Przykładem jest elektroniczny obieg dokumentów w organizacji. Elektroniczne zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie

Poznajemy podstawy budowy optymalnego systemu obiegu dokumentów, podajemy przykłady oraz algorytm krok po kroku budowy harmonogramu obiegu dokumentów.

Z artykułu dowiesz się:

Diagram przepływu dokumentów przedsiębiorstwa

Scentralizowane

Forma ta jest odpowiednia dla organizacji o ściśle zhierarchizowanej strukturze zarządzania, przestrzegającej zasady liniowego podziału funkcji (zarządzanie jednoosobowe). Scentralizowana forma obrotu papierami wartościowymi zakłada obecność w strukturze organizacyjnej firmy wyspecjalizowanej komórki odpowiedzialnej za pracę z całą dokumentacją.

Zdecentralizowane

Ta forma jest odpowiednia dla organizacji, w których uprawnienia departamentów są wyraźnie podzielone zgodnie z zasadą autonomii operacyjnej.

Zdecentralizowana forma obiegu dokumentów zakłada obecność w każdej jednostce strukturalnej własnego działu odpowiedzialnego za pracę z dokumentacją.

Mieszany

Przy takiej formie obrotu wiodącą rolę w pracy z dokumentacją przypisuje się centralnej służbie przedszkolnej placówki oświatowej, ale część procedur deleguje do specjalnych służb tworzonych w ramach każdej jednostki strukturalnej firmy.

Przykład schematu przepływu pracy

Schemat tras przepływu dokumentów jest podstawową zasadą systemu obiegu dokumentów biznesowych. W tym schemacie każdemu obiegowi dokumentów przypisana jest ogólna charakterystyka, określone są instancje i określane są obowiązkowe procedury.

Ten schemat wskazuje:

1. wykonawcy (czyli działy zaangażowane w przetwarzanie tego strumienia);
2. trasa (czyli kolejność wykonawców);
3. obecność ruchów wstecznych (czy dokument dociera do tego samego wykonawcy kilka razy);
4. charakter czynności wykonywanych przez każdego konkretnego wykonawcę).

Przykład schematu organizacji pracy przedstawiono na rys. 1:

Rysunek 1. Schemat obiegu dokumentów przedsiębiorstwa

Przeczytaj także:

Rodzaje strumieni dokumentów

Przepływ danych w określonym kierunku, zorganizowany w ramach zamkniętego systemu obiegu dokumentacji, nazywamy obiegiem dokumentów. Źródło i przeznaczenie danych pozostają takie same.

Klasyfikacja obiegów dokumentów odbywa się na podstawie ich relacji do obiektu kontroli oraz kierunku ruchu.

Pierwsza klasyfikacja

• przepływy poziome (występują między działami tego samego poziomu);
• przepływy pionowe (występują między wydziałami różnych poziomów);
• rosnąco (dokumenty ze struktur podrzędnych przechodzą do wiodących);
• odgórnie (dokumenty ze struktur kierowniczych przechodzą do podwładnych).

Druga klasyfikacja

• przychodzący strumień tworzą dokumenty pochodzące ze źródeł zewnętrznych;
• strumień wychodzący składa się z dokumentów przesłanych z organizacji;
• przepływ wewnętrzny jest kształtowany przez papiery krążące w organizacji.

Etapy obiegu dokumentów w organizacji

Projekt i realizacja schematu organizacji pracy polega na łączeniu całej różnorodności procedur w kilka podstawowych etapów:

Ekspedycyjna obróbka. Na tym etapie przychodząca korespondencja jest odbierana, sprawdzana, rozsyłana na adresy i przekazywana do rozpatrzenia kierownikowi.

Wstępna uwaga.Na tym etapie usługa DOE bada i klasyfikuje artykuły według rodzaju, ważności, złożoności, statusu autora itp.

Kierunek do zarządzania.Na tym etapie podejmowane są uchwały i podejmowane są decyzje administracyjne.

Leczenie.Na tym etapie dokumentacja jest wykonywana i wysyłana do przechowywania.

Podstawową zasadą wszystkich etapów jest racjonalny ruch, tj. optymalizacja, łączenie i redukcja strumienia. W tym celu tworzone są specjalne instrukcje technologiczne, których głównym celem jest ustalenie najbardziej efektywnej sekwencji procedur oraz opracowanie optymalnych schematów tras.

Jak sporządzić schemat obiegu dokumentów

Najlepszą opcją graficznego przedstawienia wszystkich etapów przekazywania dokumentów jest diagram. Każdy rodzaj pracy jest dokładnie analizowany, a wynikiem tej analizy jest opracowanie schematu blokowego, który wizualizuje cały proces.

Kolejność czynności potrzebnych do rozwiązania problemu opatrzona jest projektem graficznym.

Nie ma ujednoliconego schematu harmonogramu. Każde przedsiębiorstwo musi go samodzielnie rozwijać. Im większe przedsiębiorstwo, tym więcej działań, tym bardziej szczegółowy powinien być harmonogram.

Etap drugi.

Wyznacz osoby odpowiedzialne za formalności

Jest to dość proste w przypadku podstawowej dokumentacji - za projekt odpowiada ten, kto komponuje. W przypadku pozostałych dokumentów taka osoba będzie musiała zostać wyznaczona. Jeśli tak się nie stanie, to w przypadku utraty dokumentu lub naruszenia terminu na jego złożenie nikt nie będzie o to pytał.

Etap trzeci.

Wyznaczamy terminy.

Termin, w którym odpowiedzialny pracownik musi złożyć dokument, jest najważniejszą częścią całego harmonogramu. Termin może być określony w miesiącach lub dniach od daty realizacji artykułu.

Etap czwarty.

Wybór projektu

Jak wspomniano powyżej, wygodnym sposobem projektowania wykresu jest diagram blokowy. Ale można go sformatować zarówno w formie tekstu, jak i w formie tabeli. Formularz tekstowy jest odpowiedni dla małej organizacji, dla większej - wygodniejszy będzie stół. Główna zasada jest taka, że \u200b\u200bTwój diagram powinien być czytelny dla pracowników odpowiedzialnych za obieg dokumentów.

Dokumentacja papierowa od wielu dziesięcioleci jest ogólnie przyjętą formą prezentacji wyników działalności intelektualnej i instrumentem interakcji informacyjnej. W jego tworzenie zaangażowane były miliony inżynierów, techników, pracowników przedsiębiorstw przemysłowych, agencji rządowych i struktur handlowych (i nadal są zatrudnieni). Wraz z pojawieniem się komputerów zaczęto szeroko wprowadzać różne narzędzia i systemy do automatyzacji dokumentacji papierowej.

Elektroniczny obieg dokumentów rozumiany jest jako sposób organizacji pracy z dokumentami, w których wykorzystywana jest większość dokumentów firmy w formacie elektronicznym i jest przechowywany centralnie w tzw. archiwach elektronicznych, swego rodzaju hurtowniach informacji lub magazynach danych.

Do głównych zadań wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami (EDMS) w przedsiębiorstwie należą:

ü efektywne zarządzanie obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie;

ü scentralizowane przechowywanie dokumentów;

ü zwiększenie kontroli nad wykonaniem pracy na dokumentach;

ü zwiększyć produktywność pracowników;

l ułatwianie dostępu do informacji w celu podejmowania decyzji zarządczych.

Wprowadzenie korporacyjnego systemu EDMS daje przedsiębiorstwu dwa rodzaje korzyści: taktyczną i strategiczną.

Taktyczne korzyści wynikające z wdrożenia EDMS są głównie związane z oszczędnościami kosztów. Automatyzacja elektronicznego zarządzania dokumentami daje przedsiębiorstwu następujące korzyści taktyczne:

b fizyczne zwolnienie przestrzeni;

ь obniżenie kosztów kopiowania;

ü redukcja kosztów dostarczania informacji w formie papierowej;

ü redukcja kosztów zasobów: ludzi i sprzętu;

ü redukcja kosztów papieru;

l wzrost wydajności pracy: szybsze wykonanie pracy, wzrost całkowitej ilości wykonanej pracy, usprawnienie pracy z danymi / zapisami (dokumenty z obowiązkami prawnymi), możliwość wykonywania nowych rodzajów prac.

Strategiczne korzyści wynikające z wdrożenia EDMS obejmują korzyści, które są związane z usprawnieniami w kluczowych procesach biznesowych, co z kolei wiąże się ze wzrostem obrotów lub zysków. Wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami zapewnia następujące korzyści strategiczne:

ü pojawienie się możliwości zbiorowej pracy nad dokumentami (co jest niemożliwe przy papierkowej pracy biurowej);

l znaczne przyspieszenie wyszukiwania i selekcji dokumentów (dla różnych atrybutów);

l zwiększenie bezpieczeństwa informacji ze względu na to, że praca w EDMS z niezarejestrowanej stacji roboczej jest niemożliwa, a każdemu użytkownikowi EDMS przydzielane jest własne uprawnienie do dostępu do informacji;

ü zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów i wygodę ich przechowywania, ponieważ są one przechowywane na serwerze w formie elektronicznej;

l doskonalenie kontroli nad wykonywaniem dokumentów.

Głównym rezultatem automatyzacji przepływu dokumentów jest uporządkowanie pracy z dokumentami, znaczna optymalizacja procesów biznesowych, skrócenie czasu podejmowania decyzji zarządczych oraz zwiększenie efektywności całej organizacji. Po wdrożeniu EDMS kierownictwo firmy otrzymuje skuteczne narzędzie zarządcze niezbędne do rozwoju biznesu w nowoczesnych warunkach.

Proces wdrażania składa się z kilku etapów. Główne etapy to:

1) badanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, identyfikację głównych procesów biznesowych, przepływów pracy oraz formalny opis obiegu dokumentów;

2) sporządzanie nomenklatury dokumentów, tworzenie podręczników i klasyfikatorów, sporządzanie instrukcji;

3) dostosowanie systemu na podstawie informacji uzyskanych na etapie ankiety;

4) instalacja i konfiguracja oprogramowanie i operacja próbna;

5) ostateczną konfigurację systemu z uwzględnieniem niedociągnięć zidentyfikowanych podczas próbnej eksploatacji;

6) szkolenie personelu przedsiębiorstwa.

