Conexiune la eșantion PFR de gestionare electronică a documentelor. Acord privind schimbul de documente electronice ale organizației cu Fondul de pensii
Acum gestionarea electronică a documentelor este folosită de Fondul de pensii peste tot, înlocuind cu încredere alte forme de depunere a rapoartelor trimestriale privind acumularea și plata plăților de asigurări. Preferința utilizării tehnologiilor de telecomunicații în aceste scopuri este evidențiată de două fapte:
- entitățile comerciale care utilizează forță de muncă angajată de peste 25 de angajați sunt obligate să introducă relații electronice de muncă în relațiile cu PF;
- Oportunitatea de a reveni la documentația tradițională pe hârtie nu este oferită nici măcar antreprenorilor individuali sau companiilor mici care odată au trecut la un sistem de flux de documente fără contact.
Avantajele ED cu autoritățile de asigurări de pensii
Flux electronic de documente cu Fondul de pensii:
- vă permite să transmiteți rapoarte la locația angajatorului în orice moment convenabil al zilei, inclusiv în zilele și orele nelucrătoare;
- scutește contabilul de nevoia de a vizita organul teritorial al Fondului de pensii și eliberează timp pentru alte chestiuni;
- asigură autenticitatea și confidențialitatea informațiilor transmise;
- garantează securitatea și înregistrarea fără erori a fluxului de documente de ieșire ale întreprinderii în fond;
- face posibilă corectarea erorilor descoperite de angajații Fondului de pensii în declarațiile transmise direct de la locul de muncă al asiguratului, dacă este necesar, de mai multe ori pe zi;
- furnizează date privind rezultatele primirii rapoartelor în formă electronică;
- deschide perspective pentru realizarea în instituție a copiilor rapoartelor depuse și a răspunsurilor primite de la Fondul de pensii.
Software de tranziție ED
Conectarea la fluxul electronic de documente cu Fondul de pensii necesită:
- capacitatea de a genera rapoarte în funcție de mostre și formulare;
- Produs software certificat FSB cu capacitatea de a utiliza o semnătură digitală electronică și de a o cripta folosind chei criptografice.
Pentru a-l obține, trebuie să contactați o instituție specializată.
Astăzi, piața este plină de oferte de la companii care oferă servicii:
- centru de certificare pentru dezvoltarea și întreținerea certificatelor de cheie de semnătură digitală electronică în sistemul ED PF;
- instalarea și întreținerea software-ului pentru transmiterea informațiilor fără contact, permițându-vă să transmiteți rapoarte nu numai către Fondul de pensii al Rusiei, ci și către alte autorități de reglementare: Serviciul Fiscal Federal, fonduri extrabugetare, Rosstat.
Alte măsuri pentru trecerea la raportarea electronică
Pentru a începe, trebuie să efectuați următoarele acțiuni organizatorice:
- numirea unei persoane responsabile cu utilizarea sistemului;
- prevenirea accesului neautorizat: echipamentul locului de muncă, stabilirea unei locații de stocare fiabile pentru mediile magnetice ale cheilor criptografice, plasarea copiilor de arhive electronice;
- coordonarea posibilității de trecere la ED cu organul teritorial al Fondului de pensii;
- efectuarea testului de trimitere a declarațiilor către organismul teritorial al Fondului de pensii al Rusiei după instalarea sistemului ED de către o organizație specializată.
Documentarea
Următoarele documente vor fi necesare pentru a se conecta la fluxul electronic de documente al Fondului de pensii:
- acord cu Fondul de pensii al Federației Ruse privind utilizarea documentelor electronice prin canale de telecomunicații;
- contract de abonament pentru furnizarea de servicii de documente electronice securizate cu Fondul de pensii (ca opțiune - cu toate autoritățile de reglementare simultan) prin deschiderea accesului la sistemul de evidență electronică a raportării;
- acord privind furnizarea serviciilor centrului de certificare.
Forma acordului cu Fondul de pensii este standard. Acesta poate fi descărcat de pe site-ul oficial al organismului său teritorial. Contractele denumite cu o organizatie de specialitate sunt, prin natura lor juridica, contracte de aderare.
