Fluxul electronic de documente într-o organizație este un exemplu. Gestionarea documentelor electronice la întreprindere

Studiem elementele de bază ale construirii unui sistem optim de circulație a documentelor, oferim exemple și un algoritm pas cu pas pentru construirea unui program de circulație a documentelor.

Din articol veți afla:

Diagrama de flux a documentelor pentru întreprinderi

Centralizat

Acest formular este potrivit pentru organizațiile cu o structură de management ierarhică strictă, care aderă la principiul distribuției liniare a funcțiilor (management unic). Forma centralizată de circulație a valorilor mobiliare presupune prezența în structura organizatorică a firmei a unei unități specializate responsabile de lucru cu toată documentația.

Descentralizat

Acest formular este potrivit pentru organizațiile în care puterile departamentelor sunt clar împărțite în conformitate cu principiul autonomiei operaționale.

Forma descentralizată de circulație a documentelor presupune prezența în fiecare unitate structurală a propriului departament responsabil de lucrul cu documentația.

Amestecat

Cu această formă de cifră de afaceri, serviciului central al instituției de învățământ preșcolar i se atribuie rolul principal în lucrul cu documentația, dar unele dintre proceduri sunt delegate serviciilor speciale create în cadrul fiecărei unități structurale a companiei.

Un exemplu de schemă de flux de lucru

Schema de rută a circulației documentelor este principiul de bază al sistemului de circulație a documentelor de afaceri. În această schemă, fiecărui flux de documente i se atribuie caracteristici generale, se prescriu instanțe și se determină procedurile obligatorii.

Această diagramă indică:

1. artiști interpreți (adică departamente implicate în procesarea acestui flux);
2. traseul (adică ordinea interpreților);
3. prezența mișcărilor inverse (dacă documentul ajunge la un interpret de mai multe ori);
4. natura operațiunilor efectuate de fiecare interpret specific).

Un exemplu de diagramă a fluxului de lucru al unei organizații este prezentat în Fig. 1:

Figura 1. Schema fluxului de documente ale întreprinderii

Citește și:

Tipuri de fluxuri de documente

Mișcarea datelor într-o anumită direcție, organizată în cadrul unui sistem închis de circulație a documentației, se numește flux de documente. Sursa și destinația datelor rămân aceleași.

Clasificarea fluxurilor de documente se realizează pe baza relației lor cu obiectul de control și în direcția de mișcare.

Prima clasificare

• fluxuri orizontale (apar între departamente de același nivel);
• fluxuri verticale (apar între departamente de diferite niveluri);
• ascendent (lucrările din structurile subordonate trec la cele conducătoare);
• de sus în jos (documentele din structurile de guvernare trec la subordonați).

A doua clasificare

• fluxul de intrare este format din hârtii provenind din surse externe;
• fluxul de ieșire constă din documente trimise de organizație;
• fluxul intern este format din hârtiile care circulă în cadrul organizației.

Etapele fluxului de documente în organizație

Proiectarea și implementarea schemei fluxul de lucru al organizației implică combinarea întregii varietăți de proceduri într-o serie de etape de bază:

Prelucrare expediționară. În această etapă, corespondența primită este primită, verificată, distribuită adreselor și transmisă managerului spre examinare.

Considerare preliminară.În această etapă, serviciul DOE examinează și clasifică lucrările după tip, importanță, complexitate, statutul de autor etc.

Direcția către management.În această etapă, se adoptă rezoluții și se iau decizii administrative.

Tratament.În această etapă are loc executarea și trimiterea hârtiei pentru depozitare.

Principiul de bază al tuturor etapelor este mișcarea rațională, adică optimizarea fluxului, fuzionarea și reducerea. În acest scop, sunt create instrucțiuni tehnologice speciale, al căror scop principal este de a determina cea mai eficientă secvență de proceduri și dezvoltarea schemelor de rute optime.

Cum se întocmește o diagramă de flux a documentului

Cea mai bună opțiune pentru afișarea grafică a tuturor etapelor de trecere a documentelor este o diagramă. Fiecare tip de lucru este analizat cu atenție, iar rezultatul acestei analize este dezvoltarea unei diagrame care vizualizează întregul proces.

Secvența de acțiuni necesare pentru rezolvarea problemei are un design grafic.

Nu există o schemă de programare unificată. Fiecare întreprindere trebuie să o dezvolte independent. Cu cât este mai mare întreprinderea, cu atât are mai multe activități, cu atât ar trebui să fie mai detaliat programul.

Etapa a doua.

Numiți persoanele responsabile pentru hârtie

Este destul de simplu să faceți acest lucru cu documentația primară - cel care compune este responsabil pentru proiectare. Pentru restul lucrărilor, o astfel de persoană va trebui numită. Dacă acest lucru nu se face, atunci în cazul pierderii documentului sau încălcării termenului limită pentru depunerea acestuia, nu va mai fi nimeni care să întrebe.

Etapa a treia.

Am stabilit termene.

Termenul în care angajatul responsabil trebuie să depună documentul este cea mai importantă parte a întregului program. Termenul poate fi stabilit în luni sau zile de la data executării lucrării.

Etapa a patra.

Alegerea unui design

După cum sa menționat mai sus, o modalitate convenabilă de a proiecta o diagramă este o diagramă bloc. Dar poate fi formatat atât sub formă de text, cât și sub formă de tabel. O formă de text este potrivită pentru o organizație mică, pentru una mai mare - un tabel va fi mai convenabil. Principiul principal este că diagrama dvs. ar trebui să fie ușor de citit de către angajații responsabili cu circulația documentelor.

Timp de multe decenii, documentația pe hârtie a fost forma general acceptată de prezentare a rezultatelor activității intelectuale și un instrument de interacțiune a informațiilor. Milioane de ingineri, tehnicieni, angajați în întreprinderi industriale, agenții guvernamentale și structuri comerciale au fost angajați în crearea sa (și sunt încă angajați până în prezent). Odată cu apariția computerelor, diverse instrumente și sisteme pentru automatizarea documentației pe hârtie au început să fie introduse pe scară largă.

Fluxul electronic de documente este înțeles ca un mod de organizare a lucrului cu documente, în care se utilizează cea mai mare parte a documentelor companiei în format electronic și este stocat central în așa-numitele arhive electronice, un fel de depozite de informații sau magazine de date.

Principalele sarcini ale introducerii unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) la o întreprindere sunt:

ь gestionarea eficientă a fluxurilor de documente la întreprindere;

ь stocarea centralizată a documentelor;

ь control sporit asupra executării lucrărilor la documente;

ь creșterea productivității angajaților;

l facilitarea accesului la informații pentru luarea deciziilor de management.

Introducerea EDMS corporativă oferă unei întreprinderi două tipuri de avantaje: tactică și strategică.

Avantajele tactice ale implementării unui EDMS sunt legate în principal de economiile de costuri. Automatizarea gestionării documentelor electronice oferă unei întreprinderi următoarele avantaje tactice:

b eliberarea fizică a spațiului;

ь reducerea costului copierii;

ь reducerea costurilor pentru livrarea informațiilor pe suport de hârtie;

ь reducerea costurilor pentru resurse: oameni și echipamente;

ь reducerea costurilor hârtiei;

l creșterea productivității muncii: executarea mai rapidă a muncii, o creștere a numărului total de muncă efectuată, îmbunătățirea muncii cu date / înregistrări (documente cu obligații legale), capacitatea de a efectua noi tipuri de muncă.

Avantajele strategice ale implementării unui EDMS includ beneficii care sunt asociate cu îmbunătățiri ale proceselor cheie de afaceri, care la rândul lor sunt asociate cu o creștere a cifrei de afaceri sau a profitului. Introducerea gestionării documentelor electronice oferă următoarele avantaje strategice:

ь apariția posibilității de lucru colectiv pe documente (ceea ce este imposibil cu lucrările de birou pe hârtie);

l accelerarea semnificativă a căutării și selectării documentelor (pentru diverse atribute);

l creșterea securității informațiilor datorită faptului că este imposibil să lucreze în EDMS de la o stație de lucru neînregistrată și fiecărui utilizator al EDMS i se atribuie propria autoritate de acces la informații;

ь creșterea siguranței documentelor și a comodității stocării acestora, deoarece acestea sunt stocate electronic pe server;

l îmbunătățirea controlului asupra executării documentelor.

Principalul rezultat al automatizării fluxului de lucru constă în punerea în ordine a lucrurilor cu documentele, optimizarea semnificativă a proceselor de afaceri, reducerea timpului pentru luarea deciziilor manageriale și creșterea eficienței organizației în ansamblu. După implementarea EDMS, managementul companiei primește un instrument de management eficient necesar dezvoltării afacerii în condiții moderne.

Procesul de implementare cuprinde mai multe etape. Principalele etape sunt:

1) o anchetă a structurii organizaționale a întreprinderii, identificarea principalelor procese de afaceri, fluxurile de lucru și o descriere formală a fluxului de documente;

2) întocmirea unei nomenclaturi de documente, formarea de cărți de referință și clasificatoare, întocmirea instrucțiunilor;

3) adaptarea sistemului pe baza informațiilor obținute în etapa anchetei;

4) instalare și configurare software și operațiunea de încercare;

5) configurarea finală a sistemului, luând în considerare deficiențele identificate în timpul operațiunii de încercare;

6) instruirea personalului întreprinderii.