Za bardziej efektywną pracę Zakładów Metalurgicznych SA im A.K. Serov ”proponuje się wprowadzenie takiej innowacji w systemie zarządzania dokumentami, jak system„ Kanclerz ”. Pakiet aplikacji Chancellor to oprogramowanie stworzone na platformie Lotus Domino / Notes, które jest przeznaczone do tworzenia elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w organach rządowych, dużych organizacjach rozproszonych geograficznie, przedsiębiorstwach przemysłowych i bankach.

System Kanclerz jest w stanie kompleksowo rozwiązywać problemy automatyzacji biura, a także tworzenia, przenoszenia, routingu dokumentów w czasie rzeczywistym, ich scentralizowanego przechowywania i przetwarzania archiwalnego. System przeznaczony jest do:

ü organizacja elektronicznego zarządzania dokumentami: przechowywanie, kierowanie i przemieszczanie dokumentów w czasie rzeczywistym, praca zbiorowa i grupowa pracowników.

l automatyzacja biurowa: praca z dokumentami od momentu ich otrzymania lub stworzenia aż do zakończenia realizacji dokumentów, wysłania do sprawy lub archiwum.

przechowywanie i archiwizacja dokumentów: scentralizowane przechowywanie bazy danych wszystkich dokumentów, wyszukiwanie spraw i dokumentów, eksport z systemów automatyki biurowej.

Kanclerz działa na zasadzie modułowej i obejmuje 12 modułów aplikacji. Na życzenie klienta EDMS może zawierać dowolną liczbę powyższych modułów, w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa. Za wykonanie EDMS w JSC "Zakład Metalurgiczny im A.K. Serov ”, wskazane jest wybranie następujących modułów:

1) „System podstawowy”: „rdzeń” produktu, podstawa tworzenia i zarządzania EDMS, do którego podłączana jest dowolna liczba modułów w zależności od potrzeb klienta. Przybory „System podstawowy”: router graficzny, konfigurator, struktura organizacyjna, miejsce pracy, protokoły, instalator - zapewniają scentralizowane zarządzanie wszystkimi komponentami EMS.

2) „Praca biurowa”: moduł przeznaczony do automatyzacji pracy biurowej, przepływu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Zapewnia pracę z dokumentami od momentu ich otrzymania lub utworzenia, aż do zakończenia realizacji, przesłania do sprawy lub archiwum.

3) „Zarządzanie personelem”: moduł przeznaczony jest do automatyzacji procesów biznesowych związanych z zarządzaniem ewidencją kadrową - prowadzenie tabeli kadrowej, przechowywanie kart rejestracyjnych pracowników, rejestrowanie spotkań i zwolnień pracowników, ewidencja czasu pracy, udzielanie urlopów pracowniczych i socjalnych, prowadzenie czynności certyfikacyjnych, sporządzanie raportów statystycznych, prowadzenie spersonalizowanej księgowości itp.

4) „Umowy”: moduł przeznaczony do zarządzania działaniami przedsiębiorstwa przed zawarciem umowy, umową i po jej zawarciu - utrzymanie elektronicznego zarządzania dokumentami, zapewnienie tworzenia, zatwierdzania, podpisywania i wykonywania umów; utrzymanie działalności roszczeniowej; przeniesienie wykonanych umów do archiwum elektronicznego.

5) „Działalność archiwalna”: moduł przeznaczony do pracy kancelarii archiwalnej w przedsiębiorstwie - przekazywanie wykonanych dokumentów z EDMS do archiwum, opracowywanie i utrzymywanie nomenklatury spraw, tworzenie i ewidencja spraw do przekazania do archiwum, prowadzenie i księgowanie spraw w archiwum.

6) „Formularze znaczków”: moduł przeznaczony do realizacji funkcji rozliczania odbioru i stosowania ścisłych formularzy sprawozdawczych i papierów firmowych.

7) „Elektroniczny podpis cyfrowy” (EDS): moduł przeznaczony do korzystania z zewnętrznych narzędzi ochrony kryptograficznej, które wspierają krajowe standardy w środowisku Lotus Notes.

8) „System Zarządzania Jakością” (SZJ): moduł służy do automatyzacji obsługi i rozliczania dokumentów SZJ w przedsiębiorstwie i zawiera dwa komponenty:

ü „Dokumenty QMS” zapewnia implementację oprogramowania do zarządzania dokumentami SZJ oraz możliwość szybkiego zapoznania wszystkich użytkowników systemu z najnowszymi wersjami dokumentów związanych z systemem zarządzania jakością.

ü „SMK Audit” zapewnia zautomatyzowane zarządzanie dokumentacją i danymi dotyczącymi przeprowadzania wewnętrznych i zewnętrznych kontroli jakości w przedsiębiorstwie oraz ich wyników.

Całkowity koszt realizacji projektu można obliczyć za pomocą wzoru

K około \u003d K pr + K os + K p + K pas, (14)

gdzie K pr to koszt platformy oprogramowania;

K os - koszty licencji EDMS;

K p - koszt dodatkowego wyposażenia;

Pas K - koszt szkolenia personelu.

K os \u003d 18239 + 10465 + 4485 + 20930 + 8372 + 33009,6 + 13156 + 19136 \u003d 127792,6 rubla.

K o \u003d 38571 + 127 792,6 + 184 179,4 \u003d 199373,2 rubla.

Kolejną pozycją kosztową, którą należy wziąć pod uwagę, są koszty administracji i utrzymania systemu. Koszt utrzymania to 20% kosztu zakupionych licencji.

C \u003d Kos * 20%, (15)

gdzie C to koszt utrzymania EDMS;

С \u003d 127 792,6 * 20% \u003d 25 558,52 rubli.

Całkowity koszt kosztów wdrożenia

З \u003d С + К о, (16)

gdzie З oznacza koszt wdrożenia EDMS;

С - wydatki na utrzymanie EDMS;

K os - koszt zakupu licencji.

З \u003d 25558,52 +199373,2 \u003d 224931,72 rubla.

Konieczne jest obliczenie oszczędności wynikających z wdrożenia EDMS. Niech oszacowanie bezpośrednich oszczędności kosztów uwzględni tylko koszt papieru zaoszczędzonego dzięki wdrożeniu takiego systemu oraz koszt zaoszczędzonego czasu pracowników.

Maksymalny koszt zużywanego papieru w miesiącu można obliczyć na podstawie zdolności jednego pracownika do czytania i przyswajania określonej liczby stron dokumentów miesięcznie. Na podstawie prostego eksperymentu można dowiedzieć się, że w ciągu dnia pracy przeciętny pracownik jest w stanie przeczytać nie więcej niż 100 zapisanych na maszynie arkuszy dokumentów. Z drugiej strony minimalna objętość stron, które jeden pracownik czyta w ciągu dnia roboczego nie może być mniejsza niż jeden kompletny dokument, czyli cztery do pięciu stron, w przeciwnym razie pracownik ten nie pracuje z dokumentami, a zatem nie jest interesujący z punktu widzenia realizacji SED. Załóżmy, że na pracownika w organizacji przypada 15 stron dziennie.

Miesięczne koszty papieru to:

M \u003d G * B * H * T, (17)

gdzie Г to liczba dni roboczych w miesiącu;

B - liczba arkuszy na pracownika dziennie;

N - koszt jednego arkusza papieru z nadrukowaną informacją (kserokopiarka, druk);

T to liczba pracowników zajmujących się dokumentacją.

M \u003d 21 * 15 * 150 * 184 \u003d 8694 rubli.

Wartość zaoszczędzonego czasu jest jeszcze trudniejsza do oszacowania. Przede wszystkim składa się z następujących czynników:

1) oszczędność wysiłku poprzez ponowne wykorzystanie istniejących dokumentów;

2) oszczędność czasu przy wyszukiwaniu niezbędnych dokumentów poprzez organizację przechowywania dokumentów i skuteczne sposoby wyszukiwania informacji;

3) przyspieszenie wszystkich procesów biznesowych dzięki ich automatyzacji, formalizacji i kontroli dyscypliny wykonawczej.

Ponieważ każda organizacja jest stale zaangażowana w rozwiązywanie zadań, które są do siebie dość podobne, oczywiste jest, że możliwość ponownego wykorzystania istniejących dokumentów jest bardzo realna. Jeżeli w przypadku niektórych rodzajów dokumentów (umów, pism, zaproszeń) takie ponowne wykorzystanie jest w większości miejsc przyjętą praktyką, to w przypadku dokumentów typu oferty handlowe, przeglądy analityczne, wstępne szkice, a nawet zwykła korespondencja, niestety procent ponownego wykorzystania w większości przypadków wynosi zero. Należy zauważyć, że istnieje prototyp (szablon) dla prawie każdego dokumentu. Najczęściej będzie można „wziąć” od 20 do 30% prototypu (nie z objętości tekstu, ale zgodnie z kosztami pracy związanymi z tworzeniem), reszta to specyfika indywidualnego przypadku. Dlatego zaczniemy od współczynnika ponownego wykorzystania wynoszącego 25%. Jeśli przyjmiemy, że każdy pracownik spędza około 20% swojego czasu pracy na tworzeniu nowych dokumentów (ten parametr nigdzie nie był mierzony), to łączna oszczędność czasu pracowników wyniesie około 5% ich pełnego czasu pracy. Przeciętne roczne wynagrodzenie specjalisty zajmującego się zarządzaniem dokumentami w przedsiębiorstwie (sekretarka, pracownik biurowy itp.) Wynosi 12018 rubli.

B \u003d I * K * E, (18)

gdzie B to oszczędności wynikające z wprowadzenia EDMS;

I - liczba pracowników;

K - średnie miesięczne wydatki na pracownika;

E - oszczędność pracy,%.

