luate în considerare în acest articol.
„Perete” B
2. Vânzări.
3. Marketing.
„Perete” C
4. Domenii cheie de dezvoltare(starea lor). Să spunem că aceasta este modernizarea și extinderea liniei de produse.
5. Prevânzare.
„Perete” D
6. Productie(implementarea proiectelor).
7. HR(gestionarea personalului).
Comentariu: este de remarcat faptul că multe companii își adaugă propriile „pereți” (5, 6) la „pereții” clasici, care sunt cei mai importanți în activitățile companiei. De exemplu, un bloc logistic.
Pasul 3. Determinați zonele pe care dorim să le întărim. Sau domenii în care avem „puncte de eșec” evidente. „Punctele de eșec” nu sunt eșecuri complete ale afacerii. Acesta este ceva care nu funcționează sau nu funcționează foarte bine. Sarcina este clară - să elimine „punctele de eșec”. Există astfel de „puncte de eșec” în fiecare companie.
Exemplu de sarcină. Să zicem că, în general, aici totul este mai mult sau mai puțin normal, cu excepția faptului că Segmentul de industrie 1 a încetat să mai facă profit, dar vedem că este promițător Segmentul de industrie 2(sau o nouă nișă promițătoare) cu care aveți nevoie urgent să începeți să lucrați.
Exemplu de plan de acțiune.
1. Pregătiți/ajustați linia de produse pentru noul segment de industrie 2 (pe scurt, o nouă industrie - „DAR”). Acesta este „zidul” lui S.
2. Găsiți un director de vânzări profesionist pentru „DAR”. Acesta este „zidul” B și D, deoarece aceasta este o sarcină pentru directorul de vânzări al companiei și pentru HR.
o. Dezvoltați un profil de client „DAR”. Acesta este „peretele” B.
b. Elaborați un profil al directorului „NU”. Acesta este „peretele” B.
c. Dezvoltați principalii parametri de motivație pentru directorul „NU”. Acesta este „peretele” B.
d. Elaborați o fișă de motivare pentru directorul „NU” și aprobați-o. Acesta este „peretele” D.
e. Efectuați o căutare/vânătoare pentru directorul „NU”. Acesta este „peretele” D.
3. Formați un nou departament de industrie - pe scurt - „NOD” - (buget, centre de responsabilitate, personal, etc.). Acesta este „peretele” B.
o. Atribuiți sarcini directorului „NOD”. Acesta este peretele „B”.
b. Dezvoltați principalii parametri de motivație pentru vânzătorii „NOD”. Acesta este „zidul” B.
c. Elaborați foi de motivație pentru vânzătorii „NOD” și aprobați-le. Acesta este peretele „D”.
d. Căutați/vânați vânzători în „NOD”.
e. Transferați câțiva dintre vânzători, angajați unii pentru a lucra la NOD și, eventual, concediați unii. Acesta este „peretele” B și D.
4. Stabiliți sarcini de pre-vânzare pentru a promova soluțiile companiei în „DAR”. Acesta este „peretele” D.
5. Stabiliți sarcini de marketing pentru a promova soluțiile companiei în „DAR”. Acesta este „peretele” B.
Un exemplu de arbore de obiective și KPI-uri.
„Perete” C
KPI (director tehnic):
- Pregătiți/ajustați linia de produse pentru „DAR”.
- Stabiliți sarcini de pre-vânzare pentru a promova soluțiile companiei în „NU”.
„Perete” B
KPI (Director de vânzări al companiei):
- Dezvoltați un profil de client „DAR”.
- Elaborați un profil al directorului „NU”.
- Dezvoltați principalii parametri de motivație pentru directorul „NU”.
- Creați un „NOD” (buget, centre de responsabilitate, personal, etc.).
- Atribuiți sarcini directorului „NOD” (după ce HR îl găsește pe director).
- Stabiliți sarcini de marketing pentru a promova soluțiile companiei în „DAR”.
KPI (directorii „NOD”):
- Dezvoltați principalii parametri de motivație pentru vânzătorii „NOD”. Coordonează-le cu directorul de vânzări al companiei și transferă-le către HR.
- Priviți vânzătorii (existenți și noi), luați decizii.
„Perete” D
KPI (Director HR):
- Elaborați o fișă de motivație pentru directorul „NU” și coordonați-o cu directorul de vânzări al companiei.