Pentru o muncă mai eficientă a SA "Uzina metalurgică numită după A.K. Serov ”se propune introducerea unei astfel de inovații în sistemul de gestionare a documentelor ca sistemul„ Chancellor ”. Pachetul de aplicații Chancellor este un produs software creat pe platforma Lotus Domino / Notes care este conceput pentru a crea sisteme electronice de gestionare a documentelor în organismele guvernamentale, organizațiile mari distribuite geografic, întreprinderile industriale și băncile.

Sistemul Chancellor este capabil să rezolve în mod cuprinzător problemele de automatizare de birou, precum și crearea, mișcarea, rutare de documente în timp real, stocarea centralizată a acestora și procesarea arhivelor. Sistemul este conceput pentru:

ь organizarea gestiunii electronice a documentelor: stocarea, dirijarea și deplasarea documentelor în timp real, munca colectivă și de grup a angajaților.

l automatizarea biroului: lucrați cu documente din momentul în care sunt primite sau create și până la finalizarea executării documentelor, trimiterea într-un caz sau arhivă.

stocarea și procesarea arhivării documentelor: stocarea centralizată a unei baze de date a tuturor documentelor, căutarea cazurilor și documentelor, exportul din sistemele de automatizare a biroului.

Cancelarul funcționează pe o bază modulară și include 12 module de aplicații. La cererea clientului, EDMS poate include orice număr din modulele de mai sus, în funcție de specificul întreprinderii. Pentru implementarea EDMS la SA "Uzina metalurgică numită după A.K. Serov ", este recomandabil să selectați următoarele module:

1) „Sistem de bază”: „nucleul” produsului, baza pentru crearea și gestionarea EDMS, la care este conectat un număr arbitrar de module, în funcție de nevoile clientului. Instrumente „Sistem de bază”: router grafic, configurator, structura organizațională, la locul de muncă, protocoale, instalator - asigură gestionarea centralizată a tuturor componentelor EDS.

2) „Muncă de birou”: modulul este conceput pentru a automatiza munca de birou, mișcarea documentației organizaționale și administrative. Oferă lucrări cu documente din momentul în care sunt primite sau create și până la finalizarea execuției, trimiterea într-un caz sau arhivă.

3) „Managementul personalului”: modulul este conceput pentru a automatiza procesele de afaceri de gestionare a evidenței personalului - menținerea tabelului de personal, stocarea cardurilor de evidență a angajaților, înregistrarea programărilor și concedierilor angajaților, înregistrarea orelor de lucru, furnizarea concediilor de muncă și sociale, desfășurarea activităților de certificare, întocmirea rapoartelor statistice, menținerea contabilității personalizate etc.

4) „Contracte”: modulul este conceput pentru a gestiona activitățile precontractuale, contractuale și post-contractuale ale întreprinderii - menținând gestionarea electronică a documentelor, asigurând crearea, aprobarea, semnarea și executarea contractelor; menținerea activității de daune; transferul contractelor executate în arhiva electronică.

5) „Afaceri arhivistice”: modulul este conceput pentru activitatea de birou arhivistică la întreprindere - transferul documentelor executate din EDMS în arhivă, compilarea și menținerea unei nomenclaturi de cazuri, formarea și înregistrarea dosarelor pentru transferul în arhivă, întreținerea și contabilitatea cazurilor din arhivă.

6) „Formulare ștampilă”: modulul este conceput pentru a îndeplini funcțiile de contabilitate pentru primirea și utilizarea formularelor stricte de raportare și anteturi.

7) „Semnătură digitală electronică” (EDS): modulul este destinat utilizării instrumentelor de securitate criptografice externe care acceptă standardele naționale în mediul Lotus Notes.

8) „Sistem de management al calității” (QMS): modulul este conceput pentru a automatiza întreținerea și contabilitatea documentelor QMS la întreprindere și include două componente:

„Documentele QMS” oferă implementarea software a managementului documentelor QMS și posibilitatea de a familiariza rapid toți utilizatorii sistemului cu cele mai recente versiuni ale documentelor legate de sistemul de management al calității.

„Auditul SMK” asigură gestionarea automată a documentației și datelor privind desfășurarea verificărilor interne și externe ale calității la nivelul întreprinderii și a rezultatelor acestora.

Costul total al proiectului de implementare poate fi calculat folosind formula

K despre \u003d K pr + K os + K p + K banda, (14)

unde K pr este costul platformei software;

K os - costurile licențelor EDMS;

K p - costul echipamentului suplimentar;

K lane - costul instruirii personalului.

K os \u003d 18239 + 10465 + 4485 + 20930 + 8372 + 33009,6 + 13156 + 19136 \u003d 127792,6 ruble.

K o \u003d 38571 + 127 792,6 + 184 179,4 \u003d 199373,2 ruble.

Un alt element de cheltuieli demn de luat în considerare este administrarea sistemului și costurile de întreținere. Costul de întreținere este de 20% din costul licențelor achiziționate.

C \u003d Kos * 20%, (15)

unde C este costul menținerii EDMS;

С \u003d 127.792,6 * 20% \u003d 25.558,52 ruble.

Costul total al costurilor de implementare

З \u003d С + К о, (16)

unde З este costul implementării EDMS;

С - cheltuieli pentru întreținerea EDMS;

K os - costul achiziționării unei licențe.

З \u003d 25558,52 +199373,2 \u003d 224931,72 ruble.

Este necesar să se calculeze economiile în implementarea EDMS. Permiteți ca estimarea economiilor directe să includă doar costul hârtiei economisite prin implementarea unui astfel de sistem și costul timpului economisit al angajaților.

Costul maxim al hârtiei consumate pe lună poate fi calculat pe baza capacității unui angajat de a citi și asimila un anumit număr de pagini de documente pe lună. Pe baza unui experiment simplu, puteți afla că în timpul zilei de lucru, un angajat mediu este capabil să citească nu mai mult de 100 de foi de documente dactilografiate. Pe de altă parte, volumul minim de pagini citite de un angajat în timpul zilei de lucru nu poate fi mai mic de un document complet, adică patru până la cinci pagini, altfel acest angajat nu lucrează cu documente și, prin urmare, nu prezintă interes din punct de vedere al implementării SED. Să presupunem că există 15 pagini pe zi per angajat într-o organizație.

Costurile lunare pentru hârtie sunt:

M \u003d G * B * H * T, (17)

unde Г este numărul de zile lucrătoare într-o lună;

B - numărul de foi pe angajat pe zi;

H - costul unei coli de hârtie cu informațiile tipărite (copiator, tipărire);

T este numărul de angajați care se ocupă de documentație.

M \u003d 21 * 15 * 150 * 184 \u003d 8694 ruble.

Valoarea timpului economisit este și mai dificil de evaluat. În primul rând, constă din următorii factori:

1) economisirea efortului prin reutilizarea documentelor existente;

2) economisirea timpului pentru căutarea documentelor necesare prin organizarea stocării documentelor și a mijloacelor eficiente de găsire a informațiilor;

3) accelerarea tuturor proceselor de afaceri datorită automatizării, formalizării și controlului disciplinei de performanță.

Deoarece orice organizație este angajată în mod constant în rezolvarea unor sarcini care sunt destul de asemănătoare, este evident că posibilitatea de a reutiliza documentele existente este foarte reală. Dacă pentru unele tipuri de documente (contracte, scrisori, invitații) o astfel de reutilizare este o practică stabilită în majoritatea locurilor, atunci pentru documente de tipul oferte comerciale, recenzii analitice, proiecte preliminare sau chiar doar corespondență, din păcate procentul de reutilizare în majoritatea cazurilor este zero. Vă rugăm să rețineți că există un prototip (șablon) pentru aproape orice document. Cel mai adesea, va fi posibil să „luați” de la 20 la 30% din prototip (nu din volumul textului, ci în funcție de costurile forței de muncă pentru creație), restul este specificul unui caz individual. Prin urmare, vom trece de la o rată de reutilizare de 25%. Dacă presupunem că fiecare angajat își petrece aproximativ 20% din timpul de lucru pentru crearea de documente noi (acest parametru nu a fost măsurat nicăieri), atunci economiile totale de timp pentru angajați vor fi de aproximativ 5% din timpul lor complet de lucru. Salariul mediu anual al unui specialist angajat în gestionarea documentelor la o întreprindere (secretar, lucrător de birou etc.) este de 12018 ruble.

B \u003d I * K * E, (18)

unde B reprezintă economiile de la introducerea EDMS;

Și - numărul de angajați;

K - cheltuieli lunare medii pe angajat;

E - economii de muncă,%.

B \u003d 184 * 1149,2 * 0,05 \u003d 10572,64 ruble.

În medie, un angajat efectuează zece operații pe zi pentru a căuta diverse documente. Căutarea unui document durează în medie două minute. În 10% din cazuri, angajatul nu găsește documentul solicitat. Dacă documentul nu a fost găsit imediat, sunt cheltuite două minute suplimentare pentru căutarea acestuia.