B \u003d 184 * 1149,2 * 0,05 \u003d 10572,64 rubla.

Pracownik wykonuje średnio dziesięć operacji dziennie w celu wyszukania różnych dokumentów. Wyszukiwanie jednego dokumentu trwa średnio dwie minuty. W 10% przypadków pracownik nie znajduje wymaganego dokumentu. Jeśli dokument nie został znaleziony natychmiast, spędza się dwie dodatkowe minuty na jego poszukiwaniu.

Obliczanie oszczędności kosztów pracy po wdrożeniu EDMS miesięcznie

T \u003d ((10 razy / dzień * 2 minuty + 10 razy / dzień * 10% 2 minuty) * 1 / (8 godzin * 60 minut) * 12018 rubli * 184) / 12 \u003d 8431,8998 rubli.

Oszczędności pracy po wdrożeniu EDMS miesięcznie będą

gdzie T oznacza oszczędność kosztów pracy po wprowadzeniu EDMS;

B - oszczędności wynikające z wprowadzenia EDMS.

Oszczędności miesięczne przy wdrażaniu EDMS będą

E \u003d 10572,64 +8431,8998 \u003d 19004,539 rubli.

gdzie E - Oszczędności pracy po wprowadzeniu EDMS miesięcznie;

M - Miesięczne koszty papieru.

С \u003d 19004,539 + 8694 \u003d 27698,539 rubli.

Oszczędność pieniędzy rocznie przy wprowadzaniu EDMS będzie

C r \u003d 12 * C, (21)

gdzie C to miesięczna oszczędność kosztów przy wdrażaniu EDMS.

Przy r \u003d 12 * 27698,539 \u003d 332382,46 rubla.

Okres zwrotu

P \u003d З / К о * 12, (22)

gdzie P to okres zwrotu;

З - koszty wdrożenia EDMS;

С - dochód z realizacji imprezy.

P \u003d (224931,72 / 332382,46) * 12 \u003d 8,12 miesiąca.

Okres zwrotu z inwestycji wyniósł 8,17 miesiąca. Efekt ekonomiczny można obliczyć ze wzoru:

H \u003d C g - Z, (23)

gdzie H to efekt ekonomiczny;

З - koszty wdrożenia EDMS;

С - oszczędności w realizacji EDMS w skali roku.

H \u003d 332382,46 224931,72 \u003d 107450,74 rubla.

Wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami daje znaczący efekt ekonomiczny, ale jego ilościowa ocena jest procesem trudnym, gdyż trzeba brać pod uwagę wiele czynników. O efekcie ekonomicznym w dużej mierze decyduje właściwy dobór systemu i proces wdrażania. Należy zauważyć, że efektywność ekonomiczna będzie rosła wraz ze wzrostem liczby dokumentów w archiwum elektronicznym oraz liczby pracowników związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów.

W nowoczesnej organizacji systemy elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS) stają się nieodzownym elementem infrastruktury IT. Z ich pomocą firmy handlowe i przedsiębiorstwa przemysłowe zwiększają efektywność swoich działań, aw instytucjach państwowych, w oparciu o technologie elektronicznego zarządzania dokumentami, rozwiązywane są problemy zarządzania wewnętrznego, interakcji międzyresortowych i interakcji z ludnością. Powszechnie przyjętym skrótem jest SED, chociaż używa się również SAD (system automatyki biurowej), SEDO (system elektronicznego zarządzania dokumentami) i SADO (system automatyzacji przepływu dokumentów).

Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) to system organizacyjno-techniczny zapewniający proces tworzenia, kontroli dostępu i dystrybucji dokumentów elektronicznych w sieciach komputerowych, a także zapewniający kontrolę nad przepływem dokumentów w organizacji.

Początkowo systemy tej klasy były traktowane jedynie jako narzędzie do automatyzacji klasycznej pracy biurowej, ale z czasem zaczęły obejmować coraz szerszy zakres zadań. Obecnie programiści EDMS kierują swoje produkty do pracy nie tylko z korespondencją i ORD (dokumentami organizacyjnymi i administracyjnymi), ale także z różnymi dokumentami wewnętrznymi (umowy, dokumentacja regulacyjna, referencyjna i projektowa, dokumenty dotyczące działań personelu itp.) EDMS służy również do rozwiązywania stosowanych problemów, w których ważnym składnikiem jest praca z dokumentami elektronicznymi: zarządzanie interakcją z klientami, przetwarzanie wniosków obywateli, automatyzacja pracy działu obsługi, organizacja obiegu projektów itp. Tak naprawdę system elektronicznego zarządzania dokumentami nazywany jest dowolnym systemem informacyjnym, który zapewnia pracę dokumenty elektroniczne.

Rynek EDMS w ostatnich latach jest jednym z najdynamiczniej rozwijających się segmentów krajowej branży IT. W 2009 roku, według IDC, na tle prawie 50% redukcji całkowitego rynku oprogramowania w Rosji, segment ten wykazał się wysoką odpornością. Według danych za 2009 rok jego spadek wyniósł nie więcej niż 20-25%. W ujęciu liczbowym wielkość obecnego rynku EDMS, według CNews Analytics, wynosi około 220-250 milionów dolarów.

Konsumentami technologii elektronicznego zarządzania dokumentami są organizacje o różnej skali i specyfice. Tradycyjnie kluczowym konsumentem EDMS pozostaje sektor publiczny. Według ekspertów około 30% projektów wprowadzenia technologii elektronicznego zarządzania dokumentami jest realizowanych przez agencje rządowe. Jednocześnie ważne jest, aby to interes państwa stał się podstawą stabilności rynku EDMS, który nawet w czasie kryzysu otrzymał istotny impuls do rozwoju. Elektroniczne zarządzanie dokumentami zostało wymienione jako kluczowy element koncepcji „elektronicznej administracji”, której realizacja powinna przyczynić się do eliminacji biurokratycznych przeszkód we współdziałaniu państwa, ludności i biznesu, a także do ograniczenia korupcji. Jako cechę realizacji projektów w organach publicznych i dużych instytucjach państwowych warto zwrócić uwagę na podwyższone wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji. Mowa o budowie (rozwoju) bezpiecznych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi w oparciu o replikowane oprogramowanie.

Podstawowe pojęcia i zasady

Obieg dokumentów - ruch dokumentów w organizacji od momentu ich powstania lub otrzymania do zakończenia realizacji lub wysłania; kompleks pracy z dokumentami: odbiór, rejestracja, dystrybucja, kontrola wykonania, tworzenie spraw, przechowywanie i ponowne wykorzystanie dokumentacji, prace referencyjne.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) to pojedynczy mechanizm pracy z dokumentami składanymi w formie elektronicznej, z realizacją koncepcji „bez papierowej pracy biurowej”.

Dokument do odczytu maszynowego - dokument nadający się do automatycznego odczytu informacji w nim zawartych, zapisanych na nośnikach magnetycznych, optycznych i innych.

Dokument elektroniczny (ED) to dokument utworzony za pomocą narzędzi komputerowych, który można podpisać podpisem elektronicznym (ES) i zapisać na nośniku maszynowym jako plik o odpowiednim formacie.

Podpis elektroniczny (ES) jest analogiem podpisu odręcznego, który jest środkiem ochrony informacji, dającym możliwość kontroli integralności i potwierdzania autentyczności dokumentów elektronicznych.

Podstawowe zasady elektronicznego zarządzania dokumentami:

· Jednorazowa rejestracja dokumentu, która pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu.

· Możliwość równoległego wykonywania operacji, co pozwala skrócić czas przepływu dokumentów i zwiększyć efektywność ich wykonania

· Ciągłość ruchu dokumentów, co pozwala na identyfikację osoby odpowiedzialnej za wykonanie dokumentu (zadania) w każdym momencie życia dokumentu (procesu).

· Pojedyncza (lub uzgodniona rozproszona) baza informacji dokumentacyjnych, która eliminuje możliwość powielania dokumentów.

· Skutecznie zorganizowany system wyszukiwania dokumentów, który pozwala znaleźć dokument przy minimalnej ilości informacji na jego temat.

· Rozbudowany system raportowania różnych statusów i atrybutów dokumentów, który pozwala kontrolować przepływ dokumentów przez procesy workflow oraz podejmować decyzje zarządcze na podstawie danych z raportów.

Historia rozwoju elektronicznych systemów zarządzania dokumentami

Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami pojawiły się stosunkowo niedawno, a obecnie trwale zajęły swoje miejsce w strukturze informacyjnej przedsiębiorstwa. Początkowo ich zadanie polegało na niezwykle prostej automatyzacji przepływu pracy, czyli pomocy urzędnikom, ale w żaden sposób nie zastępowaniu obiegu dokumentów krążących w przedsiębiorstwie.

Wiele się zmieniło, kiedy producenci EDMS zaczęli nie tylko kopiować procesy przedsiębiorstw zapewniających przepływ dokumentów papierowych, ale także brać pod uwagę zadania stojące przed tymi procesami w szczególności i całym obiegiem dokumentów w ogóle.

Zrozumienie, że obieg dokumentów przedsiębiorstwa ma na celu wspieranie jego systemu zarządzania, nie dotarło od razu do EDMS. Co więcej, wiele nowoczesnych władz federalnych i gminnych nadal korzysta z najprostszego EDMS, którego zadania obejmują jedynie powielanie papierowego obiegu dokumentów, ale nie zastępowanie go, optymalizację i wspieranie struktury zarządzania.

Dzieląc chronologicznie etapy ewolucji systemów elektronicznego zarządzania dokumentami, należy zwrócić uwagę na pierwszy z nich, który rozpoczął się w latach 80. XX wieku i trwał praktycznie do końca. Okres ten charakteryzuje się rozdrobnieniem rozwiązań, które pojawiło się w związku z tym, że przedsiębiorstwa, których kierownictwo rozumiały już potrzebę automatyzacji obiegu dokumentów, nie posiadały jeszcze jednolitego zestawu narzędzi potrzebnych do rozwiązywania tego typu problemów.