- Căutați/căutați un director „NU” (găsiți un director de vânzări profesionist).
- Elaborați fișe de motivație pentru vânzătorii „NOD” și coordonați-le cu directorul „NOD”.
- Căutați/vânați vânzători în „NOD”.
- Transferați câțiva dintre vânzători, angajați unii pentru a lucra la NOD și, eventual, concediați unii.
Comentariu: este clar că există sarcini pentru „peretele” A - să planifice noi cheltuieli în bugetul companiei etc.
Așadar, am format un arbore de obiective și am stabilit scopuri și obiective care vor asigura crearea unui nou departament de industrie (SOD).
1. Departamentul va trebui să fie condus de un director de vânzări profesionist în această industrie.
2. Am planificat toate acțiunile necesare legate de închidere sau reducere Direcția industriei 1, dacă nu poate fi închis încă.
3. Departamentului tehnic, marketing, HR și pre-vânzare au fost atribuite sarcini adecvate, care trebuie să își îndeplinească partea de muncă, conform profilului lor, și să susțină noua direcție „pe toate fronturile”.
Dragă cititor, probabil că te vei gândi: „Este ușor de spus: angajează un director de vânzări profesionist pentru un nou segment de industrie!” Dificil! Cum a făcut autorul? Am creat mai multe liste pentru HR.
1. Lista nr. 1. Firme mari si mijlocii in care are sens sa cauti un director sau director adjunct de directie similara. Nu merge, atunci:
2. Lista nr. 2. Companii mai mici unde este logic să cauți un director. Persoana va crește puțin, dar se va afla în cadrul unei companii mai consacrate. Și pentru el aceasta va fi o creștere a carierei. Nu merge, atunci:
3. Lista nr. 1. Căutați un agent de vânzări puternic în companiile mari și mijlocii, nu un manager. De asemenea, pentru creștere. Nu merge, atunci:
4. Lista nr. 1. Căutați un director apropiat de industria dvs., ținând cont de capacitatea lui de a stăpâni o nouă industrie.
5. etc. Au fost alte variante.
Apropo, serviciul HR, după ce a primit astfel de liste, și-a putut da seama rapid unde și pe cine să caute. Ca urmare, de obicei au fost găsiți candidați.
„Pentru un om care nu știe spre ce port se îndreaptă, niciun vânt nu va fi favorabil.”
Lucius Annaeus Seneca cel Tânăr
Detaliile KPI pot fi generate folosind, de exemplu, binecunoscuta metodologie de stabilire a obiectivelor S.M.A.R.T. De aceea,
Pasul 4. Studiați metodologia de stabilire a obiectivelor care va fi utilizată la stabilirea obiectivelor.
De exemplu, metodologia de stabilire a obiectivelor S.M.A.R.T.
Să mergem mai departe. Am identificat domenii pe care dorim să le consolidăm. Sau domenii în care avem cu siguranță „puncte de eșec”. Ce urmează? În continuare, dezvoltăm un plan de acțiune (vezi exemplul de mai sus) care ne va permite să consolidăm aceste domenii și/sau să eliminăm „punctele de eșec”. Fără un plan de acțiune holistic, nu este realist să construiești un sistem KPI care să unească munca diferitelor servicii ale companiei. În orice caz, este destul de dificil.
Pasul 5: Elaborați un plan de acțiune.
În Pasul 3 am arătat un exemplu de plan de acțiune, nu cel mai banal, dar care poate fi implementat, iar astfel de planuri de acțiune sunt destul de des implementate de companii. Ce este important? - o abordare semnificativă a rezolvării problemelor!
Pasul 6. Verificarea fezabilității planului de acțiune.
Experiența arată că, de cele mai multe ori, este imediat clar care puncte ale planului sunt cu siguranță fezabile. Principalul lucru este să priviți cu atenție acele puncte care ridică în mod clar îndoieli. Și fie gândiți-vă puțin (de exemplu, gândiți-vă), fie implicați experți, fie poate luați o altă cale, mai simplă. Dar nu ar trebui să vă stabiliți scopuri și obiective clar imposibile (de neatins)!
Pasul 7. Construirea unui arbore de obiective (și sarcini).