Calculul economiilor de costuri ale forței de muncă după implementarea EDMS pe lună

T \u003d ((de 10 ori / zi * 2 minute + 10 ori / zi * 10% 2 minute) * 1 / (8 ore * 60 minute) * 12018 ruble * 184) / 12 \u003d 8431.8998 ruble.

Economiile de muncă după punerea în aplicare a EDMS pe lună vor fi

unde T este economisirea costurilor forței de muncă după introducerea EDMS;

B - economii de la introducerea EDMS.

Se va economisi bani pe lună la implementarea EDMS

E \u003d 10572,64 +8431,8998 \u003d 19004,539 ruble.

unde E - Economii de muncă după implementarea EDMS pe lună;

M - Costuri lunare pentru hârtie.

С \u003d 19004.539 + 8694 \u003d 27698.539 ruble.

Se va economisi bani pe an la introducerea EDMS

C r \u003d 12 * C, (21)

unde C este economia de cost pe lună la implementarea EDMS.

Cu r \u003d 12 * 27698,539 \u003d 332382,46 ruble.

Perioada de rambursare

P \u003d З / К о * 12, (22)

unde P este perioada de rambursare;

З - costuri pentru implementarea EDMS;

С - venituri din implementarea evenimentului.

P \u003d (224931.72 / 332382.46) * 12 \u003d 8,12 luni.

Perioada de rambursare a evenimentului a fost de 8,17 luni. Efectul economic poate fi calculat folosind formula:

H \u003d C g - Z, (23)

unde H este efectul economic;

З - costuri pentru implementarea EDMS;

С - economii la implementarea EDMS pe an.

H \u003d 332382,46 224931,72 \u003d 107,450,74 ruble.

Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor dă un efect economic semnificativ, însă evaluarea cantitativă a acestuia este un proces dificil, deoarece mulți factori trebuie luați în considerare. Efectul economic este determinat în mare măsură de alegerea corectă a sistemului și de procesul de implementare. Trebuie remarcat faptul că eficiența economică va crește pe măsură ce crește numărul de documente din arhiva electronică și numărul de angajați conectați la fluxul de documente electronice.

Într-o organizație modernă, sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) devin un element indispensabil al infrastructurii IT. Cu ajutorul lor, companiile comerciale și întreprinderile industriale sporesc eficiența activităților lor, iar în instituțiile de stat, pe baza tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor, sunt rezolvate problemele de management intern, interacțiunea interdepartamentală și interacțiunea cu populația. Abrevierea general acceptată este SED, deși SAD (sistem de automatizare a biroului), SEDO (sistem electronic de gestionare a documentelor) și SADO (sistem de automatizare a fluxului de documente) sunt de asemenea utilizate împreună cu acesta.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un sistem organizațional și tehnic care asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a documentelor electronice în rețelele de calculatoare, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente într-o organizație.

Inițial, sistemele din această clasă au fost considerate doar ca un instrument pentru automatizarea lucrărilor clasice de birou, dar în timp au început să acopere o gamă tot mai largă de sarcini. Astăzi, dezvoltatorii EDMS își orientează produsele să funcționeze nu numai cu corespondență și ORD (documente organizaționale și administrative), ci și cu diverse documente interne (contracte, documentație de reglementare, referință și proiect, documente privind activitățile personalului etc.). EDMS este, de asemenea, utilizat pentru rezolvarea problemelor aplicate în care o componentă importantă lucrează cu documente electronice: gestionarea interacțiunii cu clienții, procesarea cererilor cetățenilor, automatizarea activității departamentului de servicii, organizarea fluxului de lucru al proiectului etc. De fapt, orice sistem de informații care oferă funcționează cu documente electronice.

Piața EDMS din ultimii ani a fost unul dintre cele mai dinamice segmente din industria IT internă. În 2009, potrivit IDC, pe fondul unei reduceri de aproape 50% a pieței totale a software-ului din Rusia, acest segment a prezentat o rezistență ridicată. Conform datelor pentru 2009, declinul său nu a fost mai mare de 20-25%. În termeni numerici, volumul pieței EDMS de astăzi, potrivit CNews Analytics, este de aproximativ 220-250 milioane de dolari.

Consumatorii de tehnologii electronice de gestionare a documentelor sunt organizații de diferite dimensiuni și specificități. În mod tradițional, sectorul public rămâne consumatorul cheie al EDMS. Potrivit experților, aproximativ 30% din proiectele de introducere a tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt realizate de agenții guvernamentale. În același timp, este important ca interesul statului să devină baza stabilității pieței EDMS, care, chiar și în timpul crizei, a primit un impuls semnificativ pentru dezvoltare. Managementul electronic al documentelor a fost numit ca un element cheie al conceptului de „guvernare electronică”, a cărui implementare ar trebui să contribuie la eliminarea obstacolelor birocratice din interacțiunea statului, a populației și a afacerilor, precum și la reducerea corupției. Ca o caracteristică a implementării proiectelor în autoritățile publice și în instituțiile de stat mari, merită remarcat cerințe sporite pentru securitatea informațiilor. Vorbim despre construirea (dezvoltarea) sistemelor electronice de gestionare a documentelor securizate, bazate pe produse software replicate.

Concepte și principii de bază

Fluxul de documente - mișcarea documentelor într-o organizație din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea execuției sau trimiterii; complex de lucru cu documente: recepție, înregistrare, distribuție, controlul execuției, formarea cazurilor, stocarea și reutilizarea documentației, lucrări de referință.

Gestionarea electronică a documentelor (EDM) este un mecanism unic pentru lucrul cu documentele transmise în formă electronică, cu implementarea conceptului de „birou fără hârtie”.

Document citibil de mașină - un document adecvat pentru citirea automată a informațiilor conținute în acesta, înregistrate pe suport magnetic, optic și pe alte suporturi.

Document electronic (ED) - un document creat cu ajutorul facilităților de procesare a informațiilor computerizate, care poate fi semnat cu o semnătură electronică (ES) și salvat pe un suport de mașină ca fișier cu formatul corespunzător.

O semnătură electronică (ES) este un analog al unei semnături scrise de mână, care este un mijloc de protejare a informațiilor, oferind capacitatea de a controla integritatea și de a confirma autenticitatea documentelor electronice.

Principiile de bază ale gestionării documentelor electronice:

· Înregistrarea unică a documentului, care permite identificarea documentului în mod unic.

· Posibilitatea executării paralele a operațiunilor, care permite reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora

· Continuitatea mișcării documentului, care permite identificarea persoanei responsabile de execuția documentului (sarcină) în fiecare moment din viața documentului (proces).

· O bază unică (sau distribuită coordonată) de informații documentare, care elimină posibilitatea duplicării documentelor.

· Un sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.

· Un sistem de raportare dezvoltat pentru diferite stări și atribute ale documentelor, care vă permite să controlați mișcarea documentelor prin procese de flux de lucru și să luați decizii de gestionare pe baza datelor din rapoarte.

Istoria dezvoltării sistemelor electronice de gestionare a documentelor

Sistemele electronice de gestionare a documentelor, apărute relativ recent, și-au luat acum locul ferm în structura informațională a întreprinderii. Inițial, sarcina lor a inclus automatizarea extrem de simplă a fluxului de lucru, adică a ajuta grefierii, dar în nici un caz înlocuirea fluxurilor de documente care circulă în întreprindere.

S-au schimbat multe când producătorii de EDMS au început nu numai să copieze procesele întreprinderilor care asigură circulația documentelor pe hârtie, ci să ia în considerare sarcinile cu care se confruntă atât aceste procese în special, cât și întregul flux de documente în general.

Înțelegerea faptului că fluxul de documente al unei întreprinderi este destinat să sprijine sistemul său de management nu a ajuns la EDMS imediat. Mai mult, multe autorități federale și municipale moderne folosesc în continuare cel mai simplu EDMS, ale cărui sarcini includ doar duplicarea fluxului de lucru pe hârtie, dar nu înlocuirea acestuia și neoptimizarea și susținerea structurii de management.

Împărțind cronologic etapele evoluției sistemelor electronice de gestionare a documentelor, este necesar să evidențiem prima dintre ele, care a început în anii 80 ai secolului XX și a continuat practic până la sfârșitul acestuia. Această perioadă a fost caracterizată de fragmentarea soluțiilor, care a apărut datorită faptului că întreprinderile, a căror conducere înțelegea deja necesitatea automatizării fluxului de documente, nu aveau încă un set de instrumente unificat necesar pentru rezolvarea problemelor de acest fel.

Să luăm în considerare motivele care au dus inițial la necesitatea automatizării fluxurilor de documente. În ultimul sfert al secolului al XX-lea, volumul documentației de gestionare a întreprinderilor nu a atins încă indicatori critici, cu toate acestea, fragmentarea teritorială existentă a diviziilor structurale a dus la faptul că procedurile de aprobare de către manageri de diferite niveluri ar putea dura săptămâni și, în unele cazuri, chiar luni. Introducerea serviciilor de poștă inelară în astfel de întreprinderi a permis optimizarea doar a mecanismelor negocierii secvențiale, în timp ce derularea sau, așa cum se numește acum, negocierea paralelă, a consumat mult timp, drept urmare utilizarea sa a fost minimizată și aplicată, dacă este posibil, exclusiv în aceeași clădire.