În consecință, acestea nu permit clientului să facă modificări. Ele pot fi combinate într-un singur acord cuprinzător.
Noțiuni introductive: linii de depunere a rapoartelor
ED cu Fondul de Pensii se desfășoară conform instrucțiunilor aprobate de acesta. Reglementările sunt oarecum specifice. Potrivit acestuia, după transmiterea raportului, asiguratul primește de la Fondul de pensii:
- după 4 zile lucrătoare - confirmarea predării cu indicarea datei și orei predării dosarului la oficiul teritorial al Fondului de Pensii;
- în alte 6 zile lucrătoare, departamentul Fondului de pensii al Rusiei trimite un protocol cu rezultatul inspecției.
Rezultatul primit de la Fondul de pensii poate fi pozitiv, indicând aprobarea raportului depus, sau negativ, indicând respingerea acestuia. În primul caz, data depunerii rapoartelor este considerată a fi data generării notificării de confirmare a livrării, în al doilea, rapoartele apar ca nedepuse.Deținătorul poliței este obligat să corecteze erorile și să le transmită din nou. .
Rezultă că pentru a evita întârzierile în cazul unei erori, trebuie să depuneți documentele în avans - cu cel puțin 11 zile înainte de data finală de admitere. Din fericire, cu liniile stabilite (a 15-a zi a celei de-a doua luni după perioada de raportare), acest lucru nu pune o problemă.
Organizațiile și antreprenorii care depun rapoarte electronic trebuie să țină cont de specificul procesării acestor formulare pentru a depune documentele la timp și pentru a nu plăti taxe de întârziere.
Data depunerii formularului electronic de raportare este considerată a fi data și ora care au fost generate când a fost creată primirea acceptării de către gateway-ul de primire a Fondului de Pensii. Pe baza standardelor stabilite, o chitanță poate fi generată în termen de două zile.
Transmiterea rapoartelor la Fondul de Pensii în formă electronică organizațiile disciplinelor, iar pentru evitarea penalizărilor se recomandă:
- efectuați toate procedurile pentru obținerea accesului la raportarea electronică și instalarea software-ului necesar în prealabil, de preferință în perioada de preraportare;
- depuneți în prealabil la fisc declarațiile și rapoartele necesare - cu cel puțin o zi înainte de termenul limită de acceptare a documentelor.
Pentru a putea trimite raportări electronice către Fondul de pensii din Rusia prin canale de telecomunicații (TCC), este necesar să se încheie un acord cu Fondul de pensii al Federației Ruse privind gestionarea documentelor electronice (2019). Pentru a face acest lucru, trebuie să completați și să trimiteți către Fond o cerere de conectare la gestionarea electronică a documentelor. Fondul de pensii al Federației Ruse face posibilă raportarea angajatorilor printr-un centru de certificare acreditat sau prin reprezentanți autorizați. Dar, în ambele cazuri, este necesar să începem cu o declarație; Vă vom spune acum cum să o completați corect.
Managementul electronic al documentelor (EDF) al Fondului de pensii al Rusiei și procedura de conectare la acesta
Obligația de raportare electronică apare pentru acele societăți de asigurări la care numărul mediu de salariați depășește 25 de persoane, astfel cum se prevede la art. 15 din Legea federală „Cu privire la contribuțiile de asigurări” din 24 iulie 2009 Nr. 212-FZ. Astfel de angajatori trebuie să își certifice rapoartele către Fondul de pensii al Rusiei cu o semnătură digitală electronică calificată îmbunătățită și să le trimită prin TKS. Pentru a face acest lucru, ei, desigur, au nevoie de o astfel de semnătură, precum și de o formă de acord privind gestionarea documentelor electronice cu Fondul de pensii al Federației Ruse-2019. Toți ceilalți angajatori: antreprenorii, notarii privați și avocații cu angajați și persoanele juridice pot efectua EDI cu Fondul de pensii al Federației Ruse la discreția lor. Adevărat, Fundația în sine are o serie de argumente pentru care acest lucru este convenabil și de încredere. Iată doar câteva dintre ele:
- Contabilul nu trebuie să piardă timpul de lucru deplasându-se la biroul Fondului de pensii;
- este eliminată posibilitatea apariției erorilor la transferul datelor dintr-un raport pe hârtie în baza de date a Fundației;
- Puteți trimite raportul la orice oră convenabilă (seara și weekend-urile);
- pe viitor, EDI va deveni obligatoriu pentru toată lumea, indiferent de numărul de angajați.