Rozważmy powody, które początkowo doprowadziły do \u200b\u200bkonieczności zautomatyzowania przepływu dokumentów. W ostatnim ćwierćwieczu XX wieku ilość dokumentacji zarządczej przedsiębiorstw nie osiągnęła jeszcze krytycznych wskaźników, jednak istniejąca fragmentaryzacja terytorialna podziałów strukturalnych doprowadziła do tego, że procedury zatwierdzania przez menedżerów różnych szczebli mogły trwać tygodnie, aw niektórych przypadkach nawet miesiące. Wprowadzenie usług poczty ring w takich przedsiębiorstwach pozwoliło jedynie na optymalizację mechanizmów negocjacji sekwencyjnych, natomiast negocjacje toczące się, czyli jak to się obecnie nazywa, negocjacje równoległe, były bardzo czasochłonne, w wyniku czego ich wykorzystanie zostało zminimalizowane i stosowane w miarę możliwości wyłącznie w tym samym budynku.

Kiedy w wielu dużych przedsiębiorstwach przemysłowych i organach rządowych wielkość przepływu pracy zaczęła zbliżać się do wartości krytycznych, stało się jasne, że procesy workflow trzeba poddać kardynalnej reengineeringu, czyli restrukturyzacji, w wyniku której przy zachowaniu ogólnych wymagań co do wyników procesów, same procesy musiały zostać zoptymalizowane i w konsekwencji ich przejście powinno zająć znacznie mniej czasu.

Tym samym pierwsze EDMS zostały całkowicie zindywidualizowane, opracowane bezpośrednio w przedsiębiorstwach, dla których zostały stworzone siłami zasoby wewnętrzne... Oczywiste zalety tego podejścia (wyraźna zgodność skonstruowanego EDMS z faktycznymi regulowanymi procesami przepływu pracy, ogólna integracja z infrastrukturą informacyjną organizacji) z nadwyżką rekompensowała jedna zasadnicza wada: taki system, opracowany w samej organizacji, był zwykle nieskalowalny, a zmiana struktury zautomatyzowanych procesów była prawie niemożliwa. co doprowadziło do niemożności stworzenia takiego systemu. A ponieważ uzyskany w ten sposób EDMS był nierozerwalnie związany z modelem zarządzania organizacją, przyszedł czas, kiedy rozwój firmy całkowicie się zatrzymał, ponieważ sam system zarządzania dokumentami elektronicznymi spowolnił to, co musiał poprawić: efektywność przyjętego w organizacji systemu zarządzania zaczęła gwałtownie spadać i firma została zmuszona do podjęcia starań o stworzenie odpowiedniego EDMS, który byłby w stanie wesprzeć zarządzanie i usprawnić rozwój firmy.

Kilka firm, powstałych w połowie lat 90., jednocześnie podjęło się rozwiązania tych zadań: zaczęło tworzyć uniwersalny EDMS, który można było łatwo skalować do potrzeb niemal każdego klienta, a technologia tworzenia finalnego rozwiązania EDMS stała się dwuetapowa: w pierwszym etapie firma stworzyła ujednolicony rdzeń W drugim etapie nastąpiło wdrożenie EDMS - dostosowanie procesów do potrzeb konkretnego klienta. Takie podejście pozwoliło obniżyć koszt gotowych rozwiązań, a jednocześnie będąc dużo bardziej funkcjonalnym, dało możliwości organizacyjnego i funkcjonalnego skalowania systemu.

Od końca XX wieku podejście do automatyzacji przepływu dokumentów zaczęło się jakościowo zmieniać: do Rosji dotarły nowe podejścia do zarządzania, które już metodologicznie pozwoliły na podniesienie efektywności. Tak narodziła się koncepcja zarządzania jakością, a wraz z nią - podejście procesowe do zarządzania. Systemy informacyjne niemal natychmiast zareagowały na te trendy, w wyniku czego pojawiła się koncepcjaPrzepływ pracy - przepływy pracy, reprezentujące pojedyncze przypadki procesów zorientowanych na dokumenty biznesowe. Nowoczesne EDMS zareagowały na ich powstanie, wdrażając silniki procesowe (silniki WorkFlow), które jednocześnie stały się nowym krokiem metodologicznym, który pozwala nowoczesnym EDMS na jeszcze szybsze i wydajniejsze dostosowywanie się do potrzeb szybko rozwijających się firm. Pojawienie się zachodnich deweloperów (IBM Lotus, Documentum) na rynek rosyjski, którzy produkowali platformy dla tych systemów, wprowadziło koncepcję ECM - zarządzania treścią przedsiębiorstwa. Pod względem metodycznym EDMS związany z kategorią ŚKE różnił się od pozostałych tym, że pojawił się w nich wyraźny podział: sam dokument, jego element informacyjny (treść). System ECM pracował z treścią dokumentów poprzez ich metadane - wybrane informacje, które mają określone znaczenie dla organizacji. Tak więc w przypadku listu wychodzącego metadanymi mogą być adresat, data podpisania i oficjalny podpisujący, numer rejestracyjny oraz informacja o wyjściu i doręczeniu.

Zastosowanie workflow pozwoliło już specjalistom firm obsługujących elektroniczne systemy zarządzania dokumentami na ciągłe zmiany w zautomatyzowanym procesie w celu maksymalizacji jego zgodności z procesami przedsiębiorstwa. To był zdecydowanie ogromny krok naprzód.

Zmieniła się też architektura rozwiązań: jeśli początkowo EDMS był przykładem architektury dwułączowej (DBMS - aplikacja), to do 2005 roku wymóg trójwarstwowej architektury DBMS - serwera aplikacji - interfejs użytkownika stał się de facto standardem branżowym, a organizacje prowadzące przetargi na dostawę EDMS stały się określić ten konkretny wymóg architektury systemu jako preferowany lub obowiązkowy.

Korzystna koniunktura gospodarcza w tym czasie przyczyniła się do szybkiego rozwoju przedsiębiorstw we wszystkich branżach, tworząc jednocześnie dogodne warunki do wprowadzania na rynek nowych rozwiązań produktowych EDMS. W tym czasie ostatecznie ukształtowało się krąg producentów EDMS działających na rynku rosyjskim i rynkach bliskiej zagranicy.

Nowoczesna funkcjonalność EDMS

W szczególności korporacyjne systemy informacyjne i elektroniczne systemy zarządzania dokumentami to rozwiązania przeznaczone przede wszystkim do zarządzania zasobami informacyjnymi średnich i dużych przedsiębiorstw. Głównymi przyczynami tego rozwarstwienia są przede wszystkim dość wysoka cena „biletu wstępu” na ten rynek. Pozyskanie pełnoprawnego, wysokiej jakości i bezpiecznego systemu zarządzania bazą danych (DBMS), jego wyposażenie w nowoczesne środki kryptograficznej ochrony informacji, a także konieczność zaangażowania wysoko wykwalifikowanej kadry analityków, konsultantów i wdrożeniowców w projekty wdrożeniowe doprowadziły do \u200b\u200btego, że firma, która stanęła przed koniecznością uzyskania tak potężnego narzędzia zarządzania treścią korporacji, jako EDMS, był zmuszony ponosić jednocześnie dość duże koszty finansowe, na które nie było ich stać indywidualni przedsiębiorcy i małych firm. W ten sposób EDMS stał się narzędziem usprawniającym zarządzanie w dużych firmach, a rozproszone geograficznie struktury handlowe typu holdingowego mogą zapewnić maksymalny zwrot z wdrożenia.

Rozwój funkcjonalności EDMS doprowadził do tego, że coraz bardziej zorientowane na dokument procedury zarządzania były zautomatyzowane, a ich funkcjonalność obejmowała coraz więcej obszarów codziennej działalności przedsiębiorstw.

Do dziś aktualnym standardem współczesnego EDMS są następujące obszary działalności:

· ogólne prace biurowe - obsługa korespondencji przychodzącej i odwołań obywateli, przygotowywanie pism i dokumentów wychodzących, dokumentacji wewnętrznej i organizacyjno-administracyjnej, kontrola realizacji zamówień;

· administracja kadrowa to ściśle regulowany obszar prywatnego przepływu pracy, który umożliwia wsparcie procedur zatrudniania i zwalniania pracowników, wysyłania pracowników w podróż służbową, udzielania urlopów planowych i innych. Takie systemy zapewniają utrzymanie wszystkich zatwierdzonych form zarządzania dokumentacją kadrową: nakaz zatrudnienia pracownika (formularz T-1), nakaz wypowiedzenia umowa o pracę (f. T-8, T-8a), polecenie przeniesienia pracownika na inne stanowisko (f. T-5), imienna karta pracownika (f. T-2, T-2GS, T-2MS), obsada T-3), harmonogram wakacji (f. T-7);

· archiwalna praca biurowa to obszar pracy gabinetu prywatnego, który dopełnia cykl życia dokumentów organizacji i wspiera następujące procedury: tworzenie inwentaryzacji według zatwierdzonych form, przekazywanie spraw do archiwum, badanie wartości dokumentów i spraw w ogóle, niszczenie dokumentów i spraw, które nie są już cenne dla organizacji, pracownicy, państwo i społeczeństwo, przekazywanie indywidualnych spraw do przechowywania w strukturach federalnej agencji archiwalnej (Rosarkhiv);

· praca kolegialna - umożliwia zautomatyzowanie obsługi dokumentacyjnej działań kolegialnych organów zarządzających - posiedzeń, posiedzeń, zarządów, zgromadzeń wspólników. Pozwala także na przygotowywanie, uzgadnianie i zatwierdzanie programów (dokumentacja planistyczna) i protokołów (dokumentacja wynikowa);

· zarządzanie relacjami z klientami - funkcjonalność CRM (cunsumer relations management) jest obecnie w mniejszym lub większym stopniu wdrażana we wszystkich EDMS, z wyjątkiem najstarszych, dla których jednak użytkownicy nie są specjalnie poszukiwani.