Când, în multe mari întreprinderi industriale și organisme guvernamentale, volumul fluxului de lucru a început să se apropie de valorile critice, a devenit clar că procesele fluxului de lucru trebuiau să fie supuse reingineriei cardinale, adică restructurării, ca urmare a căreia, menținând în același timp cerințele generale pentru rezultatele proceselor, procesele în sine trebuiau optimizate și în consecință, trecerea lor ar fi trebuit să dureze mult mai puțin timp.

Astfel, primele EDMS au fost complet individualizate, dezvoltate direct la întreprinderile pentru care au fost create de forțe resurse interne... Avantajele evidente ale acestei abordări (o corespondență clară a EDMS-ului construit cu procesele reale de flux de lucru reglementate, integrarea generală în infrastructura informațională a organizației) au fost mai mult decât compensate printr-un singur dezavantaj fundamental: un astfel de sistem, dezvoltat în organizația însăși, nu era de obicei scalabil și era aproape imposibil să se schimbe structura proceselor automatizate. ceea ce a dus la imposibilitatea dezvoltării unui astfel de sistem. Și întrucât EDMS obținut în acest mod a fost indisolubil legat de modelul de management al organizației, a venit un moment în care dezvoltarea companiei s-a oprit complet datorită faptului că sistemul electronic de gestionare a documentelor folosit a încetinit ceea ce trebuia să îmbunătățească: eficacitatea sistemului de management adoptat în organizație a început să scadă rapid și compania a fost nevoită să depună eforturi pentru a crea un EDMS adecvat, care să poată sprijini managementul și să facă dezvoltarea companiei mai eficientă.

Mai multe companii, create la mijlocul anilor 90, au preluat simultan soluția acestor sarcini: au început să creeze EDMS universal care să se adapteze cu ușurință la nevoile aproape oricăror clienți, iar tehnologia pentru crearea soluției EDMS finale a devenit o etapă în două: în prima etapă, compania a creat un nucleu unificat EDMS, în a doua etapă, a avut loc implementarea - adaptarea proceselor la nevoile unui anumit client. Această abordare a făcut posibilă reducerea costului soluțiilor finale și fiind în același timp mult mai funcțională, a oferit oportunități pentru scalarea organizațională și funcțională a sistemului.

De la sfârșitul secolului al XX-lea, abordarea automatizării fluxului de documente a început să se schimbe calitativ: noi abordări ale managementului au venit în Rusia, ceea ce a făcut posibilă creșterea eficienței sale deja metodologic. Așa a venit la noi conceptul de management al calității și odată cu acesta - abordarea procesului la conducere. Sistemele informaționale au reacționat aproape imediat la aceste tendințe, ca urmare, conceptul a ajuns la eleWorkFlow - fluxuri de lucru, reprezentând instanțe unice de procese orientate către documente de afaceri. EDMS-urile moderne au răspuns la apariția lor prin implementarea motoarelor orientate spre proces (motoarele WorkFlow), care au devenit simultan un nou pas metodologic care permite EDMS-ului modern să se adapteze și mai rapid și mai eficient la nevoile companiilor cu creștere rapidă. Sosirea dezvoltatorilor occidentali (IBM Lotus, Documentum) pe piața rusă, care au produs platforme pentru aceste sisteme, a introdus conceptul ECM - managementul conținutului întreprinderii. Metodic, EDMS aferent categoriei ECM a diferit de celelalte prin faptul că a apărut în ele o diviziune clară: documentul în sine, componenta sa informațională (conținutul). Sistemul ECM a lucrat cu conținutul documentelor prin metadatele sale - informații selectate care au o anumită importanță pentru organizație. Deci, pentru o scrisoare de ieșire, metadatele ar putea fi destinatarul, data semnării și semnatarul oficial, numărul de înregistrare și informații despre expediere și livrare.

Utilizarea fluxului de lucru a permis deja specialiștilor companiilor care operează sisteme electronice de gestionare a documentelor să asigure schimbări continue în procesul automatizat pentru a maximiza conformitatea acestuia cu procesele întreprinderii. A fost cu siguranță un salt uriaș înainte.

Arhitectura soluțiilor s-a schimbat, de asemenea: dacă inițial EDMS era un exemplu de arhitectură cu două legături (SGBD - o aplicație), atunci până în 2005 cerința pentru o arhitectură pe trei niveluri a SGBD - un server de aplicații - o interfață cu utilizatorul devenise un standard industrial de facto, iar organizațiile care desfășoară licitații pentru furnizarea de EDMS au devenit specificați această cerință specială de arhitectură a sistemului ca fiind preferată sau obligatorie.

Situația economică favorabilă din acest moment a contribuit la creșterea rapidă a întreprinderilor din toate industriile, creând în același timp condiții favorabile pentru introducerea de noi soluții de produse EDMS pe piață. În acest moment, cercul producătorilor de EDMS care lucrează pe piața rusă și pe piețele din străinătate a fost în cele din urmă format.

Funcționalitate modernă EDMS

Sistemele de informații corporative și sistemele electronice de gestionare a documentelor, în special, sunt soluții destinate în principal gestionării resurselor informaționale ale întreprinderilor mijlocii și mari. Principalele motive pentru această stratificare sunt, în primul rând, prețul destul de ridicat al „biletului de intrare” pe această piață. Achiziționarea unui sistem de gestionare a bazelor de date (SGBD) deplin, de înaltă calitate și sigur, furnizarea acestuia cu mijloace moderne de protecție criptografică a informațiilor, precum și necesitatea de a implica personal înalt calificat al analiștilor, consultanților și implementatorilor în proiectele de implementare a condus la faptul că compania, care a venit la nevoia de a obține un instrument atât de puternic managementul conținutului corporativ, ca EDMS, a fost obligat să suporte costuri financiare destul de mari la un moment dat, pe care nu și le puteau permite antreprenori individuali și întreprinderile mici. Astfel, EDMS a devenit instrumente pentru îmbunătățirea managementului în companii mari, iar structurile comerciale distribuite geografic, de tip holding, ar putea asigura rentabilitatea maximă a implementării.

Dezvoltarea funcționalității EDMS a condus la faptul că din ce în ce mai multe proceduri de management orientate către documente au fost automatizate și din ce în ce mai multe domenii ale activităților zilnice ale companiilor au fost acoperite de funcționalitatea lor.

Până în prezent, următoarele domenii de activitate reprezintă standardul actual al EDMS modern:

· lucrări generale de birou - prelucrarea corespondenței primite și a contestațiilor cetățenilor, pregătirea scrisorilor și documentelor de ieșire, a documentației interne și organizatorice și administrative, controlul executării ordinelor;

· administrarea resurselor umane este un domeniu strict reglementat al fluxului de lucru privat, care permite susținerea procedurilor de angajare și concediere a angajaților, trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri, oferirea de concedii programate și alte tipuri de vacanțe. Astfel de sisteme asigură menținerea tuturor formelor aprobate de gestionare a evidenței personalului: o comandă pentru angajarea unui angajat (formularul T-1), o comandă de reziliere contract de muncă (f. T-8, T-8a), ordin de transfer al angajatului pe un alt loc de muncă (f. T-5), card personal de angajat (f. . Т-3), programul concediilor (f. Т-7);

· munca de birou arhivistică este o zonă a activității de birou privat care completează ciclul de viață al documentelor unei organizații și susține următoarele proceduri: formarea inventarelor conform formularelor aprobate, transferul dosarelor la depozitarea arhivelor, examinarea valorii documentelor și a cazurilor în general, distrugerea documentelor și a cazurilor care nu mai sunt valoroase pentru organizație, angajați, stat și societate, livrarea de cazuri individuale pentru depozitare în structurile agenției federale de arhivă (Rosarkhiv);

· munca colegială - vă permite să automatizați suportul documentar al activităților organelor de conducere colegiale - ședințe, ședințe, consilii de administrație, ședințe ale acționarilor. De asemenea, vă permite să pregătiți, să conveniți și să aprobați agendele (documentația de planificare) și protocoalele (documentația rezultată);

· managementul relației cu clienții - funcționalitatea CRM (cunsumer relation management) este acum implementată într-un grad sau altul în toate EDMS, cu excepția celor mai vechi, pentru ai căror utilizatori, însă, o astfel de funcționalitate nu este în mod special solicitată.

Caracteristicile pieței EDMS din Rusia

Piața rusă pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor în termeni monetari este estimată în prezent de experți la 170 de milioane de dolari și se caracterizează prin rate de creștere ridicate - de la 25 la 40% pe an, potrivit diferitelor estimări. Acest lucru îl face foarte atractiv, inclusiv pentru companiile străine puternice, astfel încât situația din industrie se poate schimba cu ușurință. Desigur, pe de o parte, pe o piață nesaturată, toți furnizorii, care au demonstrat o activitate suficientă, în principiu, au mari oportunități de dezvoltare. Dar, pe de altă parte, acum putem spune deja că fondul jucătorilor principali s-a format practic.