Bineînțeles, pentru a începe să depuneți rapoarte în acest fel, va trebui să suportați costuri: atât de timp, cât și financiare. Obținerea unei semnături electronice calificate costă bani, la fel ca și un contract de transfer de date și instalarea software-ului necesar. Deși, de obicei, centrele de certificare pot oferi clienților lor atât semnătură digitală, cât și software, cu suport tehnic pentru o taxă generală. Absolut gratuit, un angajator poate descărca doar un acord cu Fondul de pensii privind gestionarea electronică a documentelor și o cerere de conectare.
Selectarea unui operator EDF
Pentru confortul asiguraților, Fondul de pensii pe site-ul său oficial oferă date de la organizații acreditate care oferă asiguraților servicii de flux de documente electronice cu Fondul de pensii. Este recomandabil să selectați un operator care să lucreze din această listă. Este reînnoit și actualizat în mod constant. Tabelul arată:
- Numele companiei;
- tehnologia pe care rulează;
- informații de contact (adresă, număr de telefon și e-mail).
Dacă organizația angajatoare intenționează să lucreze cu un reprezentant autorizat, trebuie să se asigure că acesta lucrează pe software aprobat de Fondul de pensii al Rusiei.
Cum să completați corect o cerere pentru EDF
Trebuie să începeți să scrieți o cerere de gestionare electronică a documentelor la Fondul de pensii numai după ce asiguratul a ales un reprezentant autorizat sau un centru de certificare care va furniza servicii de transfer de date prin TCS. Acest lucru se datorează faptului că documentul trebuie să conțină datele unei astfel de companii. În plus, va trebui să furnizați următoarele informații în detaliu:
- numele, INN și OGRN ale organizației;
- adresa sa legală și reală;
- numărul de înregistrare în sistemul Fondului de pensii;
- Detalii bancare;
- numarul mediu de angajati;
- datele operatorului de telecomunicații;
- alte informatii necesare.
Uneori, angajații unui centru de certificare sau un reprezentant autorizat completează în mod independent formularul acestui document imediat după încheierea unui acord pentru furnizarea de servicii de raportare electronică. Nu este nimic complicat în compoziția sa. Conține două blocuri separate: unul pentru persoanele juridice, al doilea pentru antreprenorii individuali. Asiguratul trebuie sa completeze un singur bloc in functie de statutul sau. Arata cam asa:
După care trebuie doar să vă confirmați consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și corectitudinea informațiilor introduse cu semnătura managerului.
Specialiștii fondului de pensii, după primirea cererii, vor trebui să completeze blocul destinat acestora, precum și să creeze și să furnizeze organizației un acord privind schimbul de documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor folosind TKS.
Pentru a începe un schimb complet de documente cu Fondul de pensii al Federației Ruse, asiguratul trebuie să transfere numărul și data acordului reprezentantului său autorizat. De asemenea, le puteți introduce personal în secțiunea software-ului de raportare furnizat de centrul de certificare. Instrucțiuni despre cum să faceți acest lucru pot fi obținute de la operator.
„Gestionarea electronică a documentelor este un sistem de transfer de date progresiv și promițător:
- Sistemul asigură fiabilitate ridicată și fiabilitate a înregistrării și controlului fluxului de documente, garantat respectarea confidențialității informațiilor transmise;
- Sistemul vă permite să trimiteți rapoarte de la locul de muncă al asiguratului în orice zi, în orice moment al zilei;
- Sistemul vă permite să corectați rapid erorile detectate de Fondul de pensii al Rusiei în documentele depuse de la locul de muncă al asigurătorului în mod repetat într-o zi;
- Nu este nevoie ca un contabil să viziteze oficiul teritorial al Fondului de pensii al Rusiei;
- La transmiterea raportărilor, asiguratul primește informații electronice despre rezultatele primirii rapoartelor;
- Se deschide oportunitatea întreprinderii de a crea arhive electronice ale întregului flux de documente cu organismul teritorial al Fondului de pensii al Rusiei.