Charakterystyka rosyjskiego rynku EDMS

Rosyjski rynek systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w ujęciu pieniężnym jest obecnie szacowany przez ekspertów na 170 mln dolarów i charakteryzuje się wysokimi stopami wzrostu - według różnych szacunków od 25 do 40 proc. Rocznie. To sprawia, że \u200b\u200bjest bardzo atrakcyjny, także dla potężnych zagranicznych firm, więc sytuacja w branży może się łatwo zmienić. Oczywiście z jednej strony na rynku nienasyconym wszyscy dostawcy wykazując wystarczającą aktywność w zasadzie mają duże możliwości rozwoju. Ale z drugiej strony możemy już powiedzieć, że pula głównych graczy praktycznie się ukształtowała.

Do tej pory zagraniczni i rosyjscy deweloperzy dzielili rynek pod względem monetarnym w przybliżeniu po równo, ale jeśli chodzi o liczbę wdrożeń, stosunek ten wyraźnie nie sprzyja rozwojowi zagranicznemu. Ze względu na wysoki koszt licencji na programy zagraniczne, a także kosztowne i czasochłonne dostosowanie do wymagań rosyjskich standardów, są one wykorzystywane głównie w dużych firmach i agencjach rządowych, dla których kwestia cenowa nie była tak dotkliwa. Małe i średnie przedsiębiorstwa są bardziej skłonne do korzystania z rozwiązań krajowych ze względu na ich elastyczność i niski koszt, a sytuacja jest mało prawdopodobna w tym przypadku. Jednak duże firmy coraz częściej zwracają się do rosyjskiego EDMS. Im dalej, tym większa szansa na podbicie rynku przez systemy krajowe: z każdym rokiem stają się one bardziej funkcjonalne, znacznie tańsze w realizacji i, co bardzo ważne, są opracowywane specjalnie dla rosyjskich realiów.

Udział zagranicznych deweloperów platform i rozwiązań stanowi ponad 50% rynku EDMS. Duży udział w rynku EDMS (około jednej trzeciej) zajmują rozwiązania oparte na platformie Documentum. Firmy, które wzięły udział w badaniu i rozwijają swoje systemy w oparciu o platformę IBM Lotus Domino / Notes (BOSS-Referent, NTC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) posiadają 12-15% rynku. Wśród firm rosyjskich znaczącą pozycję na rynku zajmują: EOS, Lanit, Directum oraz Cognitive Technologies. System opracowany przez każdą z tych firm stanowi ponad 5% rynku EDMS. Upscale Soft, Docsvision i Naumen również mają dość mocne pozycje. EDMS nie bierze pod uwagę innych rozwiązań tworzonych w oparciu o platformy IBM wykorzystywane do rozwoju rozwiązań ECM (Lotus Notes, Content Manager itp.), A także rozwiązań na platformach do rozwoju aplikacji ECM firm Microsoft i Oracle oraz rozwiązań rosyjskich deweloperów, a nie który wziął udział w badaniu CNA. Określony segment rosyjskiego rynku EDMS szacowany jest przez ekspertów na 45-55 mln USD. Niemniej jednak biorąc pod uwagę, że platformy IBM wykorzystywane do tworzenia elektronicznych systemów zarządzania dokumentami są szeroko reprezentowane w Rosji, udział rozwiązań opartych na technologie IBM może okazać się znacznie wyższy niż łączny udział firm przebadanych przez CNA, w tym ze względu na ich własny rozwój. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją trzy główne kierunki rozwoju rynku, o które mogą konkurować nowi i dotychczasowi gracze. Po pierwsze, możemy spodziewać się wzrostu popytu z agencje rządowe po opracowaniu odpowiednich ram regulacyjnych. Ponieważ sektor publiczny jest definiującym odbiorcą EDMS w Rosji, który stanowi około 40% rynku, wiele zależy od tego, jaką ścieżkę wybierze państwo przy tworzeniu rozwiniętej międzyresortowej struktury wymiany informacji. Po drugie, duże struktury handlowe, które aktywnie wykorzystują EDMS od dłuższego czasu, ale tylko w niektórych oddziałach, dążą do połączenia rozproszonych oddziałów w jedną przestrzeń informacyjną i rozszerzają udaną praktykę na całe przedsiębiorstwo. I po trzecie, w ciągu ostatnich dwóch, trzech lat średnie i małe firmy wprowadzały coraz więcej systemów poprawiających efektywność organizacji procesu pracy i już zdały sobie sprawę, jakie to daje korzyści.

Wielkość rynku elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (EDMS) w Rosji w 2008 r., Według wstępnych szacunków CNews Analytics, wyniosła około 210 mln USD. Sektor publiczny pozostaje największym klientem EDMS w Rosji, a nadzieje na dalszy wzrost wiążą się również z inicjatywami rządowymi. Nadzieje na dalszy rozwój wciąż wiążą się z sektorem publicznym, bankami, telekomunikacją oraz ropą i gazem, które początkowo „podniosły” ten rynek w Rosji. Oceniając wielkość rynku EDMS w Rosji przez ekspertów CNews Analytics, a także przez respondentów - programistów i integratorów, brane są pod uwagę koszty komponentów systemu, usług doradczych, wdrożenia i aktualizacji systemu, a także szkoleń i wsparcia technicznego. O ile według badania z 2007 r. Udział usług wdrożeniowych był w przybliżeniu równy kosztowi systemu (około 36%), to w 2008 r. Respondenci wskazywali, że udział wdrożeń nieznacznie wzrósł - 40% wobec 35% (koszt systemu). Zmiana ta wynikała po części z szybkiego rozwoju krajowego sektora usług IT jako całości, wobec którego zauważalnie i szybko rosły koszty pracy konsultantów. Wraz z początkiem zmian kryzysowych w kraju, klienci z niecierpliwością oczekiwali, że ceny za te usługi wkrótce spadną. Jednak fakt gwałtownego obniżenia kosztów profesjonalnych usług IT jeszcze się nie wydarzył, mimo że rynek ten jako pierwszy znalazł się w strefie ryzyka.

Postać: 1. Struktura kosztów wdrożenia EDMS.

Przegląd nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi

Rozważ osiem najpopularniejszych EDMS w Rosji: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Przepływ dokumentów (1C), Boss-referent (BOSS-Referent, IT Group), BUSINESS ( EOS), EVFRAT (technologie poznawcze). Przedstawione spojrzenie na EDMS jest próbą oceny możliwości i gotowości oprogramowania do rozwiązywania pilnych problemów organizacji zarządzania dokumentami elektronicznymi w przedsiębiorstwie.

Podkreślone w przeglądzie kryteria pomogą przeanalizować możliwości rozważanych rozwiązań z punktu widzenia technicznej realizacji niektórych zadań EDMS. Wszystkie możliwości są podzielone na siedem obszarów automatyzacji:

Praca w biurze;

Ogólny obieg dokumentów;

Zarządzanie działaniami umownymi;

Archiwum elektroniczne;

Praca z apelami obywateli;

Zarządzanie projektami;

Pracuj z dokumentacją QMS.

Tabela 1 przedstawia szereg oczywistych kryteriów właściwych dla wszystkich rozważanych systemów (i zasadniczo wszystkich systemów klasy EDMS), a także kryteria, które pozwalają odróżnić rozwiązania od siebie. Generalnie możliwości funkcjonalne systemów pokrywają się, a dopiero szczegółowe zestawienie niektórych podstawowych zadań obiegu dokumentów oraz cechy ich realizacji pozwalają na porównanie różnych rozwiązań. Należy zauważyć, że istnieje dość duża praktyka wdrożeniowa dla wszystkich przedstawionych w przeglądzie systemów. Systemy te są używane przez setki organizacji do automatyzacji przepływu pracy. Oprócz tych rozwiązań na rynku dostępnych jest ponad 50 programów, które nie są szeroko stosowane.

Jeśli analizujemy nowe wersje systemów, które zajmują czołowe pozycje na rynku, to należy zauważyć, że w ciągu ostatnich trzech lat ich rozwój był ukierunkowany głównie na poprawę możliwości usługowych, ponieważ podstawowe możliwości w takiej czy innej formie zostały już wdrożone wcześniej. Jeśli mówimy o nowych możliwościach technicznych, to możemy zauważyć potencjał rozwoju EDMS w kierunku zarządzania różnego rodzaju treściami (multimediami), wykorzystaniem technologii autoprzetwarzania oraz parsowania treści dokumentu. Ale jak dotąd taka funkcjonalność nie jest obowiązkowa dla EDMS, a co najważniejsze, popyt na nią w Rosji nie jest w pełni ukształtowany.

Tabela 1. Ogólna charakterystyka najpopularniejszego EDMS

Rozważ przedstawiony EDMS zgodnie z jasnym dla wszystkich stosunkiem"Cena £ / funkcjonalność"[12]:

Postać: 2. EDMS „Optymalna cena / funkcjonalność” (diagram Gartner)

Ten diagram jest oparty na magicznym kwadrancieGartner ", W którym optymalny stosunek według kryterium" optymalna cena / funkcjonalność "mają systemy zlokalizowane wI kwadrant. W II i IV ćwiartki diagramu to systemy, które nie mają zrównoważonych wskaźników ceny i funkcjonalności.

Kryterium wybrane do badania pozwala na ocenę różnych EDMS z punktu widzenia ich gotowości do rozwiązywania rzeczywistych problemów zarządzania dokumentami elektronicznymi w nowoczesnym przedsiębiorstwie. W grupie liderów są systemyDirectum, DocsVision i Eufrat. Pozostałe systemy znajdują się wĆwiartki II i IV.