Până acum, dezvoltatorii străini și ruși au împărțit piața în termeni monetari aproximativ în mod egal, dar în ceea ce privește numărul de implementări, raportul nu este în mod clar în favoarea dezvoltărilor străine. Datorită costului ridicat al licențelor pentru programe străine, precum și adaptării costisitoare și consumatoare de timp la cerințele standardelor rusești, acestea sunt utilizate în principal în companiile mari și agențiile guvernamentale, pentru care problema prețurilor nu a fost atât de acută. Întreprinderile IMM sunt mai înclinate să utilizeze evoluțiile interne datorită flexibilității și costului redus, iar situația este puțin probabil să se schimbe aici. Cu toate acestea, companiile mari apelează din ce în ce mai mult la EDMS rus. Cu atât mai mult, cu cât este mai probabil ca o parte a pieței să fie cucerită de sistemele interne: în fiecare an acestea devin mai funcționale, semnificativ mai puțin costisitoare de implementat și, ceea ce este foarte important, sunt dezvoltate special pentru realitățile rusești.

Ponderea dezvoltatorilor străini de platforme și soluții reprezintă mai mult de 50% din piața EDMS. O mare parte din piața EDMS (aproximativ o treime) este ocupată de soluții bazate pe platforma Documentum. Companiile care au luat parte la studiu care își dezvoltă sistemele bazate pe platforma IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, NTC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) dețin 12-15% din piață. Printre companiile rusești, o poziție semnificativă pe piață este deținută de: EOS, Lanit, Directum și Cognitive Technologies. Sistemul dezvoltat de fiecare dintre aceste companii reprezintă mai mult de 5% din piața EDMS. Upscale Soft, Docsvision și Naumen au, de asemenea, poziții destul de puternice. EDMS nu ia în considerare alte soluții create pe baza platformelor IBM utilizate pentru dezvoltarea soluțiilor ECM (Lotus Notes, Content Manager etc.), precum și soluții pe platforme pentru dezvoltarea aplicațiilor ECM de la Microsoft și Oracle și soluțiile dezvoltatorilor ruși, nu care a luat parte la studiul CNA. Segmentul specificat al pieței EDMS din Rusia este estimat de experți la 45-55 milioane USD. Cu toate acestea, având în vedere că platformele IBM utilizate pentru crearea sistemelor electronice de gestionare a documentelor sunt reprezentate pe scară largă în Rusia, ponderea soluțiilor bazate pe tehnologii IBM se poate dovedi a fi semnificativ mai mare decât ponderea totală a companiilor chestionate de CNA, inclusiv datorită propriilor evoluții. În general, există trei direcții principale de creștere a pieței, pentru care jucătorii noi și existenți pot concura. În primul rând, ne putem aștepta la o creștere a cererii de la agentii guvernamentale după dezvoltarea unui cadru de reglementare adecvat. Întrucât sectorul public este consumatorul care definește EDMS în Rusia, care reprezintă aproximativ 40% din piață, depinde mult de calea pe care statul o va alege atunci când va crea o structură interdepartamentală dezvoltată pentru schimbul de informații. În al doilea rând, structurile comerciale mari, care folosesc în mod activ EDMS de destul de mult timp, dar numai în unele divizii, se străduiesc să combine sucursalele distribuite într-un singur spațiu informațional și să extindă practica de succes la nivelul întregii întreprinderi. Și, în al treilea rând, în ultimii doi sau trei ani, întreprinderile mijlocii și mici au introdus din ce în ce mai multe sisteme pentru a îmbunătăți eficiența organizării procesului de lucru și au realizat deja ce avantaje oferă acest lucru.

Volumul pieței sistemelor electronice de gestionare a documentelor (EDMS) din Rusia în 2008, conform estimărilor preliminare ale CNews Analytics, a fost de aproximativ 210 milioane de dolari. Sectorul public rămâne cel mai mare client al EDMS din Rusia și speranțele unei creșteri ulterioare sunt legate și de inițiativele guvernamentale. Speranțele pentru dezvoltarea ulterioară sunt încă asociate cu sectorul public, băncile, telecomunicațiile și petrolul și gazul, care inițial au „ridicat” această piață din Rusia. La evaluarea dimensiunii pieței EDMS din Rusia de către experții CNews Analytics, precum și de respondenți - dezvoltatori și integratori, sunt luate în considerare costul componentelor sistemului, serviciile de consultanță, implementarea și actualizarea sistemului, precum și instruirea și suportul tehnic. Dacă conform sondajului din 2007, ponderea serviciilor de implementare a fost aproximativ egală cu costul sistemului (aproximativ 36%), atunci în 2008 respondenții au indicat că ponderea implementării a crescut ușor - 40% față de 35% (costul sistemului). Această schimbare s-a datorat parțial creșterii rapide a sectorului intern al serviciilor IT în ansamblu, pe fondul căruia costul activității consultanților a fost semnificativ și a crescut rapid. Odată cu începutul schimbărilor de criză din țară, clienții anticipau cu entuziasm că prețurile pentru aceste servicii vor scădea în curând. Cu toate acestea, faptul unei reduceri accentuate a costurilor serviciilor IT profesionale nu s-a întâmplat încă, în ciuda faptului că această piață este prima care intră în zona de risc.

Figura: 1. Structura costurilor pentru implementarea EDMS.

Prezentare generală a sistemelor moderne de gestionare a documentelor electronice

Luați în considerare cele mai frecvente opt EDMS din Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document flow (1C), Boss-referent (BOSS-Referent, IT Group), BUSINESS ( EOS), EVFRAT (Tehnologii cognitive). Opinia prezentată asupra EDMS este o încercare de a evalua capacitățile și disponibilitatea produselor software pentru a rezolva problemele urgente de organizare a gestionării documentelor electronice la o întreprindere.

Criteriile evidențiate în revizuire vor ajuta la analiza posibilităților soluțiilor luate în considerare din punctul de vedere al implementării tehnice a anumitor sarcini EDMS. Toate posibilitățile sunt împărțite în șapte domenii de automatizare:

Munca de birou;

Fluxul general de documente;

Managementul activităților contractuale;

Arhivă electronică;

Lucrați cu apelurile cetățenilor;

Management de proiect;

Lucrați cu documentația QMS.

Tabelul 1 oferă o serie de criterii evidente inerente tuturor sistemelor avute în vedere (și, în principiu, tuturor sistemelor din clasa EDMS), precum și criteriile care fac posibilă distingerea soluțiilor între ele. În general, capacitățile funcționale ale sistemelor coincid și doar o specificare detaliată a unora dintre sarcinile fundamentale ale fluxului de documente și caracteristicile implementării acestora ne permit să comparăm diferite soluții. Trebuie remarcat faptul că există o practică de implementare destul de mare pentru toate sistemele prezentate în revizuire. Aceste sisteme sunt utilizate de sute de organizații pentru a-și automatiza fluxul de lucru. Pe lângă aceste soluții, există mai mult de 50 de produse software pe piață care nu sunt utilizate pe scară largă.

Dacă analizăm noile versiuni ale sistemelor care ocupă poziții de lider pe piață, trebuie remarcat faptul că, în ultimii trei ani, dezvoltarea acestora a vizat în principal îmbunătățirea capabilităților de servicii, întrucât capabilitățile de bază într-o formă sau alta au fost deja implementate anterior. Dacă vorbim despre noi capacități tehnice, putem observa potențialul dezvoltării EDMS în direcția gestionării diferitelor tipuri de conținut (multimedia), utilizarea tehnologiilor de auto-procesare și analizarea conținutului documentului. Dar până acum o astfel de funcționalitate nu este obligatorie pentru EDMS și, cel mai important, cererea pentru aceasta în Rusia nu a fost pe deplin formată.

Tabelul 1. Caracteristicile generale ale celor mai populare EDMS

Luați în considerare EDMS prezentat în funcție de raportul clar pentru toți"Preț / funcționalitate"[12]:

Figura: 2. EDMS „Preț / funcționalitate optimă” (diagramă Gartner)

Această diagramă se bazează pe cadranul magicGartner ", În care raportul optim conform criteriului" preț optim / funcționalitate "au sisteme localizate înEu cadran. În II și IV cadranele diagramei sunt sisteme care nu au indicatori echilibrați de preț și funcționalitate.

Criteriul ales pentru studiu ne permite să evaluăm diverse EDMS din punctul de vedere al disponibilității lor de a rezolva probleme reale de gestionare a documentelor electronice într-o întreprindere modernă. Grupul de lideri include sistemeDirectum, DocsVision și Eufrat. Restul sistemelor se află înCadrante II și IV.

Reglementări juridice și standarde în domeniul EDMS

Astăzi, activitățile dezvoltatorilor de EDMS nu sunt practic reglementate. Dezvoltarea produselor software și implementarea proiectelor de implementare, dezvoltatorilor și furnizorilor, într-un grad sau altul, sunt ghidate de următoarele documente de reglementare și legale:

GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții (aprobate prin decretul standardului de stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28);

Legea federală nr. 1-FZ din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la semnăturile digitale electronice” (modificată la 8 noiembrie 2007);

GOST R 6.30-2003. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe privind documentele (aprobate prin rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 N 65-st);

Decretul Guvernului Federației Ruse din 22 septembrie 2009 nr. 754 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind sistemul de gestionare a documentelor electronice interdepartamentale”;

Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Despre informații, tehnologii informaționale și protecția informației”.