Problema posibilității și procedurii de transmitere a informațiilor în formă electronică este decisă de organul teritorial al Fondului de pensii împreună cu un anumit asigurat și este întocmită în „Acordul privind schimbul de documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor”.
1 . Ce este necesar pentru a transmite rapoarte la Oficiul Fondului de Pensii în formă electronică cu semnătură electronică (denumită în continuare ES):
- software pentru crearea de rapoarte în formate stabilite;
- software criptografic cu implementarea functiilor necesare de semnatura electronica si criptare (generarea cheilor criptografice, semnarea si verificarea semnaturii electronice la nivel de fisier, criptarea datelor). Aceste funcții sunt implementate de software aparținând categoriei instrumentelor de protecție a informațiilor criptografice (denumite în continuare instrumente de protecție a informațiilor criptografice) și care, atunci când sunt utilizate în sistemul electronic de gestionare a documentelor (denumit în continuare EDMS) al Fondului de pensii al Rusiei , trebuie să aibă un certificat FSB;
- serviciile unui centru de certificare pentru crearea și menținerea certificatelor de cheie electronică în EDMS al Fondului de Pensii;
- realizarea măsurilor organizatorice: desemnarea unei persoane responsabile cu organizarea utilizării CIPF, echipamente și protecție împotriva accesului neautorizat la locul de muncă, suporturi magnetice ale cheilor criptografice, arhive de documente electronice;
- Încheierea „Acordului privind schimbul de documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor al Fondului de pensii al Rusiei prin canale de telecomunicații” cu Oficiul raional al Fondului de pensii al Federației Ruse.
În aceste scopuri veți avea nevoie de:
* Contactați centrul de certificare, selectați pachetul de servicii de care aveți nevoie, primiți un formular de cerere (pentru producerea unui certificat de cheie de semnătură pentru manager) și alte documente.
* Contactați Biroul PFR regional cu cererea completată pentru aprobarea acesteia și încheierea unui „Acord privind schimbul de documente electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor PFR prin canale de telecomunicații”.
* Când sunteți gata să începeți munca, efectuați un schimb de mesaje de testare cu Oficiul Fondului de Pensii.
- Caracteristici ale gestiunii electronice a documentelor în Fondul de pensii.
- Informațiile contabile individuale (personalizate) transmise la Oficiul Fondului de Pensii se încadrează în categoria datelor cu caracter personal. Pregătirea, transmiterea și prelucrarea acestora se realizează în conformitate cu legislația în vigoare privind protecția datelor cu caracter personal.
- Pentru a transmite un raport la Oficiul Fondului de Pensii, este necesară o semnătură electronică - șeful organizației.
- În conformitate cu cerințele Legii federale „Cu privire la semnăturile electronice” din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ, utilizarea unei semnături electronice de către o persoană care nu este proprietarul acesteia este inacceptabilă. Astfel de acțiuni presupun pierderea semnificației juridice a documentului semnat, transferul cheilor criptografice în categoria compromis și revocarea certificatului corespunzător.
Serviciile asiguraților sunt furnizate de:
Dacă știți cum să încheiați un acord cu Fondul de pensii privind gestionarea electronică a documentelor, trebuie să înțelegeți pe deplin că ambele părți sunt responsabile conform legislației în vigoare. Administrația Fondului de pensii al Federației Ruse nu este responsabilă dacă deteriorarea sistemului a fost cauzată din cauza acțiunilor incorecte ale abonatului. Acest lucru este valabil mai ales dacă clientul nu a avertizat abonatul la timp că cheile lui au fost compromise. Dacă aceste chei ajung în mâinile unor terți și reușesc să dăuneze organizației, abonatul va trebui să rezolve această situație în mod independent.