Regulacje prawne i standardy w zakresie EDMS

Dziś działalność programistów EDMS praktycznie nie jest regulowana. Tworząc oprogramowanie i wdrażając projekty wdrożeniowe, programiści i dostawcy, w takim czy innym stopniu, kierują się następującymi dokumentami regulacyjnymi i prawnymi:

GOST R 51141-98. Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje (zatwierdzone uchwałą normy państwowej Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lutego 1998 r. Nr 28);

Ustawa federalna nr 1-FZ z dnia 10 stycznia 2002 r. „O elektronicznych podpisach cyfrowych” (zmieniona 8 listopada 2007 r.);

GOST R 6.30-2003. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentów (zatwierdzone uchwałą normy państwowej Federacji Rosyjskiej z dnia 3 marca 2003 r. N 65-st.);

Uchwała Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 22 września 2009 r. Nr 754 „W sprawie zatwierdzenia rozporządzenia w sprawie systemu międzyresortowego zarządzania dokumentami elektronicznymi”;

Ustawa federalna nr 149-FZ z dnia 27 lipca 2006 r. „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”.

Realizując projekty dotyczące wdrożenia EDMS, w przypadku pracy z danymi osobowymi należy kierować się wymogami ustaw federalnych z dnia 27 lipca 2006 r. N 152-FZ „O danych osobowych” oraz z dnia 27 grudnia 2009 r. N 363-FZ „O zmianach artykułów 19 i 25 ustawy federalnej „O danych osobowych”.

Ponieważ GOST mają charakter doradczy, programiści uwzględniają w swoich rozwiązaniach maksymalną elastyczność tak, aby w zależności od klienta możliwe było wdrażanie różnych schematów pracy z dokumentami w oparciu o system. Często architektura i logika systemu powinny zapewniać różne, a czasami przeciwne podejścia do automatyzacji dokumentów. Brak ogólnie przyjętych standardów jest problemem nie tylko dla programistów, ale także dla klientów, gdyż wybór wymagań dla EDMS staje się zbyt subiektywny. Zasady i przepisy dotyczące pracy z dokumentami mogą się różnić w zależności od firmy, nie tylko w tej samej branży, ale nawet w tej samej grupie firm. I choć generalnie kompleks zadań elektronicznego zarządzania dokumentami jest dość jasny, sposoby ich realizacji są bardzo zróżnicowane. Okazuje się, że jednym z głównych wymagań stawianych twórcom nowoczesnego EDMS jest zaoferowanie rozwiązania adekwatnego pod względem ceny, jakości i czasu realizacji, niezależnie od specyfiki pracy klienta (innymi słowy, spełniającego wszelkie specyfiki).

Bibliografia

1. Michael J. D. Sutton. „Obieg dokumentów korporacyjnych. Zasady, technologie, metodyka realizacji ”. - St.Petersburg: Azbuka, 2002

Książka zawiera koncepcje teoretyczne i liczne praktyczne zalecenia dotyczące optymalizacji architektury systemu zarządzania dokumentami, podziału obowiązków pomiędzy menadżerów i personel techniczny zarówno na etapie tworzenia, jak i podczas eksploatacji systemu, organizacji efektywnego kosztowo przechowywania i wysoce efektywnego wyszukiwania dokumentów i wiele więcej. Wszystkie te wskazówki opierają się na bogatym doświadczeniu praktycznym autora - czołowego kanadyjskiego specjalisty w zakresie optymalizacji przepływu pracy, który pracował dla rządu swojego kraju oraz czołowych światowych korporacji.Kluczową ideą jest to, że dobrze zbudowany system zarządzania dokumentami nie wymaga dużych nakładów, ale pomaga w podejmowaniu skutecznych decyzji, zwiększa konkurencyjność przedsiębiorstwa dzięki temu, że potrzebne informacje stają się łatwo dostępne i zawsze „pod ręką”. W tej książce opisano technologię budowy efektywnego systemu zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie.

2. Metody i narzędzia pracy z dokumentami. Antologia. -Editorial URSS, 2000

Zbiór prezentuje prace nad teoretycznymi i stosowanymi aspektami przepływu pracy i związanymi z tym problemami rozpoznawania tekstu, interakcji z bazami danych i interfejsem użytkownika.Kolekcja skierowana jest do badaczy i twórców systemów zarządzania dokumentami.

3. Klimenko SV, Krokhin IV, Kushch VM, Lagutin Yu.L. Dokumenty elektroniczne w sieciach korporacyjnych. - M .: Ankey-Ecotrends, 1999

W monografii przedstawiono podstawy i problemy związane ze zwiększeniem efektywności automatyzacji biura w instytucji, w tym konkretne problemy związane z przejściem na technologię bez papieru. Uwzględniono zasady budowy nowoczesnych systemów elektronicznego zarządzania dokumentami (DMS) i kierunki ich rozwoju. Podano opisy najbardziej zaawansowanych produktów zagranicznych w dziedzinie SĄDU. Podano standardy z zakresu kodowania, kompresji, wymiany, integracji różnego rodzaju informacji.

4. V. Zherebenkova. Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. - Top, 2005

Książka analizuje obieg dokumentów z perspektywy rachunkowości i rachunkowości podatkowej. Opisano procedurę sporządzania dokumentów organizacyjno-administracyjnych. Zawiera przykłady ujednoliconych formularzy stosowanych w rozliczeniach z osobami odpowiedzialnymi, dokonywaniu transakcji gotówkowych, transakcjach na rachunku bieżącym, przy rozliczaniu środków trwałych i wartości niematerialnych, wynagrodzenie... Przedstawiono rejestry podatkowe opracowane przez autora.

5. Chernov V.N. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami. - M: RAGS, 2009. - 84p.

Podano zasady i cechy tworzenia zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentami. Dokonano doboru kryteriów i porównania cech zautomatyzowanych systemów zarządzania dokumentacją firm deweloperskich, które od dawna działają na rynku rosyjskim i mają wiele udanych wdrożeń praktycznych. W artykule poruszono problematykę obsługi regulacyjnej systemów elektronicznego zarządzania dokumentami.

6. EDMS (rynek Rosji)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ % D0% A0% D0% BE% D1% 81% D1% 81% D0% B8% D0% B8

Charakterystyka rosyjskiego rynku elektronicznych systemów zarządzania dokumentami

7. Layna Fischer. Innowacja i doskonałość w procesie przepływu pracy i zarządzaniu wiedzą. - Future Strategies Inc., 2000

Podano opis najważniejszych projektów z zakresu reorganizacji i zarządzania procesami biznesowymi oraz wdrażania systemów workflow.Uprość procesy biznesowe dzięki technologii przepływu pracy i rozwiązaniom ekstranetowym. Technologie dla wirtualnego przedsiębiorstwa. Strategie przepływu pracy i oprogramowania wsadowego. Nowoczesne strategie biznesowe i wsparcie procesów. Rynek pracy. Integracja systemów workflow do przetwarzania faktur do płatności i graficznych obrazów dokumentów.

8. Sapkov V.V. Informatyka i komputeryzacja pracy biurowej. - St. Petersburg: Academy, 2006.-288 str.

Pod uwagę brane są technologie informacyjne wykorzystywane w komputeryzacji pracy biurowej. Aby zdobyć praktyczne umiejętności, podaje się przykłady wraz z analizą ich wydajności. Przedstawiono technologię tworzenia systemu zarządzania bazą danych. Rozważana jest praca z systemami publikacji.

9. Glinskikh Alexander. Światowy rynek elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. - Jet Info # 8 (2002)

Http://www.jetinfo.ru/2002

Podstawowe pojęcia dotyczące elektronicznych systemów zarządzania dokumentami. Analiza aktualnego stanu światowego rynku EDMS. Rosyjski rynek EDMS. Przykłady wykorzystania EDMS na świecie. Integracja EDMS z innymi aplikacjami: systemami ERP i CRM. Cechy wyboru i wdrażania EDMS. Główni uczestnicy światowego rynku EDMS i rosyjskiego rynku EDMS. Kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstwa ma optymalizacja i kontrola przepływu dokumentów oraz kontrola nad przetwarzaniem informacji.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. Poufna praca biurowa i bezpieczne elektroniczne zarządzanie dokumentami. - M: Logos, 2011.-452 str.

Ujawnia się istota i cechy poufnej pracy biurowej. Wyróżnianie problemów z dokumentacją poufna informacja, rejestracja dokumentów poufnych, ich księgowanie, organizacja obiegu dokumentów poufnych, klasyfikacja i systematyzacja dokumentów poufnych, zapewnienie systemu uprawnień dostępu i reżimu informacji poufnych, przygotowanie dokumentów poufnych do przekazania do archiwum i zniszczenia. Analiza współczesnych regulacyjnych aktów prawnych w zakresie informacji zastrzeżonych i poufnych informacji udokumentowanych: dane osobowe; tajemnice urzędowe, zawodowe, handlowe; tajemnice produkcyjne itp.

11. GOST 34.602-89 „Zakres zadań w zakresie tworzenia zautomatyzowanego systemu”.

Norma ta dotyczy zautomatyzowanych systemów (AS) służących do automatyzacji różnych rodzajów działań (zarządzanie, projektowanie, badania, itp.), W tym ich kombinacji, i ustala skład, zawartość, zasady sporządzania dokumentu „Zakres zadań dla tworzenia (rozwoju lub modernizacji) systemy ”.

12. Dr Leonid Reingold, Przegląd elektronicznych systemów zarządzania dokumentami

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Rozpatrywane są inicjatywy państwowe wokół „Dokumentu elektronicznego”, standardy z zakresu EDMS, możliwości techniczne nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi, porównywane są ich cechy.

13. GOST R 51141-98

Odzwierciedla terminologiczny system pojęć z zakresu pracy biurowej i archiwizacji.

14. Alexey Nazarenko, Historia i trendy rozwojowe współczesnego EDMS

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Rozważana jest historia podejścia do rozwoju, rozwój funkcjonalności, pozycjonowania i nowoczesnej funkcjonalności EDMS, przyszłość rynku elektronicznych systemów zarządzania dokumentami.