La implementarea proiectelor pentru implementarea EDMS, în cazul lucrării cu date cu caracter personal, este necesar să se ghideze după cerințele legilor federale din 27 iulie 2006 N 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal” și din 27 decembrie 2009 N 363-FZ „Cu privire la modificările articolelor 19 și 25 din Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal”.

Deoarece GOST-urile sunt de natură consultativă, dezvoltatorii includ flexibilitate maximă în soluțiile lor, astfel încât, în funcție de client, ar fi posibil să se implementeze diferite scheme de lucru cu documente pe baza sistemului. Adesea, arhitectura și logica sistemului ar trebui să ofere abordări diferite și, uneori, opuse pentru automatizarea documentelor. Lipsa standardelor general acceptate este o problemă nu numai pentru dezvoltatori, ci și pentru clienți, deoarece alegerea cerințelor pentru EDMS devine prea subiectivă. Regulile și reglementările pentru lucrul cu documente pot diferi de la o companie la alta, nu numai în cadrul aceleiași industrii, ci chiar în cadrul aceluiași grup de companii. Și, deși, în general, complexul sarcinilor de gestionare a documentelor electronice este destul de clar, metodele de implementare a acestora variază foarte mult. Se pare că una dintre cerințele principale pentru dezvoltatorii unui EDMS modern este aceea de a oferi o soluție adecvată în ceea ce privește prețul, calitatea și timpul de implementare, indiferent de specificul muncii clientului (cu alte cuvinte, satisfacerea oricărui specific).

Bibliografie

1. Michael J. D. Sutton. „Fluxul de documente corporative. Principii, tehnologii, metodologie de implementare ”. - Sankt Petersburg: Azbuka, 2002

Cartea conține concepte teoretice și numeroase recomandări practice pentru optimizarea arhitecturii unui sistem de gestionare a documentelor, distribuirea responsabilităților între manageri și personalul tehnic atât în \u200b\u200betapa de creare, cât și în timpul funcționării sistemului, organizarea stocării eficiente din punct de vedere al costurilor și recuperarea extrem de eficientă a documentelor și multe altele. Toate aceste sfaturi se bazează pe bogata experiență practică a autorului - un specialist canadian de vârf în domeniul optimizării fluxului de lucru, care a lucrat pentru guvernul țării sale și pentru corporațiile de top din lume.Ideea cheie este că un sistem de gestionare a documentelor bine construit nu ocupă o mulțime de resurse, ci ajută la luarea unor decizii eficiente, crește competitivitatea unei întreprinderi datorită faptului că informațiile necesare devin ușor disponibile și întotdeauna „la îndemână”. Tehnologia construirii unui sistem eficient de gestionare a documentelor pentru o întreprindere este descrisă în această carte.

2. Metode și instrumente pentru lucrul cu documente. Antologie. -URSS editorial, 2000

Colecția prezintă lucrări despre aspecte teoretice și aplicate ale fluxului de lucru și probleme conexe de recunoaștere a textului, interacțiunea cu bazele de date și interfața cu utilizatorul.Colecția se adresează cercetătorilor și dezvoltatorilor de sisteme de gestionare a documentelor.

3. Klimenko SV, Krokhin IV, Kushch VM, Lagutin Yu.L. Documente electronice în rețele corporative. - M.: Ankey-Ecotrends, 1999

Monografia stabilește elementele de bază și problemele creșterii eficienței automatizării de birou într-o instituție, inclusiv problemele specifice asociate cu tranziția la tehnologia fără hârtie. Sunt luate în considerare principiile construcției sistemelor electronice moderne de gestionare a documentelor (DMS) și tendințele lor de dezvoltare. Sunt prezentate descrierile celor mai avansate produse străine din domeniul CURȚII. Sunt date standardele în domeniul codificării, compresiei, schimbului, integrării diverselor tipuri de informații.

4. V. Zherebenkova. Fluxul de documente la întreprindere. - Top, 2005

Cartea examinează fluxul documentelor din perspectiva contabilității și contabilității fiscale. Este descrisă procedura de întocmire a documentelor organizaționale și administrative. Oferă exemple de forme unificate utilizate în decontări cu persoane responsabile, efectuând tranzacții în numerar, tranzacții pe cont curent, atunci când se contabilizează active corporale și necorporale, active fixe, forță de muncă și salarii... Sunt prezentate registrele contabile fiscale elaborate de autor.

5. Chernov V.N. Sisteme electronice de gestionare a documentelor. - M: RAGS, 2009 .-- 84p.

Sunt enunțate principiile și caracteristicile creării sistemelor automate pentru gestionarea documentelor. A fost efectuată selecția criteriilor și compararea caracteristicilor sistemelor automate pentru sprijinul documentar al managementului firmelor de dezvoltare care lucrează de multă vreme pe piața rusă și care au un număr mare de implementări practice de succes. Articolul tratează problemele legate de suportul reglementar al sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

6. EDMS (piața din Rusia)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ % D0% A0% D0% BE% D1% 81% D1% 81% D0% B8% D0% B8

Caracteristicile pieței rusești a sistemelor electronice de gestionare a documentelor

7. Layna Fischer. Inovație și excelență în procesul fluxului de lucru și gestionarea cunoștințelor. - Future Strategies Inc., 2000

Este prezentată descrierea celor mai remarcabile proiecte în domeniul reorganizării și gestionării proceselor de afaceri și implementării sistemelor de flux de lucru.Simplificați procesele de afaceri cu tehnologia fluxului de lucru și soluțiile extranet. Tehnologii pentru întreprinderea virtuală. Flux de lucru și strategii software de lot. Strategii moderne de afaceri și suport pentru proces. Piața fluxului de lucru. Integrarea sistemelor de flux de lucru pentru procesarea facturilor de plată și a imaginilor grafice ale documentelor.

8. Sapkov V.V. Tehnologia informației și computerizarea lucrărilor de birou. - Sankt Petersburg: Academia, 2006.-288 p.

Sunt luate în considerare tehnologiile informaționale utilizate în computerizarea lucrărilor de birou. Pentru a dobândi abilități practice, sunt date exemple cu o analiză a performanței lor. Este prezentată tehnologia creării unui sistem de gestionare a bazelor de date. Lucrarea cu sistemele de publicare este luată în considerare.

9. Glinskikh Alexander. Piața mondială a sistemelor electronice de gestionare a documentelor. - Jet Info # 8 (2002)

Http://www.jetinfo.ru/2002

Concepte de bază despre sistemele electronice de gestionare a documentelor. Analiza stării actuale a pieței mondiale EDMS. Piața rusă EDMS. Exemple de utilizare a EDMS în lume. Integrarea EDMS cu alte aplicații: sisteme ERP și sisteme CRM. Caracteristici ale alegerii și implementării EDMS. Principalii participanți la piața globală EDMS și piața rusă EDMS. Importanța cheie pentru întreprindere este optimizarea și controlul fluxului de documente și controlul asupra procesării informațiilor.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. Lucrări confidențiale de birou și gestionare securizată a documentelor electronice. - M: Logos, 2011.-452 p.

Esența și caracteristicile muncii confidențiale de birou sunt dezvăluite. Evidențierea problemelor legate de documentație informații confidențiale, înregistrarea documentelor confidențiale, contabilitatea acestora, organizarea circulației documentelor confidențiale, clasificarea și sistematizarea documentelor confidențiale, furnizarea unui sistem permisiv de acces și regim de informații confidențiale, pregătirea documentelor confidențiale pentru transferul la arhivă și distrugere. Analiza actelor juridice de reglementare moderne în domeniul informațiilor restricționate și informațiilor confidențiale documentate: date cu caracter personal; secrete oficiale, profesionale, comerciale; secrete de producție etc.

11. GOST 34.602-89 "Termeni de referință pentru crearea unui sistem automat."

Acest standard se aplică sistemelor automatizate (AS) pentru automatizarea diferitelor tipuri de activități (management, proiectare, cercetare etc.), inclusiv combinațiile acestora, și stabilește compoziția, conținutul, regulile pentru întocmirea documentului „Termenii de referință pentru crearea (dezvoltare sau modernizare) sisteme ".

12. Leonid Reingold, Ph.D., Revizuirea sistemelor electronice de gestionare a documentelor

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Sunt luate în considerare inițiativele de stat în jurul „documentului electronic”, standardele în domeniul EDMS, capacitățile tehnice ale sistemelor moderne de gestionare a documentelor electronice, caracteristicile acestora sunt comparate.

13. GOST R 51141-98

Reflectă sistemul terminologic al conceptelor în domeniul activității de birou și al arhivării.

14. Alexey Nazarenko, Istoria și tendințele de dezvoltare ale EDMS moderne

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Sunt luate în considerare istoria abordării dezvoltării, dezvoltarea funcționalității, poziționării și funcționalității moderne a EDMS, viitorul pieței pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor.

15. Document electronic și flux de lucru: aspecte juridice. Antologie. - INION RAS, 2003

Colecția analizează problemele legate de documentarea informațiilor și organizarea fluxului de documente în condiții moderne. tehnologia Informatiei... Problemele clasificării documentelor în sfera socială, forța juridică a documentelor electronice, statutul juridic și conservarea acestora, rolul în raport juridic, în primul rând în circulația civilă și legislația și practica procedurală, rolul și locul Legii federale „Cu privire la semnătura digitală electronică” în sistemul de organizare a circulației documentelor în Federația Rusă, sunt cercetate experiența străină în domeniul circulației documentelor electronice.