Deci, există un plan de acțiune. Există scopuri și obiective. Tot ce rămâne este să construiești un arbore de obiective (și sarcini) și să atribui responsabilități. Dacă au apărut noi Centre de Responsabilitate - ei bine, aceste funcții nu existau înainte - atunci este necesară modificarea structurii organizatorice a companiei în conformitate cu noile Centre de Responsabilitate. Acesta este, în general, modul în care companiile cresc.
Pasul 8. Formarea unei liste de KPI-uri cu numirea angajaților responsabili pentru KPI-uri specifici.
Un exemplu de arbore de obiective și formarea unei liste de KPI pe baza unui plan de acțiune este dat în exemplul de mai sus.
Pasul 9. Formarea fișelor motivaționale.
Până când în fișele de motivație nu vor apărea obiective de calitate asemănătoare cu cele (date mai sus) (și în exemplul de mai sus nu există un singur obiectiv financiar!), sistemul KPI nu va funcționa! Va rămâne „pe hârtie”. Ceea ce este dat în exemplul de mai sus este ceea ce trebuie făcut urgent! Exact pentru a nu „acumula” o grămadă de costuri suplimentare și, ceea ce este și mai rău - pierderi și exact pentru a asigura creșterea în continuare a companiei cât mai repede posibil. Desigur, financiar!
„Este imposibil să rezolvi o problemă la același nivel la care a apărut.
Trebuie să ne ridicăm peste această problemă trecând la următorul nivel.”
Albert Einstein
Cum să implementezi un astfel de proiect?
Aud foarte des „am încercat, dar nu a funcționat!” Există destul de multe motive pentru care astfel de proiecte nu ajung la stadiul operațional și la rezultatul final.
Adesea uităm că o persoană nu este o mașină. Prin urmare, pe baza propriei mele experiențe, aș recomanda următoarele:
1. Începeți cu proiecte pilot mici, limitate de domeniile de activitate ale companiei și de gama de sarcini. Scopul este simplu - dezvoltați rapid o abilitate. Nu este deloc necesar să punem imediat în practică evoluțiile. Puteți simula situația (vezi punctul 3).
Nu este întotdeauna eficient să lansezi un proiect mare și complex.
Exemplu. Sistemele de motivare din companiile mari, de regulă, durează 2-3 ani pentru a se perfecționa. Într-una dintre companiile la care am lucrat am ajuns la un nou sistem de motivare echilibrat abia după 3 ani. Mai mult, deja în primul an a fost dezvoltat un sistem de motivare destul de bun și corect. Al doilea an a trebuit să o facem mai agresivă. În al treilea an, sistemul de motivare a fost deja echilibrat, inclusiv de către piață, și testat în practică timp de 2 ani. Desigur, ulterior sistemul de motivare a fost ajustat în fiecare an.
2. Proiectele pilot mici sunt cel mai bine realizate în cele mai simple și mai ușor de înțeles instrumente (de exemplu, Word sau Excel). Pentru început. Principalul lucru este că acesta este conținutul unor astfel de proiecte, „puse pe hârtie”. La implementarea unei sarcini foarte mici, greșelile făcute (și vor fi!) pot fi corectate rapid.
3. Efectuați un ciclu complet de modelare - de la rezolvarea unei mici probleme până la formarea KPI-urilor cu „numirea” condiționată a responsabililor și formarea de foi de motivație condiționată.
Exemplu. Să presupunem că compania nu are fișe de motivație (încă), nu există un sistem KPI (încă) și compania nu a implementat anterior acest proiect. Cum să simulăm situația? Urmați pașii 1-3. Nu trebuie alocați KPI-uri (!), iar foile de motivație nu ar trebui să fie înmânate (!). Doar încredințați managerului responsabil ceea ce este prescris pentru el. Și apoi comparați ceea ce a fost planificat și ceea ce s-a întâmplat de fapt.
Este extrem de important să încerci să eviți greșelile „clasice”. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți următoarele:
1. Asigurați-vă că formulați obiectivele finale ale proiectului pentru a crea un sistem KPI. Scopul - „setați KPI” - este „clar”. Dar acest lucru este același cu „creșterea eficienței afacerii”, „asigurarea unei creșteri suplimentare a companiei”, etc.