15. Elektroniczny obieg dokumentów i dokumentów: aspekty prawne. Antologia. - INION RAS, 2003

Zbiór analizuje problemy dokumentowania informacji i organizacji obiegu dokumentów w nowoczesnych warunkach. technologie informacyjne... Kwestie klasyfikacji dokumentów w sfera społeczna, moc prawna dokumentów elektronicznych, ich stan prawny i sposób przechowywania, rola w stosunek prawny, przede wszystkim w obrocie cywilnym oraz prawie i praktyce procesowej, badana jest rola i miejsce ustawy federalnej „O elektronicznym podpisie elektronicznym” w systemie organizacji obiegu dokumentów w Federacji Rosyjskiej, doświadczenia zagraniczne w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów.

16. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami: kryteria wyboru

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (technologie oprogramowania)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94 _ (% D0% 9F% D1% 80% D0% BE% D0% B3% D1% 80% D0% B0% D0% BC% D0% BC% D0% BD% D1% 8B% D0% B5_% D1% 82 % D0% B5% D1% 85% D0% BD% D0% BE% D0% BB% D0% BE% D0% B3% D0% B8% D0% B8)

18. Kuznetsova, T.V. Praca biurowa (dokumentacja zarządcza) - M .: Intel-Sintez, 2002

19. Michael J. D. Sutton. Zarządzanie dokumentami dla przedsiębiorstwa: zasady, techniki i aplikacje, 1996

20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami - Prentice Hall PTR, 1997

Dziś 100% dokumentów w urzędzie powstaje w formie elektronicznej, ale wciąż ponad 80% z nich jest drukowanych (do akceptacji, przeglądu, uruchomienia). Jak to podejście może być skuteczne?

Wydaje się, że wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami jest najbardziej sensownym działaniem decydentów. Jednak biznesowa potrzeba automatyzacji nie jest natychmiastowa. Dopiero po otrzymaniu szeregu sygnałów kierownictwo dochodzi do wniosku, że przedsiębiorstwo potrzebuje specjalnego systemu informatycznego do zarządzania treścią (system ECM). To wtedy konieczne staje się zarządzanie informacją na wszystkich etapach jej istnienia, aż stanie się ona przestarzała.

Co to jest dokument elektroniczny, EDMS, ECM

Istnieje wiele definicji. Postaramy się dać Ci jak najbardziej zrozumiały i zwięzły.

Dokument elektroniczny - zbiór informacji (tekst, obraz, nagranie dźwiękowe) zapisanych na komputerze (pliki Word, Excel itp.). Towarzyszy jej karta z atrybutami - tak jak książkom w bibliotece towarzyszy szafka na akta. Dzięki atrybutom (tytuł, autor, data utworzenia itp.) Dokument można szybko znaleźć.

Przepływ pracy (przepływ pracy) - sekwencja działań pracowników w ramach określonego procesu biznesowego. Przykładem takiej sekwencji jest otrzymanie dokumentu, zarejestrowanie go, przegląd i wykonanie dokumentu oraz proces biznesowy - praca z odwołaniami obywateli.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDF) to sposób organizacji pracy z dokumentami, w którym większość dokumentów jest wykorzystywana w formie elektronicznej i przechowywana centralnie.

Potrzebujesz systemu ECM

Aby ocenić, czy potrzebujesz systemu EDMS lub ECM, odpowiedz sobie na następujące pytania:

• czy potrafisz szybko znaleźć potrzebny dokument podczas rozmowy telefonicznej z ważnym partnerem?
• czy będzie można dokładnie powiedzieć, które z wydanych przez Ciebie zamówień nie zostały zrealizowane i są w tej chwili zaległe?
• czy jesteś pewien, że obecna szybkość zatwierdzania dokumentów tworzy pozytywny wizerunek Twojej organizacji?
• czy jesteś zadowolony z ilości dokumentów na biurku?
• czy możesz śmiało powiedzieć, gdzie obecnie znajduje się dokument, który został wysłany do zatwierdzenia?

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami

Przejrzystość procesów biznesowych... Dzięki systemowi możesz śledzić wszystkie etapy działania organizacji. Procesy biznesowe stają się całkowicie przejrzyste dla kierownictwa, łatwiej je kontrolować.

Wyższa dyscyplina wydajności... Według statystyk 20% otrzymanych zadań nie jest wykonywanych przez odpowiedzialnych za nie pracowników. Dzięki pełnej kontroli nad wszystkimi etapami pracy, system ECM wpływa bezpośrednio na dyscyplinę pracy pracowników.

Niższe koszty pracy dla menedżerów i pracowników. System skraca czas, jaki pracownicy spędzają na prawie wszystkich rutynowych operacjach związanych z dokumentami: tworzenie, wyszukiwanie, zatwierdzanie itp. Przyspieszony przepływ dokumentów. W rezultacie wszystkie procesy w organizacji przebiegają szybciej.

Zapewniona jest poufność informacji... Naruszenie danych może spowodować miliony strat organizacji. W odróżnieniu od tradycyjnego „papierowego” obiegu dokumentów, system ECM zapewnia dostęp do dokumentów ściśle zgodnie z nadanymi uprawnieniami użytkownika. Wszystkie działania na dokumencie (czytanie, zmiana, podpisywanie) są rejestrowane.

Spełnione są wymagania norm ISO 9000... Ustanowienie zarządzania jakością stało się obecnie jednym z priorytetowych zadań rosyjskich firm. Wśród wymagań stawianych systemowi zarządzania jakością (SZJ) jest przejrzysty przepływ pracy, a także interakcja informacyjna między pracownikami.

Łatwe wprowadzanie innowacji i szkolenie nowicjuszy... Dzięki systemowi powiadomień zbudowanemu w oparciu o system ECM, możesz szybko wprowadzić nowe zasady pracy do wszystkich pracowników. Czas szkolenia nowych pracowników skraca się dzięki szybkiemu wyszukaniu niezbędnych informacji (regulaminów, instrukcji itp.). Trasy i szablony dokumentów można łatwo zmieniać, po czym pracownicy automatycznie rozpoczynają pracę w nowy sposób.

Rozwój kultury korporacyjnej... Wdrożenie systemu ECM ustanawia i utrzymuje wewnętrzną politykę firmy, prowadzi do spójności zespołu. Jednocześnie wzrasta odpowiedzialność każdego pracownika za wysoką jakość wykonania powierzonego zadania.

Więcej przewag konkurencyjnych... System ECM wpływa bezpośrednio na przewagi konkurencyjne firmy nad innymi graczami rynkowymi. Szybkość i jakość obsługi klienta zwiększa się dzięki szybkiemu przepływowi informacji i precyzyjnej kontroli wszystkich procesów. Nawet największe przedsiębiorstwo staje się coraz bardziej mobilne i mniej zależne od niektórych „niezastąpionych” pracowników.

Technologie ECM

Do zarządzania treścią przedsiębiorstwa można podejść zarówno z punktu widzenia praktyki, jak i teorii.

Zacznijmy od tego ostatniego. Zwróć uwagę na komponenty cyklu życia wskazane w definicji kanonicznej ze słownika AIIM (Association for Information and Image Management):

• przechwytywanie (Capture),
• zarządzanie (Zarządzaj),
• magazynowanie (Sklep),
• ochrona (Zachowaj),
• dostarczanie informacji (dostarczanie).

Konieczne jest zarządzanie informacją przez cały cykl jej życia: od powstania lub wejścia do organizacji, po dostarczenie do konsumenta końcowego lub zniszczenie po upływie okresu przechowywania.

Informacja przenika wszystkie procesy organizacji, jest tworzona i przetwarzana w różnym oprogramowaniu i przy użyciu różnych aplikacji. Ale tylko system ECM koncentruje się na ujednoliconym podejściu do zarządzania danymi przez całe życie.

Z biznesowego punktu widzenia w koło życia udokumentuj ważne etapy, które mają bezpośredni wpływ na procesy biznesowe, gdy uczestniczy w przepływach pracy (workflow). Jednak z technicznego punktu widzenia nie niosą one wyraźnego obciążenia semantycznego i są określane ogólnym terminem „zarządzanie dokumentami”.

Funkcjonalność i klasyfikacja systemów EDMS i ECM

Według firmy badawczej Gartner systemy obsługujące co najmniej 3 z 6 funkcji można zaliczyć do ECM:

• zarządzanie dokumentami: pobranie / zwrot, kontrola wersji, bezpieczeństwo, grupowanie dokumentów itp .;
• współpraca przy wspólnych dokumentach i wsparcie zespołów projektowych;
• skanowanie dokumentów i zarządzanie obrazami dokumentów papierowych;
• zarządzanie dokumentacją w celu długoterminowego przechowywania archiwalnego, automatyzacja zasad i przepisów dotyczących przechowywania, zapewnienie zgodności akt z przepisami i regulacjami;
• przepływ pracy wspierający procesy biznesowe, routing treści, przydzielanie zadań i stanów pracy, śledzenie tras i kontrola wykonania;
• zarządzanie treścią internetową w celu zautomatyzowania publikowania, dynamicznej zawartości i zarządzania interakcjami użytkowników dla tych zadań.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w nagłówkach sekcji „Funkcjonalność EDMS i ECM”:

Przykład procesu biznesowego w systemie ECM

Czego nie można oczekiwać od systemu ECM

Obecnie złożoną automatyzację przedsiębiorstw buduje się poprzez integrację kilku systemów, z których każdy rozwiązuje pewien zakres problemów. Dlatego bardzo ważne jest, aby zrozumieć, co dokładnie należy zaimplementować w każdym systemie.

Rozważmy najczęstsze wymagania biznesowe, których realizacja w systemie EDMS i ECM powinna być rozsądna.

Administracja HR... Pomimo tego, że jest to bezpośrednio związane z dokumentami, zadaniem tego kierunku nie jest sam przepływ pracy, ale księgowość i zarządzanie personelem.

Pracownik potrzebuje różnych próbek personelu - według wykształcenia, płci, specjalności, daty przyjęcia / zwolnienia itp., Ponieważ te informacje powinny być przechowywane w bazie danych w formie ustrukturyzowanej, a nie jako oddzielne dokumenty nieustrukturyzowane.