16. Sisteme electronice de gestionare a documentelor: criterii de selecție

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (tehnologii software)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94 _ (% D0% 9F% D1% 80% D0% BE% D0% B3% D1% 80% D0% B0% D0% BC% D0% BC% D0% BD% D1% 8B% D0% B5_% D1% 82 % D0% B5% D1% 85% D0% BD% D0% BE% D0% BB% D0% BE% D0% B3% D0% B8% D0% B8)

18. Kuznetsova, T.V. Lucrări de birou (documentație de gestionare) - M.: Intel-Sintez, 2002

19. Michael J. D. Sutton. Managementul documentelor pentru întreprindere: principii, tehnici și aplicații, 1996

20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Sisteme electronice de gestionare a documentelor - Prentice Hall PTR, 1997

Astăzi, 100% din documentele din birou sunt create în formă electronică, dar mai mult de 80% din ele sunt tipărite (pentru aprobare, revizuire, punere în funcțiune). Cum poate fi eficientă această abordare?

Se pare că introducerea gestionării electronice a documentelor este cea mai rezonabilă acțiune din partea factorilor de decizie. Dar nevoia de automatizare a afacerii este departe de a fi instantanee. Și numai după ce a primit o serie de semnale, conducerea ajunge la concluzia că compania are nevoie de un sistem special de informații pentru gestionarea conținutului (ECM-system). Atunci devine necesară gestionarea informațiilor în toate etapele existenței sale până când devine caducă.

Ce este un document electronic, EDMS, ECM

Există multe definiții. Vom încerca să vă oferim cel mai ușor de înțeles și mai succint.

Document electronic - un set de informații (text, imagine, înregistrare sonoră) salvate pe computer (fișiere Word, Excel etc.). Acesta este însoțit de un card cu atribute - la fel cum cărțile dintr-o bibliotecă sunt însoțite de un dulap. După atribute (titlu, autor, data creării etc.), documentul poate fi găsit rapid.

Flux de lucru (fluxul de lucru) - succesiunea acțiunilor angajaților în cadrul unui anumit proces de afaceri. Un exemplu de astfel de secvență este primirea unui document, înregistrarea acestuia, revizuirea și executarea unui document și un proces de afaceri - lucrul cu apelurile cetățenilor.

Gestionarea documentelor electronice (EDF) este un mod de organizare a lucrului cu documente, în care cea mai mare parte a documentelor sunt utilizate în formă electronică și stocate central.

Aveți nevoie de un sistem ECM

Pentru a evalua dacă aveți nevoie de un sistem ERMS sau ECM, răspundeți la următoarele întrebări:

• poți găsi rapid documentul de care ai nevoie în timp ce vorbești la telefon cu un partener important?
• va fi posibil să spui exact care dintre ordinele pe care le-ai emis nu au fost îndeplinite și sunt restante în acest moment?
• sunteți sigur că viteza actuală de aprobare a documentelor creează o imagine pozitivă a organizației dvs.?
• ești mulțumit de volumul de hârtii de pe birou?
• puteți spune cu încredere unde se află în prezent documentul care a fost trimis spre aprobare?

Avantajele gestionării documentelor electronice

Transparența proceselor de afaceri... Datorită sistemului, puteți urmări toate etapele activităților organizației. Procesele de afaceri devin complet transparente pentru management, sunt mai ușor de controlat.

Disciplina de performanță superioară... Conform statisticilor, 20% din sarcinile primite nu sunt îndeplinite de angajații responsabili de acestea. Cu un control deplin asupra tuturor etapelor de lucru, sistemul ECM afectează direct disciplina de performanță a angajaților.

Costuri mai mici ale forței de muncă pentru manageri și angajați. Sistemul reduce timpul petrecut de angajați în aproape toate operațiunile de rutină cu documente: crearea, căutarea, aprobarea etc. Fluxul documentelor este accelerat. Și, ca rezultat, toate procesele din organizație trec mai repede.

Confidențialitatea informațiilor este asigurată... O încălcare a datelor poate provoca pierderi de milioane către o organizație. Spre deosebire de fluxul tradițional de „hârtie”, sistemul ECM oferă acces la documente strict în conformitate cu drepturile de utilizator atribuite. Toate acțiunile de pe document (citire, modificare, semnare) sunt înregistrate.

Cerințele standardelor ISO 9000 sunt îndeplinite... Stabilirea managementului calității a devenit acum una dintre sarcinile prioritare în companiile rusești. Printre cerințele pentru sistemul de management al calității (QMS) există un flux de lucru livrat în mod transparent, precum și interacțiunea informațională între angajați.

Ușor de inovat și de instruit pentru noii veniți... Datorită sistemului de notificare construit pe baza sistemului ECM, puteți aduce rapid noile reguli de lucru tuturor angajaților. Timpul de instruire pentru noii angajați este redus prin căutarea rapidă a informațiilor necesare (reglementări, instrucțiuni etc.). Traseele și șabloanele documentelor se schimbă cu ușurință, după care angajații încep automat să lucreze într-un mod nou.

Dezvoltarea culturii corporative... Implementarea unui sistem ECM stabilește și menține politica internă a companiei, duce la coeziunea echipei. În același timp, crește responsabilitatea fiecărui angajat pentru performanța de înaltă calitate a sarcinii atribuite.

Avantajele mai competitive... Sistemul ECM afectează în mod direct avantajele competitive ale companiei față de alți jucători de pe piață. Viteza și calitatea serviciilor pentru clienți sunt crescute datorită mișcării rapide a fluxurilor de informații și a controlului precis al tuturor proceselor. Chiar și cea mai mare întreprindere devine mai mobilă și mai puțin dependentă de unii angajați „de neînlocuit”.

Tehnologii ECM

Managementul conținutului corporativ poate fi abordat atât din punct de vedere al practicii, cât și al teoriei.

Să începem cu acesta din urmă. Acordați atenție componentelor ciclului de viață indicate în definiția canonică din glosarul AIIM (Association for Information and Image Management):

• captură (Capture),
• management (Administrare),
• stocare (Magazin),
• protecție (conservare),
• livrarea informațiilor (Deliver).

Este necesară gestionarea informațiilor pe tot parcursul ciclului său de viață: de la crearea sau intrarea în organizație, până la livrarea către consumatorul final sau distrugerea după expirarea perioadei de stocare.

Informațiile pătrund în toate procesele organizației, sunt create și procesate în diferite programe și utilizând diferite aplicații. Dar numai sistemul ECM se concentrează pe o abordare unificată a gestionării datelor de-a lungul vieții lor.

Din punct de vedere al afacerii în ciclu de viață documentați etapele importante care au un impact direct asupra proceselor de afaceri atunci când participă la fluxuri de lucru (workflow). Dar, din punct de vedere tehnic, acestea nu poartă o sarcină semantică pronunțată și sunt desemnate prin termenul general „gestionarea documentelor”.

Funcționalitatea și clasificarea sistemelor EDMS și ECM

Potrivit companiei de cercetare Gartner, sistemele care acceptă cel puțin 3 din 6 funcții pot fi clasificate ca ECM:

• gestionarea documentelor: checkout / return, controlul versiunilor, securitate, gruparea documentelor etc;
• colaborarea pe documente comune și sprijinul echipelor de proiect;
• scanarea documentelor și gestionarea imaginilor documentelor pe hârtie;
• gestionarea înregistrărilor pentru păstrarea arhivelor pe termen lung, automatizarea regulilor și reglementărilor de păstrare, asigurarea conformității înregistrărilor cu legile și reglementările;
• flux de lucru pentru a susține procesele de afaceri, rutare conținut, atribuirea sarcinilor și stărilor de lucru, urmărirea rutelor și monitorizarea execuției;
• gestionarea conținutului web pentru automatizarea publicării, conținutului dinamic și gestionarea interacțiunii utilizatorilor pentru aceste sarcini.

Puteți afla mai multe despre acest subiect în rubricile secțiunii „Funcționalitate EDMS și ECM”:

Un exemplu de proces de afaceri într-un sistem ECM

Ce să nu ne așteptăm de la un sistem ECM

În prezent, automatizarea complexă a întreprinderilor este construită prin integrarea mai multor sisteme, fiecare rezolvând o anumită gamă de probleme. Prin urmare, este foarte important să înțelegeți ce anume să implementați în fiecare sistem.

Să luăm în considerare cele mai comune cerințe de afaceri, a căror implementare în sistemul EDMS și ECM ar trebui să fie rezonabilă.

Administrarea resurselor umane... În ciuda faptului că este direct legată de documente, sarcina acestei direcții nu este fluxul de lucru în sine, ci contabilitatea și gestionarea personalului.

Un angajat are nevoie de diferite eșantioane de personal - după educație, sex, specialitate, data admiterii / concedierii etc., pentru că aceste informații ar trebui stocate într-o formă structurată într-o bază de date și nu ca documente nestructurate separate.