Permiteți-mi să vă dau un exemplu de gama de obiective practice pentru crearea unui sistem KPI:
o. Scopul 1.1: verificarea competențelor managerilor și angajaților cheie pentru a identifica „puncte de eșec” (angajați incompetenți) și angajați promițători (capabili de creștere). Totuși, indicatorii cheie de performanță ar trebui (și fac!) să arate eficiență și ineficiență.
b. Scopul 1.2: verificarea eficacității domeniilor de activitate ale companiei (vânzări, producție, pre-vânzare, marketing etc.) în același scop.
c. Scopul 1.3: verificarea eficacității proceselor de afaceri și a comunicațiilor din companie. Cele mai multe scopuri și obiective majore sunt implementate de diferite departamente. Creșterea companiei depinde de coerența muncii lor. Nici mai mult, nici mai puțin! Aceasta este însăși eficiența despre care vorbim adesea.
2. Planul de acțiune trebuie verificat pentru fezabilitatea. Astfel încât să nu existe obiective (și sarcini) de neatins în el.
3. Asigurați-vă că atribuiți responsabilitatea pentru anumite KPI-uri. Cel puțin simulați-l (pentru început). Pentru a nu se dovedi că nimeni nu este cu adevărat responsabil pentru anumite KPI-uri.
„Ceea ce este treaba fiecăruia nu este treaba nimănui» .
Izaak Walton
4. Un proiect de creare a unui sistem KPI trebuie să se încheie cu fișe motivaționale. Pentru ca KPI-urile generate să nu se dovedească „în afara legii”. Dacă acesta este un proiect pilot, să fie mai mulți KPI-uri pentru o perioadă de 2-3-4 luni. Acest lucru este, de asemenea, corect.
Un studiu de caz bazat pe metodologia Balanced Scorecard (BSC).
Voi da un exemplu pe baza celor de mai sus, ținând cont de metodologia menționată și sub forma unei succesiuni de acțiuni practice. Să presupunem că începi din partea de sus a „Finanțe” și ești îngrijorat de indicatorul „marjă”. Este clar că există o mulțime de modalități de a crește marginalitatea proiectelor, așa că nu are rost să enumeram toate aceste metode. Trebuie să alegeți metode specifice companiei dvs. și, de asemenea, să identificați motivele pentru marjele insuficiente.
Deci, un plan foarte condiționat - doar de exemplu.
1.KPI-1. Creșteți marjele proiectului cu nu mai puțin de 7% pe o perioadă de cel mult 6 luni.
Să presupunem că motivele cheie pentru marjele insuficiente ale proiectului sunt următoarele (condițional):
- Costuri mari ale proiectelor din cauza nefinalizării proiectelor la timp.
- Majoritatea proiectelor în sine nu au marje suficiente. Mai mult, deseori ratam termenele limită și bugetul, iar marja devine și mai mică.
- Nu există posibilitatea de a selecta proiecte mai profitabile din portofoliul de proiecte existent. Sunt deja puține proiecte și aproape că nu există un portofoliu de proiecte potențiale.
- Costul ridicat al achiziționării de echipamente pentru proiecte, care nu se adaugă la marjă.
- Nu există servicii unice (aproape unice sau de înaltă calitate) datorită cărora compania poate „încărca” bani suplimentari pentru proiecte.
- etc.
De aici, KPI-urile de nivelul următor „cresc” pentru o serie de servicii ale companiei. Și anume (din nou - condiționat):
2. KPI-1-1(pentru Direcția Tehnică și Managerii de Proiect (PM)): finalizarea proiectelor la timp și în limita bugetului proiectului. KPI-urile pentru proiect au fost îndeplinite - RP a primit un bonus. Nu - trebuie să vă dați seama de ce și, poate, să schimbați RP-ul.
3. KPI-1-2(pentru Blocul de Marketing): calculați industrii, segmente și nișe care sunt mai solvabile decât cele cu care compania operează astăzi. Pregătește o prezentare și justifică-ți propunerile. Pentru<такого-то срока>.
4. KPI-1-3(pentru Unitatea de Vânzări): creați un portofoliu de proiecte cu un volum de cel puțin<такого-то>, cel putin pentru<такого-то срока>(în strânsă colaborare cu marketingul, pentru a nu pierde timpul). Să aibă posibilitatea de a selecta proiecte pentru implementare.
5. KPI-1-4(pentru Blocul Achiziții) nu încă. Inițial, puteți stabili o sarcină - rezolvați-o și oferiți sugestii despre cum să reduceți costul echipamentului achiziționat pentru proiecte.