Stworzenie każdego dokumentu powinno znaleźć odzwierciedlenie w zmianie stanu kadr, dlatego aby zautomatyzować administrację kadrami, lepiej jest zastosować specjalistyczne systemy zarządzania zasobami ludzkimi, które można zintegrować z systemem ECM do przechowywania nieustrukturyzowanych informacji (CV, zdjęcia, zlecenia kadrowe itp.) Dodatkowo warto zautomatyzować procesy zatwierdzania tych dokumentów w systemie ECM.

Księgowość dokumentów finansowychPodobnie sytuacja wygląda z ustrukturyzowanymi dokumentami finansowymi: fakturami, listami przewozowymi, aktami ukończenia itp.

Dla podatków i księgowości, które są oparte na dokumentach pierwotnych, przeznaczone są specjalistyczne systemy księgowe, a także wyspecjalizowane moduły systemu ERP. System ECM nie może ich zastąpić, chociaż skanowanie i organizowanie elektronicznego archiwum zeskanowanych obrazów dokumentów finansowych należy do zadań EDMS. Konieczność implementacji takich rozwiązań pojawia się zwykle wtedy, gdy istnieje duża liczba dokumentów i uczestników procesów biznesowych, którzy będą pracować z dokumentami finansowymi tak jak z dokumentami EDMS, biorąc pod uwagę prawa dostępu, podpisy elektroniczne itp.

Ponadto istnieje teraz możliwość wymiany dokumentów finansowych (faktur, umów, faktur i aktów) z kontrahentami w formie elektronicznej. A przechowywanie takich dokumentów w EDMS da dodatkową korzyść. ...

Analiza i modelowanie procesów biznesowych.

Z reguły do \u200b\u200banalizy i modelowania procesów wykorzystywane są systemy klasy BPM (). Są to specjalistyczne narzędzia analityka biznesowego przedsiębiorstwa lub zewnętrznej firmy konsultingowej. Modelowane procesy biznesowe mogą obejmować działania niezwiązane z dokumentami, wykonywane ręcznie (np. Dostawa dokumentów kurierem), aktorami zewnętrznymi (np. Dostawcy) lub przy wsparciu dla innych klas systemów (ERP, CRM).

Klasyczny EDMS może dostarczać informacji do analizy procesów biznesowych (np. W postaci raportów o opóźnieniach w realizacji niektórych rodzajów zadań). Ale to tylko niewielka część danych wymaganych do pełnej analizy.

Warto zintegrować EDMS z systemami modelowania opartymi na danych referencyjnych, np. Rodzajach dokumentów czy strukturze organizacyjnej.

Wdrożenie systemu ECM

Efekt realizacji

Ocena wyników projektu ECM nie różni się od analizy efektywności projektu informatycznego, a ta ostatnia nie różni się od oceny dowolnego projektu firmy.

Motywem jest tutaj dojrzałość technologii firmy, bez której firmy po prostu nie można uznać za skuteczną. W innych przypadkach obliczenie korzyści jest prawie niemożliwe, chociaż potrzeba wdrożenia nie budzi wątpliwości. Czasami obliczenie efektu jest droższe niż sama technologia (np. Zapewnienie pracownikom nieograniczonego dostępu do Internetu). We wszystkich tych przypadkach zwraca się raczej uwagę na koszty projektu i potencjał rozwiązania, w tym na to, jak łatwo wdrożony system rozwiąże inne problemy firmy.

EDMS i oparte na nim rozwiązania nie zawsze można przypisać systemom, których efekt jest jasny. Tradycyjne metody analizy efektywności wykorzystania majątku nie mają zastosowania do informacji, podobnie jak formuła „stosunek zysku do kosztów ogółem to efektywność”. Wynika to z faktu, że informacje - wartości niematerialne i prawneudział w produkcji wraz z zasobami materialnymi i pracy. Wprowadzeniu systemu ECM towarzyszy zmiana procesów biznesowych i kosztów pracy. Koszty systemów informacyjnych, w tym ŚKE, są w większości przypadków pośrednie, które można obliczyć na jednostkę produkcji tylko przy użyciu pewnego modelu planowania gospodarczego. Często trudno jest to sformalizować.

Etapy wdrażania systemu ECM

Wybór i zakup systemu ECM to dopiero pierwszy krok w kierunku zbudowania elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji. Zanim zacznie działać i naprawdę zacznie działać, proces wdrażania jest przed nami.

Wdrożenie systemu ECM zazwyczaj składa się z następujących etapów:

• organizacja projektu, przydział personelu (kierownik projektu i grupa robocza);
• badanie przedsiębiorstwa i projektowanie rozwiązań w zakresie wykorzystania systemu ECM;
• strojenie i adaptacja systemu ECM;
• trening;
• operacja próbna.

W każdym razie do pomyślnego wdrożenia obowiązkowe są następujące zasady:

• aktywny udział kadry kierowniczej w procesie wdrażania i użytkowania systemu ECM;
• dobór i dogłębne szkolenie kluczowych pracowników w zakresie wdrażania i wsparcia oprogramowania;
• organizacja szkoleń dla wszystkich użytkowników oraz dostarczenie instrukcji obsługi systemu.

Problemy i zagrożenia związane z wdrożeniem systemu ECM

Pod wieloma względami pokrywają się one z projektami wdrażania innych systemów informatycznych i prowadzą do następujących negatywne konsekwencje:

• warunki i budżet projektu są naruszone;
• nie wszystkie cele są osiągane (system działa, ale nie w całości: mniej / gorzej niż planowano);
• implementacja całkowicie się psuje (system naprawdę nie działa).

Specyfika ryzyk ze względu na to, że większość pracowników firmy w krótkim czasie musi przejść na zupełnie nowe metody pracy (czytanie dokumentów w formie elektronicznej, przyjmowanie uchwał i podpisów kierownictwa w formie elektronicznej itp.). Do najbardziej typowych zagrożeń związanych z wdrożeniem systemu ECM należą:

• konserwatyzm użytkowników, odrzucenie nowych metod pracy;
• niska znajomość obsługi komputera przez zwykłych użytkowników i najwyższe kierownictwo;
• procesy nieustrukturyzowane (brak regulacji);
• niewystarczające / nieodpowiednie wyposażenie techniczne;
• rozmyte zarządzanie projektami.

Sposoby zapobiegania ryzyku standard:

• szczegółowy i wstępny projekt pracy systemu ECM w danym przedsiębiorstwie;
• jasne wytyczne i przykład osobistego przywództwa;
• szkolenie personelu i wsparcie operacyjne w rozwiązywaniu problemów;
• etapowe wdrażanie.

Wiarygodność i legalność dokumentu elektronicznego

Dziedzina elektronicznego zarządzania treścią i interakcji bez papieru w firmach obecnie aktywnie się rozwija. Zmienia się również ustawodawstwo, niektóre reguły są w nim utrwalane po utrwaleniu się w życiu, a niektóre, przeciwnie, są wprowadzane po przyjęciu nowych zasad na szczeblu państwowym.

Ustalenie wiarygodności i znaczenia prawnego dokumentu papierowego to przejrzysta procedura dla każdego: dokument musi posiadać niezbędne podpisy i pieczęcie. Ale jak ustalić ważność dokumentu elektronicznego?

W tym celu został stworzony podpis elektroniczny (EP) - wymóg dokumentu elektronicznego zaprojektowanego w celu ochrony przed fałszowaniem. Możesz zidentyfikować właściciela podpisu, a także ustalić brak zmian w dokumencie elektronicznym po jego podpisaniu.

W najprostszej postaci mechanizm ES działa w następujący sposób:

• przydzielane jest centrum certyfikujące (dział lub organizacja zewnętrzna), które za pomocą specjalistycznego oprogramowania generuje dla każdego użytkownika tzw. „certyfikaty kluczy”;
• tworzony jest klucz ES - jest to unikalna sekwencja symboli. Składa się z klucza prywatnego, który jest dostępny tylko dla jego właściciela i który może podpisać dokument podpisu elektronicznego oraz klucza publicznego, który jest dostępny dla każdego, przy jego pomocy można określić, kto i kiedy podpisał dokument elektroniczny.

Podczas korzystania z systemu ECM wszystkie „trudności”, jakie może napotkać użytkownik, są ukryte. Użytkownik z reguły musi tylko wybrać żądaną funkcję: „Podpisz dokument” (dokument podpisany podpisem elektronicznym zostanie jednocześnie zamknięty na zmiany) lub „Uzyskaj informacje o podpisach”. Uznaje się legalność dokumentów elektronicznych.

Pożegnalne słowa

Życzymy sukcesów w opanowywaniu nowej wiedzy, a nasze materiały zawsze Ci w tym pomogą.

Wraz z rozpowszechnianiem się komputerów 100% dokumentów jest tworzonych elektronicznie. Niemniej jednak ponad połowa z nich jest nadal drukowana do przeglądu i zatwierdzenia.

Jeśli chodzi o wymianę dokumentów i podpisywanie umów między podmiotami gospodarczymi, prawie zawsze używa się tu papieru.

Istnieją trzy sposoby przesyłania:

• Poprzez gwarantowany system dostarczania wiadomości do konto osobiste podatnik;
• Na nośnikach magnetycznych z EDS
• Poprzez program „Terminal podatnika” w urzędach kontroli skarbowej.

Zwiększenie wydajności operacyjnej i redukcja kosztów to cel, który stoi przed każdym przedsiębiorstwem planującym pozostać na rynku przez wiele lat. Można to osiągnąć poprzez wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami, zwłaszcza tak, jak jest to przewidziane w rosyjskim ustawodawstwie.

Jednocześnie ważne jest, aby zwrócić uwagę na te dokumenty, które muszą zostać wydrukowane w formie papierowej zgodnie z przepisami i zapewnić, aby obieg dokumentów papierowych i elektronicznych nie powielał się, ponieważ w tym przypadku nic nie można zapisać.

Jeśli wszystko jest zorganizowane poprawnie, elektroniczne zarządzanie dokumentami jest kluczem do wydajności nowoczesnego przedsiębiorstwa.