Crearea fiecărui document ar trebui să se reflecte în schimbarea stării personalului, prin urmare, pentru automatizarea administrării resurselor umane, este mai bine să utilizați sisteme specializate de gestionare a resurselor umane care pot fi integrate cu un sistem ECM pentru a stoca informații nestructurate (CV, fotografii, comenzi de personal etc.) În plus, este util să automatizați procesele de aprobare a acestor documente în sistemul ECM.

Contabilitatea documentelor financiareSituația este similară cu documentele financiare structurate: facturi, foi de parcurs, acte de completare etc.

Pentru taxe și contabilitate, care se bazează pe documente primare, sunt destinate sisteme de contabilitate specializate, precum și module specializate ale sistemului ERP. Sistemul ECM nu le poate înlocui, deși scanarea și organizarea unei arhive electronice a imaginilor scanate ale documentelor financiare sunt sarcinile EDMS. Necesitatea implementării unor astfel de soluții apare de obicei atunci când există un număr mare de documente și participanți la procesele de afaceri care vor lucra cu documente financiare ca și cu documentele EDMS, luând în considerare drepturile de acces, semnăturile electronice etc.

În plus, acum este posibilă schimbul de documente financiare (facturi, contracte, facturi și acte) cu contrapartide în formă electronică. Iar stocarea acestor documente în EDMS va oferi un avantaj suplimentar. ...

Analiza și modelarea proceselor de afaceri.

De regulă, sistemele din clasa BPM () sunt utilizate pentru analiza și modelarea proceselor. Acestea sunt instrumente specializate ale unui analist de afaceri al întreprinderii sau al unei firme de consultanță externe. În procesele de afaceri modelate, pot exista acțiuni care nu sunt legate de documente, efectuate manual (de exemplu, livrarea documentelor prin curier), actori externi (de exemplu, furnizori) sau cu suport pentru alte clase de sisteme (ERP, CRM).

EDMS clasic poate oferi informații pentru analiza proceselor de afaceri (de exemplu, sub formă de rapoarte privind întârzierile în executarea anumitor tipuri de sarcini). Dar aceasta este doar o mică parte din datele necesare pentru o analiză completă.

Este logic să se integreze EDMS cu sistemele de modelare bazate pe date de referință, de exemplu, tipuri de documente sau structura organizațională.

Implementarea sistemului ECM

Efect de implementare

Evaluarea rezultatelor unui proiect ECM nu diferă de analiza eficacității unui proiect IT, iar acesta din urmă nu diferă de evaluarea vreunui proiect al companiei.

Motivul aici este maturitatea tehnologiilor companiei, fără de care compania pur și simplu nu poate fi considerată eficientă. În alte cazuri, este aproape imposibil să se calculeze beneficiile, deși nevoia de implementare este fără îndoială. Uneori, calculul efectului este mai scump decât tehnologia în sine (cum ar fi furnizarea angajaților cu acces nelimitat la internet). În toate aceste cazuri, atenția este mai degrabă concentrată asupra costurilor proiectului și asupra potențialului soluției, inclusiv cât de ușor sistemul implementat va rezolva alte probleme ale companiei.

EDMS și soluțiile bazate pe acesta nu pot fi întotdeauna atribuite sistemelor, al căror efect este clar. Metodele tradiționale de analiză a eficienței utilizării activelor nu se aplică informațiilor, precum și formula „raportul profitului cu costurile totale este eficiența”. Acest lucru se datorează faptului că informațiile - imobilizare necorporalăparticiparea la producție împreună cu resurse materiale și de muncă. Introducerea unui sistem ECM este însoțită de modificări ale proceselor de afaceri și ale costurilor forței de muncă. Costurile sistemelor informaționale, inclusiv ECM, sunt în majoritatea cazurilor indirecte, care pot fi calculate pe unitate de producție numai utilizând un model de planificare economică. Și este adesea dificil de formalizat.

Etapele implementării sistemului ECM

Alegerea și achiziționarea unui sistem ECM este doar primul pas către construirea unui flux de documente electronice într-o organizație. Înainte de a începe să funcționeze și să înceapă cu adevărat să dea efect, procesul de implementare este înaintat.

Implementarea unui sistem ECM constă de obicei în următoarele etape:

• organizarea proiectului, alocarea personalului (manager de proiect și grup de lucru);
• cercetarea unei întreprinderi și proiectarea de soluții pentru utilizarea unui sistem ECM;
• reglarea și adaptarea sistemului ECM;
• instruire;
• operațiune de încercare.

În orice caz, următoarele reguli sunt obligatorii pentru implementarea cu succes:

• participarea activă a managementului la procesul de implementare și utilizare a sistemului ECM;
• selectarea și instruirea aprofundată a angajaților cheie pentru implementarea și asistența software-ului;
• organizarea instruirii pentru toți utilizatorii și furnizarea de instrucțiuni pentru lucrul cu sistemul.

Probleme și riscuri ale implementării sistemului ECM

În multe privințe, acestea coincid cu proiecte pentru implementarea altor sisteme informaționale și conduc la următoarele consecințe negative:

• condițiile și bugetul proiectului sunt încălcate;
• nu toate obiectivele sunt atinse (sistemul funcționează, dar nu în totalitate: mai puțin / mai rău decât planificat);
• implementarea se defectează complet (sistemul chiar nu funcționează).

Specificitatea riscurilor datorită faptului că majoritatea angajaților companiei trebuie transferați într-un timp scurt la metode de lucru complet noi (citirea documentelor în formă electronică, primirea în formă electronică a rezoluțiilor și semnăturilor conducerii etc.). Cele mai tipice riscuri ale implementării unui sistem ECM includ:

• conservatorismul utilizatorilor, respingerea noilor metode de lucru;
• competență scăzută în informatică a utilizatorilor obișnuiți și management de top;
• procese nestructurate (lipsa reglementărilor);
• echipament tehnic insuficient / inadecvat;
• management de proiect fuzzy.

Modalități de prevenire a riscurilor standard:

• proiectarea detaliată și preliminară a activității unui sistem ECM la o anumită întreprindere;
• orientări clare și exemplu de conducere personală;
• instruirea personalului și sprijin operațional în rezolvarea problemelor;
• implementare pe etape.

Fiabilitatea și legalitatea unui document electronic

Domeniul managementului conținutului electronic și al interacțiunii fără hârtie în companii se dezvoltă acum în mod activ. Legislația se schimbă și ea, unele reguli sunt fixate în ea după ce s-au stabilit în viață, iar unele, dimpotrivă, sunt introduse după adoptarea de noi reguli la nivel de stat.

Determinarea autenticității și semnificației juridice a unui document pe hârtie este o procedură clară pentru toată lumea: documentul trebuie să aibă semnăturile și sigiliile necesare. Dar cum să determinați validitatea unui document electronic?

În acest scop a fost creat semnatura electronica (EP) - cerința unui document electronic conceput pentru a-l proteja de contrafacere. Puteți identifica proprietarul semnăturii, precum și stabili absența modificărilor în documentul electronic după semnarea acestuia.

În forma sa cea mai simplă, mecanismul ES funcționează după cum urmează:

• este alocat un centru de certificare (departament sau organizație externă) care, utilizând software specializat, generează așa-numitele „certificate cheie” pentru fiecare utilizator;
• se creează cheia ES - aceasta este o secvență unică de simboluri. Acesta constă dintr-o cheie privată, care este disponibilă numai proprietarului său și care poate semna un document de semnătură electronică, și o cheie publică, care este disponibilă pentru toată lumea, cu ajutorul acestuia puteți determina cine și când a semnat un document electronic.

Atunci când se utilizează un sistem ECM, toate „dificultățile” pe care le poate întâlni utilizatorul sunt ascunse. Utilizatorul, de regulă, trebuie doar să selecteze funcția dorită: „Semnați documentul” (un document semnat prin semnătura electronică va fi închis simultan pentru modificări) sau „Obțineți informații despre semnături”. Se recunoaște legitimitatea documentelor electronice.

Cuvinte de despărțire

Vă dorim succes în stăpânirea noilor cunoștințe, iar materialele noastre vă vor ajuta întotdeauna în acest sens.

Odată cu proliferarea computerelor, 100% din documente sunt create electronic. Cu toate acestea, mai mult de jumătate dintre acestea sunt încă tipărite pentru revizuire și aprobare.

În ceea ce privește schimbul de documente și semnarea contractelor între entități comerciale, mass-media pe hârtie sunt aproape întotdeauna utilizate aici.

Există trei moduri de a trimite:

• Prin sistemul garantat de livrare a mesajelor către cont personal contribuabil;
• Pe purtătorii magnetici cu EDS
• Prin programul „Terminalul contribuabilului” în birourile inspecției fiscale.

Creșterea eficienței operaționale și reducerea costurilor este un obiectiv care se confruntă cu orice întreprindere care intenționează să rămână în afaceri pentru mulți ani de acum încolo. Și poate fi realizat prin introducerea gestionării electronice a documentelor, mai ales că este prevăzut în legislația rusă.

În același timp, este important să acordați atenție acelor documente care trebuie tipărite pe hârtie în conformitate cu legea și să vă asigurați că fluxul de hârtie și document electronic nu se duplică reciproc, deoarece în acest caz nu se poate salva nimic.

Dacă totul este organizat corect, atunci gestionarea electronică a documentelor este cheia eficienței unei întreprinderi moderne.